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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

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ejercicio - DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS
SISTEMAS DE INFORMACION DEL TALENTO HUMANO
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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

I. ASPECTOS PARA LA IMPLEMENTACION FINAL  Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento  Determinar que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe el formato. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar. Es importante tener certeza sobre la información que en realidad se requiere en una base de datos y que en realidad sea útil para la empresa  Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información (entrevista, cuestionario, entrevista, observación  El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a la fuente adecuada de la información sino también, el tipo de cliente al que va dirigido el formato como es el caso de su perfil, escolaridad, tipo de labor, etc  En la redacción de normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e impersonal  En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos II. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DE TRABAJO A. TITULO Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos:  Logotipo y Nombre de la Empresa  Serial  Revisión  Páginas  Firma de la persona responsable de la revisión y aprobación  Nombre del procedimiento o Instructivo de trabajo DE CADA

B. REGISTRO DOCUMENTO

DE

REVISIONES

EFECTUADAS

A

ESTE

Es la parte del procedimiento o Instructivo de trabajo donde se señala el número de revisiones realizadas al documento

1. OBJETIVO: Debe describir de manera clara el “por qué” y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendible para todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento 2. ALCANCE: Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo. 3. RESPONSABLES: Debe indicar las cargos que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal. 4. CONDICIONES / NORMATIVAS: NORMATIVAS: Debe describir las condiciones específicas para el procedimiento o la instrucción de trabajo ASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento Materiales, Herramientas y Equipos 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Describe en forma detallada y en orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener 6. FLUJOGRAMA: Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, el cargo que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento

7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, título, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento. 8. REGISTROS: Lista de los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociadas al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad. 9. GLOSARIO: Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10. ANEXOS: Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso III. ESTRUCTURA DOCUMENTAL Cada empresa debe personalizar y adaptar una estructura documental de acuerdo a su propia realidad y requisitos. La estratificación es importante, la distinción de niveles impone una jerarquía de documentos, plantea un orden y establece una relación simple y compatible entre las referencias NIVEL I: MANUAL DE CALIDAD: Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece por què se hace, lo que se hace y quien lo autoriza. Es redactado por los miembros del comité de Calidad, revisado por el Representante de la Dirección y aprobado por el Director General. NIVEL II: PROCEDIMIENTOS: Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de calidad en cada una de las tareas funcionales, propòsito de la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quién debe hacerlo), procedimiento (cuándo, dónde y cómo debe hacerse), cuales materiales, equipos y documentos deben

ser usados y la documentación: registrada.

Cómo debe ser controlada y

NIVEL III: INSTRUCCIONES DE TRABAJO: Son instrucciones detalladas de trabajo que describen como la actividad debe ser ejecutada. Son generalmente utilizadas en equipo, facilidades y actividades específicas que pueden tener impacto directo en la calidad como por ejemplo: Dibujos, instrucciones de manufactura, especificaciones técnicas, de proceso o de clientes, planos, métodos de prueba, diagramas, acuerdos o contratos y otros. NIVEL IV: FORMATOS Y REGISTROS: Sirven para recopilar información valiosa.  Los formatos registran datos  Los registros registran evidencias objetivas de ejecución y terminación de actividades o trabajos con apego a los lineamientos o instrucciones descritas en los procedimientos o instrucciones de trabajo, tales como:  Grado alcanzado en los objetivos de calidad  Nivel de satisfacción o insatisfacción de los clientes  Hallazgos y resultados obtenidos  Bases para analizar tendencias  Resultados de control de proceso  Resultados de control de producto no conforme  Acciones correctivas tomadas y su efectividad  Desempeño de los proveedores  Habilidades y entrenamiento de personal NIVEL V: DOCUMENTOS EXTERNOS Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución. IV. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Los documentos al igual que los registros deben controlarse, es decir se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para:     Aprobar documentos antes de su edición Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de documentos Garantizar que las revisiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso

  

Asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente identificables Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla la distribución Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para aplicarles una identificación adecuada en caso que se mantengan por alguna razón

