ManualdeProcedimientosde

CeremonialyProtocolo
delaUniversidaddeLaFrontera

Temuco,juliode2007

Fundamentacin

LasRelacionesPblicas,elCeremonialyProtocolo,sebasanenelDerechoDiplomtico,
que se define como representacin exterior de los Estados o instituciones: Relacin
intelectualatravsdenormasyprcticas.SegntratadistasdeDerechoDiplomtico,se
establece como una necesidad de convivencia internacional, es por ello que una de las
responsabilidades ms significativas es de no ofender a ninguna persona, basado en el
principiodelaequidad(IgualdadJurdicadelosEstados).

Las Relaciones Publicas, las normas del Ceremonial y Protocolo han estado
histricamenteunidasalasdeladiplomacia.Suformalismohaseguido,necesariamente,
desdeelorigendelhombre,todanormadeconductaquebusqueformasdeacercamiento
por medios pacficos entre las tribus primitivas, desarrollando una labor elemental de
diplomacia y, con ella, reglas de procedimiento de ceremonial para los pueblos e
instituciones. Estas otorgan una especial representatividad al simbolismo y
comportamiento ceremonial en sus relaciones con otras naciones o instituciones. El
negociador se envuelve en una aureola sacra. Su misin fuente de honores y
responsabilidades,sehallabajolaproteccindelosdioses,parallevarlasacaboante,su
evolucin.

La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, en que el agente Diplomtico se le

reconocen sus privilegios e inmunidades y es considerado como representante de un
Estado o institucin y no como el Alter ego de un soberano, se inicia slo con el
CongresodeVienade1815.YselellamaELCODIGODELACORTESIAINTERNACIONAL

El ceremonial y protocolo trasciende las normas de urbanidad, de buenas maneras o de

comportamientosocial.Noobstante,ensuesencia,pretendennecesariamentelomismo:
elrespetoquenosdebemosunosaotros.

De acuerdo a lo anteriormente expresado, la Universidad de La Frontera como una

institucin publica y estatal, debe regirse por el protocolo de la Direccin General de
Ceremonial y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores y siendo una casa de
estudiossuperioresdebeguardarespecialconsideracinenconjugardemaneraelegante
ycuidadosaeltratodelasautoridadespublicasyuniversitarias.

Visin
RelacionesPblicasdelaUniversidaddeLaFronteraserunainstanciareconocidaporla
comunidad interna y externa por su empoderamiento (alto nivel de competencia e
ingerencia)enrelacionespblicas,ceremonialyprotocolo.

Buscarlaunindelosdiferentesestamentos:acadmico,administrativo,estudiantil,de
serviciosyorganizacionesinternas,comounacomunidaduniversitarianicaeintegral

Misin
Relaciones Pblicas es una unidad profesionaladministrativa dinmica cuya funcin
principalesmanteneryfortalecerlaimagenpblicaycorporativadelaUniversidaddeLa
Frontera,tantoanivelinternocomoexterno.

Su objetivo es ordenar y unificar criterios de ceremonial, protocolo y etiqueta, para

fortalecerunaimageninstitucionalslida.

La dinmica de Relaciones Pblicas tiene como finalidad, la proyeccin de una buena

imagen corporativa, con el propsito de establecer en los mbitos internos y externos
actitudes positivas a su favor, y de crear un ambiente institucional basado en principios
rectores como lo son la credibilidad y confianza, directrices que constituyen la razn de
serdelaUniversidad.

ManualdeProcedimientosdeCeremonialyProtocolo
delaUniversidaddeLaFrontera

Conelpropsitodedefiniraquelloscriteriosgeneralesunificadosquedebendeterminar
elordenamientoquereguleyotorguelasolemnidadpropiaasucategora,alosdiferentes
acontecimientos y situaciones relacionados con ceremonial, protocolo, imagen
institucional,organizacindeactividadesquedebenhacerfrentelasunidadesdenuestra
Casa de Estudios Superiores, se establece el presente Manual de Procedimientos de
Ceremonial y Protocolo de la Universidad de La Frontera, cuyas normas debern
observarse en todas las actividades oficiales, de acuerdo a los rangos y definiciones
establecidos,siendolaOficinadeRelacionesPblicas,elorganismoasesoryreguladorde
stos.

1.ClasificacindelosActosInstitucionales
TodoactoInstitucionalrequieredeciertasformalidadesensu organizacinydesarrollo,
para otorgarle la solemnidad inherente a su carcter. Resulta conveniente, por lo tanto,
que las distintas unidades de nuestra Universidad puedan ordenar el ceremonial y
protocolodelosactosqueorganicensobrebasescomunesparatodalainstitucin.

Considerandoloantesexpuesto,sehanclasificadolasceremoniasdelasiguienteforma:

1.1.Ceremoniassolemnes
SonceremoniassolemnesaquellasquelaUniversidaddeLaFrontera(enadelanteUFRO)
celebra anual o eventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a un
ceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacin corresponde segn el
mbitoterritorialenqueserealice.Lasinvitacionesparaestosactossernsuscritasporel
RectordelaUniversidaddeLaFrontera.

Sonceremoniassolemnes:

CeremoniaEcumnicaconocasindelAniversariodelaUFRO

InauguracindelAoAcadmicoyClaseMagistral

AsuncindelRector

1.2.CeremoniasFormales
Son ceremonias formales aquellos actos que, sin ser solemnes, involucran a toda la
comunidad universitaria y/o a una o ms de sus unidades,con instituciones externas, y
requierendeciertasformalidades.Lasceremoniasinstitucionalessernorganizadaspor
laOficinaRelacionesPblicasylasunidadesuniversitariasinvolucradas,lasinvitaciones
sernsuscritasporelRector,elquepodrdelegarestaresponsabilidadenunVicerrector
oDecano.

