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Tcnicas e instrumentos para detectar las necesidades de

capacitacin
La deteccin de los requerimentos de capacitacin es el elemento ms importante en la elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buen
diagnstico evita capacitar por capacitar.Entre las tcnicas ms usuales para detectar las necesidades de capacitacin estn las siguientes:

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un cuestionario previamente diseado en el que las respuestas se dan por escrito.

Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo entre el entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe

Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla con el patrn esperado y de esta manera, detectar las deficiencias

directo del empleado para preguntarle en qu considera que deben capacitarse sus subordinados.

que te indican la necesidad de capacitar.

Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y especializadas en detectar necesidades de capacitacin.
Los instrumentos ms usuales son:

Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas especficas dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos,

Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripcin y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe

Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo de una persona con los estndares establecidos para ese puesto. Esto permite

habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempea la persona, o la empresa

satisfacer la persona que lo desempea. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.

conocer las reas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeo del empleado.

Los pasos del proceso de capacitacin


Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de resultados. El siguiente diagrama te dar un panorama general del proceso y
posteriormente encontrars una explicacin de cada etapa.
Pasos para elaborar un programa de capacitacin:
Primer paso: deteccin de necesidades
Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin
Tercer paso: definicin de objetivos
Cuarto paso: elaboracin del programa
Quinto paso: ejecucin
Sexto paso: evaluacin de resultados
Para elaborar un programa de capacitacin el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas adecuadas para este fin elimina las
prdidas de tiempo.
El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms
importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que programar a largo plazo.
El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara,
precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa, poder evaluar los resultados.
El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se determina qu (contenido), cmo (tcnicas y ayudas), cundo (fechas, horarios),
a quin (el grupo), quin (instructores), cunto (presupuesto).
El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la prctica.
El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y despus de ejecutarlo

Primer paso: deteccin de necesidades


La deteccin de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se est haciendo,
as como las causas de estas diferencias. En otras palabras una investigacin que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le
impiden desempear adecuadamente las funciones de su puesto.
Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

Qu se debe hacer?

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?

Qu est logrando?

Qu est haciendo?

Qu se debe lograr?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades tcnicos que se requieren para el puesto.

Habilidades administrativas acerca de cmo organizar el propio trabajo y el de los dems, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.

Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicacin, de trabajar en equipo, etctera.

Habilidades conceptuales como son el anlisis y solucin de problemas.

Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.
Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos de productividad y de una manera objetiva y medible.
Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el nmero de unidades de producto o de prestaciones
(cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etctera.
Con todo, algunas veces es difcil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicacin o de liderazgo.
Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar diversas tcnicas e instrumentos.

Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de


capacitacin
Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms urgentes o
ms importantes.
La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacin es la siguiente:

Las que tiene una persona.

Las que tiene un nivel.

Las de un puesto.

Las que requieren atencin inmediata.

Las que requieren solucin a futuro.

Las que exigen instruccin sobre la marcha.

Las que precisan instruccin fuera del trabajo.

Las que la empresa puede resolver por s misma.

Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Las que tiene un grupo.

Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin, cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo
con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita qu tipo de capacitacin.

Tercer paso: Definicin de objetivos


El tercer paso en un proceso de capacitacin es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitacin. Este es el momento de fijar
que tipo de comportamientos y caractersticas se quieren inculcar en los participantes despus de que el programa haya sido impartido.
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Lo que se quiere tambien es establecer qu conocimientos se les proporcionar o qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisin la conducta
deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera ms clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitir evaluar el rendimiento
individual y el programa.
Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitacin de una manera especfica y medible.
Recuerda que los objetivos te sirven como gua para mantenerte en el camino, no se trata nicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado
concreto que est lo ms relacionado posible con el trabajo.
Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu condiciones, cmo medirlos, y a qu costo en tiempo y/o dinero.
Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.
1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operacin.
2. Objetivos de desempeo: que buscan mejorar el desempeo individual de los participantes.
3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes.
4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensin de los participantes con respecto a un tema.
5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

Cuarto paso: Elaboracin del programa


Para elaborar un programa de capacitacin se tienen que responder las preguntas:

Qu? (Contenido).

Cundo? (Fechas y horarios).

A quin? (Destinatarios).

Quin? (Instructor).

Cunto? (Presupuesto).

Cmo? (Tcnicas y ayudas).

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitacin, el contenido del programa y los objetivos planteados.

Quinto paso: Ejecucin


Luego de disear y elaborar el programa de capacitacin debemos llevar a la prctica la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el instructor,
utilizando cierta metodologa y apoyndose en auxiliares didcticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un
cierto costo.
En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos.

Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etctera.

Motivar e involucrar a los participantes.

Establecer una buena comunicacin con los participantes.

Entender y mantener el control del grupo.

Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios

Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn.

Sexto paso: Evaluacin de resultados


Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluacin que permitir medir los resultados del programa de
capacitacin. La evaluacin debe informar sobre cuatro aspectos bsicos:

La reaccin del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.

La conducta, es decir, qu comportamientos se modificaron.

Los resultados especficos posteriores al curso.

El conocimiento adquirido, es decir, qu aprendi y en qu grado.

La evaluacin puede hacerse en tres etapas:


a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relacin con los temas que se van a tratar
durante el mismo.
b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios.
c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.
Por otra parte, tambin debe evaluarse el curso de capacitacin en los siguientes aspectos: actuacin del instructor, instalaciones, tcnicas y auxiliares
didcticos, duracin del curso, contenido, servicio de cafetera, el lugar en el que se imparti, etc. Esta retroalimentacin servir para la elaboracin de nuevos
programas.
Recuerda que lo ms importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la
verdadera evaluacin. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una ltima etapa del proceso de capacitacin.