DESCRIPCION DEL PROCESO N. ACTIVIDAD Identificar necesidad de crear modificar o anular documento RESPONSA BLE El servidor que tenga la necesidad TAREA El funcionario diligencia el formato “solicitud de elaboración, modificación o anulación documento” justificando la necesidad, esta solicitud debe ir con el visto bueno y firma del director, oficina o responsable de la dependencia donde se identifica la necesidad de la solicitud. Radica la solicitud, verifica que la solicitud este completamente diligenciada, que sea clara, que no exista otra solicitud del documento sin cerrar. En el caso que la solicitud este relacionada con la creación de un documento, se valida que no exista ese documento, si es para crear o modificar. Identifica al dueño del proceso para que evalué y defina la viabilidad de la solicitud. El concepto emitido es registrado en el formato solicitud de elaboración, modificación o anulación documento.

1

2

Tramitar solicitud

Profesional de Planeación asignado

N.

ACTIVIDAD

RESPONSA BLE

TAREA

3

Estudiar solicitud

Dueño del proceso

4

Responder la solicitud

Profesional de Planeación asignado.

En el caso que la respuesta sea afirmativa, el dueño del proceso selecciona a un funcionario involucrado con la actividad para que elabore el documento o lo modifique según corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en el documento “Elaboración de Documentos”. El concepto del estudio es registrado en el formato “Solicitud de elaboración, modificación o anulación documento”. En el caso que la solicitud se origine en una dependencia diferente a la relacionada con la necesidad de crear, actualizar o anular un documento se informa al solicitante acerca de la respuesta de su requerimiento. En el caso que la solicitud aprobada este relacionada con la anulación de un documento, se procede a retirar el documento de la pagina Web o la Intranet, para ubicarlo en la carpeta de anulados y se actualiza el Listado Maestro de Documentos. El documento físico es identificado como ANULADO finalizando el proceso. Para el caso de solicitudes aprobadas para crear o modificar un documento se procede con las etapas descriptivas a continuación.

5

Crear o modificar el documento

Profesional asignado del área responsable del proceso

Si la solicitud es para elaborar un documento, el responsable de documentar evalúa si hay otras dependencias involucradas con la actividad o si afecta el proceso de otra(s) dependencia(s), a fin de garantizar la participación de estas en el desarrollo del documento y hace un levantamiento preliminar de la información. Levanta el documento de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Elaboración de Documentos”. En caso de ser una modificación debe solicitar al Profesional de la Oficina, una copia en medio magnético del documento a modificar, previa identificación del documento como el Borrador.

N.

ACTIVIDAD

RESPONSA BLE

TAREA

6

Revisar documento

Concluido el proceso de elaboración o modificación del documento, el responsable de documentar entrega el documento borrador al funcionario Responsable autorizado para la revisión, de acuerdo a únicamente en medio magnético. matriz El responsable de la revisión (Anexo 1) realiza su evaluación y verifica el documento para que responda a la necesidad establecida, si tiene observaciones, recomendaciones o encuentra inconsistencias las registra en el medio magnético y

lo devuelve al responsable de documentar para que haga las correcciones.

7

Codificar el documento

8

Aprobar documento

Revisa y asigna el código al documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento verifica que el documento cumpla con los estándares de forma establecidos según el tipo de Profesional documento y procede a actualizar de el “ Listado Maestro de Planeación Documentos”. asignado Para el caso de modificaciones asigna la nueva versión y verifica que se haya registrado las modificaciones en el documento, de acuerdo a los requisitos establecidos para tal fin. Una vez ajustado el documento en el medio magnético se procede a realizar la impresión correspondiente y se remite el documento al responsable del proceso solicitante para realizar la revisión y aprobación correspondiente. Verifica que el documento este acorde con las políticas y objetivos establecidos y que los recursos requeridos para la Responsable aplicación de las actividades de acuerdo a relacionadas en la descripción del matriz documento, son suficientes y (Anexo 1) adecuadas. Si tiene observaciones, recomendaciones o encuentra inconsistencias las registra en el documento y las devuelve para hacer las

9

Recolectar firmas

Profesional de Planeación asignado

N.

