1 PROTOCOLO: REUNIONES DE CONSEJOS DIRECTIVOS/ DE ADMINISTRACIN

Antes de la Reunin: Planificacin y Organizacin

Res %nsa'le

Eta as !let"as# $ Pas%s !nu&e"ales#

1# Ciudad d%nde se u'i)a la O(i)ina Cent"ales por defecto la sede oficial en conformidad conlos Estatutos Constitutivos de cada Pas. Estas sedes son:

1A
Sede O(i)ial 1# Calenda"i% Anual: Para cada pas se de!e ela!orar un calendario al ini)i% del a+%. Para esto se de!e)%nsulta"con Presidencia del Conse"o y #erencia #eneral dePas.
,#

N/A

1*
Al)an)e

Corp.: $P%A Pas: ##EN

-e).a/ 0%"a de Ini)i% $ Du"a)in: Re1isa"(e).a "e1ista en Calendario y)%nsulta" dis %ni'ilidadcon Presidencia de Conse"o y #erencia #eneral de Pas para)%n(i"&a"/ )a&'ia" (e).a y de(ini" .%"a de ini)i% $ du"a)in.

$efinir alguna de las siguientes: 1# P"esen)ial: Presencia fsica de todos los invitados a la reunin.

1C
M%dalidad

,# Vi"tual:Asistentesatienden la reunin de manera virtual remota va conferencia desde tel&fono fi"o/ celular o soft'are de comunicacin (o)Pso!re )nternet. 2# Mi3ta:Com!inacin de los dos anteriores.

Corp.: $P%A Pas: ##EN

Considerar paraAsistentes P"esen)iales:

1# *eservar Sala de Juntas si reunin se realizar+ en espacio interno, o ,# *entar Sala en Es a)i% E3te"n% -E": .otel /aln de Eventos etc0.
Pas: ##EN

ConsiderarparaAsistentes Vi"tuales:
2# ProporcionarN5&e"% Tele(ni)%-con cdigo de pas y +rea0 y Cdi4% de Pa"ti)i ante para participantes e1ternos. Ejm: Telf. +1 (866) 692-4541; Cdigo: 7699818#

1D
Lu4a" del E1ent%/ U'i)a)in

6# Proporcionar N5&e"% de E3tensin para /taff P2 localizado en otros pases. Ejm: P ! m !" ! #$: %%1 + E&'e()i( 1%1 7# Proporcionar Lin8 de A))es% a S%(t9a"e de C%&uni)a)in V%IP s%'"e Inte"net para /taff de P2/ e1ternos. Ejm: *i(+ , ! ""ede! -oTo.ee'i(g: /'',):00glo1 l.go'omee'i(g."om0joi(0272 :# Proporcionar N5&e"% Tele(ni)%-con cdigo e )$0 de A))es% a S%(t9a"e de C%&uni)a)in V%IP s%'"e Inte"net para /taff de P2/ e1ternos. Ejm: Telf: +1 (62%) 869-1%15; 3""e) Code: 272-458-812; .ee'i(g 45: 272-458-812 %a ela!oracin de la Agenda implica: 1# -e).a de Ela'%"a)in: /e de!e ela!orar con, se&anas !16 d;as# de antelacin para incluirla "unto a la )nvitacin - (er Eta a <0. Ejm: 6i !e7(i( e) el 15 de e(e!o 3ge(d )e el 1o! / )' el 18 de e(e!o. ,# Lista de Te&as a T"ata":/e ela!ora tras )%nsulta"posi!les temas con la Presidencia del Conse"o y #erencia #eneral del Pas. 2# C%ntenid% M;ni&%: %as *euniones cuando menos tratan los siguientes temas:

Corp.: $P%A

1E
A4enda

a. )nforme 2ensual 3inanciero / Operativo: #erente #eneral de Pas e1pone los Resultad%s del Mes desde cuatro perspectivas: 3inanzas y Operaciones Auditora *ecursos .umanos y *iesgos. Para esto de!e utilizar los d%)u&ent%s est=nda"es - (er Eta a 100. !. /esin E"ecutiva: Participan s%l% l%s Mie&'"%s del C%nse>% y personas re4ueridas por el Conse"o. /e tratan temas de )a"=)te" )%n(iden)ial y de e3t"e&a i& %"tan)ia/ u"4en)ia. c. 5emas (arios:Cual?uie" %t"% te&asolicitado por alg6n 2iem!ro del Conse"o o #erencia #eneral del Pas -si es aceptado por el Conse"o0.

