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Módulo MM
Compras
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Release: 4.7
Logistica Organizacional.
CONTENIDO
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Release: 4.7
Logistica Organizacional.
1. Objetivos:
Adquirir el conocimiento para el manejo de la herramienta SAP R/3 en la
contratación de Bienes y Servicios, y al mismo tiempo servir de consulta y guía
permanentes ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso.
2. Conceptos Generales
• La compra de bienes y servicios podrá hacerla directamente cualquier grupo de
compras del Municipio de Medellín, de acuerdo con la delegación que para el
efecto tenga cada una de las Secretarías.
• Sociedad: Es el nodo de más alta jerarquía dentro de la estructura contable,
para el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es FIMM.
• Organización de compras: Identifica el origen o tipo de adquisición que se
realizará: Bienes (1000), Servicios (2000) y Obra Pública (3000).
• División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de
Medellín: 01 – Municipio de Medellín, 02 – Concejo de Medellín, 03 –
Personería de Medellín, 04 – Fondo local de Salud.
• Datos maestros:
• Maestro de Proveedores o acreedores
• Maestro de Materiales
• Maestro de Servicios
• Grupo de Compras: Identifica a la Secretaría (Equipo de la empresa) que
tramita la solicitud de pedido o pedido.
• Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretaría del
Municipio de Medellín que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio.
• Condición de pago: Corresponde a las políticas establecidas por el Municipio
de Medellín a través del COMFIS. En este caso se tendrá establecido el pago
de la factura a los treinta (30) días y para los contratos de prestación de
servicios personales serán cinco (5) días, ambos casos después de recibida la
factura en la taquilla única del Municipio de Medellín
• Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría Nacional para
efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de
acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
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3. Flujograma
ZACU Acuerdos ZCOO Convenios Cooperación
ETAPA PRECONTRACTUAL ZAJU Solpe Ajuste Pptal. ZCPU Convocatoria Pública
Selección del procedimiento ZBIM Compras Bien Inmueble ZLIC Licitación Pública
de contratación ZCBM Comodatos Muebles ZPSP Prest.Srv Personales
Solicitud Pedido ZCCS Contratación Directa
ME51N ZCDT Comodatos Inmuebles
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Solicitud de ZCME Concurso de meritos
pedido ZCNV Convenios
ETAPA PRECONTRACTUAL
Solicitud de cotizaciones o ingreso de oferentes
(Petición de Oferta)
ME41
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comparación de precios
(Oferta)
ME49 Compara los precios de las ofertas con respecto al menor valor.
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta
ETAPA CONTRACTUAL Sin excepción todos los pedidos se hacen con referencia a un tipo
Registro presupuestal del contrato de documento.
Pedido 0 Compromiso presupuestal ZAJU Pedido Ajuste Pptal ZCOM Compras Materiales
ME21N ZANT Contratos Antiguos ZCSP Convencoop.sin ppto
ZBIM Compras Bienes Inmuebles ZFO Pedido marco
ZCBM Comodatos Muebles ZOP Obras Públicas
ZCDT Comodatos Inmuebles ZOPS Servicios Docentes
ZCME Concurso de Meritos ZPSP Prestación de Servicios Personales
ZCNV Convenios
ZCO Consultorías ZS Servicios Generales
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de mercancía
MIGO Ingreso de facturas
Ruta: Logística/Gestión de materiales Se contabiliza el material
Contabilización de de facturas
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de Factura
MIRO
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Verificación de
facturas logística/
4. Etapa Precontractual
4.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
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Transacción:
Ruta vía
DIGITAR TRANSACCION CAJA DE COMANDOS
menú:
CDP FUNCIONAMIENTO
Cuando seleccionamos el sistema le presenta el
siguiente cuadro informativo:
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el documento esta listo para ser grabado, función que se ejecuta con el botón .
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CDP INVERSION
Cuando seleccionamos el sistema le presenta el
siguiente cuadro informativo
el documento esta listo para ser grabado, función que se ejecuta con el botón .
Transacción: ME51N
La fila 2:
Fila 3 definida
como la fila de dialogo, que le indica al usuario la transacción que esta ejecutando.
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Fila 4 donde
aparecen los siguientes botones de activación:
Botón de crear un nuevo documento, sirve para crear una solicitud de pedido
nueva.
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Botón de ayuda, lo trae el sistema para que el usuario se informe con más
detalle del significado de un campo o transacción.
Clase de documento
Cabecera
Resumen de posiciones
Se incluyen los siguientes campos:
Es necesario aclarar que para el 2005 se hizo una reorganización del maestro de
materiales ajustándolo al plan de compras, implicando con ello la desactivación de
los códigos antiguos de los materiales, dando paso a un nuevo sistema de
codificación que a diferencia con los antiguos (cinco dígitos) consta de seis dígitos
comenzando con enumero”1” como se muestra a continuación:
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CAM0 - Funcionamiento
CAM1 - Inversión
Posteriormente el sistema le copia todas las columnas en una tabla Excel así:
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El usuario podrá eliminar o ajustar las columnas que desee en el informe, al igual
que guardar en un archivo independiente que podrá servir para incluirlo en los
términos de referencia o en los pliegos de condiciones como anexo a las
especificaciones técnicas.
Detalle de posiciones
Se encuentra compuesta por una serie de pestañas, las cuales indican el detalle
de cada una de las posiciones descritas en el “Resumen de posición”, de las
cuales enunciaremos las más relevantes dentro del proceso de solicitud de
pedido, así:
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Pestaña de Valoración
En esta pestaña se encuentran los siguientes campos:
Pestaña de Imputación
Para conocer los detalles de la imputación presupuestal, haga clic sobre el botón
y así podrá apreciar la siguiente pantalla.
