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Procedimientos para Juzgados de Familia PDF
Procedimientos para Juzgados de Familia PDF
Julio 2006
ndice
1
Introduccin ....................................................................................................................5
Atencin de Pblico.......................................................................................................18
5.1 Normas y disposiciones relacionadas......................................................................18
5.2 Entrega de informacin..........................................................................................18
5.3 Estado de la causa ..................................................................................................19
5.4 Respecto de la programacin y realizacin de las audiencias...................................19
5.5 Solicitud de copias ..............................................................................................20
5.6 Consultas acerca de la Reforma de Familia .............................................................20
5.7 Otras actividades de la Unidad Atencin de Pblico...............................................20
8.
9.
Audiencias......................................................................................................................28
9.1.
Normas y disposiciones relacionadas......................................................................28
9.2.
Programacin de audiencias ...................................................................................28
9.2.1.
Criterios para programacin de audiencias .................................................28
9.2.2.
Proceso de programacin de audiencias .....................................................28
9.2.3.
Pauta de funcionamiento de Salas ..............................................................29
9.2.4.
Proceso de programacin de audiencias preparatorias ................................29
9.2.5.
Proceso de programacin de audiencias de juicio .......................................29
9.2.6.
Lectura de fallos.........................................................................................30
9.3.
Preparacin de audiencias ......................................................................................30
9.3.1.
Verificacin de citaciones...........................................................................30
9.3.2.
Preparacin de audiencias preparatorias .....................................................31
9.3.3.
Preparacin de audiencias de juicio ............................................................31
9.4.
Suspensin de las Audiencias .................................................................................31
9.5.
Desarrollo de las Audiencias ..................................................................................32
9.6.
Audiencias no programadas....................................................................................32
9.7.
Tiempos promedios de duracin de las audiencias .................................................33
9.7.1.
Tiempos promedios de duracin de las audiencias preparatorias ................33
9.7.2.
Tiempos promedios de duracin de las audiencias de juicio .......................33
9.8.
Registros ................................................................................................................33
10.
Tramitacin de causas fuera de audiencia ...................................................................35
10.1. Normas y disposiciones relacionadas......................................................................35
10.2. Proceso de tramitacin de solicitudes.....................................................................35
10.2.1.
Tramitacin de solicitudes con intervencin del juez..................................35
10.2.2.
Procedimiento para solicitudes recibidas por medios electrnicos ..............36
10.2.3.
Procedimiento para solicitudes recibidas por medios convencionales .........36
Procedimientos de los Juzgados de Familia
Corte Suprema
11.
Consejo Tcnico ........................................................................................................37
11.1. Normas y disposiciones relacionadas......................................................................37
11.2. Definicin..............................................................................................................37
11.3. De la dependencia, subordinacin y coordinacin..................................................37
11.4. Consideraciones respecto de sus funciones ............................................................38
11.5. Otras funciones......................................................................................................38
12.
Notificaciones y citaciones judiciales ..........................................................................40
12.1. Normas y disposiciones relacionadas......................................................................40
12.2. De los medios para notificar a los participantes......................................................40
12.3. Preparacin de notificaciones.................................................................................40
12.4. Notificaciones Personales.......................................................................................41
12.5. Notificacin por Receptores Judiciales ...................................................................42
12.6. Notificaciones va correo electrnico .....................................................................42
12.7. Notificaciones por correo certificado .....................................................................43
12.8. Certificacin de las notificaciones en el SITFA.......................................................43
13.
Cumplimiento de Sentencias ......................................................................................44
13.1. Normas y disposiciones relacionadas......................................................................44
13.2. Ejecucin de las sentencias.....................................................................................44
13.3. Control de multas...................................................................................................44
14.
Custodia.....................................................................................................................46
14.1. Normas y disposiciones relacionadas......................................................................46
14.2. Proceso de custodia de especies .............................................................................46
15.
