Graficos Excel 2

CREANDO GRAFICOS CON EXCEL
La tcnica consista en usar rangos dinmicos en la funcin SERIES del grfico. La ventaja de esta tcnica es que es consistente con todas las versiones de Excel. Pero si usamos la versin 2003 o 2007 de Excel podemos usar una tcnica mucho ms sencilla. Supongamos que tenemos esta tabla de ventas por mes a partir de la cual creamos un sencillo grfico de columnas
Queremos que al agregar los prximos meses el grfico se actualice automticamente. Para hacerlo sacaremos provecho de la funcionalidad Datos--Listas.
Empezamos por seleccionar alguna de las celdas de la tabla, por ejemplo A1 y abrimos el men Datos-Lista-Crear Lista
Excel selecciona automticamente todo el rea de la tabla
Despus de controlar que la seleccin es la deseada, apretamos Aceptar. Excel ha creado ahora una lista y expandir el rea de la tabla automticamente cada vez que agreguemos (o quitemos) una fila. Excel tambin abre la barra de herramientas de listas donde tenemos todo tipo de herramientas para administrarla
Para agregar una fila a la lista seleccionamos alguna celda del rea. Veremos que aparece un marco azul alrededor del rea de la lista y una estrella azul en la primer celda libre, donde debemos poner los datos
Todo los que nos queda por hacer es agregar los datos y el grfico se actualizar automticamente
En Excel 2007 esta tcnica funciona de la misma manera pero con, como no poda ser de otra manera, algunas diferencias funcionales: # - La funcionalidad no se llama Lista sino Tablas y no se encuentra en la pestaa Datos como en Excel 2003 sino en la pestaa Insertar
# - Al seleccionar alguna celda de la lista/tabla no aparece una nueva lnea en blanco en la tabla. De todas maneras si agregamos un mes inmediatamente debajo del ltimo registro de la tabla, Excel expande la lista en forma automtica. Otra tcnica en Excel 2007 es usar la tecla Tab. Por ejemplo, si despus de introducir el dato de setiembre en la celda B10 apretamos TAB, Excel selecciona automticamente la celda A11 y expande la tabla. Microsoft ha agregado muchas otras herramientas y funcionalidades a las tablas en Excel 2007, pero esto ser tema de una futura nota.
Technorati Tags: MS Excel
Publicado por Jorge L. Dunkelman en 5:53 PM 3 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Excel 2007, Graficos
lunes, noviembre 03, 2008

Grfico de columnas con banda sombreada.
La misma lectora que me consultaba cmo poner un fondo en un grfico de columnas, me presenta un nuevo desafo: cmo poner una banda sombreada en un grfico de columnas. En mi blog sobre grficos y presentacin de datos, que seguir inactivo por ahora, ya haba publicado una nota sobre cmo colorear un rea entre dos lneas de un grfico. Aqu usaremos esa tcnica, pero con algunas adaptaciones. Empecemos por plantear el problema. Tenemos esta tabla de velocidad de lectura de cuatro alumnos
Con la cual hemos creado este grfico
Queremos crear este grfico, donde una banda de color seala la zona comprendida entre un lmite inferior y uno superior
Los pasos a seguir son los siguientes: 1 - Agregamos una fila antes de la primer fila de datos e incluimos una fila en blanco despus de la ltima fila de la tabla; en nuestro ejemplo la fila 2 y la fila 7
2 - Modificamos la serie de del grfico para que incluya las filas que acabamos de agregar
Ahora el grfico se ve as
3 - Agregamos dos columnas, una "limite inferior" y la otra "lmite superior". Estas columnas contienen los puntos de dos series que agregaremos al grfico para crear la banda
4 - Agregamos las series "lmite inferior" y "lmite superior" al grfico en el formulario de Datos de origen, asegurndonos que la serie "limite superior" sea la segunda y "lmite inferior la tercera" (el orden de las series es importante!)
No asustarse del resultado y seguir adelante! 5 - Seleccionamos la serie "limite superior" y en el men Formato serie de datos-Eje, la relacionamos al eje secundario
Esto har que aparezca un eje Y secundario. Seleccionamos la serie "lmite inferior" y la relacionamos al eje secundario.
Un paso importante es asegurarnos que ambos ejes Y tengan exactamente la misma escala. 6 - Seleccionamos la serie "limite superior" y cambiamos el tipo de grfico a rea. Luego hacemos lo mismo con la serie "lmite inferior". Nuestro grfico se ve ahora as
7 - Elegimos un color ms "blando" para la serie "lmite superior" y para "limite inferior elegimos el color del fondo del grfico. A esta altura del partido el grfico debe verse as
8 - Seleccionamos el eje de las X y abrimos el men de Formato de ejes. En la pestaa Escala quitamos la marca de la opcin "Eje de valores Y cruza entre categoras"
Finalmente llegamos a nuestra meta:
Este grfico es totalmente dinmico. Si cambiamos los valores de las series lmite superior e inferior, la banda sombreada se "mover" de acuerdo a los nuevos valores.
Publicado por Jorge L. Dunkelman en 7:22 PM 1 comentarios Enlaces a esta entrada
Etiquetas: Graficos
jueves, octubre 30, 2008

