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DOCUMENTOS DE TRABAJO
OCTUBRE 2011 - 1 revisin
AUTORA:
Especialidad
Gestin documental.
Gestin de la informacin y los contenidos.
Planificacin de unidades de informacin.
Evaluacin e implantacin de herramientas tecnolgicas
de gestin de la informacin.
Comit editorial:
Paz Fernndez y Fernndez-Cuesta
Myriam Martnez San Emeterio
Carmen Morales de Sanabria
Jess Robledano Arillo
Editorial:
SEDIC. Asociacin Espaola de
Documentacin e Informacin Cientfica
www.sedic.es
Autora:
Carlota Bustelo Ruesta
DISEO:
Jos Manuel Gonzlez
TRAYECTORIA profesional
Consultora independiente especializada en gestin de la informacin,
los contenidos y los documentos http://www.carlotabustelo.com (2011-
).
PATROCINADO POR:
INTRODUCCIN
2.1 Estructura.
2.3 El vocabulario.
2.4 Relacin con otras normas de gestin documental: ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, etc... 8
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3.2 La complementariedad con otros sistemas de gestin ISO 9001, 14001, etc.
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4.1 Generalidades.
18
18
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4.7 Evaluacin.
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CUMPLIMIENTO Y VERIFICACIN
29
5.1 Generalidades.
30
30
31
32
34
NDICE
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INTRODUCCIN
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EN QU SE BASA
LA SERIE ISO 30300?
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2.1 ESTRUCTURA
LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 SE INICIA EN 2011 CON LOS DOS PRIMEROS PRODUCTOS:
UNE ISO 30300 (2012?)- Sistema de gestin para los documentos- Fundamentos y vocabulario
UNE ISO 30301 (2012?)- Sistema de gestin para los documentos-Requisitos
ISO 30300
Management systems for records-Fundamentals
and vocabulary
REQUIREMENTS
ISO 30301
Management systems for records -Requirements
GUIDELINES
Support High
Level Structure
Elements
En discusin
ISO 30304
Management systems for records:
Assessment guide
Conceptual and
implementation
issues-2
ISO TR
26122
Work
process
analysis for
records
ISO DTR
17068
Trusted
Third Party
Repository
for Digital
Records
Self assessment
method-3
ISO 30303
Management systems for records-Requirements
for bodies providing audit and certification
ISO 30302
Management systems for records:
Guidelines for Implementation
ISO 23081
Metadata for records.
Principles-1
ISO TR 13028
Implementation
guidelines for
digitization of
records
En desarrollo
ISO 13008
Digital
records
conversion
and
migration
process
ISO 16175
Principles and Functional Requirements for
Records in Electronic Office Environments-1
Digital records management systems -2
Business systems 3
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2.3 EL VOCABULARIO
de gestin documental
2.4
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NORMAS ISO
ISO 15489-1:2001
Information and documentation -- Records management
-- Part 1: General
UNE-ISO 15489-1:2006
Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 1: Generalidades
ISO/TR 15489-2:2001
Information and documentation -- Records management
-- Part 2: Guidelines
UNE-ISO/TR 15489-2:2006
Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 2: Directrices
ISO 16175-1:2010
Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 1: Overview and statement of
principles
En preparacin
ISO 16175-2:2011
Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 2: Guidelines and functional
requirements for digital records management systems
En preparacin
ISO 16175-3:2010
Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 3: Guidelines and functional
requirements for records in business systems
En preparacin
ISO 23081-1:2006
Information and documentation -- Records management
processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
UNE-ISO 23081-1:2008
Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 1: Principios.
ISO 23081-2:2009
Information and documentation -- Managing metadata
for records -- Part 2: Conceptual and implementation
issues
UNE-ISO 23081-2:2011
Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
ISO/TR 23081-3:2011
Information and documentation -- Managing metadata
for records -- Part 3: Self-assessment method
En preparacin
ISO/TR 26122:2008
Information and documentation -- Work process analysis
for records
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN
Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de
trabajo para la gestin de documentos.