Disposiciones finales..................................................................................................47
15.1. Vigencia .................................................................................................................47
15.2. Medidas de control.................................................................................................47
Introduccin
Responsabilidad
Legalidad y competencia
2.3 Eficiencia
La especializacin y profesionalizacin de las labores administrativas de apoyo a la
gestin judicial constituyen soportes del nuevo sistema de justicia. Por ello los Administradores
de los Tribunales debern desarrollar tareas para que su gestin genere ptimos resultados en
el manejo de los recursos. Por consiguiente, la adopcin de decisiones directivas de carcter
administrativo compete exclusivamente al Administrador de Tribunal.
Para lo anterior resulta necesario elaborar prcticas de apoyo administrativo al trabajo
jurisdiccional que sean comunes para todos los jueces del Tribunal, propendiendo a la
uniformidad de procesos.
Asimismo, deber optarse por aquellos procesos que incorporen recursos tecnolgicos,
en cuanto ellos permiten el ahorro de otros recursos.
2.4
Eficacia
Antecedentes generales
10
Entre los principales objetivos de este sistema est apoyar la gestin administrativa del
Tribunal as como la gestin jurisdiccional del Juez, proporcionando informacin de manera
oportuna y fidedigna sobre el estado de la tramitacin de las causas para su efectivo control y
la disminucin de los tiempos en la ejecucin de las tareas a travs de la automatizacin de las
que sea tcnicamente factible.
Facilita adems la transparencia de los procesos judiciales al contar con sistemas de alta
disponibilidad, permitiendo el acceso inmediato a la informacin sin depender de la ubicacin
fsica de los antecedentes. La informacin que se registra es la misma que ha generado el
usuario producto del trabajo realizado y es posible detectar cualquier modificacin efectuada,
as como individualizar a su autor.
Los magistrados y funcionarios estn obligados al uso de los dispositivos tcnicos de
individualizacin y suscripcin de documentos asignados para su desempeo, de lo cual sern
personalmente responsables. Los jueces deben emitir sus resoluciones empleando los medios
tecnolgicos del tribunal y evitando cualquier delegacin en este sentido.
El control de la ejecucin de las funciones encomendadas corresponde a los Jefes de
Unidades, los cuales deben hacer uso de los informes emitidos por el sistema computacional
de los registros de operaciones realizadas por cada uno de los funcionarios asignados a su
cargo.
El Tribunal no dispondr de registros paralelos, salvo decisin motivada del Comit de
Jueces fundada en la ausencia de un registro en el SITFA, caso en el cual deber informarse a
la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, la que realizar las acciones destinadas a la
modificacin de los sistemas informticos para tales efectos.
Como todo sistema computacional, el SITFA proporcionar la seguridad y control en el
acceso a la informacin en los casos de siniestros. Para ello existen varios mecanismos de
seguridad incorporados, tales como el resguardo fsico del equipamiento crtico para otorgar
los servicios a los usuarios, mecanismos de respaldos para reconstitucin de datos ante
prdidas, existencia de claves propias, definicin de roles funcionales y de privilegios de
acuerdo a cada usuario segn su rol en el Tribunal, mecanismos de consistencia y seguridad e
integridad propios de las bases de datos, etc.
El SITFA facilitar la integracin con otras instituciones protagonistas de la reforma de
la administracin de justicia en asuntos de familia, como asimismo el acceso a informacin a
travs de plataforma electrnica, tales como Internet u otra.
3.8 De los registros administrativos del Tribunal
Se entiende por registros administrativos todas las constancias escritas, sea por medios
electrnicos o anlogos, necesarias para el adecuado funcionamiento del Tribunal.
Los registros administrativos se verificarn preferentemente a travs de sistema
computacional. Slo excepcionalmente y cuando fuere imposible servirse de medios
Procedimientos de los Juzgados de Familia
Corte Suprema
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audiencias realizadas y no realizadas por juez y por sala, sentencias dictadas por juez, audiencias
no realizadas y motivo de su no realizacin, etctera.