Poner fondos en grficos de columnas Excel
Supongamos, como me consultaba una lectora, que tenemos esta tabla que mide la velocidad de lectura de los alumnos de un curso
Hemos puesto un fondo para resaltar los datos del rango entre 45 palabras a 100 palabras. A partir de estos datos creamos este grfico de columnas
Cmo hacemos para poner un fondo, tal como en la tabla, en el grfico? Es decir, queremos obtener este grfico
La tcnica consiste en crear una serie auxiliar para definir el fondo. ste esta formado por una serie de columnas, donde hemos cambiado la definicin de ancho del rango a 0 y hemos cancelado los bordes, para crear la ilusin de una nica columna. Veamos los pasos: 1 - creamos una columna auxiliar en el rango C2:C22
En las celdas paralelas a los valores del rango que queremos resaltar ponemos el valor 70 (el valor mximo del eje Y del grfico). En las celdas fuera del rango ponemos 0 (o dejamos en blanco). 2 - Agregamos la nueva serie al grfico. Seleccionamos la serie y la copiamos (Ctrl+C), seleccionamos el grfico y abrimos el men Edicin-Pegado Especial y en el formulario seleccionamos "nueva serie" y "columnas"
3 - Seleccionamos la primer serie (no la que acabamos de agregar). Abrimos el men de Formato de Series de Datos y en la pestaa Eje la relacionamos al eje secundario. Nos aseguramos que ambos ejes tengan la misma escala y formato
4 - Seleccionamos la serie que acabamos de agregar y abrimos el men Formato Serie de Datos. En Tramos ponemos Bordes a Ninguno y elegimos un color claro
En la pestaa Opciones definimos Ancho de rango como 0
En la pestaa Eje nos aseguramos que la serie pertenece al eje principal. A pesar que el sentido comn parece decir lo contrario, en los grficos de Excel las series del eje secundario son representadas en el frente y las del primario en el fondo. Una tcnica similar es crear una columna auxiliar donde todos los valores equivalen al valor superior del eje de la Y del grfico original
Repetimos los pasos anteriores: copiamos la nueva serie y relacionamos la serie original al eje secundario. Cambiamos las definiciones de la nueva serie, como hicimos en el paso 4.
El resultado ser
A pesar que vemos slo una nica columna en el fondo, en realidad la serie incluye 21 columnas. Seleccionamos la columna correspondiente al valor 45 (el primero que queremos resaltar en la serie) y le cambiamos el color. Para seleccionamos un punto de la serie (columna en el grfico) hacemos un clic para seleccionar la serie y un segundo para seleccionar el punto/columna
A continuacin seleccionamos las otras columnas y apretamos F4 para copiar el nuevo formato. El resultado ser
La primer tcnica nos permite refinar nuestro modelo para hacer an ms dinmico. En las celdas C3 y D3 ponemos los lmites de los valores del fondo
En el rango E3:E22 introducimos esta frmula (la frmula original era matricial y fue reemplazada por esta ms sencilla) =(A3>=$C$3)*(A3<=$D$3)*MAX($B$3:$B$23)
Agregamos la serie al grfico y seguimos todos los pasos sealados en la primer tcnica. Luego movemos el grfico de manera que oculte la columna. De esta manera podemos cambiar los parmetros en las celda C3 y D3 y veremos los cambios en el grfico en forma instantnea
Publicado por Jorge L. Dunkelman en 12:09 PM 3 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Graficos
viernes, junio 27, 2008

Area entre lneas en grfico de Excel
Para los que se interesan en crear grficos con Excel, acabo de publicar en mi blog sobre grficos y presentacin de datos una nota sobre como colorear el rea comprendida entre dos lneas en un grfico de Excel
Buen fin de semana y vamos Espaa!
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martes, junio 17, 2008

