GC-PR-001 Procedimiento Elaboracion y Control de Documentos PDF

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: GC-PR-001
GESTIN DE CALIDAD Versin: 01

1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para la elaboracin de documentos, su codificacin,
aprobacin, emisin, revisin, actualizacin, optimizacin, modificacin, control de
cambios, distribucin, anulacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos o
que han perdido vigencia, implementados en el Sistema de Gestin de la Calidad de la
Fundacin Universitaria de Popayn, garantizando la utilizacin de documentos
vigentes por parte de los colaboradores de la Institucin.

2. ALCANCE
Aplica para la elaboracin y control de todos los documentos implementados para
asegurar la operacin eficaz de los procesos que integran el Sistema de Gestin de la
Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn.

3. DEFINICIONES

a. Actualizacin: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del
Sistema de Gestin de la Calidad, originados en una optimizacin de una actividad
o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentacin.

b. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto
nivel una Institucin. En la Fundacin Universitaria de Popayn y para las
actuaciones relacionadas con la documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad, entindase por Alta Direccin.

c. Adopcin: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en
funcionamiento de nuevos documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, que lo
requieran.

d. Anulacin: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestin de la
Calidad un documento obsoleto.

e. Aprobacin: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin
de las actividades contenidas en el documento revisado previamente.

Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fernando Sols Escobar
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Coordinador Grupo de Calidad
Cargo:
Vicerrector Administrativo
Firma:

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Pgi na 1 de 16

Cdigo: GC-PR-001

f. Caracterizacin del Proceso: Documento que describe las caractersticas del
proceso, incluyendo sus entradas, salidas, normatividad que lo rige y recursos
necesarios para su aplicacin entre otros.

g. Creacin: Elaboracin de un documento del Sistema de Gestin de la Calidad por
primera vez.

h. Codificacin: Identificacin de algunos documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad, definidos en este procedimiento.

i. Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o
modificaciones realizadas a los documentos del Sistema.

j. Distribucin: Entrega oficial de los documentos a las diferentes reas o personas
responsables.

k. Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser
papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una continuacin de stos.

l. Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su
eliminacin pierde su vigencia.

m. Elaboracin: Documentar una caracterizacin de proceso, procedimiento,
instructivo o formato del Sistema de Gestin de la Calidad.

n. Emisin o Expedicin: Accin formal de las directivas de la Institucin para
oficializar un documento.

o. Formato: Documento empleado para registrar la informacin necesaria para la
realizacin de un proceso o actividad.

p. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar informacin
especfica para llevar a cabo una varias actividades, recursos y responsables
entre otros aspectos, cuyo contenido aplica habitualmente en un solo proceso de la
Institucin. Siempre est identificado por un cdigo.
q. Lder de Proceso: Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso,
cuyas funciones y responsabilidades sern las de coordinacin de la operatividad
Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

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Cdigo: GC-PR-001

del mismo, aplicacin de polticas y objetivos estratgicos de la Institucin ,
cumplimiento de la normatividad interna y externa pertinente al proceso y la
promocin de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos. Los Lderes
de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades
necesarias para el eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y
responsabilidad. De igual manera, son quienes implementan y revisan el
cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentacin de las auditorias de
Calidad.

r. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad: Documento que especifica el
Sistema de Gestin de la Calidad de la Institucin. El manual puede variar en
cuanto a detalle y forma, para adecuarse al tamao y complejidad de la Institucin.

s. Modificacin: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos,
Instructivos o formatos), que correspondan a la implementacin de nuevas
actividades o controles exigidos por cambios de normatividad interna o externa, que
afectan a un proceso.

t. Optimizacin: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se
realice de manera ms eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener
el mismo resultado, o con los mismos tiempos y costos realizar ms operaciones o
servicio.

u. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu,
dnde, cundo, por qu y cmo.

v. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para
generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

w. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

X. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar
cumplimiento a polticas y objetivos de la Institucin, que buscan dar conformidad
con los requisitos propios de organismos externos regulatorios.

