Sistema-Gestion Integrado PDF

MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIN INTEGRADO
CARRERA 4 No. 8-08 COTA, CUNDINAMARCA
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
1. INDUCCIN AL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
1.1 OBJETIVO

El objetivo del Sistema de Gestin Integrado es mejorar los procesos de la Cooperativa

para ofrecer mayor satisfaccin al cliente, prevenir y controlar los riesgos y los aspectos
ambientales en el lugar de trabajo y asegurar que el proceso de mejoramiento continuo
permita minimizarlos.
Mejorar la conciencia de la calidad en la Cooperativa y la regularidad en la realizacin de
las tareas, reduciendo los riesgos y aspectos ambientales de forma eficaz y eficiente.
Tener claridad en la distribucin de responsabilidades. El xito del sistema de gestin de la
Cooperativa depende del compromiso de todos los niveles y especialmente del grupo
directivo.
Obtener plena confianza del cliente y tener mayor eficacia interna.
1.2 ALCANCE Y APLICACIN

El Sistema de Gestin Integrado ha sido estructurado para cumplir con los requisitos de los
estndares de las Normas del Sistema de Gestin de Calidad, NTC-ISO 9001:2008; Sistema
de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, NTC-OHSAS 18001:2007; Sistema de Gestin
Ambiental, NTC-ISO 14001:2004 y se aplica en cada uno de los servicios integrales para la
ingeniera, construccin, mantenimiento y operaciones comerciales en los sistemas de
distribucin de energa que la Cooperativa preste.
Este manual presenta una breve descripcin de la Cooperativa y como se desarrollan sus
procesos. Se hace referencia a manuales de operacin, procedimientos documentados y a los
registros que sustentan el Sistema de Gestin para la seccin que lo requiere.
La vigencia de este manual y cada uno de los documentos que lo conforman inicia el da de su
aprobacin y finaliza cuando el documento sea reemplazado por uno mejorado o el Sistema
de Gestin sea analizado desde puntos de vista incompatibles con los actuales o en caso que
se disuelva la Cooperativa.
Cada uno de los documentos que se generen para el desarrollo y aplicacin del Sistema de
Gestin, debe cumplir con los requisitos establecidos en las normas NTCISO 9001:2008
Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos, NTCOHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional y NTC-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental.
1.3 EXCLUSIONES
El Sistema de Gestin desarrollado en la Cooperativa excluye los siguientes numerales de la
norma NTC ISO 9001:2008:
Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Cdigo: MSGI-01/ Versin No. 11/ Junio 2010/ Pg. 1 de 24
7.3. Diseo y Desarrollo: Los servicios que presta la Cooperativa no incluyen actividades
de diseo y desarrollo.
7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio:
Los servicios que presta la Cooperativa son verificables durante la prestacin del mismo.
7.5.5. Preservacin del producto: El tipo de servicios que presta la Cooperativa no
requiere preservar un producto.
7.6 Control de los equipos de Seguimiento y Medicin: El tipo de actividades
desarrolladas por la Cooperativa no requieren el uso de equipo calibrado para el seguimiento
y medicin, debido a que no se hacen medidas de precisin si no de comprobacin.
1.4 DESCRIPCIN DE LA COOPERATIVA

Coopser es una Cooperativa de Trabajo Asociado, creada en el ao 2000, cuyo objeto es el
suministro de servicios integrales en el campo elctrico. Generadora de fuentes de empleo,
mediante la vinculacin del trabajo personal de sus asociados y sus aportes econmicos, para
la produccin de bienes, ejecucin de obras o la prestacin de servicios en forma
autogestionaria, dentro del mbito de la ley y los estatutos.
El personal, que ha laborado con empresas privadas y del Estado en un promedio de 15 aos
en el ramo, ofrece una total garanta de excelente servicio y calidad.
Coopser cuenta con un equipo idneo e interdisciplinario de aproximadamente 400 asociados,
entre profesionales y tcnicos, que brindan asesora y los servicios necesarios para lograr
unas condiciones ptimas de calidad en el desarrollo de nuestras actividades.
Coopser posee la experiencia tcnica y los equipos necesarios para el suministro y desarrollo
de los siguientes servicios, en forma integral:
Suministro de mano de obra con personal calificado y estratgicamente ubicado, para
efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de redes de distribucin de energa
elctrica hasta 34.5 KV., al igual que la expansin del alumbrado pblico.
Atencin integral de tipo comercial: atencin de reclamos, indagaciones, inspecciones,
Nuevos suministros, lectura de los medidores, reparto de facturacin, suspensin y
reconexin de suministro de energa, control de clientes morosos, control de prdidas y
calidad de servicio.
Operacin y mantenimiento de subestaciones y sistemas de distribucin de energa en redes,
energizadas (Lnea viva) y desenergizadas.
Levantamiento y georeferenciacin de redes elctricas y transformadores con el respectivo
amarre de usuarios.
Ingeniera y Construccin de subestaciones y redes de distribucin de energa elctrica
interna y externa, urbana y rural, a nivel industrial, comercial y residencial.

Compensacin de energa reactiva, clculo e instalacin de bancos condensadores.

Gran parte de los asociados y directivos son ex-funcionarios de la Empresa de Energa
Elctrica de Bogot y CODENSA SA ESP, desempeando cargos gerenciales, administrativos y
tcnicos, para la ejecucin de proyectos de mantenimiento preventivo, correctivo y
construccin de redes de distribucin de energa hasta 34.5 KV, y para la prestacin de
servicios relacionados con la comercializacin del servicio de energa.
2. INDUCCIN A LOS SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS

La bsqueda de toda empresa de servicio es la satisfaccin total del cliente, para el logro de
este fin las organizaciones deben conocer las necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas, ya que al cumplir dichas necesidades y expectativas lograrn que sea mucho ms
competitiva y que todos sus clientes estn satisfechos con el servicio prestado.
Los Sistemas de Gestin ayudan a la organizacin a conocer y cumplir todas las necesidades y
expectativas de las partes interesadas, y de una forma sistmica desarrollar productos y
servicios que cumplan con las expectativas.
Un Sistema de Gestin Integrado pretende crear la conciencia de prestar servicios de calidad,
de una forma segura, sana, saludable y limpia, que permitan cumplir los requerimientos del
cliente sin exponer la vida de ningn ser humano y minimizando el impacto ambiental.
Igualmente, permite la eliminacin de duplicacin de funciones, de responsabilidades de
documentos y procedimientos, busca la estandarizacin, el mejoramiento de la calidad de vida
laboral, la disminucin de prdidas, reduccin de costos, el aumento de la competitividad y de
la imagen corporativa, as como el poder acceder a certificaciones en Calidad, Ambiente,
Seguridad Industrial o Salud Ocupacional mediante un solo sistema o modelo de
gerenciamiento integral, no es solo un listado de beneficios de un sistema integral, sino hoy
en da la tendencia mundial.
Por lo tanto Coopser, ha implementado su Sistema de Gestin centrado en los procesos, se ha
ajustado a la Cultura Organizacional de la Cooperativa, y se ha desarrollado teniendo en
cuenta los siguientes principios:
Enfoque al cliente: la razn por la cual la cooperativa existe es por sus clientes, sin
ellos, todos los esfuerzos son intiles, aun cuando se tengan los mejores asociados, las
mejores tcnicas y los mejores equipos, por lo que los esfuerzos deben estar dirigidos a
lograr la satisfaccin del cliente.
Enfoque basado en procesos: La mejor forma de alcanzar los resultados deseados es

planear las actividades como un proceso.
Enfoque de sistema para la gestin: La organizacin es un conjunto de procesos que

se relacionan como un sistema constituido por actividades, personal y recursos que tienen
que administrarse como un solo proceso, con el objetivo fundamental de lograr la mejora
continua, la satisfaccin del cliente y la prevencin de riesgos.
Liderazgo: La participacin de los lderes es indispensable para establecer un sistema de

gestin. Los lderes son los responsables de crear un entorno que propicie que la

Cooperativa proporcione servicios de calidad, y a su vez, deben contribuir al crecimiento y

mejoramiento de la organizacin. Este liderazgo es participativo, se cuenta con asociados
en todas las reas motivando en pos del mejoramiento continuo, garantizando la
seguridad de todo el personal.
Participacin del personal: El involucramiento del personal es indispensable para el

logro de los objetivos de la Cooperativa, todos los asociados deben participar en los
sistemas de gestin, no importa cual sea su actividad especifica.
Seguridad y Salud para los asociados: Para garantizar la seguridad y la salud de todos
los asociados se debe identificar y controlar los Factores de Riesgo en todos los procesos
que se llevan a cabo.
Prevencin de la contaminacin: Coopser prestar el servicio, de tal manera que se

proteja y respete al medio ambiente, disminuyendo los aspectos e impactos ambientales
significativos.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: la toma de decisiones se

basa en un anlisis de los datos y la informacin disponible, no se debe basar en estados
de nimo.
Cumplimiento de la legislacin: Coopser cumplir con el marco regulatorio que nos

rige como organizacin.
Mejora Continua: es lo que nos permite sobrevivir en el mercado. Esta se tiene que dar
comparando el desempeo de la propia organizacin a travs del tiempo y luego
compararse con los competidores.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Las organizaciones tienen

proveedores y stos estn ntimamente relacionados con el xito de la organizacin y
deben tratarse como socios, reconociendo la necesidad de ambos de la existencia y
participacin del otro, de tal manera que la relacin sea mutuamente benfica.
Igualmente, se fomenta en los contratistas una actitud de seguridad en el desarrollo de
los trabajos relacionados con sus actividades, que sea coherente con las Polticas de la
Cooperativa.
La aplicacin exitosa de estos principios de gestin resulta en beneficios para todas las partes
interesadas, tales como la mejora de la rentabilidad, la creacin de valor y el incremento de la
estabilidad.
3. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