Columnas de ancho variable en Excel
Una posibilidad interesante es representar dos series de datos en un grfico de columnas de manera que la altura de cada columna represente por ejemplo el volumen de ventas de una
serie de productos y el ancho de cada columna represente la cantidad de unidades vendidas por cada producto. La idea es crear este grfico este grfico
para representar estos datos
La exlicacin de la tcnica pueden verla en la nota sobre grficos de columnas con ancho variable que acabo de publicar en mi blog sobre grficos y presentacin de datos.
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sbado, mayo 17, 2008

Grficos de Barra en lugar de columnas
De toda la coleccin de grficos que ofrece Excel, tal vez el de columnas sea el ms usado. Si bien el grficos de barras parece ser un grfico de columnas volteado 90 grados, hay
situaciones en las cuales su uso me parece ms recomendable. En mi blog sobre grficos y presentacin de datos puede leer una nota sobre por qu prefiero este grfico de barras, a pesar del trabajo extra que requiere construirlo
a ste de columnas que Excel construye con solo dos clics del mouse
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Publicado por Jorge L. Dunkelman en 12:49 AM 2 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Graficos
lunes, abril 28, 2008

Grfico interactivo segn valor de celda
Una nueva entrada en mi blog sobre grficos y presentacin de datos, muestra cmo crear un grfico interactivo cuyos datos dependen de la celda que hayamos seleccionado dentro de un determinado rango. Los valores representado en el grfico, dependen de qu celda en el rango A3:A12 (Departamentos) hayamos elegido
Este modelo usa nombres para determinar los rangos del grfico y un evento para que el cambiose produzca automticamente al seleccionar alguna de las celdas del rangi-
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sbado, abril 26, 2008

Crear grficos tipo pirmide en Excel
En mi blog sobre grficos y presentacin de datos acabo de publicar una nota sobre cmo crear grficos de tipo piramide en Excel.
El uso ms corriente de estos grficos es representar y comparar datos de dos poblaciones distintas.
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sbado, marzo 15, 2008

Grficos con imgenes - algunos trucos
Una buena forma de enfatizar la representacin de un presupuesto en un grfico es mostrar un billete partido en pedazos, donde cada porcin representa en forma proporcional un
concepto del presupuesto
La tcnica para hacerlo esta explicado en mi blog sobre grficos y presentacin de datos, en la nota Grfico de presupuesto con Autoformas. Si quieren el mismo grfico, pero orientado horizontalmente
pueden leer la nota Otro grfico de presupuesto con imgenes.
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martes, marzo 11, 2008

Nota sobre grficos enlazados
En mi blog sobre grficos y presentacin de datos con Excel, acabo de publicar una nota sobre grficos enlazdos. La nota se gener a partir de la consulta de uno de mis lectores sobre cmo crear una situacin de "drill down" en un grfico. Es decir, supongamos que tenemos un grfico de columnas y al hacer clic en una de las columnas, pasamos a otro grfico que detalla los datos de la columna. Las explicaciones y los detalles de cmo crear estos grficos se pueden leer en la nota mencionada.
sbado, marzo 01, 2008

