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LA DIRECCIN DE OBRAS
MBA Executive para Profesionales del Sector de la Construccin MDULO 10. LA EMPRESA CONSTRUCTORA.
LA DIRECCIN DE OBRAS
Ponente: Jose Ramn Fernndez Hernansaiz Ingeniero de Caminos, Canales y Puertos Executive MBA. Instituto de Empresa Director General de Construccin del Grupo ORTIZ.
2. ORGANIZACIN DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA Los Procesos en una empresa Constructora: Desde la licitacin a la ejecucin de obras. Los Departamentos de Apoyo en las Empresas Constructoras y sus funciones.
3. EL GESTOR DE OBRAS Funciones del Jefe de Obra Sistema de Gestin de una Empresa Constructora
4. EL DIRECTIVO EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA Anlisis de la Cadena de Valor del Sector de la Construccin Aptitudes del Directivo Evolucin del Directivo Misin del Directivo Responsabilidades del directivo
1. INTRODUCCIN
Bajo el ttulo de la Direccin de Obras vamos a tratar el funcionamiento y las principales caractersticas de las empresas del sector de la construccin espaola; as como los aspectos ms determinantes de la gestin de dichas empresas constructoras. El trmino empleado no debe confundirse con la Direccin Tcnica o Facultativa de las obras, la cual es llevada a cabo por profesionales de la propiedad o contratados por sta, ya sea Administracin Pblica o propiedades privadas.
1.1.
Dentro del sector de la construccin aparecen tres figuras clave cuyo desempeo conjunto lleva generalmente al xito en la ejecucin de las obras: Cliente o propiedad: Direccin facultativa: Constructor: El que contrata la obra El tcnico que dirige las obras. El que las ejecuta.
Estas tres figuras constituyen las tres patas de un taburete (la obra en su conjunto), de modo que si falla cualquiera de ellas, el taburete inevitablemente se cae comprometiendo el xito de la ejecucin de la obra (o servicio) de que se trate.
DIRECCIN GENERAL
Direccin de Contratacin
Direccin de Construccin
Secretaria General
Deptos. Produccin
Prevencin
RR.HH.
Compras
Calidad
Contabilidad
2.1. Los Procesos en una Empresa Constructora: Desde la licitacin a la ejecucin. Los principales procesos en cualquier empresa constructora, independientemente del mbito de actuacin donde desenvuelvan su actividad, y atendiendo a la cadena de valor del sector, son los siguientes:
CADENA DE VALOR
CLIENTE
Gestin Comercial y Contratacin Servicio posventa Oportunidades Nuevas Oportunidades
2.1.1. Contratacin Dada su importancia, las labores de gestin comercial y contratacin habitualmente quedan englobadas en un departamento con rango de Direccin: La Direccin de Contratacin. Una de las principales diferencias de la construccin respecto de otros negocios, y que supone cierta analoga con el sector servicios, es que la fabricacin del producto obra se realiza bajo pedido, de modo que la obra debe estar vendida antes de su comienzo. Adems de lo anterior, las empresas constructoras, salvo casos muy particulares, no pueden almacenar la fabricacin, aspecto que crea importantes tensiones de adecuacin de la oferta a la demanda. Estas razones son las que hacen que la contratacin sea un proceso bsico en cualquier empresa constructora, ya que sin contratacin, no existe actividad. Adems, el ritmo de contratacin debe permitir una adecuacin continuada en el tiempo de la capacidad de la empresa a la demanda obtenida.
