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Auditoria Empresarial
Auditoria Empresarial
CAPTULO IV
"DISEO DE UN MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION
PARA
OPTIMIZAR
LA
TOMA
DE
DECISIONES
EN
LAS
AREAS
COMERCIALES
DEDICADAS
LA
VENTA
DE
SAN
SALVADOR."
A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA
1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA
La propuesta del modelo de auditoria interna de gestin esta orientado a las medianas
empresas comerciales dedicadas a la venta repuestos automotrices, el cual se ha
diseado para ser utilizado como herramienta en el buen desempeo y funcionamiento
de los controles, procedimientos y actividades operativas, obteniendo la eficiencia y
eficacia en el logro de sus objetivos y metas.
Adems, identifica todo tipo de proceso administrativo y gerencial, as como los puntos
en que la gerencia pueda tener el mayor provecho de todo lo disponible, indicando el
mal uso de los recursos, con el propsito que en lo sucesivo no se presente de nuevo.
La propuesta del modelo comprende, todas las tcnicas o herramientas imprescindibles
en el funcionamiento y el proceso de desarrollo de las medianas empresas comerciales
automotrices, el cual resulta indispensable para una buena y sana administracin,
organizando criterios bsicos para la implementacin de polticas y estrategias en todas
las reas de la entidad.
Sealando que la auditoria de gestin debe ser entendida como un poderoso
instrumento de colaboracin en la toma de decisiones y que la gerencia disponga de ella
en un momento determinado.
100
Capitulo IV
B. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
1. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
Debido a las tendencias organizacionales en el mundo de hoy, las empresas se
inclinan como parte sustancial de su desempeo, hacia la creacin de estructuras de
control que garanticen la supervivencia de las mismas.
Operando las empresas dentro de procesos decisionales dinmicos, en este sentido se
puede decir que en el mbito econmico actual, el diseo del modelo de auditoria
interna de gestin cobrar gran importancia, ya que proporcionar diferentes formas de
control.
La propuesta del modelo de auditoria interna de gestin diseado, esta encaminado a
garantizar a los propietarios, inversionistas, acreedores y al pblico, que la empresa
est siendo conducida con diligencia por sus gerentes y las operaciones se encuentran
adecuadas a procedimientos de eficiencia, eficacia y economa, y por consiguiente la
informacin obtenida, en especial la de orden contable y financiero sea verdadera y
fidedigna.
La auditoria de gestin permite identificar procesos administrativos y/o gerenciales
eficientes o deficientes de tal manera que la administracin pueda obtener el mayor
provecho de los recursos que estn a su cargo, o mejorar situaciones administrativas
deficientes y otorgar flexibilidad a la gestin de dicha empresa.
Otro factor importante en la implementacin del modelo de auditoria de gestin es que
tambin comprende la verificacin del cumplimiento de las leyes, regulaciones y polticas
administrativas que estn directamente relacionadas con el logro efectivo y eficaz de sus
objetivos.
101
Capitulo IV
de
gestin, no depende del tamao de una empresa si no de la frecuencia con que esta
se realice a fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia con que se
manejan los recursos fsicos, financieros, tcnicos, tecnolgicos y su talento humano,
as como los resultados obtenidos de su plan de gestin, programas, proyectos,
objetivos, metas, polticas y lo adecuado de su sistema de informacin.
Por ello es necesario proponer un modelo de auditoria Interna de Gestin para evaluar
sus mtodos administrativos y contables, que comprenda las siguientes reas
operativas: administracin, finanzas, recursos humanos, ventas, informtica e
inventarios.
102
Capitulo IV
Toma de
103
Capitulo IV
104
Capitulo IV
Estudio Preliminar
ETAPA I
Planeacin del Trabajo
de la Auditoria Interna de
Gestin
R
E
T
R
O
A
L
I
M
E
N
T
A
C
I
O
N
Estudio General
Estudio Especfico
Programas de Auditoria
Interna de Gestin
ETAPA II
Ejecucin de la Auditoria
Requerimientos de Calidad
en los Papeles de Trabajo
Ejecucin de la
Auditoria Interna de
Gestin
Organizacin de Papeles de
Trabajo
Papeles de Trabajo
Requerimientos de los
Informes de Gestin
ETAPA III
Elaboracin del Informe
Desarrollo de
Conclusiones y
Recomendaciones
Anlisis e incorporacin
de Recomendaciones
ETAPA IV
Proceso de Toma de
Decisiones
Presentacin de Informes
Gerenciales
V/ ETAPA IV Pg.
105
Capitulo IV
Recopilacin y Revisin de
Antecedentes
Estudio
Preliminar
Consulta de Documentacin e
Informacin
Recopilacin y Revisin de
Informacin de la Empresa
( Form. EI-1)
Documentacin Consultada e
Informacin Obtenida
(Form. EI-3)
Verificacin Ocular
E
T
A
P
A
Evaluacin Global de la
Empresa (Form. EI-5)
reas Crticas
(Form. EI-6)
Informe de Diagnostico
General
Estudio
Especfico
Problema Especfico
(Form. EI-8)
106
Capitulo IV
5.1.
ETAPA
GESTION.
El planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, se analizan
los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditoria en los que se establecen los
procedimientos de una planificacin ms detallada.
Esta etapa comprende los siguientes estudios: Estudio Preliminar, Estudio Especfico
y Estudio General
5.1.1. ESTUDIO PRELIMINAR
El motivo de este estudio es obtener un conocimiento general de la organizacin, de
sus principales caractersticas y del medio externo en que se desenvuelve.