Grficos dinmicos Mostrar puntos en funcin de valores.
Ya hemos visto una tcnica para determinar cuantos puntos de una serie mostrar en un grfico. En esta entrada veremos como determinar la cantidad de puntos a mostrar en funcin de un determinado valor. Supongamos que queremos generar un grfico de columnas a partir de esta tabla de ventas (el archivo con el ejemplo se puede descargar aqu)
Nuestro objetivo es determinar la cantidad de puntos a exhibir en funcin de un determinado valor. Digamos que queremos exhibir los 5 meses con ms ventas. Empezamos por crear una columna auxiliar, con la frmula =JERARQUIA(B2,$B$2:$B$13)+CONTAR.SI($B$2:B2,B2)-1
Esta frmula la otorga a cada valor un nmero de orden. Usamos CONTAR.SI para "desempatar" en caso que dos meses tenga la misma suma de ventas. Ahora creamos una tabla auxiliar donde ordenamos la tabla original de mayor a menor. Para lograr esto usamos las funciones INDICE y COINCIDIR
En el rango E2:E13 ponemos la serie del 1 al 12 que nos servir como referencia para ordenar los valores. En el rango F2:F13 ponemos la frmula =INDICE($A$2:$A$13,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$13,0)) Esta frmula usa los valores del rango E2:E13 para obtener el mes adecuado. Lo mismo hacemos en el rango G2:G13 para poner la suma del mes. Nuestro prximo paso es crear el grfico. En esta etapa veremos todos los meses
Ahora tenemos que crear dos rangos dinmicos usando nombres (ver la nota del enlace ms arriba). Creamos dos nombres mes =DESREF(Hoja1!$F$2,0,0,Hoja1!$I$1,1) suma = DESREF(Hoja1!$G$2,0,0,Hoja1!$I$1,1) Como ven, hemos ligado los nombres a la celda I1 de la hoja. En esta celda ponemos, en esta etapa, la cantidad de puntos de la serie que queremos mostrar. Como estos nombres se refieren a la tabla auxiliar, donde hemos ordenado los datos en forma decreciente, si ponemos 5 en la celda I1, los rangos dinmicos mostrarn los primeros cinco meses de la tabla, que son los primeros 5 meses con mayores ventas.
Nuestro prximo paso es reemplazar en la funcin SERIES del grfico, los rangos de los valores por los nombres que acabamos de crear. Seleccionamos el grfico y abrimos el men Datos de Origen
Y reemplazamos los rangos del grfico por los nombres
Esto tambin se puede hacer seleccionando la serie de datos en el grfico y reemplazando los valores en la funcin SERIES que aparece en la barra de frmulas. Cada vez que reemplacemos el valor en la celda I1, el grfico mostrar los valores correspondientes
Nuestro ltimo paso es que el grfico dependa de un valor de ventas. Por ejemplo, ponemos 60000 en una celda y que el grfico nos muestre todos los meses con ventas mayores a 60000. Para esto agregamos una celda auxiliar, I2, donde ponemos el monto de ventas a partir del cual queremos mostrar los meses. En la celda I1 ponemos esta frmula =CONTAR.SI(G2:G13,">"&I2) Ahora nuestro grfico muestra todos los meses con ventas mayores al monto introducido en
la celda I2
sbado, diciembre 29, 2007

Grafico de columnas con maximo y minimo marcados
Existen situaciones en las cuales cuando representamos una tabla de valores en un grfico de columnas, no es fcil distinguir entre el valor mximo y el mnimo de la serie. Una posibilidad es dar color distinto a a las columnas que representan estos valores, como mostramos en la nota de ayer. Otra posiblidad es agregar una flecha de cloque con el texto "Max" o "Min" sobre la columna correspondiente, como en este ejemplo
La tcnica para hacerlo est explicada en la nota Remarcar mximos y mnimos en grfico de columnas de Excel, en mi blog sobre grficos y presentacin de datos.
viernes, diciembre 28, 2007

Formato condicional en graficos Excel de columnas
En mi blog sobre grficos y presentacin de datos en Excel acabo de publicar una nota sobre cmo lograr que las columnas de un grfico cambien de color en funcin del valor que representan. Supongamos que queremos sealar en un grfico de columnas que representa las ventas del ao por meses, en que meses las ventas han estado por debajo de un mnimo esperado, en qu meses han estado en los valores aceptados y en que meses han superado estos valores. Por ejemplo, este grfico
donde los meses con ventas por debajo de los 50.000 aparecen en rojo; los meses con ventas entre 50.000 y 80.000 en verde y los meses que superan los 80.000 en azul. El archivo con el ejemplo se puede descargar
aqu
jueves, diciembre 20, 2007

Grficos de columnas flotantes en Excel
En mi blog sobre grficos y presentacin de datos con Excel, acabo de publicar una nota sobre cmo construir un grfico de columnas flotantes. La nota surgi como respuesta a una consulta de uno de mis lectores llevo semanas investigando si se puede hacer una grfica donde cada barra sea un rango de valores... es decir, por ej la primera barra vaya de 30 a 50, la segunda barra de 90 a 234 y la tercera de -23 a 45...
Espero que encuentren la nota til.

