Formato Diagnóstico Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

Código: U-FT-11.005.008.001 Versión: 0.0 Página 1 de 16

A. PRIMERA PARTE ARCHIVO
Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede: 3. Dirección: 4. Teléfono: 5. Correo Electrónico: 6. Página Web: 7. Responsable del archivo: NOMBRE

Fax

CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo: NOMBRE CARGO PERSONAL DE PLANTA CONTRATO POR PRESTACIÓN SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N° promedio mensual: Asesoría: Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesoría: N° promedio mensual: N° promedio mensual:

Presupuesto asignado en el último año: Por inversión: __________________________________________________________ Por funcionamiento: _____________________________________________________ Total: _________________________________________________________________ 15.008. Número de depósitos del archivo: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Si__ No__ 14.005.003 2. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año: TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobación de modificación de tablas de retención documental Recomendación de programas de difusión Decidir solicitudes de eliminación documental 2003 2004 2005 Total 18.005 NÚMERO SESIONES DE 17. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental: SI____ NO____ ( si la respuesta es NO. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto: .004 2. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General: SI______ NO______ 16. pase a la Segunda Parte) 19.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Relacione el número de sesiones del comité por año: AÑO 2.0 Página 2 de 16 Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál: N° promedio mensual: 12. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Teléfono: Fotocopiadora: Servicio telefónico en red: 13.001 Versión: 0.

005.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.0 Página 3 de 16 Windows: Otro: UNIX: Cuál: LINUX: SOLARIS: AIX: 20.001 Versión: 0. Indique cuál es la herramienta de desarrollo J2EE: Otro: ORACLE (Report-Forms): Cuál: . Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene: IAS: Otro: J2EE: Cuál: SOLARIS: 23.008. Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cuál: SQL SERVER: SYBASE: 21. Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto: 2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado: 22.Net: Diligenciado por: NOMBRE__________________________________CARGO__________________________ FIRMA____________________________________ .

CENSO Fecha de Diligenciamiento: 1. Como está almacenada la documentación y cuantos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones: LUGAR DE ALMACENAMIENTO El piso: En estantería: Carpetas: Sueltas: En amarres: En costales: Cajas comunes: Bolsas de plástico: En A-Z: Otro: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES 9.0 Página 4 de 16 B. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio: Piso: Terraza: Sótano: Baño: Cuál: Ático: Semisótano: Otro: Mezanine: Corredor: Parqueadero: Cuál: Bajo la escalera: San Alejo: Oficina: 4. TIPO DE SOPORTE Papel: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES . Sede: 2.005. SEGUNDA PARTE B1. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3.001 Versión: 0. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en papel escriba el valor en metros lineales).GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación: 5. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste: SI_____ NO_____ Cuáles: ______________________________________________________ 7.008. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación: 6. Cuantos metros lineales de documentación hay en este depósito: 8.

lineales: __________________________ 12.001 Versión: 0. En este depósito hay documentación histórica: SI____ NO____ N° de metros lineales: ____________________________ ________ Elaborado por: NOMBRE _______________________________ CARGO____________________________ FIRMA_________________________________ .008. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla: # PRODUCTOR DOCUMENTAL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11.0 Página 5 de 16 Fotografía: Cintas de video: CDS: TIPO DE SOPORTE Disquetes: Microfilm: Software: Cintas fotográficas: Rollos Cinematográficos: Mapas: Otros: Cuáles: 10.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica: SI____ NO ____ N° de m.005.

Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Número de personas que laboran en el depósito: Elaborado por: NOMBRE_____________________________CARGO________________________ FIRMA__________________________________ .008. CONDICIONES LOCATIVAS Fecha de Diligenciamiento: 1.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados: SI____ NO____ Metros lineales: ____________________________ 7. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI NO 10.0 Página 6 de 16 DEPOSITO B2. Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI_____ NO_____ Cuáles: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11. Sede: 2. Cual es la capacidad total del depósito en metros lineales: 8.005. Cual fue la destinación inicial del inmueble 5. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo: PLANTA FÍSICA MATERIAL Bueno ESTADO Regular Malo OBSERVACIONES Paredes Techos Pisos Ventanas Puertas 9. Antigüedad en años del edificio: 4.001 Versión: 0. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ____ NO ____ Descríbalas: __________ _________________________________________________________________________ 6.

001 Versión: 0.0 Página 7 de 16 B3. CONDICIONES AMBIENTALES Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año 1. Otro _____ Cuál:________________________ N° de horas de exposición: ____ . Cuál es la temperatura promedio ambiental en el campus: _________° C 7. Cual es la Humedad Relativa promedio ambiental _______% . Humedad relativa: Se cuenta con equipos para la medición de humedad relativa en el depósito: SI____ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Temperatura: Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI___ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Diariamente Mensualmente: # de horas Otra Semanalmente Cuál: Quincenalmente Cuál: 6. Ventilación: NATURAL N° Ventanas N° Claraboyas: N° Puertas: N° Rejillas: Otro:________________ Cuál:________________ ARTIFICIAL N° extractores:_____ Tiempo diario de activación:____ Aire Acondicionado: ____ Tiempo diario de activación:____ Otro:________________ Cuál:________________ Tiempo Diario activación:_____ 5. Señale con que con qué frecuencia se mide. Candescente N° de horas de exposición: ____ . Nombre y/o Número del edificio: 3.005. Diariamente # de horas Semanalmente Mensualmente: Otra Cuál: Quincenalmente Cual 8.008.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Iluminación: Hay exposición de los documentos a la luz: SOLAR Directa: N° de horas de exposición: Indirecta: N° de horas de exposición: Dirección: ARTIFICIAL Fluorescentes N° De horas de exposición: ____ . 4. Sede: 2. Señale con que con qué frecuencia se mide.

001 Versión: 0.008.005.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.0 Página 8 de 16 Elaboro: NOMBRE______________________________________ CARGO______________________________________ FIRMA ________________________________ .

CONDICIONES DE SEGURIDAD Fecha de Diligenciamiento: 1. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Sede: 2. Explique: 7. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado 12.001 Versión: 0. Existe un Plan de prevención de desastres: SI____ NO____ 9. Explique: 5.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Señale el tipo y número de extintores en el depósito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES 8. Señale el tipo y número de extintores en el edificio: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES SI NO Funcionan: Cuántos: SI NO SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin 6. El depósito posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO.0 Página 9 de 16 B4. El edificio posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO.005. El depósito posee detector (es) de incendios: Tipo: Si la respuesta es NO. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: Nombre: Cargo: Función: SI NO Señale SI o NO para las siguientes preguntas: 10 Existe señalización en el área del depósito 11. Explique: 4. Se encuentra cableado eléctrico a la vista SI NO .008.

Humedad en muros 20. Entrada de aguas lluvias por goteras 18. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre: Con Agua Con fuego SI SI NO NO Explique: Explique: 28.005. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra 14. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI NO Cuál: 26. Grietas 22. Humedad en techo 21. El depósito posee puertas especiales de seguridad 25. Bajantes de aguas negras a la vista SI NO 17. Bajantes de agua blancas a la vista 16.008. Se fuma donde se almacena la documentación 23. Hay bajantes de agua a la vista 15. Marque con una X. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a: Inundaciones Humedad Incendios Contaminación Robos Otro Desplomes Cual: Atentados: Elaboro: NOMBRE ______________________________CARGO______________________________ FIRMA______________________________ . Se fuma donde se organiza la documentación 24.. existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo: Vías Caños Parqueadero Industrias Humedales Otro Ríos Cuál Mares 29.001 Versión: 0.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Humedad en pisos 19. si aproximadamente en 100m. Materiales inflamables SI NO Cuál(es): 27.0 Página 10 de 16 13.

CONDICIONES DE MANTENIMIENTO Fecha de Diligenciamiento: 1. Sede: 2. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI Cuáles: NO 6. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Código: U-FT-11.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B5.008.0 Página 11 de 16 Año 3. especifique: _________________________________________________ Cada cuanto: ______________________________________________________________ Elaboro: NOMBRE_____________________________ FIRMA _______________________ CARGO___________________________ .005. Frecuencia de la limpieza Equipos y Quincenal Mensual Semestral Anual materiales Qué tipo limpieza Deposito Documentación 4. Hay tapetes SI NO 8.001 Versión: 0. Hay Cortinas SI NO Cómo se limpian. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI____ NO____ ___________________________________________________________________ 5. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X) Ventanas: Puertas Claraboyas: Rejillas Otro 7.

0 Página 12 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1. El sistema de identificación es: Alfabético Otro Numérico Alfanumérico: Cuál: Temático Por unidades productoras 8. la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por: Documentos Elementos ajenos al archivo Nada 6.001 Versión: 0. ESTANTERÍA Abierta Metálica: Madera: Tipo Fija Rodante Capacidad en metros lineales Observaciones Cerrada Metálica: Madera: Otros Cuales Planoteca Archivo vertical Elaborado por: NOMBRE__________________________CARGO___________________________ FIRMA____________________________ . La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI_____ NO____ (Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8).005. Señale. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a: Paredes Observaciones: Pisos Techo __________________________________________________ SI NO Cuanto en metros lineales: 4. Se encuentra material documental en el piso 5. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Señale. 7. Sede: 2.008. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Código: U-FT-11.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B6.

Sede: 2. Ha tenido capacitación sobre la importancia del uso de EPP: 8. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: 10. líquidos SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO 12. En el depósito hay presencia de: Hongos Bacterias Otros Cuáles: Roedores Insectos 4.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3.0 Página 13 de 16 B7. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos. Existe un listado de reposición de EPP 9.005. sólidos 11.008. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación: Explique SI NO Conteste las siguientes preguntas y describa: . Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ____ NO ____ Preventivos: ______________________ Correctivos: ____________________________ En caso afirmativo. En la documentación hay signos de: Decoloración Violáceo Humedad: Negro Manchas: Otro Color Amarillo Cual 5. Señale. para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP) Bata Guantes Tapa-bocas SI SI SI NO NO NO Gafas Protectoras Overoles Otro Cual SI SI NO NO 7. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos. Explique:_________________________________________________________________________ 13.001 Versión: 0. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL Fecha de Diligenciamiento: 1. cuáles y con qué materiales: __________________________________ _________________________________________________________________________ 6.

17.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Se hace limpieza de la documentación antes de los procesos de organización archivística: 15. Se legajan los expedientes perforándolos: 19. Se hace limpieza de la documentación conjunta con los procesos de organización archivística: NO DESCRIPCION 16.008.0 Página 14 de 16 SI 14.005. Se encuentra en la documentación: Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos Plásticos Elaborado por NOMBRE__________________________________CARGO___________________________________ FIRMA _______________________________ . Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación 18.001 Versión: 0. Se han realizado procesos de conservación.

Nombre y/o Número del edificio: 3. Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI ___ NO____ Otra:________________ Cuál ________________________________________________ 6.D. Sede: 2. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI____ NO____ Están actualizadas SI_______ NO________ Explique ______________________ _________________________________________________________________________ 11. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito: FASE DE ARCHIVO Gestión Central Histórico Acumulado_ FECHA EXTREMA N° DE METROS 9.V. La documentación se encuentra organizada 4. El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI NO 7. El archivo cuenta con T.0 Página 15 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1. Cuanta esta organizada (m. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Código: U-FT-11.001 Versión: 0. Explique SI NO . Cuales son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito señale: listados Inventarios Catálogos: Otro Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: 8. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito: SI____ NO____ 10.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B8.008. lineales): Día Dirección: Mes Año SI NO Una parte 5.005.

los datos que aborda el censo son complementarios. pues bien el mapa que se aplicó recoge algunos datos al respecto. así como la ubicación de los lugares donde se encuentran. datos que correspondían a un censo y que son fundamentales para la formulación de políticas integrales con respecto a los archivos institucionales.006. . Condiciones de la Documentación.005. Sin embargo. se ha programado la aplicación del Formato de Diagnóstico para cada uno de los depósitos a cargo de dichas unidades. el total de las áreas que están ocupados por archivos por cada Sede volúmenes existentes organizados y por organizar. Nota final: El formato de Diagnóstico de Archivos se elaboró en el año 2004 con el fin de precisar el estado en que se encuentran los archivos de la Universidad. La Unidad Nacional de Archivo considero importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en términos cuantitativos. Se ha realizado depuración 13. dado que es necesario destacar de manera prioritaria el estado actual de los archivos administrados por las Unidades de Archivo de la Sedes. 5 de mayo de 2000. instalaciones locativas y condiciones de seguridad en las cuales se buscó recoger información referida a estos aspectos. contados cuatro partes: Información General. Se ha realizado valoración con TVD NO Código: U-FT-11. Acuerdo N° 049.008. En el año 2005 se consolidaron avances en el desarrollo archivístico por lo que fue necesario ajustar el instrumento para recoger datos que reflejan los últimos cambios introducidos en el manejo de los archivos. Archivo General de la Nación. Pautas Para Diagnóstico Integral de Archivos. Archivo General de la Nación. Se ha realizado eliminación 15. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA AJUSTADO: Agosto 12 de 2005.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros SI 12.0 Página 16 de 16 # DE METROS Elaborado: Nombre:____________________________Cargo:__________________________ Firma:______________________________ Elaborado Por: Unidad Nacional de Archivo. tarea que estará programada dentro de la organización de archivos acumulados para el año 2. 2003. Fuentes: García Maria Clemencia. Se ha realizado valoración 14.001 Versión: 0.

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