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proyecto sociotecnológico

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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Instituto Universitario Tecnológico de Ejido Programa

de Formación Nacional en Informática

Módulo de Gestión de Recursos Humanos para la Dirección Estadal del Poder Popular de Educación, Cultura y Deporte (DEPPECD)

Participantes: Parra Mariely Márquez Luis Reinoza Eibert Araque Juan Martínez Jesús Ejido, Agosto de 2009 C.I.: 16.934.234 C.I.:15.031.097 C.I.: 17.027.780 C.I.: 14.806.655 C.I.: 11.951.997

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Es realmente sorprendente mirar a cualquier lugar y darse cuenta que la humanidad vive en un mundo que cada día avanza más rápidamente hacia el futuro, que día a día existen mas y mejores invenciones que ayudan al ser humano a vivir mejor, a tener un desarrollo mas amplio y cómodo en muchas áreas, como lo expresa Matías (2008) cuando dice que “El avance de la tecnología no se detiene, abarca nuevos ámbitos y perfecciona otros con el objetivo de hacer la vida del ser humano más fácil y placentera. Se encuentran inventos en desarrollo en rubros como la medicina, los electrodomésticos, el transporte...”; es aún más sorprendente darse cuenta que hace solo poco más de 110 años el mundo no conocía la industrialización y mucho menos la informática; y por ello aunque parezca mentira la población mundial era sólo una cuarta parte de la cantidad que es hoy en día, poco mas de 1600 millones de personas; también entre 1914 y 1945 se vivieron las dos guerras más grandes que ser alguno allá visto jamás en la tierra, sin embargo, los principales desarrollos tecnológicos que han beneficiado a las personas a lo largo de la historia, se han creado precisamente durante guerras, para satisfacer necesidades de guerra, o durante impactos sociales enormes que han cambiado el rumbo de los acontecimientos, tal es el caso de las primeras máquinas de cálculos complejos que se utilizaron para descifrar mensajes enemigos durante la

segunda guerra mundial; y que antecedieron a las computadoras que se conocen en la actualidad y que ayudan tanto en el quehacer diario, claro está, pasaron primero por algo llamado evolución tecnológica.

Si se revisa la historia de la tecnología hasta hace unos treinta años más o menos, es posible observar que existía una gran diferencia entre los sencillos sistemas operativos presentes en las computadoras de la época, y los complejos y fascinantes sistemas operativos que se manejan hoy día, los cuales no podrían correr de ninguna forma en un computador de hace 30 o 40 años, ya que hasta una simple calculadora científica de bolsillo actual tiene mas poder de procesamiento que la computadora presente en el Apolo 11, el primer vehículo terrestre en aterrizar en la Luna; en un artículo publicado en Internet, Andrés Borbón dice: “La modernísima computadora tenía 1 KB de memoria RAM, 12 KB de memoria ROM y funcionaba a la increíble velocidad de 1 MHz. El programa que corría se llamaba Colussus 249 y era el que realizaba los cálculos para los detalles del vuelo.”, entonces es realmente posible hacerse a la idea de cuanto han cambiado las cosas desde entonces, simplemente si se comparan esos datos con las características de un computador promedio en la actualidad.

Continuando con la idea del uso del software, actualmente existe un gran debate en el mundo sobre que tipo de sistema operativo utilizar, si uno de

estándares abiertos o uno privativo; por supuesto existen ventajas y desventajas de cada lado, sin embargo, durante la última década, las distribuciones de estándares abiertos también denominadas Linux o GNU/Linux, han ido escalando posiciones importantes dentro de los conceptos ideales que debe cubrir un Sistema Operativo excelente.

Sin lugar a duda, la filosofía inmersa dentro de los modelos de software libre ha abierto posibilidades de progreso a países que no habrían podido consolidarse como altos potenciales en materia de desarrollo de tecnologías; González y otros (2007), dicen que “Las libertades de uso, distribución, estudio y modificación que caracterizan a los sistemas libres, los han hecho merecedores de innumerables reconocimientos a nivel mundial y en la actualidad se posicionan como los ideales para la Administración Pública Nacional de países como España, Brasil, Colombia, México y Venezuela.”; No obstante, la reducción de costos, independencia tecnológica, seguridad y estabilidad, la posibilidad de ser evaluados por la ciudadanía, el aporte a la industria nacional y la garantía de perpetuidad del conocimiento, son sólo algunos de los beneficios que pueden ser aportados por la inclusión de este modelo de desarrollo.