Pdte. Conse"o Corp.: $P%A Pas: ##EN

2
-Continuacin0
Eta as !let"as# $ Pas%s !nu&e"ales# Res %nsa'le

/e de!e ela!orar la Lista de Asistentes en funcin de las siguientes categoras: 1# Mie&'"%s del C%nse>% Di"e)ti1%/de Ad&inist"a)in: /on miem!ros oficiales con derec7o a V%@ $ V%t%y participacin e1clusiva en Sesin E>e)uti1a. /on invitados a t%das las "euni%nes. $e!en alcanzar ?u"u& -conforme Estatutos0. a. Presidente/a: Preside reunin conforme sus atri!uciones estatutarias. !. (icepresidente/a:En caso de ausencia de Presidente/a preside la reunin. c. /ecretario/a: Administra las actas incluyendo la solicitud de firmas. d. $irectores/as 5itulares: Participan como miem!ros fi"os del Conse"o. e. $irectores/as /uplentes: *eemplazan a titulares en caso de inasistencia. ,# In1itad%s/as:Participan a re4uerimiento del Conse"o y tienen derec7o a V%@ pero NO a V%t%y en algunos casos participan en /esin E"ecutiva:

Pa"ti)i an% )i%nal&enteen /esin E"ecutiva:

1Asistentes

a. /taff E"ecutivo del Corporativo: $irectores/ #erentes seg6n sea re4uerida su participacin por ser partes interesadas en alguno de los temas a tratar. !. Auditor/a y Conse"ero/a %egal: $irector/a de Auditora y Cone"ero/a %egal del Corporativo participan como invitados en todas las reuniones. c. 2oderador/a: En calidad de invitado/a el/la $irectora/a de Planificacin y Control de #estin -Corp.0 se encarga de moderar las reuniones. d. Encargado de 5omar Notas y Ela!orar 8orrador de Acta: En calidad de invitado/a el/la #erente de Control de #estin -Corp.0 se encarga de tomar nota de de!ates y acuerdos as como de ela!orar el !orrador de Acta.

Corp.: $P%A Pas: ##EN

N% a"ti)i an% a"ti)i ana"e?ue"i&ient% del Conse"o en /esin E"ecutiva:

e. #erente #eneral del Pas: Como *epresentante %egal en el Pas es invitado o!ligado para e1poner los temas re4ueridos por el Conse"o. Participa en /esin E"ecutiva a re4uerimiento del Conse"o. f. /taff E"ecutivo del Pas: #erentes de 9rea invitados por #erente #eneral a discernir temas 4ue se presentan antes de la /esin E"ecutiva. $efinir alguna de las siguientes: 1# -e).a de En1;%: /e de!e enviar , se&anas !16 d;as#antes de la reunin. Ejm: 6i !e7(i( e) el 15 de e(e!o 4(9i' "i( )e e(9: el 18 de e(e!o. ,# Ca"a)te";sti)as: a. )nvitacin Electrnica: Ela!orar con las siguientes 7erramientas:

Corp.: $P%A

1<
In1ita)in/ C%n1%)at%"ia

!. Correos Electrnicos de Asistentes: Para enviar la )nvitacin se recopilan los correos electrnicos con ayuda de Lista de Asistentes - (er Eta a 1-0. 2# C%ntenid% de In1ita)in: a. 3ec7a y.ora de )nicio y 3inalizacin - (er Eta a 1*0 !. :!icacin e )nstrucciones para Asistentesc. Agenda - (er Eta a 1E0 d. Acta/ *esumen de Acuerdos de ;ltima *eunin - (er Eta a 100 6# N%ti(i)a)in de Asisten)ia % Inasisten)ia: %os invitados de!en notificar por medio de las opciones incluidas en la )nvitacin Electrnica de Outloo<:
2iem!ros Conse"o )nvitados

(er Eta a 1D0

3
-Continuacin0
Eta as !let"as# $ Pas%s !nu&e"ales# Res %nsa'le

-e).as:
1# -e).a de P"esenta)in: %os Pases de!enpresentar a $P%A los documentos a ser utilizados en la *eunin con, se&anas !16 d;as# de antelacin. Ejm: 6i !e7(i( e) el 15 de e(e!o 5o"7me('o) )e ,!e)e(' ( el 18 de e(e!o ,# -e).a de Dist"i'u)in: $P%A de!e distri!uir los documentos a los Asistentes con1 se&ana !A d;as#antes de la 3ec7a de la *eunin. Ejm: 6i !e7(i( e) el 15 de e(e!o 5o"7me('o) )e di)'!i17;e( el 8 de e(e!o
Pas: ##EN

D%)u&ent%s "e?ue"id%s:
1# A)ta de la Blti&a Reunin: /e presenta la 1e"sin (inal y se colectan (i"&as. ,# Pa"aIn(%"&e Mensual -inan)ie"% / O e"ati1%: a. *eporte de Entono y 2ercado -2*0: /e ela!ora 7asta el 1C de )ada &es.

