Iso 30301 Como Implantamos en Una Empresa

CTN50/SC1Gestin de documentos y aplicaciones
UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?
CTN50/SC1 Gestin de Documentos y aplicaciones de AENOR
I JORNADAS VALENCIANAS DE DOCUMENTACIN
Implantacin ficcin. Escenario:

Les Xufes (Horta Nord, Valencia).
Desde 1985. Fabricacin industrial (elaboracin, envasado y comercializacin) segn las normas del Consejo Regulador de la Denominacin de Origen Chufa de Valencia. 250 trabajadores en plantilla. rea produccin:150, rea logstica:50, rea comercial y marketing:30, rea Administracin:13 (incluye Departamento de Calidad:3), rea de Tecnologa:7. Desde 2001 Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) segn la norma ISO 9001 Departamento Calidad. Valores = Tradicin + Innovacin (Tecnolgica) + Calidad. Plan estratgico 2012-2015: exportacin al mercado asitico.
Les Xufes y la gestin de documentos:

Cuando se implanta el SGC segn ISO 9001 se contrata a un documentalista. Vinculacin: Departamento de Calidad. Funciones: Bsqueda de informacin regulatoria, normativa, y tcnica | Mantenimiento de la biblioteca | Gestin de la Intranet y la pgina Web| Archivo de calidad | Distribucin de documentacin de calidad.
Implantacin ficcin. Escenario:

Les Xufes y la gestin de documentos:
Filosofa documental:
2001 (despus de implantar el SGC segn ISO 9001): Cada rea y cada proceso tiene su sistemtica + Sistemtica especfica para el control de documentos y registros de calidad (Departamento de Calidad). Auditorias externas de seguimiento y certificacin: No Conformidades -NC- en relacin al control de documentos del SGC (punto 4.2 ISO 9001). 2007: Voluntad de cambio: 1 nica sistemtica que siga las buenas prcticas en gestin documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable: Documentalista (Responsable de la Gestin de Documentos, RGD). 1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan alinear los procesos documentales segn ISO 15489. Se identifican los documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de clasificacin, unas reglas de acceso bsicas, y un calendario de conservacin. El rea de Tecnologa instala la solucin Sharepoint con la intencin que no se distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y procedimientos para su implantacin. Se realiza formacin a nivel Direccin de rea y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas). 2 proyecto (2011): Implantacin de un Sistema de Gestin de Documentos segn ISO 30301.
Implantacin ficcin. Sinopsis:

Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo planteo el proyecto a Direccin? Noviembre 2011, Directora General (DG) Les Xufes: Por qu apruebo el proyecto? Resultados esperados y beneficios Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo escojo a la consultora en gestin documental? Diciembre 2011, Consultora en gestin documental (CGD): Cmo desarrollo el proyecto? Marzo 2012, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo escojo a la entidad de certificacin? 19 de marzo (Visquen les falles!), Auditor (A): Cmo desarrollo el proceso de auditora? Cul es el resultado?
Implantacin ficcin. Protagonistas:
DG = C.Bustelo
RGD = MR.Lloveras
CGD = M.Lorience
A = A.Sells
CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN? Tres motivos: 1: Consolidacin del SGD.

SGD = Direccin segn ISO 30301 | Operativa segn ISO 15489
2: Certificacin del SGD.