Produccin
Dentro de la contratacin hay que distinguir entre contratacin pblica y contratacin privada. Las principales caractersticas que diferencian una y otra contratacin pueden verse en el siguiente cuadro: Contratacin Pblica Regulacin Relacin: Seleccin de licitadores Modificaciones: Relacin entre las partes: L.C.A.P. Publicidad y Concurrencia Inmutabilidad Desigualdad (privilegios de la Admn.: Interpretacin, modificacin y extincin). Contratacin Privada Contrato Privado. Libre Libre Igualdad (equivalencia de las prestaciones)
A partir de este momento nos referiremos principalmente a la contratacin pblica, debido a su mayor importancia y complejidad. Dentro del proceso de contratacin distinguimos las siguientes fases que desarrollaremos a continuacin: a) Seleccin de concursos a ofertar b) Proceso de licitacin c) Adjudicacin a) Seleccin de concursos a ofertar Los concursos de obras y servicios convocados por las Administraciones Pblicas se publican en los distintos Boletines Oficiales: de la Comunidad Europea (DOCE), del estado (BOE), de las comunidades autnomas y de las administraciones locales. En algunos casos, determinados organismos pblicos sujetos parcialmente a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas (generalmente en cuanto a concurrencia y publicidad), publican sus concursos en prensa nacional escrita. Por su parte, los concursos privados pueden o no ser publicados en los medios de comunicacin, en funcin del inters de organismo privado y de sus normas internas de compras. Atendiendo a la informacin publicada en los medios descritos anteriormente, el departamento de contratacin hace una primera seleccin de los concursos a ofertar, atendiendo a los criterios prefijados por la direccin, como pueden ser: el cliente, tipo de obra o servicio, tipo de concurso, importe de licitacin, localizacin, etc., etc. Para esta labor, existen en el mercado multitud de
empresas que prestan servicios de localizacin y filtrado de la informacin, principalmente a travs de Internet. La preseleccin debe obtener los siguientes datos para cada concurso: Ttulo del concurso de obra o servicio. Importe tipo de licitacin y plazo. Fecha tope de presentacin del concurso. Solvencia tcnica y econmica exigible al contratista. Pliego de clusulas administrativas particulares.
Es especialmente importante comprobar que la empresa cumple los criterios de solvencia tcnica y econmica exigibles en el concurso. En las licitaciones de las Administraciones Pblicas, normalmente estos criterios suelen exigirse a travs de la clasificacin de contratistas de obras o servicios. Esta clasificacin de contratistas es concedida por la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa, organismo del Ministerio de Economa y Hacienda, con intervencin de otros Departamentos (Fomento, Industria, etc.), valorando especialmente la experiencia de la Empresa en la ejecucin de contratos similares a aqullos para los que se pretende la clasificacin, tenindose en cuenta, tambin, su personal tcnico, su maquinaria y sus medios econmicos. En los casos en los que la empresa no tenga clasificacin suficiente, y el concurso tenga un especial inters por cualquier causa, es normal buscar socios para concurrir en UTE (Unin Temporal de Empresas) de modo que la suma de las clasificaciones de los socios cumpla con la exigida en el Pliego del Concurso. Una vez hecha la preseleccin, la direccin realiza una seleccin definitiva de los concursos a licitar, a partir de cuyo momento comienza el trabajo del departamento de estudios. b) Proceso de licitacin Para la preparacin de la oferta se tendr muy en cuenta la documentacin facilitada en el concurso. Es especialmente importante, adems de toda la documentacin tcnica, el contenido del Pliego de Clusulas Administrativas Particulares que rige el concurso, donde se define expresamente, entre otras cosas,
- La documentacin a presentar y la forma de hacerlo. - Los criterios que sirven de base para la baremacin y posterior adjudicacin del concurso. Los criterios suelen incluir aspectos como el precio ofertado (en el caso de las subastas ste es el nico criterio que se establece), el plazo ofertado, programa de trabajos, medios materiales y humanos, certificados de aseguramiento de la calidad, sistema de gestin de la prevencin de la empresa, etc., etc. Por tanto, una vez estudiado el Pliego, se procede a: Estudio econmico de la obra. Planificacin tcnica de la obra. Preparacin de la documentacin administrativa exigible: clasificacin, garanta provisional (generalmente aval del 2% del importe de licitacin), etc.
Con la documentacin anterior, se realiza una reunin de direccin donde se realiza lo que normalmente se denomina cierre de la oferta, momento en el que se estudian todas las circunstancias que rodean a la misma. En este momento el directivo deber considerar los siguientes factores: Circunstancias actuales de la empresa Circunstancias actuales del sector Competencia en el subsector considerado Estrategia de la empresa Tipo y caractersticas del cliente Tipo de obra y circunstancias que la rodean Condiciones del pliego del concurso, etc.
