GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

Código: U-FT-11.005.008.001 Versión: 0.0 Página 1 de 16

A. PRIMERA PARTE ARCHIVO
Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede: 3. Dirección: 4. Teléfono: 5. Correo Electrónico: 6. Página Web: 7. Responsable del archivo: NOMBRE

Fax

CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo: NOMBRE CARGO PERSONAL DE PLANTA CONTRATO POR PRESTACIÓN SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N° promedio mensual: Asesoría: Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesoría: N° promedio mensual: N° promedio mensual:

pase a la Segunda Parte) 19. Número de depósitos del archivo: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: Si__ No__ 14.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Presupuesto asignado en el último año: Por inversión: __________________________________________________________ Por funcionamiento: _____________________________________________________ Total: _________________________________________________________________ 15.005. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Teléfono: Fotocopiadora: Servicio telefónico en red: 13.005 NÚMERO SESIONES DE 17. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General: SI______ NO______ 16.004 2.003 2. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año: TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobación de modificación de tablas de retención documental Recomendación de programas de difusión Decidir solicitudes de eliminación documental 2003 2004 2005 Total 18. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental: SI____ NO____ ( si la respuesta es NO.008.0 Página 2 de 16 Fotocopia: Microfilm: Otro: N° promedio mensual: N° promedio mensual: Cuál: N° promedio mensual: 12. Relacione el número de sesiones del comité por año: AÑO 2. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto: .001 Versión: 0.

005. Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto: 2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado: 22.001 Versión: 0.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.008.Net: Diligenciado por: NOMBRE__________________________________CARGO__________________________ FIRMA____________________________________ . Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene: IAS: Otro: J2EE: Cuál: SOLARIS: 23. Indique cuál es la herramienta de desarrollo J2EE: Otro: ORACLE (Report-Forms): Cuál: . Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cuál: SQL SERVER: SYBASE: 21.0 Página 3 de 16 Windows: Otro: UNIX: Cuál: LINUX: SOLARIS: AIX: 20.

001 Versión: 0. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste: SI_____ NO_____ Cuáles: ______________________________________________________ 7. Sede: 2. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación: 5.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.CENSO Fecha de Diligenciamiento: 1.0 Página 4 de 16 B. SEGUNDA PARTE B1. Cuantos metros lineales de documentación hay en este depósito: 8. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio: Piso: Terraza: Sótano: Baño: Cuál: Ático: Semisótano: Otro: Mezanine: Corredor: Parqueadero: Cuál: Bajo la escalera: San Alejo: Oficina: 4. Como está almacenada la documentación y cuantos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones: LUGAR DE ALMACENAMIENTO El piso: En estantería: Carpetas: Sueltas: En amarres: En costales: Cajas comunes: Bolsas de plástico: En A-Z: Otro: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES 9.005. TIPO DE SOPORTE Papel: SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES . Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en papel escriba el valor en metros lineales).008. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación: 6.

008.0 Página 5 de 16 Fotografía: Cintas de video: CDS: TIPO DE SOPORTE Disquetes: Microfilm: Software: Cintas fotográficas: Rollos Cinematográficos: Mapas: Otros: Cuáles: 10. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla: # PRODUCTOR DOCUMENTAL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11. lineales: __________________________ 12. En este depósito hay documentación histórica: SI____ NO____ N° de metros lineales: ____________________________ ________ Elaborado por: NOMBRE _______________________________ CARGO____________________________ FIRMA_________________________________ .001 Versión: 0.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica: SI____ NO ____ N° de m.005.

Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI_____ NO_____ Cuáles: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados: SI____ NO____ Metros lineales: ____________________________ 7. Sede: 2. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo: PLANTA FÍSICA MATERIAL Bueno ESTADO Regular Malo OBSERVACIONES Paredes Techos Pisos Ventanas Puertas 9.0 Página 6 de 16 DEPOSITO B2. CONDICIONES LOCATIVAS Fecha de Diligenciamiento: 1. Número de personas que laboran en el depósito: Elaborado por: NOMBRE_____________________________CARGO________________________ FIRMA__________________________________ . Antigüedad en años del edificio: 4. Cual es la capacidad total del depósito en metros lineales: 8.005.001 Versión: 0. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI NO 10. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ____ NO ____ Descríbalas: __________ _________________________________________________________________________ 6. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. Cual fue la destinación inicial del inmueble 5.008.

