MÉTODO DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Elaborado por: Prof. Nancy Madrigal Centeno

o bien puede tomarse la que ya tienen cheques. pólizas y facturas. que puede ser asignada a la correspondencia.Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada. El sistema numérico tiene ventajas. pero por ser indirecto. requiere de auxiliares como: el archivo alfabético y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. .

bajo la secuencia numérica. . carné.¿EN QUE CONSISTE? Consiste en la asignación de números a los documentos para luego ser colocados en el espacio físico. subguías y carpetas estarán identificadas con números. tarjetas de crédito. recibos. o asignarle un número para su ordenación. guías. facturas. como es le caso de cédulas de identidad. Esta unidad de orden puede ser tomada directamente del documento. Los índices.

.¿POR QUÉ SE CONSIDERA INDIRECTO? Porque primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.

así como los expedientes de los alumnos. . donde se requiere ordenar por códigos las asignaturas de los programas de las diferentes materias.APLICACIONES DEL MÉTODO En instituciones educativas. para números de cuentas corrientes y de ahorro. Empresas financieras.

En hospitales. para mantener los historiales de sus pacientes. . consultorios médicos. clínicas.Empresas muy grandes donde se produce mucha documentación y sus archivos crecen vertiginosamente. En empresas que se dedican a la construcción de proyectos a los cuales se les asigna un número.

y afines. defunciones. . números de cédula.En instituciones públicas como en le caso de Registro Civil. para llevar el control de los registros de nacimiento. acciones. Empresas que se dedican a la venta de seguros. matrimonios. para ordenar los números correspondientes a las pólizas. entre otros.

Debido a que los números son infinitos. . no hay límite para su expansión. Es fácil detectar cuando una carpeta esta mal detectada. Su visualización y lectura es muy fácil en las pestañas de las carpetas colgantes.VENTAJAS Es un método de ordenación muy confiable debido a que en las pestañas solamente aparecen números.

.DESVENTAJAS Es poco ágil debido a que es un sistema indirecto y requiere de un tarjetero de consulta. Ej: 578 en vez de 587 Si una pieza o unidad documental es archivada en una carpeta equivocada. su localización resulta difícil. Por ser un sistema número se pueden presentar errores de transcripción de números.

.ORGANIZACIÓN Tiene 3 partes principales que son: archivo numérico principal. archivo alfabético misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.

Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronológicamente. dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa. Las guías que corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.NÚMERICO PRINCIPAL Esta constituida por guías y carpetas individuales identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en 100 ó de 1000 en 1000. .

Las guías numéricas se pueden acomodar de varias formas:  En posición escalonada de izquierda a derecha. todos las membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición. .  En las posiciones 1ª y 2ª.

. y así se conserva el orden cronológico. que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. se convierte en 506-2. porque en él se guarda correspondencia anterior. Ej: si el expediente 506 se subdivide. los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente. y el nuevo se rotulará 506-1.Cuando un expediente numérico se llena.

Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal. Además. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético. . cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo. se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal.ALFABÉTICO MISCELANÉO Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento alfabéticos. debe codificarse con una «M» en el extremo superior derecho.

EL REGISTRO NÚMERICO Es un libro de anotaciones. Eso se hace con el fin de que no se asigne un mismo número a dos clientes. . donde se escribe consecutivamente el número y el nombre del corresponsal a quien se le asignó ese número.

solamente tarjetas.CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. se cambia «M» por el numérico. Contiene. no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado un número. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número. para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo. como su nombre lo indica. . en esta tarjeta del catálogo auxiliar. cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una «M» si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo.

Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal (3). se consulta el índice de tarjetas (4). y se cambia la anotación en la tarjeta de «M» a «125». Los documentos son recodificados entonces como «125» y transferidos a una carpeta numérica (6) que se guarda en el archivo numérico principal.Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado «M» y almacenado en el archivo alfabético misceláneo (2). Se le asigna a este corresponsal el siguiente número libre (5). .

esta i s! .GRACIAS POR SU ATENCIÓN ¡ e esta el r e .

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