En Venezuela, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Software Libre han desatado una línea continúa de políticas públicas,

reflejadas en leyes y reglamentos como por ejemplo el articulo 110 de la constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la ley de Telecomunicaciones, la Ley contra Delitos Informáticos, la Ley Orgánica para la Ciencia la Tecnología y la Innovación, el decreto 3.390 que establece el uso prioritario del Software Libre, el decreto 825 que es sobre el uso del Internet, entre otras; dichas leyes y decretos han estado dando cada vez más importancia a las tecnologías hasta el punto de reconocerlas como herramientas fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país.

El estado Mérida, no escapa a las políticas de desarrollo del Gobierno, ya que ante la necesidad de cumplir con las propuestas legales, culturales, sociales y tecnológicas presentes en la región, algunas instituciones buscan resolver problemas en las comunidades u organizaciones que hacen vida en las diferentes partes del estado, con la principal finalidad de mejorar la calidad de vida de las personas y además de hacer más rápidos y eficientes los procesos y actividades que se realizan en dichas comunidades.

La Real Academia de la Lengua Española, en una de las definiciones que le da a la palabra problema dice que es el “Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos científicos.”, esto puede ser muy fácilmente relacionado con la tecnología, ya que la

misma es una ciencia, y por lo tanto puede ser perfectamente aplicada en la solución de problemas, principalmente en el ámbito tecnológico por ser el más directamente relacionado a ella.

El problema al que se quiere hacer referencia es el que se presenta en la Dirección Estadal del Poder Popular de Educación, Cultura y Deporte (DEPPECD), específicamente en el Departamento de Recursos Humanos, debido a que este departamento en la actualidad opera una nomina de personal docente de 2.100 fijos, 1.300 contratados y 456 suplentes por tal motivo se pudo observar que no se lleva a cabo un manejo eficiente en la data existente, que corresponde a la información de todo el personal docente que labora en las instituciones educativas dependientes de la Gobernación del Estado Mérida, las causas principales por las cuales se presenta este inconveniente son:

En primer lugar que existe un esparcimiento de los datos por varias oficinas de la DEPPECD, ya que se tienen varias bases de datos, prácticamente una por oficina, lo que hace que la información presente en una de ellas no necesariamente es la misma información presente en otra, producto a que cada oficina actualiza la información solo de la base de datos que posee; gracias a eso, se genera lo que es llamado falta de integridad en los datos, es decir, que la información no es enteramente confiable.

En segundo lugar, para poder extraer la información de la base de datos existente, se utilizan varias herramientas complejas, como por ejemplo se tienen que hacer las consultas en la consola SQL para realizar un reporte o consulta haciendo que la misma no este disponible con la mayor calidad y eficiencia.

En tercer lugar La actualización de la información es bastante complicada ya que la misma se hace de manera directa sobre la base de datos sin existir ningún módulo de registro de datos que permita realizar ese proceso; esto último, lleva también a que no todos los usuarios tengan acceso al sistema, debido a que cualquier persona no puede realizar cambios directamente sobre el mismo. Es necesaria una correcta administración de usuarios que les permita a los involucrados, poder ingresar a la información con los permisos correspondientes y sin tener miedo de dañar o afectar la información presente de manera negativa.

En cuarto y último lugar, no existe ni módulo de gestión de reportes ni de estadísticas que le permitan a la gerencia tener un control más detallado de la efectividad de la DEPPECD, a la hora de generar documentos. Un ejemplo claro de ello es, en primer lugar, que todos los docentes deben dirigirse hasta la sede principal de la DEPPECD para poder retirar una copia de sus

contratos, o una constancia, o cualquier otro documento, que podrían perfectamente descargar por Internet sin necesidad de tener que trasladarse desde un lugar muy alejado hasta la sede antes nombrada.

