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Manual Programa Contable Bsico

Para Excel, OpenOffice y LibreOffice Cmo configurar y usar el programa contable bsico

Rupert Parsons 2012

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Donde descargar el programa contable bsico?

Haga clic en el enlace que est debajo: http://es.scribd.com/collections/3464239/Contabilidad !rograma Contable "uego# para descargarlo haga clic en uno de los siguientes t$tulos que aparecen en el sitio %eb&: Programa Contable Bsico (Excel) Programa Contable Bsico (OpenOffice) Programa Contable Bsico (LibreOffice) * Se tiene que inscribir a Scribd para descargar el arc i!o"

Copyright
Cop'right ( 2)*2 +upert !arsons ,lgunos -erechos +eser.ados Haga clic en el enlace de abajo para .er los detalles de la licencia que se aplican a esta obra: http://creati.ecommons.org/licenses/b' nc sa/3.)/deed.es/01

Autor y Feedback
,utor: +upert !arsons !or 2a.or dirijame cualquier comentario o sugerencia sobre el programa o este documento a: 2eisa.recursos3gmail.com

Rupert Parsons 2012

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Tabla de contenidos
Conocimiento de hojas de clculo requerido para poder usar el programa................................................... Conocimiento requerido.......................................................................................................................................... 2 Materiales disponible (OpenO ice ! "ibreO ice# .................................................................................................... $ Con!iguraci"n #sica........................................................................................................................................... $ %ombre de su Instituci&n ....................................................................................................................................... ' ()mbolos de moneda.............................................................................................................................................. * +anco , e ecti-o .................................................................................................................................................... . C&di/os.................................................................................................................................................................. 0 1escripciones....................................................................................................................................................... 10 In orme 2inanciero 1............................................................................................................................................. 12 En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta.......................................................13 Cmo configurar el informe para su tamao de papel........................................................................................ 14 In orme 2inanciero 2............................................................................................................................................. 1' Cmo cambiar los ttulos de los meses de los estados de resultados mensuales.............................................16 Cmo cambiar los ttulos del smbolo de moneda local al smbolo de moneda e tran!era o "ice"ersa.............1# En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta.......................................................1$ Cmo configurar el informe para su tamao de papel........................................................................................ 1% Con!iguraci"n A%an&ada.................................................................................................................................... '( Crear m3s ilas para car/ar recibos , pa/os........................................................................................................ 21 Crear m3s ilas para los c&di/os........................................................................................................................... 2' Cambiar el n4mero de posiciones decimales de 2 a 0 ........................................................................................ $0 Redondear (moneda e5tran6era#........................................................................................................................... $2 Comien&o del mes.............................................................................................................................................. )$ Introducci&n.......................................................................................................................................................... $' Paso 17 Crear un nue-o arc8i-o para el nue-o mes............................................................................................. $* Paso 27 +orrar los recibos , pa/os del mes anterior............................................................................................$. Paso $7 (eleccionar el mes de contabilidad......................................................................................................... $9 Paso 47 Car/ar los saldos del mes anterior.......................................................................................................... 40 Paso '7 Coti:aci&n................................................................................................................................................ 41 Comien&o del a*o contable............................................................................................................................... $' Introducci&n.......................................................................................................................................................... 4$ Paso 17 +orrar los estados de resultados mensuales del a;o anterior.................................................................44 Rupert Parsons 2012

Imprimir con papel Carta o A4 Paso 27 +orrar el presupuesto anual del a;o anterior........................................................................................... 4' Paso $7 Car/ar el presupuesto anual del nue-o a;o contable..............................................................................4* +egistrar los recibos y pagos mensuales........................................................................................................ $, Introducci&n.......................................................................................................................................................... 40 "os detalles para re/istrar.................................................................................................................................... 49 -eri!icar los recibos y pagos............................................................................................................................. .' 1etalles de los recibos , pa/os............................................................................................................................ '$ Conciliaci&n del e ecti-o....................................................................................................................................... '4 Conciliaci&n +ancaria........................................................................................................................................... '' /n!ormes Financieros.......................................................................................................................................... ., "os in ormes inancieros que el pro/rama puede /enerar....................................................................................'0 &etalles de las transacciones financieras........................................................................................................... '% (n)lisis mensual de los recibos y pagos............................................................................................................ 6* +lu!o de ca!a mensual......................................................................................................................................... 61 Estado de resultados mensual........................................................................................................................... 6, Estado de resultados -ao a la fecha. comparado al presupuesto anual...........................................................63 El monto promedio mensual de cada rubro........................................................................................................ 64 /esumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos................................................................................6' C&mo preparar el estado de resultados mensual.................................................................................................** C&mo calcular el monto promedio mensual de cada rubro...................................................................................*0 1etalles de las transacciones inancieras por rubro............................................................................................. .0 0ara 1ayor /n!ormaci"n..................................................................................................................................... ,'

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Conocimiento de hojas de clculo requerido para poder usar el programa

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Conocimiento requerido
Conocimiento requerido para usar el programa: C4mo abrir# guardar ' cerrar hojas de clculo. C4mo seleccionar celdas. C4mo escribir ' editar en una hoja de clculo. C4mo imprimir una hoja de clculo. C4mo copiar ' pegar celdas 5inclu'endo pegado especial6. Conocimiento adicional para configurar bsicamente el programa: C4mo con2igurar una hoja de clculo para imprimir 5tama7o de papel6. C4mo proteger ' desproteger una hoja de clculo. C4mo ocultar 2ilas. Conocimiento adicional para configurar avan adamente el programa: C4mo insertar 2ilas. C4mo cambiar el n8mero de posiciones decimales.