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Documentador SGC
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y. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuacin del
documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo establecido.

z. Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Cada vez que se realice una modificacin en el documento cambia
dicho nmero. Ejemplo: 01, 02, 03

4. ASPECTOS GENERALES

4.1 Elaboracin de documentos

4.1.1 Estructura Documental:

Para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestin, de acuerdo con la norma NTC-
ISO 9001: 2008 adoptado por la Fundacin Universitaria de Popayn, se establece la
siguiente estructura documental:

MANUAL DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
MANUAL DE FUNCIONES
REGISTROS DE CALIDAD
DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO
Elaboro:
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Documentador SGC
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4.1.2 Estructura de los documentos:

a. Encabezado:

El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad tales como Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, caracterizaciones
de proceso, procedimientos, instructivos y formatos.

De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es
Arial. Se utilizan a discrecin los tamaos de la letra, segn las necesidades de
diseo y presentacin.

El encabezado se contiene los siguientes aspectos:

PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS
Cdigo:
GESTIN DE LA CALIDAD Versin: XX

1. Logo: El Logotipo la Fundacin Universitaria de Popayn a utilizar en los
documentos es el autorizado por la Institucin.

2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se
est elaborando (Manual del Sistema de Gestin de la Calidad,
Caracterizacin de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc.) que relaciona el
contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar.

1. LOGO
3. NOMBRE DEL PROCESO
2. NOMBRE DEL
DOCUMENTO
4. CODIGO
5. VERSION
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Documentador SGC
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Cdigo: GC-PR-001

3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual
corresponde el documento que se est elaborando.

4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada
proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de
Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la
necesidad de la incorporacin de un Documento externo, por medio de
correo electrnico notifican al Sistema de Gestin de Calidad, para la
incorporacin en el Listado Maestro de Documentos Externos.

5. Cdigo: La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se
elaboran, creando una estructura jerrquica que permite parametrizar y
asignar un cdigo para cada tipo de documento.

6. La codificacin se establecer de acuerdo al siguiente esquema:

SIGLA DEL
PROCESO
-
SIGLA TIPO
DOCUMENTO
- CONSECUTIVO

Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en
la siguiente tabla:

Nombre del Proceso Sigla del Proceso
Sigla Tipo de
Documento
Nmero
Consecutivo
Direccionamiento y
Planeacin Estratgica
DE
MAN: Manual

CP:
Caracterizaciones
de Proceso

PR: Procedimiento

IT: Instructivo

DS: Documento de
Soporte.

FO: Formato

01
.
.
.
.
.
.
.
.
.
N
Comunicacin
Institucional
COM
Gestin de Calidad GC
Gestin de la Educacin Superior
GES
Docencia

GES-D
(Los formatos de la Coordinacin
Acadmica se les adiciona CGA antes
de FO)

Extensin

GES-E
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Documentador SGC
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Cargo:
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Internalizacin y
Bilingismo

GES-IB

Investigacin y
Generacin de
Conocimiento

GES-IC
Gestin De Calidad GC
Gestin de Recursos
Tecnolgicos
GRT
Gestin de Bienestar
institucional
GB
Gestin de Bienes y
Servicios
GS
Gestin de recursos
educativos
GRE
Gestin de educacin
Virtual
GEV
Gestin financiera GF
Gestin de Admisiones y
mercadeo
GAM
Gestin de Talento
Humano
GL

Ejemplos:

DE-CP-001 Caracterizacin de Direccionamiento y Planeacin
Estratgica del Direccionamiento y Planeacin Estratgica

7. Versin: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el
documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00. El nmero de
versin se registra en el encabezado como se indica en la figura. La versin
del documento se actualiza conforme a la aprobacin de los cambios,
simultneamente con la fecha de vigencia.

b. Contenido:

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Cargo:
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Para la edicin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, el contenido
es flexible en cuanto a la utilizacin de Diagramas de Flujo, Texto, imgenes una
combinacin de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por
parte de los usuarios de la documentacin. El contenido del documento depende de su
tipo, como se explica a continuacin:

1. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad : Este documento presenta
un contenido abierto, se deben incluir los siguientes aspectos:

Alcance del Sistema de Gestin
Exclusiones de la Norma NTC-ISO 9001: 2008
Relacin de todos los documentos internos (manuales, procedimientos,
instructivos, polticas, reglamentos, etc.) que hacen parte del Sistema de
Gestin de la Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn y su
ubicacin.
Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin
de la Calidad.

2. Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado.
Estos documentos establecen las actividades a desarrollar para dar
cumplimiento a polticas, objetivos y proyectos de la Institucin, que buscan
dar conformidad con los requisitos propios de entes externos regulatorios.
Ejemplo: el plan estratgico de la Institucin.

3. Caracterizacin de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto
de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del
proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales.

4. Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodologa para
llevar a cabo una actividad o un proceso, definiendo los siguientes aspectos:
quin hace, qu hace, cmo y cundo lo hace.

5. Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o
instrucciones que se deben tener en cuenta para llevar a cabo una actividad,
sin necesidad de establecer el paso a paso. Los Instructivos pueden ser
elaborados para explicar el detalle de actividades combinadas (manuales e
interactuando con una herramienta tecnolgica), a nivel interno de la
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Fundacin Universitaria de Popayn, o para explicar a los clientes ciertas
actividades que lo requieran.

Interno: En el caso que los instructivos sean definidos para detallar
internamente ciertas actividades de la Fundacin Universitaria de Popayn.

Externo: En el caso que los instructivos sean definidos para explicar a
clientes ciertas actividades, la estructura del documento es abierta.

6. Formato: El contenido de los documentos es abierto. Los formatos tienen
una estructura diseada para cada necesidad, de acuerdo al proceso en que
se requiera. Los formatos tiene encabezado similar a los documentos del
Sistema de Gestin, estos documentos en particular no cuentan con pie de
pgina.

Nota: Todos los documentos debern ser redactados en lenguaje sencillo y
asequible al ciudadano comn, garantizando la comprensin por todos los
administrativos de la Institucin, docentes de la Institucin y los
colaboradores en general.

El profesional encargado de la documentacin del sistema de Gestin de
Calidad ser el encargado de asignar los cdigos y versiones para as
garantizar la consulta de stos en medio magnticos, a todos los
colaboradores de la Institucin.

c. Pie de Pgina:
Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las
personas que elaboran, revisan y aprueban los documentos. Esta caracterstica
solo aplica a los siguientes documentos: Manual del Sistema de Gestin de la
Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y otros
manuales (Los formatos no tienen establecido pie de pgina). El pie de pgina
contiene los siguientes aspectos:

Elabor: Revis: Aprob:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

Elaboro:
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Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
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08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

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Cdigo: GC-PR-001

Elabor: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que
puede ser diferente a quien lo digita elabora, el cargo y la fecha.

Revis: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y
aplicacin del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.

Aprob: Registra el nombre de la persona cuya jerarqua en el proceso
en la Institucin, lo faculta para aprobar el contenido del documento.

Fecha de emisin: Fecha en la que el documento empieza a formar
parte del sistema de gestin de la calidad (fecha de vigencia).

Nmero de pginas: cantidad de pginas que contiene el documento.
4.2 Control de documentos

4.2.1 Elaboracin, Actualizacin, Revisin y Aprobacin de documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad.

La Fundacin Universitaria de Popayn con el fin de garantizar la vigencia de los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad y asegurar una eficaz y eficiente
administracin de los mismos, ha establecido la implementacin de controles a cargo
de responsables en cada una de las instancias de elaboracin, revisin y aprobacin,
tal como se ilustra en el siguiente cuadro. Para tal efecto, el Lder de cada Proceso es
responsable revisar la documentacin de su Proceso.

Cuadro de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos

TIPO DE
DOCUMENTO
ELABORA REVISA APRUEBA
Manual de Calidad
Documentador del
Sistema de Gestin de
Calidad
Lder de proceso
Vicerrector
Administrativo
Caracterizaciones de
Procesos
Documentador del
Calidad
Lder de proceso
Vicerrector
Administrativo
Otros manuales Documentador del Lder de proceso Vicerrector
Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
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08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

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Cdigo: GC-PR-001

Calidad
Administrativo
Procedimientos
Documentador del
Calidad
Lder de proceso
Vicerrector
Administrativo
Instructivos
Documentador del
Calidad
Lder de proceso
Vicerrector
Administrativo
Formatos
Documentador del
Calidad
Lder de proceso
Vicerrector
Administrativo