0 Página 7 de 16 B3. Otro _____ Cuál:________________________ N° de horas de exposición: ____ . Diariamente Mensualmente: # de horas Otra Semanalmente Cuál: Quincenalmente Cuál: 6.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. Señale con que con qué frecuencia se mide.008. Señale con que con qué frecuencia se mide. Nombre y/o Número del edificio: 3. CONDICIONES AMBIENTALES Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año 1. Iluminación: Hay exposición de los documentos a la luz: SOLAR Directa: N° de horas de exposición: Indirecta: N° de horas de exposición: Dirección: ARTIFICIAL Fluorescentes N° De horas de exposición: ____ . Ventilación: NATURAL N° Ventanas N° Claraboyas: N° Puertas: N° Rejillas: Otro:________________ Cuál:________________ ARTIFICIAL N° extractores:_____ Tiempo diario de activación:____ Aire Acondicionado: ____ Tiempo diario de activación:____ Otro:________________ Cuál:________________ Tiempo Diario activación:_____ 5. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el campus: _________° C 7.001 Versión: 0. Sede: 2. Diariamente # de horas Semanalmente Mensualmente: Otra Cuál: Quincenalmente Cual 8. 4. Candescente N° de horas de exposición: ____ . Humedad relativa: Se cuenta con equipos para la medición de humedad relativa en el depósito: SI____ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Temperatura: Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI___ NO___ _____________________________________________________________________ Si la respuesta es SI. Cual es la Humedad Relativa promedio ambiental _______% .005.

005.0 Página 8 de 16 Elaboro: NOMBRE______________________________________ CARGO______________________________________ FIRMA ________________________________ .008.001 Versión: 0.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.

Se encuentra cableado eléctrico a la vista SI NO .001 Versión: 0. Señale el tipo y número de extintores en el depósito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES 8. Explique: 4. Señale el tipo y número de extintores en el edificio: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES SI NO Funcionan: Cuántos: SI NO SI SI NO NO Cuántos: OBSERVACIONES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin 6. Explique: 5.008. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado 12. CONDICIONES DE SEGURIDAD Fecha de Diligenciamiento: 1. Existe un Plan de prevención de desastres: SI____ NO____ 9. Sede: 2.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. El edificio posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO.0 Página 9 de 16 B4. El depósito posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3.005. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: Nombre: Cargo: Función: SI NO Señale SI o NO para las siguientes preguntas: 10 Existe señalización en el área del depósito 11. El depósito posee detector (es) de incendios: Tipo: Si la respuesta es NO. Explique: 7.

El depósito de archivo es actualmente vulnerable a: Inundaciones Humedad Incendios Contaminación Robos Otro Desplomes Cual: Atentados: Elaboro: NOMBRE ______________________________CARGO______________________________ FIRMA______________________________ . si aproximadamente en 100m. Humedad en techo 21.008. Grietas 22. Entrada de aguas lluvias por goteras 18. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra 14. existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo: Vías Caños Parqueadero Industrias Humedales Otro Ríos Cuál Mares 29.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI NO Cuál: 26.001 Versión: 0. Se fuma donde se almacena la documentación 23.005.0 Página 10 de 16 13. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre: Con Agua Con fuego SI SI NO NO Explique: Explique: 28. Hay bajantes de agua a la vista 15. El depósito posee puertas especiales de seguridad 25. Marque con una X. Humedad en pisos 19. Bajantes de aguas negras a la vista SI NO 17. Materiales inflamables SI NO Cuál(es): 27. Humedad en muros 20. Se fuma donde se organiza la documentación 24. Bajantes de agua blancas a la vista 16.

Hay tapetes SI NO 8. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X) Ventanas: Puertas Claraboyas: Rejillas Otro 7.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B5. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO Fecha de Diligenciamiento: 1. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Código: U-FT-11. especifique: _________________________________________________ Cada cuanto: ______________________________________________________________ Elaboro: NOMBRE_____________________________ FIRMA _______________________ CARGO___________________________ . Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI____ NO____ ___________________________________________________________________ 5. Sede: 2.001 Versión: 0.005. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI Cuáles: NO 6. Frecuencia de la limpieza Equipos y Quincenal Mensual Semestral Anual materiales Qué tipo limpieza Deposito Documentación 4.008.0 Página 11 de 16 Año 3. Hay Cortinas SI NO Cómo se limpian.