Ms Garanta > Ms Clientes Penetracin en nuevos mercados (Plan estratgico 2012-2015 Les Xufes)
3: Innovacin.
1 empresa certificada en Espaa
CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN? Una estrategia: - Alcance sin riesgo y escalable:
Sin riesgo Alcance del SGC segn ISO 9001 (desde 2007: eliminacin de No Conformidades -NC- en el mbito de control de documentos). Escalable A medida que se incorporan procesos en el SGC, tambin se incorporan en el SGD.
- Inversin mnima:
Empresa consultora externa: Auditora + Cumplir los requisitos no cubiertos (clculo 30%; trabajo realizado en 3 meses). Les Xufes: Direccin | RGD | Departamento de Calidad. Empresa de certificacin.
- Resultados a corto plazo: Certificacin en marzo de 2012.
POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y BENEFICIOS TRADICIN + INNOVACIN + CALIDAD
PRINCIPIOS -Compromiso con la calidad -Internacionalizacin -Respeto a la tradicin en los procesos de fabricacin -Innovacin -Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos Empresa familiar 2001 Profesionalizacin de la Direccin
POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y BENEFICIOS 2001 - Plan de desarrollo y expansin: - Implantacin de la norma ISO 9001 - Modernizacin de las estructuras tecnolgicas - Modernizacin de la administracin: reduccin papeleo 2011 10 aos despus: EN GENERAL- MUY SATISFACTORIO - LA EMPRESA HA DUPLICADO SU PLANTILLA - PLAN DE EXPANSIN EN EL MERCADO ASIATICO (2012-2015) - HA TRIPLICADO SU FACTURACIN
POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y BENEFICIOS NUESTRA FILOSOFIA: LA MEJORA CONTINA PLANES DE FUTURO - Compromiso con la responsabilidad social y el medio ambiente -Apertura de comercio electrnico al por mayor -Afianzamiento mercado asitico 2011- REVISIN POR LA DIRECCIN DEL SISTEMA DE GESTIN Las no conformidades en su mayora provienen de la documentacin PLATAFORMAS TECNOLGICAS SATURADAS. Algunos problemas para recuperar informacin
PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301

POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y BENEFICIOS COSTE ESTRATEGIA BENEFICIOS
INVERSIN 1% BENEFICIOS
CMO ESCOJO A LA CONSULTORA EN GESTIN DOCUMENTAL?

Tres preguntas tcnicas: 1: Experiencia comprobable en el mbito de la implantacin y auditora de SSGGDD segn ISO 30301, y en el sector? 2: Compromiso hasta la certificacin? Asesoramiento para la resolucin de las posibles No Conformidades -NC encontradas en auditora externa. 3: Capacidad de respuesta ante servicios adicionales? Por ejemplo, asesora respecto a la actualizacin de la seguridad informtica.
CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

1. Auditora preimplantacin (1 mes):
Objetivo: Identificar requisitos no cubiertos (No Conformidades - NC) y las acciones a llevar a cabo para cubrirlos. Metodologa: Comparacin de requisitos con lo ya existente. Resultado: Informe de acciones a llevar a cabo.
2.
Consultara I (2 meses):
Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC. Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias. Resultado: Sistema implantado listo para la auditora externa.
3.
Consultara II post auditora externa de certificacin:

Objetivo: Apoyar la resolucin de las No Conformidades - NC identificadas en la auditora externa. Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias. Resultado: Eliminacin de las No Conformidades - NC y SGD certificado.

REQUISITOS CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN Punto 4 NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
NC = Falta documentar. A.1 = Redactar documento formal que incluya alcance SGD, factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra ndole.
LIDERAZGO Punto 5
NC= No existe una poltica de gestin documental. NC= Los roles y responsabilidades en Gestin documental no estn explcitamente documentados. A.2 = Establecer conjuntamente con la Direccin y el RGD una poltica de gestin documental. A.3 = Integracin = incluir en el documento Poltica de calidad la poltica de gestin documental. Aprobacin de la Direccin. En este documento se incluyen los roles y responsabilidades conjuntamente con los de calidad. A.4 = Difusin = reunin de presentacin con los Directores de rea; publicacin de la poltica en la Intranet; e-mail de la direccin a todos los trabajadores anunciando la modificacin de la poltica de calidad para incluir la poltica de gestin de documentos.