La seccin de Calidad y mejoramiento institucional es quien administra y quien realiza
las copias de seguridad; a efectuarse cada mes, de la red de procesos y
procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad, por lo cual ningn documento
puede ser manejado de manera independiente, sin la revisin y el control de dicha
seccin. En consecuencia, cualquier cambio que se efecte debe ser evaluado
previamente por la seccin de Calidad, a travs de una primera revisin despus de
su elaboracin, momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del
documento, redaccin y presentacin, teniendo en cuenta los estndares definidos en
la Institucin. De igual forma, en el caso que se encuentren cambios que afecten la
adecuada operacin de los procesos de la institucin o de su imagen corporativa,
podr solicitar el concepto tcnico, jurdico o de una instancia superior, para dirimir,
aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisin.

La seccin de Calidad, en su calidad de administrador del sistema, realiza un
seguimiento permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables
de la elaboracin, revisin y aprobacin, el cumplimiento de los plazos definidos en la
parametrizacin de tiempos para cada una de estas actividades. De igual forma
participa en este procedimiento, realizando la revisin del borrador y asesora para
ajustes, as como en la publicacin del documento, una vez cumplidos los requisitos
normativos de la Fundacin Universitaria de Popayn para tal efecto.

Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se
elaboran en la Fundacin Universitaria de Popayn deben ser revisados y aprobados
antes de su divulgacin. Los niveles de revisin y aprobacin de los diferentes
documentos se definen a continuacin:

Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 11 de 16

Cdigo: GC-PR-001

4.2.1. El Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, el Procedimiento para la
Elaboracin y Control de documentos y, dems Manuales de Procedimientos y
procesos son revisados por lder de proceso, aprobados por el Vicerrector
Administrativo.

4.2.2. Revisin y Actualizacin de documentos

El Lder de cada proceso es responsable de la revisin peridica de los documentos
para comprobar su vigencia y aplicabilidad. En caso de encontrarlos desactualizados,
ordena la modificacin, dando as inicio al procedimiento de elaboracin, revisin y
aprobacin de documentos por parte de las personas que ocupan los mismos cargos
o desarrollan los roles establecidos en el cuadro.

4.2.3. Distribucin de Documentos

Los documentos son administrados por la seccin de Calidad en la pagina web de
calidad. Desde esta herramienta se actualizar la Informacin que pueden consultar
todos los colaboradores de la Institucin en internet, garantizando el uso de versiones
vigentes por parte de todos los administrativos y colaboradores que ejerzan funciones
en la Fundacin Universitaria de Popayn. Esta herramienta busca eliminar las
impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. En
consecuencia, todo documento impreso ser considerado Documento no Controlado.

4.2.4. Seguimiento y control de cambios

El control de los cambios hechos a los documentos ser diligenciado por el
responsable de la actualizacin o modificacin de los mismos, por la seccin de
Calidad quien har el seguimiento y control de dichos cambios, para asegurarse que
hayan sido realizados, teniendo en cuenta su conveniencia dentro del Sistema de
Gestin de la Calidad, como vehculo de optimizacin de los procesos.

Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 12 de 16

Cdigo: GC-PR-001

En la seccin de Calidad, se registra el historial de cambios que ha sufrido el
documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la versin y la descripcin
del mismo.

FORMATO DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE CAMBIOS
Cdigo: GC-FO-003

4.2.7 Control de documentos Obsoletos y de documentos externos

Los documentos obsoletos se marcaran con el sello DOCUMENTO OBSOLETO y
permanecern en la pgina del Sistema de gestin de Calidad. En cuanto a los
registros en formatos obsoletos, permanecern en el proceso, pero marcados con el
sello de documento obsoleto.