La Cooperativa para satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas, ha identificado
los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integrado, ha determinado la secuencia e
interaccin fundamentadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer. Verificar y Actuar). Estos
procesos muestran los de direccin o gerenciales, en color caf, los de apoyo o soporte en
color azul, los de ejecucin u operacin, de color verde, y los de evaluacin y control de color
naranja. As se describe en el mapa de procesos:

NECESIDADES DEL CLIENTE
PROCESO GERENCIAL
SATISFACCION DEL CLIENTE
DIRECCIONAMIENTO DE
COOPSER.
C
L
I
E
N
T
E
PROCESO DE SOPORTE
EVALUACION Y CONTROL
GESTIN HUMANA
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GESTIN FINANCIERA
CUMPLIMIENTO LEGAL
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA
MEJORA CONTINUA
PROCESO DE OPERACION
C
L
I
E
N
T
E
INGENIERIA Y CONSTRUCCIN
ESPECIFICACIONES TECNICAS
MANTENIMIENTO SISTEMAS DE
DISTRIBUCIN DE ENERGA
EJECUCION DE PROYECTOS
OPERACIONES COMERCIALES
En la caracterizacin de cada proceso se expone en una secuencia ordenada las principales

actividades de que se compone, las entradas, los proveedores, los resultados y clientes de los
mismos. Contiene adems, las reas que intervienen, precisando la participacin que cada
uno tiene para lograr la satisfaccin del cliente desde el puesto que desempea, los recursos,
la infraestructura, el ambiente de trabajo (factores de riesgo y aspectos ambientales), como
se mide, como se analiza, los documentos y registros asociados.
3.1 PROCESO GERENCIAL
PROCESO GERENCIAL
DIRECCIONAMIENTO DE
COOPSER.
El proceso Gerencial es el responsable de emitir la direccin adecuada al resto de procesos de

la organizacin para as asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del sistema de
gestin.

Dentro del direccionamiento estratgico se han establecido los parmetros bajo los cuales se
rige e identifica la Cooperativa, creando una cultura de calidad que incluye la misin, visin,
valores y polticas, consolidando as el sentido de pertenencia a COOPSER.
A continuacin se ven la misin y visin que Coopser ha establecido como parmetros de
direccionamiento de la Cooperativa y sus asociados:
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

DE ELECTRICIDAD RURAL COOPSER

VISIN
MISIN
Satisfacer con alto nivel de competitividad,
confiabilidad y calidad los requerimientos de
usuarios mediante la realizacin eficiente de
la construccin, operacin, administracin
de servicios comerciales, mantenimiento de
las redes
y equipo de distribucin de
energa de media, baja tensin y alumbrado
publico; a travs del trabajo autogestionario
de sus asociados, generando bienestar para
los mismos0"
CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43
Ser una de las mejores empresas en la

prestacin de servicios integrales para la
construccin, operacin, mantenimiento y
operaciones comerciales en los sistemas
de distribucin de energa a nivel nacional.
CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43
COTA - CUNDINAMARCA
COTA - CUNDINAMARCA
e-mailcomunicaciones@coopser.com
Los valores son los principios gobernantes que indican la manera como una organizacin
realiza negocios y cmo actan los trabajadores en su nombre. Los valores que rigen en
COOPSER son los siguientes:


VALORES
CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

COTA - CUNDINAMARCA
En el planeamiento estratgico se establecen las polticas, objetivos y planificacin del

Sistema de Gestin Integrado.
La direccin general de la Cooperativa proporciona evidencia de su compromiso con la
participacin en el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin Integrado, as como
con la mejora continua de su eficacia. Entre los compromisos de la alta direccin se
mencionan:
a) Comunicar a todos los asociados la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios,
b) Comunicar a todos los asociados la importancia de eliminar o minimizar los riesgos e
impactos ambientales ocasionados por la ejecucin de actividades de la Cooperativa.
c) Motivar la participacin en la capacitacin, en el establecimiento de las polticas de la
cooperativa y en la definicin de los objetivos.
d) Participacin en la revisin de los manuales, procedimientos y dems documentacin
que se requiera y gestionar la disponibilidad de recursos para la puesta en operacin y
seguimiento del Sistema de Gestin Integrado.
e) Divulgacin de Procesos de mejora continua a travs de comunicados internos
f) Promocin de mecanismos de motivacin y participacin para el personal.
Poltica del sistema de gestin integrado: La direccin en su compromiso de cumplir con

los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin Integrado
particip en el diseo de la siguiente poltica.


POLTICA INTEGRAL
CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE.
COOPSER, es una entidad cuyo objeto social es la prestacin de

servicios integrales para la construccin, mantenimiento y operaciones
comerciales, en los sistemas de distribucin de energa.
Nuestro compromiso se fundamenta en el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestin Integrado y el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables, para lo cual debemos:
Contar con personal competente, recursos financieros y fsicos
necesarios para la prestacin de servicios integrales con calidad,
cumplimiento, precios competitivos, en armona con el ambiente y el
entorno social que garanticen la satisfaccin del cliente.
Promover un ambiente seguro, evitando la contaminacin, fomentando
la prevencin de los riesgos, el mejoramiento permanente del bienestar,
el autocuidado de la salud y calidad de vida de los asociados y de la
comunidad en general.
La gestin dinmica y continua de nuestro planes, programas y
proyectos aplicando los principios de autocontrol, autorregulacin y
autogestin.
Es responsabilidad de todos los asociados de Coopser velar por el
cumplimiento de esta poltica en el desarrollo de sus actividades.
CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

COTA - CUNDINAMARCA
Esta poltica se analiza en las revisiones gerenciales para garantizar que sigue siendo
pertinente y adecuada para las necesidades de la Cooperativa, es comunicada y conocida por
todo el personal a travs del informativo interno EL TRANSFORMADOR, tarjetas de
divulgacin y carteles disponibles en las sedes para las partes interesadas, entre otros.
La Gerencia de la Cooperativa se asegura que la planificacin del Sistema de Gestin
Integrado est de acuerdo a los procesos establecidos y a su interaccin. Verifica que los
objetivos sean acordes a los propsitos de la Cooperativa y que en todo momento se
mantenga la integridad del Sistema, inclusive cuando se planean e implementan cambios en
ste, tales como los de la legislacin, cambios en la direccin de la Cooperativa, cambios en
las normas ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 o cambios tecnolgicos. Para ello en las
revisiones gerenciales se analizan estos aspectos.
Los objetivos del sistema de gestin integrado: se han establecido de acuerdo con la
poltica, la medicin de los mismos se hace a travs de indicadores de gestin, lo cual
garantiza la sostenibilidad del Sistema de Gestin a travs del tiempo. Estos objetivos se han

establecido para cada nivel y funcin, alineados con los objetivos de la organizacin, de tal
forma que cada nivel tenga en cuenta los objetivos de los niveles superiores, como en una
cascada.
Son comunicados a cada uno de los miembros de la Cooperativa, haciendo nfasis en cmo
cada uno contribuye con el cumplimiento de los mismos. A continuacin se muestran los
objetivos de acuerdo al mapa de procesos del Sistema de Gestin Integrado implementado en
Coopser:
OBJETIVOS PROCESO
GERENCIAL
METAS DEL OBJETIVO

Incrementar en un 10% los ingresos operacionales con
respecto al ao anterior
Garantizar la permanencia en el
mercado de la Cooperativa.
Incrementar los excedentes operativos en un 5% con

respecto al ao anterior
Mantener la proporcionalidad de los costos operativos y
administrativos
Obtener el contrato de mantenimiento de la red
elctrica para la Zona Sur de Cundinamarca
OBJETIVOS PROCESO DE
SOPORTE
MEDICION DEL INDICADOR

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos cuenten
con certificacin de competencias del SENA.
Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos cuenten

Contar
con
el
personal con el carnet del CONTE.
competente, recursos financieros Disminuir el ndice de ausentismo promedio en un 20%
y fsicos necesarios para la con respecto al ao anterior
prestacin
de
servicios
Disminuir el ndice de severidad promedio en un 20%
integrales.
con respecto al ao anterior
Disminuir el ndice de frecuencia promedio en un 20%
OBJETIVOS PROCESO DE
OPERACIN
Planear y ejecutar los proyectos
con
calidad,
cumplimiento,
precios competitivos, en armona
con el ambiente y el entorno
social.