martes, diciembre 18, 2007

Escala logartmica en grficos de Excel
Supongamos que tenemos esta serie de datos que queremos representar en un grfico de Excel
Elegimos el grfico de dispersin y este es el resultado
Como pueden ver el grfico, por decirlo con suavidad, no sirve para nada y en el mejor de los casos slo puede crear confusin. A pesar que el punto 2 es dos veces y media ms grande que el punto 1, ambos en el grfico ambos parecen tener la misma magnitud. Peor todava con el punto 4 que es 12,5 veces mayor que el punto 1. Ahora hagamos lo siguiente: seleccionamos el eje de la Y y abrimos el men de formato del eje
En la parte inferior del dilogo marcamos la opcin Escala Logartmica. El resultado ser el siguiente:
Como pueden ver, tenemos ahora un grfico claro y explicativo. Excel permite en cierto tipo de grficos usar escalar logartmicas lo que nos permite representar en un grfico valores de magnitudes distintas, como el de nuestro ejemplo. Para mejorar an ms el grfico podemos agregar rtulos con los valores
Intuitivamente entendemos que el grfico representa los puntos de acuerdo a sus magnitudes. Pero si queremos corregir la escala del eje de las Y, de manera que el mximo sea 15000 y no 100000, veremos que no podemos hacerlo con las opciones nativas de Excel.
Si queremos que la escala del eje de las Y de nuestro grfico se extienda del 0 a 15000, tendremos que usar otra tcnica. Empezamos por calcular los logaritmos de los valores de la tabla (no tengan miedo, Excel tiene la funcin LOG para esta tarea)
Y representamos estos nuevos datos en un grfico de dispersin
Ahora borramos de nuestro grfico de las lneas de divisin y las marcas del eje
quedando este grfico
Ahora tenemos que crear una serie de valores para las lneas de divisin del eje de las Y. En una tabla ponemos los valores que queremos que aparezcan en la escala de la Y, y calculamos sus logaritmos. Entre ambos valores ponemos una serie de valores 0
Seleccionamos Valores X y Log Y de la tabla y los agregamos al grfico, seleccionndolo y abriendo el men GrficoAgregar Datos
y luego
El resultado se ver de la siguiente manera
Ahora tenemos que ocuparnos de la nueva serie que acabamos de agregar para crear la escala y las lneas de divisin del eje de la Y. Empezamos por seleccionar la serie y abrir el dilogo de Formato de serie de datos
poniendo los valores de Lnea y Marcador a "ninguno". En Rtulo de datos sealamos Valor de X
Vamos a la pestaa de Barras de Error y en la opcin Valor Fijo ponemos 8
El resultado es un tanto desalentador, pero enseguida lo corregiremos
Seleccionamos las barras de error y abrimos el dilogo de Formato de Barras de Error. All ponemos un formato ms conveniente
Ahora nos tenemos que ocupar de los rtulos de la Y, que por ahora aparecen todos como 0. Empezamos por cambiar la ubicacin de los rtulos a la izquierda del eje
Ahora, seleccionamos el primer rtulo de la serie (con un segundo clic), en la barra de las frmulas ponemos el signo = y seleccionamos la celda que contiene el valor de la lnea (en
nuestro caso A11).
Repetimos el procedimiento para el resto de las lneas de divisin y obtenemos este grfico
Si no estamos satisfechos con el resultado, podemos cambiar los valores en la tabla y obtener mejores resultados visuales. Por ejemplo, las lneas divisorias del 10 y del 15 quedan muy cerca una de la otra. Cambiamos el 10 en la tabla por 5
Y obtenemos este grfico mejorado
Este grfico es "semilogartmico", es decir, slo uno de los ejes tiene una escala logartmica. Tambin podemos crear grficos "doble logartmicos" donde ambos ejes tienen una escala logartmica.
domingo, marzo 25, 2007

Mejorar grficos estndar de Excel
Hace un tiempo que leo el blog de BizViz de Jorge Camoes, que trata sobre visualizacin de informacin. Es un blog interesante, que recomiendo leer a aquellos que usen Excel para elaborar y presentar informacin. El blog est escrito en portugus, lo cual no representa una barrera para el lector de habla castellana. En una de las ltimas notas, Jorge Camoes da un ejemplo de cmo mejorar los grficos estndar de Excel. Veamos este ejemplo. Dada una tabla con dos columnas de datos, aos y ventas, el grfico de columnas que Excel construye es el siguiente:
Ms que empezar a analizar los defectos de este grfico, veamos como lo podemos mejorar, sin mucho esfuerzo En primer lugar borramos la leyenda, que coincide con el ttulo (tenemos slo una serie)
Luego quitamos el fondo del rea del grfico y el borde
En ambos ejes, elegimos una fuente ms pequea y quitamos la marca de Autoescala. De esta forma tambin logramos que todos los puntos en el eje e las X tengan un rtulo.
En el men de formato de lneas de divisin, elegimos una lnea ms delicada
Ahora es el turno de cambiar la escala del eje del eje de las Y
Finalmente, podemos cambiar el color estndar de Excel a uno de nuestro agrado. El resultado final
Si estamos satisfechos del resultado, podemos guardar el grfico como tipo personalizado definido por el usuario. De esta manera, no tendremos que volver sobre el proceso de mejorar el grfico estndar de Excel, cada vez que queramos producir un grfico de columnas. Seleccionamos el grfico y abrimos el men de Tipo de Grfico. En la pestaa Tipos Personalizados sealamos Definido por el Usuario y pulsamos Agregar
En el dilogo que se abre definimos un nombre y una descripcin para el grfico
A partir de ahora tendremos en la pestaa de Tipos Personalizados, un nuevo modelo de grfico que podremos elegir.
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sbado, febrero 24, 2007