ACTIVIDAD Aprobar Procesos y/o Procedimient os

RESPONSA BLE Oficina de Planeación

correcciones y comience nuevamente el proceso de revisión y aprobación. Recolecta las firmas de los funcionarios que participan en la revisión y aprobación del documento. Actualiza el “Listado Maestro de Documentos”, archiva la copia física del documento, en caso de tratarse de una modificación de un documento el profesional retira de la carpeta el documento impresos vigentes, lo identifica como “Documento Obsoleto” en todas las paginas y guarda el documento en la carpeta de “Documentos Obsoletos”. De los documentos obsoletos se guarda una copia en medio magnético y del impreso se conserva únicamente una copia de la versión anterior. TAREA Cuando se trate de procesos y/o procedimientos que se les ha hecho modificaciones, o nuevos se darán por aprobados cuando sean firmados por los responsables para que se puedan publicar en la Web o Intranet Los documentos aprobados son convertidos en un software de protección, como medida de control para evitar modificaciones o alteraciones, exceptuando los formatos correspondientes a cada procedimiento. Se sube a la pagina Web o la Intranet de la Entidad ubicándolo en la carpeta de documentos aprobados, de acuerdo con las rutas establecidas.

10

11

Publicar documentos en la pagina Web o la Intranet de la entidad

Profesional de Planeación asignado

12

Informar y/o Distribuir el documento

Profesional de Planeación asignado

13

Difundir el documento

Responsable del proceso

14

Controlar Documentos Externos

Responsable del proceso

Identifica el personal relacionado con el documento e informa vía correo electrónico, los cambios o modificaciones en las plantillas. En el caso de modificación de un documento se identifica si se tienen copias físicas. Destruir las anteriores y reemplazar la nueva versión. Si es necesario realizar distribución física del documento el responsable del proceso establece a quien se le debe entregar el documento el cual se edita e identifica como Copia Controlada, dejando el registro de su distribución en el formato “Control de Distribución de Copias” Hace la divulgación de los documentos en su dependencia de trabajo para asegurar su entendimiento, comprensión e implementación inmediata, e informa la localización o ruta de acceso donde pueden consultar el documento. De la divulgación se deja en el formato “Registro de Asistencia”, el cual se guarda en el archivo del Responsable del área que hace la divulgación. Cuando las modificaciones de un documento son de forma o no son generales, se puede difundir por mail, enviando copia del mail al Profesional de la Oficina Asesora de Planeación asignado Identifica el documento como “Documento Externo” actualiza el “Listado Maestro de Documentos Externos”, identifica a los funcionarios afectados por el mismo y emite el número de copias necesarias, dejando el registro de su distribución en el formato “Control de Distribución de Copias”. Si considera

necesario, programa reuniones explicativas para discutir el documento y garantizar su comprensión.

GLOSARIO DE TERMINOS • • ANULACION: Proceso mediante el cual un documento se suprime o elimina APROBACION: Acción mediante la cual un cargo previamente autorizado evalúa que el contenido de un documento cumpla lo que debe realizarse, para alcanzar los objetivos propuestos COPIA CONTROLADA: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen COPIA NO CONTROLADA: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones DIFUSIÓN: documento Es el proceso que permite dar a conocer un

• • •

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación DOCUMENTO EXTERNO: Todos los documentos generados por organismos externos que establece compromisos que se deben cumplir o normas para el desarrollo de sus actividades DOCUMENTO: disposiciones Todo documento generado para establecer

• • •

DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido EDICIÓN: Impresión y publicación del documento revisado y aprobado

FORMATO: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información que se genera un proceso o actividad. Puede estar en medio físico o magnético MODIFICACIÓN: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Puede ser de forma o de fondo PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan, para generar valor y las cuales trasforman elementos de entrada en resultados REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar que lo que esta escrito en un documento, es lo que se hace en la práctica VERSIÓN: texto. Aspecto particular y diverso que puede tomar un

• •

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