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Pestaña de Status
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Reemplace los ceros por él “/” así: 50000020 ---->5/20 – contratación directa
60000020---->6/20 – convocatoria pública
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Para el año 2005 se introduce una modificación en el tema de los Servicios que
consiste en la inclusión del maestro de Servicios en el de materiales, obteniendo
algunos beneficios como el de simplificar el manejo del IVA y la programación del
PAC en los Pedidos. En consecuencia todos los pedidos se crearán como
Materiales. La Codificación de los Servicios en el maestro de Materiales empiezan
con el numero”2” y constan de seis dígitos.
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la fila tres “Servicios para objeto” del cuadro de dialogo y se identifica así:
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El Usuario podrá adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transacción ZMM_LIC, etapa precontractual, para que
ésta pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratación.doc
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Transacción: ME52N
En la fila tres se indica al usuario la actividad que está realizando, en este caso,
Transacción: ME54N
El usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botón ubicado en la pestaña de Estrategias de
puede liberar el documento hasta que el responsable del proceso actualice este
modulo.
El sistema le mostrará los documentos que están pendientes por liberar según el
Grupo de Compras seleccionado, así:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un click al número del
Transacción: ME41
Las peticiones de oferta son las mismas invitaciones que se hacen a los
proveedores a cotizar un grupo de materiales o servicios definidos en una Solicitud
de Pedido. Para acceder a este paso del proceso, las Solicitudes de Pedido deben
estar liberadas totalmente por las personas responsables. Toda Petición de Oferta
se debe crear con referencia a una o varias Solicitudes de Pedido liberadas.
Al acceder a la transacción el sistema le presenta una ventana con unos campos
obligatorios que deben ser llenados completamente:
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Las posiciones que se desean cotizar deberán ser marcadas una por una
haciendo Clic en el inicio de la fila correspondiente:
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El usuario puede ajustar la fecha de entrega de todas las posiciones con el fin de
poder continuar con el proceso de creación.
Una vez verificadas las fechas el sistema le presenta la Petición de Oferta de la
siguiente manera:
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Una vez digitado y confirmado con un “intro” el sistema le trae la información del
Proveedor de la base de datos con el fin de verificar el nombre y sus datos básicos
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Se procede de igual manera con todos los proveedores que desea invitar teniendo
en cuenta que debe anotar los números asignados por el sistema.
Transacción: ME47
Una vez que los proveedores entreguen las cotizaciones en la fecha y hora fijada,
se deberán actualizar los precios en las ofertas creadas en el sistema, mediante la
transacción ME47. Al ejecutarla el sistema le pedirá inmediatamente que digite el
número de la oferta que quiere actualizar, por eso es necesario que el Usuario
tenga precaución y anote los números al grabar las ofertas.
Este número puede ser consultado por el usuario con la transacción ME48 de
visualización de oferta. Digita un de los números de las ofertas actualizadas y
finaliza con “intro”
.
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Comparación de ofertas
Transacción: ME49
4.8 Pedidos
Los Pedidos se deben crear siempre se pueden crear con referencia a una
Solicitud de Pedido liberada o a una solicitud de pedido y un contrato marco. Se
pueden crear Pedidos de Materiales y de servicios.
Creación de Pedidos
Transacción: ME21N
En cualquiera de las dos opciones el usuario una vez digitado el número deberá
terminar con el botón que le indica al sistema que debe ejecutar la selección.
Inmediatamente el sistema le presenta el documento en la ventana de
.
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Con el fin de proporcionar una información más clara y completa del proceso de
contratación, se hace necesario introducir en el sistema información adicional que
explique claramente todo los elementos que le dieron origen al contrato, acta de
adjudicación, el Contrato, estudios de adjudicación etc.
En el Pedido el sistema tiene una funcionalidad que esta ubicada en la fila tres
muestra todos los archivos que están vinculados al documento. Solo basta con
dar un doble Clic al archivo que quiere visualizar y el sistema lo lleva
inmediatamente a él.
El Usuario podrá adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Transacción: ME22N
Se puede observar que la fila tres indica que el usuario esta en la transacción de
modificar Pedido.
Transacción: ME31K
Al ingresar esta información el sistema le crea un cuadro donde se crean los datos
de cabecera del contrato marco:
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El Usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botón ubicado en la pestaña de Estrategias de
Este cuadro le permitirá tamizar los documentos pendientes por liberar según el
perfil definido, es decir cada Secretario de Despacho liberará los documentos
inherentes a su Secretaría, definida por un código llamado “grupo de compras”.
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sistema le mostrará los documentos que están pendientes por liberar según el
perfil descrito así:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un Clic al número del
Transacción: MIGO
Al digitar el número del Pedido el sistema le trae los materiales que hacen parte
del Contrato.
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Transacción: MB02
Ruta vía
menú:
El paso siguiente es hacer un doble Clic en cualquier parte de los textos negros
, mostrando la
pantalla:
, que significa
que el mensaje de impresión ya esta creado, si desea imprimirlo nuevamente
deberá marcar la línea y activar el botón de repetir mensaje:
, para cambiar el
estatus del mensaje de a hay que definir la impresora que realizara la
función activando el botón el sistema le presenta el siguiente
cuadro:
Definida la clase de mensaje el usuario deberá llenar el campo de idioma con las
iniciales “ES” que significan español.