La responsabilidad sobre la distribucin y control de vigencias de los Documentos
Externos tales como Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre
otros, que afecten desde el punto de vista legal el cumplimiento del objeto y funciones
de la Institucin es responsabilidad de cada Proceso, los Documentos externos no
se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el
Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la
necesidad de la incorporacin de un Documento externo, por medio de correo
electrnico notifican al Sistema de Gestin de Calidad, para la incorporacin en el
Listado Maestro de Documentos Externos, Estos documentos externos no requieren
aprobacin para su aplicacin dentro del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Fundacin Universitaria de Popayn.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboracin y Control de los Documentos
Cdigo Nombre del documento Fecha del cambio Versin Descripcin
Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 13 de 16

Cdigo: GC-PR-001

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
1
Elaboracin del
documento nuevo o
actualizacin y/o
modificacin de uno
existente.
Se elabora, actualiza o
modifica el documento en la
Seccin de Calidad, bajo el
rol de la persona que
elabora documentos.
Documentador del
SGC

Documento en
Elaboracin
2
Revisin preliminar
del Proceso

Se verifica el documento en
lo correspondiente a
posibles afectaciones del
proceso, a su estructura,
estndar de redaccin y
presentacin.
Si hay observaciones de
ajuste, se enva el
documento para los ajustes
al documentador del SGC,
si no hay observaciones, se
enva con el visto bueno
respectivo.

Lder de Proceso
Documento en
Elaboracin
3
Ajustes segn
observaciones del
Proceso
Con base en las notas
hechas por el Proceso, se
ajusta el documento y lo
libera nuevamente para
revisin de dicho Proceso.

Documentador del
SGC

Documento en
Elaboracin
4
Verificacin de
ajustes al documento
Se hace la revisin de los
cambios o ajustes en el
documento.
Si encuentra
inconsistencias, lo
devuelve.
De lo contrario, libera el
documento con su
respectiva aprobacin
Lder de Proceso

Documento en
Elaboracin
Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 14 de 16

Cdigo: GC-PR-001

5
Aprobacin del
documento

Si el documento se
encuentra ajustado a las
necesidades del proceso,
imparte su aprobacin.

Si el documento no es
aprobado por alguna razn,
se realizan las
observaciones para nuevos
ajustes o modificaciones y
se devuelve a quien lo
elabor, quien debe realizar
los ajustes y volver a liberar
el documento para nueva
revisin.

.
Representante de
la Direccin
(comit de Calidad
Segn el caso)
Documento
Aprobado
6
Monitoreo para
actualizacin del
Manual de Calidad
A travs del seguimiento
permanente de elaboracin
de documentos, se
establece si se han creado
nuevos procesos o
procedimientos, o si se ha
clasificado como obsoleto
uno de los existentes, en
cuyo caso es necesario
realizar una actualizacin
del Manual de Calidad, y
contina con las siguientes
actividades.

Documentador del
SGC

Documento en
Elaboracin
7
Elaboracin informe
actualizacin Manual
del SGC
Se prepara informe para el
de la Institucin, detallando
los cambios necesarios en
la documentacin del
Sistema, que implican una
actualizacin del Manual del
SGC, el cual se adjunta
como soporte para aprobar
dicha actualizacin.

Documentador del
SGC
Informe de
actualizacin
Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 15 de 16

Cdigo: GC-PR-001

8 Revisin

Realiza la revisin del
informe para el Sr. Rector y
si lo encuentra completo y
correcto, lo firma. De lo
contrario lo devuelve al
Profesional con
observaciones de ajuste.

Coordinador del
SGC
Informe de
actualizacin
9 Aprobacin
Verificar la conveniencia de
la actualizacin de los
documentos
Vicerrector
Administrativo
Documentos
Aprobados
10
Actualizacin del
Manual del SGC
Una vez se haya aprobado
el documento se aprueba la
adopcin de la nueva
versin del Manual del
SGC, se realiza la
incorporacin o eliminacin
del documento que da lugar
a la actualizacin de dicho
Manual.
Documentador del
SGC
Manual de
Calidad
magntico
11
Divulgar documentos
Divulgar y capacitar a los
funcionarios sobre los
documentos en los cuales
el rea tenga participacin,
y dejar constancia de esta
actividad.

Grupo de Calidad
Institucional
Registro de
Asistencia

Elaboro:
Reviso:
Andrs Felipe Lpez
Aprob:
Fecha de
Emisin
08/10/2012

Cargo:
Documentador SGC
Cargo:
Cargo:
Firma:

Firma:

Firma:

Pgi na 16 de 16

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