Lograr que el 90% de las actividades ejecutadas se
realicen en el plazo ejecucin.
Lograr que el 90% de las actividades ejecutadas estn
a satisfaccin del cliente.


con
calidad,
cumplimiento,
social
Lograr que el 90% de los balances de materiales de

cada proyecto u orden de trabajo se mantengan en
cero.
Disponer adecuadamente el 100% de los residuos
generados por la operacin y mantenimiento del
sistema elctrico
Disponer adecuadamente del 100% de los residuos
institucionales
Mantener los consumos de energa y agua promedio por
funcionario de las oficinas y almacenes de la
Cooperativa.
OBJETIVOS PROCESO
EVALUACIN Y CONTROL
Lograr que los indicadores del sistema de Gestin se

Lograr la mejora continua del
cumplan en un 90%
Sistema de Gestin Integrado
para garantizar la satisfaccin del Obtener una evaluacin de la satisfaccin del cliente de
cliente.
80/100 puntos.
Asignacin de responsabilidades y autoridades: La definicin de las responsabilidades y

autoridades se encuentran establecidas en el Manual de Funciones. Ests son comunicadas a
todo el personal para facilitar una eficaz gestin en el sistema. En el organigrama de la
Cooperativa se ve la interrelacin entre los diferentes cargos y reas de la Cooperativa,
mostrando la forma en que se encuentra organizada y dirigida. As mismo, en las
descripciones del cargo y en los procedimientos documentados estn definidas las
responsabilidades y autoridades del personal. El organigrama se encuentra con los mismos
colores que se han establecido para los procesos de acuerdo al mapa. Los cargos que apoyan
los procesos gerenciales, en color caf, los de soporte en color azul, los de operacin, de color
verde y los de evaluacin y control de color naranja.
ASAMBLEA
GENERAL
JUNTA DE
VIGILANCIA
REVISORIA
FISCAL
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
GERENCIA
ASESORIA
JURIDICA
DIRECCIN
TECNICA
ASESORIA
FINANCIERA
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
OPERACIONES
COMERCIALES
MANTENIMIENTO
DE REDES
INGENIERIA Y OBRAS
COORDINACIN DEL
PROYECTO
COORDINACIN DEL
PROYECTO
COORDINACIN DEL
PROYECTO
RECURSOS
HUMANOS
COMUNICACIONES
PAGADURIA Y
NOMINA
CONTABILIDAD Y
FACTURACION
CONTROL
ACTIVOS
SERVICIOS
GENERALES Y
MENSAJERIA
DIRECCIN
SISTEMAS DE
GESTION
INTEGRADOS
CONTROL DE
GESTIN
AREA CALIDAD
AREA S&SO
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
TECNICO
TECNICO
TECNICO

AREA
AMBIENTAL
Representante de la Direccin: El Gerente ha designado al Director Administrativo de la

Cooperativa como el Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integrado.
El representante es responsable de asegurar que el sistema sea implementado y mantenido
en toda la Cooperativa, informando a la direccin sobre el desempeo del mismo y las
necesidades de mejora. Se asegura que el sistema sea enfocado hacia todas las partes
interesadas. Adems, coordina la realizacin de las revisiones de gerencia. As mismo,
coordina el monitoreo de la efectividad del sistema, lo que incluye los indicadores de
gestin, acciones preventivas y correctivas, auditoras internas y externas y el monitoreo
de la satisfaccin de los clientes.
Comunicacin: El Gerente mantiene informado a todo el personal del cumplimiento,

estado y logros del Sistema de Gestin Integrado, mediante reuniones peridicas,
comunicados e informativos con el fin de obtener una retroalimentacin y mejora en el
desempeo de la Cooperativa.
Igualmente, el Gerente recibe, documenta y responde las comunicaciones externas
pertinentes de partes interesadas.
Todos los asociados participan activamente en la identificacin y solucin de situaciones
que afectan las condiciones de la salud y la seguridad en el trabajo a travs del Comit
Paritario de Salud Ocupacional, quines canalizan las inquietudes de salud y seguridad de
los tcnicos operativos hacia la administracin.
Con el fin de obtener una gestin eficaz en las comunicaciones del Sistema de Gestin
Integrado se cuenta con el procedimiento COMUN-01 comunicacin, participacin y
consulta de informacin sobre seguridad, salud ocupacional y aspectos ambientales.
3.2 PROCESOS DE SOPORTE
PROCESO DE SOPORTE
GESTIN HUMANA
GESTIN FINANCIERA
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA
Son los procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios,
en cuanto a personas, dinero y materiales, a partir de los mismos se genera el valor agregado
deseado por los clientes.
Provisin de recursos: La direccin de la Cooperativa asegura la disponibilidad de recursos
para implementar, mantener, mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
Integrado y aumentar la satisfaccin de las partes interesadas, mediante el cumplimiento de
los requisitos. Entre otros recursos mencionamos los siguientes: Humanos, financieros,
tecnolgicos, locativos (infraestructura), etc.
3.2.1 GESTION HUMANA

Administracin del recurso humano: Cuando se detecta la necesidad de una persona para
ocupar un cargo, se tendr en cuenta los requisitos del cliente, las especificaciones del
contrato, cuando sea el caso, o el perfil del cargo establecido en el Manual de Funciones de la
Cooperativa. Se seleccionan los candidatos y se analizan las hojas de vida, en caso de cumplir
con las especificaciones del cargo, se llama a entrevista: el candidato o candidatos al puesto,
presentan entrevista con el superior del rea en que se desempeara, este lo entrevistar y
chequear su experiencia, conocimiento y aptitud para las labores que va a desempear. Los
datos de la entrevista quedan registrados en el formato Entrevista Tcnica.
Cuando el candidato pasa la entrevista tcnica se le aplican las pruebas y exmenes
psicolaborales y psicolgicos a que se someta a los postulantes, segn las definiciones previas
del cargo. Cuando el concepto predice un adecuado ajuste al cargo, se enva al examen
mdico ocupacional de ingreso de acuerdo al cargo que va a desempear. Una vez se reciben
los resultados de los exmenes y si el concepto es apto para el cargo, el aspirante diligencia el
formato interno HUMA01-F05 HOJA DE VIDA, y anexa la documentacin requerida.
El rea de recursos humanos revisa toda la documentacin, elabora el Convenio de Asociacin
y realiza la induccin segn el Programa de Induccin PROGHUMA-01, facilitando la
adaptacin e integracin del nuevo asociado a la Cooperativa, a su puesto de trabajo y a la
vez proporcionar al recin llegado, las bases para una adaptacin e integracin con su grupo
de trabajo.
El personal que realiza trabajos que afectan la calidad del servicio ha sido seleccionado con
base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas que le permiten ser
competente. Este personal es evaluado mnimo una vez al ao mediante la Medicin de
Competencias HUMA01-F01.
Competencias: COOPSER asegura que el personal sea competente para hacer el trabajo al
cual ha sido asignado. De igual manera identifica las necesidades de entrenamiento y lo
suministra a todo el personal que efecte actividades que afecten la calidad.
Igualmente, a todo el personal se le entrena y concientiza en el Sistema de Gestin
Integrado, para que sea consciente de la importancia y la responsabilidad del cumplimiento
de la poltica, procedimientos y otros requisitos establecidos en el Sistema de Gestin, los
riesgos de Incidentes de Trabajo o Enfermedades Profesionales que pueden originar las
actividades propias de sus reas de trabajo, los aspectos e impactos ambientales
significativos y las consecuencias del no seguimiento de los procedimientos establecidos en
el Sistema.
Para ello, se tiene establecido el Procedimiento de ENTREN-01 Entrenamiento, conciencia
y competencia del personal, que define la metodologa para identificar las necesidades de
entrenamiento de los asociados y describe la manera de gestionar las acciones formativas y
de concientizacin en el Sistema de Gestin Integrado.

Con la medicin de competencias, medicin del ambiente laboral y mejoramiento para

desempear el cargo, se disean los programas de entrenamiento que aseguren que el
personal est motivado, tenga los conocimientos y habilidades necesarios para desempear
las actividades bajo su responsabilidad. A travs, de comunicados internos se asegura que
las personas conozcan los impactos de sus actividades sobre el servicio que presta la
Cooperativa y de cmo contribuyen al logro de los objetivos del Sistema de Gestin. El rea
de Recursos Humanos mantiene los registros apropiados de la educacin, formacin,
habilidades y experiencia del personal vinculado a COOPSER.
Ambiente de Trabajo: Coopser cuenta con las oficinas y bodegas que garantizan que se
puedan prestar los servicios en condiciones ptimas. Igualmente, se facilitan los elementos
requeridos para garantizar la seguridad, el bienestar futuro del personal que desarrolla los
servicios y la prevencin de la contaminacin.
Para garantizar un ambiente organizacional adecuado en COOPSER se gestiona a travs de
la Evaluacin de Ambiente Organizacional HUMA01-F02 que permite determinar el grado
de satisfaccin del cliente interno.
3.2.2 GESTION FINANCIERA

Mediante la gestin de recursos financieros se administra y proporciona informacin financiera
para la toma de decisiones, realizar el seguimiento y control de la recaudacin de los ingresos
y pago de proveedores. Formular normas y polticas internas para la administracin de
recursos econmicos, control de gastos y la planeacin presupuestal.
Con la informacin suministrada por este proceso se toman las decisiones relativas al tamao
y composicin de los activos, al nivel y estructura de la financiacin para la prestacin de los
servicios y a la poltica de distribucin y uso de fondos de acuerdo a los excedentes.
La Cooperativa cuenta con el Fondo del Sistema de Gestin en el que anualmente se asignan
recursos de acuerdo al porcentaje del remanente establecido por la Asamblea de socios.
Dichos recursos son destinados para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin.
3.2.3 GESTION DE INFRAESTRUCTURA

