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1 Guia de Inicio HELISA Personal PDF
1 Guia de Inicio HELISA Personal PDF
TABLA DE CONTENIDO
COMO INSTALAR HELISA personal .................................................................... 2
1. REQUERIMIENTOS ........................................................................................ 2
Requerimientos:............................................................................................................2
2. INSTALACIN ................................................................................................ 3
3. COMO REGISTRAR HELISA personal.......................................................... 7
GUIA DE IMPLEMENTACIN ............................................................................ 8
INTRODUCCIN ................................................................................................. 8
Paso 1: Creacin de la empresa. .................................................................................8
Paso 2: Definir parmetros. ........................................................................................10
Paso 3: Creacin de cartillas. .....................................................................................33
Paso 4: Captura de Informacin. ................................................................................36
Paso 5: Realizacin de Consultas e Informes. ...........................................................37
Paso 6: Utilitarios bsicos...........................................................................................40
Paso 7: Herramientas de trabajo. ...............................................................................42
1. REQUERIMIENTOS
Para lograr un desempeo ptimo antes de realizar la instalacin, tenga presente contar con los siguientes
requerimientos como mnimo en los equipos de cmputo.
Requerimientos:
-
Sistema operativo Microsoft Windows 98, NT, XP Professional Edicin, Server 2000 o Server 2003.
Procesador Pentium II de 800 Mhz, equivalente o superior.
Espacio en disco 100 Megabytes para su instalacin.
Memoria de 512 Megabytes.
Unidad de CD-ROM.
Monitor VGA o resolucin superior.
2. INSTALACIN
Ubique el CD de la aplicacin en la unidad.
a. Si el computador no tiene habilitada la funcin AUTORUN, debe abrir el explorador de Windows y
ubicar la unidad donde est el CD. Busque el programa HELISA_personal_Instalacion.exe, que esta
la raz del mismo y de doble clic sobre l.
b. Si el computador tiene habilitada la funcin AUTORUN, la instalacin se iniciar automticamente.
En pantalla, aparecer el asistente de instalacin de HELISA personal.
1 Presentacin de la instalacin
Haga clic en siguiente para iniciar la instalacin
Licencia de uso
Lea el contrato de uso y licencia, si esta de acuerdo con las condiciones seleccione la opcin de Acepto el
contrato y haga clic en Siguiente para continuar.
Directorio de instalacin: Indique la unidad y nombre del directorio donde desea instalar la aplicacin
HELISA personal.
Tareas adicionales Seleccione la opcin de Crear icono en el escritorio para que el asistente coloque un
acceso directo a la aplicacin en el escritorio de su computador.
Resumen de las caractersticas de instalacin. Muestra las caractersticas con las que se llevara a cabo la
instalacin de la aplicacin HELISA personal. Haga clic en Instalar para finalizar.
IMPORTANTE: Una vez realizada la instalacin, si en el computador hay alguna versin de base de datos
FIREBIRD INTERBASE debe proceder a eliminar de la carpeta donde fue instalado HELISA personal los
siguientes archivos:
firebird.conf
fbclient.dll
fbembed.dll
firebird.msg
gds32.dll
security.fdb
Si tiene alguna versin de BDE (Borland Database Engine), que este siendo usada por algn otro software,
proceda a eliminar de la carpeta donde fue instalado HELISA personal los siguientes archivos:
bdeEmbebed.reg
bantam.dll
ib_util.dll
idapi32.dll
idpdx32.dll
idr20009.dll
idsql32.dll
sqlint32.dll
IDAPI.CFG
Si el programa an no ha sido registrado, en la ficha Licencia sobre la parte superior derecha se muestra la
opcin de Registrar HELISA personal. Haga clic sobre esta opcin para desplegar la pantalla de registro.
El registro se puede realizar en lnea o por medio telefnico. Ingrese los datos de la empresa: nombre, Nit y la
licencia que le fue asignada al momento de la adquisicin. Haga clic sobre la opcin Registro en lnea que
estar activa si dispone de una conexin a Internet o comunquese con su distribuidor o con PROAsistemas
Ltda., indique la pista uno y la pista dos, escriba la clave de registro asignada y haga clic en Registrar.