3.9 De las resoluciones y registros en audiencias
En razn de su fidelidad y eficiencia, se har uso exclusivo del sistema de registro de
audio para las audiencias realizadas ante el Juez de Familia. Este registro ser el nico vlido.
El sistema de audio slo se usar para registrar las audiencias que se lleven a cabo ante el
Juez, tales como audiencias preparatorias, preliminares y de juicio.
Para los efectos de levantar actas de lo acontecido en audiencia, el tribunal deber hacer
uso exclusivamente de las plantillas de actas provistas por el SITFA, incorporando al sistema el
marcado de los hitos de la respectiva audiencia. En caso alguno tales actas incluirn
trascripcin de las declaraciones de testigos, peritos o de las propias partes.
Las resoluciones que se dicten en audiencia se ceirn a los modelos computacionales
disponibles en el SITFA, los que se desplegarn con los datos incorporados en el sistema y
sern completadas por el administrativo de actas de acuerdo a las instrucciones verbales
impartidas por el magistrado.
Tratndose de las resoluciones antes mencionadas, el Comit de Jueces podr aprobar
modelos de resoluciones distintos de los contemplados en el prrafo anterior, los que debern
ser empleados por todos los jueces del Tribunal.
En el caso de resoluciones no incluidas como modelo en el SITFA, ser responsabilidad
personal y exclusiva de cada magistrado la redaccin e inclusin de ellas en el mismo.
En caso alguno el SITFA proveer formularios de sentencias definitivas.
3.10 De la tramitacin de las causas
Para la tramitacin de las causas se deber utilizar en cada Tribunal todas las
herramientas y funcionalidades disponibles en el SITFA, evitando las formalidades y dilaciones
innecesarias asociadas al proceso.
En este sentido, el mecanismo de firma electrnica suministrado por la Corporacin
Administrativa del Poder Judicial, a travs del SITFA, ser suficiente para acreditar la identidad
del Juez que resuelve y/o del funcionario que concurre a la realizacin de alguna actuacin
procesal. Por consiguiente, no es necesaria la suscripcin del documento en formato papel.
Tratndose de la remisin de oficios, el Tribunal dispondr de preferencia que la
resolucin que los decreta haga las veces de suficiente oficio remisor, evitando la duplicacin
de tareas asociadas a su faccin.
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4.3 Procedimiento
Atendidas las restricciones de almacenamiento y de uso de red, el Juez Presidente
impartir instrucciones sobre la determinacin de las piezas que debern ser incluidas en el
SITFA y de aquellas que, aun siendo digitalizadas, deban mantenerse respaldadas en soportes
externos (tipo CD, CD-RW, DVD, DVD-RW u otro). En caso alguno tal poltica implicar la
incorporacin ntegra de expedientes, registros o la totalidad de las piezas asociados a ellos.
El Administrador del Tribunal determinar el procedimiento y las polticas de seleccin
documental para que el registro digital cumpla con sus objetivos, en cuyo diseo deber
establecer un medio eficaz que asegure que la informacin que se va a incorporar sea selectiva.
Asimismo, el Administrador comunicar al Juez Presidente, al menos mensualmente, las
observaciones que estime conveniente formular para una mejor utilizacin del sistema digital,
con antecedentes tcnicos que avalen sus observaciones y las propuestas que hiciere.
4.4 Del soporte material
El registro digital no obsta a la mantencin de soporte material de determinados
documentos, ya sea por fecha o por RIT, en los archivadores cuyo contenido, ubicacin y
perodo de utilizacin determinar el Administrador.
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Atencin de Pblico
Informacin solicitada
Estado de la causa
Audiencias programadas
Copias
Direcciones de entidades y
organismos relacionados
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General
Notificaciones y citaciones
Pagos
Multas
Patrocinio y poder
Presentacin de escritos
Estado diario
Hora de atencin
Mediacin
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20
Se instar a las partes a acompaar en audiencia todos los escritos de simple despacho,
tales como patrocinio y poder, delegaciones de poder, privilegio de pobreza, etc., los
que sern provedos en la misma por el juez respectivo.