La infraestructura con que cuenta COOPSER para la prestacin de servicios incluye gras,
canastas, camperos, camionetas 4X4, camiones y un doble troque, ENTRE OTROS. La
Cooperativa cuenta con el procedimiento MTTO-06 Mantenimiento preventivo y/o Correctivo
de vehculos por medio del cual se garantiza que se realiza todo el gestionamiento para
garantizar que los vehculos se encuentran en condiciones optimas para la prestacin del
servicio.
Compras: Las compras especifican los datos de productos y servicios que se requieren, de
manera que correspondan con las exigencias de los contratos con los clientes. Se cuenta
con el procedimiento COMP-01 Compras donde se establece la descripcin del producto a
comprar, incluyendo los criterios de aceptabilidad, el personal calificado para realizar la
compra y cmo la Cooperativa se asegura de la adecuacin de los requisitos de compra
especificados antes de comunicrselos al proveedor. En este mismo procedimiento se fijan

los criterios de evaluacin tcnica, econmica, cotizacin y seleccin de proveedores para

los procesos de compra de bienes y servicios que deben incluir requisitos de seguridad,
salud ocupacional o ambiental. Igualmente, se establecen las inspecciones u otras
actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple con los
requisitos. Cuando la Cooperativa o nuestro cliente requieren llevar a cabo la verificacin
en las instalaciones del proveedor, en la informacin de compra se establecen las
disposiciones para la verificacin pretendida y el mtodo para la liberacin del producto.
De igual forma, en este procedimiento se indica cmo se seleccionan y evalan
proveedores, el criterio para la evaluacin se da por la capacidad de los mismos para
brindarnos productos o servicios de acuerdo a nuestras polticas de compras y a las
necesidades de los clientes. Se mantienen registros de los resultados de las evaluaciones y
de las acciones tomadas de acuerdo a las mismas.
3.3 PROCESOS DE OPERACIN
PROCESO DE OPERACION
INGENIERIA Y CONSTRUCCIN
MANTENIMIENTO SISTEMAS DE
DISTRIBUCIN DE ENERGA
OPERACIONES COMERCIALES
Son los procesos del Servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para ste. Son los
procesos a partir de los cuales el cliente percibe y valora nuestra calidad.
Coopser cuenta con la experiencia tcnica y los equipos necesarios para el suministro y
desarrollo de los siguientes servicios:
Ingeniera y construccin de redes
Mantenimiento de sistemas de distribucin de energa
Operaciones Comerciales
Estos servicios se ofrecen a travs de licitaciones pblicas o invitaciones a ofertar. El rea de
ingeniera y proyectos de COOPSER revisa toda la informacin suministrada por el cliente para
analizar la viabilidad de prestar el servicio, garantizando que la Cooperativa cumplir de forma
efectiva con las necesidades de los clientes. Se prepara la cotizacin o la oferta para
aprobacin del cliente, si es aceptada se procede a la legalizacin del contrato.
Cuando el cliente no proporciona los requisitos en forma documentada, la Cooperativa
confirma los requisitos del cliente antes de la aceptacin. El Ingeniero Coordinador del
proyecto verifica los requisitos normativos y otros no necesariamente establecidos por el
cliente pero que son necesarios para el cumplimiento del contrato.

Cuando surgen modificaciones al contrato durante la prestacin del servicio, se hace una
revisin para asegurarse que sean resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del
contrato o pedido y los expresados previamente, y que la Cooperativa tiene la capacidad para
cumplir con los requisitos definidos. Se mantienen registros de los resultados de la revisin y
de las acciones originadas por la misma. En caso de existir cambios en los requisitos del
servicio, la Cooperativa se asegura de que la documentacin pertinente sea modificada y de
que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
Una vez legalizado el contrato, se analizan los requerimientos del servicio que son
establecidos en las rdenes de trabajo.
La prestacin de servicios es planificada a travs del Plan Sistemas de Gestin Integrados
PLAN-01. En este se describen los procedimientos y recursos que se aplicarn para cumplir
con los requerimientos del Sistema de Gestin Integrado para la ejecucin de los proyectos,
asegurndose que la Cooperativa evala las actividades, recursos, verificaciones, validaciones,
pruebas especficas para el proyecto y criterios de aceptabilidad, conociendo los
requerimientos de sus clientes, teniendo la capacidad y disponibilidad de satisfacer las
necesidades establecidas por stos. Todos los servicios que la Cooperativa presta estn
incluidos en estos planes. Antes de un proyecto nuevo, se analiza para levantar un plan
especfico o incorporarlo a uno ya existente. Los planes de calidad son elaborados y
actualizados por el responsable de la prestacin del servicio y son aprobados por el Gerente.
Definidos los recursos que se requieren para el desarrollo del proyecto, se informa a la
administracin para que inicien las gestiones necesarias, para garantizar que se cuenta con
todo lo necesario antes de iniciar la ejecucin de actividades.
COOPSER establece en los planes de calidad como se desarrollan los procesos para lograr la
conformidad con los requisitos establecidos para la realizacin de los trabajos solicitados por
el cliente. Asegura que todos los procesos de realizacin del proyecto se operen de forma
eficaz y de acuerdo con lo establecido. Se cuenta con el Manual de Operacin donde se
explica cmo se llevan a cabo las actividades de produccin y prestacin del servicio, los
cuales se encuentran reunidos bajos las reas de Ingeniera, Mantenimiento y Servicios
Comerciales.
En este manual se describen las actividades crticas, procesos especiales, estndares de
construccin y montaje, los criterios de la prestacin del servicio, menciona el control de
calidad interno o externo y los requisitos necesarios para cumplir en materia de calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional con las exigencias del cliente y los lineamientos del
Sistema de Gestin Integrado. La Cooperativa cuenta con instrucciones puntuales donde se
describen las operaciones que son importantes en el proceso de la prestacin del servicio. En
general para la ejecucin de las obras se cumplen las especificaciones tcnicas y las normas
de referencia expedidas por nuestros clientes que son verificadas por la interventoria.
Identificadas las especificaciones tcnicas se asignan las actividades a ejecutar y los
materiales requeridos. Cuando ya se han ejecutado, se procede a reportarlas al cliente para
su facturacin.
En los sitios donde se va a ejecutar cada proyecto se cuenta con la informacin necesaria y
completa que describe las caractersticas e instrucciones para el desarrollo del servicio, las
actividades de seguimiento y de medicin que se requieran.

Coordinacin con el cliente: Una vez iniciadas las actividades de la prestacin del servicio
se establecen y determinan las disposiciones eficaces para la comunicacin con el cliente
en aspectos relacionados a la informacin sobre los trabajos, las consultas, modificaciones
y la retroalimentacin del cliente, incluyendo las quejas.
Identificacin y Trazabilidad: Para los proyectos o actividades ejecutadas se har la
identificacin y trazabilidad de acuerdo a la orden de trabajo y para trabajos con
electrificadoras se har con el nmero del contrato.
Propiedad del cliente: La Cooperativa cuida los bienes que son propiedad del cliente
mientras estn bajo su control o estn siendo utilizados por la misma, incluyendo la
propiedad intelectual. Estos bienes se identifican y verifican a travs de un acta de recibo
de materiales. Se protegen y salvaguardan de acuerdo a las normas de preservacin segn
el bien. Igualmente, cuando un bien de stos se pierda, deteriore o que de algn otro
modo se considere inadecuado para su uso se registra y comunica al cliente a travs de un
informe.
Control Operacional: El control operacional del Sistema de Gestin Integral est definido
en el Manual de Operacin donde se explica cmo se llevan a cabo las actividades de
produccin y prestacin del servicio, se especifica la metodologa y los criterios para el
control operacional de dichas actividades.
Con base en los resultados de la evaluacin de los riesgos y aspectos ambientales
asociados a los procesos y al establecimiento de los riesgos prioritarios por el grado de
peligrosidad e impactos ambientales significativos, grado de repercusin y que requieren
para su control, se establecen criterios de operacin y se anticipa la disponibilidad completa
y oportuna de:
Personal competente
Equipos, herramientas y elementos de proteccin personal apropiados y en
condiciones adecuadas de funcionamiento (incluido su mantenimiento)
Materias primas en calidades y cantidades especificadas
Mtodos, procedimientos, instructivos y estndares de seguridad que contemplen
criterios de operacin
Entorno apropiado
Supervisin idnea
Igualmente, deben contemplarse tambin los recursos requeridos para medir y
controlar estos procesos.
Se incorporan las acciones preventivas y correctivas necesarias para ajustar las operaciones
cuando se identifiquen desviaciones potenciales o reales en el sistema.
Con base en los resultados de la ejecucin de la operacin y la evidencia obtenida, se
evaluar el cumplimiento de los requisitos de desempeo en seguridad, salud ocupacional y
ambiental, establecidos para las operaciones segn los estndares de seguridad. En caso de
incumplimiento de los estndares, se proceder a emitir una no conformidad, que se tramitar
de acuerdo con el procedimiento establecido en el Sistema de Gestin.
Los Ingenieros del Sistema de Gestin, con soporte de las reas tcnicas elaboran los
estndares de seguridad, para cada uno de los riesgos identificados como prioritarios, estos
estndares son aplicables a cada rea y divulgados a los asociados, se realiza el seguimiento
del grado de cumplimiento de la legislacin. Igualmente, se coordinan las inspecciones y

auditorias de la ejecucin de los trabajos con el fin de verificar el cumplimiento de los
requisitos, se recopila con la periodicidad establecida las listas de chequeo y determina los
incumplimientos de la legislacin y requisitos del sistema aplicables con objeto de detectar no
conformidades e iniciar el proceso de tratamiento de estas y verifica el cumplimiento de las
acciones propuestas para solucionarlas.
Factores de Riesgo: El mtodo de planificacin usado por Coopser asegura que los
resultados de la evaluacin de riesgos y los efectos de los controles son tomados en cuenta
cuando se fijan los objetivos del Sistema Integrado de Gestin. Para ello ha establecido el
procedimiento RIESG-01 Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos para actividades
rutinarias por medio del cual se identifican y evalan los riesgos, la generacin de
accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, igualmente, las medidas de control
necesarias para garantizar dentro de los trabajadores una actitud proactiva. Provee los
medios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de los que se deban eliminar o
minimizar en concordancia con los objetivos y programas de gestin; es consistente con la
experiencia tcnica del personal y con las capacidades de la Cooperativa; proporciona un
marco para el desarrollo de los controles operativos.
Los factores de riesgo identificados como prioritarios en Coopser son:
Riesgo Elctrico
Cada de Altura
Riesgo vial
Programa de Salud Ocupacional: Coopser con el fin de preservar, mantener y mejorar la
salud individual y colectiva de los asociados en sus correspondientes ocupaciones cuenta con
el Programa de Salud Ocupacional PSO-01 Programa Salud ocupacional y Seguridad
Industrial. Este se compone de subprogramas entre los que estn:
Medicina Preventiva y del Trabajo: Actividades orientadas a la promocin y control de la
salud de los asociados.
Higiene Industrial: Actividades encaminadas a controlar los factores de riesgo que
puedan causar la aparicin de enfermedades profesionales e ineficiencia de los
asociados.
Seguridad Industrial: Actividades destinadas a la identificacin, valoracin y control de
los factores de riesgo que puedan ocasionar accidentes o incidentes de trabajo.
Para cada Subprograma se especifica:
Objetivos y metas que se pretenden alcanzar.