GUIA DE IMPLEMENTACIN
INTRODUCCIN
El objetivo principal de esta gua es mostrar los elementos bsicos de trabajo e indicar los procedimientos que
se necesitan para iniciar el manejo, de una manera adecuada, del mdulo Administrador. En caso de
necesitar mayor informacin acerca de un tema especfico se puede utilizar la herramienta de Ayuda en Lnea,
la cual desarrolla en profundidad el contenido de la opcin o campo que est activo en el momento. Active la
Ayuda en Lnea por medio de la tecla F1 o haciendo clic en el botn ubicado en la barra de Herramientas
(parte inferior de la pantalla).
A continuacin debe diligenciar los datos principales de la compaa, los cuales la identificarn en diferentes
procesos tales como la elaboracin de informes e impresin de documentos entre otros. Estos datos son:
Nombre:
Razn social de la empresa tal como ha sido registrada en la cmara de comercio.
Local:
Nombre particular del establecimiento si lo tiene. Por ejemplo si la empresa a crear maneja diferentes
sucursales, en este campo se puede indicar el nombre de la sucursal a la que pertenece la informacin.
Identidad:
Numero del documento de identificacin de la empresa con dgito de verificacin y tipo de documento. Este
ltimo campo permite diferenciar si el nmero de documento es un NIT, una cdula de ciudadana, una tarjeta
de identidad, etc.
Datos bsicos
Casa Matriz: Si la empresa es una sucursal o divisin de otra empresa principal, este campo permite
Estructura de cuentas
Es indispensable para la manipulacin contable de la empresa elegir la estructura de cuentas que
mas se ajuste a la misma. HELISA personal dispone diversas estructuras que permiten indicar el
sector econmico en el cual se desenvuelve la compaa.
Informacin tributaria
Tipo de persona: Nmero que identifica el tipo de persona de la empresa. Por ejemplo 31 identifica
a las personas jurdicas y 30 identifica a las personas naturales.
Actividad econmica de la empresa: Indica el cdigo de la actividad econmica de la empresa.
Nit DIAN y Nit DIAN local: Nmeros de NIT de las administraciones nacional y local (distrital) de
impuestos con dgito de verificacin.
Tipo de empresa: Elija el sector econmico en el que se desempea la empresa.
Rgimen: Indica el rgimen tributario al cual pertenece la empresa.
Autoretenedor: La marca establece si la empresa es autoretenedora.
Funcionarios:
Establezca la identidad y el nombre del Representante legal, Revisor fiscal y Contador de la
empresa.
Logotipo:
Incluya el logotipo de la empresa el cual es utilizado en informes y dems formatos para documentos.
Usuarios:
Cada empresa puede ser accedida o manipulada por los usuarios que se autoricen en esta opcin.
Para autorizar o denegar el permiso a la empresa, d doble clic sobre el respectivo usuario. El punto
verde indica que el usuario puede trabajar en la empresa, mientras que el punto rojo establece una
restriccin para el mismo.
Los nicos datos que NO SON MODIFICABLES, una vez creada la empresa son el cdigo, el periodo inicial,
el nombre y la estructura de cuentas. Para modificar los dems datos, ubicado en el directorio de empresas,
haga clic derecho sobre la empresa y elija la opcin Modificar.
Los usuarios son las personas que tendrn acceso a HELISA personal. Es necesario definir los usuarios
que van a utilizar el sistema y los permisos que tiene cada uno de ellos en las diferentes opciones con el fin de
establecer niveles de acceso y una capa de seguridad a la informacin registrada.
Los datos bsicos del usuario que va ha tener acceso a HELISA personal son el nombre y una clave. Es
necesario establecer permisos globales, permisos de opciones del men, permisos sobre las empresas a
trabajar, las horas a trabajar y en general permisos sobre cada uno de los mdulos del sistema.
HELISA personal brinda una gran variedad de modalidades en la creacin de formas de pago, estas son:
Fija: Establece un nmero de cuotas fijas en las cuales se dividir el valor total de la obligacin.