Sonceremoniasformales:

AsuncindeDecanos

Entregadediplomasdepostgrado

Inauguracinanualdeactividadesdepostgrado

Reconocimientodepostgrados

Inauguracinanualdeproyectosdeinvestigacin

ReconocimientosyHomenajes

Inauguracindeobrasinstitucionales.

FirmasdeConvenio

CeremoniasdeTitulacin

Nota: en las ceremonias de titulacin (pregrado), si se desea hacer mencin a la

profesin, al nombrar a los titulados, se debe hacer segn el ttulo entregado por la
universidadejemplo:
Profesor

:JuanContrerasCasas

MdicoCirujano :ValentinaKleinGonzlez
Psiclogo

:MarleneMuozSaldas

Ingeniero

:PedroValenzuelaCarrasco

CirujanoDentista :FelipeGarcaMndez

Evitandoconellonombrarconungradoacadmico:como,porejemplo,doctoratitulados
depregrado.

1.3.ActosRegulares
Sonactosregularestodasaquellasactividadesdecarcteracadmicoynoacadmico,que
requierandeciertaformalidad,ysonorganizadosdirectamenteporlaunidadgestorade
los mismos. En los actos regulares las unidades organizadoras debern solicitar a la
Oficina de Relaciones Pblicas, mediante un formulario electrnico (anexo 14) la

asesora necesaria, como asimismo la revisin previa de invitaciones, publicaciones e

impresos, etc., con el propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la
imagencorporativainstitucional.

Sonactosregulares:

Inauguracionesy/oclausuras

Presentacindelibros

Eventosartsticosydeportivos

Inauguracindeexposiciones

Inicioopresentacindeproyectos

Celebracindeefemrides

2.OrganizacindelosActosUniversitarios

Para la organizacin de un acto universitario, sea ste, cualquiera de aquellos

anteriormente descritos, la unidad responsable del mismo deber previamente, en
conjuntoconlaOficinaRelacionesPblicas,fijarlafechade surealizacin,considerando
factorescomo:

Duplicidaddeactividadesenlamismafecha,oenfechasprximas.

Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades superiores cuya

concurrencia se estime obligatoria, necesaria o conveniente, la que se realizar a
travsdelaunidadrespectiva.

TipificarlaCeremoniauevento

El Rector y autoridades superiores slo asistirn a ceremonias que cumplan con los
procedimientosanteriores.

CuandoelseorRectordebaasistiraceremoniaspblicasoprivadas,elEncargado/a
de Relaciones Pblicas y Protocolo deber revisar previamente la ubicacin que
tendrelRectorenelactosegnlaprecedencia

Establecida la fecha, lugar y hora se constituir un Comit Organizador integrado como

mnimo,pordosmiembrosrepresentantesoresponsablesdelaunidadinvolucrada,alque
lecorrespondernlassiguientesactividades:
1.

Determinarellistadodeinvitados

2.

Realizarvisitaenterreno,cuandoseanecesario,allugarenelcualserealizarla
ceremonia, y determinar los requerimientos del caso y entidad responsable de
atenderlos.

3.

Establecernecesidadesdeamplificacinydeequiposaudiovisuales

4.

InformaralaCoordinacindeComunicacionesparaladifusinrespectiva.

5.

Determinarsiesnecesarialaconfirmacindeinvitadosyprotocolo

6.

Contactar,siserequiere,personaldeapoyoparaconfirmarasistenciay/oatender
larecepcinyubicacindelosinvitados

7.

Verificar otras necesidades: intervencin del coro (anexo 11), presentacin

artstica,entregadediplomas,obsequios,etc.

8.

Responsabledelibreto

9.

Necesidaddemaestrodeceremonia

10.

Prepararvocativosparaautoridades

11.

Requerimientosfinales:banderas,etiquetas,agua,ornamentos,etc.

3.UbicacindelosInvitados
La ubicacin de los invitados a una ceremonia se determinar de acuerdo al orden de
precedenciaentrequieneshayanconfirmadosuasistenciayserpresididaporelRectoro
quienlerepresente,ylamximaautoridaddelaunidadorganizadora.(Invitante)

3.2.Siasistensolamenteautoridadesymiembrosdelacomunidaduniversitariaelorden
se establecer de acuerdo a la Precedencia Protocolar de la Universidad de La Frontera.
(anexo2)

3.3.Siasistenautoridadespblicas,searticularelordendeprecedenciadelCeremonial
Pblico del Ministerio de Relaciones Exteriores con el de precedencia interna de la
Universidad.

3.4.Enelcasodelaasistenciadeunaautoridadconsucnyuge,ambossernconsiderados
comounaunidad,ubicndosealcnyugealaderechadelinvitado.

3.5.Enelcasoqueamboscnyugesasistaninvitadosporsusrespectivoscargos,ocuparn
laubicacinquecorrespondealrangodesucargo.

3.6.Parafacilitarladistribucinprotocolarlaprimerafiladeunaceremoniadebecontar
conunnmeroimpardebutacas,demaneraquelaautoridadque presideelactoquede
ubicada en el centro de la fila (de no contar con un nmero impar, ser responsabilidad
delencargadodeprotocolodarlasolucin)

4.Ceremoniasconautoridadessentadas:
4.1 Para los efectos de distribucin del protocolo en una ceremonia universitaria,
considerandoalosasistente,lapersonademasaltajerarqua(1)(oeldueodecasaoel
invitante,segncorresponda).Elquelesucede(2)loharasuderechayelquelesigueen
importancia(3)asuizquierda,luegolossiguientes(4)aladerechay(5)alaizquierday
assucesivamente,comosemuestraenelesquema1:

Esquema1:

Estrado,Testera,Podio,etc

(9)

(7)

(5)

(3)

(1)

(2)

(4)

(6)

(8)

(18)

(16)

(14)

(12)

(10)

(11)

(13)