Es necesario también aclarar que todas estas causas, generan efectos muy negativos sobre el trabajo que se realiza en la DEPPECD, como por ejemplo: Incremento en los tiempos de respuesta y ejecución de las actividades, falta de datos estadísticos, atraso en la presentación de la información pertinente a la dirección, ejecución de trabajo innecesario, falta de integridad de los datos como antes se mencionó, entre otros; todo lo anterior a la larga genera como consecuencia inconvenientes tanto al equipo de trabajo por no poder ejecutar las actividades de una manera rápida, eficiente y eficaz, como a los docentes que deben realizar gastos innecesarios de tiempo, dinero y esfuerzo para poder tramitar documentos.

OBJETIVO GENERAL: Desarrollar el modulo de Gestión de Recursos Humanos para la agilización de los procesos administrativos llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos de la DEPPECD.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Estudiar la situación actual de los procesos administrativos llevados en el área de Recursos Humanos de la DEPPECD. 2. Analizar los resultados obtenidos durante el estudio de los procesos llevados a cabo en el área de Recursos Humanos de la DEPPECD. 3. Diseñar y programar los submódulos de Registro de Datos, Gestión de

documentos, Reportes, estadísticas e información para el área de Recursos Humanos de la DEPPECD. 4. Implantar e implementar el modulo de Gestión de Recursos Humanos en el área de Recursos Humanos de la DEPPECD. 5. Evaluar los resultados de la implantación e implementación del modulo de Gestión de Recursos Humanos en el área de Recursos Humanos de la DEPPECD.

ACTORES DEL SISTEMA: Dueño: Director de Educación

Otros actores: Jefa de Recursos Humanos de la Gobernación. Jefa del Área de Administración de Personal Analistas de la Unidad de Remuneraciones Analistas de la Unidad de Movimiento de Personal Analistas de la Unidad de Gestión de Personal Docentes del Ejecutivo dependientes de la Gobernación del Estado Mérida

Analistas, Diseñadores y Programadores: ET PNFI

Usuarios Finales: Jefa del Área de Administración de Personal Analistas de la Unidad de Remuneraciones Analistas de la Unidad de Movimiento de Personal Analistas de la Unidad de Gestión de Personal Docentes del Ejecutivo dependientes de la Gobernación del Estado Mérida

IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN Las tecnologías en el mundo de hoy, representan una de los mayores niveles evolutivos de la sociedad mundial, al permitir la utilización práctica y flexible del conocimiento desarrollado por la ciencia; en ese mismo orden de ideas, el desarrollo del software ha sido un instrumento fundamental para el surgimiento de inmensos avances en materia de tecnología, pues paralelamente junto al desarrollo de hardware cada vez más y más potente, sus usos y prestaciones han ido aumentando para ir en conjunto.

Las posibilidades que ofrecen los nuevos modelos de desarrollo de software incluyendo los lenguajes de programación, y las técnicas y herramientas de diseño, han constituido para las personas que utilizan las computadoras una nueva era tecnológica, donde todo poco a poco adquiere la necesidad de ser automatizado; se les permite a las personas en la actualidad, tener sistemas de alta calidad, con óptimos rendimientos, con altos niveles de seguridad, y sobre todo, con una infinita lista de usos, disponibles en medios portables y accesibles a cualquier persona, sobre todo si se habla de software de estándares abiertos, cuyas posibilidades de uso, estudio, modificación y distribución, lo hacen perfecto para crear sistemas que satisfagan las necesidades de las comunidades, además de que cuenta con una gran cantidad de herramientas de desarrollo de aplicaciones.

Las nuevas tendencias de programación y diseño de software han hecho que las personas a las que interesa la vigencia de sus herramientas de trabajo, las cuales representan el medio fundamental para el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos, se actualicen e interesen cada vez más en la automatización de las actividades que realizan, de manera que con la implementación de sistemas computacionales, puedan agilizar los procesos y hacerlos mas eficientes, y así ponerse a la par o si es posible a la cabeza del ambiente competitivo de las organizaciones; lo mismo sucede con los países del mundo, los cuales diariamente tratan de colocarse en la competencia por el desarrollo de tecnologías que ayuden a solucionar los problemas de las comunidades que conforman.