Cada una de ellas tiene tambin una periodicidad fija dada en un nmero de das especfico. Por
ejemplo, 10 cuotas, 1 cada 10 das.
Da X: Establece el nmero de cuotas fijas pero a diferencia de la anterior la periodicidad est dada
por un da fijo dentro del mes. Por ejemplo se puede definir que la cuota se cobre los das 15 de cada
mes.
Normal: Permite establecer el nmero de das y el monto porcentual para cada una de las cuotas
hasta que este ltimo sume 100%.
cada una de las empresas y para cada uno de los mdulos de HELISA personal , es decir, que estos
parmetros deben definirse para cada una de las empresas independientemente. Para acceder a estas
opciones en el men elija la opcin PARMETROS y luego el tem Particulares.
HELISA personal sugiere una lista de documentos tradicionalmente ms usados, sin embargo, es
conveniente revisarlos con el fin de personalizarlos.
Informacin general:
Contiene la informacin general del documento y consta de los siguientes tems:
Tipo:
Identifica al documento hasta con cuatro (4) caracteres alfanumricos (Ej. RC, CE, FV, etc.)
Nombre:
Nombre completo del documento.
Consecutivo:
Nmero desde el cual iniciar el contador de los documentos.
Consecutivo automtico:
Indica, si el nmero de documento se puede modificar en la captura de documentos o no.
Mdulo:
Mdulo al cual pertenece el documento (Ej. Contabilidad, Inventario, etc.).
Documento fuente:
Esta marca indica si el documento maneja un documento alterno en la captura. Por ejemplo este
parmetro es usado cuando un proveedor expide una factura con un tipo y numero que obviamente
no corresponde a consecutivos de nuestros datos, pero es necesario grabarlo en contabilidad con un
tipo y nmero consecutivo propio de la empresa, sin prdida del original.
Clase:
Establece el tipo de transaccin que realizar el documento. Este parmetro es clave para determinar
si el documento es de elaboracin manual (como recibos de caja, comprobantes de egreso, etc.) o de
elaboracin automtica (tales como ajustes por inflacin, cancelacin de cuentas de resultado, etc.).
Pedir negocio por transaccin:
Esta marca indica que, en caso de manejar el mdulo de Negocios HELISA personal, se pedir el
negocio por cada registro (en caso de estar marcado) o ser un solo negocio para todo el
documento.
Parmetros de impresin:
Contiene los parmetros que indicarn como se realizar la impresin del documento y consta de los
siguientes tems:
Formato:
Elija el formato de impresin definido para el documento (Ver Gua de implementacin de formatos).
Formato de cheque:
En caso de que el documento definido sea un comprobante de egreso indique el formato de cheque
(Ver Gua de implementacin de formatos) que usar por defecto. Sin embargo cada cuenta bancaria
maneja un formato de cheque individual.
Imprimir en otra moneda:
Esta marca indica si la impresin del documento se efectuara en una moneda diferente al peso.
Formas continuas:
Indica si el sistema realiza el salto de pgina para que la impresin en papel forma continua imprima
correctamente.
Imprimir horizontal:
Esta marca permite imprimir el documento de forma horizontal (si est marcado) o vertical.
Usuarios:
Contiene los permisos que tendrn los usuarios para realizar acciones en cada documento. En cada
usuario se debe marcar si puede o no asentar libros con este documento, si podr manejar los
descuentos bsicos y adicionales. Estos dos ltimos parmetros solo funcionan para los documentos
pertenecientes a los mdulos de Gestin de Ventas y Gestin de Compras HELISA personal.
Estructura:
Defina la cantidad de dgitos que utilizar cada nivel. La cantidad de dgitos estar dada por el
nmero de auxiliares que manejarn las cuentas, sin embargo en la parte inferior se muestra un
ejemplo grfico que representa los niveles y dgitos elegidos. Recuerde que no se necesita crear
cuentas auxiliares para los terceros, clientes o centros de costo debido a que existen mdulos
especializados para la manipulacin de estos tems.
