CONTROL Y CONTABILIZACION DE LAS MATERIAS PRIMAS

Se sujeta la contabilizacin de las materias primas a diversos trmites que hacen

necesaria la utilizacin de varias formas que en cada caso se explicara y se
ejemplificara mas adelante.
A) SOLICITUD DE COMPRA
El almacenista formulara la solicitud de compra al departamento respectivo, con la
autorizacin del Superintendente, indicado con la mayor precisin posible que los
materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo. (Ver lamina iv-1).
La aprobacin del superintendente es importante ya que dicha persona quien
controla la produccin, y as, Almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado
al mnimo o le falta poco para ello, procurara recabar la aprobacin para que surta
con toda la oportunidad la mercanca, porque de lo contrario podra sobrevenir la
paralizacin de la produccin.
La solicitud de compra deber hacerse cuando menos a en tres tantos:
a) El origen para el Departamento de Compras.
b) Duplicado para el Departamento de Contabilidad.
c) El triplicado para el propio Almacenista.

B) PEDIDO
Al recibir el Departamento de compras la solicitud, proceder desde luego a
formular el pedido correspondiente, presentando mayor atencin a las solicitudes
que vengan de carcter de urgente.
El pedido se har al proveedor que mejores precios y condiciones otorgue,
considerando el factor puntualidad.
El pedido puede formularse en los siguientes tantos:
a)
b)
c)
d)

Original al Proveedor.
Duplicado al Almacenista.
Triplicado para Contabilidad.
Cuadruplicado para el propio Departamento de Compras.

No terminara la funcin del Departamento de Compras hasta que el pedido haya

sido surtido; esto quiere decir que despus de formulado y remitido, deber insistir
el jefe del Departamento de Compras hasta que el proveedor lo haya surtido. (Ver
lamina IV.2)
C) RECEPCION
Esta funcin corresponde al almacenista, quien deber cerciorarse de que los
materiales que recibe del proveedor estn de acuerdo con lo solicitado, segn el
procedimiento siguiente:
1. Confrontando las notas de remisin del proveedor con la copia del
pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa
se ajusta a lo solicitado.
2. Deber revisar fsicamente que los materiales que se reciben
correspondan a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y
cantidad.
De encontrarse a satisfaccin de la remesa del proveedor, al almacenista pondr un
sello con los siguientes datos:
Fecha de recepcin_________________________
No. de entrada _____________________________
Calidad ___________________________________
Observaciones _____________________________
Firma del almacenista _______________________

D) GUARDA

Una vez recibida la mercanca a satisfaccin, el almacenista deber a proceder a su

guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibndola,
de tal manera que sea fcil su manejo y recuento
El control de los materiales en existencia, segn se dijo, podr llevarse en la propia
bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o tambin por etiquetas; y
en contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores. (Ver
lamina IV-3).
E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
Estas se operan en diferente forma, segn la poca en que se hizo la devolucin:
a) Devoluciones Inmediatas
Cuando al estarce recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde
luego aquellas que no renen las condiciones requeridas, en este caso, el
almacenista har la anotacin en el original y copia de remisin del proveedor,
haciendo que firme el representante de este recibo de la devolucin en las propias
remisiones.
b) Devoluciones Posteriores
Cuando despus de haber considerado como buena la entrada de materiales, por
diversas circunstancias y previa comunicacin al proveedor, se acuerda la
devolucin de materiales, es conveniente formular una nota de devolucin en
cuatro tantos:

Original al proveedor.
Duplicado para el Departamento de Compras.
Triplicado para el Departamento de Contabilidad.
Cuadriplicado para el mismo Almacn.

