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PROCEDIMIENTO N 009 REVISIN N 5

PROCEDIMIENTOS DE OPERACIN Y CONTROL DE
ALMACENES


1.0. OBJETIVO

El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios,
procedimientos y responsabilidades para la operacin de los almacenes de
EGASA.


2.0. BASE LEGAL

La base legal que sustenta la presente normativa est dada por los dispositivos
legales, directivas y normas internas relacionadas.


3.0. ALCANCE

Este procedimiento alcanza en su aplicacin al personal de Logstica, y a todos los
rganos de la empresa relacionados con la actividad de almacenaje.


4.0. APROBACIN, ADMINISTRACIN Y DIFUSIN

- Aprobacin : Gerencia General
- Administracin y seguimiento : Departamento de Logstica
- Difusin y Actualizacin : Departamento Organizacin y Mtodos e
Informacin


5.0. DEFINICIONES

5.1. Almacn
rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, y organizada de
manera lgica, ordenada y sistmica, destinada a la recepcin, aceptacin,
custodia, conservacin y distribucin o despacho de los bienes que van a
emplearse para la produccin de servicios o de bienes econmicos.

5.2. reas Fsicas de Almacn
Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirn implantar
una organizacin tcnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas.
Se detallan a continuacin:


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Recepcin y Despacho
Es el lugar donde se recibirn los materiales tanto adquiridos a proveedores y
aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual forma
es aqu donde se efectuar la entrega de los materiales a los usuarios para su
consumo o activacin en los casos que corresponda. Las zonas de recepcin y
despacho debern estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la
aceptacin y expedicin de materiales

Corredores y pasadizos
Son los ambientes determinados para el trnsito tanto de materiales, personas o
vehculos siendo stos principales y transversales, debiendo estar sealizados y
estructurados de forma rectilnea de manera obligatoria.

Zona de Almacenaje
Es el lugar fsico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo stos ser:
Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que se
deban adecuar a las caractersticas de los materiales en resguardo.

Zona de Trnsito y Puesta a Punto
Zona inmediata a la de recepcin y despacho donde se ubican los materiales
recibidos en espera de su locacin definitiva o de los que requieren ser puestos a
punto para ser expedidos a los usuarios.

Locacin de Contingencia
Zona que pueda convertirse temporalmente en almacn, para cubrir una
contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente designada
como parte de una poltica logstica de la Empresa.

Vestuarios y Servicios Higinicos
Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los almacenes,
para su aseo personal, proteccin de su indumentaria y satisfaccin de sus
necesidades fisiolgicas.

5.3. Sistema de Catalogacin
Proceso de descripcin de las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales y/o
administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de identificarlo y
diferenciarlo de los dems e incluirlo en un catlogo de materiales previa
clasificacin y asignacin de un cdigo nico que permita su identificacin e
individualizacin por parte de los usuarios.

5.4. Proceso de Almacenamiento
El Almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento y sus actividades
estn referidas a la ubicacin de bienes en un espacio fsico determinado con fines
de custodia y control para evitar su utilizacin no autorizada, como va para
trasladarlos a los usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases:

a) Recepcin: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes
han llegado al local del almacn, y termina con la ubicacin de los mismos en la

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zona de trnsito y puesta a punto para efectuar la verificacin y control de
calidad.

b) Verificacin y Control de Calidad: Es la revisin cuantitativa y cualitativa que
sirve para determinar que las caractersticas y propiedades de los bienes
recibidos estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas y que
las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este proceso
podr participar el usuario del bien cuando se trate de materiales especiales o
de alta tecnologa, a solicitud de los almaceneros.

c) Aceptacin: Accin de aceptar o rechazar el ingreso de un bien, proporcionado
por un proveedor, al almacn de la Empresa, en base al proceso de verificacin
y control de calidad realizado previamente. No se podr aceptar un bien que no
cumpla con las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales o administrativas
detalladas en la Orden de Compra correspondiente.

d) Internamiento: Comprende las acciones que servirn para ubicar los bienes en
los lugares previamente asignados.

e) Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes
a los movimientos de almacn en registros que sirvan para efectuar las acciones
de control sobre su custodia y operacin.

f) Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la
finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas
fsicas, qumicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, as
como su limpieza y mantenimiento.