(15)

(17)

4.2.Enloscasosenque,porrazonespropiasdelrecintodondeserealizalaceremonia,es
indispensable contar con un pasillo central, se puede optar por el llamado "protocolo
partido".Enestecasoelordendeprecedenciaseiniciarconelprimerasientodelbloque
situadoaladerechadelpodiocomoseilustraenelesquema2.Unavezcompletadalafila,
se proseguir con el bloque del lado izquierdo, para continuar con la segunda fila, en el
mismoorden(veresquema2):

Esquema2:

Estrado,Testera,Podio,etc

(8)

(7)

(6)

(5)

(16)

(15)

(14)

(13)

Pasillo

(1)

(2)

(3)

(4)

(9)

(10)

(11)

(12)

Ceremoniaconautoridadesenunestrado:
Seseguirelmismoordendepresenciasealadoparaautoridadessentadas(esquema3):

Esquema3:
Estrado:
(4)

(2)

(1)

(3)

(5)

Pblico:
(14)

(12)

(10)

(8)

(6)

(7)

(9)

(11)

(13)

(23)

(21)

(19)

(17)

(15)

(16)

(18)

(20)

(22)

5.Ubicacindelasbanderas
En todos los actos universitarios debern estar presentes, frente a las autoridades, la
bandera nacional y la bandera institucional, con las siguientes opciones de ubicacin:
(figuras15)

5.1LaBanderaChilenadeberestarizadapermanentementeenelpatiocentralde
laUniversidadacompaadadedosbanderasinstitucionales.
Duelos:
5.2 En situaciones de duelo, se debe distinguir entre duelos oficiales, nacionales,
dictaminadosporlaautoridadpblicacompetente,oduelosinstitucionales:
a.

Enelcasodelosduelosoficialesonacionales,seizarelpabellnamediaastapor
losdasqueindiqueeldecretorespectivo(seizalabanderaaltopeyluegoselleva
amediaasta).

b.

Enelcasodelosduelosinstitucionales,seizarelpabelln institucionalamedia
asta,segnlosdasdecretadosporlaautoridaduniversitaria.(seizalabanderaal
topeyluegosellevaamediaasta).

c.

Los pabellones izados a media asta no podrn utilizar ningn lazo u otro
complemento

d.

Sonduelosinstitucionales,elfallecimientofuncionarios,yalumnos

e.

La autoridad universitaria podr decretar tambin duelo institucional en el caso

del fallecimiento de un ex alumno, ex acadmico o ex funcionario, de un
benefactor, u otro cuyo aporte a la UFRO, le hagan acreedor a un homenaje
pstumo a travs del smbolo universitario de mayor relevancia, como es el
pabellninstitucional.

f.

En el fretro la bandera institucional ira con la lectura itinerarium mentis ad

veritatemalcostado.

10

6.InterpretacindelosHimnosNacionaleInstitucional
a. ElHimnoNacionalserinterpretadosolamenteen:
*Losactosuniversitariossolemnes
*EnaquellosaloscualesconcurraelPresidentedelaRepblica
*EnCeremoniasdeTitulacin,aliniciodelaceremonia,cerrndoseelactoconla
interpretacindelHimnoInstitucional.
Si requiriera interpretar el himno nacional de otro pas, ste de realizar
inmediatamente a continuacin del Himno Nacional de Chile. Los cuales sern
interpretadosporelCoroUniversitarioy/oSolista
b. En las ceremonias formales y regulares slo se interpretar el Himno de la
Universidad,aliniciodelaactividad.
c. EnlosFuneralescuandosedecretedueloinstitucionalsepodrentonarelHimno
Institucional.
7.LaCorrespondenciaProtocolar:
Esunacomunicacinformalysucintaensuredaccinquevaradeacuerdoasuobjetivo
principal,siendolasmscomuneslanotaprotocolar,laesquelaydetarjetadeinvitacin,
junto a otras que expresan sentimientos (felicitaciones, saludos, agradecimientos,
condolencias).Sedebeutilizaruntratoepistolar(anexo8)

7.1NotaProtocolar
Es una comunicacin formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un
compromisoentreinvitanteeinvitado.Tambinseempleaparaenviarfelicitacionespor
efemrides o aniversarios institucionales, nombramientos, ascensos, distinciones y
onomsticos;yparaexpresarunacondolencia.

LaUniversidaddeLaFronteraharunsaludoprotocolar,alasinstitucionesporeldade
aniversario.

7.2.Esquela
Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carcter exclusivamente
personal. La esquela se emplea, en particular, para: agradecer atenciones recibidas;
aceptar una invitacin o excusarse por no poder asistir a ella; enviar felicitaciones por
efemrides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y
onomsticos;yparaexpresarunacondolencia.

11

7.3Felicitacin
Comunicacinprotocolarpormediodelacualsecongratulaaunapersona.Seformalizaa
travs de una tarjeta, nota protocolar o esquelas, y entre las ms usuales estn aquellas
que felicitan por nombramiento, ascensos, cumpleaos, onomsticos, efemrides y
aniversariosinstitucionales.

7.4Tarjetadeinvitacin
Es una comunicacin formal, impresa en cartulina, y establece un compromiso entre
invitanteeinvitado.

