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“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

INFORME Nº 0034 – 2016-CG/UGEL - A

INDICE
I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
1. ORIGEN DEL EXAMEN. ......................................................................................... 3
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN. ................................................... 3
4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD: ...................................... 5
DESARROLLO DE LA AUDITORIA ....................................................................................... 12
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................. 12
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS ...................................................................................... 17
OBSERVACIONES ............................................................................................................... 17
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 18

EXAMEN DE AUDITORIA A LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE ANDAHUAYLAS AL AREA DE


“ALMACEN” DEL PERIODO 01 DE JULIO AL 26 DE JULIO DEL 2016.
INFORME Nº 0034 – 2016-CG/UGEL - A

INFORME Nº 0034-2016-CG/UGEL - A

En cumplimiento de programa de auditorías vigencia 2016 el cual


establece como objetivo: “Realizar el examen sistemático, objetico e
independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de la Municipalidad Provincial de Andahuaylas, para
contribuir a la mejora del sistema de gestión de la entidad y prestar
apoyo a la Alta Dirección para la toma de decisiones”, se auditó
almacén dependiente del proceso Gestión Administrativa.

I. INTRODUCCIÓN

1. ORIGEN DEL EXAMEN.

El examen al área de almacén realizado por la Oficina de Control


Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local
Andahuaylas, se realiza a causa de una manifestación de
incomodidad por parte de las diferentes áreas de la referida
institución y detallan que el área de almacén no está atendiendo
los pedidos en el tiempo requerido.
Este examen tiene por finalidad de contribuir a la mejora de la
eficacia del área de almacén incluyendo el Manejo de almacén,
ingreso de bienes y elementos, Manejo y control de inventarios,
control de egresos y/o traslado de bienes.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN.


2.1 Naturaleza
Dicha auditoria tiene la naturaleza de un examen
Administrativo de la Oficina de Control Institucional.
2.2 Objetivo General
Verificar la correcta administración de los bienes
ubicados en el almacén de la entidad.
2.3 Objetivos Específicos

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 Verificar el cumplimiento del Objetivo del


procedimiento de manejo y control de
inventarios.
 Verificar en el procedimiento manejo de
almacén ingreso y egreso de bienes y
elementos.

3. ALCANCE DEL EXAMEN


Realizar seguimiento al área verificando los procedimientos y
actividades, relacionados en los objetivos específicos que
aplican a la gestión administrativa y gestión operativa,
establecer el cumplimiento de los procedimientos, revisión
seguimiento al plan de mejoramiento y elaboración del informe
final.
La auditoría se realizó en la Unidad de Gestión Educativa
Local de Andahuaylas:
a) Periodo examinado:
El examen fue realizado el 01 de julio del 2016 al 26 de
julio del 2016.
b) Área examinada:
b.1 Almacén.
c) Ámbito Geográfico:
La UGEL de Andahuaylas se encuentra ubicado en el
distrito de Talavera, en la Comunidad de Chihuampata, en
la Av. Perú S/N
d) Normas Técnicas que Orientan el Examen:
El examen se efectuará en fiel cumplimiento de las
Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), Normas
Generalmente Aceptadas (NAGAS), Manual de Auditoria
Gubernamental (MAGU), Normas Internacionales de
Auditoria (NIAS).
e) Criterios de Auditoria:
 Manual de Procesos y Procedimientos.
 Informe Rendición de Cuentas 2015.

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 Informe Mensual de Gestión.


 Plan de Mejoramiento del Proceso.

f) Método de Auditoria:
 Revisión Documental.
 Entrevistas.
 Visita de campo.
 Muestreo.
 Observación.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD:


a) Norma de Creación

Por D.S. Nro. 12-86-ED. se crearon las Unidades de


Servicios Educativos, como órganos desconcentrados del
Ministerio de Educación en sustitución de las Direcciones
Zonales de Educación y Supervisiones Educativas, dentro
del marco de desburocratización y descentralización de la
administración pública, impulsando el desarrollo nacional,
reglamentándose por R.M. Nro. 248-87-ED.
Por Decreto Supremo Nro. 015-2002-ED aprueban el
Reglamento de Organización y Funciones de las
Direcciones Regionales de Educación y de las Unidades de
Gestión Educativa, con lo que la Unidad de Servicios
Educativos de Andahuaylas pasa a tener la denominación
de Unidad de Gestión Educativa Local de Andahuaylas.
La Unidad de Gestión Educativa Local de Andahuaylas fue
creada mediante la R.M. Nro. 247-87-ED y R.S. Nro. 205-
2002-ED. como organismo conductor del servicio educativo
en la región, la UGEL Andahuaylas data su presencia desde
el año 1987, como tal, anteriormente tuvo otras
denominaciones:
 Inspección Provincial de Educación.
 Supervisión Provincial de Educación.