Grficos Dinmicos con Autofiltro
Una caracterstica interesante de Autofiltro es que si creamos una grfico a partir de una lista, al aplicar Autofiltro, el grfico se ir adaptando a los datos visibles (filtrados). El archivo con el ejemplo se puede descargar aqui
Por ejemplo, a partir de esta lista
creamos este grfico (que no tiene mucho sentido, en esta etapa del ejemplo)
Si filtramos la lista para mostrar slo las ventas de Jos, el grfico se adaptar
En cuanto empezamos a trabajar con este grfico descubrimos que hay un problema: el grfico se "encoge" cuando navega sobre lneas ocultas. Por ejemplo, nuestro grfico puede llegar a verse as
Podemos sobreponernos a este problema y, mejor an, hacer que en el ttulo de nuestro grfico aparezca el nombre del agente cuyas ventas estamos mostrando. Todo esto puede hacerse sin macros y usando las tcnicas que mostramos en la nota anterior sobre cmo ocultar grficos en Excel. Como en ese ejemplo, usaremos dos hojas. En la Hoja1 tendremos la tabla de datos y mostraremos el grfico (de hecho, una imagen del grfico). En la hoja dos reside el "motor" del modelo: el grfico y la lista de los agentes. En la celda contigua al agente ponemos una frmula que totaliza las ventas de cada agente. Esto nos servir para identificar el nombre del agente cuyo grfico queremos exhibir en la Hoja1. Empezamos por cortar y pegar el grfico que acabamos de crear a otra hoja (en nuestro ejemplo a la Hoja2).
Seleccionamos el rango "sobre" el cual se encuentra el grfico y lo definimos con un nombre. En nuestro caso definimos el nombre "grafico" grafico: =Hoja2!$A$2:$G$17 En la Hoja2 elegimos una celda vaca, por ejemplo $I$1 y la llamamos sin_graf sin_graf =Hoja2!$I$2 En el rango A20:A24 ponemos la lista de los agentes; en la celda B20 ponemos la frmula =SUMAR.SI(agente,A20,ventas) y la copiamos al rango B20:B24. Los nombres usados en la frmula se refieren a rangos en la Hoja1 agente: =DESREF(Hoja1!$A$2,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1,1) ventas: =DESREF(Hoja1!$C$2,0,0,CONTARA(Hoja1!$C:$C)-1,1) En la Hoja1 ponemos en la celda E1 la siguiente frmula =INDICE(Hoja2!A20:A24,COINCIDIR(Hoja1!F1,Hoja2!B20:B24,0)) En la celda F1 ponemos la frmula =SUBTOTALES(9,ventas) Esta frmula nos da el total de ventas del agente elegido con Autofiltro. La frmula en la celda E1 nos da el nombre del agente, basado en el resultado de la celda F1. Volvemos por un instante a la Hoja2 y ligamos el cuadro de texto del ttulo del grfico a la celda E1 en la Hoja1
Ahora tenemos que crear una imagen vinculada al grfico en la Hoja3. Elegimos una celda vaca, y la copiamos (Ctrl+C). Seleccionamos la celda E3, abrimos el men Edicin pulsando Maysculas (Shift) y elegimos Pegar--Vnculos Imagen. El resultado es una imagen vaca del tamao de la celda.
Ahora creamos el nombre mostrar_graf =SI(ESNOD(Hoja1!$E$1),sin_graf,grafico) Esta frmula nos permite mostrar u ocultar el grfico basado en su resultado. Para qu esto sucede ligamos la imagen a la frmula de la siguiente manera: Seleccionamos la imagen que creamos con Pegar VnculosImagen y en la barra de frmulas reemplazamos la referencia por "=mostrar_graf"
Ahora podemos filtrarla lista con Autofiltro y veremos aparecer el grfico. Por ejemplo, si elegimos Miguel
Este modelo tiene un serio problema potencial: si dos agentes tienen exactamente el mismo volumen de ventas, no se mostrar el grfico. Las soluciones posibles son: 1 usar macros para determinar el nombre de la primera fila visible en la columna A a partir de la celda A2; ver el ejemplo desarrollado en el sitio Contextures; 2 agregar una columna auxiliar que agregue a cada total de ventas del mes de cada agente un nmero identificatorio suficientemente pequeo como para no alterar los resultados. Por ejemplo, a Roberto le damos el nmero 1; a las ventas de Roberto le sumamos 1/1000000. Lo mismo con los restantes (Pedro 2/1000000, etc). Luego basamos las frmulas y el grfico en la columna auxiliar.
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Graficos Excel con listas desplegables Segunda nota