Al remitirse una invitacin a una actividad oficial de la UFRO, se debern guardar las
siguientesformalidades:
a. La invitacin a un acto o ceremonia debe formalizarse a travs de una tarjeta o
notaprotocolar.
b. Laredaccindeberealizarseentercerapersona(tratoepistolar,anexo8).
c. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de siete das hbiles, como
mnimo, y quince das, como mximo. Si entre los invitados se encuentran
autoridadesnacionalescomoelPresidentedelaRepblica,PresidentesdelSenado
y de la Cmara de Diputados, ex Presidentes de la Repblica, Nuncio Apostlico,
Cardenales, Obispos, Embajadores Extranjeros, Ministros de Estado, autoridades
nacionalesconrangodeMinistro,ComandantesenJefedelasFuerzasArmadasy
de Orden, las invitaciones debern ser cursadas con 30 das de antelacin y
suscritasporelRector.
d. Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales como el Intendente
Regional,diputadosysenadoresdelazona,PresidentedelaCortedeApelaciones,
Obispos, Gobernadores, Alcaldes, y representantes de las Fuerzas Armadas y de
Orden, las invitaciones sern cursadas por el Rector y debern remitirse con 20
dasdeantelacin.
e. La invitacin debe hacerse imprimir, considerando el manual grfico de la
Universidad,indicandoclaramenteelpropsitodelamisma,lugar,horaydems
pormenoresqueseandelcaso.
f.

Si la invitacin es personalizada (recomendable) debe indicarse nombre y cargo

delinvitante,unidady/oinstitucin,nombreyapellidosdelinvitado.

g. Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de usted, sin abreviacin

(Ud.)

12

h. Toda invitacin sea tarjeta o nota protocolar debe redactarse en tercera

persona.
i.

Las invitaciones por tarjeta se inician con el cargo del invitante seguido del
nombre.Estoparaevitarlafirma,delocontrarioexigequesefirmen.

j.

Todas las invitaciones deben ser previamente enviadas a Relaciones Pblicas, la

que recomendar cambios en su redaccin o presentacin, si no se cumplen las
normasprotocolarescorporativas.

k. Larespuestaatodainvitacinquelasolicitedebedarsedentrodeltrminode48
horas o inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, evitando
posteriormentemodificaresarespuesta,paranocausarmolestiasalinvitante.
l.

Encasodeunimprevistoqueimpidalaasistenciayaconfirmadadeundirectivoo
jefedeunidad,debedarcuentaalosorganizadores,paraevitarsuinclusinenel
protocolo.

8.Vocativos
Vocativo es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un
actopblicooatravsdeunacomunicacinescrita.

Parasuaplicacinenlosactosuniversitarios,serecomienda:
a. Restringir los vocativos para uso exclusivo del orador, quien los utilizar en el
rango de precedencia que corresponda para destacar y retribuir la asistencia de
altasautoridades.Elmaestrodeceremoniaslodebeentregarsaludosgeneralesal
iniciarunaceremonia(seoras,seores,estimadosinvitados,etc.).Enningncaso
lecorrespondeelusodevocativos.
b. Circunscribir los vocativos al cargo de la autoridad (anexo 8), sin agregar
nombresyapellidos,loqueevitaincurrirenfataleserroresdepronunciacin.
c. Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a continuacin,
puederecibirelvocativodeseor,seguidodelcargoquedesempea
d. Enaquelloscasosenquedeterminadaautoridadopersonalidadtengamsdeun
cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de ms alto rango que le sea
aplicable.

13

ANEXOS

14

Anexo1:TiposdeActos,EventosInstitucionalesodeTrabajo
Existeunagranvariedaddeactividadesquebajodiversasdenominaciones,segnseasu
objetivoespecfico,sedesarrollanenelmbitouniversitario.Acontinuacin,ladefinicin
sobrecadaunadeellas,queentregaelprofesorPabloEyzaguirre("ManualdeRelaciones
Pblicas"):

Charla: Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con propsitos de

divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos, tratados sin mayor profundizacin.
Noseprecisaderequisitospreviosparaasistiraella.

Conferencia: Exposicin sobre un tema doctrinal o especifico, que reviste complejidad o

profundidad.Estdirigidaaunauditorioqueposeeconocimientospreviossobreeltemay
su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas
especializados.

Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico de un trabajo de investigacin

realizada por el expositor y que lleva implcita la defensa de una de una tesis o la
refutacindeotra.Estdirigidaaunpblicodepares.

Curso:Conjuntodesesionespedaggicasdestinadasadesarrollarvariostemassobreuna
materia especifica durante un periodo determinado, que se estructura bajo objetivos de
enseanzaaprendizaje definidos o implcitos Para su realizacin se puede utilizar
materialesdeapoyo,incluirinstanciasdeevaluacinyexigirunmnimodeasistencia.El
curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o acadmica del
pblico al cual est dirigido, por lo tanto puede tener diversos niveles de profundidad o
complejidad.

Cursillo:Breveseriedecharlasoconferenciasenmarcadasenunatemticacentral,cuyos
contenidos pueden ser independientes, los unos de los otros, o bien estructurarse en
formasecuencial.

Taller:Actividadprcticarealizadaenconjuntoporungrupodepersonasconexperiencia
profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propsito es
estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del rea respectiva y posibilitar el
intercambiodeexperienciasmedianteeltrabajoenpequeosgrupos.

15

Seminario:Actividadacadmicadecarctertericoqueserealizaatravsdesesionesde
trabajo colectivo o de un grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un
temapreviamentedeterminado.Estprogramadoydirigidoporunacadmicoexpertoen
lamateria,tieneunmnimodesesiones,yconcluyeconlaelaboracindeuninformefinal,
expuestoporunrelator.

Coloquio:Reunindeespecialistasenlacualnohaypbliconiexpositorcentral.Todoslos
asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema de
inters.

Mesa Redonda: Reunin en la cual un grupo de personas versadas en un tema,

generalmente polmico, participan en igualdad de condiciones, bajo la direccin de un
moderador,exponiendosuspuntosdevistaanteunpblicoheterogneo.Elpropsitoes
daraconocerdiversosenfoquessobreelmismoproblema.

Panel: Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de

diversos especialistas, quines lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de
proporcionar amplia informacin. Una vez expuesto el tema, el pblico participa
formulandopreguntas,presentandoideasoexperiencias,queaclarenpuntosdevista,sin
queseproduzcadebate.