5.1.1.1. Tcnicas a Utilizar para Realizar el Estudio.
a) Recopilacin y Revisin de Antecedentes.
Es la primera actividad que debe realizar el equipo de auditoria y est dirigida a
obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se
desenvuelve. (v/ formulario EI-1, Pg.112)
b) Entrevista con la Mxima Autoridad de la Empresa
Para esta tcnica deber planificarse la entrevista, dejando constancia de la
planificacin segn plan de entrevista, no debe de olvidarse la relacin
con las
107
Capitulo IV
d) Verificacin Ocular
Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos operativos, las instalaciones,
corroborar la existencia de bienes.
5.1.1.2. Objetivos del Trabajo
Estos deben ser considerados por el auditor en forma general y especfica de los
requerimientos de la administracin, ejemplo de estos objetivos son:
Establecer el grado en que la empresa de repuestos automotrices y sus
empleados han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que le han
sido asignados.
Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la Administracin en la
empresa de repuestos automotrices.
Revisar la economa, eficiencia y efectividad de operaciones y de los sistemas y
controles gerenciales.
Revisar el cumplimiento de leyes, reglamentos y otros requerimientos externos.
5.1.1.3. Alcance de Trabajo
El alcance del trabajo tendr que ser desarrollado de acuerdo a los procedimientos
aplicables a cada rea, as tambin como a los requerimientos de los Gerentes de las
reas de la empresa.
5.1.1.4. Asignacin de los Recursos para el Trabajo
Se establecern los recursos que sern utilizados para la realizacin de la misin de
Auditoria Interna de Gestin. (v/ formulario EI-4, Pg.121)
a) Recurso Humano:
Seleccionar y reclutar el personal idneo que cuente con los mritos, capacidades y
108
Capitulo IV
109
Capitulo IV
110
Capitulo IV
estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas. (v/ Formulario
EI-8, Pg.131 a 138)
Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre
las mismas, diseando un formulario de los problemas especficos encontrados en
cada rea crtica, ponderando cada uno de los problemas que ameriten examen.
111
Capitulo IV
Formulario EI-1
SI
NO
F. ____________________
Gerente General o Propietario
F.______________________
Auditor
112
Capitulo IV
Formulario EI-2 -1
Puntos a Considerar
Estados Financieros.
Presupuesto.
Formas de financiamiento.
10
Observaciones:
F. ____________________
Gerente de rea
F._____________________
Auditor
113
Capitulo IV
Formulario EI-2-2
Puntos a Considerar
Manual de procedimientos.
Control de operaciones.
Principales clientes.
10
11
12
13
14
Observaciones:
F. ____________________
F.__________________
Gerente de rea
Auditor
114
Capitulo IV
Formulario EI-2-3
Puntos a Considerar
Sistemas de seguridad.
9
10
11
Observaciones:
F. ____________________
F.______________________
Gerente de rea
Auditor
115
Capitulo IV
Formulario EI-2-4
Puntos a Considerar
2
3
10
Observaciones:
F. ____________________
Gerente de rea
F.______________________
Auditor
116
Capitulo IV
Formulario EI-2-5
Puntos a Considerar
Tratamiento de la incobrabilidad.
9
10
11
12
13
14
Observaciones:
F. ____________________
F.______________________
Gerente de rea
Auditor
117
Capitulo IV
Formulario EI-2-6
Puntos a Considerar
5
6
10
11
12
13
Observaciones:
F. ____________________
Gerente de rea
F.______________________
Auditor
118
Capitulo IV
Formulario EI-2-7
Puntos a Considerar
Procedimientos de reclutamiento, seleccin y contratacin.
Programas de capacitacin y adiestramiento.
Expedientes actualizados de la plantilla que componen cada rea de la
empresa.
Requerimientos escritos de los encargados de reas respecto al perfil
del personal que solicitan.
Las condiciones de trabajo en cada uno de los departamentos.
10
11
12
13
14
F.______________________
Auditor
119
Capitulo IV
Formulario EI-3
SI
NO
F. ____________________
Gerente de rea
F.______________________
Auditor
120
Capitulo IV
Formulario EI-4
Unidades
Programadas
Unidades
Utilizadas
Observaciones
Fecha
programada
Fecha Real
Observaciones
*Hs. Estudio:
- Gerente de auditoria
- Supervisor de la Auditoria
*Hs. Servicio de Apoyo:
- Auditores
-Asistentes
*Equipamiento informtico:
- Hs. mquina.
- Equipos.
*Prestaciones sociales ($):
- Pasajes
- Viticos
- Incentivos
*Insumos varios ($):
- Telefona
- Fax
- Fotocopias
- Etc.
*Otros
Programacin de Tiempos
*Inicio de Tareas:
(Planeacin)
*Ejecucin de la auditoria
( programas)
*Fin de tareas:
- Proyecto de informe
- Sntesis
Observaciones:
F. ____________________
Gerente de rea
F.____________________
Auditor
121
Capitulo IV
Formulario EI-5
Existencia
Descripcin
Funcionamiento
Observaciones:
F._________________
Gerente General
F.________________
Auditor
122
Capitulo IV
Formulario EI-6-1
A
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
E
F
I
C
A
C
I
A
Verificado
Indicadores
Si los excedentes
invertido.
se
han
Si es
adecuada la
experiencia
administrador de finanzas.
del
de
efectivo
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
123
Capitulo IV
Criterio
E
C
O
N
O
M
I
A
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
E
F
I
C
A
C
I
A
Verificado
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
124
Capitulo IV
Formulario EI-6-3
Indicadores
E
C
O
N
O
M
I
A
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
E
F
I
C
A
C
I
A
Verificado
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
125
Capitulo IV
Formulario EI-6-4
Indicadores
Si la adquisicin del equipo de computo fue
realizado por lo menos al precio promedio en el
mercado y si la calidad del mismo es la apropiada
as como si la cantidad es la requerida.