!. *eporte 3inanciero -3*0: /e ela!ora 7asta el 1C de )ada &esD

10
D%)u&ent%s a"a la Reunin 2# Pa"a Ot"%s Te&as Sesin Ini)ial % Sesin E>e)uti1a: a. )nformes O!ligatorios: E"m: $ictamen Auditora E1terna )nformes Auditora )nterna Estados 3inancieros Calificaciones -E": *iesgo $esempe=o /ocial0 *esultados de )nspecciones de #o!ierno Nacional/ *egulador %ocal etc. !. )nformes a *e4uerimiento: E"m: /ituacin de Proyectos Crticos *iesgos Estrat&gico 3inanciero Operativo de 2ercado y/o *eputacional etc. c. Propuestas: E"m: Estrategias Polticas Planes de Accin/ Correccin Nuevos /ervicios/ Productos )ncremento /alarial 5ernas de Auditora E1terna 5ernas para Cargos E"ecutivos etc. d. *esumen Contratos y Convenios: E"m: Contratos de 3inanciamiento Convenios )nterinstitucionales de Cooperacin o de Afiliacin a *edes etc. e. *esumen Estudios E1ternos o )nternos: E"m: Estudios de 2ercado Competencia o )mpacto Evaluacin de Programas/ /ervicios etc.
Corp.: $P%A

1# Re1isin de d%)u&ent%s %" a"te de Asistentes:%os asistentes de!en "e asa" a )%n)ien)ia l%s d%)u&ent%s a"a la "eunin- (er Eta a 100. %os 2iem!ros del Conse"o insistentes en la 6ltima reunin de!en revisar el A)ta.

1I

P"e a"a)in de l%s/las Asistentes a"a la Reunin

,# Ela'%"a)in de N%tas/ P"e4untas a"a la Reunin:%os asistentes de!en preparara untes % "e4untas so!re cual4uier cuestin 4ue deseen plantear durante la reunin. 2# Lista de P"e4untas a"a In(%"&e Mensual -inan)ie"% / O e"ati1%: En funcin de la revisin de documentos de este tema - (er Eta a 100 $P%A/ #C#propondr+ una lista de preguntas para )%nside"a)in del C%nse>%.

2iem!ros Conse"o )nvitados

Corp.: $P%A #C#

,
E

Du"ante la Reunin: *eglas y 2oderacin

Res %nsa'le

Eta as !let"as# $ Pas%s !nu&e"ales#

1# Puntualidad en la Asisten)ia:%os Asistentes de!en llegar al %ugar de reunin -presencial0 o conectarse a &sta -virtual0 con7F1C &inut%s de anti)i a)in. ,# A a4a" TelG(%n%s Celula"es o ponerlos en modo Silen)i%s%. 2# *espetar Tie& %s de cada 5ema y el O"den de Inte"1en)i%nes asignado por el 2oderador - (er Eta a ,*0. 6# No sostenerC%n1e"sa)i%nes Pa"alelas a"enas al de!ate central. 7# *"e1edad/ Cla"idad $ Pe"tinen)ia al momento deinte"1eni"y/o "e4unta". :# Cu& li" )%n Inst"u))i%nes de Audi%: :tilizar &i)"(%n% "% i% -para evitar ecos0 y ponermicrfono enSilen)i% !Mute#cuando no se interviene:

,A

5odos los Asistentes

Re4las/ Cdi4% de C%ndu)ta

1# P"esen)iales: *ealizar las siguientes actividades: a. !. Preparacin de /ala de >untas: *evisar%"den $ li& ie@a funcionamiento del "%$e)t%" interruptores de lu@ 1entila)in / )ale(a))in. 2aterial de 5ra!a"o: Ela!orar &ate"ial i& "es% para la reunin colocarla i)e"asy .%>as de a el en cada sitio. *efrigerios: Cuando menos disponer de '%tellas dea4ua )a(G y dul)es. 8ienvenida y Asignacin de /itios: Re)i'i" $ a)%&%da" a l%s asistentes en sitios asignados en funcin de "erar4uas. Prue!as de (oz y (ideo:El/la 2oderador/a de!e verificar con cada invitado 4ue e1iste una adecuada emisin y recepcin de se=al (o)P.
Corp.: $P%A Pas: ##EN

,*
Re)e )in de In1itad%s

c. d.

,# Vi"tuales: *ealizar las siguientes actividades: a.