Modelo:
Es el modelo a elegir en la presentacin de informes tipo balance. El modelo A presenta los balances
desde el nivel 1 (Clase) en adelante, l modelo B presenta los balances desde el nivel 2 (Grupo) en
adelante y el modelo C presenta los balances desde el nivel 3 (Cuenta) en adelante.
No obstante se puede definir un cdigo contable con mximo 20 dgitos repartidos en mximo 10 niveles,
tal como se muestra en el grfico 11.
Disponible:
Establece las cuentas que se mostraran en los informes de activo disponible.
Caja:
Indica las cuentas que sern usadas en procesos de recaudo.
Bancos:
Especifica las cuentas que manejarn transacciones bancarias.
Correccin monetaria:
Indica la cuenta que contendr los valores de la correccin monetaria causada en los ajustes por
inflacin.
Para realizar la definicin debe tener en cuenta los campos que necesita cada una de las lneas:
Concepto:
Cada lnea debe estar identificada con una letra que indica el tipo de accin y un nmero
consecutivo. Las letras usadas son:
C: Reporta una cuenta especfica.
T: Identifica un total, es decir, operaciones entre cuentas u otros totales.
V: Define un valor fijo que ser solicitado en el momento de la elaboracin del informe para realizar
operaciones con l o simplemente visualizarlo.
P: Crea un porcentaje para ser aplicado a una cuenta, total o valor.
Texto:
Texto que aparecer como descripcin de cada concepto.
Cuentas / Frmulas:
Dependiendo del tipo de concepto (cuenta, total, etc.) este campo de ser diligenciado as:
Cuentas:
Digite el cdigo de la cuenta a reportar al nivel deseado. (Ej. 6130, 23, 410505, 5).
Total:
Indique la operacin a realizar utilizando los identificadores asignados en el campo concepto. (Ej. C1
+ C2, T1 + C4, T4 + V1).
Valor fijo:
Digite el mismo valor asignado en el concepto (Ej., V1, V2, Vn)
Porcentaje:
Indique el concepto al cual se aplicar el porcentaje y seguido por una coma, si existe, la condicin
para aplicarlo. (Ej. T1, T1>0).
2.2.2.4) Establezca las cuentas para la realizacin de los ajustes por inflacin.
(Men: Parmetros/Particulares/Contabilidad/Ajustes integrales por inflacin)
El proceso de captura de ajustes integrales por inflacin puede realizarse de manera manual o automtica. En
caso de ser automtica es necesario definir las cuentas a ajustar y los respectivos rubros que causarn su
ajuste dbito y crdito.
Concepto:
Texto que identifica cada rubro.
Rubro:
Cdigo de la cuenta que se ajustar. Esta cuenta puede ir a un nivel mayor o detallado dependiendo
de la necesidad del usuario.
Dbito:
Cuenta en la cual se causar el dbito generado por el proceso de ajustes por inflacin.
Crdito:
Cuenta en la cual se causar el crdito generado por el proceso de ajustes por inflacin.
Cada tipo de impuesto y su respectiva tarifa puede ser creado en HELISA personal con el fin de calcularlos
de manera automtica y agilizar la captura de estos.
Los impuestos a crear deben contener los siguientes datos:
Cdigo Interno:
Descripcin:
Texto que identifica el impuesto.
Tipo:
Indica la clase de impuesto. (Ej. I.V.A., Retencin en la fuente, etc.)
Clase de tarifa:
Indica si la tarifa est determinada por un porcentaje o es un valor fijo.
Tarifa o Valor:
Dependiendo de la clase de tarifa se digita el porcentaje o valor del impuesto.
Base:
Valor mnimo sobre el cual se practicar el impuesto.
Redondear:
Elija el redondeo deseado del impuesto.
Naturaleza:
Identifica la naturaleza del impuesto. (Ej. Dbito o Crdito).
Tecla rpida:
Es la tecla con la que se activar el impuesto desde la captura mediante la combinacin de teclas
Ctrl + Shift + Tecla asignada.
Posteriormente en esta gua en la definicin de cartillas se explicar la forma de asociar cuentas al mdulo de
centros de costo.
que brindan herramientas para la cartera y en general la administracin de los clientes en HELISA personal .
Informacin general:
Indique el nombre del tipo de cartera y las cuentas que estarn vinculadas al mismo. En este ltimo
parmetro debe indicar cada una de las cuentas que estarn ligadas al tipo de cartera, sean a nivel
mayor o niveles auxiliares. Por ejemplo si las cuentas a asociar a este tipo de cartera son 13050501 y
13050502, podra indicar solo 130505 que contiene a las cuentas anteriormente citadas. Cada cuenta
o grupo de cuentas asociado debe ir separado por comas. (Ej. 130505,130510, etc.)
Trminos:
Cada trmino usado en la identificacin del cliente puede tener un nombre en particular el cual ser
mostrado en la hoja de vida. Indique el nombre en particular de cada trmino y en la columna
Ordenamiento (Ord.) parametrice si el campo ser tenido en cuenta en las opciones de agrupamiento
de los informes.
Indique las cuentas que estarn vinculadas al mdulo. En este parmetro debe agregar cada una de
las cuentas que estarn ligadas, sean a nivel mayor o niveles auxiliares. Por ejemplo si las cuentas a
asociar son 220505 y 220510, podra indicar solo 2205 que contiene a las cuentas anteriormente
citadas. Cada cuenta o grupo de cuentas asociado debe ir separado por comas. (Ej. 220505,230505,
etc.).
Defina los trminos usados en la identificacin del proveedor. Cada trmino puede tener un nombre
en particular el cual ser mostrado en la hoja de vida. Indique el nombre en particular de cada
trmino y en la columna Ordenamiento (Ord.) parametrice si el campo ser tenido en cuenta en las
opciones de agrupamiento de los informes.
El mdulo de bancos de HELISA personal proporciona informacin completa sobre los movimientos, saldos
y transacciones posfechadas de cada una de las cuentas bancarias, corrientes o de ahorros, de la compaa.
Para una buena utilizacin del mdulo de Bancos es necesario establecer los parmetros, que se describen
en las opciones que siguen a continuacin.
Es necesario establecer los tipos de transacciones que utiliza cada banco. En cada una de ellas se debe
indicar el tipo de transaccin, que es un cdigo alfanumrico con el cual identifica el banco cada transaccin
(Ej. CD Cheque devuelto, 04 Consignacin, etc.), la descripcin y el signo de la operacin, es decir el
signo + si suma al saldo o el signo si resta.
Cartilla de cuentas
(Men: Administrador/Contabilidad general/Cartilla de cuentas)
Esta cartilla establece los cdigos contables a usar en la captura de informacin. La creacin de
cuentas se realizar de acuerdo a los parmetros de la estructura de cdigo (Ver Paso 2) y al tipo de
empresa establecido en la creacin de empresas (Ver Paso 1). En esta cartilla aparecen dos
columnas, terceros y centros de costo, que sirven para indicar que cuentas irn ligadas a estos
mdulos.
Cartilla de deudores
(Men: Administrador/Cuentas por cobrar/Administrar las hojas de vida)
La cartilla de clientes contiene los datos de la hoja de vida de cada uno de los clientes de la
empresa, as como los datos que se usarn en los procesos de causacin de obligaciones.
Diligencie cada uno de los datos de los clientes y elija el tipo de cartera al cual pertenece.
La captura de documentos en HELISA personal presenta una plantilla similar para todos los tipos de
documento. Esta plantilla se divide en dos partes:
La primera parte contiene datos generales del documento como tipo, nmero y fecha de
elaboracin. En documentos especiales, como de ajuste por inflacin, o en los intereses corrientes o
por mora, en esta rea se solicitan datos adicionales propios del documento a digitar, como el
PAAG, los porcentajes de inters, etc.
La segunda parte contiene columnas del detalle de las transacciones, como son:
Cuenta: Cuenta contable que se afectar en el registro. Con la combinacin de teclas Ctrl + Enter
se despliega la cartilla para elegir la cuenta si no se conoce el cdigo. Puede crear cuentas desde la
captura presionando la tecla INS.