Que los programas sean los adecuados y tengan
estos la debida certificacin del productor.
Si el mantenimiento del equipo de computo en
forma individual, tiene razonabilidad con los
montos que se cancelan.
Que los servicios de capacitacin contratados no
sobrepasen a los del ao anterior, a menos que la
adquisicin de nuevos equipos o programas si lo
requiera.
E
C
O
N
O
M
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Verificado
E
F
I
C
A
C
I
A
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
126
Capitulo IV
Formulario EI-6-5
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
E
F
I
C
A
C
I
A
Verificado
Indicadores
tener
ser
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
127
Capitulo IV
Formulario 6-6
Indicadores
E
C
O
N
O
M
I
A
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Verificado
E
F
I
C
Existen polticas de seleccin de proveedores para las
A
compras de acuerdo a los manuales de la empresa.
C
I
A
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
128
Capitulo IV
Formulario 6-7
Indicadores
Si los servicios contratados de adiestramiento y
capacidad de personal son adecuados en relacin
con los resultados que se pretendieron obtener, a la
calidad apropiada y al monto pagado.
Que el pago de horas extraordinarias laboradas por
el personal estn debidamente sustentadas y no
excedan al monto previamente destinado para ello.
Numero de personas contratadas en relacin al
costo por remuneraciones a cancelar.
Si el nivel de gastos por sueldos administrativos es
menor al nivel de gastos de sueldos de los
empleados del departamento de ventas.
E
C
O
N
O
M
E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Verificado
E
F
I
C
A
C
I
A
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
129
Capitulo IV
Formulario EI-7
INFORMACION ESPECIFICA:
A. Principales rubros de ingreso y egresos y revisin comparativa con aos anteriores.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
B. Anlisis del negocio, considerando las actividades rentables y aquellas que requieren subsidios.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
NIVEL CRITICO
REA
CRITICA
PROBLEMAS ACTUALES Y
POTENCIALES
ALTO
MEDIO
BAJO
PONDERACION
Finanzas
Ventas
Inventarios
Informtica
Crditos y
cobros
Compras
Recurso
humanos
Observaciones:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
130
Capitulo IV
Formulario EI-8
PONDERACION
E
MB
Metas y Objetivos
Estructura Organizacional
Polticas y Procedimientos
Planeacin Estratgica
Controles de Gestin
Indicadores de Gestin
Controles Internos
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
131
Capitulo IV
Formulario EI-8-1
PONDERACION
MB
B
El capital de trabajo
Las inversiones
El financiamiento a corto y largo plazo
La planeacion financiera
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
132
Capitulo IV
Formulario EI-8-2
PONDERACION
E
MB
La estrategia comercial
La oferta de bienes y servicios
Canales de distribucin
Polticas de precios
Funcin publicitaria
La promocin de ventas
Capacidad de producir utilidades
Instalaciones
Canales de comunicacin
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
133
Capitulo IV
Formulario EI-8-3
PONDERACION
MB
B
M
Obsolescencia
Inversin en los inventarios
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
134
Capitulo IV
Formulario EI-8-4
PONDERACION
MB
B
M
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
135
Capitulo IV
Formulario EI-8-5
PONDERACION
MB
B
M
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
136
Capitulo IV
Formulario EI-8-6
PONDERACION
E
MB
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
137
Capitulo IV
Formulario EI-8-7
PONDERACION
MB
B
M
Adecuado personal
La productividad
El clima laboral
Las polticas de promocin de incentivos
Las polticas de seleccin, formacin diseo de
tareas y puestos de trabajo
Adiestramiento del personal
Canales de comunicacin
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:
Elaboro:________________
Reviso:__________________ Autorizo:________________
138
Capitulo IV
5.2. ETAPA II
TITULO O ENCABEZADO
DE LOS PROGRAMAS
PROGRAMAS
DE
AUDITORIA
ESTRUCTURA DE LOS
PROGRAMAS
OBJETIVOS GENERALES
DE LOS PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA
A
REQUERIMIENTOS DE
CALIDAD DE LOS
PAPELES DE TRABAJO
P
A
EJECUCION
DE LA
AUDITORIA
ORGANIZACION DE
PAPELES DE TRABAJO
I
I
Hoja de Trabajo
Cedulas
Observacin, Justificacin o
Certificacin Extendida por la
Empresa Examinada
139
Capitulo IV
Sub rea
rea de
rea
rea de
rea de
rea de
Crditos y
de
Recursos
Financiera
Ventas
Inventarios
Informtica
cobros
Compras
Humanos
140
Capitulo IV
2. Promover la eficiencia
141
Capitulo IV
La
extensin
o
alcance
procedimientos de verificacin
de
los
142
Capitulo IV
143
Capitulo IV
P
E
R
M
A
N
E
N
T
E
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
Planeacin de la auditoria
AA- Presupuesto de auditoria
BB- Equipo de auditoria
CC- Planificacin global de recursos
DD- Plan de entrevistas
EE- reas criticas definidas
FF- Objetivos de auditoria
GG- Programas de auditoria
A
R
C
H
I
V
O
A
R
C
H
I
V
O
102030405060708090100-
144
Capitulo IV
145
Capitulo IV
Hoja de Trabajo.