Foro:Reuninenlaqueunoomsespecialistasexponenanteunpblicoheterogneoun
temapreviamentedeterminado,generalmentecontrovertido,seguidodeunadiscusinen
lacualparticipaelpblicoasistente.

Encuentro: Reunin de especialistas, en la cual uno o ms expositores abordan temas

inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias
realizadasensusrespectivoscamposprofesionales.

Simposio:Consisteenreuniraungrupodeespecialistasexpertosenuntema,loscuales
exponen al auditorio sus ideas y conocimientos en forma sucesiva, conformando as un
panoramalomscompletoposibledeltemaencuestin.

16

Es una tcnica formal en la que los especialistas exponen individualmente y en forma

sucesiva,durante15a20minutos.Loimportanteesquecadaexpositortrateunaspecto
particulardeltema,detalmaneraquealterminarste,quededesarrolladontegramentey
conlamayorprofundidadposible.

Enelsimposioseobtieneinformacinautorizadayordenadasobrelosdiversosaspectos
de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman
informacinalaportarconocimientospropiosdesuespecialidad.

Congreso:Conjuntodesesionesdetrabajosobreunatemticadeterminadaqueserealiza
duranteunperiodorelativamenteprolongadoyalcualconcurrenespecialistasinvitados
en calidad de exponentes y observadores. Tiene por propsito presentar tesis,
investigacinoexperienciasinditas,parasometerlasaljuiciocrticodelosparticipantes,
a fin de unificar criterios en relacin a la temtica central. Los trabajos presentados son
seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los
organizadores del evento. El congreso est estructurado sobre la base del trabajo de
comisiones yreuniones plenarias,enlasquese analizanlasponenciaspresentadasylas
conclusioneselaboradasporlascomisiones.Culminaconunasesinenlaqueseexponen
y someten a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de
trabajo.Uncomitespecialmentedesignadoredactalasconclusionesdelcongreso,lasque
sonpublicadasposteriormente.

Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conciertos, exposiciones, etc.) cuyos

contenidosobedecenaunatemticacentralqueserealizaenformaperidica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de

extensin, centradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir y actualizar los
conocimientosdeungrupodepersonasconinteresesafines.

17

Anexo2:OrdendePrecedenciaProtocolarenlaUniversidaddeLaFrontera
1. Rector
2. PresidenteJuntaDirectiva
3. VicerrectorAcadmico
4. VicerrectordeInvestigacinyPostgrado
5. VicerrectorAdministracinyFinanzas
6. ExRectores
7. Decanos(porordendeantigedadenelcargo)
8. MiembrosJuntaDirectiva
9. MiembrosConsejoAcadmico
10. ContralorUniversitario
11. SecretarioGeneral
12. AcadmicosconGradosHonorficos
13. ProfesoresTitulares
14. DirectordeAnlisisyDesarrolloInstitucional
15. DirectoresdeSedes
16. DirectorAcadmicodePregrado
17. DirectordeDesarrolloEstudiantil
18. DirectordeBibliotecasyRecursosdeInformacin
19. DirectordeExtensinyFormacinContinua
20. DirectordeInvestigacin
21. DirectordeInnovacinTecnolgica
22. DirectorAcadmicodePostgrado
23. DirectorCooperacinInternacional
24. DirectoresdeInstitutos
25. DirectordeFinanzas
26. DirectordePersonal
27. DirectordeInformtica
28. DirectorJurdico
29. Vicedecanos(porordendeantigedadenelcargo)
30. SecretariosAcadmicosdeFacultades
31. DirectoresdePostgradoseInvestigacindeFacultades
32. DirectoresdePregrado
33. DirectoresdeDepartamentosdeFacultades
34. DirectoresdeCarrera
35. DirectoresdeProgramasdePostGrado

18

36. JefesdeDivisiones
37. JefesdeOficinas
38. Encargadosdeunidades
39. PresidentesdeOrganizacionesGremiales(AGAAFUF)
40. PresidenteFederacinEstudiantes
41. PresidentesCentrosdeAlumnos

Notas:
a. Salvoqueseespecifiqueenotrostrminos,enelordendeprecedenciaentrepares
seaplicarelcriteriodeordenjerrquicoy/oalfabticodelasunidades.
b. Enloscasosquelapresenterelacinprotocolarnoconsiderelaprecedenciaoel
rango de determinada persona o funcionario, se proceder por analoga (el que
resolvereljefedeprotocolo).
c. Encasodeasistenciadeautoridadesdeotrasuniversidadesestassernubicadas
poranalogaenelordendeprecedenciadelaUniversidaddeLaFrontera.

19

Anexo3:"PrecedenciadeAutoridadesenActosCelebradosenRegiones"
1. IntendenteRegional
2. SenadoresdelaCircunscripcinporantigedad
3. DiputadosdelDistrito,porantigedad
4. PresidentedelaCortedeApelaciones
5. ContralorRegional
6. FiscalRegionaldelMinisterioPblico
7. GobernadoresProvinciales
8. Oficiales Generales de la Fuerzas Armadas y de orden y Seguridad Pblica y/o
ComandantedeGuarnicin,conformeantigedadsegnsureglamentointerno
9. ArzobispouObispoDiocesanodelaIglesiaCatlicayotrosdignatariosequivalentes
deotrasiglesias,confesioneseinstitucionesreligiosas
10. Alcalde
11. Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pblica
(coroneles,tenientecoronel,capitndenavo,ycapitndefragata)
12. MinistrosyFiscaldelaCortedeApelaciones
13. ConcejalesyConsejerosRegionales
14. DecanodelCuerpoConsultar
15. RectoresdeUniversidades(seconsideraprimerolasuniversidadesestatales)
16. TesoreroRegional
17. CnsulesExtranjeros
18. SecretariosRegionalesMinisteriales
19. JefesdeServiciosPblicos
20. JuecesdeLetras
21. JuecesdePolicaLocal
22. OficialesdelasFuerzasArmadasydeOrdenySeguridadPblicasegnantigedad.