1# $ar la*ien1enida ypresentar aPa"ti)i antesNue1%s. ,# *ecordar Re4las /Cdigo de Conducta- (er Eta a ,A0. 2# *epasar A4enda-con tiempos0 y Resu&en de A)ue"d%s de pasada reunin. 6# Preguntare)ncluirOt"%s Te&as Re?ue"id%s por el Conse"o. 7# Confirmar Res %nsa'le/s de T%&a" N%ta de $e!ates y Acuerdos. :# *ecordar a #erencia #eneral de Pas 4ue de!e e1poner losD%)u&ent%s Re?ue"id%s en los (%"&at%s esta'le)id%s - (er Eta a 100.

,C

M%de"a)in de la Reunin

A# Ini)ia" Reunin y Cede" la Pala'"a al 1e"D E3 %sit%" conforme la Agenda. H# A)la"a" si las P"e4untas se efectuar+n du"ante % des uGs de la e1posicin. I# Controlar el Tie& % de duracin de cada tema y de la reunin en general. 1C# P%ne" O"den en l%s De'ates: )dentificar cuando un de'ate se est= des1iand% del tema central y "edi"i4i" la reunin conforme la Agenda. 11# P%ne" O"den en las Inte"1en)i%nes: )dentificar e"s%nas ?ue desean inte"1eni" y esta!lecer el orden dando "e(e"en)ia a miem!ros del Conse"o. 1,# C%n)lui" Reunin y recordar/ acordar(e).a de "3i&a "euninD

Corp.: $P%A

2
E

Des uGs de la Reunin: Notas y Acta

Res %nsa'le

Eta as !let"as# $ Pas%s !nu&e"ales#

1# -%"&ali@a)in de N%tas de Reunin:Ela!orarel documento ?Resu&en de A)ue"d%s@ so!re la !ase de las notas tomadas durante la reunin./e recomienda 7acerlo al concluir la reunin -temas frescos en mente de apuntador0. ,# C%ntenid% del Resu&en de A)ue"d%s: %as notas registran acuerdos y formalizan el tra!a"o realizado durante la reunin. Por tanto de!en incluir: a. !. c. d. $escripcin de 3ec7a .ora de )nicio y 3inalizacin %ugar y N6mero de *eunin. Agenda: %ista de 5emas tratados. Asistentes: %ista de participantes con Nom!re Completo y Cargo. Clasificar entre 2iem!ros del Conse"o e )nvitados.
Corp.: $P%A #C#

2A
N%tas de la Reunin

*esumen de 5emas Presentados y $e!ates: Asignar a cada tema y de!ate una numeracin correlativa Ejm: Tem 1. 4(fo!me .e()7 l <i( ("ie!o =,e! 'i9o; 1.1. 5e1 'e 1; 1.2. 5e1 'e> e'". e. f. *esumen de Acuerdos incluyendo el nom!re y principales caractersticas de los asuntos apro!ados. *esumen de Actividades para /eguimiento fec7as lmite. incluyendo responsa!les y

2# Dist"i'u)in del Resu&en de A)ue"d%s: El resumen de!e ser distri!uido -por )%""e% ele)t"ni)%0 a todos los 2iem!ros del Conse"o Conse"era %egal $ir. Auditora )nterna y a invitados 4ue resulten ser partes interesadas de alguno de los acuerdos. 6# Re1isin del Resu&en de A)ue"d%s: %os 2iem!ros del Conse"o y Conse"era %egal de!en revisar el resumen y )%&uni)a" )a&'i%s re4ueridos. 1# -%"&ali@a)in de A)ta de Reunin:El Acta ser+ levantada seg6n las e3i4en)ias de "e4ula)in/ le4isla)in. El Resu&en de A)ue"d%s- (er Eta a 2A0 servir+ de !ase para 4ue cada pas ela!ore el A)ta (%"&al. ,# A "%'a)in de A)ue"d%s: /eg6n lo permita la regulacin/ legislacin los2iem!ros del Conse"o pueden apro!ar acuerdos a trav&s de:
2iem!ros Conse"o Corp.: C%E# Pas: ##EN

2*
A)ta de la Reunin

a. !.

(oto Presencial: Apro!acin ver!al durante la reunin, (oto Electrnico: *evisin del *esumen de Acuerdos - (er Eta a 2A0 despu&s de la reunin y apro!acin va correo electrnico con copia a todos los 2iem!ros del A"unta y Conse"era %egal.

2iem!ros Conse"o Corp.: C%E#

2# Re)%le))in de -i"&as: Consiste en recolectar las firmas de los 2iem!ros del Conse"o en el Acta para satisfacer las e1igencias de regulacin/ legislacin.