Responsables de su realizacin.
Recursos.
Plazos de ejecucin.
Actividades a desarrollar
Si se requiere la ejecucin de un proyecto nuevo, se realizar un anlisis para identificar los

peligros, evaluar los riesgos y establecer mecanismos y programas para el control de los
mismos, e incluir en las actividades del Programa de Salud Ocupacional al personal destinado
a laborar all, asegurando que la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional est de acuerdo
con la Poltica Integral de Coopser.
Aspectos e Impactos Ambientales: Determinadas las actividades a ejecutar, se relacionan

con los aspectos ambientales identificados y sus consecuentes impactos por medio del
procedimiento AMBIE-01 Identificacin de aspectos e impactos ambientales para actividades
rutinarias, se registran los impactos ambientales en los aspectos de aire, agua, suelo y
recursos naturales analizando los aspectos ambientales en cuanto a emisin, vertimiento,
generacin de residuos y consumo.
Los aspectos ambientales identificados como significativos en Coopser son la generacin de
residuos, estos se clasifican en:
Peligrosos: Es aquel residuo o desecho que por sus caractersticas corrosivas,

reactivas, explosivas, txicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar
riesgo o dao para la salud humana y el ambiente. As mismo, se considera residuo o
desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto
con ellos. De acuerdo a las actividades ejecutadas por Coopser, seran el manejo de
aceites de transformadores y equipos, bombillas de mercurio y sodio.
Industriales: Incluye los residuos provenientes de las actividades de operacin y/o
mantenimiento. Estn constituidos entre otros por porcelanas, cobre, aluminio, hierro,
acero fundicin y envoltorios de cartn, plstico, vidrio, bolsas de polietileno. Estos son
reintegrados al operador de red para su disposicin final. Igualmente, son aquellos
excedentes de las actividades de poda en los procesos de mantenimiento de
servidumbres, construccin de lneas, circuitos u otras obras que impliquen la poda de
rboles o remocin de la cobertura vegetal.
Institucionales: Los residuos institucionales generados por la Cooperativa estn
compuestos principalmente por papeles sucios con alimentos, envases de botellas,
restos de alimentos y todo resto orgnico recolectado, adems excedentes de las
actividades de oficina como papeles, cartones, equipos de informtica, como cartuchos
de tner, tinta, papel carbnico, etc.
Plan de Manejo Ambiental: Para la ejecucin de un proyecto nuevo, el Ingeniero

Coordinador realiza un anlisis para identificar los aspectos e impactos ambientales de
acuerdo a las actividades a ejecutar, establece los programas para el control de los
mismos, e incluye las actividades, responsables, recursos y metas fijadas para mantener la
integridad del sistema de gestin.
Factores de riesgo y aspectos e impactos ambientales para actividades no
rutinarias Para identificar, evaluar y controlar los riesgos ambientales y de salud
producidos por la realizacin de actividades no rutinarias, es decir aquellas que se salen de
la operacin normal y no responden a condiciones fcilmente estandarizables, que puedan
presentar peligro para las personas, el medio ambiente o los bienes materiales, dentro de
la zona de influencia de la prestacin de servicios de la Cooperativa, Coopser ha
establecido el procedimiento RIESG-02 Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos
para actividades no rutinarias Se identifica que otras personas pueden ser afectadas por
las actividades del trabajo como por ejemplo: visitantes, pblico, habitantes del lugar,
peatones, etc.
Preparacin y Respuesta Ante Emergencias: Cuando se identifican situaciones que
pueden ocurrir o generar una emergencia que produzca afectacin a las personas, a los
bienes, a la operacin o al ambiente, se ha establecido el Plan de Preparacin y Respuesta

ante Emergencias EMER-01 el cual describe la organizacin y los medios necesarios para
atender dichas emergencias, y se documentan los siguientes elementos:
Anlisis de amenazas y vulnerabilidad
Organizacin para las emergencias.
Instrucciones para actuar en caso de emergencias (asociados, colaboradores,
contratistas, visitantes, etc.)
Planes de Evacuacin.
Entrenamiento.
Simulacros y retroalimentacin.
Comunicaciones
Este Plan es actualizado cuando el Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO)
determine que es necesario, despus de un simulacro o cuando se ha presentado una
emergencia.
El COPASO, disea y ejecuta un plan de inspecciones peridicas a los diferentes procesos y
sedes con el fin de identificar y evaluar las amenazas y la vulnerabilidad. Al evaluar el nivel
de riesgo en el proceso o en las sedes se genera un plan de accin encaminado a disminuir
el riesgo preventivamente o a mitigar el impacto ambiental. Una vez identificado el riesgo o
el impacto se procede a disear y divulgar el plan de respuesta especfico segn las
amenazas identificadas y los instructivos de respuesta para las personas en caso de una
emergencia.
3.4 EVALUACION Y CONTROL
EVALUACION Y CONTROL
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CUMPLIMIENTO LEGAL
MEJORA CONTINUA
Son los procesos responsables de verificar los resultados conseguidos en el seguimiento de los
objetivos planteados en cada proceso, permitiendo corregir desviaciones o establecer
procesos de mejora.
3.4.1 DOCUMENTOS Y REGISTROS
Coopser mantiene un sistema documentado que se muestra en la pirmide con los niveles que
se requieren en el Sistema de Gestin desarrollado por la Cooperativa:

La Cooperativa ha establecido el Manual del Sistema de Gestin Integrado donde se

describen los elementos del Sistema y dan direccin a la documentacin relacionada.
Este sistema asegura que los procesos que afectan la prestacin del servicio son
controlados mediante manuales de operacin que describen las actividades, sus
responsables y las secuencias en que se ejecutan, haciendo referencia a las instrucciones
de trabajo cuando estas actividades son complejas, segn el criterio otorgado por la
costumbre, las normas y el perfil de las personas que las ejecutan.
Control de documentos: Toda la documentacin del Sistema de Gestin Integrado,
incluido el manual, los manuales de operacin, los procedimientos, programas, formatos,
etc., tanto internos como externos, son estrictamente controlados a travs del
procedimiento DOCU-01 Elaboracin y control de los documentos. Este procedimiento
asegura que los documentos sean aprobados previo a su distribucin y que sean revisados
continuamente para asegurar su vigencia. As mismo, asegura que los documentos sean
legibles, fcilmente identificables y que estn disponibles en los puntos de uso. Los
cambios a los documentos son registrados y comunicados, eliminando las versiones
anteriores y previnindose el uso de documentos obsoletos.
Es responsabilidad del Ingeniero SGI- rea Calidad mantener un listado actualizado de las
versiones vigentes de los documentos y que stos se encuentren disponibles en las reas
en donde se realizan las operaciones esenciales para el desempeo eficaz del Sistema.
Control de los registros: Los registros internos y externos se emiten como evidencia de
que los procesos se han realizado y han sido controlados eficazmente de acuerdo al
Sistema de Gestin Integrado. El procedimiento REGI-01 Control de los registros
proporciona las indicaciones para identificar, archivar, conservar, recuperar, disponer o
destruir los registros.

3.4.2 CUMPLIMIENTO LEGAL
Requisitos legales: Las disposiciones legales y cualquier otra normativa que pudiera ser
aplicable a la ejecucin de las actividades de la Cooperativa, se relacionan en la Matriz de
Requisitos legales LEGIS01-F01, la cual hace parte del procedimiento LEGIS-01
Identificacin y acceso a los requisitos legales del Sistema de Gestin Integrado y otros
que sean aplicables. El documento est conformado por un desglose por cada factor de
riesgo y/o aspecto ambiental identificado para las actividades propias de la cooperativa, la
base legal que lo reglamenta, la exigencia y el cumplimiento. Dichos requisitos han sido
comunicados a travs de divulgacin y capacitacin a los asociados.
El procedimiento es usado para garantizar que se identifican y tienen acceso a los
requisitos legales y de otra ndole, y describe cmo se hace el seguimiento para garantizar
el cumplimiento con la legislacin y como se actualiza la normatividad.
3.4.3 MEJORA CONTINUA

La medicin de los procesos del Sistema de Gestin Integrado es establecida en la
identificacin de cada proceso y su seguimiento se hace por medio de un sistema de
indicadores semaforizado, donde se establece la frecuencia de medicin y las metas. Esta
informacin es revisada por la direccin para tomar las correcciones necesarias para
asegurarse de que el servicio prestado es conforme a los requisitos del cliente.
Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin Integrado, COOPSER realiza
una encuesta de la percepcin del cliente de acuerdo al formato Satisfaccin del Cliente CLIEF01, igualmente, a travs de las permanentes comunicaciones y reuniones con el cliente se
detectan las insatisfacciones que pueda llegar a tener.
Las caractersticas de la prestacin del servicio se determinan en los planes de calidad, donde
se establecen los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para
demostrar la conformidad del servicio a travs de todas sus etapas. Igualmente, el
seguimiento se hace por medio de un sistema de indicadores semaforizado.
Para monitorear y medir el desempeo en seguridad, salud ocupacional y ambiental, los
procesos y actividades a los que se les realiza medicin y seguimiento son aquellos que
involucran factores de riesgo o impactos ambientales los cuales una vez identificados y
valorados han resultado como riesgos o aspectos significativos con respecto a los dems. Para
cada proceso se determinan aspectos de control con el fin de garantizar que el factor de
riesgo o el impacto ambiental se encuentra controlado.
La metodologa empleada para el monitoreo y medicin se describe en el procedimiento
MEDIC-01 Medicin y seguimiento del desempeo.
Auditoras Internas: COOPSER mantiene un programa de auditoras tomando en

consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los
resultados de auditoras previas, controlando que se realice al menos una auditoria anual a
todos los procesos de la Cooperativa.