PTS - 1
Inicio
Terminacin
Suspensin
Cancelacin
Hoja de Trabajo
Reinicio
Terminacin
rea : _______________________
No.
Actividad
Responsable
Duracin
Semana
Mes
Observaciones:
146
Capitulo IV
Fecha :__________________
Fecha:___________________
Fecha:__________________
Respuestas
basadas
Observacin o Cdula
No
en:
Preguntas,
N/a
147
Capitulo IV
PTS 2-2
Empresa de Repuestos Automotrices X
INFORMATICA
Cuestionario de Control Interno
Objetivo: Evaluar la existencia de los manuales de usuario de cada modulo.
Elaborado por:___________________
Revisado por: ____________________
Autorizado por :__________________
Aspectos a considerar en el Control Interno
Fecha:__________________
Fecha:__________________
Fecha :__________________
S
No
N/A
148
Capitulo IV
PTS 2-3
Empresa de Repuesto Automotrices X
CREDITOS Y COBROS
Cuestionario de Control Interno
Objetivo: Verificar el cumplimiento de las polticas de Crditos existentes y la recuperacin de estos.
Elaborado por:___________________
Revisado por:____________________
Autorizado por :__________________
Aspectos a considerar en el Control Interno
Fecha :__________________
Fecha:___________________
Fecha:___________________
S
No
N/A
Respuestas basadas
Observacin o Cdula
en:
Preguntas,
149
Capitulo IV
PTS 2-4
Fecha: ____________________
Fecha:____________________
Fecha : ___________________
Si
No
N/A
en
150
Capitulo IV
PTS 2-5
Empresa de Repuestos Automotrices X
RECURSOS HUMANOS
Cuestionario de Control Interno
Objetivo: Verificar el proceso de seleccin y reclutamiento de Personal
Elaborado por:___________________
Fecha :__________________
Revisado por:____________________
Fecha:___________________
Autorizado por :__________________
Fecha :__________________
Respuestas basadas en: Preguntas,
Aspectos a considerar en el Control Interno
No
N/A
Observacin o Cdula
son
151
Capitulo IV
Programas de Auditoria.
PTS 3-1
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
Ref.
Hecho por
Rotacin
Capital
Empleado
Liquidez
Corriente
Prueba
cida
Rotacin
bienes
de cambio
Ventas
AF+CTN
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Activo Circulante-Inventario
Pasivo Circulante
Costo de Ventas
Bienes de Cambio
152
Capitulo IV
ndice de Endeudamiento:
Deuda Total
Deuda Total
Patrimonio
Activo
Patrimonio-Pasivo LP
Activo Fijo
153
Capitulo IV
PTS 3-2
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
rea de Ventas
Periodo Examinado:_______________________
Objetivos: Determinar si la gerencia de ventas tiene la capacidad de cumplir con las metas de ventas
y producir ganancias, adems de satisfacer las demandas de los clientes, mantenerse informado
sobre el medio externo y mantener a los vendedores suficientemente motivados para alcanzar las
metas establecidas
Procedimientos
Ref.
Hecho por
1. Obtener o elaborar una grafica de los procedimientos utilizados
para el desarrollo de las operaciones, desde que se coloca
hasta que se hace la entrega del producto.
2. Obtener copia de los formularios utilizados en los
procedimientos descritos anteriormente.
3. Investigar sobre las metas y objetivos de corto y largo plazo
para la comercializacin de los productos.
4. Evaluar la eficacia obtenida de los procedimientos establecidos
por la empresa, segn el punto anterior.
5. Investigar sobre los siguientes aspectos:
9 Tipos de productos que se ofrecen
9 Caractersticas de los clientes
9 Mercados geogrficos que la entidad abastece y la
participacin en los mismos ( Nacional, regional e
internacional)
9 Naturaleza y localizacin de los centros de
distribucin, volmenes y capacidades de distribucin
9 Investigar la participacin competitiva en los mercados
(No. De competidores, % de participacin).
6. Determinar los siguientes ndices:
ndice de Rendimiento:
Ao Actual x 100
___________________
Ao Anterior
ndice de Rentabilidad:
Ventas
_________________
No. De Empleados
Ventas
_________________
No. De Sucursales
Utilidad
_________________
No. De Empleados
154
Capitulo IV
Ventas
____________________
Activo Total
Ventas / gastos de publicidad
Ventas por empleado
Ventas / costos directos de ventas
Cerciorarse si la entidad desarrolla un plan estratgico de
comercializacin, el periodo que cubre y la frecuencia con que
se actualiza. (Mensual, trimestral, etc.)
8. Describir las polticas de la empresa para los aspectos
siguientes:
9 Servicios a clientes
9 Precios, crditos y entrega
9 Ventas promociones y publicidad
9 Distribucin, Transporte y almacenaje
Verificar la eficacia de ella y si son acordes a la Posicin
competitiva de la empresa en el mercado.
9. Determina que el plan estratgico de largo plazo de
comercializacin, considera aspectos como:
9 El equilibrio de ofertas y demandas
9 Las estrategias de precios a corto y a largo plazo
9 El anlisis de clientes
9 El tipo y nivel de actividades publicitarias y promocionales
9 El manejo o administracin de la fuerza de ventas, y
9 Los vnculos con los planes de finanzas y recursos humanos
10. Verificar si se prepara los siguientes controles de gestin:
9 Volmenes de Venta ( Por ejemplo, por pedidos, por producto,
por mercados, clientes, regin etc.)
