135 PRINCIPALES LADRONES DE TIEMPO

Publicado por eduardomartinez el 4 de Junio de 2009

GESTIÓN DEL TIEMPO
135 PRINCIPALES LADRONES DE TIEMPO A EVITAR O A TENER EN
CUENTA:

01. ABSENTISMOS
02. ACCIDENTES
03. ACCIONES INACABADAS CON DUPLICIDAD DE ESFUERZOS – COGIENDO Y
SOLTANDO UN EXPEDIENTE MUCHAS VECES
04. ACCIONES INCONSISTENTES
05. ACEPTAR ADJETIVOS INCONCRETOS (MAÑANA, PASADO...) EN LUGAR DE
FECHAS E INCLUSO HORAS CONCRETAS PARA TEMAS URGENTES
06. ACTITUD COMPULSIVA
07. ACTITUD NEGATIVA, DESMOTIVACIÓN, MORAL BAJA
08. ACTIVIDADES EXTERNAS
09. ACTUAR SIN PENSAR
10. ADICTO AL TRABAJO
11. AMBIENTE DESORGANIZADO E INADECUADO
12. AMBIGÜEDADES / NO ASUMIR RESPONSABILIDADES
13. APRESURARSE
14. ARGUMENTOS, CONFLICTOS Y DISCUSIONES
15. ATENDER REUNIONES CUANDO PUEDEN SER SUBSTITUIDAS POR
LLAMADAS
16. ATENDER REUNIONES NO INDISPENSABLES; A DESHORAS Y EN LUGARES
INADECUADOS
17. “BURRO-CRACIA”
18. CANSANCIO, FATIGA Y ESTRÉS NEGATIVO
19. CHISMORREOS, COTILLEOS, HABLADURÍAS
20. CLIENTES: ATENCIÓN Y QUEJAS
21. COMENZAR TARDE LA JORNADA
22. COMITÉS DE ESTUDIOS SIN PODER DE ACCIÓN
23. CONFIANDO EN LA MEMORIA
24. CONFUSA / DEMASIADAS / POBRES COMUNICACIONES
25. CORPORATIVISMO
26. CORREO BASURA
27. CRISIS
28. CUESTIONARIOS, INFORMES Y PAPELEO
29. CULPAR A OTROS
30. DELEGAR RESPONSABILIDADES SIN AUTORIDAD
31. DEMASIADA SUPERVISIÓN DE LOS SUBORDINADOS
32. DEMASIADAS HORAS CON FALTA DE PRODUCTIVIDAD
33. DEMASIADO TRABAJO / PRESIÓN INNECESARIA
34. DEMASIADOS COMPROMISOS
35. DESEO DE ESTAR INFORMADO Y ENVUELTO EN TODO
36. DESEO DE EVITAR TAREAS DESAGRADABLES
37. DESGANA O MIEDO DE LOS SUBORDINADOS A INFORMAR DE LAS MALAS
NOTICIAS Y ERRORES
38. DEVOLUCIÓN DE LO DELEGADO SIN RESOLVER
39. DICTAR A LA SECRETARIA
40. DILACIÓN
41. DISPERSIÓN DEL ESFUERZO Y DE RECURSOS / INTENTAR HACER –
PRODUCIR DEMASIADAS COSAS A LA VEZ
42. DISTRACCIONES PROPIAS Y AJENAS
43. DUDAR DE LA CAPACIDAD / COMPETENCIA DEL PERSONAL
44. ERRORES PROPIOS Y AJENOS
45. ESPERA DE RESPUESTAS, PROPIAS Y AJENAS
46. ESTIMACIONES DE TIEMPO POCO REALISTAS O DEMASIADO OPTIMISTAS
47. ESTRUCTURA JERARQUIZADA
48. FALTA DE ANÁLISIS Y DE PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
49. FALTA DE ATENCIÓN Y CONCENTRACIÓN / DESVIARSE DE LO ESENCIAL DEL
TEMA
50. FALTA DE BALANCE LABORAL - PERSONAL
51. FALTA DE CONOCIMIENTO Y ESPECIALIZACIÓN
52. FALTA DE CONTROL DE LA PRODUCTIVIDAD
53. FALTA DE CONTROL SOBRE EL USO DE INTERNET, MÓVIL Y TELÉFONO
54. FALTA DE COPIA DE SEGURIDAD
55. FALTA DE DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL
TRABAJO
56. FALTA DE DIRECCIÓN Y OBJETIVOS
57. FALTA DE DISCIPLINA, PROPIA Y AJENA
58. FALTA DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS ADECUADOS
59. FALTA DE FECHAS LÍMITES
60. FALTA DE INFORMACIÓN
61. FALTA DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN CON DECISIONES ERRÓNEAS
62. FALTA DE MANTENIMIENTO ADECUADO
63. FALTA DE MÉTODOS O PROCEDIMIENTOS
64. FALTA DE ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA
65. FALTA DE PERSEVERANCIA O PERSISTENCIA
66. FALTA DE PERSONAL COMPETENTE / PERSONAL SIN FORMACIÓN
67. FALTA DE PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
68. FALTA DE REACCIONES A SUS PETICIONES
69. FALTA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DELEGADAS
70. FALTA DE TRABAJO EN EQUIPO
71. FALTA O INCAPACIDAD DE DELEGAR