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 Núcleo Educativo Comunal 02.


 Unidad de Servicios Educativos.
 Dirección Sub Regional de Educación Chanka VI.
 Dirección Sub Regional de Educación Chanka
Andahuaylas.
 Unidad de Gestión Educativa Local de Andahuaylas.
b) Naturaleza y Finalidad de la Entidad

La Dirección de la Unidad de Gestión Educativa Local de


Andahuaylas constituye un organismo intermedio entre el
Ministerio de Educación y la comunidad educativa,
canalizando la organización y funcionamiento educativo de
la siguiente manera:
 Una (01) Unidad Ejecutora: Unidad de Gestión
Educativa Local Andahuaylas con autonomía
técnica, pedagógica y administrativa.
 Seis (06) Unidades de Costeo: Andahuaylas,
Talavera, San Jerónimo, Andarapa, Huancaray y
Pampachiri.
 Ciento setenta y nueve (179) Instituciones
Educativas Iniciales.
 Doscientos cuatro (204) Instituciones Educativas
Primarias.
 Sesenta y siete (67) Instituciones Educativas
Secundarias.
 Dos (02) Centros Educativos a Distancia.
 Tres (03) Centros Educación básica Alternativa
Primaria de Adultos.
 Cuatro (04) Centros Educación básica Alternativa
Secundaria de Adultos.
 Tres (03) Centros Educativos de Educación Básica
Especial (EBE).
 Cinco (05) Centros Educativos Técnico Productivos
(CETPRO).

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 Un (01) Instituto Superior Pedagógico Público.


 Un (01) Instituto Superior Tecnológico.
 Treinta y cuatro (34) Centros Educativos no Estatales
de Nivel Inicial, Primaria, Secundaria y Superior.
c) Funciones

Contribuir a la formulación de la política educativa local,


regional y nacional.
Diseñar, ejecutar y evaluar el Proyecto Educativo de su
jurisdicción en concordancia con los Proyectos Educativos
Regionales y Nacionales y con el aporte en lo que
corresponda, de los gobiernos locales.
a) Regular y Supervisar las actividades y servicios que
brindan las instituciones Educativas, preservando su
autonomía institucional.
b) Asesorar la gestión pedagógica, institucional y
administrativa de las Instituciones Educativas bajo su
jurisdicción, fortaleciendo su autonomía institucional.
c) Prestar apoyo administrativo y logístico a las
Instituciones Educativas públicas de su jurisdicción.
d) Asesorar en la formulación, ejecución y evaluación del
presupuesto anual de las Instituciones Educativas.
e) Conducir el proceso de evaluación y de ingreso del
personal docente y administrativo, así mismo
desarrollar acciones de personal, atendiendo los
requerimientos de la Institución Educativa, en
coordinación con la Dirección Regional de Educación.
f) Promover la formación y funcionamiento de Redes
Educativas, como forma de cooperación entre
Instituciones Educativas de su jurisdicción, las cuales
establecen alianzas estratégicas con instituciones
especializadas de la comunidad.
g) Apoyar el desarrollo y la adaptación de nuevas
tecnologías de la comunicación y de la información

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para conseguir el mejoramiento del sistema educativo


con una orientación intersectorial.
h) Promover y ejecutar estrategias y programas efectivos
de alfabetización, de acuerdo a las características
socio–culturales y lingüísticas de la localidad.
i) Impulsar la actividad del Consejo Participativo Local
de Educación, a fin de generar acuerdos y promover
la vigilancia ciudadana.
j) Formular, ejecutar y evaluar su presupuesto, en
atención a las necesidades de las Instituciones
Educativas, así como gestionar su financiamiento
local, regional y nacional.
k) Determinar las necesidades de infraestructura y
equipamiento, así como participar en su construcción
y mantenimiento, en coordinación y con el apoyo del
Gobierno Local y Regional.
l) Promover y apoyar la diversificación de los currículos
de las Instituciones Educativas en su jurisdicción.
m) Promover centros culturales, bibliotecas, teatros
y talleres de arte, así como el deporte y la recreación,
así como brindar apoyo sobre la materia a los
Gobiernos Locales que lo requieran. Esta acción se
realiza en coordinación con los Organismos Públicos
Descentralizados de su zona.
n) Identificar las necesidades de capacitación del
personal docente y administrativo y desarrollar
programas de capacitación, así como brindar
facilidades para la superación profesional.
o) Formular proyectos para el desarrollo educativo local
y gestionarlos ante instituciones de cooperación
nacional e internacional.
p) Actuar como instancia administrativa en los asuntos
de su competencia.