9 Participaciones en el mercado ( Por producto etc.)
9 Rentabilidad de los productos
9 Satisfaccin de los clientes ( Por ejemplo, devoluciones,
quejas etc.)
9 Cambios estacionarios del volumen de ventas
9 Porcentajes de pedidos enviados puntualmente
9 Cantidad de pedidos atrasados y el tiempo de los mismos
11. Indicar la informacin disponible para monitorear las
actividades de comercializacin
12. Verificar si son capacitados adecuadamente los vendedores y
en forma constante
13. Indagar si mantienen informados a los vendedores sobre los
inventarios de mercancas perecederas que necesitan ser
vendidas antes que se deterioren y pierdan su valor, adems,
de aquellos inventarios que existen en exceso, obsoletos, etc.
14. Verificar si existe un adecuada supervisin de ventas en el
campo y controlar dichas operaciones.
15. Analizar si se encuentran bien distribuidas las instalaciones
para proporcionar eficiencia en las ventas y si existen cuellos
de botellas en las operaciones.
9
9
9
7.
155
Capitulo IV
PTS 3-3
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
rea de Inventarios
Periodo Examinado:________________________
Objetivos: Verificar si se mantienen niveles ptimos de inventario, as como la forma de protegerse
contra inventario obsoletos, y la minimizacin que hace la gerencia para las inversiones de
inventario.
Procedimientos
1. Obtener y elaborar una grafica de los procedimientos utilizados
para el desarrollo de las operaciones de control de existencias,
que va desde la recepcin y almacenaje de mercadera hasta
la preparacin y entrega de pedido.
2. Obtener copia de los formularios utilizados
procedimientos detallados anteriormente.
para
Ref.
Hecho por
los
156
Capitulo IV
157
Capitulo IV
PTS 3-4
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
rea de Informtica
Periodo Examinado:________________________
Objetivo: Determinar si la gerencia mantiene niveles de control sobre las operaciones en los
sistemas electrnicos de datos.
Procedimientos
1. Investigar si existen manuales de usuarios que identifiquen
adecuadamente los niveles de acceso.
2. Investigar si los programas son susceptibles de modificacin y
si permitirn ser utilizados en futuras adquisiciones de equipo.
3. Indagar si existen procedimientos encaminados a proteger
archivos y programas, de la divulgacin o uso no autorizados.
4. Indagar sobre la existencia de cdigos de identificacin del
usuario y verifique las actividades que pueden realizarse con
ellos.
5. averiguar sobre las polticas de la organizacin en materia del
tiempo de mantenimiento de archivos y registros magnticos
contables y financieros.
6. Verificar si existen claves de clasificacin de datos para
acceder a la informacin que esta en los archivos y registros.
7. Identificar y verificar que los programas garanticen adecuados
niveles de acceso operativos, gerenciales y directivos.
8. Verificar la eficacia de los procedimientos descritos
anteriormente.
9. Averiguar sobre el lugar de almacenamiento y el ordenamiento
fsico de los archivos y registros magnticos.
10. Verificar que los programas brinden adecuadamente los
servicios que deben proporcionar.
11. Cerciorarse si existen programas de mantenimiento preventivo
individual del equipo de cmputo y si hay razonabilidad en los
costos.
12. Verificar si tiene la gerencia planes para la computarizacin de
las reas de:
9 Ventas
9 Crditos y Cobros
9 Personal
9 Inventarios, etc.
13. Calcular los siguientes indicadores de gestin:
9 Promedio de antigedad de los equipos.
9 Tiempo promedio por usuario.
9 Porcentaje de automatizacin de la empresa.
9 Capacitacin por hora hombre de un periodo.
Ref.
Hecho por
158
Capitulo IV
PTS 3-5
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
(Form. EI-7)
159
Capitulo IV
PTS 3-6
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
rea de Compras
Autorizo:
Periodo Examinado:________________________
Diagnostico General
Objetivo: Asegurar que todas las compras efectuadas responden a necesidades de inventarios o
gastos propios y necesarios para mantener la operatividad de la empresa.
Procedimientos
Ref.
Hecho por
1. Obtener o elaborar una grafica de los procedimientos utilizados para
la realizacin de las compras, o verifique si existe un manual de
procedimientos de compras.
2. Obtener copia de los formularios utilizados para los procedimientos
detallados anteriormente.
3. Indagar si existen metas, objetivos y polticas definidos para este
departamento.
4. Verificar si son transmitidas claramente las metas, objetivos y polticas
al personal involucrado en el rea de compras.
5. Verificar si es examinada con regularidad la gestin de compras de
acuerdo a las metas, objetivos y polticas previamente establecidos.
6. Estudiar las polticas respecto a la seleccin de los proveedores. (se
piden varias cotizaciones, se observa la calidad del producto, precios,
etc.).
7. Evaluar la eficacia de los procedimientos utilizados en esta rea.
8. Verificar los siguientes indicadores: Tendencia de los costos de las
mercancas y Rotacin de cuentas por pagar
_Compras anuales al crdito__
Promedio de ctas. por pagar
9. Analizar si se han aprovechado las oportunidades especiales que
bajaran los costos de las compras.
10. Indagar si se llevan controles de las mercancas que mas cantidades
se han comprado y que tanto se han aprovechado descuentos de los
proveedores por dichas compras.
11. Investigar la ubicacin geogrfica de los distintos proveedores y
determine o estime los costos de transporte de la mercadera.
