2 - Estructuracin de fases y requerimientos del proyecto

Presentacin
Este material de formacin est dedicado al estudio de la estructuracin de las
fases y los requerimientos del proyecto, con lo cual se establece la segunda etapa
que se llevar a cabo en la formulacin de un proyecto, para ello contar con
todos documentos necesarios para realizarlo.
Inicialmente, se plantea en forma de sntesis lo que se quiere obtener una vez
finalizado el estudio de la documentacin propuesta en esta actividad de
aprendizaje, se contina como las caractersticas y ordenamiento de las
actividades. Finalmente, se toman las definiciones de: fase, recurso y actividad,
para el establecimiento, estudio de las caractersticas y ordenamiento de las
actividades, con los que se dan orientaciones tiles para integrar los
conocimientos adquiridos en la actividad de aprendizaje 2.
Conocimientos de concepto
Procesos de interpretacin, argumentacin y proposicin.
Fundamentos de estadstica.
Caractersticas del prototipo de producto.
Conocimientos de proceso
Establecer las actividades, requerimientos y fases del proyecto.

1. Estructuracin de las fases y los requerimientos del proyecto

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La intencin de este material de formacin adems de estructurar los

requerimientos y definir las fases basado en las actividades que se llevarn a cabo
en el proyecto, es articular lo estudiado con los contenidos de la formulacin de su
proyecto, as como los requerimientos indispensables en cada una de ellas para
alcanzar el propsito de este.
Nota: las fases o ciclos de un proyecto son tres; la primera corresponde a la
formulacin, la segunda a la ejecucin y la tercera a la evaluacin, no se
pueden confundir con las que se desarrollan en esta actividad de aprendizaje, que
parte del establecimiento de actividades, recursos y costos, para abordarla en dos
fases. Es pertinente precisar que las cuatro actividades de aprendizaje tratadas se
ajustan completamente a la primera fase o ciclo que corresponde a la que se ha
denominado formulacin del proyecto. Ahora, tal vez cuando se vaya a gestionar
la ejecucin del proyecto sea preciso describir las fases pendientes: ejecucin y
evaluacin.
Para la determinacin de los requerimientos y la estructuracin de las fases
teniendo en cuenta las actividades que se podrn en marcha en el proyecto, se
determina la concepcin de actividad que abordar y sus caractersticas,
enseguida se har el ordenamiento de las que fueron identificadas y por ltimo, se
da la orientacin para la programacin.
1.1. Caractersticas de cada actividad

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Una vez establecido el problema, objetivos y justificacin se contina con la

segunda etapa de la formulacin del proyecto, en otras palabras con uno de los
componentes que estructura los datos bsicos de este, es decir las actividades,
que se determinan para alcanzar el objetivo que se tenga.
Para iniciar es preciso establecer Qu es una actividad? La que se define segn
Farlex Inc, (2013) como:
Conjunto de trabajos o acciones que se hacen con un fin determinado o son
propias de una persona, una profesin o una entidad.
Actividad ser entendida en el contexto de la actividad de aprendizaje 2, como el
conjunto de tareas que se llevan a cabo para cumplir la meta de esta, la cual
requiere de recursos humanos, herramientas, materiales, conocimientos
tecnolgicos y cientficos, tcnicas para su concrecin y recursos financieros
asignados a esta, con un costo determinado.
Es conveniente documentar las caractersticas de cada una de las actividades
como: descripcin de tareas a realizar, recursos requeridos, resultados, inicio,
finalizacin y tiempo requerido para llevarla a cabo. Esto permite al momento que
se presenten imprevistos durante la realizacin del proyecto, direccionarlos en
forma correcta y reducir los errores en el proceso.
Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio o la
finalizacin de otras, lo anterior contribuir a la identificacin y anlisis de sus
caractersticas para hacer una buena organizacin, que en gran medida redundar
en una buena planeacin. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la
concatenacin para una correcta ejecucin entre las actividades.
Cules son las actividades de su proyecto?
Estas se clasifican segn los recursos que necesita para ponerlas en juego.
Tambin, se deben seleccionar las afines a un proceso, equipo o herramienta que
se utilice y se organizan en un grupo determinado, esto aplica a todas las
actividades planteadas.
Fase se definen como:
Estado diferenciado en el proceso o desarrollo de algo. (Farlex Inc, 2013)

A modo de sntesis, las fases se pueden visionar a partir de lo expuesto sobre las
caractersticas y seran dos: la primera denominada ordenamiento de actividades y
la segunda es programacin, estas se describen a continuacin.
1.2. Ordenamiento de las actividades