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q) Informar a las entidades oficiales correspondientes, y


a la opinión pública, acerca de los resultados de su
gestión.
r) Brindar el asesoramiento a los Directores y Padres de
Familia respecto a la normatividad de la Asociación de
Padres de Familia en las Instituciones Educativas de
su jurisdicción.
d) Síntesis del Alcance del Plan Estratégico:
 MISIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local de


Andahuaylas tiene como fin fundamental la
formación integral de la comunidad educativa en
base a los siguientes lineamientos:

a) Promoción de una educación de calidad,


fortaleciendo la convivencia con valores, el
desarrollo de las capacidades y competencias
en las dimensiones de la ciencia,
humanidades y la tecnología como base para
continuar estudios superiores e insertarse al
mundo laboral, con actitudes creativas,
críticas y emprendedoras.
b) Generación de espacios que afirman la
identidad personal, institucional, cultural y
nacional a través del desarrollo de la
autoestima y autonomía de los educandos de
Inicial, Primaria, Secundaria y superior.
c) Generación de mayores espacios de
participación de los padres de familia, las
instituciones públicas y privadas y los
gobiernos locales en el proceso educativo de
la comunidad educativa a través de alianzas
estratégicas.

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d) Capacitación y formación continua de los


docentes a través de talleres, seminarios de
capacitación, jornadas pedagógicas de ínter
aprendizaje y círculos de calidad.
e) Promoción de la investigación e innovación
educativa para mejorar la calidad de los
aprendizajes.
f) Organizar la elaboración de programas
curriculares diversificados.
 VISIÓN

La Unidad de Gestión Educativo Local de


Andahuaylas en el 2011 cuenta con una educación,
de calidad, competitiva, inclusiva, con equidad social
y de género, que promueve el desarrollo humano
sostenible, la gestión responsable del medio
ambiente, la práctica de valores, el ejercicio de la
ciudadanía, la democracia, la identidad de Sub
Regional Chanka y una cultura de paz. Buscando
que las instituciones Educativas logren autonomía y
capacidad gerencial, promoviendo la participación
multisectorial en la gestión educativa y en el
desarrollo económico y social de la provincia de
igual manera propicie el desarrollo integral del
educando a través de una educación de calidad.
e) Estructura Orgánica

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f) Presupuesto Institucional del Periodo


De la información obtenida del portal de transparencia
Económica del Ministerio de Economía y Finanzas, se
resume la información presupuestal del 2016.
La Unidad de Gestión Educativa Local de Andahuaylas
cuenta con un presupuesto de S/ 107,928,437.07 para
el ejercicio de año 2016.

PRESUPUESTO DEL SECTOR PUBLICO


MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS PARA EL AÑO FISCAL 2015
FUENTE DE FINANCIAMIENTO NUEVOS SOLES
RECURSOS ORDINARIOS S/.106,945,481.86
RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS S/.435,265.21
RECURSOS POR OPERACIONES OFIC.DE
CREDITO S/.0.00

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DONACIONES Y TRANSFERENCIAS S/.112,500.00


RECURSOS DETERMINADOS S/.435,190.00
TOTAL S/.107,928,437.07
FUENTE: TRANSPARENCIA ECONOMICA DEL MEF

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
De acuerdo con las normas de auditoria se verificó el
cumplimiento del objetivo de los procedimientos, objeto de la
auditoría de gestión del Área Almacén y de la documentación
relacionada con los mismos.
Así como los factores fueron:
 Las constantes quejas por parte de los trabajadores
que el área de almacén no venía cumpliendo con los
requerimientos de las diferentes áreas.
Con el fin de validar las actividades operativas y dar
cumplimiento a lo establecido para hacer seguimiento al área
y relacionarla con los procedimientos a auditar, se procedió a
solicitar los registros que se originan y a verificar la gestión
adelantada.