20

Anexo4:Recepcindeautoridades
ParalarecepcindeinvitadosdebeestarpresenteelEncargado/adeRelacionesPblicas
yProtocolo,sedebeconsiderarlajerarquadequienesrecibenyaquienesserecibe.En
cualquier caso, debe estar siempre el invitante o algn directivo de la unidad
organizadora,enrepresentacindesumximaautoridad,sistenopudierehacerlo.

Si asisten altas autoridades externas, stas sern recibidas por el Rector, y/o los
VicerrectoresenRectora,desdedondesedirigirnallugarcorrespondiente,marcandosu
llegada,eliniciodelacto.Delamismamaneraseproceder,paralasfirmasdeconvenios
y/oentregadedonaciones,conlasautoridadesdela(s)institucin(es)involucrada(s).

Anexo5MaestrodeCeremonia
Se encarga de poner en contacto a los participantes con el pblico. Tiene la gran
responsabilidad de conducir el evento a travs de un programa establecido con
anterioridad(libreto).

Es necesario que el Maestro de Ceremonia de la institucin rena las siguientes

caractersticas,paraquecumplaconresponsabilidadsufuncin:

Experienciaprobada

Dominioescnico

Excelentemanejodelavoz

Lecturaimpecable

Adecuadoniveldeculturageneral

Buenaimagenpersonal

Anexo6AsistenciaaCeremonias
Cabe mencionar que cuando se prepara una ceremonia, el equipo de protocolo y
ceremonialdelasinstituciones,organizanlarecepcindelosinvitadosconmuchodetalle,
porelloesimportantequecuandoseconfirmalaasistenciasedebecumplir,elmismo
caso sucede cuando no se confirma, no debe asistir, debido que estas dos acciones
complican el desarrollo del protocolo. Especialmente el orden de precedencia y los
vocativos.

Nosepuedeolvidarquelasautoridadessonrepresentantesdeinstitucionesyloshonores
y jerarqua son principalmente en razn del cargo, por ende se debe asumir que es una
obligacindelcargocumplirconelprotocolo.

21

Nota:Sehageneralizadoelmalhbitodenoconfirmarlasinvitacionesenlosplazos
que la cortesa y las reglas de urbanidad obligan. Ms an el invitante debe
constantementesolicitarasusinvitadoslaconfirmacindeasistencia.LaUniversidad
deLaFronteraespera,atravsdeestasrecomendaciones,queestemalhbitonose
difundaalosmiembrosdenuestracomunidaduniversitariaquerecibeninvitaciones
tanto internas como de organismos externos. La confirmacin de asistencia o no
asistencia,sedebehaceramstardarcon24horasdeantelacin

AsistenciadeAutoridadesUniversitarias
SiendoelRectorlamximaautoridaduniversitaria

1. Si el Rector de la Universidad no asistiere, ser representado segn el orden de

precedencia sealado anteriormente y, en ausencia de alguna autoridad
Universitaria,sedesignaralapersonaindicada,segnseaelcaso.
2. EncasodeserinvitadounVicerrectoryestenopudiereasistir,serrepresentado
segn el orden de precedencia sealado anteriormente y, en ausencia de alguna
autoridadUniversitaria,sedesignaralapersona,segnseaelcaso.
3. Se aplicar el mismo criterio en caso de no poder asistir los seores Decanos y
otrasautoridadesUniversitarias.
4. Sinperjuiciodelasnormasprecedentes,laautoridadinvitantealactooceremonia
oficialcorrespondienteocuparellugardepreeminenciaqueleotorgasucalidad
deanfitrin.

Anexo7Horadellegada
Siempre que se nos invitan a cualquier tipo de evento se debe considerar seriamente el
tema de la puntualidad. Se debe llegar a lo menos con 10 minutos de anticipacin de la
horafijada.

En caso de que por razones de fuerza mayor, se produce un atraso, se debe dar una
explicacin, pero solo a los anfitriones. Es recomendable avisar por telfono en caso de
demora.

Siustedeselinvitadodehonor,porsupuestoquedebeplanificar,conunampliomargen
detiempoparasolventarcualquierimprevisto,parallegarunpocoantesqueelrestode
losinvitados.Seraimperdonablequellegasenlosinvitadosantesqueusted.

22

Anexo8Vocativos
Tratndosedelosvocativosaliniciodeundiscurso,eloradordebernombraralasseis
autoridadeschilenasoextranjerasdemayorjerarqua,pudiendodesignaralrestodelas
autoridades presentes al acto o ceremonia oficial por la denominacin de Seoras y
Seores.(Extenderlosvocativoscausamayorexclusin)

Todas aquellas autoridades Universitarias que detenten una o ms calidades sern

consideradasenlademayorrangoprotocolar.

Enaquellosactosyceremoniasqueserealizanenestrados,alosqueconcurraelRectorde
laUniversidadacompaadodesucnyuge,staseubicaraladerechadelRector.

La precedencia entre funcionarios de una misma jerarqua se determinar por la

antigedaddesusnombramientos.

En los casos en que el presente Reglamento no considere la precedencia o rango de

determinadapersonaofuncionarioseprocederporanaloga(jefedeprotocolo).

Cuando una persona desempee dos cargos que tengan diferente categora, su
precedenciaserlaquecorrespondaalcargomsalto.
La precedencia que se ha dejado sealada entre los miembros de la Universidad de La
Frontera,noesabsolutaysepodrmodificarcuandoasloaconsejenlascircunstanciasde
unadeterminadaceremoniaoacto.
Corresponder al Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, resolver todos
aquellos casos en que se presenten dudas acerca de la correcta aplicacin de la
precedenciaodenormasdeceremonialengeneral.