12. Verificar si existen controles entre los pedidos y la recepcin.
13. Averiguar si se revisan las condiciones de pago al proveedor para
asegurar que se toma la opcin mas econmica entre descuentos en
efectivo y crditos mas largos.
14. Indagar si se mantienen registros que muestren la cantidad de
pedidos colocados con cada proveedor y el volumen de descuentos
obtenidos.
15. Realizar las sugerencias que serian necesarias para mejorar esta
rea.
16. Verificar si la empresa posee equipo que requiera mantenimiento y
establezca lo siguiente:
17. Es razonable el costo de mantenimiento de dichos equipos, existen
programas de mantenimiento preventivo, necesidades de reemplazo,
Control de mantenimiento individual del equipo, Ratio entre el tiempo
de paro por mantenimiento y el tiempo en que opera el equipo,
Verifique los costos acumulados por mantenimiento individual y su
costo de reemplazo.
Hecho por: Grupo Tesis
160
Capitulo IV
PTS 3-7
Empresa de Repuestos Automotrices X
Programa de Auditoria Interna de Gestin
Elaboro:
Reviso:
Periodo Examinado:________________________
Objetivo: Determinar si la empresa cuenta con el personal adecuado y entrenado para realizar las
operaciones, as como la motivacin adecuada para cumplir con las metas de la organizacin.
Procedimientos
Ref.
Hecho por
1. Verificar que existan del personal, expedientes individuales que
incluyen los siguientes elementos: solicitud, currculo, historia
clnica, tiempos de enfermedad, autorizaciones aumentos de
salarios, y pagos de vacaciones y otras prestaciones laborales.
2. Verificar si existen manuales de descripcin de cada puesto para el
personal y si se estn cumpliendo dichos linimientos.
3. Investigar los procedimientos efectuados para la seleccin de
personal y evaluar: Si los exmenes son adecuados al tipo de
puesto a desempear y si las personas se seleccionan de acuerdo a
las exigencias del puesto.
4. Determinar si los empleados asignados a cada puesto de trabajo
son competentes en sus labores (para ello revise expedientes del
personal y haga indagaciones).
5. Indagar si se realizan en forma peridica evaluaciones del personal
con el propsito de: Mejorar el desempeo laboral. Determinar sus
remuneraciones y efectuar las promociones.
6. Cerciorarse si la empresa cuenta con programas de adiestramiento
de personal y que tan adecuado es el nivel de entrenamiento.
7. Investigar si existen polticas de estimulacin al personal por
rendimiento.
8. Indagar el grado de comunicacin que existe hacia niveles
superiores o inferiores.
9. Verificar si es alta la rotacin del personal e indique las causas de
dicho aspecto.
10. Determinar la distribucin porcentual del personal entre los
diferentes departamentos de la organizacin y efectu sus
comentarios sobre dicha distribucin.
11. Determinar si hay fluctuaciones estacionales en el nmero de
empleados y determinar sus causas.
12. Estudiar la participacin de los costos de personal en el costo de
venta y en los gastos de operacin totales de la empresa, concluya
sobre dicha revisin.
13. Comentar los siguientes indicadores de personal para monitorear la
gestin de la funcin de recursos humanos: Ausentismos No. de
empleados, permisos No. de empleados,
Traslados
No.
Empleados, Incapacidades No. Empleados
14. Verificar si existen controles del tiempo extra de los empleados,
para que este no resulte excesivo.
15. Determinar la antigedad promedio del personal y concluya sobre
dicha labor. Y un adecuado programa de vacaciones anuales de
empleados.
16. Concluya sobre el trabajo realizado y efectu las sugerencias
necesarias.
Hecho por: Grupo Tesis
161
Capitulo IV
Cedulas.
PTS 4-1
Multiplicacin Verificada
Divisin o Porcentaje verificado
*
u
Nota: El Personal de la unidad de Auditoria Interna est obligado a utilizar exclusivamente las marcas
de auditoria que se mencionan a continuacin. Las marcas debern anotarse invariablemente con lpiz
rojo y azul en su caso.
El uso de las marcas constituye una prctica que genera tiempo productivo. Adems de las marcas
antes especificadas, auditoria puede utilizar marcas personales, esta cedula se ubica al final del legajo
de papeles de trabajo y consta de 14 columnas.
162
Capitulo IV
PTS 4-2
Fecha
Herramienta de Diagnostico
Cedula de Reporte de Avance Semanal
Pagina
rea : _______________________
Ref. PTS:_______
Ref. a :_________
Etapa :______________________
Actividades
Lunes
Martes
Pagina
De
Sustituye a
De
Responsable:_________________
Mircoles
Jueves
Viernes
Numero de Horas:
OBSERVACIONES:
Elaboro:
Reviso:
163
Capitulo IV
PTS 4-3
Fecha
Pagina
De
Sustituye a
Pagina
Ref. PTS:_______
Ref. a :_________
Etapa :______________________
No.
Hallazgo
De
No.____
Responsable:_________________
Evidencia
Observaciones
OBSERVACIONES:
Elaboro:
Reviso:
164
Capitulo IV
PTS 4-4
Fecha:
Numero de Hoja:
Responsable. _________________
Funcin: _____________________
Propuestas
OBSERVACIONES:
Elaboro:
Reviso:
165
Capitulo IV
PTS 4-5
Fecha
Pagina
De
Sustituye a
Aspectos Relevantes
Pagina
De
Comentarios Recibidos
OBSERVACIONES:
Elaboro:
Reviso:
166
Capitulo IV
PTS 4-6
Fecha:
Numero de Hoja:
Ref. Pts.: __________________
Ref. a.: ____________________
Personal Entrevistado
No.