72. FALTA, CAMBIO O CONFLICTO DE PRIORIDADES
73. FORMACIÓN DEL PERSONAL NUEVO
74. GESTIÓN POR CRISIS: APAGA FUEGOS
75. HABLAR DEMASIADO
76. HACIENDO EL TRABAJO DE OTROS
77. INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL CORREO
78. INCAPACIDAD DE DECIR NO
79. INDISPONIBILIDAD DEL PERSONAL
80. INSISTENCIA EN CONOCER TODOS LOS HECHOS / DATOS (PARÁLISIS DEL
ANÁLISIS)
81. INTERRUPCIONES
82. LARGOS ALMUERZOS
83. LECTURA POCO ÚTIL
84. LIDERAZGO POBRE
85. LLEGAR TARDE (PROPIO Y AJENOS)
86. MALENTENDIDOS
87. MESAS Y CAJONES LLENOS - DESORGANIZADOS
88. NO ACTUAR DESPUÉS DE HABER REFLEXIONADO / INDECISIÓN
89. NO APRENDIENDO DE ERRORES Y LECCIONES PREVIAS
90. NO ARCHIVANDO TODOS LOS RECIBOS DE GASTOS EN UN ARCHIVO
DIARIAMENTE Y NO HACIENDO LA LISTA DE GASTOS EN LAS FECHAS
PREVISTAS
91. NO DETERMINANDO LOS MEJORES MOMENTOS PARA LAS TAREAS O
TRABAJOS MÁS DIFÍCILES – NO SACAR EL MAYOR PROVECHO A NUESTROS
MEJORES MOMENTOS
92. NO DISPONER DE UN ÁREA DE TRABAJO EFECTIVA
93. NO DISPONER DE UN ÁREA DE ARCHIVO EFECTIVA, PRÁCTICA Y SUFICIENTE
94. NO DISTINGUIR ENTRE IMPORTANTE (DE GRAN SIGNIFICADO Y VALOR) Y
URGENTE (NECESITADO DE ACCIÓN RÁPIDA PERO PUDIENDO SER POCO
IMPORTANTE PARA NOSOTROS)
95. NO AGRUPAR LAS TAREAS: INTERNET, REUNIONES, TELÉFONO. VISITAS,
ETC.
96. NO HACER EL ANÁLISIS “ABCD” (DELEGAR/ELIMINAR/FECHAR/HACER)
97. NO PLANIFICAR COMIDAS SOCIALES O DE NEGOCIO O NO RESPETAR EL
TIEMPO PREVISTO
98. NO RESPETAR LA CADENA DE MANDO
99. NO SABER ESCUCHAR
100. NO SABER O NO USAR LA LECTURA RÁPIDA
101. NO SABER TERMINAR CONVERSACIONES TELEFÓNICAS O VISITAS
102. NO SEGUIR LA LEY DE PARETO: REGLA 80:20 - 20:80: NO
CONCENTRARSE EN LO ESENCIAL
103. NO SER PREVISOR
104. NO USAR LISTAS MAESTRAS NI PLAN DE ACCIÓN
105. NO USAR LOS TIEMPOS DE ESPERA U OCIOSOS: AUTOBÚS, DOCTOR,
TREN, ETC.
106. NO USAR LA AGENDA O USANDO MÁS DE UNA (TRABAJO; PERSONAL)
107. NO VALORAR NUESTRO PROPIO TIEMPO
108. NOMBRAMIENTO DE PERSONAL INADECUADO
109. OBJETIVOS POCO CLAROS / NO OBJETIVOS
110. PAUSAS DEL CAFÉ / TÉ
111. PERFECCIONISMO
112. PERSEGUIR UN ESTILO DE GESTIÓN DEMOCRÁTICO CON EL PERSONAL
INADECUADO
113. PLANIFICAR DEMASIADO
114. POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS
115. PONER EL ÉNFASIS EN HACER TODO BIEN (EFICIENCIA), EN LUGAR DE
HACER BIEN LO IMPORTANTE (EFICACIA)
116. PONER EL ÉNFASIS EN LAS ACTIVIDADES, EN LUGAR DE EN LOS
RESULTADOS
117. PRE-OCUPARSE DE LOS PROBLEMAS, EN LUGAR DE OCUPARSE DE
LAS SOLUCIONES
118. PROMOCIONAR AL PERSONAL INADECUADO (PRINCIPIO DE PETER)
119. RECIBIENDO RESPONSABILIDADES SIN AUTORIDAD
120. RELACIONES EMOTIVAS Y PERSONALES
121. RELACIONES PÚBLICAS – EXCESIVA SOCIALIZACIÓN
122. RESPONDER A LA ÚLTIMA PETICIÓN
123. REUNIONES ATENDIDAS POR PERSONAL INADECUADO
124. REUNIONES INEFICIENTES, INNECESARIAS Y DEMASIADO LARGAS
(PREVISTAS Y NO PREVISTAS)
125. SECRETARIAS DESORGANIZADAS
126. SER RE-ACTIVO (REACCIONAR AL PROBLEMA); EN LUGAR DE PRO-
ACTIVO (PREVER LA SOLUCIÓN O CONTINGENCIA)
127. SISTEMA DE ARCHIVO POBRE / ARCHIVAR TODO
128. SOMNOLENCIA DESPUÉS DEL ALMUERZO
129. TEMER LAS CONSECUENCIAS DE POSIBLES ERRORES
130. TENER MAS SEGURIDAD HACIÉNDOLO UNO MISMO / SENTIRSE
INDISPENSABLE
131. TIEMPO EMPLEADO EN VIAJES DE TRABAJO: URBANOS, NACIONALES
E INTERNACIONALES
132. TRABAJO RUTINARIO
133. VICIO DEL / FOBIA AL ORDENADOR
134. VICIO DEL MEMORANDO
Principio del formulario