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1ateriales disponible 23pen3!!ice 4 5ibre3!!ice6

1i usa el programa contable bsico para 9pen922ice / "ibre922ice ' necesita a'uda en cuanto a los conocimientos requeridos ha' un manual disponible: !u"a de Calc (#egunda Edici$n)

!ara descargarlo .a'a a 1cribd 5+upert !arsons Colecci4n: :ateriales de ;n2ormtica6 o haga clic en el enlace que est de abajo: http://es.scribd.com/collections/3*<*92)/:ateriales de ;n2ormatica "a tabla abajo detalla los cap$tulos ' las secciones de =>u$a de Calc 51egunda 0dici4n6? que le a'uda: Conocimientos %equeridos C4mo abrir# guardar ' cerrar hojas de clculo C4mo seleccionar celdas C4mo escribir ' editar en una hoja de clculo C4mo ocultar 2ilas C4mo imprimir C4mo con2igurar una hoja de clculo para imprimir 5tama7o de papel6 C4mo insertar 2ilas Cap"tulo de la &!u"a de Calc' ,brir# >uardar ' Cerrar hojas de clculo 1eleccionar celdas 0scribir ' editar en una hoja de clculo Columnas ' 2ilas 51ecci4n: 9cultar columnas6 ;mprimir 51ecci4n: ;mprimir6 ;mprimir 51ecci4n: @ormato de papel ' mrgenes6 Columnas ' 2ilas 51ecci4n: ;nsertar 2ilas6

C4mo cambiar el n8mero de posiciones decimales @ormato de Celdas 51ecci4n: A8meros6

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Configuracin Bsica

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7ombre de su /nstituci"n
Ba'a a la pesta7a Parmetros (i)os. 1eleccione la celda del *ombre de la +nstituci$n. Cargue el nombre de su instituci4n:

,iene que cargarlo por la siguiente ra $n: !ara que el nombre de su instituci4n apareCca en todas las hojas / in2ormes del programa:

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'

89mbolos de moneda
Ba'a a la pesta7a Parmetros (i)os. 1eleccione la celda del #"mbolo de moneda local. Cargue el s$mbolo de moneda local. 0n caso de que tenga que presentar in2ormes en una moneda eDtranjera: 1eleccione la celda del #"mbolo de moneda extran)era. Cargue el s$mbolo de moneda eDtranjera:

,iene que cargar el s"mbolo-s de moneda por la siguiente ra $n: !ara que el s$mbolo de moneda apareCca en el t$tulo de todas las columnas que tienen montos:

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#anco y e!ecti%o
Ba'a a la pesta7a Parmetros (i)os. 1eleccione la celda de Banco que se ubica debajo del t$tulo =*ombres de los libros contables?. Cargue el nombre de su Eanco. 1e suele usar el nombre Ca)a C.ica para e2ecti.o. 0n caso de que quiera un nombre di2erente para e2ecti.o 5en .eC de Caja Chica6: 1eleccione la celda de Efectivo. Cargue el nombre que quiere para e2ecti.o:

,iene que cargarlos por las siguientes ra ones: !ara los t$tulos de las hojas donde carga los recibos ' pagos.

!ara los t$tulos de algunos de los in2ormes 2inancieros. 5por ejemplo el in2orme =/nlisis de los %ecibos 0 Pagos?6.

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C"digos
Ba'a a la pesta7a Parmetros (i)os. Cargue los c$digos ' los nombres de las cuentas que corresponden a los c4digos 5su plan de cuentas6. !ara cargar los c4digos ' los nombres de las cuentas de sus recibos: Ba'a a la secci4n de la hoja: Plan de Cuentas: %ecibos !ara cargar los c4digos ' los nombres de las cuentas de sus pagos: Ba'a a la secci4n de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

,iene que cargar los c$digos 0 los nombres de las cuentas por las siguiente ra ones: !ara la lista desplegable de los c4digos que aparece donde carga los c4digos para cada recibo ' pago:

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!ara el in2orme 2inanciero =/nlisis de los %ecibos 0 Pagos?:

!ara el in2orme 2inanciero =Estado de %esultados?:

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Descripciones
Ba'a a la pesta7a Parmetros (i)os. Cargue las descripciones habituales de sus recibos ' pagos. !ara cargar las descripciones habituales de sus recibos: Ba'a a la secci4n de la hoja: 1escripciones: %ecibos !ara cargar las descripciones habituales de sus pagos: Ba'a a la secci4n de la hoja: 1escripciones: Pagos 0jemplos de descripciones habituales para recibos: Aombres de clientes Aombres de donantes 0jemplos de descripciones habituales para pagos: Aombres de pro.eedores Aombres de empleados 5salarios6

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,iene que cargarlas por las siguiente ra ones: !ara la lista desplegable de las descripciones que aparece donde carga las descripciones:

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/n!orme Financiero
+ntroducci$n "a hoja +nformes (inancieros 2 inclu'e los in2ormes: /nlisis de los %ecibos 0 Pagos (lu)o de Ca)a !ara con2igurar correctamente los in2ormes de la hoja +nformes (inancieros 2 las siguientes pginas de esta secci4n eDplican: 0n caso de que ha'a 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta. C4mo con2igurar el in2orme para su tama7o de papel.