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A) NC = No se han establecido los objetivos. NC = No existe un plan para llevarlos a cabo. A.5 = Establecer conjuntamente con el RGD los objetivos de un plan y determinar para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo, los recurso necesarios, cuando se completarn y como se evaluarn. El plan se integra con los objetivos de SGC segn la norma ISO 9001.
REQUISITOS PLANIFICACIN Punto 6
SOPORTE Punto 7
NC = No existen. El personal est capacitado y existen procedimientos de comunicacin y de aprobacin de la documentacin en base al SGC segn la norma ISO 9001 que son totalmente vlidos.

REQUISITOS OPERACIN Punto 8 + Anexo A
Determinacin de qu documentos, cundo y cmo deberan ser creados y capturados en cada proceso de negocio.
NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

NC = El cuadro de clasificacin y la determinacin de los documentos de cada procedimiento es vlida, pero no existe un procedimiento escrito de cmo se determinan los perodos de conservacin A.6= Redaccin de procedimiento de evaluacin y asignacin de periodos de conservacin
Determinacin de la informacin sobre el contenido, el contexto y el control (metadatos) que debera incluirse en los documentos.
NC = No se recoge toda la informacin necesaria. A.7 = Modificacin de la aplicacin para permitir recoger todos los metadatos necesarios, especialmente los referentes a la firma. NC = Hasta ahora no se haba incluido la firma electrnica. A.8 = Modificacin de la aplicacin para la incorporacin de documentos firmados electrnicamente. NC = No existe. SharePoint es la tecnologa en la que se conservan los documentos.
Definicin de la forma y la estructura en que los documentos se deberan crear e incorporar al sistema.
Determinacin de las tecnologas apropiadas para crear e incorporar documentos.

REQUISITOS OPERACIN Punto 8 + Anexo A
Determinacin de la informacin (metadatos) que debera crearse durante los procesos documentales, y cmo se vincularn y gestionarn dichos metadatos a lo largo del tiempo. Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los documentos a lo largo del tiempo. Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.

NC = No se recogen determinados metadatos relacionados con los procesos documentales. A.9 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint. NC = No existen. El sistema de seguridad y acceso definido es vlido y est documentado. NC = No existe un plan de preservacin. A.10 = Establecimiento del plan de conversin de formatos a PDF-A.
Implementacin de la disposicin autorizada de los documentos.
NC = No existe evidencia de las autorizaciones. No se explicita porque los controles de trasferencia no son necesarios A.11 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint. A.12 = Documento formal con las razones de no implementacin de controles de trasferencia NC = No existe documentacin puesta al da de la personalizacin de Sahrepoint. A.13 = Puesta al da del documento de anlisis funcional.
Establecimiento de las condiciones para la administracin y mantenimiento de las aplicaciones d e gestin documental.

NC = Deben establecer los elementos a supervisar y evaluar. El sistema de auditora y no conformidades del SGC segn la norma ISO 9001 puede ampliarse perfectamente a los requisitos documentales. A.14 = Establecer los indicadores de evaluacin del SGD integrndolos con el SGC segn ISO 9001.
REQUISITOS EVALUACIN Punto 9
MEJORA Punto 10
NC = No existe. El sistema de mejora del SGC segn la norma ISO 9001 puede aplicarse perfectamente.
PRODUCTOS OBTENIDOS
CONTEXTO ORGANIZACIN
Procesos Trabajo Documentos
LIDERAZGO
SGD Roles /Funciones Comunicacin Formacin Indicadores rendimiento Plan Contingencia
PLANIFICACIN
MEJORA
SOPORTE
EVALUACIN
OPERACIN
Informe Valoracin Manual de Procedimientos Instrucciones de Trabajo
Identificacin Captura Registro Metadatos Workflow Uso y accesibilidad Clasificacin Conservacin
CMO ESCOJO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN?

Tres preguntas tcnicas: 1: Entidad acreditada? 2: Experiencia comprobable en el mbito de los SSGGDD segn ISO 30301, y en el sector? 3: Han auditado antes el SGQ de Les Xufes?
CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?