5.5. Proceso de Distribucin
Proceso logstico consistente en la entrega del material o bien solicitado por el
usuario en el lugar donde ste lo necesita o en la zona de despacho del Almacn.
Consta de las siguientes fases:

a) Formulacin del Pedido: Es la accin mediante la cual la dependencia usuaria
formula su requerimiento de materiales en razn de sus necesidades,
elaborando la respectiva Nota de Consumo.

b) Autorizacin de Despacho: Es la accin que define la aprobacin de Notas de
Consumo por parte de los niveles de autorizacin especialmente establecidos.

c) Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los
bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y
posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias referidas
al embalaje, carguo acarreo y manipulacin de los materiales o bienes de
manera adecuada y oportuna.

d) Distribucin Fsica: Es la accin de hacer entrega fsica de los bienes de
almacn a los usuarios finales.


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e) Control de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o materiales
realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de retirarlos de las
instalaciones de la empresa.

5.6. Verificacin del Inventario Fsico del Almacn
Consiste en la constatacin de la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciando su estado de conservacin o deterioro y condiciones de
seguridad, comparando los resultados de la verificacin efectuada con los saldos
sealados en los krdex fsico y/o valorado.

5.7. Baja de bienes
Accin de determinar de manera tcnica la calificacin de un bien que por su
estado o caractersticas ya no debe permanecer en el stock de la empresa,
procediendo a su retiro bajo las formas y procedimientos permitidos por la
normativa vigente al respecto.

5.8. Reposicin de Stock
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del
abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener
disponibilidad oportuna de los materiales.

a) Lote Econmico de Adquisicin
Es la cantidad ptima de materiales a adquirir establecidos en funcin de la
demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de posesin y
renovacin.

b) Nivel Mximo de Stock
Es la cantidad mxima econmicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacn, por encima de la cual se incurrira en un costo de
posesin demasiado alto y perjudicial para la empresa.

b) Stock Mnimo
Es la cantidad mnima econmicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacn, por debajo de la cual existe una alta posibilidad de
ocasionar una rotura de stock.

c) Stock de Seguridad
Cantidad mnima de material que se establece como medida de seguridad ante
el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por parte del
proveedor.
El factor de seguridad utilizado para su determinacin est dado por un
porcentaje decidido por la Logstica de la Empresa en coordinacin con el rea
usuaria, en base una poltica definida al respecto. Slo deber haber stock de
seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para tems Crticos

d) tem Crtico
Son materiales cuya ausencia podra ocasionar la paralizacin de procesos
operativos vitales a la organizacin u ocasionar severos daos a los mismos.


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e) Punto de Pedido
Est dado por la cantidad de stock de un material que obliga a generar una
reposicin del mismo y que garantiza su consumo durante el tiempo de demora
en su abastecimiento, o con el fin de evitar que se produzca roturas de stock.


5.9. Registro y Control de existencias
Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan datos sobre
los movimientos de bienes del almacn, y las cantidades disponibles para
satisfacer los requerimientos de los usuarios.

Los elementos que registran y controlan el movimiento de existencias son:
Krdex Fsico del Almacn
Krdex Valorado de Contabilidad

Los documentos fuente para efectuar los registros son:
Nota de Ingreso a almacn
Nota de Salida de almacn
Gua de Remisin
Orden de Compra


6.0. NORMAS GENERALES

6.1. Todo bien que adquiera la Empresa debe necesariamente ingresar a travs del
almacn. Excepcionalmente, cuando los bienes por sus caractersticas especiales
tengan que ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los
usuarios encargados de su utilizacin, el Almacenero deber efectuar la
verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.

6.2 El proceso de verificacin de los materiales que entregan los proveedores al
almacn, deber ser realizado por el Almacenero y el usuario que solicit su
adquisicin, en presencia de la(s) persona(s) que entregan el bien al almacn de la
Empresa.

6.3. En los casos que por el nmero y caractersticas de los bienes recibidos fuera
necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad, el
Almacenero suscribir la Gua de Remisin del proveedor, colocndole un sello
que indique RECIBIDO consignando el nmero de bultos recibidos y el peso
bruto respectivo, sin hacerle entrega de la Nota de Ingreso correspondiente.
Dentro de las 24 horas siguientes, el Almacenero y el usuario que solicit la
adquisicin debern efectuar la verificacin y control de calidad de los bienes
recibidos, poniendo a disposicin del proveedor la respectiva Nota de Ingreso.