Las funciones de la tecnología son fundamentales para los seres humanos como se expresa en el articulo de Wikipedia sobre la definición de Tecnologías, “Históricamente las tecnologías han sido usadas para satisfacer necesidades esenciales (alimentación, vestimenta, vivienda, protección personal, relación social, comprensión del mundo natural y social), para obtener placeres corporales y estéticos (deportes, música, hedonismo en todas sus formas) y como medios para satisfacer deseos …” [consulta: Junio 2009].

Tomando en cuenta todo lo anterior, la sociedad venezolana no está fuera de este ámbito, y requiere de ciudadanos capacitados y de patriotas interesados en alcanzar y lograr las metas que como país Venezuela se ha planteado.

Las tecnologías, y sobre todo la independencia tecnológica, representan para Venezuela, actualmente, las bases fundamentales para alcanzar el desarrollo económico, político, social, cultural, educativo y recreativo de la nación, es por ello que se han creado un conjunto de leyes y decretos, que reconocen la importancia de la tecnología, para cumplir con los objetivos de crecimiento de la República como por ejemplo: la Ley Orgánica para la Ciencia la Tecnología y la Innovación, el decreto 3.390 que establece el uso prioritario del Software Libre, el decreto 825 que es sobre el uso del Internet, entre otras;

En consecuencia, ya que existe una serie de argumentos históricos, sociales, culturales, legales, entre otros, es totalmente sustentable el hecho de crear herramientas tecnológicas que ayuden en una organización a hacer más eficientes los procesos que se realizan en la misma; tal es el caso de la DEPPECD, donde se propone crear módulos de gestión y control para el manejo de la data que se encuentra en la coordinación de Recursos Humanos, de esa manera se pretende agilizar las actividades que allí se realizan, reduciendo los tiempos de ejecución de las actividades, además de lograr una plena integridad en los datos para reducir posibles errores que se pueden presentar en el momento de pasar la información requerida por

cualquier oficina. Otro elemento fundamental es que se quiere reducir los gastos de tiempo, esfuerzo y dinero, tanto de parte del equipo de trabajo de la Dirección de Educación como de los docentes que tramitan documentos por la oficina de Recursos Humanos los cuales en muchos casos deben viajar grandes distancias para realizar dichos tramites. Con la creación de los módulos correspondientes, el personal docente podrá solicitar documentos a través de Internet, con lo cual sólo tendrá que ingresar a la dirección correspondiente donde estará ubicado.

Hay que tener en cuenta además la necesidad de información que posee la sociedad actualmente, ya las distancias no son ni deben ser un problema para enviar o recibir información desde cualquier parte del mundo a cualquier otra parte, como se expresa Huidobro (Año desconocido) cuando dice que “La expansión de redes informáticas ha hecho posible la universalización de los intercambios y relaciones, al poner en comunicación a amplios sectores de ciudadanos residentes en espacios geográficos muy distantes entre sí.”

En fin, la creación de estos módulos de gestión de datos, se fundamenta unido a lo que ya se dijo, en el simple hecho de que se necesitan para poder administrar los datos de personal docente de la DEPPECD, por otro lado, con la creación de los mismos, se logrará mejorar los procesos de trabajo de la coordinación de Recursos Humanos, y a su vez las actividades de todas

las oficinas que utilizan la información que genera ésta coordinación.

Existe un marco legal creado para dar pie al mejoramiento de las instituciones y el desarrollo del país con la utilización de las tecnologías (libres principalmente), y también existen fundamentos históricos que dicen que la humanidad siempre ha evolucionado tecnológicamente para satisfacer sus propias necesidades.

ALCANCES Con este sistema se pretende conseguir agilizar los procesos administrativos del Dpto. de Recursos Humanos de la DEPPECD, minimizando los tiempos de realización de los mismos y aumentando el tiempo de atención y el número de docentes atendidos.

Lograr reducir los procesos administrativos y organizar la data en un servidor centralizado de tal manera que este accesible a todos los actores involucrados y reducir así el esparcimiento de la data y el tener que imprimir y guardar tanta documentación redundante del personal docente.

Lograr reducir la presencia de los docentes por trámites menores, logrando así reducción de costos a los usuarios, de riesgos al trasladarse, disminución de personas en la sede para poder brindar una atención personalizada y de calidad a los casos más urgentes y críticos, un canal de comunicación más cercano de los docentes con la institución para dar sugerencias o responder a muchas inquietudes, entre otros muchos beneficios.