Una vez estudiados todos los factores anteriores, el directivo debe definir el riesgo tanto tcnico como, sobre todo, econmico que es asumible por la empresa para, de este modo, establecer la oferta definitiva. Por ltimo, se procede a entregar la oferta en el lugar indicado en el pliego y antes de la fecha y hora mxima especificada.
c) Adjudicacin Una vez cumplido el plazo mximo para entrega de las ofertas, el rgano de contratacin llevar a cabo los siguientes pasos: Apertura de plicas Baremacin tcnica del concurso Adjudicacin provisional. Adjudicacin definitiva Firma del contrato
Donde en cada uno de ellos se realiza lo siguiente: c.1 Apertura de plicas: Se procede a la apertura de la documentacin administrativa, la documentacin tcnica y la oferta econmica. Normalmente la apertura de ofertas econmicas es un acto pblico al cual suelen acudir representantes de cada una de las empresas que han participado en la licitacin. En ocasiones la apertura de las ofertas econmicas es posterior a la baremacin tcnica del concurso. c.2. Baremacin del concurso Los servicios tcnicos del rgano de contratacin proceden a baremar cada uno de los aspectos incluidos en el pliego del concurso de acuerdo con los criterios marcados. Este proceso, y el resultado del mismo, solo se hace pblico en determinadas ocasiones. c.3. Adjudicacin provisional A la vista del resultado de la puntuacin del concurso (tanto tcnica como econmica), la mesa de contratacin realiza una propuesta de adjudicacin provisional, la cual es comunicada tanto al interesado como, por lo general, al resto de empresas licitadoras. En ese momento, se abre un plazo para que, por un lado las empresas no adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas; y, por otro, la
empresa adjudicataria presente la documentacin que se le haya requerido, generalmente que acredite estar al corriente de sus obligaciones tributarias. c.4. Adjudicacin definitiva Una vez comprobadas y resueltas las eventuales alegaciones que pudieran existir, se procede a notificar la adjudicacin definitiva del concurso, abrindose un nuevo plazo para depositar la fianza definitiva, generalmente por cuanta del 4% del presupuesto de licitacin. En este momento se procede igualmente a la devolucin de las fianzas provisionales depositadas por cada uno de los licitadores. c.5. Firma del contrato Por ltimo, cumplido el trmite anterior, se procede a la firma del contrato administrativo entre el rgano de contratacin y la empresa adjudicataria. Merece la pena destacar que en el caso de la contratacin pblica, se trata de un contrato de adhesin.
2.1.2. Produccin Una vez firmado el contrato, comienza la fase de ejecucin de las obras, cuya responsabilidad recae en la Direccin de Contratacin, cuyo proceso puede resumirse en las siguientes fases: a) Designacin del equipo tcnico de la obra Lo primero a realizar es la designacin de las personas que van a conformar el equipo de obra. Deben proveerse los medios humanos necesarios para llevar a buen trmino la ejecucin de la obra contratada. A continuacin se muestra un organigrama tipo de una obra:
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JEFE DE OBRA
Jefes de PRODUCCION
Administracin
Topografa
Mediciones
Encargados
PREVENCIN
Capataces
CALIDAD
b) Comunicacin a los distintos departamentos de apoyo de la empresa. c) Estudio previo del proyecto, la oferta y el contrato, en particular las clusulas particulares que lo rigen. d) Redaccin con la colaboracin del departamento de Prevencin del Plan de Seguridad y Salud y entrega a la propiedad para su oportuna aprobacin (requisito imprescindible). e) Apertura del Centro de Trabajo una vez aprobado el plan de seguridad y firmado el aviso previo. f) Comunicacin a las compaas suministradoras de las obras a ejecutar, con el fin de recibir informacin acerca de las posibles afecciones de servicios existentes.
g) Gestiones para la obtencin de los preceptivos seguros que, o bien se consideren necesarios, o bien se exijan en base al Pliego de Clusulas Administrativas del concurso o en la propia normativa en vigor. Estos seguros son, adems de seguro de Responsabilidad Civil, el Seguro todo riesgo construccin, el Seguro Decenal, etc. h) Redaccin y aprobacin del Plan de Calidad y Medio Ambiente.