6.4. Los niveles de autorizacin para el retiro de materiales del Almacn estn
definidos en el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas y se hallan
consignados de manera automatizada en la correspondiente Nota de Consumo
de Almacn del Sistema de Administracin y Finanzas (SAF), contemplando en
todos los casos la aprobacin del nivel jerrquico superior y aplicndose de
la siguiente forma:


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Nivel 1: Autorizar Salida de Material de Economato.- En este nivel podrn
autorizar las gerencias de rea, jefaturas de divisin y jefaturas de
departamento definidas para tal fin en el Cuadro de Autorizaciones para
Operaciones Internas vigente.

Nivel 2: Autorizar Salida de Materiales y Repuestos de Almacn.- En este nivel
podrn autorizar las gerencias de rea y jefaturas de divisin que estn
consideradas para tal fin en el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones
Internas vigente, as como el rea de Logstica.

Nivel 3: Autorizar Salida de Activos Fijos de Almacn.- Para este nivel slo
estn facultados a autorizar las Notas de Consumo, la Gerencia General y las
Gerencias de rea correspondientes.

6.5. Slo las personas que laboran en el almacn estn autorizadas a tener acceso a
dichas instalaciones y distribuir los bienes segn los procedimientos establecidos.

6.6. El Jefe de Logstica con el Jefe de Seguridad Patrimonial establecern y definirn
las medidas de seguridad que debe brindarse a los almacenes de la empresa
cuando se lleven a cabo trabajos realizados por terceros. Sin perjuicio de ello, el
Almacenero deber supervisar permanentemente que tales trabajos no afecten
la integridad ni calidad de los bienes almacenados.

6.7. La ubicacin de los materiales en el Almacn obedecer a criterios tcnicos
comnmente aceptados en los procesos de organizacin de los almacenes,
teniendo a cargo esta responsabilidad los Almaceneros.

6.8. El proceso de catalogacin, clasificacin y codificacin de los materiales estar a
cargo del rea de Logstica, bajo responsabilidad.

6.9. Los materiales en stock as como aquellos que se tengan que trasladar, debern
estar amparados por una cobertura de seguro, debiendo el rea de Logstica
informar a Finanzas para que tome las medidas pertinentes.

6.10. La presente normativa incluye adems a todos los materiales de recupero, los
que tendrn el mismo tratamiento destinado para los materiales de stock.















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7.0. PROCEDIMIENTOS

7.1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN

PASO N LABOR A REALIZAR

01 El Proveedor presenta al Almacn los materiales solicitados por
EGASA en la Orden de Compra respectiva, adjuntando la Gua de
Remisin (Original, y Copias SUNAT y Transportista).

02 El Almacenero a la presencia del proveedor, retira de su archivo de
rdenes de Compra Pendientes de Atencin la Orden de Compra
correspondiente y procede a efectuar la recepcin documentaria del
bien, comparando el contenido de la Orden de Compra con la Gua de
Remisin del Proveedor.

03 Procede a la recepcin fsica del bien mediante la verificacin y control
cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las
especificaciones tcnicas e informacin consignada en la Orden de
Compra y Gua de Remisin.

04 Requiere la presencia del usuario solicitante del material para que d
conformidad a los productos adquiridos.

05 ES CONFORME EL MATERIAL?

05A No es Conforme.- No recibe el material y solicita regularizacin.
Vuelve al Paso N01

05B S es Conforme.- Recibe el material, sella y firma la Gua de Remisin
del proveedor, en seal de conformidad.

06 Emite la Nota de Ingreso (Original y 3 copias), consignando el cdigo
de ubicacin correspondiente, hacindola visar por el usuario en seal
de conformidad v refrendar por la jefatura del rea de Logstica.