Para la realizacin de auditoras se cuenta con auditores internos calificados que evalan la
conformidad del sistema de gestin con las normas, si se han implementado y se mantienen
de manera eficaz en todos los niveles de la Cooperativa. El procedimiento AUDI-01 Auditoras
Internas establece las responsabilidades y requisitos para la planificacin, la realizacin de
auditoras, los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa, la
preparacin de informes de los resultados y los registros que se mantienen.
Igualmente, establece cmo la direccin responsable del rea que est siendo auditada se
asegura de que se toman acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus
causas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y el
informe de los resultados de la verificacin. La metodologa para la designacin y calificacin
de auditores internos est definida dentro del mismo procedimiento.
Control producto no conforme: COOPSER ha documentado e implementado el

procedimiento NOCO-01 Tratamiento de producto no conforme, en el se describen los
parmetros para detectar productos o equipos, procesos o procedimientos no conformes en
cualquier etapa de la prestacin del servicio, las desviaciones frente a los requisitos legales y
otros compromisos adquiridos, as como tambin los resultados frente a la Poltica, a los
objetivos y metas planteados por la organizacin o al no-cumplimiento de los requisitos
establecidos en el Sistema de Gestin Integrado.
As mismo, el procedimiento describe la manera de manejar dichos no conformes, las etapas y
los responsables del anlisis de las causas de la no conformidad, las autoridades relacionadas
con la disposicin final, las acciones para eliminar la no conformidad detectada, autorizacin
para el uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuando
sea aplicable, por el cliente.
Se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier accin
tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido o las acciones
emprendidas para mitigar cualquier impacto causado. Cuando se detecta un producto no
conforme despus de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la Cooperativa toma las
acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad.
Incidentes de Trabajo: El reporte e investigacin de incidentes de trabajo se realiza de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento INVES-01 Reporte e Investigacin de
Incidentes de Trabajo en el cual se define como se identifican, registran, aprueban e
implantan las acciones correctivas necesarias para la eliminacin de la causa raz o el
control de la situacin y as evitar la repeticin de dichos eventos.
Actos y condiciones inseguras: El reporte e investigacin de los actos y condiciones
inseguras se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento REPOR-01 Reporte
de actos y condiciones inseguras en el cual se define como se har la evaluacin de la
situacin, las recomendaciones, correcciones o medidas para las modificaciones de este
tipo de situaciones que se generen.
Acciones correctivas y preventivas: Las no conformidades detectadas, sean stas por
fallas del sistema, fallas en la aplicacin del sistema o quejas del cliente son registradas. Se
consideran como oportunidades de mejora, que concentran los esfuerzos en la solucin de los
problemas. COOPSER ha establecido el procedimiento ACCIO-01 Acciones Correctivas y
Preventivas en donde se identifican los mecanismos necesarios para hacer el anlisis de las
causas de las no conformidades, tomar en forma efectiva acciones en todas las reas de la
cooperativa con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir la falla y se describen los pasos para
la implementacin, el control y el seguimiento de la misma, adems ilustra sobre los
responsables para emprender este tipo de acciones y su registro.
En este mismo procedimiento se describen los pasos a seguir para hacer el anlisis de las
causas de las no conformidades, defectos u otra situacin no deseable que pudiese llegar a
ocurrir, se determinan e implementan las acciones necesarias, se registran y revisan los
resultados de las acciones tomadas.
Mejora Continua: COOPSER mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
Integrado mediante el uso de las polticas, los objetivos y metas, los resultados de las
auditorias, el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por la
direccin. Para ello se establecen programas en los cuales se plasman las actividades para el
mejoramiento del sistema.
Anlisis de datos: COOPSER determina, recopila y analiza los datos apropiados para
demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestin Integrado. Los indicadores de
satisfaccin del cliente, cumplimiento de objetivos y metas, acciones preventivas,
desempeo de los proveedores, conformidad de los servicios, caractersticas y tendencias
de los procesos controlados por la direccin de la Cooperativa, es la informacin analizada
durante las revisiones gerenciales para detectar oportunidades de mejora. De esta manera
se asegura que toda la Cooperativa se esmere por lograr el mejoramiento continuo de los
procesos, el cumplimiento de los objetivos y metas acordes a las polticas del Sistema de
Gestin Integrado.
Revisin Gerencial: La Direccin de la Cooperativa revisa el Sistema de Gestin Integrado

mnimo una vez al ao. Estas revisiones son dirigidas por el Gerente General, sobre la base de
la informacin coordinada por el Representante de la Direccin. Se incluye dentro de estas
revisiones la evaluacin de la satisfaccin del cliente, el cumplimiento de la Poltica, objetivos
y metas del sistema, la verificacin al cumplimiento de los requisitos legales, as como los
compromisos relacionados con la prevencin de riesgos laborales o la contaminacin
ambiental. As mismo, se revisan los resultados de auditoras, resultados de los ejercicios de
preparacin para emergencias, el desempeo de los procesos y conformidad del producto,
reportes de incidentes y accidentes, no conformidades, el estado de las acciones correctivas y
preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones previas, el compromiso para lograr el
mejoramiento continuo y se analizan los posibles cambios que podran afectar el Sistema de
Gestin Integrado.
El anlisis de esta informacin genera recomendaciones para la mejora de la eficacia del
sistema de gestin y los procesos, la mejora de los servicios en relacin con los requisitos del
cliente. Igualmente, se establecen las necesidades de recursos humanos, fsicos y financieros
para el sistema.
Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin Integrado, Coopser, realiza
el seguimiento de la informacin acerca de la percepcin del cliente con respecto al
cumplimiento de sus expectativas en la ejecucin de las actividades. Por tal motivo hace una
evaluacin semestral del servicio por parte del cliente y mantiene un seguimiento a la
atencin oportuna de quejas y reclamos.

Las conclusiones finales y las propuestas de mejora quedan consignadas en un informe que es
revisado y aprobado por el Gerente y el Presidente del Consejo de Administracin. Es
responsabilidad del Representante de la Direccin de los Sistemas de Gestin conservarlos y
archivarlos por un perodo de dos (2) aos.
4. REVISIN Y APROBACIN
Revis
Cargo:
Nombre:
Representante de la direccin SGI
Martha Gonzlez R.
Firma:
Aprob
Cargo:
Firma:
Gerente
Nombre:
Edgar Loaiza S.
5. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL
Versin
01
02
03
04
05
06
07
HISTORIA DE LAS REVISIONES

Descripcin del cambio
Aprobado
Elaboracin Inicial
Gerencia
Mejoras al mapa de procesos
Ajustes de acuerdo al alcance y modificacin
referenciacin de procedimientos
Adecuacin del mapa de procesos con base en
los resultados de la auditoria de certificacin
desarrollada por el CIDET, diciembre de 2005
Mejoramiento del mapa de procesos, y ajustes
al sistema de acuerdo a los resultados del ciclo
de auditoras internas.
Inclusin del Sistema de Gestin en Seguridad
y Salud Ocupacional
Adecuacin de los sistemas de Gestin de
acuerdo a los resultados del ciclo de auditoras
internas.
Fecha
Feb. de 2004
Gerencia
Mar. de 2005
Gerencia
Jul. de 2005
Gerencia
Feb. de 2006
Gerencia
Jun. de 2006
Gerencia
Sep. de 2006
Gerencia
Mar. de 2007
08
Inclusin del Sistema de Gestin Ambiental.
Gerencia
May. de 2008
09
Ajustes en el organigrama de la organizacin.
Gerencia
Sep. de 2008
10
Ajustes del Sistema de Gestin Integrado de

acuerdo al mapa de procesos actualizado
Gerencia
Jun. de 2009
11
Ajustes del Sistema de Gestin Integrado de

acuerdo al mapa de procesos actualizado
Gerencia
Jun. de 2010

CARACTERIZACION PROCESO GERENCIAL

SUBPROCESOS
RESPONSABLE PROCESO
Direccionamiento de Coopser
Gerencia
OBJETIVO
Garantizar la permanencia en el
mercado de la Cooperativa
META
INDICADOR
FRECUENCIA MEDICIN
RESPONSABLE
Incrementar en un 10% los ingresos

operacionales con respecto al ao anterior
Ingresos operacionales ao actual/ ingresos

operacionales ao anterior X 100
Trimestral
rea de Contabilidad
Trimestral
rea de Contabilidad
Trimestral
rea de Contabilidad
Anual
Gerencia
Incrementar los excedentes operativos en un 5% Excedentes operacionales ao actual/ Excedentes

operacionales ao anterior X 100
Mantener la proporcionalidad de los costos
operativos y gastos administrativos
Costos operativos/ Ingresos Totales X 100