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i)
Organizacin previa de la obra: - Planteamiento inicial: previsin de recursos para el inicio. - Gestin y obtencin de permisos y licencias. - Gestin y contratacin de las instalaciones generales. - Organizacin de reas y medios para el acopio. - Definicin de instalaciones especficas. - Organizacin del suministro y recepcin de materiales. - Planificacin tcnica y planificacin econmica. Gestin de compras y subcontratos. Este aspecto es fundamental en la gestin de obras, ya que los proveedores, subcontratistas e industriales representan un 75% del coste de una obra, lo que indica la importancia de las compras.
j)
k) Gestin de los contratos con nuestro cliente y colaboradores. En este sentido, debe conocerse el alcance de los contratos firmados, tanto los mercantiles con proveedores y subcontratistas, como los que se refieren a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas. l) Ejecucin propiamente dicha de la obra.
2.1.3. Servicio posventa Por ltimo, dentro del servicio posventa se incluyen las labores de puesta en marcha y garanta de las obras ejecutadas. Constituye un proceso ms de las empresas constructoras incluido en su cadena de valor que, sin embargo, no suele considerarse estratgico. Esta situacin, provoca que este proceso sea desatendido en buena medida por parte de los directivos de las empresas, lo que provoca a medio plazo graves perjuicios, tanto de imagen, como econmicos derivados de las reclamaciones de los clientes y/o usuarios. Es por tanto importante valorar la importancia de este proceso, del mismo modo que se pone mximo inters en los procesos de contratacin y produccin de las obras contratadas. Actualmente, y como solucin a esta situacin, existe una tendencia encaminada a externalizar este servicio, sobre todo, en lo relativo a edificacin residencial.
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2.2.
Adems de los departamentos operativos incluidos en la cadena de valor del sector de la construccin a los que nos hemos referido en el punto anterior (los correspondientes a la Direccin de Contratacin y a la Direccin de Construccin departamentos de produccin-), cualquier empresa constructora debe poseer departamentos de apoyo que permitan desarrollar sus lneas de negocio. El desarrollo de estos departamentos depender de cada empresa, ya que algunas de las funciones no estratgicas que se realizan en los mismos pueden perfectamente externalizarse. Un ejemplo claro al respecto sera el departamento de maquinaria, cuya existencia est generalmente reservada a empresas especialistas en determinados trabajos que requieran el empleo de maquinaria especfica para el desarrollo de su actividad, como por ejemplo las empresas dedicadas a las cimentaciones especiales. Cabe aadir que estos departamentos son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa, por lo que debe huirse de considerarlos una carga dentro de la cuenta de resultados de la empresa por el nico hecho de ser en general centros de coste y no centros de beneficios como los departamentos de produccin.
2.2.1
La prevencin de riesgos en el desarrollo de las obras va tomando cada vez mayor importancia, si cabe. La prevencin se ha convertido en la preocupacin ms importante a la hora de desarrollar la actividad de cualquier empresa constructora. Esta es una de las razones que ha hecho que la mayora de las empresas con una estructura moderna integren estos departamentos en una Direccin al mximo nivel, de modo que se evite que la prevencin est supeditada a la direccin de construccin. 2.2.1.1. Departamento de Prevencin
El Departamento de Prevencin debe perseguir la ejecucin de las obras con el ptimo nivel de seguridad como elemento imprescindible, integrando la labor preventiva en el conjunto de actividades de la empresa y en todos sus niveles jerrquicos.
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Las funciones del Departamento de prevencin son: a) Colaborar en la definicin de las Polticas Generales de la empresa en cuanto a la Prevencin de Riesgos Laborales. b) Definir la estructura organizativa de prevencin dentro de la empresa. c) Elaborar el Manual de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborables. d) Elaborar los Procedimientos Generales de Prevencin de Riesgos Laborables. e) Colaborar con las obras en el asesoramiento y elaboracin del Plan de Seguridad y su implantacin. f) Velar por el cumplimiento de todo lo anterior.
2.2.1.2.
Departamento de Calidad
Las funciones del departamento buscan el aseguramiento de la calidad, es decir, la perfecta adecuacin del producto al uso al que se destina. a) b) c) d) e) Determinacin de los factores de los que depende la calidad. Determinacin de la forma de medir la calidad de cada factor. Fijacin de estndares de calidad: normalizacin. Establecimiento de un programa de puntos de inspeccin. Determinacin y correccin de las causas de baja calidad: mejora continua.
2.2.1.3.