LIMITACIONES Podemos encontrar en el desarrollado de este proyecto de sistematización del Dpto. de Recursos Humanos de la limitaciones: DEPPECD, las siguientes

1.- Falta de disponibilidad de tiempo de los analistas de personal para atender al equipo de desarrollo a la solicitud de información en la construcción del sistema automatizado.

2.- Falta de asignación de un equipo de computación y de un espacio físico donde el Equipo de Trabajo (ET) pueda desarrollar el proyecto.

3.- Acceso restringido a información crítica para la sistematización.

4.- Carencia de tiempo dedicado a la toma de información in situ para el desarrollo del sistema por las múltiples ocupaciones de los integrantes del ET.

5.- Tiempo que la DEPPECD nos puede asignar para atendernos.

MARCO METODOLOGÍCO

En el campo de la investigación, la metodología es el área del conocimiento que estudia los métodos de la disciplina científica. Barrera, J. (1998, p. 47) señala “La metodología incluye los métodos, las técnicas, las estrategias y los procedimientos que utilizará el investigador para lograr los objetivos de su estudio”

En este capítulo se hace referencia a las tácticas necesarias para la obtención y recolección de datos estadísticos que sustentarán la

investigación. Para tal efecto se desarrollará los siguientes aspectos: tipo y diseño de la investigación, población y muestra, sistema de variables, técnica e instrumento de recolección de datos, procedimientos para la recolección de datos.

Diseño de a Investigación

En la literatura especializada en metodología de la investigación se encuentran diferentes conceptos de diseño, entre los cuales destaca el de Fidias G. Arias (2006), lo define en los siguientes términos:

“El diseño de investigación es la estrategia general que adopta el investigador para responder al problema planeado. En atención al diseño, la investigación se clasifica en: documental, de campo y experimental”.

De acuerdo a los expuesto y a las características metodológicas de esta investigación, el diseño que se utilizará fue de campo, ya que se realizó un análisis descriptivo de resultados, además la investigación se efectuará durante un período de tiempo determinado; donde sus resultados serán considerados como validos sólo para esa realidad social delimitada en función de espacio y tiempo.

Tipo de Investigación

En cuanto al tipo de la investigación en función al propósito del estudio, la investigación será de tipo descriptiva y diseño de campo. Según Arias, Fidias (2006), “La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere”. De igual manera señala que la investigación de campo “Es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no experimental”.

Esta metodología facilitará la comprensión de los procesos actuales en la Dirección de Educación ya que se tendrá contacto directamente con el personal que allí labora y con los docentes que dependen de la misma, donde se tendrá un perfil de la realidad existente por medio de los resultados que se recopilarán en el instrumento de recolección de datos.

Población y Muestra

La población constituye la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de análisis poseen una característica común y dan origen a los datos de la investigación.

Para Ramírez (1999) “La población es un grupo de personas, u organismos de una especie particular, que viven en una área geográfica, o espacio, y cuyo número se determina normalmente por un censo. Esta constituida por características o estratos que permiten distinguir los sujetos unos de otros.”

La población objeto en estudio de la presente investigación está constituida por los trabajadores que laboran en el área de Recursos Humanos de la Dirección de Educación y los docentes que dependen de la misma. Como la población que labora en el área de Recursos Humanos no es numerosa (20

individuos) se tomara la misma como muestra; y la población de los docentes es de unos 3.856 individuos, se tomará una muestra de 100.

Para Fidias (2006) “La muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible.” Por lo tanto una muestra representativa es aquella que por su tamaño y características similares a las del conjunto, permite hacer inferencias o generalizar los resultados al resto de la población con un gran margen de error conocido.

Técnicas e Instrumentos

Para adquirir la información para Desarrollar el modulo de Gestión de Recursos Humanos para la agilización de los procesos administrativos

llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos de la DEPPECD, se empleará las técnicas de la encuesta y la entrevista, de la primera se realizaron dos; una conformada una por (10) ítems y otra conformada por siete (7) ítems cada una con sus respectivas opciones cerradas de selección simple y la entrevista con cuatro (4) preguntas de respuestas abiertas. En tal sentido Alvarado (2004), expresa “Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.” (p.130).