Al hacer la devolucin, firmara, a la hora de entrega, de recibido, el representante

del proveedor y, de entregado, el almacenista. (Ver lamina IV-4)
F) VALUACION DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACEN
El almacenista formulara diariamente un Resumen de Entradas al Almacn de
Materiales, con los siguientes tantos:

a) Original a Contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los

proveedores.
b) Duplicado al Departamento de Compras para su consentimiento.

c) Triplicado que quedara en poder del Almacenista, con el cual dar

movimiento al auxiliar respectivo.
La forma en cuestin ser llenada por el Almacenista en lo relativo a unidades,
dejando que Contabilidad llene las columnas correspondientes a valoresEjemplo de resumen de entradas de almacn de materiales: (Ver lmina IV-5 y 6).
ASIENTO DE CONCENTRACION
ALMACEN
PROVEEDORES
La Mexicana
La Favorita

$ 150,040.00
$ 150,040.00
$ 150,000.00
$
40.00

Resumen de Entradas de Almacn, correspondiente al _________________________

G) SUMINISTRO DE MATERIALES
Este se efectuara contra valores o requisitos formulados por el jefe del
departamento respectivo, y autorizados por el Superintendente o Jefe de
Produccin.
Lo anterior quiere decir que toda salida de materiales deber estar amparada por un
vale o requisicin, siendo responsabilidad del almacenista el entregar cualquier
material sin este requisito.
La requisicin por lo menos se formulara por triplicado, para los usos siguientes:
a) Original para Contabilidad.
b) Duplicado para el Jefe de Produccin o jefe de Departamento solicitante.
c) Triplicado para el propio almacn, para hacer el movimiento en las
tarjetas a base de unidades.
El original del vale llega a Contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este
departamento donde se hace la valuacin, de acuerdo con la tcnica que se tenga
establecida. (Ver lamina IV-7).
Como resumen de lo anterior, para objetivar, se presenta la lamina IV-8.

H) VALUACION DE SALIDAS DE ALMACEN

Las tcnicas ms conocidas o adecuadas a nuestro medio para la Valuacin de
Salidas de Almacn, son:

Precio Promedio
Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS)
Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS)
Precio Fijo o Estndar.
Precio de Reposicin o de Mercado.

a) Precio Promedio
Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas,
con que se obtiene un costo unitario promedio, o tambin se puede obtener
sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado
entre la suma de sus valores correspondientes.
Ejemplo:
Entrada
s
100

ESPECIE
Salida
Existenci
s
a
100

50

150
20

200

100

230

10.66

Deber

VALORES
Haber
Saldo

1000.0
0
600.00

10.66
11.00

230
330

100

12.00

130
330

100

PRECIO UNITARIO
Adquisici
Promedi
n
o
10.00

10.87

231.20
2200.0
0

10.87
10.00

10.60

1087.0
0
1000.0
0

10.60

1060.0
0

1000.0
0
1600.0
0
1386.8
0
3586.8
0
2499.8
0
3499.8
0
2439.8
0

Los precios promedio pueden ser constantes o peridicos.

Son peridicos cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo; y puede
ser semanal, decenal, quincenal, etc.
Son constantes cuando cada entrada origina la obtencin inmediata del precio
promedio. En el primero caso el objetivo que se persigue es lograr cierta rigidez de
precio promedio para determinados periodos, estimndose que las fluctuaciones
son de poca cuanta.
Esta tcnica no es recomendable en poca de inflacin.

b) Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS)

Esta tcnica cosiste en valuar las salidas de almacn utilizando los precios de las
ltimas entradas, hasta agotar la existencia cuya entrada es mas reciente. Solo se
refiere al registro, no al movimiento fsico.

Ejemplo:
ESPECIE
Entradas

Salidas

1000
500
200
850
200
500
150
50
200
50
150

Existenci
a
1000
1500
1700

VALORES

PRECIO DE
ADQUISICION

Debe

10.00
12.00
15.00

10000.00
6000.00
3000.00

1500
1000
850
900

15.00
12.00
10.00
20.00

850
700

20.00
10.00

Haber

Saldo
10000.00
16000.00
19000.00

3000.00
6000.00
1500.00

16000.00
10000.00
8500.00
9500.00

1000.00
1500.00

8500.00
7000.00

1000.00

De acuerdo con lo anterior las existencias quedan valuadas a los precios mas
antiguos y concordando con el pensamiento conservador. Se recomienda esta
tcnica cuando los precios van hacia la alza, en el ciclo de prosperidad, inflacin.

c) Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS)

Esta tcnica es el reverso de la anterior, valuandose de las salidas de materiales a
los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de
las entradas inmediatas que continan, y as sucesivamente. Esta tcnica se cita
por lo conocida que es, mas no resulta aplicable al ciclo econmico de inflacin.