Autoridad/Institucin

TratoEpistolar

PresidentedelaRepblica ExcelentsimoSeor

TratoPersonal

ParaReferirseal

SeorPresidente

Su

Excelencia

Excelencia,

Presidente

de

Repblica
PresidentedelSenado

Excelentsimoseor

Senador

Excelentsimoseor

Senadores

HonorableSenador

Senador

HonorableSenador

Diputado

ExcelentsimoSeor

Presiente de la Cmara de ExcelentsimoSeor

Diputados

23

el
la

Diputados

HonorableDiputado

Diputado

CorteSupremadeJusticia

ExcelentsimaCorteSuprema

HonorableDiputado
Excelentsima

Corte

Suprema
Ministros de la Corte Honorableseordon

Seora

Honorableseordon

SupremadeJusticia
CortedeApelaciones

IlustrsimaCorte

IlustrsimaCorte

Ministros de la Corte de Honorableseor

Seora

Apelaciones
Juez

Vuestraseora,Usa,US

Seora,Magistrado

Ministros

Vuestraseora,Usa,US

Vuestraseora,Usa,US

SeorMinistro

Subsecretarios

Vuestraseora,Usa,US

Vuestraseora,Usa,US

SeorSubsecretario

Intendente

Vuestraseora,Usa,US

Vuestraseora,Usa,US

SeorIntendente

Alcalde

Vuestraseora,Usa,US

Vuestraseora,Usa,US

SeorAlcalde

Municipalidades

IlustrsimaMunicipalidadde

Ilustrsima

Municipalidad Ilustre

de

de

Municipalidad

Rectores

SeorRector

Rector

SeorRector

Generales

SeorGeneral,Usa,US

General

SeorGeneral

Almirantes

SeorAlmirante,Usa,US

Almirante

SeorAlmirante

Cardenal

EminenciaReverendsima

Monseor

SuEminencia

Arzobispos,Obispos

EminenciaReverendsima

Monseor

Monseor

PastoresoMinistros

Eminencia

EmbajadoresExtranjeros

Excelentsimoseor

SeorEmbajador

SuExcelencia

EncargadodeNegocios

Honorableseor

Seor

Honorableseor

de Honorableseor

Seor

Honorableseor

Miembros de Honorable Honorableseor

Seor

Honorableseor

Representantes
Organismos
Internacionales

CuerpoDiplomtico

24

Su

Anexo9Sugerencias
Con el propsito de cuidar la imagen corporativa en la percepcin de terceros que se
contactan con ella, se deben poner en prctica las siguientes recomendaciones para
responderohacerllamadostelefnicos:
a. Identificaralainstitucinounidadeidentificarsepersonalmente
b. Seramable
c. Sielllamadoesparaunsuperior,consultarleycomunicar
d. Silapersonarequeridaestocupada,preguntarsieventualmentepuedeayudarle
oindicarquestaseencuentraenreuninofueradelaunidadyquedevolvernel
llamado.Enesteltimocasosedebeobligatoriamentedevolverelllamado.
e. Si debe dejar en "hold" al interlocutor para tomar otro llamado, solicitarle que
espereunossegundos,respondermuybrevementeelsegundollamadoyvolveral
primero. Slo se debe dejar a alguien en espera en casos de verdadera urgencia,
entregandolaexplicacinrespectiva.
f.

Siseequivocaalllamar,nodebecolgarabruptamente,sinodisculparseporhaber
discadomal.

Anexo10DueloUniversitario

Tan pronto como se reciba la noticia del fallecimiento de un miembro de la Comunidad

Universitaria,seizaramediaastalaBanderaInstitucionalysemantendrizadaaltopeel
pabellnnacionalenlosmstilesdehonordelaUniversidaddeLaFrontera,enlasSedes
UniversitariasyGimnasios.

DeclaracindeDuelouniversitario

Artculo 1. El Duelo Universitario se establece mediante un decreto Universitario, que

fijarelizamientodelabanderaInstitucionalamediaasta,duranteuno,dosotresdas
(Fallecimiento,VelatorioyFuneral) ylasuspensindelos actoscomoceremonias que
revistanelcarcterdefestejo.

Artculo 2. Acordada la manifestacin de duelo Universitario el Encargado/a de

Relaciones Pblicas y Protocolo comunicar esta Declaracin por los medios que se
dispongan a: los Decanos, Directores y jefes de Unidades de la Universidad de La
Frontera,invitndolesaparticiparenlashonrasfnebresqueeventualmentesecelebren
alefectocomunicandodayhora.

25

FallecimientodeunFuncionariodelaUniversidaddeLaFronteraoexFuncionario
(jubilado)

Artculo3.ElRectordelaUniversidaddeLaFronteraoeljefe/adeRelacionesPblicas
enviarnmensajesdecondolenciasalafamilia,encasodefallecimientodealgnmiembro
lacomunidadUniversitaria.

Artculo 4. El Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, har una visita de

carcter oficial para presentarle las condolencias de la Universidad de La Frontera a la
familia.Juntoaloanterioracordarconlafamilialacolocacinenelfretrodelabandera
institucionalyentonacindelHimnodelaUniversidaddeLaFronteraenelFuneral.

LaAutoridadquedebeasistiralvelatorioyfuneral:sereljefedirectodelaUnidadenla
cualejercasuslaboreselfallecido,elqueanombredelaUniversidadpodrhacerusode
lapalabra.

SinperjuiciodeloanteriorsepuedensumarlasAutoridadesUniversitariasquelodeseen.

SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaraalJefe/adelaDivisinSantiago,que
concurra en representacin del Rector de la Universidad de La Frontera a dar las
condolencias.