En el pasado mostramos como generar un grfico dinmico en Excel agregndole una lista desplegable. Para esto usamos el control Cuadro Combinado de la barra de herramientas Formulario. La tabla de datos es la siguiente
Y el grfico el siguiente
Uno de mis lectores me pregunta cmo hacer si queremos mostrar el grfico inverso. Es decir, los meses de ventas por lnea de producto. La lista desplegable deber mostrar las lneas de productos y el grfico mostrar doce columnas, una por cada mes de ventas
La tcnica es muy similar a la que mostramos en la nota anterior, pero con algunas pequeas variantes. Los pasos son los siguientes: 1 Ponemos la lista en una hoja a la que llamaremos "Columnas"
Para este ejemplo hemos ubicado la tabla de datos en el rango A3:D15 2 En una nueva hoja, a la que llamaremos "Control", ponemos: en la celda A1 la frmula =INDICE(columnas!B3:D3;A2)
en el rango A4:A15 la lista de los meses en el rango B4:B15 la siguiente frmula =INDICE(columnas!$B$4:$D$15;COINCIDIR(A4;columnas!$A$4:$A$15;0);$A$2) en el rango D4:D6 la lista de las lneas de productos La hoja "Control" se ver as
El error #VALOR! En la celda A1 desaparecer ms adelante. 3 En la hoja "Columnas" creamos el grfico, pero basndonos en las tabla de la hoja Control
Activamos la barra de herramientas Formularios, elegimos el control Cuadro combinado
y lo ponemos sobre el grfico, tal como mostramos en la nota anterior sobre el tema. Abrimos el men del control y le damos las siguientes definiciones
Cerramos el men y elegimos una de las lneas de la lista desplegable.
Como el control esta ligado a la celda A2 de la hoja Control, el error desaparece y el grfico empieza a funcionar como grfico dinmico. La diferencia en la tcnica se debe a que no podemos usar un rango horizontal como referencia en el control Cuadro Combinado.
Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman en 12:26 AM 8 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Graficos
viernes, febrero 23, 2007

Ocultar grficos en Excel
En las ltimas notas hemos hablado sobre cmo ocultar y mostrar hojas en un cuaderno Excel. Siguiendo con esta onda del "ocultismo", veamos hoy cmo ocultar un grfico que hemos insertado en una hoja Excel. Supongamos esta tabla de datos con la cual construimos un grfico
Una forma de ocultar el grfico sera ocultar las filas de la hoja sobre las cuales "flota" el grfico. Pero si queremos ubicar el grfico a la izquierda de la tabla, no podremos hacerlo sin ocultar, al mismo tiempo, la tabla misma. La solucin consiste en ligar el grfico a una imagen y crear un nombre que contenga una frmula con una condicin para mostrar u ocultar la imagen. Veamos la solucin por partes. Empezamos por mudar el grfico cortndolo y pegndolo en una nueva hoja. Nos aseguramos que en la nueva hoja, la ubicacin del grfico coincida con un rango determinado. En nuestro ejemplo, el grfico est ubicado sobre el rango A1:F16.
Seleccionamos el rango sobre el cual se encuentra el grfico y le damos un nombre. En nuestro caso lo llamaremos "grafico"
Esto puede hacerse usando el cuado de nombres (como muestro en la imagen) o con el men InsertarNombresDefinir Ahora seleccionamos una celda en blanco (por ejemplo, H1) y la damos el nombre "ocultar". Volvemos a la Hoja1, copiamos (Ctrl+C) una celda en blanco cualquiera, por ejemplo J1. Seleccionamos la celda que ser el extremo superior izquierdo del grfico, en nuestro caso D1. Mientras apretamos la tecla Maysculas (Shift) abrimos el men EdicinPegar vnculo de imagen
Esta opcin slo aparece si apretamos la tecla Maysculas (Shift) al abrir el men Edicin. Hemos creado una imagen que est vinculada a la celda J1.
Reemplazamos el vnculo de la imagen, $J$1, por el nombre "grafico" que contiene el rango sobre el cual se encuentra el grfico
Inmediatamente aparece el grfico de la Hoja2 que hemos vinculado a la imagen.
Nuestro prximo paso consiste en crear un nombre con una frmula condicional que muestre u oculte el grfico y una celda con un valor que sirva de parmetro a esta frmula. Creamos una lista desplegable con dos valores, si y no, en la celda C1. Para esto usamos Validacin de Datos
Ahora creamos un nombre, mostrar_grafico, conteniendo la siguiente frmula: =SI(Hoja1!$C$1="si",grafico,ocultar) Seleccionamos la imagen en la Hoja1 y reemplazamos el vnculo al nombre "grafico" en la barra de frmulas por el nombre "mostrar_grafico"
A partir de este momento, cuando seleccionamos "si" en la celda C1, veremos el grfico. Si seleccionamos "no", el grfico desaparecer.
Aqu pueden
descargar el archivo con el ejemplo.
Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman en 7:43 AM 12 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Graficos, Validacion de Datos
sbado, enero 06, 2007