PRECIO DE
ADQUISICIO
N

ESPECIE
Entradas

Salidas

200
500
1000
850
200
500
150
900
800
700
50

Existenci
a
200
700
1700

15.00
12.00
10.00

1500
1000
850
1750
950

15.00
12.00
10.00
9.00
10.00

900

10.00

VALORES
Debe

Haber

3000.00
6000.00
10000.00

Saldo
3000.00
9000.00
19000.00

3000.00
6000.00
1500.00
80000.00

16000.00
10000.00
8500.00
16600.00
8600.00

500.00

8100.00

8100.00

650

250

9.00

5850.00

2250.00

d) Precio Fijo o Estndar.

Cuando las fluctuaciones en los precios de adquisicin son mnimas, ya sea hacia
arriba o hacia abajo, o bien que hay continuas diferencias, pero pequeas, es
recomendable utilizar para valuar las salidas del almacn de materiales, la tcnica
de precio fijo o estndar, para la cual se investiga el precio mas apegado a la
realidad, a fin de aplicarlo.
Esta operacin tiene como ventaja la facilidad de su operacin, y como desventaja,
que obliga a efectuar un asiento al final del periodo, por la diferencia que resulta de
ajustar la existencia final al precio fijo establecido, o que se vaya a establecer.
Dicho ajuste origina un asiento a cargo o abono a una cuenta que se podra llamar
Ajuste de Existencia al Almacn, a Precio Fijo, con cargo o abono al Almacn de
Materiales.
La cuenta de ajustes se saldara contra el Costo de Produccin, Costo de
Produccin de lo vendido, o por Prdidas y Ganancias.
Ejemplo:
Se supone un precio fijo de $ 2.00
ENTRADAS
1. 100 unidades a $ 2.00 c/u
2. 150 unidades a $2.15 c/u
3. 200 unidades a $1.90 c/u
Sumas

$ 200.00
322.50
380.00

450 unidades

$ 902.50

SALIDAS
1. 400 unidades a $ 2.00 c/u
SALDOS

800.00

50 unidades

$ 102.50

Ajustando la existencia a precio fijo se tiene:

50 unidades a $ 2 .00 c/u

100.00

De donde el ajuste es igual a

$ 2.50
-1-

AJUSTE DE EXISTENCIAS DE ALMACEN, A PRECIO FIJO

$ 2.50

ALMACEN DE MATERIALES

(2.50)

Ajuste al almacn de materias primas, por la

Valuacin de Inventario Final de Materias Primas, a
Precio Fijo.
Otro ejemplo
Precio Fijo

$ 5.20
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS
UNIDADES
UNIDADES
100
300
500
50
200
180
800
530

VALORES
1) 500.00
2) 2750.00
3) 1060.00
4310.00

VALORES
1560.00 (4
260.00 (5
936.00 (6
2756.00
150.00 (7 Ajuste*

PRODUCCION EN

PROVEEDORES
500.00
(1
2750.00
(2

4)
1560.00
5)
260.00

AJUSTE DE EXISTENCIA
DE ALMACEN, A
PRECIO FIJO
*4)
150.00

150.00
(8

*El ajuste al almacn por el precio fijo se obtiene de la siguiente forma:

800 Us. 530 Us. = 270 Us.

$ 4310.00 - $ 2756.00 = $ 1554.00

270 Us. X $5.20 = $ 1404.00

$ 1554.00 - $ 1404.00 = $ 150.00 Aj. *

e) Precio de Reposicin o de Mercado

(Aplicable en poca de inflacin)