FallecimientodeunFamiliarDirectodeunMiembrodelaComunidadUniversitaria
Artculo 5. El Rector de la Universidad de La Frontera o el Encargado/a de Relaciones
Pblicas y Protocolo, enviar el mensaje de condolencias a la familia. En caso de
fallecimientodealgnfamiliardirectodeunmiembrolacomunidadUniversitaria(padres,
hijosocnyuge).

FallecimientoMiembrodelaJuntaDirectivaoBenefactordelaUniversidad
Artculo 6.Tan pronto como se comunique el fallecimiento, El rector o Encargado/a de
Relaciones Pblicas y Protocolo, enviar un mensaje de condolencias a la Familia y a la
Institucin que el fallecido representaba. Junto a lo anterior el jefe/a de Relaciones
pblicasdesignarunadelegacinquerepresentantealaUniversidadparaqueasistaen
representacindeestaalvelatorioyfuneral.ElRectorpodrdecretardueloUniversitario
porunda.(Segnseaelcaso)

26

SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaraalaDivisinSantiago,queconcurraen
representacindelRectordelaUniversidaddeLaFronteraadarlascondolencias.

FallecimientodeunaAutoridadoPersonajeRelevantedelaReginoelPas
Artculo 7. Tan pronto como se comunique el fallecimiento, El rector o jefe/a de
RelacionespblicasenviarunmensajedecondolenciasalaFamiliayalaInstitucinque
el fallecido representaba. Junto a lo anterior el Encargado/a de Relaciones Pblicas y
ProtocolodesignarunadelegacinquerepresentantealaUniversidadparaqueasistaen
representacindeestaalvelatorioyfuneral.ElRectorpodrdecretardueloUniversitario
porunda.(Segnseaelcaso)

SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaralaDivisinSantiago,queconcurraen
representacindelRectordelaUniversidaddeLaFronteraadarlascondolencias.

FallecimientodeunaAltaAutoridadUniversitaria

Artculo8.SifalleciereunaaltapersonalidadUniversitaria(ExRector,Rector,Decano,o
miembro destacado de la comunidad Universitaria), el Rector deber determinarse, en
mritodecircunstanciasespeciales,cuantosdasdeduelosedecretarn.(Serecomiendan
3das:desdeelfallecimientohastasufuneral).

Anexo11ParticipacindelCoroUniversitario
ElCorodeestudiantesdelaUniversidaddeLaFronteraparticiparenlasceremoniasde
carctersolemneylassiguientesceremoniasformales:

AsuncindeDecanos

Titulacin

Entregadepostgrados

Inauguracinanualdeactividadesdepostgrado

Reconocimientodepostgrados

Inauguracinanualdeproyectosdeinvestigacin

Reconocimientosyhomenajes

Inauguracindeobrasdecarcterinstitucional.

Cualquierotraparticipacindelcorouniversitarioenactosinstitucionales,serresuelto
porEncargado/adeRelacionesPblicasyProtocolodelaUniversidaddeLaFrontera.

27

GaudeamusIgitur(alegrmonospues)
SecantaranlaprimerayterceracuartetaqueserinterpretadoporelcoroUniversitario
(en la tercera cuarteta: vivan los profesores, los alumnos etc., el profesorado y
estudiantadoseponendepie.

Paraestasocasioneselcorouniversitariodeestudiantesusarbirreteelcualdebeserde
lamismatelaycolordelatoga(tnica).

LasoportunidadesenquesecanteelGaudeamusIgitur,serresueltaporelEncargado/a
deRelacionesPblicasyProtocolo.

Anexo12Fotgrafos
Las personas que por profesin u oficio ejerzan como fotgrafos o camargrafos en
ceremoniasuniversitariasdebernejercersulaborsininterrumpirelprotocolopropiode
unaactividaduniversitaria.
Asaber:
Deben ubicarse en el lugar designado para fotografiar y filmar, evitando as quedar
frenteodetrsdelasautoridades,conseevitarincomodaralosinvitadosylograr
mantenerelordendelaceremonia.

Anexo13Seguridad
La unidad encargada de la ceremonia deber considerar la seguridad suficiente para
cubrirelevento,laquetendrcomomisin:
No permitir el ingreso al recinto universitario (desde la reja hacia dentro) de
vendedoresdeflores,confitesofotgrafosetc.
Despejarlaentradaosalidadelpblicoasistentealevento.
En la ceremonia estar alerta en todo momento de las personas que intenten sobre
pasarloslmitesfsicosestablecidosparalacirculacindelpblicoyautoridades.

28

Anexo14EmblemasUniversidad

LogoUniversidad

HimnoUniversitario

Forjaremosaquenestatierra
comohermosamujerparaamar
entreeltrigo,lacienciayelarte
LaFronterasuUniversidad.
Elcopihue,laverdearaucaria,
laserpientedeplataelCautn,
regarturazvigorosa,
queencienaoscomienzaavivir

Coro
Araucariasytemosalviento
confierezaderazaancestral
enlatierraaraucanaseyergue
AlmaMater,laUniversidad.
EnTemuco,cultrndelalluvia
surgevivalaUniversidad,
conlafuerzadeesprituslibres
porlapatriaqueeselideal.

Elvalientemapuche,elcolono,
lamujer,esperanzadepaz
almamateralegreviajera
entrenotrosforjarontuhogar.
Sientusenomaternosenutren
hombreslibresquealfuturovan
LaFronteraylarazaaraucana
siemprealtivatedefendern

Letra:JuanManuelFierroB.
Msica:BrunoTrejos

29


Anexo15FormularioSolicitudAsesora
FormularioSolicituddeOrganizaciny/oAsesoradeEventos
ActividadaRealizar

Lugar

FechaTentativaoSegura

Hora

PersonaaCargo

Unidady/oInstitucinexterna

Fonodecontacto

Fax

Email

ServiciosqueNecesita

Aquellos vacos y las situaciones no previstas en este manual debern superarse

solicitandoasesoraalaOficinadeRelacionesPblicas

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