1. 2. Plan de auditora: alcance, criterios, duracin (fechas), equipo auditor. Realizacin de la auditora:
Reunin de apertura (participan DG y RGD). Anlisis de la documentacin (participa RGD). Preparacin de las conclusiones. Reunin de cierre y entrega del Informe de auditora (participan DG y RGD).
Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo. Discusin sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y plazos. Sobre el certificado: alcance, validez (recertificacin), auditoras internas, uso del logo, etc.
3.
Seguimiento y cierre de las No Conformidades -NC:

Evidencias documentales Trazabilidad de Procesos y Procedimientos establecidos.

INFORME DE AUDITORA Para aportar valor, el equipo de auditoria en el proceso de certificacin, entregar un informe de auditoria completo con los resultados abajo indicados. El informe de auditoria proveer evidencia precisa y concisa de la auditoria realizada, para permitir e informar sobre la decisin de certificar, debiendo incluir o hacer referiencia a: a) Identificacin del organismo certificador b) El nombre y direccin del cliente y de sus interlocutores responsables c) El tipo de auditoria (ej. Auditoria inicial, de reconocimiento o rectificacin) d) El criterio de la auditoria e) Los objetivos de la auditoria f) El alcance de la auditoria, identificacin particular de las unidades funcionales o procesos auditados en el momento de la auditoria g) Identificacin del jefe de proyecto, los miembros del equipo de auditoria y cualquier otro personal involucrado h) Las fechas y lugares donde las actividades de auditoria (internas o externas) han sido realizadas i) Conclusiones, evidencias, y fallos de la auditoria, consistentes con los requerimientos del tipo de auditoria I JORNADAS VALENCIANAS DE DOCUMENTACIN
Conformidad
Buenas Prcticas / Puntos fuertes Puntos dbiles
Hallazgos
Oportunidades de Mejora
Riesgos No Conformidad
CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

VALORACIN GLOBAL: Se constata que el sistema implantado se encuentra en una fase de acentuada juventud. No obstante, dicha juventud no ha impedido constatar la suficiente implantacin y eficacia de los procedimientos aplicados. El sistema cumple con los requisitos de la norma ISO 30301 a excepcin de la NC indicadas.
REQUISITOS EVALUACIN Punto 9 NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CORRECTIVAS (AC) NC = No se puede evidenciar, a fecha de auditora, como se procede en la revisin por la Direccin, ya que no se ha cumplido el plazo para hacerla. Del mismo modo para considerar auditora interna, la auditora preimplantacin es necesario un informe de auditora. En el plan de auditora del SGC segn ISO 9001 no se especifica que tambin se incluye en SGD segn ISO 30301. AC 1 = Revisar y modificar el Plan de auditoras SGC para hacer mencin explcita a que se auditar tambin el SGD. AC 2 = Obtener el informe de la auditora preimplantacin. MEJORA Punto 10 NC= En el procedimiento de no conformidades no se hace mencin explicita al SGD. AC 3 = Revisar y aprobar el procedimiento de deteccin de no conformidades y acciones correctivas.
Extracto del informe de auditora. Las acciones correctivas son propuestas por la empresa para eliminar las no conformidades.
CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

PLAZO DE CORRECCIN PACTADO CON LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN = 15 das
Les Xufes Primera empresa espaola certificada en ISO 30301
Y el Rey Jaume I dijo aix s or, or, xata xata Si le diramos a probar la ISO 30301 tambin lo dira?
MUCHAS GRACIAS!

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CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN? Tres motivos: 1: Consolidacin del SGD.

2: Certificacin del SGD.

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- Resultados a corto plazo: Certificacin en marzo de 2012.

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PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301

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Consultara II post auditora externa de certificacin:

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REQUISITOS PLANIFICACIN Punto 6

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NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

Determinacin de las tecnologas apropiadas para crear e incorporar documentos.

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Implementacin de la disposicin autorizada de los documentos.

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REQUISITOS EVALUACIN Punto 9

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SGD Roles /Funciones Comunicacin Formacin Indicadores rendimiento Plan Contingencia