En cuanto a las presentaciones que sean interpuestas en forma escrita, ellas debern
ser recibidas para ser incorporadas al SITFA previa digitalizacin, debiendo ser
devueltas a quien las presenta con la constancia del cargo respectivo.
En relacin a los documentos, slo se recibirn fuera de audiencia aquellos que sean
estrictamente necesarios para la resolucin de un incidente promovido y los que se
requieran respecto de demandas o solicitudes que conforme a la ley lo hagan as
exigible (por ejemplo, declaracin de bien familiar y escritos que deben ser presentados
dentro de plazo, mientras no se cuente con un mecanismo de timbre informtico que
asegure la fecha de presentacin).
A fin de evitar la sobrepoblacin de documentos en el tribunal, siempre que exista
interconexin con un organismo pblico deber procurarse la extraccin digital de ellos
a travs del sistema computacional (por ejemplo, certificados del Registro Civil e
Identificacin) para ser incorporados inmediatamente al SITFA.
Mantener actualizada la informacin del mural o de cualquier otro medio establecido
por el Tribunal, con el fin de orientar e informar al pblico.
Tomar demandas orales a travs de los formularios que el SITFA entrega para dichos
efectos. Con todo, el Tribunal podr adoptar formularios estandarizados propios
debiendo ingresarlos al SITFA, los que podrn ser entregados al pblico que lo
solicite.
Mantener el buzn de sugerencias y reclamos.
Brindar orientacin en la presentacin de escritos.
Recibir notificaciones y citaciones que diligencien funcionarios de Carabineros.
Despachar y recibir exhortos, correspondencia y encomiendas. Se excepta la gestin
de exhortos por medios electrnicos, cuya tramitacin compete a la Unidad de
Administracin de Causas.
Verificar despachos hacia la Corte de Apelaciones, efectuando el registro respectivo.
Realizar notificaciones personales en el mesn de atencin de pblico o derivarlas a
quien corresponda.
Recibir denuncias policiales.
Mantener los registros de correos electrnicos de litigantes del Tribunal.
Digitalizar y/o capturar de modo informtico las presentaciones, documentos e
informes que deban ser incorporados a las causas, incluyndolos al SITFA
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Recepcin de Documentos
Mesn de atencin
de pblico
Recepcin de
Documentos
Correo electrnico
Telfono o fax
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Actividades
Obligatoria(1)
Opcional
Tiempo
esperado
(min./causa)
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Todas las presentaciones deben ser derivadas en el ms breve plazo posible y dentro de
24 horas a la Unidad de Administracin de Causas y de Sala para su ingreso. En el caso
de que se imposibilite la entrega en el plazo sealado, el Administrador del Tribunal
deber establecer los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a dicho plazo.
6.2.2. Recepcin por medios electrnicos.
Se deber definir e informar a todos los usuarios del Tribunal una casilla nica y oficial
de correo electrnico, de modo que permita la recepcin de documentacin por esta va. El
Administrador designar al funcionario responsable de bajar y derivar las solicitudes que
ingresen de esta manera para que se ejecuten los procedimientos respectivos para su
resolucin. Adems, el Administrador deber sealar los procedimientos relativos a las formas
en que el Tribunal acusar recibo de la correcta recepcin por va electrnica a la brevedad
posible.
6.3 Recepcin y tramitacin de exhortos
En todo caso, los Tribunales de Familia darn tramitacin por va electrnica de
exhortos y toda otra comunicacin judicial que se requiera, salvo cuando sta se verifique
desde o hacia tribunales que carezcan de sistema informtico.
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7.
7.1.
Ingreso de causas
Normas y disposiciones relacionadas
Artculos 2, 9, 10, 15, 18, 56, 57, 70, 82, 102 y 118 de la Ley N19.968 que crea los
Tribunales de Familia.
Ley N 19.799 sobre documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de
certificacin de dicha firma.
