CASO APLICATIVO

Estudio de caso: Sistema de costos

sencillo
En un proyecto que implicaba el desarrollo de un
sistema de costos para una operacin de no
manufactura,
el
objetivo
era,
sencillamente,
proporcionar datos para informes sobre los productos y
sobre los resultados. No era necesario dar datos al
sistema de contabilidad y los costos ya estaban
captados y clasificados en archivos que satisfacan las
necesidades del sistema.
Todo lo que se requera, bsicamente era 1. Definir los
requisitos de los informes del sistema y 2. Disear y
programar un sistema para extraer informes de los

Estudio de caso: Sistema de costos

de procesos complejo de mltiples
plantas

El
segundo
ejemplo
es
una
gran
empresa
manufacturera con diversas plantas que producen
distintos productos. Aqu, el proyecto implica el diseo y
la instalacin de nuevos sistemas de costo, no solo
proporcionar informacin sobre productos y resultados.
Se utilizan los siguientes pasos:

1. Desarrollo de polticas generales y las

especificaciones para el desarrollo de los sistemas.
stas se utilizaran en cada planta como guas para
asegurar la congruencia en los conceptos utilizados de
una u otra planta. Uno de los problemas principales de
la administracin era que no poda comparar el
desempeo
de
varias
plantas
y
proporcionar
informacin de costos en forma coherente. Este mtodo
tambin proporcionaba un punto para obtener pronto
acuerdo y aprobacin de la administracin sobre
objetivos totales, requisitos de los informes, tipos de
sistemas de costos a emplearse e interrelacin
planeada con los sistemas de contabilidad.

2. Determinacin de prioridades de
instalacin y establecimiento de
plan

Inicialmente se decidi disear, ejecutar y probar los

sistemas en dos plantas piloto, siendo cada planta
diferente en sus operaciones.

3. Desarrollo de diseo conceptual

(ubicaciones piloto)
Se estructuraron los equipos de trabajo y se enviaron a
las ubicaciones piloto para desarrollar los diseos
conceptuales dentro de los lineamientos establecidos
en el paso 1. Esto inclua la definicin de los requisitos
del sistema y del flujo de trabajo as como los formatos
de obtencin y produccin de informes. En este paso,
las preguntas se hicieron respecto a asuntos tales como
la utilizacin de normas, tcnicas de medicin,
interpretacin de centros de costos con la contabilidad y
mtodo de procesamiento de datos. El trmino de este
paso y la aprobacin por parte de la administracin de

4. Llevar a cabo el diseo detallado

y la programacin
Una vez que se lleg a un acuerdo respecto a los conceptos, se
definieron las especificaciones detalladas para la obtencin de datos,
su procesamiento y la produccin de informes, la disposicin de
archivos y los pasos y controles del proceso. Al terminarse esta etapa
se escribieron y aprobaron los programas y las pruebas del sistema
se llevaron a cabo a medida que se completaban los distintos
mdulos. Es importante tener en cuenta que aunque los tcnicos
especialistas
en
procesamiento
de
datos
(programadores,
especialistas en equipo y comunicacin de datos, etc.) estaban muy
implicados en este paso, la administracin del proyecto total
permaneca en manos de un jefe de equipo que conoca ampliamente
los intereses de administracin y los requisitos de la contabilidad.

5. Instalacin del sistema

En este caso al ejecucin implicaba el establecimiento
coordinado de los nuevos archivos, la conversin de los
archivos de datos, la interrelacin con otros sistemas y
la iniciacin de procedimientos de procesamiento
(manuales y automatizacin). Debido a que el sistema
se dise como parte integral del sistema de
contabilidad la sincronizacin, secuencia y cortes
correctos era vitales para una instalacin exitosa.

 Es necesario la capacitacin y ayuda extensa a los usuarios y al

personal que trabaja los datos (procedimientos manuales). Es en
extremo importante que la(s) persona(s) designada(s) para
analizar, interpretar y trabajar con los gerentes de lnea haciendo
uso de la informacin generada entiendan a fondo el sistema y
puedan explicar la produccin de los datos a la administracin. La
operacin y anlisis de la informacin producida por el sistema de
costos debe llevarse a cabo por un miembro del equipo gerencial
que pueda trabajar eficientemente con informacin cuantitativa y
pueda explicarla a la gerencia (es decir, un contador de costos o
un ingeniero industrial). El personal de la gerencia de lnea con
frecuencia est muy ocupado o no dispuesto a llevar a cabo
anlisis cuantitativos de sistemas de costos y, en lugar de ello,
prefiere dejar que un analista capacitado analice e interprete
resultados para despus revisar esta informacin con l.