Esta tcnica consiste en valuar los cargos al coste de produccin, por las salidas
de almacn, a los precios de reposicin de dichos materiales; lo cual lo obliga
naturalmente a utilizar una cuenta que podra llamarse Reserva para Reposicin de
Inventarios, siendo de Obligaciones con los Accionistas (Capital Contable); por lo
tanto, se presentara en el Estado de Posicin Financiera (Balance) dentro de ese
grupo; la diferencia entre la valuacin de los abonos a la cuenta Almacn de
Materias Primas y el cargo a los costos, se registra en la reserva mencionada.
Esta tcnica satisface los problemas de valuacin de inventarios cuando los
precios van en constante alza, porque permite la produccin absorba costos
actuales que son altos y, por lo mismo, dicha tcnica va de acuerdo con la siguiente
premisa de Principio del Periodo Contable: Aplicar los ingresos actuales sus
costos Correspondientes, y lo que es mas importante, va de acuerdo tambin con
la premisa del Pensamiento Conservador: Valuar los inventarios a precio de lo
costo o de mercado, el que sea inferior.
Fiscalmente esta tcnica no es permitida, y por lo mismo, en las declaraciones se
restara el importa de la reserva, al costo de Produccin de lo Vendido.
Ya que como es sabido, solo son aceptables para efectos fiscales las siguientes
tcnicas de valuacin de inventarios:

Primeras entradas, primeras salidas.

Ultimas entradas, primeras salidas.
Precio promedio.

Ejemplo:
1.
2.
3.

100 unidades a $ 10.00 c/u

200 unidades a $ 12.00 c/u
150 unidades a $ 15.00 c/u
450
SUMAS

$ 1000.00
2400.00
2250.00
$ 5650.00

Se utilizan 200 unidades, sabiendo que el precio de reposicin es de $18.00.

Se pagaron sueldos directos por $ 6000.00 y se hicieron gastos indirectos por
$3000.00, se termina la produccin y se vende toda en $ 17000.00
Se utilizaron 200 unidades a $ 18.00 c/u
Valuacin a precio de promedio 200 unidades
DIFERENCIA

ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS

1) 1000.00
2511.11 (4
2) 2400.00

$ 12556 c/u

$ 3600.00
2511.11
$ 1088.89

3) 2250.00
PRODUCCION EN PROCESO
4) 3600.00
12600.00 (7
5) 6000.00
6) 3000.00

RESERVA PARA DEPOSICION DE

INTERVALOS
1088.89 (4

PROVEEDORES
1000.00 (1
2400.00 (2
2250.00 (3
VARIAS CUENTAS
6000.00 (5
3000.00 (6

ALMACEN DE ARTICULOS
TERMINADOS
7) 12600.00
12600.00 (8

COSTO DE PRODUCCION DE LO
VENDIDO
8) 12600.00

CLIENTES
9) 17000.00

VENTAS
17000.00 (9

Al observar los Estados de Resultados Contable y Fiscal, se apreciara una gran

diferencia:
ESTADO DE RESULTADOS
(Contable)
VENTAS
Menos:
Costo de produccin de lo vendido
Materia Prima Directa
Labor Directa
Gastos Indirectos
UTILIDAD BRUTA

$ 17000.00
$ 3600.00
6000.00
3000.00

12600.00
$ 4400.00

NOTA:
Con esta tcnica se adquiere o se pueden reponer 200 unidades de materiales, que
son las utilizadas en la produccin, a los precios actuales.
VENTAS
Menos:
Costo de produccin de lo vendido
Materia Prima Directa
Labor Directa
Gastos Indirectos
UTILIDAD BRUTA

$ 17000.00
$ 2511.11
6000.00
3000.00

11511.11
$ 5488.89

NOTA:
Con esta tcnica solo se pueden reponer 139.5 unidades de materiales; es decir, se
esta disminuyendo el Capital de Trabajo, como se aprecia a continuacin.
139.5 unidades x $ 18.00 = $ 2511.00

I)

INVENTARIOS

Se parte de la base de que se tienen implantado el Sistema de Inventarios

Perpetuos o Constantes para el control de las mercancas, y por lo tanto, existen
auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material,
e incluso puede utilizarse control doble, o sea, que el Almacenista maneje un
auxiliar a base de unidades y, Contabilidad otro con unidades y valores.