6.-PROCEDIMIENTOS
1.1. MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
De acuerdo al Objetivo “Verificar el cumplimiento del
Objetivo del procedimiento de manejo y control de
inventarios” se solicitó el inventario físico y los saldos
de los aplicativos, con el fin de verificar los saldos
reales.
El control de los bienes de consumo se garantiza
mediante la ejecución de las siguientes actividades:
 Almacén recibe las solicitudes de las diferentes
áreas.
 La solicitud se ingresa al aplicativo SIGA.
 Los encargados de Almacén consolidan los
pedidos y elaboran el Comprobante de Egreso

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de Elementos de Consumo, como evidencia se


verificó la PECOSA No. 83 del 06 de abril de
2016 el cual corresponde a Tesorería.
 Almacenista entrega el pedido y recoge las
firmas del Funcionario que recibe los elementos
solicitados, del Responsable de Almacén.
 Los auditados informaron que una vez
practicado el Inventario físico y al realizar la
comparación, establecieron que el área de
Control Patrimonial tiene conocimiento de que
algunos bienes que estaban en el aplicativo
SIGA, asignados a determinados funcionarios
realmente estaban a cargo de otros o a
funcionarios que ya se han retirado de la
Entidad, por tanto, los funcionarios de Control
Patrimonial reasignaron el bien y todavía están
en la tarea de reasignación de los bienes.
En relación con los inventarios físicos, durante
el 2015 no fue posible actualizar el aplicativo
SIGA en consideración a que se requiere
intervenir en el aplicativo para su mejora,
desarrollo, actualización y capacitación.
1.2. MANEJO DE ALMACÉN INGRESO Y EGRESO DE
BIENES
El objetivo del procedimiento es "Verificar en el
procedimiento manejo de almacén ingreso y egreso de
bienes y elementos". Una vez verificado el bien o
elemento físicamente, y comparado con la descripción
registrada o soportada en la factura remitida por el
proveedor con su detalle y características o con el
contrato, convenio, acta o remisión, los funcionarios de
Almacén, proceden a realizar el Ingreso al Almacén
según formato destinado para tal fin, se registran en el

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Aplicativo SIGA, generan el Documento de entrada de


Almacén y comprobante de Ingreso.
Los Bienes que ingresan al Almacén corresponden a
adquisiciones, transferencias. Según información
suministrada por los encargados de Almacén, quienes
reciben por parte de las áreas los pedidos para que
ellos se encarguen de verificar si se cuenta con los
elementos requeridos en caso no se cuente con ellos
se hace el pedido de adquisición con antelación al área
de abastecimiento, ya realizado la compra se
recepciona el bien con la debida información y
documentación con el fin de recepcionar
adecuadamente los bienes y una vez recibidos se
registran en el aplicativo SIGA para su posible entrega
al área usuaria.
En relación con los elementos de consumo de las
diferentes dependencias de la UGEL - A solicitan a
Almacén los bienes de consumo según sus
necesidades, requerimiento que es evaluado y
aprobado por el responsable del área administrativa.
La entrega física de los elementos está respaldada por
el Comprobante de egreso debidamente firmado. Por
lo anterior, se cumple el objetivo del procedimiento
Manejo y control de egresos y/o traslado de bienes en
relación con los bienes de consumo.
Se verificaron los registros correspondientes al ingreso
a Almacén del Sistema y de acuerdo con la muestra
tomada de la Base de Datos de bienes suministrada
por los auditados, se observaron inconsistencias en el
control de los bienes de la UGEL – A.
2. BASE LEGAL
a) NORMAS GENERALES
Constitución Política del Perú 1993.
Ley N°27972 Ley Orgánica de Municipalidades.

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Ley N°27444, Ley del Procedimiento


Administrativo general, aprobada el 10 de abril
de 2001 y publicada en el diario oficial el peruano
el 11 de abril de 2001.
Decreto Legislativo N°276, Ley de Bases de
carrera administrativa y remuneraciones del
sector público, aprobada el 6 de marzo de 1984
y publicada en el diario oficial el peruano el 24 de
marzo de 1984.
Decreto Supremo N°005-90-PCM, reglamento
de la ley de bases de la carrera administrativa y
remuneraciones del sector público, aprobada el
15 de enero de 1990 y publicada en el diario
oficial el peruano el 18 de enero de 1990.
Decreto ley Nº27785 ley orgánica del sistema
nacional de control. Ley Nº28411 ley general del
sistema nacional de presupuesto.
Decreto legislativo Nº276 ley de bases de la
carrera administrativa.
Decreto Supremo Nº005-90-PSM, reglamento
del Decreto Legislativo N° 276.
Directivas de tesorería correspondiente al año
2015
Resolución de contraloría N°259-2000-CG
Normas de auditoria gubernamental.
Resolución de contraloría N°320-2006-CG,
normas de control interno para el sector público,
b) NORMAS ESPECIFICAS
 Ley de bases de la descentralización.