Gastos admitivos/ Ingresos Totales X 100
Obtener el contrato de mantenimiento de la red

elctrica para la Zona Sur de Cundinamarca
RECURSOS HUMANOS
Asamblea General, Consejo de Administracin,

Asesor Financiero,Gerente
ENTRADA
ENTRADAS
PROVEEDOR
Legislacin del
Gobierno,
sector
Superintendenci
a de Economa
Cooperativo
Solidaria
Decisiones y
polticas de
gestin
Asamblea
General
CONTROL
Cumplimiento
de legalidad
sector
Cooperativo
Seguimiento de
Consejo de
Administracin
Direccionamient
Seguimiento de
Consejo de
o de la
Junta de
Administracin
organizacin
Vigilacia
Requisitos del
mercado
Contrato firmado
RIESGOS
INFRAESTRUCTURA
Fsico, Psicolaboral, Ergonmico, Locativo,

Qumico, Biolgico, Transito.
Oficinas, equipo de computo, medios de

comunicacin (telfonos, correo electrnico, fax,
mensajera).
Consumo de recursos agua y energa elctrica,

Generacin de suministros de impresin usados,
Vertimientos domsticos en el alcantarillado
PLANEAR
HACER
SALIDA
* Definicin del mercado y los servicios que * Consecucin de recursos financieros, humanos
y de infraestructura
ofrecer la Cooperativa
*
Estrategias
de
posicionamiento
de
la * Fijacin Polticas y objetivos
Direccionamient
organizacin
o de la
* Designacion de la estructura organizacional
Cooperativa
requerida
ACTUAR
VERIFICAR
Empresas
* Fijacin de nuevas polticas y objetivos en
Electrificadoras/ Comunicaciones busqueda del mejoramiento contino
procesos
del sector
* Fijacin de nuevas estrategias que garanticen la * Cumplimiento de polticas y objetivos
Licitatorios
permanencia de la Cooperativa
* Posicionamiento de la Cooperativa en el sector
DOCUMENTOS
REGISTROS
REQUISITOS LEGALES
Estatutos y Regmenes de Coopser, Polticas y

objetivos
Actas Asamblea, Actas Consejo de administracin,

Comunicados de Gerencia
Leyes, decretos y normatividad del sector

Cooperativo.
Proceso Gerencial/ Caracterizacin de Procesos

Cdigo: Carcter-01/ Versin No. 7 / Junio 2010 / Pg. 1 de 1
ASPECTOS AMBIENTALES
SALIDAS
CLIENTE
CONTROL
Asociados
Cumplimiento
de objetivos
Polticas y
objetivos
Organizacin
Cumplimiento
de objetivos
Requisitos de
recursos
financieros,
humanos,
Infraestructura
Proceso de
Soporte
Especificacin
de requisitos de
los recursos
REQUISITOS NORMATIVOS
ISO 9001
OHSAS 18001
ISO 14001
4.1; 5.1; 5.2;

5.3; 5.4; 5.5.
4.1; 4.2; 4.3.3; 4.1; 4.2; 4.3.3;

4.4.1; 4.4.3
4.4.1; 4.4.3
CARACTERIZACION PROCESO DE SOPORTE

SUBPROCESOS
RESPONSABLE PROCESO
OBJETIVO
Gestin Humana, Gestin Financiera, Gestin de Infraestructura

Direccin Administrativa
META
Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos
cuenten con certificacin de competencias del
SENA.
Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos

cuenten con el carnet del CONTE.
Contar con el personal
competente, recursos financieros
Disminuir el ndice de ausentismo promedio en un
y fsicos necesarios para la
20% con respecto al ao anterior
prestacin de servicios
integrales.
Disminuir el ndice de severidad promedio en un
Disminuir el ndice de frecuencia promedio en un
INDICADOR
Nmero de trabajadores tcnicos con certificacin
de
competencias
del
SENA/
Nmero
de
Trabajadores tcnicos X 100
FRECUENCIA MEDICIN
RESPONSABLE
Semestral
rea de Talento Humano
Nmero de trabajadores tcnicos con carnet del

CONTE/ Nmero de Trabajadores tcnicos X 100
Semestral
rea de Talento Humano
Indice de Ausentismo ao actual/ Indice de

Ausentismo ao anterior X 100
Mensual
rea de Seguridad Industrial y

Salud ocupacional
Indice de Severidad ao actual/ Indice de

Severidad ao anterior X 100
Mensual

Salud ocupacional
Indice de Frecuencia ao actual/ Indice de

Frecuencia ao anterior X 100
Mensual

Salud ocupacional
RECURSOS HUMANOS
RIESGOS
INFRAESTRUCTURA
Gerente, Director Administrativo, asistentes

administrativos y asistentes operativos, contador,
Revisor Fiscal.

Qumico.

comunicacin (telfonos, correo electrnico, fax,
mensajera),
ENTRADA
Recursos
financieros para
la ejecucin de
obras
ENTRADAS
PROVEEDOR
Proceso
Gerencial
CONTROL
Control de
costos por
proyectos
PLANEAR
*Definicin de los perfiles requeridos para la
prestacin de los servicios ofertados
* Anlisis de los recursos econmicos requeridos
para la ejecucin de proyectos
* Determinacin de la infraestrucutura requerida
Recursos
Humanos para Mercado laboral,
prestar los
personal
Perfiles de cargo
servicios
referido
ofertados
Bodegas,
Infraestructura
equipos y
Inspecciones
para ejecutar
vehculos para
peridicas
proyectos
la ejecucin de
proyectos
* Programas de Capacitacin y formacin del

personal
* Toma de acciones para la consecucinde
recursos
* Mantenimiento de equipos y vehculos
DOCUMENTOS
REGISTROS
Hojas de vida, Manuales de perfiles de cargo,

procedimientos de compras, informacin de
proveedores, Estados Financieros, distribucin de
excedentes.

ACTUAR
Generacin de residuos slidos institucionales,
Vertimientos domsticos en el alcantarillado,
Generacin de residuos electrnicos
(computadores, celulares, avanteles, etc.)
HACER
* Consecucin de personal de acuerdo a los
SALIDA
perfiles requeridos
Recursos
* Consecucin de recursos econmicos para la
financieros para
ejecucin de proyectos
* Consecucin de la infraestrucutura requerida la ejecucin de
obras
para la ejecucin de los proyectos
SALIDAS
CLIENTE
CONTROL
Proceso de
Operacin
Control de
costos por
proyectos
Recursos
Humanos para
prestar los
servicios
ofertados
Proceso de
Operacin
Pruebas de
ingreso y hojas
de vida
* Evaluacin de competencias del personal para Infraestructura

verificar el desempeo del personal contratado
para ejecutar
* Evaluacin financiera de la Cooperativa
proyectos
* Inspeccin de equipos y vehculos
Proceso de
Operacin
Inspecciones
peridicas
VERIFICAR
REQUISITOS LEGALES
Documentacin del sistema de gestin integrado,

Carpetas de Hojas de vida, pruebas psicotecnicas, Legislacin laboral aplicable al sector Cooperativo,
evaluaciones de desempeo, formacin y
Legislacin Tributaria y financiera
capacitacin, informacin de proveedores, Estados
Financieros.
ISO 9001
OHSAS 18001
ISO 14001
6,1; 6.2; 6.3;

6.4; 7.4;
4,4,1; 4.4.2;
4,4,1; 4.4.2;
CARACTERIZACION PROCESO DE OPERACIN

SUBPROCESOS
RESPONSABLE PROCESO
Ingeniera y Construccin, mantenimientos Sistemas de Distribucin de Energa, Operaciones comerciales

Direccin Tcnica
OBJETIVO

con calidad, cumplimiento,
social
META
INDICADOR
FRECUENCIA MEDICIN
RESPONSABLE
Lograr que el 90% de las actividades ejecutadas

se realicen en el plazo ejecucin.
Tiempos reales de las actividades/ tiempos

ofertados.
Mensual
rea de Ingeniera
Lograr que el 90% de las actividades ejecutadas

estn a satisfaccin del cliente.
Ordenes conformes/ ordenes inspeccionadas.
Mensual
rea de Ingeniera
Costo de materiales faltantes/ Costo materiales

obra
Mensual
rea de Ingeniera
Cantidad de residuos de la opercin dispuestos/

cantidad de residuos de la operacin generados
Mensual
rea Ambiental
Disponer adecuadamente del 100% de los residuos

institucionales
Cantidad de residuos institucionales dispuestos/

cantidad de residuos institucionales generados
Mensual
rea Ambiental
Mantener los consumos de energa y agua

promedio por funcionario de las oficinas y
almacenes de la Cooperativa.
Consumo de Agua lts/ persona y Consumo de