07 Efecta la distribucin de los documentos de la siguiente manera:
Gua de Remisin (del Proveedor)
- Original - Al proveedor
- Copia SUNAT - Al proveedor
- Copia Transportista - Almacn

Nota de Ingreso
- Original - Contabilidad
- Copia 1 - Proveedor
- Copia 2 - Logstica
- Copia 3 - Archivo Almacn con Orden de Compra




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PASO N LABOR A REALIZAR

08 Procede al internamiento de los bienes, efecta su puesta a punto y
los ubica en su locacin definitiva.

09 Con la copia 3 de la Nota de Ingreso registra en el Krdex Fsico el
ingreso de los materiales al Almacn.

10 Efecta labores de mantenimiento, custodia y limpieza permanente de
los materiales.

11 Trmino del procedimiento.







































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7.2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIN / DESPACHO DE MATERIALES

PASO N LABOR A REALIZAR

01 El usuario procede a elaborar su Nota de Consumo, mediante el
Sistema de Administracin y Finanzas (SAF), seleccionando las
opciones de usuario y registrando la informacin correspondiente.

02 El Funcionario encargado de la autorizacin de la Nota de Consumo
ingresa al SAF, y de acuerdo el nivel de autorizaciones establecido en
el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas vigente en la
Empresa, procede a autorizar la Nota de Consumo pudiendo validar o
modificar las cantidades solicitadas e incluso anular parcial o
totalmente la Nota de Consumo.

03 El usuario solicitante, una vez aprobada su Nota de Consumo,
procede a recoger el material solicitado del almacn, indicando el
nmero de la Nota de Consumo.

04 El Almacenero a travs del sistema automatizado ubicar la Nota de
Consumo aprobada, y proceder a despacharla de acuerdo al stock
existente, verificando previamente la ubicacin de los bienes
solicitados.

05 El Almacenero registra la informacin y procede a elaborar la Nota de
Salida / Orden de Entrega (original y 2 copias), la hace firmar por el
usuario en seal de conformidad de recepcin de los materiales
entregados, actualiza el Krdex Fsico y procede a distribuir la Nota de
Salida / Orden de Entrega de la siguiente forma:
- Original : Contabilidad
- Copia 1 : Almacn
- Copia 2 : Usuario (Almacn de destino en casos de
transferencias).

06 Trmino del Procedimiento.
















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7.3. PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE GUAS DE REMISIN

PASO N LABOR A REALIZAR

01 El usuario que necesite trasladar un bien de la empresa, deber
solicitar al encargado del respectivo almacn la emisin de la Gua de
Remisin para lo cual deber proporcionar la siguiente informacin:

a) Domicilio de partida: (calle, N, distrito, departamento)
b) Domicilio de llegada: (calle, N, distrito, departamento)
c) Destinatario: (nombre, Empresa, RUC, DNI)
d) Unidad de transporte:
- Vehculo, marca, placa.
- Nmero de Certificado de Inscripcin en el Ministerio de
Transportes, cuando sea el caso.
- Nombre de la Empresa y RUC.
- Licencia de conducir y nombre del chofer.
e) Descripcin del bien a transportar, en forma clara y precisa,
cantidad, unidad, material de embalaje, dimensiones y de ser
posible peso.
f) Motivo del traslado.

02 El Almacenero de cada Almacn emite las Guas de Remisin
(Original y 5 copias) que sean necesarias como consecuencia de sus
actividades de despacho o que le sean requeridas por el usuario,
encargndose el rea de Logstica del control de las mismas.

03 Distribuye la Gua de Remisin (de EGASA) de la siguiente manera:
Original - Al Destinatario (con los bienes / materiales)
Copia 1 - SUNAT (con los bienes / materiales)
Copia 2 - Remitente (Archivo Almacn EGASA)
Copia 3 - Transportista
Copia 4 - Vigilancia o garita de salida
Copia 5 - Departamento de Logstica (Control Patrimonial)

04 Trmino del Procedimiento.



APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL
N106/2009-EGASA DEL 22 DE JUNIO DEL 2009



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INICIO
Requiere
trasladar bien
fuera de la
Empresa
Solicita emisin
de G/R
Requiere emitir
G/R por
necesidades de
su trabajo
Emite y
distribuye G/R
Proporciona
informacin
necesaria a
Encargado del
Almacn
5
4
3
2
1
0
G/R
Destinatario
SUNAT
Remitente
Transportista
Vigilancia
Logstica - Ctrol.
Patrimonial
TRMINO
USUARIO ENCARGADO DEL ALMACN
LEYENDA
G/R = Gua de Remisin