Elaboro:
NOMBRE
CARGO
Reviso:
Autorizo:
167
Capitulo IV
PTS 4-7
Fecha:
Numero de Hoja:
Ref. Pts.: __________________
Ref. a.: ____________________
Hecho por:
Supervisado por:
168
Capitulo IV
PTS 4-8
Hecho por:
Fecha:
Numero de Hoja:
Ref. Pts.: __________________
Ref. a.: ____________________
Fecha de Recibido
Supervisado por:
169
Capitulo IV
PTS 4-9
Fecha:
Numero de Hoja:
Ref. Pts.: __________________
Ref. a.: ____________________
Periodo Auditado:
Desarrollo de Hallazgos
HALLAZGOS :
CONDICION:
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
RECOMENDACIN:
OPINION:
OBSERVACIONES:
Hecho por:
Supervisado por:
170
Capitulo IV
PTS 4-10
Fecha:
Numero de Hoja:
Ref. Pts.: __________________
Ref. a.: ____________________
Grado de Cumplimiento
Observaciones:
Fecha: _________
Fecha: _________
171
Capitulo IV
Unidad de
Auditoria
PARA
CC
DE
ASUNTO
Ref.
Fecha
MEMORANDUM
Introduccin
Objetivos
Alcance de la evaluacin
tems Evaluados
Anlisis
Resultado
Conclusiones
Recomendaciones
Firma
172
Capitulo IV
reporte detallado de las compras efectuadas con su cuanta y valor, que muestren
sus registros al __ de _________200X.
La informacin solicitada es de suma importancia para que la Unidad de Auditoria
Interna pueda concluir con su revisin, por lo que mucho les agradeceremos su pronta
respuesta.
Agradeciendo la atencin que se sirva prestar a la presente, quedamos de ustedes
sus atentos y seguros servidores
Repuestos Automotrices X
Hecho por: Grupo Tesis
173
Capitulo IV
Requerimientos de los
Informes de Gestin
Elaboracin del
Informe
Desarrollo de Conclusiones
y Recomendaciones
Anlisis e Incorporacin de
Recomendaciones
Presentacin de Informes
Gerenciales
Seguimiento de los
Informes
174
Capitulo IV
Objetivos, alcance
y metodologa de
la Auditoria
Cuerpo del
Informe
Conclusiones y
recomendaciones
Presentacin
El nombre de la empresa
El periodo que comprende el estudio.
Tipo de auditoria o examen practicado.
Numero de informe.
Responsable(s) de haber efectuado el estudio.
Se detallan cuales son los resultados que se esperan obtener
con la realizacin de la auditoria.
El enfoque y orientacin del estudio.
El alcance de la auditoria y las principales reas sujetas al
examen.
Breve descripcin de aspectos generales de la empresa
Detalle de los principales mtodos utilizados para el desarrollo
del examen.
Determinacin especifica de las reas crticas detectadas y de
todos aquellos aspectos de relevancia que se hayan encontrado
en el desarrollo del estudio.
Detalle o descripcin de la evaluacin practicada a los niveles
gerenciales y administrativos de la empresa.
Deber hacerse mencin de todos aquellos aspectos positivos
detectados en el estudio y que puedan ayudar a alcanzar los
objetivos propuestos por la empresa.
Del informe el auditor podr concluir sobre el examen practicado
y mediante una recapitulacin de los aspectos sobresalientes
orientara a los Gerentes sobre las alternativas de solucin mas
razonables, para contrarrestar todas aquellas situaciones
negativas o problemticas detectadas en cada una de las reas;
adems el auditor
podr en todo momento proponer
modificaciones a los procedimientos y procesos al interior de la
entidad, siempre y cuando estos beneficien y logren fomentar la
eficiencia y eficacia en la obtencin de los objetivos propuestos.
Depender de los requerimientos de la empresa, pero se
recomienda como norma, considerar los patrones establecidos
para los informes de auditoria de estados financieros y en
cuanto al plazo para su presentacin, es recomendable
presentarlo a mas tardar quince das despus de concluido el
estudio, tomando en cuenta que dicho informe es de vital
importancia para efectuar las medidas correctivas pertinentes a
deficiencias encontradas dentro del menor plazo de tiempo.
175
Capitulo IV
de auditoria, no
Capitulo IV
177
Capitulo IV
178
Capitulo IV
Recomendacin cumplida
Recomendacin en proceso
Recomendacin no cumplida
5.3.6. Finalizacin del Informe
Mientras el informe este en carcter de borrador, ser nicamente de uso restringido,
es decir que solo tendr acceso las partes involucradas en la auditoria interna de
gestin. Desapareciendo esa censura o restriccin hasta que el informe sea
terminado y se halla comunicado as el informe final de auditoria.
El informe final estar terminado cuando el jefe de equipo y su grupo de auditores
hayan recibi y analizado los comentarios y evidencias documental enviada por la
empresa, debiendo incorporar en los papeles de trabajo como en el informe final o
definitivo en el cual se indicara el grado de cumplimiento del mismo
El supervisor revisara y analizara el informe y de manera escrita comunicara al jefe de
equipo sus observaciones y comentarios, quien deber hacer las correcciones
necesarias para luego remitir el informe al gerente.