ISO/TR 13028:2010
Information and documentation - Implementation
guidelines for digitization of records
En preparacin
Estas normas de buenas prcticas, que se centran en los procesos y controles de gestin documental, son la base de la operacin del
Sistema de gestin establecido en las ISO 30300. Desde el punto de vista prctico una organizacin que decida implantar un Sistema
de Gestin ISO 30300, tendr a su disposicin el resto de las normas e informes tcnicos para orientar la puesta en operacin de los
procesos y controles documentales.
NORMAS PUBLICADAS
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11
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1. Scope
1. Alcance
2. Normative references
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la organizacin
5. Leadership
5. Liderazgo
6. Planning
6. Planificacin
7. Support
7. Soporte
8. Operation
8. Operacin
9. Performance evaluation
10. Improvement
10. Mejora
13
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14
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Gestin documental
formalizada
organizacin
15
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16
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CULES SON
LOS REQUISITOS DE
LA NORMA?
17
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4.1 GENERALIDADES
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EJEMPLOS (PARA
UNA EMPRESA
MEDIANA DE
FABRICACIN DE
ZAPATOS
CON LOCALIZACIN
EN LAS ISLAS
BALEARES, ESPAA)
REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Este anlisis debe repetirse en el proceso de revisin del SGD, puesto que las
circunstancias pueden cambiar a lo largo del tiempo.
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REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Las responsabilidades y
competencias deben quedar
formalmente explicitadas y deben
ser conocidas y asumidas por todos
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EJEMPLO (PARA
UNA AGENCIA DE LA
ADMINISTRACIN
AUTONMICA EN
ESPAA)
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EJEMPLO
PYME SECTOR
CONSULTORA
Objetivo
Quin?
Responsable de administracin,
con apoyo de empresa externa
Qu?
Cunto?
Cmo?
REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Plan de cumplimiento
de objetivos
Plan de cumplimiento
de objetivos
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REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Presupuesto y asignacin de
responsabilidades en el documento
de poltica o cualquier otro utilizado
en la organizacin
Identificacin de la capacitacin
necesaria para determinado puestos
y facilitacin de adquisicin de la
misma mediante cursos o seminario
internos o externos.
Justificacin de la capacitacin en
los expedientes personales de cada
persona asignada
Establecimiento y aprobacin de un
plan de formacin
Establecimiento y aprobacin de un
plan de comunicacin
Redaccin y aprobacin de la
documentacin requerida por la
Norma, segn el procedimiento
definido
Existencia de un procedimiento
para redaccin y aprobacin de la
documentacin.
La documentacin en si misma.
23
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PROCESO DE
PLANIFICACIN
DE UN SGD
Poltica
Objetivos
Riesgos
Procesos
Controles
REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
La organizacin debe
implementar los procesos en las
aplicaciones para cumplir los objetivos
de gestin documental (8.3)
24
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PROPSITO
PROCESO
CREACIN
Seleccionar la tecnologa
Registrar
Clasificar
Seleccionar la informacin de control
(elementos de metadatos)
Determinar el historial de eventos
Control de los documentos fuera de la organizacin
CONTROL
Implementar la disposicin
Autorizar la disposicin
Transferencia
Trasferir
Destruir
Mantener informacin sobre los documentos
destruidos
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Para cada proceso se propone un requisito o ms de uno en algunos casos, que se agrupan en la columna de
Controles. Cada requisito est identificado con un nmero o cdigo que haga ms fcil su implementacin.