Procedimiento para la Recolección de Datos

Para la obtención de la información será necesario acudir a la DEPPECD ubicada en la Gobernación del Estado Mérida, empleando la encuesta diseñada directamente al personal que allí labora y la otra encuesta a los docentes que dependen de este departamento.

Determinación de los instrumentos: Dos encuestas escritas, de preguntas con respuestas cerradas y una entrevista.

Una de las encuestas de 10 ítems, aplicada a los analistas del área de RRHH de la DEPPECD, otra encuesta de 07 ítems, aplicada a los Docentes dependientes de la DEPPECD y una entrevista aplicada a la jefa del área de RRHH.

Determinar Variables: Desempeño del sistema actual Conformidad del usuario con el sistema actual Posibilidad de Cambio.

Diseño del Cuestionario Aplicado a los analistas del Departamento de RRHH de la DEPPECD:
Cargo que desempeña: ________________________________________ Nombre de la Institución: _______________________________________ Ubicación de la Institución: ______________________________________ Fecha: ________/___________/_______________

Variable: Desempeño del Sistema Actual 1 ¿Existe un manual de procedimientos? SI___ NO___ 2 ¿Cómo se llevan a cabo los procesos actualmente? Manual___ Automatizado___ 3 Describa cronológicamente la secuencia en la que se realizan las actividades dentro de su departamento. _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

4

¿Existe consistencia en los datos manipulados en los distintos departamentos? SI____ NO___

5

¿Cuál de las siguientes opciones cree usted que se ajusta a los tiempos de ejecución de las actividades llevadas a cabo en el departamento actualmente? Muy Lentos__ Lentos__ Normales __ Rápidos __ Muy Rápidos__

Variable: Conformidad del usuario con el sistema actual 6 ¿Considera usted que los trámites se realizan en los tiempos determinados para los mismos? SI___ NO___ 7 ¿Cuál de las siguientes opciones considera usted que se ajusta a la eficiencia del intercambio de información entre departamentos de la DEPPECD? Deficiente__ Regular__ Normal__ Eficiente__ Optimo__ 8 ¿Cuál de las siguientes opciones, cree usted que se ajusta al nivel de dificultad que encuentra usted para enviar información a otras dependencias? Difícil__ Normal __ Fácil __

Variable: Posibilidad de Cambio 9 ¿Le gustaría reducir el tiempo empleado para efectuar los tramites? SI___ NO___ 10 ¿Está dispuesto a realizar los trámites a través de sistemas automatizados? SI___NO___

Diseño del Cuestionario Aplicado a los Docentes dependientes de la DEPPECD: Cargo que desempeña:_____________________________________________ Nombre de la Institución:_____________________________________________ Ubicación de la Institución:___________________________________________ Fecha:________/___________/_______________

Variable: Desempeño del Sistema Actual 1 ¿Al solicitar algún documento ante la DEPPECD, ha notado errores en la información contenida en dicho documento? SI____ NO___ 2 ¿Cuál de las siguientes opciones cree usted que se ajusta a los tiempos de los trámites que realiza usted ante la DEPPECD? Muy Lentos__ Lentos__ Normales __ Rápidos__ Variable: Conformidad del usuario con el sistema actual 3 ¿Todos los trámites que usted realiza ante la DEPPECD debe hacerlos Personalmente en la oficina principal? SI___NO___ Rápidos __ Muy

4

¿Cuánto tiempo le toma dirigirse hasta la oficina principal de la DEPPECD? __ Menos de 01 hora. __ Entre 01 y 02 horas. __ Entre 02 y 03 horas. __ 03 horas o más.

Variable: Posibilidad de Cambio 5 ¿Le gustaría reducir el tiempo que usted emplea para efectuar trámites ante la DEPPECD? SI___ NO___ 6 ¿Está dispuesto a realizar los trámites a través de sistemas automatizados? SI___NO___ 7 ¿Le gustaría poder hacer seguimiento al estado en que se encuentran sus solicitudes a través de sistemas automatizados? SI___ NO___

Diseño del Cuestionario Aplicado a la Jefa del Área de RRHH de la DEPPECD: Fecha: ________/___________/_______________

1 Describa las principales actividades que se llevan a cabo en el área de RRHH _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ ___________________________________

2 ¿Qué otras dependencias requieren información de este departamento? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

3 ¿Cuáles son los reportes o informes que usted maneja? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 4 ¿Cada cuanto tiempo son requeridos los reportes o informes, mencionados en la pregunta anterior? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

ARBOL DEL PROBLEMA

Problemas de Pago

Incremento de tiempo de ejecución de actividades.