Artculo 26 y 389 letras A a G del Cdigo Orgnico de Tribunales.
Auto Acordado de la Excma. Corte Suprema sobre funcionamiento de los Juzgados de
Familia de 30 de Septiembre de 2005.
7.2.
25
26
8. Distribucin de causas
8.1.
Una vez recibida la demanda o denuncia, deber ser ingresada al SITFA por los
funcionarios de la Unidad de Atencin de Pblico, quienes asignarn RIT a la causa.
A partir de ese momento, la Unidad responsable del procedimiento es la Unidad de
Administracin de Causas, cuyo encargado deber asignar las causas entre los administrativos
de causa, quienes digitarn el modelo de resolucin respectivo aprobado por el Comit de
Jueces para la materia de que se trate.
En el evento que la resolucin modelo no se ajuste al requerimiento efectuado y/o la
resolucin de la presentacin demande un anlisis jurdico, el magistrado que corresponda
deber resolverla directamente en el sistema, dejndola firmada.
Si se trata de asuntos que requieran de atencin inmediata, se proceder a realizar la
audiencia respectiva en el mismo acto por el Juez que se encuentre de turno en el Tribunal o
por el o los jueces que el Comit haya asignado previamente.
El criterio de distribucin de causas deber ser establecido por el Comit de Jueces a
propuesta del Administrador, el cual deber garantizar una adecuada distribucin de las cargas
de trabajo considerando el nmero de causas y la materia de que se trate.
8.2.
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9. Audiencias
9.1.
9.2.
Programacin de audiencias
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29
Preparacin de audiencias
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31
visitador respectivo, con la indicacin de las medidas adoptadas para evitar el acaecimiento de
tales hechos.
9.5.
Audiencias no programadas.
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Tipo de audiencias
Duracin (min.)
Preparatoria Contenciosa
Preparatoria No Contenciosa
VIF
Medida de Proteccin
Adopcin
30
30
30
30
30
Juicio Contenciosa
Juicio VIF
Juicio Medida de Proteccin
Adopcin
9.8.
60
60
30
30
Registros
33
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35
Antes de ingresar las solicitudes al sistema se debe revisar que las recibidas por esta va
cumplan con el formato exigido y convenido a nivel nacional, en trminos que
satisfagan las exigencias necesarias para someterlas a tramitacin. En caso afirmativo,
se acusar recibo o de lo contrario se las rechazar, con indicacin explcita de los
motivos de la devolucin.
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Definicin
37
Otras funciones
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11.5.2 El Consejo Tcnico deber mantener el listado de nios, nias o adolescentes que se
encuentren bajo medida de proteccin o bajo medida cautelar en centros residenciales,
debiendo proceder a su revisin y anlisis en el SITFA a fin de informar respecto de la
conveniencia de mantener, modificar o revocar la medida decretada. En caso de que no se haya
informado oportunamente el cumplimiento de la medida de proteccin dispuesta por el
Tribunal, el Consejo Tcnico deber requerir de las respectivas instituciones los informes que
procedieren.
Los informes que digan relacin con el cumplimiento de medidas de proteccin debern
ser recibidos directamente por el Consejo Tcnico, cuyo coordinador arbitrar las formas de
distribucin interna para el posterior ingreso al SITFA conjuntamente con la opinin tcnica
que ste mereciere, poniendo los antecedentes en conocimiento del Juez que corresponda para
la eventual resolucin judicial.
El Consejo Tcnico deber mantener un listado actualizado de instituciones con los
datos relativos a vacantes y requisitos de ingreso; adems coordinar con quien corresponda el
ingreso, egreso o salida temporal del nio de la institucin.
El Consejo Tcnico preparar con la debida anticipacin el listado de hogares y centros
ubicados en el territorio jurisdiccional del Tribunal donde se encuentren nios a cuyo respecto
se ha decretado medida cautelar o de proteccin, para realizar las visitas a instituciones de
conformidad a la ley.