Propsito
N
PROCESO
A.1
Creacin
A.1.1
A.1.1.1
Cdigo
CONTROLES
Proceso
4.7 EVALUACIN
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Supervisin
y medicin
Anlisis y
evaluacin
Indicadores
Auditora
interna
Supervisin
por la direccin
Tendencias/
resultados adversos
Conformidades/
no conformidades
Acciones
previas a la no
conformidad
Acciones
correctivas
Mejora de
poltica y objetivos
Riesgos/
oportunidades
de mejora
REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Establecer e implementar la
supervisin y el anlisis
Procedimiento de evaluacin y
anlisis del SGD
Programa de auditoras
Informe de auditora
Resultados de la revisin
Puntos dbiles/
fuertes
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Conformidades - No conformidades
Puntos dbiles Puntos fuertes
Riesgos Oportunidades
Las no conformidades son bsicamente el no
cumplimiento de uno de los requisitos de la Norma
30301. Una vez detectadas requieren de una accin
correctiva. Como comentamos al comenzar el
captulo 4, cada uno de los requisitos de la norma
se identifica porque contiene el verbo debe, y se
encuentran tanto en el texto principal como en el
anexo A (anexo normativo).
Las no conformidades quedan reflejadas en el
informe de auditora, que puede sugerir cual es
la accin correctiva requerida o dejarlo en manos
de la organizacin. Cada no conformidad tiene
obligatoriamente que dar lugar a una accin
correctiva, cuya ejecucin debe quedar documentada
y puede requerir de una auditora extraordinaria que
confirme la efectividad de la misma.
Tiempo
REQUISITO
ACCIN
DOCUMENTACIN
Listado de acciones
correctivas emprendidas
con sus fechas y evidencia
de su implantacin
Revisar y actualizar la
poltica y objetivos de la
gestin documental, as
como los planes
Madurez
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CUMPLIMIENTO
Y VERIFICACIN
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5.1 GENERALIDADES
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rendimiento
tico (imparcial, sincero, honesto, discreto)
Capacidad para investigar y evaluar las prcticas
De mentalidad abierta (dispuesto a considerar ideas de
gestin documental mediante entrevistas,
o puntos de vista alternativos)
observacin y validacin
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Capacidad para realizar un muestreo de la creacin Conocimiento de los mtodos para desarrollar
de documentos en los procesos de negocio.
Principios
Requisitos generales
Requisitos de la estructura
Requisitos de los recursos
Requisitos de informacin
Requisitos de los procesos
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Contratacin
Planificacin
de la auditora
Reunin
de apertura
Informe
Anlisis
de requisitos
Estudio de
la documentacin
Plan de acciones
correctivas
Auditora
extraordinaria
Concesin
certificado
GRFICA 1
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GLOSARIO
Y ENLACES DE INTERS
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EVIDENCIA (EVIDENCE)
documentacin de una actividad
NOTA.- Una evidencia es una prueba de realizacin de una
actividad que puede demostrar que ha sido creada en el curso
normal de la misma y que est intacta y completa. No se limita al
sentido legal del trmino.
GESTIN DE DOCUMENTOS
(RECORDS MANAGEMENT)
rea de gestin responsable de un control eficaz
y sistemtico de la creacin, la recepcin, el
mantenimiento, el usos y la disposicin de los
documentos, incluidos los procesos para incorporar y
mantener, en forma de documentos, las informacin
y prueba de las actividades y operaciones de la
organizacin.
NOTA.- En ingls de denomina tambin recordkeeping.
METADATOS (METADATA)
datos que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestin a lo largo
del tiempo.
NO CONFORMIDAD (NONCONFORMITY)
incumplimiento de un requisito
ORGANIZACIN (ORGANIZATION)
persona o grupo de personas que tienen sus propias
funciones con responsabilidad, autoridad y relaciones
para llevar a cabo sus fines
DOCUMENTOS (RECORDS)
informacin creada, recibida y conservada como
evidencia y como activo por una organizacin o
individuo, en el desarrollo de sus actividades o en
virtud de sus obligaciones legales
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SISTEMA DE GESTIN
conjunto de elementos interrelacionados o que
interactan en una organizacin con el fin de
establecer polticas y objetivos, y los procesos para
alcanzarlos.
ENLACES DE INTERS
1
http://www.iso3030.es
http://www.aenor.es
http://www.iso.org
http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_
technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48856
http://www.fesabid.org/ctn-50/comite-tecnico-de-normalizacion-50-aenor-ctn50documentacion
disciplinas
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