En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes,

conformando las tarjetas contra las existencias fsicas de determinado grupo de
materiales, hasta lograr que en el trascurso del ejercicio puedan comprobarse, por
este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas.
Es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento fsico (que puede
traer como consecuencias la paralizacin de las actividades de la empresa); ese
inventario deber compararse con la existencia que refleja al auxiliar respectivo,
originando naturalmente diferencias que provocaran ajustes. Desde luego, esos
ajustes sern mnimos si durante el ao se ha hecho la confrontacin o verificacin
mencionada, incluso puede ser por pruebas selectivas.

a) Preparacin del Inventario Fsico

Es conveniente, y en muchos casos indispensable, procurar ciertas medidas antes
de dirigirse al recuento fsico de los inventarios; entre otras se sugieren las
siguientes:
1.
2.
3.
4.

Planeacin de la Toma de Inventario Fsico

Que no existan entradas a almacn pendientes de registrarse.
Que no existan salidas de almacn pendientes de registrarse.
Se acomodaran las existencias de tal manera que los materiales de cierto

tipo o clase estn en un solo lugar.

5. Si es posible se prepararan listas con los nombre de los materiales escritos
a maquina, en original y dos copias, una de las copias servir para que por
parejas se anoten los resultados fsicos, una persona contando, midiendo o
pesando, y otra anotando.
6. Los borradores de inventario se pasaran a originales con la mayor claridad
evitando tachaduras.
7. Se pondrn separados, y debern inventarse en igual forma los materiales a
vistas, en deposito, comisin, etc., las existencias que no sean propiedad de
la empresa
8. Se procurara no recibir en poca de inventario algn material de los
proveedores, y si se recibiere no integrarlo al mismo.
9. No se despachara material en poca de inventario, y en caso de hacerlo
controlar la salida.

10. Las hojas de inventarios contendrn bsicamente lo sig.: fecha, numero de

articulo, nombre, unidades, cantidad cont., cantidad segn tarjetas,
diferencia de mas y de menos segn inventario, precio valor, valor segn
auxiliar, valor de inventario, diferencia de mas o de menos segn inventario.
(Ver lamina IV-9).

ASIENTOS DE AJUSTE
Analtico
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS
COSTO DE PRODUCCION
COSTO DE PRODUCCION
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS

$ 300.00
$ (300.00)
$ 1050.00
$ 1050.00
Simplificado

COSTO DE PRODUCCION
750.00
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS
$ 750.00
Redaccin: ajuste de las cuentas anteriores con motivo del inventario fsico,
practicando en x fecha.
El recuentro de existencias y comparacin con los auxiliares correspondientes,
permite hacer una clasificacin del inventario respecto al grado de
aprovechamiento o utilizacin en la produccin, clasificando dicho recuento en los
grupos siguientes:
a) Material de movimiento constante
b) Material de movimiento lento
c) Material inmovilizado
La clasificacin es bsica para la evaluacin de los inventarios, ya que no pueden
tener igual valor aquellas materias primas inmovilizadas en el ejercicio, que las de
movimiento constante, puesto que las del tercer grupo.

b) Rotacin de Inventarios

Se suma el inventario inicial con el inventario inicial con el final de materias primas
y se divide entre dos, con lo que se obtiene un inventario promedio, la cifra anterior
sirve como denominador de la suma total de materiales empleados en el periodo, y
el cociente representara las veces que el inventario promedio ha sido utilizado en
ese lapso.
Ejemplo:
Inventario Inicial de Materia Prima
Inventario final de Materia Prima
Inventario Promedio =

$ 20000.00
30000.00
$50000.00
2

$ 50000.00
$ 25000.00