Energa Kwh/persona
Trimestral
rea Ambiental
Lograr que el 90% de los balances de materiales

de cada proyecto u orden de trabajo se
mantengan en cero.
Disponer adecuadamente el 100% de los residuos
generados por la operacin y mantenimiento del
sistema elctrico
RECURSOS HUMANOS
Consumo de recursos agua, Generacin de residuos slidos
institucionales, Vertimientos domsticos en el alcantarillado,
Generacin de residuos industriales (material de reintegro),
Generacin de residuos mercuriales de los sistemas de iluminacin,
Fsico, Psicolaboral, Ergonmico,
Generacin de recipientes usados de pinturas y aerosoles,
Gerente, Director tcnico, Ingenieros de proyectos,
comunicacin (telfonos, correo electrnico, fax, Generacin de residuos electrnicos (computadores, celulares,
Locativo, Qumico, Biolgico,
Ingenieros, Tecnlogos de Supervisin, tcnicos de
Transito, Riesgo Elctrico, Cada mensajera), vehculos, canastas, gras, camiones, avanteles, etc.), Manipulacin y almacenamiento temporal de
redes, personal de apoyo
bodegas.
de Altura, Riesgo vial.
equipos y residuos posiblemente contaminados con PCBs,
Generacin de residuos aceitosos, Fugas y goteos de aceite
dielctrico, Derrame masivo de aceite o incendio, Movilizacin de
equipos y recipientes con aceite, Almacenamiento de equipos,
recipientes y residuos con contenido en aceite, Generacin de Ruido,
Afectacin a la comunidad.
ENTRADAS
PLANEAR
HACER
SALIDAS
ENTRADA
PROVEEDOR
CONTROL
* Preparacin de ofertas
SALIDA
CLIENTE
CONTROL
* Ejecucin de proyectos
* Planificar y programar la ejecucin de actividades * Seguimiento al Control Operacional
Proyectos
Especificaciones
Verificacion
Evaluacin de
* Asignacion de recursos para la ejecucin de la
Operador de la
ejecutados a
Empresas
tcnicas del
especificaciones
satisfaccin del
actividad
Red Elctrica
satisfaccin del Electrificadoras
servicio
ofertadas
cliente
* Coordinacin con el cliente
cliente
Recursos
financieros para
la ejecucin de
obras
Recursos
Humanos para
prestar los
servicios
ofertados
Infraestructura
para ejecutar
proyectos
RIESGOS
Proceso de
Soporte
Control de
costos por
proyectos
Proceso de
Soporte
Pruebas de
ingreso y hojas
de vida
Proceso de
Soporte
Bodegas,
equipos y
vehculos
DOCUMENTOS
Normas tcnicas del operador de red, Trminos de
referencia, pliegos de condiciones e informacin
para la prestacin del servicio, Oferta de servicios,
Contrato, plan del sistema de gestin para el
proyecto, manuales de operacin.

INFRAESTRUCTURA
ACTUAR
VERIFICAR
* Correcciones de trabajos que no cumplen con las * Inspecciones en terreno a las actividades
especificaciones
ejecutadas
* Conformidad del cliente
* Control de materiales usados en la actividad
* Facturacin de actividades ejecutadas
* Conciliacin con el cliente
REGISTROS
REQUISITOS LEGALES
Ordenes ejecutadas, conciliaciones y facturacion.

Formularios diligenciados del proyecto
Legislacin que reglamenta el sector elctrico.
Recursos
econmicos por
obras
ejecutadas
Proceso
Gerencial
Ingresos
operacionales
de la
Cooperativa
Recursos
econmicos por
obras
ejecutadas
Proceso
Gerencial
Ingresos
operacionales
de la
Cooperativa
Datos de las
obras
ejecutadas
Proceso
Evaluacin y
Control
Mejora continua
del SGI
ISO 9001
OHSAS 18001
ISO 14001
7.1; 7.2.1;
7.2.2; 7.2.3;
7.5.1; 7.5.3;
7.5.4.
4.4.6; 4.4.7.
4.4.6; 4.4.7.
CARACTERIZACION PROCESO DE EVALUACIN Y CONTROL

SUBPROCESOS
RESPONSABLE PROCESO
Documentos y registros, Cumplimiento legal, Mejora Continua

Direccin Sistemas de Gestin Integrados
OBJETIVO
Lograr la mejora continua del
Sistema de Gestin Integrado
para garantizar la satisfaccin
del cliente
META
INDICADOR
Lograr que los indicadores del sistema de Gestin Indicadores cumpliendo

se cumplan en un 90%
indicadores X 100
Obtener una evaluacin de la satisfaccin del
cliente de 80/100 puntos.
RECURSOS HUMANOS
ENTRADA
ENTRADAS
PROVEEDOR
Direccionamient
o Estratgico
Proceso
Gerencial
Cumpliento de
metas y
objetivos
Legislacin del
sector
Entidades
Gubernamental
es
Cumplimiento
Legal
Requisitos
Normativos
para el SGI
Mercado y entes
certificadores
Auditorias
Mediciones del
proceso y del
producto
Proceso de
Coopser y
servicios
prestados
CONTROL

Qumico, Biolgico, Transito.
PLANEAR
* Identificacin de Requisitos Legales
* Programas de Gestin
ACTUAR
Logro de metas * Manejo de No conformidades

establecidas * Acciones Correctivas, preventivas y de mejora
* Planes de Mejora
DOCUMENTOS
Estructura documental del Sistema de Gestin
Integrado (Manual, procedimientos, manuales de
operacin, documentacin externa, etc.), Listado
Maestro de Documentos.

REGISTROS
meta
total
RESPONSABLE
Anual
Direccin del Sistema de Gestin
Anual
Direccin del Sistema de Gestin
de
Calificacin de la medicin de la satisfaccin del

cliente.
RIESGOS
Gerente, Director Administrativo, Ingenieros de

sistemas de gestin, Inspectores de terreno.
la
FRECUENCIA MEDICIN
INFRAESTRUCTURA

Generacin de residuos slidos institucionales,
comunicacin (telfonos, correo electrnico, fax, Generacin de medicamentos y productos
farmacuticos vencidos, Vertimientos domsticos
mensajera).
en el alcantarillado, Generacin de residuos
electrnicos (computadores, celulares, avanteles,
etc.).
HACER
* Elaboracion y divulgacion de la documentacion
del sistema
* Identificacin y control de riesgos
* Identificacin de aspectos e impactos
ambientales
VERIFICAR
* Revisin Gerencial
* Resultados de mediciones (procesos, productos,
satisfaccin del cliente)
* Auditorias Internas
REQUISITOS LEGALES
Informes de revisiones gerenciales, planes de

Normatividad en aspectos ambientales, de
accin, formularios dilegenciados de documentos
seguridad y salud ocupacional aplicables de
entregados
acuerdo a las actividades ejecutadas por Coopser
SALIDAS
CLIENTE
CONTROL
Sistema de
gestion
establecido
Cooperativa
Mejora continua
Clientes
satisfechos
Cooperativa
Evaluacin
satisfaccin del
cliente
Programas de
Mejora
Contina
Cooperativa
Mejora continua
SALIDA
ISO 9001
OHSAS 18001
ISO 14001
4.2; 5.6; 8.1;
8.2; 8.3; 8.4;
8.5;
4.3.1; 4.3.2;
4.4.4; 4.4.5;
4.5.1; 4.5.2;
4.5.3; 4.5.4;
4.5.5; 4.6
4.3.1; 4.3.2;
4.4.4; 4.4.5;
4.5.1; 4.5.2;
4.5.3; 4.5.4;
4.5.5; 4.6

Sistema-Gestion Integrado PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Sistema-Gestion Integrado PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DEL SISTEMA DE

CARRERA 4 No. 8-08 COTA, CUNDINAMARCA

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

1. INDUCCIN AL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

El objetivo del Sistema de Gestin Integrado es mejorar los procesos de la Cooperativa

1.2 ALCANCE Y APLICACIN

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

1.4 DESCRIPCIN DE LA COOPERATIVA

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Compensacin de energa reactiva, clculo e instalacin de bancos condensadores.

2. INDUCCIN A LOS SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS

Enfoque basado en procesos: La mejor forma de alcanzar los resultados deseados es

Enfoque de sistema para la gestin: La organizacin es un conjunto de procesos que

Liderazgo: La participacin de los lderes es indispensable para establecer un sistema de

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Cooperativa proporcione servicios de calidad, y a su vez, deben contribuir al crecimiento y

Participacin del personal: El involucramiento del personal es indispensable para el

Prevencin de la contaminacin: Coopser prestar el servicio, de tal manera que se

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: la toma de decisiones se

Cumplimiento de la legislacin: Coopser cumplir con el marco regulatorio que nos

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Las organizaciones tienen

3. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

NECESIDADES DEL CLIENTE

SATISFACCION DEL CLIENTE

En la caracterizacin de cada proceso se expone en una secuencia ordenada las principales

3.1 PROCESO GERENCIAL

El proceso Gerencial es el responsable de emitir la direccin adecuada al resto de procesos de

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

Ser una de las mejores empresas en la

CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

En el planeamiento estratgico se establecen las polticas, objetivos y planificacin del

Poltica del sistema de gestin integrado: La direccin en su compromiso de cumplir con

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

COOPSER, es una entidad cuyo objeto social es la prestacin de

CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

METAS DEL OBJETIVO

Incrementar los excedentes operativos en un 5% con

MEDICION DEL INDICADOR

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos cuenten

MEDICION DEL INDICADOR

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Planear y ejecutar los proyectos

Lograr que el 90% de los balances de materiales de

MEDICION DEL INDICADOR

Lograr que los indicadores del sistema de Gestin se

Asignacin de responsabilidades y autoridades: La definicin de las responsabilidades y

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Representante de la Direccin: El Gerente ha designado al Director Administrativo de la

Comunicacin: El Gerente mantiene informado a todo el personal del cumplimiento,

3.2 PROCESOS DE SOPORTE

3.2.1 GESTION HUMANA

Proceso Gerencial/ Manual de Calidad

Con la medicin de competencias, medicin del ambiente laboral y mejoramiento para

3.2.2 GESTION FINANCIERA