c) NORMAS DE ALMACEN

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 Decreto Ley Nº 22056, Que instituye el sistema


de abastecimiento desde el 01 de enero de
1978.
 Ley Nº 29151, Ley general del Sistema Nacional
de Bienes Estatales.
 Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP-DNA,
Que aprueba las normas Generales del Sistema
de Abastecimiento,SA.05 Unidad en el ingreso
Físico y custodia temporal de bienes y S.A 0
Verificación del estado de utilización de bienes
y servicios.
 Manual de Administración de almacenes para el
Sector Público Nacional aprobado con
resolución jefatural 335-90 INAP
 Reglamento para el registro y control de bienes
y suministros en el almacén central y almacenes
periféricos R-001-2013-GAF-GG-PJ-V00

d) NORMAS DE PERSONAL:
a) Internas
 ROF reglamento de organizaciones y
funciones
 MOF
b) Externas
 Ley N° 27175 ley marco del empleo publico
 Ley N° 28175 ley de los funcionarios públicos
y empleados de confianza
 Decreto Legislativo N°1057 – 2008
contratación administrativa
 Decreto Ley Nº 11377 servicio civil
 Decreto Legislativo Nº 276 ley de bases de
la carrera administrativa y remuneraciones
del sector público.

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 Decreto legislativo Nº 1057 régimen especial


de la contratación administrativa.
 Decreto Supremo Nº 003-97-TR ley de
productividad y competitividad laboral
e) NORMAS DE CONTROL
 Ley N°27785, ley orgánica del sistema
nacional de control y de la contraloría general
de la república, publicada el 23 de julio de
2002.
 Ley N°28716, ley de control interno de las
entidades del estado publicado el 18 de abril
de 2006.
 Normas de control interno, aprobadas por
resolución de contraloría N°320-2006-CG de
30 de octubre 2006, publicadas en el diario
oficial el peruano el 3 de noviembre de 2006.

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
La comunicación de los hallazgos se realizó de una manera
muy eficaz a los funcionarios de la entidad comprendidos en
la misma.

OBSERVACIONES
2.1. OBSERVACIÓN N°1
Tras la verificación se observa que las salidas de
algunos materiales no se registran correctamente, ya
que no se detallan en los registros de salidas de
almacén. Así mismo los sobrantes no están registrados
como tales si no como entregados y no hay ningún tipo
de explicación de parte de los responsables.
2.2. OBSERVACIÓN N°2
Luego del examen se consultó sobre el atraso en la
entrega de bienes a las diversas áreas los
responsables de almacén respondieron que se

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encuentran desabastecidos porque el área de


abastecimiento no está atendiendo los requerimientos
de adquisiciones puesto que no lanzo los procesos de
adquisiciones por parte del área ya mencionada.
2.3. OBSERVACIÓN N°3
Se evidencia un atraso en los registros de salidas de
almacén situación que de acuerdo a los funcionarios
responsables del almacén es ajena a su voluntad,
puesto que el sistema no les permite el cargue de
información y esto origina un retraso en el cierre
contable.

RECOMENDACIONES
2.4. RECOMENDACIÓN N°1
Se recomienda hacer la conciliación total con el fin de
verificar los saldos o registros en el aplicativo y
confirmar si existen físicamente, de tal manera que se
establezca un inventario real, en el evento que se
presenten diferencias se recomienda hacer un
seguimiento y establecer que pasó con el bien, para
tomar una decisión respecto al mismo, es decir, si se
da de baja o se establece la responsabilidad. De igual
forma, ingresar los bienes que fueron entregados a los
servidores de la UGEL – A.
2.5. RECOMENDACIÓN N°2
Se recomienda revisar de manera exhaustiva los
procesos y procedimientos correspondientes al área de
abastecimiento referente al manejo de las
adquisiciones de los bienes de consumo y otros, en
estricta coordinación con el área de almacén para así
agilizar la atención a las usuarias.
2.6. RECOMENDACIÓN N°3
Se recomienda establecer el inventario detallado de los
elementos físicos frente a los que se presentan en el

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aplicativo en desarrollo de la entidad y hacer los ajustes


oportunos al aplicativo SIGA y así mismo actualizar el
ingreso y salida de bienes de la entidad a nivel
individual y/o en conjunto. Para así hacer que la
elaboración de la Conciliación entre las Áreas de
Almacén y el Área de Contabilidad se realice a tiempo
exacto.

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