5.3.6.1. Presentacin Final del Informe a la Empresa
Cuando el borrador del informe ha pasado por el supervisor, comit de auditoria y
director o gerente, y hechas las observaciones formuladas por cada una de ellas se
procede a la presentacin del informe final de auditoria. El cual ser distribuido a la
gerencia o propietario de la empresa y archivo de auditoria Interna.
5.3.6.2. Seguimientos de los Informes
Definimos el seguimiento como una evaluacin continua o peridica que se debe
dar a las conclusiones y recomendaciones hechas a cada rea, a la eficacia del
179
Capitulo IV
180
Capitulo IV
181
Capitulo IV
1. Introduccin
El presente informe de Examen de Auditoria Interna de Gestin, contiene un conocimiento mas
profundo sobre las actividades realizadas
documentacin analizada, est enfocada a verificar que las compras se deriven de necesidades
reales, que estn de conformidad a lo establecido al efectuar contratacin de la compra y a la vez
hayan sido recibido por la empresa de repuestos x. y que siendo utilizados para el rea que fueron
destinados.
Por tal razn se visitaron la totalidad de las reas operativas, teniendo para ello que apoyarse en
herramientas o instrumentos tales como encuestas, hoja de cotejo y revisin de ocular.
2. Objetivo
9
Constatar que las compras efectuadas estn de conformidad a los aspectos legales y los
trminos de economa, eficiencia y eficacia
3. Alcance
Se enmarca en la revisin que se efectuara en la contratacin de la compra
4. Limitantes
Internas: Falta de apoyo logstico.
automotrices todas la colaboracin, solicitada para el desarrollo de la auditoria, por la cual no existen
limitantes externas que podamos mencionar.
5. Resultado
Las contrataciones efectuadas por la empresa de repuestos automotrices en concepto de servicios
profesionales no son garantizadas.
6. Recomendaciones
Al seor Gerente del
rea
182
Capitulo IV
San Salvador,
de
de 20XX
183
Capitulo IV
San Salvador,
de
de 20XX
F. _________________________
Responsable del examen
184
Capitulo IV
5.4. ETAPA IV
Recopilacin y
Revisin de la
Empresa
Planificacin
Global de los
Recursos
Evaluacin
Global de la
Empresa
reas
Criticas
Contralor de Cuentas de Inversin
Facturacin
Cotizacin Pedidos, Precios
Ventas
Inventario
Informtica
Crditos Y
cobros
TOMA
DE
DECISIONES
Problemas
Especficos
Finanzas
Clasificacin de clientes y
recuperacin de crditos
Diagnostico
General
Programas
de
Auditoria
Elaboracin
del Informe
Presentacin
del Informe
Compras
Recursos
Humanos
Seguimiento
del Informe
OPTIMIZACION
185
Capitulo IV
Formulario EIV-1
INDICADORES
9
DEFINIR EL
PROBLEMA
9
DIAGNOSTICAR LAS
CAUSAS
GEOGRAFICOS
QUE
LA
ENTIDAD ABASTECE
9
PARTICIPACION
COMPETITIVA
EN
LOS
MERCADOS
9
ALTERNATIVAS DE
SOLUCION
ADQUISICION
DE
NUEVO
EQUIPO
DE
PTS:
DE DIFICIL ACCESO
PROGRAMA
CEDULA
PRODUCTOS
RELEVANTES
POLITICAS DE PRECIOS
9
ES
LA
ALTERNATIVA
UNA
SOLUCION
FLUJO DE EFECTIVO
IMPLEMENTACION Y
SEGUIMIENTO DE
REGISTRO
ESTADO DE RESULTADO
RECURSOS
EL
BALANCE GENERAL
SELECCIONAR LA
PARA
ADQUIRIR
INTERNA
DE
DE
ASPECTOS
SATISFACTORIA?
AUDITORIA
ALTERNATIVAS Y
MEJOR
DE
GESTION
ES FACTIBLE LA ALTERNATIVA?
EVALUAR
ESTADO
DE
CAMBIOS
EN
EL
PATRIMONIO
9
PESUPUESTOS
INFORME DE GESTION
ASIGNARSE
LA TOMA DE
FORMULAR
PRESUPUESTOS
DECISONES
HAN DETERMINADO
9
186
Capitulo IV
187
Capitulo IV
6.1.4 Presupuesto
Actividades
Capital Asignado
$ 800.00
Recurso Humano
Auditor
Asistente
Honorarios de Capacitacin ( 20 horas )
Recursos Financieros
Papelera
Reproducciones
Imprevistos
$ 200.00
$ 1,800.00
$ 500.00
$ 1,000.00
$ 300.00
_________
TOTAL
$ 2.800.00
NOTA: Sistema de Evaluacin y Control, se elaboran reportes gerenciales mensuales que permiten medir el cumplimiento de las
metas programadas en el presente plan.
6.1.5 Ejecucin
En esta fase se har la asignacin de las actividades en cada una de las etapas de
una misin de auditoria, a travs de un flujo grama, con el objetivo de facilitar la
comprensin, y obtener mejores resultados de acuerdo con los recursos que cuenta
el departamento de auditoria interna.
6.1.6 Cronograma de Actividades
Modelo de Auditoria Interna de Gestin
Etapas o Actividades
SEMANAS
1
10
11
12
188
Capitulo IV
6.1.7. Control
Al momento de realizar el trabajo de auditoria se debe ejercer el monitoreo en las
reas claves, lo que permitir que las acciones se ejecuten mejor.
Las reas claves que se deben controlar son: Finanzas, inventarios, ventas, recursos
humanos, crditos y cobros, informtica y compras.
189