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Para el ordenamiento, organizacin, coordinacin en el tiempo y espacio de todas

las actividades que hay que realizar para el logro de los resultados, le ser de
ayuda el siguiente ejemplo:
Una empresa desea sacar al mercado una nueva versin de un reloj despertador
digital dirigido a la poblacin juvenil. El ingeniero a cargo hace un sondeo entre
sus compaeros de las posibles actividades por realizar, entre las que encuentra:
1. Encuesta a jvenes como posibles usuarios del reloj despertador digital.
2. Definicin de requerimientos para la nueva versin del reloj despertador.
3. Diseo conceptual de la nueva versin de reloj despertador digital.
4. Definicin de materiales, equipos y talento humano necesarios.
5. Diseo preliminar de la nueva versin del reloj.
6. Diseo mecnico, elctrico y electrnico detallados del reloj.
7. Construccin del prototipo de reloj despertador. (ICFES, s.f.)

A partir del listado de actividades que se detall anteriormente, se puede notar que
este proporciona una visin de lo que se debe realizar, entonces se pueden
desglosar las actividades, teniendo presente: el personal, las instalaciones, los
materiales, el equipo, las herramientas, entre otros aspectos que se requieran
para realizar las tareas propuestas. Cmo lo va a hacer? Se debe pensar en las
distintas actividades requeridas para alcanzar cada una de las metas.

1.3. Programacin

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Un modelo sencillo de planificacin de las actividades en el tiempo que las

contenga puede ser representado mediante una matriz de cuatro columnas; en la
primera columna se designa el nmero de la actividad, la segunda tiene la
descripcin, la tercera el responsable y la cuarta la duracin, mientras las filas son
proporcionales a las actividades que se planteen.
Una vez se tienen establecidas las actividades, se procede a precisar los recursos
requeridos para ejecutarlas. Para ello se considera en primer lugar Qu es un
recurso? y este se define como:
Medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea
o conseguir algo. (WordReference.com, 2013)

Entonces un recurso es una persona, una empresa, un instrumento, una mquina,

una herramienta, un material o el dinero necesario para llevar a cabo una
actividad.
Para especificar los recursos que se requieren en el proyecto, se toman los
asignados a cada tarea y enseguida se elabora un listado de todos. Luego se
puede empezar a hacer los diferentes listados como: materiales, recursos
humanos, herramientas, equipos y otros que se requieran.
Por ltimo, se recomienda consultar la informacin dispuesta en los siguientes
enlaces:

Formulacin y gestin de proyectos: recursos requeridos para el desarrollo del

proyecto.

Formulacin y gestin de proyectos: formulacin de actividades.

Dichos enlaces se encuentran disponibles en el botn: Materiales del programa /

Materiales de apoyo / Enlaces externos / Enlaces externos: Actividad de
aprendizaje 2; esta informacin le permitir ampliar y determinar con precisin las
actividades, los recursos, el personal y el tiempo para concretar su proyecto.
Es importante hacerse algunas preguntas, puesto que ello facilita llevar a cabo lo
que se ha mencionado, estas son: Qu debe producir el proyecto para crear las
condiciones bsicas que permita la concrecin del objetivo?, Con qu tareas se
obtienen los resultados esperados? y Qu recursos son requeridos para
obtenerlos y lograr el objetivo?

Referencias
Farlex Inc. (2013). Actividad. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en
http://es.thefreedictionary.com/actividad
Farlex Inc. (2013). Fase. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en
http://es.thefreedictionary.com/fase
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2013, en http://co.fotolia.com/id/55717328
Fotolia. (2004). Group of business people assembling jigsaw puzzle. Consultado
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ICFES. (s.f.). Mdulo formulacin de proyectos de ingeniera. Consultado el 20
de
septiembre
de
2013,
en
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:YF7eroXFy4IJ:www.ic
fes.gov.co/examenes/component/docman/doc_download/251-formulacion-deproyectos-deingenieria%3FItemid%3D+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co&client=firefox-a
WordReference.com. (2013). Recurso. Consultado el 16 de septiembre de
2013, en http://www.wordreference.com/definicion/recurso

Control de documento
Nombre

Cargo

Autor

Hugo Garca
Caldern

Instructor
Grado 20

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Fecha
Centro de Diseo
Tecnolgico Industrial Septiembre
(CDTI)
de 2013
Regional Valle
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Octubre de
2013