11.5.3 En materia de violencia intrafamiliar el Consejo tcnico deber evaluar la existencia de
factores de riesgo para la aplicacin de medidas cautelares, para lo cual ser conveniente
indagar a travs de entrevistas con el afectado, familiares o personas que tengan antecedentes
respecto de la necesidad y conveniencia de dar la proteccin judicial necesaria. Esta actuacin
deber ser consignada en el SITFA, a menos que se informe directamente en audiencia, caso
en el cual el registro ser el audio de la propia audiencia.
En caso de suspensin condicional de la sentencia y de trmino del proceso a
requerimiento de la persona afectada, los Consejeros Tcnicos debern indagar respecto de la
igualdad de las partes para negociar y de si la voluntad es expresada en forma libre y sin
presiones. De esta actuacin quedar constancia en el SITFA o en el registro de audio de la
audiencia, en su caso.
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Todo litigante ser llamado, desde su primera solicitud o comparecencia ante el Tribunal,
a individualizar un medio electrnico nico de notificacin con el fin de facilitar la
comunicacin expedita de la informacin de que se trate. El Tribunal llevar un registro
destinado a ello, bajo la responsabilidad de la Unidad de Administracin de Causas y/o Sala.
12.3.
Preparacin de notificaciones
40
Actividad
Sub Actividad
Obligatoria
5. Sacar copias
Actividades
Generales 6. Revisin de cdula impresa
Notificacin 7. Incluir notificacin en listado
X
X
X
12.4.
Notificaciones Personales
41
Actividad
Sub Actividad
1. Elaborar ruta de notificaciones
2. Gestionar movilizacin
Notificaciones
3 Efectuar notificacin
personales
4 Ingresar al SITFA resultado de la notificacin
TABLA 12.4. Sub actividades y tiempos esperados, notificaciones personales,
Unidad de Administracin de Causas y Encargado de Notificaciones.
Una vez enviado el correo electrnico no ser necesario imprimirlo, pero deber
necesariamente registrarse su envo en el SITFA.
42
12.7.
Sub Actividad
1. Preparar cdula de notificacin
Notificacin
Correo
Certificado
12.8.
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13.2.
Control de multas
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Observaciones:
a) Las multas generales a beneficio fiscal, tal como la prevista en el artculo 88 del
Cdigo de Procedimiento Civil, se pagan mediante formulario 10 de la Tesorera General de la
Repblica o en la cuenta corriente que corresponda segn sea el origen de la misma.
b) No se recibir dinero en el Tribunal, salvo excepcionalmente tratndose de pagos en
efectivo originados por rdenes de apremio o de arresto despachadas en causas de alimentos.
En este caso, el funcionario contable o quien sea designado para tal efecto por el
Administrador del Tribunal har el depsito bancario a primera hora del da hbil siguiente,
debiendo arbitrarse las medidas necesarias para la pronta entrega de los dineros a sus legtimos
destinatarios. De todo lo obrado se deber dejarse registro en el SITFA
c) Al despachar rdenes de arresto por incumplimiento, debe consignarse que la polica
deje en libertad al afectado en caso de pago total de la deuda.
45
14. Custodia
14.1.
14.2.
1. El control de las especies que deban permanecer en custodia se realizar a travs del
mdulo de custodia disponible en el SITFA.
2. Las especies que ingresen al Tribunal debern ser derivadas a la Unidad de Servicios o a
quien realice su funcin, para que se efecte el registro correspondiente en el SITFA.
3. Todas las especies ingresadas al Tribunal quedarn finalmente bajo la custodia del Jefe
de la Unidad de Servicios, o de quien realice sus funciones.
4. Al ingresar al SITFA la especie en custodia se debe obtener el cdigo de bodega.
5. El Jefe de la Unidad de Servicios o quien realice sus funciones deber registrar en el
sistema toda salida de especies.
Proceso
Actividades
1. Recepcin de especies en Atencin de Pblico o Sala de Audiencia
2. Derivacin a la Unidad de Servicio
Custodia
46
Vigencia
Medidas de control
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