Graficos Excel sin espacios en blanco
Supongamos un reporte de ventas para el mes de diciembre. Este informe muestra las ventas da a da. Los sbados y domingos no hay ventas y por lo tanto la tabla muestra celdas vacas para esto das
El grficos (Lneas) resultante de esta tabla ser el siguiente
Como pueden apreciar, Excel deja espacios en blanco para las fechas sin datos. Si queremos llenar estos espacios podemos aplicar una de estas diferentes tcnicas 1 Seleccionamos el grficos y abrimos el men Herramientas---Opciones. En la pestaa Grfico, seleccionamos la opcin "Interpolar"
El resultado ser
2 Eliminar los sbados y domingos de la tabla
El resultado es similar al anterior.
En este caso, el eje est definido como "escala de tiempo".
Existe tambin la posibilidad de definirlo como "categora". En ese caso, los puntos aparecern distanciados en forma pareja, sin tomar en cuenta el nmero de das transcurridos entre cada fecha
3 Usar la funcin =NOD() (NA en ingls), en las celdas vacas

Graficos Excel 2

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CREANDO GRAFICOS CON EXCEL

Excel selecciona automticamente todo el rea de la tabla

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lunes, noviembre 03, 2008

Con la cual hemos creado este grfico

Finalmente llegamos a nuestra meta:

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Publicado por Jorge L. Dunkelman en 7:22 PM 1 comentarios Enlaces a esta entrada

jueves, octubre 30, 2008

En la pestaa Opciones definimos Ancho de rango como 0

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viernes, junio 27, 2008

Buen fin de semana y vamos Espaa!

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martes, junio 17, 2008

para representar estos datos

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sbado, mayo 17, 2008

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lunes, abril 28, 2008

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sbado, abril 26, 2008

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sbado, marzo 15, 2008

concepto del presupuesto

pueden leer la nota Otro grfico de presupuesto con imgenes.

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martes, marzo 11, 2008

sbado, marzo 01, 2008

Y reemplazamos los rangos del grfico por los nombres

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sbado, diciembre 29, 2007

viernes, diciembre 28, 2007

jueves, diciembre 20, 2007

Espero que encuentren la nota til.

martes, diciembre 18, 2007

Elegimos el grfico de dispersin y este es el resultado

Y representamos estos nuevos datos en un grfico de dispersin

quedando este grfico

El resultado se ver de la siguiente manera

Vamos a la pestaa de Barras de Error y en la opcin Valor Fijo ponemos 8

El resultado es un tanto desalentador, pero enseguida lo corregiremos

nuestro caso A11).

Y obtenemos este grfico mejorado

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domingo, marzo 25, 2007

Luego quitamos el fondo del rea del grfico y el borde

En el men de formato de lneas de divisin, elegimos una lnea ms delicada

Ahora es el turno de cambiar la escala del eje del eje de las Y

En el dilogo que se abre definimos un nombre y una descripcin para el grfico

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sbado, febrero 24, 2007

Por ejemplo, a partir de esta lista

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Graficos Excel con listas desplegables Segunda nota

Activamos la barra de herramientas Formularios, elegimos el control Cuadro combinado

Cerramos el men y elegimos una de las lneas de la lista desplegable.

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viernes, febrero 23, 2007

Inmediatamente aparece el grfico de la Hoja2 que hemos vinculado a la imagen.

descargar el archivo con el ejemplo.

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sbado, enero 06, 2007