Concepto: Digite el concepto de la transaccin. En este campo pueden ser usados los conceptos
frecuentes creados. Recuerde que cada concepto tiene una tecla de acceso rpido la cual en una
combinacin con la tecla Ctrl da acceso instantneo al concepto creado. Si desea ver la lista de
todos los conceptos creados digite la combinacin de teclas Ctrl + Barra espaciadora y elija el
concepto a capturar.
Beneficiario: Dependiendo del mdulo al que est asociado la cuenta digitada, aparecer la cartilla
de terceros, clientes o acreedores. Con la combinacin de teclas Ctrl + Enter se despliega la cartilla
para elegir el beneficiario. Puede crear beneficiarios en la cartilla respectiva desde la captura
presionando la tecla INS.
Valor dbito o crdito: Digite el valor de la transaccin.
Centro de costo: Centro de costo que se afectar en el registro. Con la combinacin de teclas Ctrl
+ Enter se despliega la cartilla para elegir el centro de costo. Puede crear centros de costo desde la
captura presionando la tecla INS.
mismo en cada uno de los mdulos de HELISA personal . Cada consulta muestra los datos organizados en
diferentes categoras, as como los periodos entre los cuales se realiza la consulta.
Grfico 30 Consultas
La manipulacin de estas consultas es realizada de manera sencilla por el usuario. En cada una de ellas el
usuario podr personalizar los ordenamientos, los filtros, la ubicacin de cada una de las columnas, entre
otras caractersticas.
Por otra parte cada uno de los mdulos de HELISA personal posee los informes que permiten analizarlos
segn el caso.
Cada informe permite realizar la definicin de los parmetros que requiere cada uno de ellos, con lo cual se
puede establecer el contenido, el ordenamiento, y la estructura del reporte, as como el medio de salida del
mismo, ya sea hacia impresoras locales o en red, archivos con diferentes formatos, vista previa en pantalla o
envo mediante correo electrnico a cualquier funcionario o contacto de la libreta de direcciones.
un proceso donde se cierren los libros definitivamente. Tenga en cuenta que HELISA personal maneja 14
periodos contables comprendidos por los doce meses calendario y dos meses adicionales que son Ajustes
(son ajustes contables, no ajustes por inflacin) y Cancelacin de cuentas de resultados. Estos ltimos
permiten realizar ajustes de cierre de ao en un perodo diferente a Diciembre.
Grfico 35 Herramientas
En cualquier momento, durante la ejecucin de la aplicacin, estas herramientas constituyen un elemento de
apoyo a la gestin operacional. Las herramientas y sus caractersticas son las siguientes:
El botn de salida brinda otra posibilidad de cierre a las opciones del sistema.
La ayuda HELISA personal permite acceder al ndice general de la ayuda, esto con el fin de
explorar todo el manual en lnea contenido en el programa. De igual forma cada opcin y cada
campo tiene ayuda en lnea por medio de la tecla F1
La calculadora permite realizar clculos rpidos desde cualquier punto del programa. Si desea puede
dejar en la ventana todas las operaciones que se realicen de tal manera que se pueda volver a ellas,
cambiarlas y recalcularlas sin modificar las operaciones posteriores.
El Visor de documentos es una herramienta que permite visualizar los documentos guardados
previamente en formato HELISA personal.
El Calendario tributario y personal es una agenda completa que permite la programacin de eventos,
citas o vencimientos de impuestos. Adicionalmente es posible decidir los usuarios que sern
notificados y el nmero de das de antelacin, mediante la herramienta de Mensajes HELISA
personal .
Mensajes HELISA personal es una herramienta creada para la comunicacin entre usuarios del
sistema a travs de la administracin de correo interno o correo electrnico.
Pgina de HELISA personal es un acceso directo al sitio de Internet, para que est actualizado y
en contacto con Proasistemas Ltda.
El vnculo de Acerca de HELISA personal brinda informacin acerca de la licencia de uso del
software y sobre los cambios realizados en cada una de las versiones liberadas.