Cdigo: PCO-CL-01

Versin No: 01
Fecha: 13 de Enero de 2012
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PROCEDIMIENTO DE
COMUNICACION
ELABOR: Proceso de Calidad
REVIS: Gerente Proyectos
APROB: Gerente General
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1. OBJETO
El presente procedimiento define los procedimientos y responsabilidades de la
comunicacin interna y externa.
2. ALCANCE
Se aplica a la informacin generada por las actividades del sistema de gestin
medioambiental de COMTECOL LTDA y a toda aquella informacin relevante
que afecte al Sistema Integrado de Gestin.
3. CONTROL DE CAMBIOS
Por ser la primera versin no hay cambios.
4. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de los encargados de cada rea de la empresa que la
informacin que difunde es adecuada y esta de acuerdo con los
Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin.
5. METODO OPERATIVO
5.1 TIPO DE COMUNICACION
De forma general la comunicacin interna de COMTECOL LTDA se presenta
en documentos oficiales, toda esta recogida en la documentacin del Sistema
Integrado de Gestin.
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COMUNICACION
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Los responsables de las diferentes reas de la empresa, informan internamente
sobre las actividades de la empresa, con el objetivo de:
- Informa a las partes interesadas del comportamiento de la organizacin
en temas de calidad y Medio Ambiente.
- Atiende las preocupaciones o dudas sobre las actividades de la
organizacin, productos o servicios de COMTECOL LTDA.
- Da publicacin a la Poltica de calidad y Medio Ambiente y mostrar el
compromiso de la Direccin.
- Decide si comunica o no externamente informacin acerca de los
aspectos medioambientales significativos.
- Comunica a los interesados las quejas y opiniones sobre actividades de
la organizacin.
Los canales de comunicacin interna empleados son los siguientes:
- Difusin de la Poltica de Calidad y Medio Ambiente
- Publicaciones y notas internas
- Carteles
- Documentacin compartida interna y externa
- Actas de reunin
Los responsables de las reas se valen de los medios anteriores para informar
al personal sobre los terma de la empresa, relaciones con clientes y
proveedores.
Los resultados de las Auditorias y Revisiones del Sistema de Gestin, se
comunica a aquellos miembros de la empresa que intervienen en su
funcionamiento.
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5.2 COMUNICACIN EXTERNA
Se considera comunicacin externa
- Clientes
- Proveedores
- Contratistas
El responsable de Calidad y Medio Ambiente es el centro de recepcin y
difusin de la informacin medioambiental.
5.2.1 Recepcin, documentacin y respuesta.
Todas las comunicaciones o consultas referentes a temas medioambientales
procedentes del exterior se remiten al responsable de Calidad y Medio
Ambiente que registra aquellas que considere relevantes.
Adems responde a las solicitudes de informacin o comunicaciones de las
partes externas interesadas, cuando son relevantes.
Se consideran relevantes:
- Quejas o reclamos
- Inspecciones de la Administracin
- Posibles No conformidades del Sistema
5.2.2 Poltica de Calidad y Medio Ambiente
La Poltica de Calidad y Medio Ambiente de COMTECOL LTDA es pblica y
se encuentra a disposicin de los interesados. Adems, se comunica a todas
las personas que trabajan en la empresa.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Responsable de cada
departamento.
2. Responsable de cada
departamento.
3. Responsable de cada
departamento.
4. Responsable de cada
departamento.
5. Responsable de cada
departamento.
INICIO
2. Definir la
informacin
3. Definir
Receptores de
la informacin.
4. Definir la va
de
comunicacin
5. Transmitir la
informacin
FIN
1. Comunicacin
Interna y Externa