FICHA TCNICA INVENTARIOS

MODULO DE INVENTARIOS

Objetivos:
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Inventarios de GBS, facilita la administracin de los inventarios de artculos, productos, bienes y/o
servicios que la empresa comercializa o produce, mediante el almacenamiento y generacin de la
informacin necesaria para optimizar la gestin de abastecimiento (entradas), la comercializacin (ventas) y
los ajustes directos al inventario (ajustes al costo, a la existencia, transferencias entre bodegas), para
mantener los niveles ideales de inventario en la empresa que le permitan ahorrar costos por inventario no
productivo, pero aprovechando todas las oportunidades de negocios, sin perder ninguna por la falta de
existencias disponibles para la venta.
Inventarios de GBS administra la informacin de existencias, costos y precios para los artculos de
inventario en una o mltiples bodegas o en forma consolidada.
Inventarios de GBS, facilita los procesos previos a las compras (entrada a inventarios), as como los
posteriores a la venta (salida de inventarios), mediante mltiples informes para la planificacin de compras,
el manejo inteligente de inventarios, rotacin de inventarios y estadsticos por mltiples variables.
Inventarios de GBS es totalmente integrado con Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz
Contable, todas las operaciones de entradas, salidas, transferencias, ajustes directos al costo o a la
existencia, se reflejan automticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un Sistema Totalmente
Integrado para la empresa.
Inventarios de GBS facilita la implementacin inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten
importar desde Excel, la base de datos de productos y servicios, y lo ms importante: el Inventario inicial
para empezar el proceso de ventas en el menor tiempo posible.
Inventarios de GBS facilita el proceso de Inventario Fsico mediante un Asistente que permiten exportar a
Excel una planilla electrnica para el conteo fsico que luego se importa desde Excel al sistema, gracias a
lo cual, el ajuste se realiza en forma automtica.

Alcances generales:
Inventarios de GBS ofrece los siguientes alcances generales:
1. Mantiene una base de datos de los productos y/o servicios, incluyendo la hoja de vida con su fotografa digital, de manera que
al facturar se pueden visualizar las imgenes del cliente y los productos facturados.
2. El proceso de ajustes directos al inventario es fcil, mediante Asistentes que garantizan la calidad de la informacin y se
consideran las validaciones pertinentes para los productos a ajustar: existencias, prevencin de inventarios negativos, control
de precios, costos promedios y dems.
3. Provee un sistema de manejo de precios muy flexible con la disponibilidad de cinco listas de precios por tem, los cuales
pueden ser recalculados mediante el Asistente para Repreciaciones. As mismo, se provee un Sistema de Cotizaciones a
Clientes en el cual es posible establecer para cada producto, por cada cliente, un precio especial.
4. Facilita los procesos al permitir la utilizacin de Cdigos de Barras para identificar los productos y servicios, bsqueda de
productos por fotografa, nombre, cdigo o lnea.
5. Totalmente integrado con los mdulos de: Contabilidad, Compras y Ventas.
6. Brinda informacin sobre la mercanca existente en las diferentes bodegas, de tal manera que se pueda asistir la
administracin del inventario buscando optimizar la gestin de compras de la empresa.

Alcances en configuracin:
Inventarios de GBS permite los siguientes alcances en configuraciones:
1. Clasificacin y codificacin de los tems totalmente flexible, configurable por el usuario.

GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009

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2. Diferenciacin de los tems (producto o servicio), para facilitar el Control de Existencias solamente a productos, los cuales no
pueden tener inventarios negativos, mediante reglas del negocio
3. Manejo de varias bodegas y/o almacenes, proveyendo informes por bodegas o consolidado, as como una interfaz contable por
bodega o globalizada, definida por el usuario.
4. Manejo de caractersticas especiales de cada tem, una hoja de vida completamente parametrizable.
5. Manejo de existencias y costos simultneamente: costos promedios y ltimo costo de compra.
6. Manejo de polticas de abastecimiento (control de existencias mnimas y mximas, rotaciones)
7. Valorizacin de los inventarios por costo promedio, inventario permanente o peridico, definido por el usuario.
8. Manejo de la informacin de las entidades y/o personas que suministran y/o reciben tems
9. Definicin de bodegas y/o almacenes.
10. Definicin de tipo de transacciones.(entradas, salidas, traslados, ajustes)
11. Configuracin de unidades de medida, con informe de rotacin de inventarios por unidad y empaque
12. Configuracin de mltiples listas de precios por cada artculo y sistema de cotizaciones.

Alcances en transacciones:
Inventarios de GBS contempla:
1. Manejo de entradas por diferentes conceptos: compras, devolucin de productos, traslados entre bodegas, ajuste de inventario
fsico.
2. Manejo de las salidas por diferentes conceptos: consumo, traslado a bodega, devolucin a proveedor, venta, ajuste inventario
fsico, baja, prstamo.
3. Asistencia a la labor de conteo y ajuste de existencias a los saldos reales a travs del manejo de inventarios fsicos (registro de
conteos) mediante Asistentes en Excel que simplifican la tarea, realizando los conteos en Excel y ajustando automticamente.
4. Manejo de los ajustes por inflacin por producto.
5. Generacin automtica de solicitudes de reposicin, mediante pronsticos de abastecimiento y consumo segn los niveles de
inventario y las estadsticas de rotacin.

Alcances en informes y consultas

Inventarios de GBS facilita la generacin de los siguientes informes:
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Impresin de comprobante contable de todo tipo de transaccin (entrada, salida, ajuste, transferencia)
Informes de Inventarios contabilizados y pendientes de contabilizar
Informes de Listas de Precios: seleccin de uno o mltiples precios y opcin de incluir los costos.
Manejo del krdex, de unidades, precios y documentos de soporte:

Krdex de Mercancas por orden alfabtico de nombres de productos o por referencia

Krdex de Productos para el consumo

Manejo de estadsticas de consumos.
Generacin de informes por periodos y/o a fechas especificas de los saldos de almacn y totales de entradas y salidas.
Informe histrico de existencias por lneas.
Informe de costos de artculos: promedio y ltimo costo
Valorizacin del inventario por bodega y por lneas
Cartilla estructurada de tems y cdigos.
Rotacin de productos por bodega, consolidado, con estimado de tiempo para agotar el inventario actual y conversin de
unidades/empaques
Informe de Plantilla para el conteo fsico: exportable a Excel para automatizacin del proceso de Ajuste de Inventarios
Informes Histricos Cruzado de Compras por Bodega, Lnea, Tercero, Documentos Tipos de documento, Producto.

Alcances en controles y seguridad :

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Inventarios de GBS, contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la informacin:
1. Prevencin de modificacin/eliminacin de productos con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de
entradas, salidas o ajustes.

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2. No permite salidas superiores a saldos (existencias negativas)

3. Control automtico de Consecutivos de documentos de entradas, salidas o ajustes.
4. La disponibilidad del Asistente Contable automtico que se encarga de validar toda la informacin digitada en el Sistema,
previniendo desde la digitacin, fallas en la calidad de la informacin, o en la Integracin mediante la Interfaz Contable.
5. La disponibilidad de Informes de Auditora para el Control de Consecutivos.
6. Al mdulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador
del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la informacin mediante claves y autorizaciones.

GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009