Este departamento debe establecer polticas que persigan la ejecucin de las obras con el mximo respeto al medio ambiente mediante una construccin sostenible. Deben establecerse polticas tendentes a: Satisfacer las necesidades de la sociedad en relacin al medio ambiente. Buen uso de las materias primas y recursos, reduciendo lo ms posible la produccin de residuos y aumentando al mximo su reutilizacin. Evitar o reducir contaminaciones gestionando adecuadamente los residuos producidos. Reducir el impacto sobre las personas y el medio ambiente de la actividad constructora, estableciendo actuaciones que los eviten o minimicen. Hacer lo anterior a un precio competitivo. Evitar multas y sanciones. Proponer alternativas.
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2.2.2. Direccin de Construccin Dentro de la Direccin de Construccin, adems de los departamentos de produccin que forman parte de la lnea principal del negocio, existen otros departamentos de apoyo cuya misin est ntimamente ligada al desarrollo de las obras. Estos departamentos son:
2.2.2.1.
Departamento de compras
Las compras en una empresa constructora es una de las funciones de mayor repercusin en la cuenta de resultados de una obra. Las compras tienen las siguientes singularidades: El importe de las compras representa cerca del 75 % del coste de las obras, lo que se traduce en que una mejora de un 3% en las compras representa una mejora del margen de explotacin del 2,25 %. Se cumple con cierta frecuencia el principio de Pareto en cuanto que el 20% de los contratos en una obra representan el 80% de la inversin en la misma (variable en funcin del tipo de obra: obra civil o edificacin).
El alcance de las funciones de los departamentos de compras vara de unas empresas constructoras a otras. As, en algunas empresas son departamentos de asistencia y apoyo a las obras; y en otras, son las encargadas de realizar efectivamente las compras. En cualquier caso, las funciones de los departamentos de compras son: Optimizar las condiciones tcnicas y econmicas de las compras. Contratar con el colaborador ms apropiado. Velar porque los colaboradores cumplan los requisitos establecidos por la Direccin (calidad, economa, etc.) y los establecidos en la normativa aplicable referente a la subcontratacin (cumplimiento de obligaciones tributarias y de la seguridad social, organizacin preventiva, etc.)
2.2.2.2.
Departamento Tcnico
Funciones de asistencia a la obra que de respuesta rpida a cualquier problema de tipo tcnico que surja durante su ejecucin. Adems ofrece apoyo al jefe de obra
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en los estudios de viabilidad, propuesta de soluciones constructivas, indefiniciones, optimizacin de soluciones, etc.
2.2.2.3.
Este es uno de los departamentos mas importantes ya que maneja la informacin precisa para la planificacin y control de las obras. En este departamento se utilizan las herramientas informticas de gestin a travs de bases de datos nicas en la empresa.
2.2.2.4.
Departamento de Maquinaria
Como ya hemos indicado anteriormente, este departamento est reservado a empresas en cuya actividad emplean maquinaria especfica. Realiza funciones de apoyo, colaboracin y solucin de problemticas relativas a equipos, ya sean mquinas o instalaciones auxiliares, usados en la actividad de la construccin.
2.2.3. Secretara General Se integran bajo este epgrafe el resto de los departamentos de una empresa, entre los que podemos destacar los siguientes: 2.2.3.1. Departamento de Recursos Humanos
Las funciones de este departamento son la seleccin, formacin, desarrollo y consecucin del nmero de personas cualificadas necesarias para conseguir los objetivos de la organizacin; as como las actividades necesarias para la consecucin de la mxima satisfaccin y eficiencia de los trabajadores, mediante: a) b) c) d) e) f) Planificacin de las necesidades de RR.HH. Reclutamiento y seleccin de personal Orientacin, formacin y desarrollo. Evaluacin del trabajo Remuneracin Funciones complementarias.
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2.2.3.2.
Funciones administrativas en general: control de costes, tramitacin de cobros y pagos, etc.; y contabilidad general de la empresa.
2.2.3.3.
Departamento Jurdico
Funciones de asesora jurdica en la gestin e interpretacin de contratos, tanto pblicos como privados.
2.2.3.4.
Departamento Financiero
Funciones de planificacin y gestin de recursos financieros. Adems este departamento debe procurar la financiacin, tanto del activo circulante de la empresa, como de posibles inversiones necesarias.
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3.1.
Las funciones del Jefe de Obra equivalen a las de cualquier Director de Produccin de una empresa. Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante la aplicacin de los factores disponibles desarrollando las funciones de: