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Formato Diagnóstico Documental

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GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

Código: U-FT-11.005.008.001 Versión: 0.0 Página 1 de 16

A. PRIMERA PARTE ARCHIVO
Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede: 3. Dirección: 4. Teléfono: 5. Correo Electrónico: 6. Página Web: 7. Responsable del archivo: NOMBRE

Fax

CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo: NOMBRE CARGO PERSONAL DE PLANTA CONTRATO POR PRESTACIÓN SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N° promedio mensual: Asesoría: Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesoría: N° promedio mensual: N° promedio mensual:

Presupuesto asignado en el último año: Por inversión: __________________________________________________________ Por funcionamiento: _____________________________________________________ Total: _________________________________________________________________ 15. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año: TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobación de modificación de tablas de retención documental Recomendación de programas de difusión Decidir solicitudes de eliminación documental 2003 2004 2005 Total 18.008. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Teléfono: Fotocopiadora: Servicio telefónico en red: 13.001 Versión: 0.0 Página 2 de 16 Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál: N° promedio mensual: 12.005. pase a la Segunda Parte) 19.004 2. Relacione el número de sesiones del comité por año: AÑO 2. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental: SI____ NO____ ( si la respuesta es NO.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.005 NÚMERO SESIONES DE 17. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General: SI______ NO______ 16. Número de depósitos del archivo: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Si__ No__ 14.003 2. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto: .

Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene: IAS: Otro: J2EE: Cuál: SOLARIS: 23. Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cuál: SQL SERVER: SYBASE: 21.0 Página 3 de 16 Windows: Otro: UNIX: Cuál: LINUX: SOLARIS: AIX: 20.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.001 Versión: 0.008. Indique cuál es la herramienta de desarrollo J2EE: Otro: ORACLE (Report-Forms): Cuál: . Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto: 2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado: 22.005.Net: Diligenciado por: NOMBRE__________________________________CARGO__________________________ FIRMA____________________________________ .

Sede: 2. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación: 5. TIPO DE SOPORTE Papel: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES .CENSO Fecha de Diligenciamiento: 1. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación: 6.001 Versión: 0. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste: SI_____ NO_____ Cuáles: ______________________________________________________ 7. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio: Piso: Terraza: Sótano: Baño: Cuál: Ático: Semisótano: Otro: Mezanine: Corredor: Parqueadero: Cuál: Bajo la escalera: San Alejo: Oficina: 4. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. SEGUNDA PARTE B1. Cuantos metros lineales de documentación hay en este depósito: 8.0 Página 4 de 16 B. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en papel escriba el valor en metros lineales).008. Como está almacenada la documentación y cuantos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones: LUGAR DE ALMACENAMIENTO El piso: En estantería: Carpetas: Sueltas: En amarres: En costales: Cajas comunes: Bolsas de plástico: En A-Z: Otro: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES 9.005.

En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica: SI____ NO ____ N° de m.0 Página 5 de 16 Fotografía: Cintas de video: CDS: TIPO DE SOPORTE Disquetes: Microfilm: Software: Cintas fotográficas: Rollos Cinematográficos: Mapas: Otros: Cuáles: 10.005.008.001 Versión: 0. lineales: __________________________ 12. En este depósito hay documentación histórica: SI____ NO____ N° de metros lineales: ____________________________ ________ Elaborado por: NOMBRE _______________________________ CARGO____________________________ FIRMA_________________________________ .GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla: # PRODUCTOR DOCUMENTAL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11.

Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ____ NO ____ Descríbalas: __________ _________________________________________________________________________ 6. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados: SI____ NO____ Metros lineales: ____________________________ 7.001 Versión: 0.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Sede: 2. Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI_____ NO_____ Cuáles: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11. CONDICIONES LOCATIVAS Fecha de Diligenciamiento: 1.008. Número de personas que laboran en el depósito: Elaborado por: NOMBRE_____________________________CARGO________________________ FIRMA__________________________________ . Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo: PLANTA FÍSICA MATERIAL Bueno ESTADO Regular Malo OBSERVACIONES Paredes Techos Pisos Ventanas Puertas 9. Antigüedad en años del edificio: 4.0 Página 6 de 16 DEPOSITO B2. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Cual fue la destinación inicial del inmueble 5.005. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI NO 10. Cual es la capacidad total del depósito en metros lineales: 8.

Señale con que con qué frecuencia se mide.001 Versión: 0.005. Humedad relativa: Se cuenta con equipos para la medición de humedad relativa en el depósito: SI____ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Señale con que con qué frecuencia se mide.0 Página 7 de 16 B3. Candescente N° de horas de exposición: ____ . Sede: 2. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el campus: _________° C 7.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. 4. Temperatura: Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI___ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Ventilación: NATURAL N° Ventanas N° Claraboyas: N° Puertas: N° Rejillas: Otro:________________ Cuál:________________ ARTIFICIAL N° extractores:_____ Tiempo diario de activación:____ Aire Acondicionado: ____ Tiempo diario de activación:____ Otro:________________ Cuál:________________ Tiempo Diario activación:_____ 5. Diariamente Mensualmente: # de horas Otra Semanalmente Cuál: Quincenalmente Cuál: 6. Iluminación: Hay exposición de los documentos a la luz: SOLAR Directa: N° de horas de exposición: Indirecta: N° de horas de exposición: Dirección: ARTIFICIAL Fluorescentes N° De horas de exposición: ____ . Cual es la Humedad Relativa promedio ambiental _______% . Otro _____ Cuál:________________________ N° de horas de exposición: ____ . Nombre y/o Número del edificio: 3. CONDICIONES AMBIENTALES Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año 1. Diariamente # de horas Semanalmente Mensualmente: Otra Cuál: Quincenalmente Cual 8.008.

0 Página 8 de 16 Elaboro: NOMBRE______________________________________ CARGO______________________________________ FIRMA ________________________________ .GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.001 Versión: 0.008.005.

Explique: 5. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. CONDICIONES DE SEGURIDAD Fecha de Diligenciamiento: 1. Explique: 7. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado 12. El depósito posee detector (es) de incendios: Tipo: Si la respuesta es NO.0 Página 9 de 16 B4. Señale el tipo y número de extintores en el depósito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES 8.005. El edificio posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: Nombre: Cargo: Función: SI NO Señale SI o NO para las siguientes preguntas: 10 Existe señalización en el área del depósito 11.008. El depósito posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO.001 Versión: 0. Existe un Plan de prevención de desastres: SI____ NO____ 9. Sede: 2. Explique: 4. Señale el tipo y número de extintores en el edificio: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES SI NO Funcionan: Cuántos: SI NO SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin 6. Se encuentra cableado eléctrico a la vista SI NO .

005. El depósito posee puertas especiales de seguridad 25. Materiales inflamables SI NO Cuál(es): 27.. Hay bajantes de agua a la vista 15. Humedad en techo 21.001 Versión: 0. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra 14. Se fuma donde se almacena la documentación 23. Bajantes de aguas negras a la vista SI NO 17. Humedad en muros 20. Bajantes de agua blancas a la vista 16. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre: Con Agua Con fuego SI SI NO NO Explique: Explique: 28.0 Página 10 de 16 13. si aproximadamente en 100m.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Humedad en pisos 19. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a: Inundaciones Humedad Incendios Contaminación Robos Otro Desplomes Cual: Atentados: Elaboro: NOMBRE ______________________________CARGO______________________________ FIRMA______________________________ . Marque con una X. Grietas 22. Entrada de aguas lluvias por goteras 18. existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo: Vías Caños Parqueadero Industrias Humedales Otro Ríos Cuál Mares 29.008. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI NO Cuál: 26. Se fuma donde se organiza la documentación 24.

Hay tapetes SI NO 8. especifique: _________________________________________________ Cada cuanto: ______________________________________________________________ Elaboro: NOMBRE_____________________________ FIRMA _______________________ CARGO___________________________ .008. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO Fecha de Diligenciamiento: 1.0 Página 11 de 16 Año 3. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI Cuáles: NO 6.001 Versión: 0. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI____ NO____ ___________________________________________________________________ 5. Frecuencia de la limpieza Equipos y Quincenal Mensual Semestral Anual materiales Qué tipo limpieza Deposito Documentación 4. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Código: U-FT-11. Sede: 2. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X) Ventanas: Puertas Claraboyas: Rejillas Otro 7.005. Hay Cortinas SI NO Cómo se limpian.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B5.

0 Página 12 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1. El sistema de identificación es: Alfabético Otro Numérico Alfanumérico: Cuál: Temático Por unidades productoras 8. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a: Paredes Observaciones: Pisos Techo __________________________________________________ SI NO Cuanto en metros lineales: 4. Señale. la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por: Documentos Elementos ajenos al archivo Nada 6.008. La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI_____ NO____ (Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8).001 Versión: 0. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Se encuentra material documental en el piso 5. ESTANTERÍA Abierta Metálica: Madera: Tipo Fija Rodante Capacidad en metros lineales Observaciones Cerrada Metálica: Madera: Otros Cuales Planoteca Archivo vertical Elaborado por: NOMBRE__________________________CARGO___________________________ FIRMA____________________________ . Sede: 2. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Código: U-FT-11. Señale. 7.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B6.005.

Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: 10.001 Versión: 0. para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP) Bata Guantes Tapa-bocas SI SI SI NO NO NO Gafas Protectoras Overoles Otro Cual SI SI NO NO 7. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación: Explique SI NO Conteste las siguientes preguntas y describa: .0 Página 13 de 16 B7. Explique:_________________________________________________________________________ 13. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI. Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ____ NO ____ Preventivos: ______________________ Correctivos: ____________________________ En caso afirmativo. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL Fecha de Diligenciamiento: 1.005. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Señale. cuáles y con qué materiales: __________________________________ _________________________________________________________________________ 6.008. sólidos 11. Ha tenido capacitación sobre la importancia del uso de EPP: 8. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos. Existe un listado de reposición de EPP 9. En la documentación hay signos de: Decoloración Violáceo Humedad: Negro Manchas: Otro Color Amarillo Cual 5. En el depósito hay presencia de: Hongos Bacterias Otros Cuáles: Roedores Insectos 4.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Sede: 2. líquidos SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO 12.

GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Se legajan los expedientes perforándolos: 19. Se hace limpieza de la documentación conjunta con los procesos de organización archivística: NO DESCRIPCION 16. Se encuentra en la documentación: Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos Plásticos Elaborado por NOMBRE__________________________________CARGO___________________________________ FIRMA _______________________________ . 17.008.005.001 Versión: 0. Se han realizado procesos de conservación.0 Página 14 de 16 SI 14. Se hace limpieza de la documentación antes de los procesos de organización archivística: 15. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación 18.

Nombre y/o Número del edificio: 3. La documentación se encuentra organizada 4.001 Versión: 0. lineales): Día Dirección: Mes Año SI NO Una parte 5. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito: SI____ NO____ 10. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI____ NO____ Están actualizadas SI_______ NO________ Explique ______________________ _________________________________________________________________________ 11.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B8. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito: FASE DE ARCHIVO Gestión Central Histórico Acumulado_ FECHA EXTREMA N° DE METROS 9. El archivo cuenta con T.0 Página 15 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1.V. Cuales son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito señale: listados Inventarios Catálogos: Otro Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: 8.D. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Código: U-FT-11.008. Explique SI NO . Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI ___ NO____ Otra:________________ Cuál ________________________________________________ 6.005. Sede: 2. El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI NO 7. Cuanta esta organizada (m.

GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros SI 12.006.005. En el año 2005 se consolidaron avances en el desarrollo archivístico por lo que fue necesario ajustar el instrumento para recoger datos que reflejan los últimos cambios introducidos en el manejo de los archivos. datos que correspondían a un censo y que son fundamentales para la formulación de políticas integrales con respecto a los archivos institucionales. Se ha realizado valoración 14.0 Página 16 de 16 # DE METROS Elaborado: Nombre:____________________________Cargo:__________________________ Firma:______________________________ Elaborado Por: Unidad Nacional de Archivo. La Unidad Nacional de Archivo considero importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en términos cuantitativos. instalaciones locativas y condiciones de seguridad en las cuales se buscó recoger información referida a estos aspectos. los datos que aborda el censo son complementarios. Se ha realizado eliminación 15. dado que es necesario destacar de manera prioritaria el estado actual de los archivos administrados por las Unidades de Archivo de la Sedes. Archivo General de la Nación. Nota final: El formato de Diagnóstico de Archivos se elaboró en el año 2004 con el fin de precisar el estado en que se encuentran los archivos de la Universidad. . Se ha realizado depuración 13. el total de las áreas que están ocupados por archivos por cada Sede volúmenes existentes organizados y por organizar. pues bien el mapa que se aplicó recoge algunos datos al respecto. Sin embargo. 5 de mayo de 2000. Archivo General de la Nación.008. así como la ubicación de los lugares donde se encuentran. contados cuatro partes: Información General. tarea que estará programada dentro de la organización de archivos acumulados para el año 2. Se ha realizado valoración con TVD NO Código: U-FT-11. Condiciones de la Documentación. se ha programado la aplicación del Formato de Diagnóstico para cada uno de los depósitos a cargo de dichas unidades. 2003. Pautas Para Diagnóstico Integral de Archivos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA AJUSTADO: Agosto 12 de 2005. Fuentes: García Maria Clemencia.001 Versión: 0. Acuerdo N° 049.

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