Falta de integridad de los datos

Atraso en la presentación de datos

Carencia de datos estadísticos

Subutilización de la Data del Sistema del Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Estadal del Poder Popular de Educación, Cultura y Deporte DEPPECD

No hay módulos de Reportes

Actualización Complicada

No todos los usuarios tienen acceso

Esparcimiento de los datos

Utilización de distintos programas

MATRÍZ DE MARCO LÓGICO

Resumen Narrativo Fin: Mejorar el uso de la • data del Departamento de Recursos Humanos de la de la Dirección Estadal del Poder Popular de Educación, Cultura y Deporte. •

Indicadores Integración de los • departamentos de Recursos Humanos de la Gobernación del Estado • Mérida y de la DEPPECD en la manipulación de los datos a través del sistema. Información Actualizada.

Medios de Verificación Reportes de control de Acceso al sistema. Control de Actualización. •

Supuestos Los departamentos cuentan con acceso al sistema. Se incentiva el uso del sistema a los actores.

Propósito: Agilizar los ♦ procesos administrativos llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos de la DEPPECD. ♦ ♦

Tiempo de ejecución en ♦ el que se tramita cada proceso. ♦ Cantidad de trámites concluidos al mes. Información suministrada a tiempo al Departamento de Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Mérida. Número de beneficiarios ♦ del sistema. ♦ Reducir el traslado de los docentes a la sede principal de la ♦ DEPPECD.

Reporte de control de ♦ trámites. Entrevista aplicada al personal del ♦ Departamento de Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Mérida.

Todos los trámites de documentos se gestionen a través del sistema. Se otorga validez legal a documentos emitidos por el sistema.

Componentes:

Encuestas. Lista de (Observación). Cotejos

1.- Módulo de Registro de Datos. ♦ 2.- Módulo de gestión de documentos 3.- Módulo de Reportes 4.- Módulo de estadísticas e información para el departamento de recursos humanos de la Gobernación del Estado Mérida. 5.Establecimiento de normas y políticas de uso y actualización. 6.- Capacitación al personal involucrado.

Todos los actores participan en la determinación de necesidades. Se simplifican los procesos administrativos.

Reporte de trámites ♦ emitidos por el sistema.

MATRÍZ DE MARCO LÓGICO

Resumen Narrativo Actividades:

Indicadores Insumos: ♦ ♦

Medios de Verificación

Supuestos

1.- Estudiar la situación actual de los procesos ♦ administrativos llevados en la ♦ DEPPECD. 2.- Analizar los resultados ♦ obtenidos durante el estudio de los procesos llevados a ♦ cabo en la DEPPECD. 3.- Diseñar y programar los ♦ submódulos de Registro de Datos, Gestión de documentos, Reportes, estadísticas e información para el departamento de ♦ recursos humanos de la Gobernación del Estado Mérida. ♦ 4.- Implantar e implementar ♦ el modulo de Gestión de Recursos Humanos. ♦ 5.- Evaluar los resultados de la implantación e implementación del modulo de Gestión de Recursos Humanos.

Grupo de Analistas. Grupo de Diseñadores. Grupo Desarrolladores. Material de Oficina.

Control y Registro de ♦ Actividades. Diagrama de Gantt. Revisión de Manuales. Prueba módulo. piloto por ♦ ♦

Se provee al grupo de los recursos necesarios. Se cumple con actividades según planificado. las lo

de ♦ ♦

Formularios, planillas, ♦ recibos, formatos de documentos llevados actualmente. Servidor y estaciones de ♦ trabajo. Software de desarrollo. Espacio físico. Costo de capacitación de Personal.

Material utilizado para realizar la investigación (Encuestas, entrevistas, Fotografías. Etc.). Material de evaluación utilizado para la capacitación.

Se recibe colaboración por parte de los Departamentos de personal de la DEPPECD y de Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Mérida.

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