Gestión del tiempo: claves para optimizar

el tiempo de trabajo
La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas
valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la
productividad y la competitividad de la organización.

Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo

siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El primer paso para
lograrlo consiste en reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la
empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella.

El siguiente es analizar las tareas concretas que habremos de llevar a

cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar
directamente y cuáles podemos delegar o debemos traspasar a otros
departamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algún motivo
alguien nos las ha asignado.

'Retornar' trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también uno de
los más importantes si realmente queremos centrarnos en el core business de
nuestra actividad.

Una vez delimitada ésta, convendrá que reflexionemos sobre el tiempo

que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, y si la
suma supera el total de horas de nuestra jornada estudiaremos la posibilidad
de reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de
trabajo.

En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos

que sin embargo seguimos utilizando pues hemos fijado en nuestra mente un
patrón de trabajo muy rígido. Casi siempre es posible hacer una misma labor
de otra forma y obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable.

Pero si realmente el volumen nos supera y no es posible realizar todo el trabajo

ni con la mejor de las planificaciones convendrá que nos planteemos hablar
con nuestros superiores y exponerles la situación.
[ Planificar con criterio ]
La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada
laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La
utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de forma
lógica. Primero las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso
no va a hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes.

Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja

horaria. Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega
a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la
agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la

medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de
Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se
tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día:
si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos
problemas informáticos, etc.

También hay que reservar momentos para descansar y otros para

pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es
indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir,
crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes.

Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas

hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día
siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un
hábito se necesita constancia y voluntad.

El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales

controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre
salen tarde pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los
segundos porque absorben más trabajo del que pueden realizar.
[ Ladrones de tiempo ]
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e
incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. Éstos
son los más destacados:
• Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene
confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro
momento.
• Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar
ceñirse a él para evitar divagaciones que alarguen el encuentro
innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos
pedir permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos.
• Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener
preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La
lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta
rapidez.
• Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos
evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero
vale la pena.
• Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy
posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a
repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos
comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha
comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay
que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.
• Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y
uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única
forma de cambiar es con voluntad.
© Laboris

Introduce tu CV - Busca ofertas de empleo

Recomiéndanos | Laboris.net en inicio | Favoritos | Contáctanos | Acerca de

Laboris.net | Condiciones de uso | Política de privacidad | Ofertas de empleo

Laboris.net cumple la Ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección

de datos de carácter personal.
© 2009 Anuntis Segundamano España S.L.

Final del formulario