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12

En caso de que .a0a filas que no tienen un c$digo 0 nombre de la cuenta "e recomiendo que oculte las 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta para mejorar la presentaci4n del in2orme: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =/nlisis de los %ecibos 0 Pagos?. 1eleccione las 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta:

-esproteja la hoja +nformes (inancieros 2. 9culte las 2ilas. !roteja la hoja +nformes (inancieros 2.

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1$

C$mo configurar el informe para su tama3o de papel "a hoja +nforme (inanciero 2 se con2igur4 para el tama7o de papel Carta. 1i usa papel /4: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. ,bra la .entana que con2igura la pgina o si tiene 0Dcel 2))F / 2)*) seleccione la 2icha 1ise3o de pgina 5icono ,ama3o6. Cambie solamente el tama7o de papel Carta a ,4 usando la lista desplegable:

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/n!orme Financiero '

+ntroducci$n "a hoja +nformes (inancieros 5 inclu'e los in2ormes: Los estados de resultados mensuales El estado de resultados (a3o a la fec.a) comparado al presupuesto anual !ara con2igurar correctamente los in2ormes de la hoja +nformes (inancieros 5 las siguientes pginas de esta secci4n eDplican: C4mo cambiar los t$tulos de los meses de los estados de resultados mensuales. C4mo cambiar los t$tulos del s$mbolo de moneda local al s$mbolo de moneda eDtranjera o .ice.ersa. 0n caso de que ha'a 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta. C4mo con2igurar el in2orme para su tama7o de papel.

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1'

C$mo cambiar los t"tulos de los meses de los estados de resultados mensuales Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a los t$tulos de los meses:

!ara cada t$tulo del mes que quiere cambiar: 1eleccione la celda del mes. Gse la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el mes o escr$balo directamente en la celda:

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1*

C$mo cambiar los t"tulos del s"mbolo de moneda local al s"mbolo de moneda extran)era o viceversa Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. 1eleccione la celda del s$mbolo de moneda que se ubica en la primera columna de los estados de resultados mensuales 5Columna >6. Gse la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el s$mbolo de moneda local o el s$mbolo de moneda eDtranjera que se cargaron en la hoja Parmetros (i)os:

"os otros t$tulos del s$mbolo de moneda se cambian de acuerdo al s$mbolo de moneda que se seleccion4 en la primera columna de los estados de resultados mensuales 5Columna >6:

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1.

En caso de que .a0a filas que no tienen un c$digo 0 nombre de la cuenta "e recomiendo que oculte las 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta para mejorar la presentaci4n del in2orme: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. 1eleccione las 2ilas que no tienen un c4digo ' nombre de la cuenta:

-esproteja la hoja +nformes (inancieros 5. 9culte las 2ilas. !roteja la hoja +nformes (inancieros 5.

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10

C$mo configurar el informe para su tama3o de papel "a hoja +nforme (inanciero 5 se con2igur4 para el tama7o de papel Carta. 1i usa papel /4: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. ,bra la .entana que con2igura la pgina o si tiene 0Dcel 2))F / 2)*) seleccione la 2icha 1ise3o de pgina 5icono ,ama3o6. Cambie solamente el tama7o de papel Carta a ,4 usando la lista desplegable:

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Configuracin Avanzada

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20

Crear ms !ilas para cargar recibos y pagos

!ara crear ms 2ilas para recibos ' / o pagos tiene que dar dos pasos: Paso 2: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos Paso 5: Configurar los informes financieros para las nuevas filas Paso 2: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos Ba'a a la hoja donde quiere crear ms 2ilas para cargar recibos o pagos. "as hojas que tienen pesta7as grises son las hojas para cargar los recibos ' pagos: Banco Cargar %ecibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar %ecibos Efectivo Cargar Pagos Ba'a a la ultima 2ila amarilla. 1eleccione la ultima celda amarilla de las fec.as:

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21

-esproteja la hoja. ;nserte el n8mero de las nue.as 2ilas que necesita:

0n la ultima 2ila seleccione la celda del nombre de la cuenta. Copie la celda del nombre de la cuenta:

1eleccione las celdas del nombre de la cuenta de las nue.as 2ilas ' pegue. !roteja la hoja.

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22

Paso 5: Configurar los informes financieros para las nuevas filas Hiene que con2igurar el in2orme 2inanciero que muestra los detalles de los recibos o los pagos que se cargaron en la hoja donde insert4 las nue.as 2ilas. "as hojas 5pesta7as .erdes6 que muestran los detalles de los recibos ' pagos que se cargaron son las siguientes: Banco 1etalles %ecibos Banco 1etalles Pagos Efectivo 1etalles %ecibos Efectivo 1etalles Pagos !or ejemplo: 1i insert4 nue.as 2ilas en la hoja =Banco Cargar Pagos? tiene que con2igurar la hoja =Banco 1etalles Pagos? para las mismas:

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2$

Ba'a a la ultima 2ila del in2orme. 1eleccione la ultima celda de las fec.as:

-esproteja la hoja. ;nserte los mismos n8meros de las 2ilas que se insertaron en la hoja para cargar los recibos o los pagos:

1eleccione la ultima 2ila del in2orme. Copie la ultima 2ila del in2orme.

1eleccione las nue.as 2ilas ' pegue. !roteja la hoja.

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24

Crear ms !ilas para los c"digos

!ara crear ms 2ilas para los c4digos tiene que dar tres pasos: Paso 2: Crear las nuevas filas para los c$digos Paso 5: Configurar +nformes (inancieros 2 Paso 6: Configurar +nformes (inancieros 5 Paso 2: Crear las nuevas filas para los c$digos Ba'a a la hoja Parmetros (i)os. 1i quiere crear ms 2ilas para los c4digos de los recibos: Ba'a a la secci4n de la hoja: Plan de Cuentas: %ecibos 1i quiere crear ms 2ilas para los c4digos de los pagos: Ba'a a la secci4n de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

Ba'a a la ultima 2ila de los c4digos 5recibos o pagos6. 1eleccione la ultima celda de los c$digos.

-esproteja la hoja. ;nserte el n8mero de nue.as 2ilas que necesita para los c4digos. !roteja la hoja.

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2'

Paso 5: Configurar +nformes (inancieros 2 Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =/nlisis de los recibos 0 pagos?. Ba'a a la secci4n del in2orme %ecibos 5si cre4 ms 2ilas para los c4digos de los recibos6. o Ba'a a la secci4n del in2orme Pagos 5si cre4 ms 2ilas para los c4digos de los pagos6.

1eleccione la ultima celda de los c$digos de la secci4n 5recibos o pagos6. -icha celda se ubica dos 2ilas arriba de la 2ila de los totales:

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2*

-esproteja la hoja. ;nserte los mismos n8meros de las 2ilas que se insertaron para los c4digos en la hoja Parmetros (i)os 5paso *6:

1eleccione la 2ila que est debajo de las nue.as 2ilas. Copie la 2ila.

1eleccione las nue.as 2ilas ' pegue. !roteja la hoja.

Rupert Parsons 2012

2.

Paso 6: Configurar +nformes (inancieros 5 Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a la secci4n del in2orme %ecibos 5si cre4 ms 2ilas para los c4digos de los recibos6. o Ba'a a la secci4n del in2orme Pagos 5si cre4 ms 2ilas para los c4digos de los pagos6.

1eleccione la ultima celda de los c$digos de la secci4n 5+ecibos o !agos6. -icha celda se ubica dos 2ilas arriba de la 2ila de los totales:

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20

-esproteja la hoja. ;nserte los mismos n8meros de las 2ilas que se insertaron para los c4digos en la hoja Parmetros (i)os 5paso *6:

1eleccione la 2ila que est debajo de las nue.as 2ilas hasta la columna de 7 %ecibido - Pagado. Copie la 2ila:

1eleccione las nue.as 2ilas hasta la columna de 7 %ecibido - Pagado ' pegue:

!roteja la hoja.

Rupert Parsons 2012

29

Cambiar el n:mero de posiciones decimales de ' a (

#i usa Excel 1eleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el n8mero de posiciones decimales que se muestran:

-esproteja la hoja. !ulse dos .eces el icono que disminu'e las posiciones decimales. -espuIs de pulsar el icono dos .eces las posiciones decimales que se muestran cambiarn de 2 a ):

!roteja la hoja.
Rupert Parsons 2012 $0

#i usa OpenOffice - LibreOffice 1eleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el n8mero de posiciones decimales que se muestran:

-esproteja la hoja. Haga clic 8en9 (ormato. 1eleccione Celdas::: ,parece la .entana (ormato de celdas. 1eleccione la pesta7a *9meros. Haga clic en el cuadrito (ormato de c$digo. Eorre la siguiente parte del c4digo: :;; o <;; & #*depende si su separador decimal es un punto o una coma$

!ulse /ceptar !roteja la hoja.

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$1

+edondear 2moneda e;tranjera6

1e puede cambiar c4mo se redondean los montos de la moneda eDtranjera:

C$mo cambiar el redondeo: Ba'a a la hoja Parmetros (i)os. Ba'a a la secci4n de la hoja %edondear (moneda extran)era) que se ubica debajo de la secci4n =-escripciones: !agos?. 1eleccione la celda de *9mero de lugares decimales. "os montos de la moneda eDtranjera se redondearn al n8mero de lugares decimales en esta celda:

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$2

0n la celda de *9mero de lugares decimales si carga: Gn n8mero ma0or a cero# los n8meros calculados se redondean al n8mero de lugares decimales especi2icado. 0l n8mero cero# los n8meros calculados se redondean al n8mero entero ms pr4Dimo. Gn n8mero menor que cero# los n8meros calculados se redondean hacia la iCquierda del separador decimal.

C4mo deshabilitar el redondeo: Cargue el n8mero: 2= en la celda de A8mero de lugares decimales. 51e debe a que 0Dcel realiCa clculos con una precisi4n de *J d$gitos signi2icati.os6

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$$

Comienzo del mes

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$4

/ntroducci"n
,l comienCo de cada mes tiene que dar los siguientes pasos: Paso 2: Crear un nuevo arc.ivo para el nuevo mes Paso 5: Borrar los recibos 0 pagos del mes anterior Paso 6: #eleccionar el mes de contabilidad Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior Paso =: Coti aci$n !ara ma'or in2ormaci4n .a'a a las siguientes secciones de este cap$tulo que eDplican cada paso. ,dems si el nue.o mes es el primer mes del a7o contable tiene que dar tambiIn los pasos del nue.o a7o 5.a'a al cap$tulo Comien o del a3o6.

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$'

0aso < Crear un nue%o archi%o para el nue%o mes

,bra el archi.o del mes anterior.& #*a excepcin de la primera !e% que usa el programa$ Haga una copia del archi.o para el mes corriente 5!uardar como::6. 0l nombre del nue.o archi.o debe incluir el a7o ' el mes corriente. p.ej. Contabilidad :arCo 2)**

"e recomiendo que tenga una carpeta electr4nica para cada a7o de la contabilidad ' que guarde el nue.o archi.o en la carpeta del a7o que corresponde al nue.o mes:

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$*

0aso '< #orrar los recibos y pagos del mes anterior

Ba'a a las hojas 5pesta7as grises6 que tienen los recibos ' pagos que se cargaron del mes anterior: Banco Cargar %ecibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar %ecibos Efectivo Cargar Pagos Eorre los recibos ' pagos que se ubican en las celdas amarillas:

>erifique que todos los recibos 0 pagos del mes anterior .a0an sido borrados: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2 5=,nlisis de los recibos ' pagos?6. Beri2ique que los recibos totales ' los pagos totales son iguales a cero.

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$.

,seg8rese que los %ecibos totales estIn en cero:

,seg8rese que los Pagos totales estIn en cero:

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$0

0aso )< 8eleccionar el mes de contabilidad

Ba'a a la hoja Parmetros 8ensuales. 1eleccione la celda de mes. 1eleccione el mes de contabilidad usando la lista desplegable o escr$balo directamente en la celda:

Cada enero (el comien o del a3o): 1eleccione la celda de a3o. Cambie el a7o al a7o actual:

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$9

0aso $< Cargar los saldos del mes anterior

Ba'a a la hoja Parmetros 8ensuales. Ba'a a la secci4n de la hoja #aldos del mes anterior. Cargue los saldos del banco ' e2ecti.o del mes anterior:

!ara encontrar los saldos transportes del banco ' e2ecti.o del mes anterior .a'a a la hoja: +nformes (inancieros 2 5=@lujo de Caja?6 del mes anterior.

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40

0aso .< Coti&aci"n

0n caso de que tenga que presentar sus in2ormes 2inancieros en moneda eDtranjera tiene que cargar la cotiCaci4n para el mes: Ba'a a la hoja Parmetros 8ensuales. 1eleccione la celda de la coti aci$n. Cargue la coti aci$n para el mes:

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41

Comienzo del ao contable

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42

/ntroducci"n
1i el nue.o mes es tambiIn el primer mes del a7o contable tiene que dar los siguientes pasos as$ como los pasos para el comienCo del mes: Paso 2: Borrar los estados de resultados mensuales del a3o anterior? Paso 5: Borrar el presupuesto anual del a3o anterior? Paso 6: Cargar el presupuesto anual para el nuevo a3o &a eDcepci4n de la primera .eC que usa el programa. !ara ma'or in2ormaci4n .a'a a las siguientes secciones de este cap$tulo que eDplican cada paso.

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4$

0aso < #orrar los estados de resultados mensuales del a*o anterior
Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a las columnas de los estados de resultados mensuales. Eorre los datos del a7o anterior que se ubican en las celdas que tienen bordes:

>erifique que todos los datos de los estados de resultados mensuales del a3o anterior .a0an sido borrados: Ba'a a la columna del ,otal (a3o a la fec.a). Beri2ique que ha'a no ning8n monto en esta columna:

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44

0aso '< #orrar el presupuesto anual del a*o anterior

Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a la columna del Presupuesto /nual. Eorre los datos de la columna que se ubican en las celdas que tienen bordes:

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4'

0aso )< Cargar el presupuesto anual del nue%o a*o contable

Cargue los datos del presupuesto anual del a7o contable actual:

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4*

egistrar los recibos ! pagos mensuales

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4.

/ntroducci"n
1e puede cargar los recibos ' pagos en las hojas que tienen pesta7as grises: Banco Cargar %ecibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar %ecibos Efectivo Cargar Pagos -etalles de los dep4sitos a su banco -etalles de los pagos de su banco -etalles de los dep4sitos en e2ecti.o -etalles de los pagos en e2ecti.o

Cargue los siguientes detalles de cada documento financiero: "a 2echa "a re2erencia 0l c4digo "a descripci4n 0l monto "ea la siguiente secci4n =Los detalles para registrar ? para ma'or in2ormaci4n.
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5os detalles para registrar

La fec.a 0scr$bala directamente en la celda de 2echa. Gse el 2ormato: dd-mm-aaaa? por ejemplo: *2/)2/2)** 5&0stados Gnidos: mm/dd/aaaa6. !ara pagos: use la 2echa del pago. !ara recibos: use la 2echa de la cobranCa o la 2echa del dep4sito en el banco.

La referencia 0scr$bala directamente en la celda de re2erencia. Gse re2erencias que hacen que sea 2cil de encontrar cualquier documento de respaldo. 0jemplos de re2erencias para recibos: A8mero de la 2actura A8mero del recibo 0jemplos de re2erencias para pagos: A8mero de la 2actura A8mero del cheque o se puede usar su propia re2erencia interna para recibos ' pagos.

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El c$digo Gse la lista desplegable que aparece en la celda de c4digo para seleccionarlo 5no puede cargar el c4digo directamente en la celda6:

0s posible que ha'a un espacio entre algunos de los c4digos si tiene t$tulos para las cuentas

-espuIs de seleccionar el c4digo el nombre de la cuenta que corresponde al c4digo aparece. 0l nombre de la cuenta le a'uda a estar seguro que ha seleccionado el c4digo correcto:

La descripci$n Gse la lista desplegable que aparece en la celda de re2erencia para seleccionarla o escriba la descripci4n directamente en la celda:

0l prop4sito de la descripci4n es especi2icar la in2ormaci4n del recibo o pago. 0jemplos de descripciones apropiadas para recibos: Aombre de cliente Aombre de donante 0jemplos de descripciones apropiadas para pagos: Aombre del pro.eedor/a Aombre del empleado 5para salarios6
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El monto 0scr$balo directamente en la celda:

!ara registrar el monto en los in2ormes 2inancieros tiene que seleccionar un c4digo. 0n caso de que se ol.id4 de seleccionar un c4digo la palabra =@C$digoA? aparecer a la derecha del monto:

Ao inserte ning8n separador de miles porque aparece automticamente despuIs de escribir el monto. "os montos aparecen a dos posiciones decimales 5incluso si carga un monto sin decimales6. !or ejemplo: 1i tiene que cargar dos mil# escriba: 5;;; 5sin separador de miles6. 0n la celda del monto lo siguiente aparecer: 5<;;;:;; 5si en su pa$s el separador de miles es una coma ' el separador decimal es un punto6. 5:;;;<;; 5si en su pa$s el separador de miles es un punto ' el separador decimal es una coma6. 1i su moneda no tiene decimales puede cambiar el n8mero de posiciones decimales que aparecen de 2 a ) #para acerlo !aya el cap&tulo' Configuracin Avanzada Seccin' Cambiar el nmero de posiciones decimales de 2 a 0$"

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'1

"erificar los recibos ! pagos

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'2

Detalles de los recibos y pagos

1i quiere controlar cada uno de los detalles que se cargaron .a'a a las siguientes hojas: Banco 1etalles %ecibos Banco 1etalles Pagos Efectivo 1etalles %ecibos Efectivo 1etalles Pagos Cada detalle tiene un cuadrito para poner una tilde 56 cuando el mismo se .eri2ica correctamente:

#e puede poner la tilde () directamente en la pantalla: 1eleccione el cuadrito de la columna > en el que quiere poner una tilde. ,parece una lista desplegable. Gse la lista desplegable para seleccionar la letra =a?:

0l teDto se cambiar de una =a? a una tilde 56:

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'$

Conciliaci"n del e!ecti%o

0l e2ecti.o 5caja chica6 debe ser contado por lo menos al 2in de cada mes. 0l monto contado debe ser comparado al saldo del e2ecti.o 5caja chica6 seg8n el programa contable al 2in del mes. !ara .er el saldo del e2ecti.o 5caja chica6 seg8n el programa contable: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =(lu)o de Ca)a? 5saldo transporte de e2ecti.o / caja chica6.

0n caso de que se encuentre una discrepancia entre el monto contado ' el saldo del e2ecti.o seg8n el programa# la misma debe ser registrada as$: 1i el monto contado es menor que el saldo del e2ecti.o la di2erencia debe ser registrada en pagos 5hoja Efectivo Cargar Pagos6 como =gasto no identi2icado?. ,s$gnela a una cuenta apropiada# por ejemplo =@altante de Caja?. 1i el monto contado es ma'or que el saldo del e2ecti.o la di2erencia debe ser registrada en recibos 5hoja Efectivo Cargar %ecibos6 como =ganancia no identi2icada?. ,s$gnela a una cuenta apropiada# por ejemplo =1obrante de Caja?. "as discrepancias deben ser reportadas al director.
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Conciliaci"n #ancaria
0l saldo del banco seg8n el programa contable debe ser conciliado con el saldo seg8n el eDtracto bancario por lo menos al 2in de cada mes. 0ste ejercicio se llama Conciliaci$n Bancaria. !ara .er el saldo del banco seg8n el programa contable: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =(lu)o de Ca)a? 5saldo transporte del banco6:

1i se encuentra una di2erencia entre el saldo del banco seg8n el programa contable ' el saldo seg8n el eDtracto bancario# esta di2erencia debe tener una eDplicaci4n. 0n la prctica# casi siempre toda o la ma'or parte de la di2erencia ser debida a los retrasos de tiempo# tales como: +ecibos registrados en el programa pero que toda.$a no aparece en los registros bancarios. Cheques girados por la organiCaci4n pero que a8n no han sido cobrados por el pro.eedor. 1in embargo# es posible que parte de la di2erencia sea debida a errores# tales como: Cargos bancarios ' los intereses en el eDtracto que no han sido registrados en el programa. 0rrores en los registros de recibos ' / o pagos que se cargaron en el programa. 0rrores del banco. !or lo tanto la Conciliaci4n Eancaria le a'uda a .eri2icar los recibos ' pagos. Ba'a a la pr4Dima pagina para .er un ejemplo de conciliaci4n bancaria ...
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E)emplo de conciliaci$n bancaria (B 8ango 5;;=)

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'*

#nformes $inancieros

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'.

5os in!ormes !inancieros que el programa puede generar

0l programa puede generar los siguientes in2ormes 2inancieros: 1etalles de las transacciones financieras /nlisis mensual de los recibos 0 pagos (lu)o de ca)a mensual Estado de resultados mensual Estado de resultados (a3o a la fec.a) comparado al presupuesto anual %esumen 0 tendencias mensuales de los recibos 0 pagos en forma grfica "e recomiendo que imprima estos in2ormes al 2in de cada mes. !ara ma'or ilustraci4n de cada uno de los in2ormes .ea las siguientes pginas de esta secci4n...

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'0

1etalles de las transacciones financieras !ara .er e imprimir todos los detalles de las transacciones 2inancieras .a'a a las hojas: Banco 1etalles %ecibos Banco 1etalles Pagos Efectivo 1etalles %ecibos Efectivo 1etalles Pagos HambiIn puede .er los detalles de los recibos ' pagos por rubro. !ara entender c4mo hacerlo .a'a a la secci4n de este cap$tulo: =1etalles de las transacciones financieras por rubro ?

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/nlisis mensual de los recibos 0 pagos Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =/nlisis de los %ecibos 0 Pagos?. "os recibos ' pagos son analiCados por rubro en moneda local ' si quiere en moneda eDtranjera:

0l in2orme calcula la di2erencia entre los recibos ' pagos:

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*0

(lu)o de ca)a mensual Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =(lu)o de Ca)a?. 0l in2orme le muestra el saldo del banco ' el saldo del e2ecti.o. HambiIn puede .er el total del 2lujo de caja total en moneda local ' si quiere en moneda eDtranjera.

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*1

Estado de resultados mensual Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. !uede .er las tendencias de los recibos ' pagos porque los estados de resultados mensuales se ubican uno al lado del otro. !ara entender c4mo prepararlo .a'a a la secci4n de este cap$tulo: =C$mo preparar el estado de resultados mensual?

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*2

Estado de resultados (a3o a la fec.a) comparado al presupuesto anual Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. "as celdas de la columna ,otal a3o a la fec.a suman los datos de los estados de resultados mensuales. 1i el presupuesto anual se carg4# el in2orme muestra por rubro# la .ariaci4n del presupuesto ' el porcentaje del presupuesto anual recibido o pagado. "as .ariaciones del presupuesto son las di2erencias entre el presupuesto ' los recibos ' pagos reales. 1i en la .ariaci4n del presupuesto se registra un monto positi.o# la .ariaci4n es favorable ' si en la .ariaci4n se registra un monto negati.o# la .ariaci4n es adversa. Gna .ariaci4n 2a.orable signi2ica que: 0l total de los recibos reales es ma'or que el monto presupuestado o 0l total de los pagos reales es menor que el monto presupuestado Gna .ariaci4n ad.ersa signi2ica que: 0l total de los recibos reales es menor que el monto presupuestado o 0l total de los pagos reales es ma'or que el monto presupuestado

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*$

El monto promedio mensual de cada rubro 0n la hoja +nformes (inancieros 5 se encuentra# a continuaci4n de las columnas de los in2ormes mensuales# la columna =Promedio?. 0sta columna calcula los montos promedios mensuales de cada rubro:

"os datos le podr$an resultar 8tiles para calcular el presupuesto para el a7o siguiente. !ara calcular los montos promedios correctamente .a'a a la secci4n de este cap$tulo: &C$mo calcular el monto promedio mensual de cada rubro'

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*4

%esumen 0 tendencias mensuales de los recibos 0 pagos Ba'a a la hoja !rfico 2 o !rfico 5. !uede .er el resumen ' tendencias mensuales de los recibos ' pagos en 2orma gr2ica:

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*'

C"mo preparar el estado de resultados mensual

%ecibos Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2: Ba'a al in2orme =/nlisis de los recibos 0 pagos?. Ba'a a la secci4n =%ecibos?. 1eleccione los montos para recibos de la columna total 5moneda local o eDtranjera6 a eDcepci4n de los siguientes: +ecibos totales Hrans2erencias entre el banco ' e2ecti.o Copie los montos seleccionados:

Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a la columna que corresponde al mes de la contabilidad. 1eleccione la primera celda que tiene un borde de la secci4n =%ecibos?. Gse Pegado especial (>alores) en 0Dcel o Pegado especial (*9meros) en 9pen922ice / "ibre922ice para pegar los montos seleccionados de la hoja +nformes (inancieros 2:

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**

Pagos +epita los pasos para los pagos: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 2. Ba'a al in2orme =/nlisis de los recibos 0 pagos?. Ba'a a la secci4n =Pagos?. 1eleccione los montos para pagos de la columna total 5moneda local o eDtranjera6 a eDcepci4n de los siguientes: !agos totales Hrans2erencias entre el banco ' e2ecti.o Copie los montos seleccionados. Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a la columna que corresponde al mes de la contabilidad. 1eleccione la primera celda que tiene un borde de la secci4n =Pagos?. Gse Pegado especial (>alores) en 0Dcel o Pegado especial (*9meros) en 9pen922ice / "ibre922ice para pegar los montos seleccionados de la hoja +nformes (inancieros 2. >erificar el estado de resultados mensual Ba'a a la secci4n =1iferencia entre recibos 0 pagos? de la hoja +nformes (inancieros 5. ,seg8rese que la di2erencia que se registr4 sea igual a la di2erencia entre recibos ' pagos seg8n el in2orme =/nlisis de los recibos 0 pagos? de la hoja +nformes (inancieros 2. -i2erencia entre recibos ' pagos 5+nformes (inancieros 56:

-i2erencia entre recibos ' pagos 5+nformes (inancieros 26:

"os montos deben ser iguales

0n caso de que las di2erencias no sean iguales in.estigue si copi4 ' peg4 los montos correctamente
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C"mo calcular el monto promedio mensual de cada rubro

0l monto promedio mensual de cada rubro le podr$a resultar 8til para calcular el presupuesto para el a7o siguiente. C4mo calcularlo: Ba'a a la hoja +nformes (inancieros 5. Ba'a a la columna Promedio 5a continuaci4n de las columnas de los in2ormes mensuales6. Gb$quese en la celda debajo del t$tulo =Promedio?. 1eleccione# usando la lista desplegable# el n8mero que corresponde al n8mero de los in2ormes mensuales que se cargaron en esta hoja:

50l monto total de cada rubro se di.idir por el n8mero seleccionado para calcular el promedio6. !ara ilustrarlo tome como ejemplo el caso de 3 in2ormes mensuales que se han cargado en la hoja +nformes (inancieros 5:

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*0

0n este caso# tiene que seleccionar el n8mero 3# usando la lista desplegable# en la celda debajo del t$tulo K!romedioK# porque ha' 3 in2ormes mensuales:

-espuIs de seleccionarlo aparecer lo siguiente =(de 6 meses)?:

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*9

Detalles de las transacciones !inancieras por rubro

!uede .er los detalles de las transacciones de cada rubro. !ara ilustrarlo tome como un ejemplo el total >s. 349.))) para combustible ' lubricantes en el in2orme =/nlisis de %ecibos 0 Pagos? de la hoja ;n2ormes @inancieros *:

0n el ejemplo el total para combustible ' lubricantes se ubica en el anlisis de pagos de Banco. !ara .er las transacciones del total tiene que ir a la hoja Banco 1etalles Pagos. 0n esta hoja puede .er las transacciones de cada c4digo 5por ejemplo combustible ' lubricantes6 as$ como todas las transacciones. C4mo .er las transacciones de cada c4digo: Gb$quese en la celda del t$tulo para los c4digos. "a celda tiene una lista desplegable. 1eleccione el c4digo que quiere# usando la lista desplegable:

,parecen solamente los detalles de los recibos o los pagos del c4digo seleccionado 5en el caso del ejemplo: combustible ' lubricantes6:

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.0

-espuIs de seleccionar el c4digo# el monto Pagos totales que se registra en el in2orme ahora corresponde al monto que se registra para el mismo c4digo en el in2orme =/nlisis de %ecibos 0 Pagos? 5;n2ormes @inancieros *6. !ara ilustrarlo en el caso del ejemplo# despuIs de seleccionar el c4digo para combustible ' lubricantes# el monto Pagos totales registra >s. 349.))). 0ste monto corresponde al monto que aparece en la columna de Banco del in2orme =/nlisis de %ecibos 0 Pagos? para combustible ' lubricantes:

!ara mostrar de nue.o todos los detalles# seleccione en la lista desplegable ,odas 5si usa 0Dcel6 o ,odo 5si usa 9pen922ice / "ibre922ice6:

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.1

Para Ma!or #nformacin

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.2

0n caso de que necesite ma'or in2ormaci4n de contabilidad le recomiendo que descargue el manual gratis: !esti$n (inanciera Prctica para O*!Cs !ara descargarlo haga clic en el enlace que est de abajo: http://LLL.mango.org.uM/>uide/CourseHandbooM 0n la pgina Leb que aparecer seleccione: =:angoNs @:* Course HandbooM in "atin ,merican 1panish?

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