Se encuentra material documental en el piso 5. la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por: Documentos Elementos ajenos al archivo Nada 6. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Código: U-FT-11. Señale.008.005. ESTANTERÍA Abierta Metálica: Madera: Tipo Fija Rodante Capacidad en metros lineales Observaciones Cerrada Metálica: Madera: Otros Cuales Planoteca Archivo vertical Elaborado por: NOMBRE__________________________CARGO___________________________ FIRMA____________________________ .001 Versión: 0. Señale.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B6. Sede: 2. El sistema de identificación es: Alfabético Otro Numérico Alfanumérico: Cuál: Temático Por unidades productoras 8.0 Página 12 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1. La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI_____ NO____ (Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8). 7. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a: Paredes Observaciones: Pisos Techo __________________________________________________ SI NO Cuanto en metros lineales: 4.

Ha tenido capacitación sobre la importancia del uso de EPP: 8.005.008. Explique:_________________________________________________________________________ 13. Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ____ NO ____ Preventivos: ______________________ Correctivos: ____________________________ En caso afirmativo. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: 10. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos. Señale. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos.001 Versión: 0. cuáles y con qué materiales: __________________________________ _________________________________________________________________________ 6. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI. para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP) Bata Guantes Tapa-bocas SI SI SI NO NO NO Gafas Protectoras Overoles Otro Cual SI SI NO NO 7. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación: Explique SI NO Conteste las siguientes preguntas y describa: . En el depósito hay presencia de: Hongos Bacterias Otros Cuáles: Roedores Insectos 4. En la documentación hay signos de: Decoloración Violáceo Humedad: Negro Manchas: Otro Color Amarillo Cual 5.0 Página 13 de 16 B7.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11. líquidos SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO 12. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL Fecha de Diligenciamiento: 1. Existe un listado de reposición de EPP 9. sólidos 11. Sede: 2. Nombre y/o Número del edificio: Día Dirección: Mes Año 3.

Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación 18. Se legajan los expedientes perforándolos: 19.0 Página 14 de 16 SI 14. Se hace limpieza de la documentación antes de los procesos de organización archivística: 15.005.008. Se encuentra en la documentación: Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos Plásticos Elaborado por NOMBRE__________________________________CARGO___________________________________ FIRMA _______________________________ .GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Código: U-FT-11.001 Versión: 0. Se hace limpieza de la documentación conjunta con los procesos de organización archivística: NO DESCRIPCION 16. 17. Se han realizado procesos de conservación.

El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI NO 7. Nombre y/o Número del edificio: 3. La documentación se encuentra organizada 4.005.V.D. Sede: 2. lineales): Día Dirección: Mes Año SI NO Una parte 5.0 Página 15 de 16 Fecha de Diligenciamiento: 1. El archivo cuenta con T. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito: SI____ NO____ 10. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito: FASE DE ARCHIVO Gestión Central Histórico Acumulado_ FECHA EXTREMA N° DE METROS 9. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Código: U-FT-11. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI____ NO____ Están actualizadas SI_______ NO________ Explique ______________________ _________________________________________________________________________ 11. Cuales son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito señale: listados Inventarios Catálogos: Otro Cuántos: Cuántos: Cuántos: Cuántos: 8.008.001 Versión: 0. Cuanta esta organizada (m. Explique SI NO . Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI ___ NO____ Otra:________________ Cuál ________________________________________________ 6.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS B8.

0 Página 16 de 16 # DE METROS Elaborado: Nombre:____________________________Cargo:__________________________ Firma:______________________________ Elaborado Por: Unidad Nacional de Archivo. contados cuatro partes: Información General. Condiciones de la Documentación.GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros SI 12. instalaciones locativas y condiciones de seguridad en las cuales se buscó recoger información referida a estos aspectos. .005.008. se ha programado la aplicación del Formato de Diagnóstico para cada uno de los depósitos a cargo de dichas unidades. así como la ubicación de los lugares donde se encuentran. Acuerdo N° 049. Pautas Para Diagnóstico Integral de Archivos. En el año 2005 se consolidaron avances en el desarrollo archivístico por lo que fue necesario ajustar el instrumento para recoger datos que reflejan los últimos cambios introducidos en el manejo de los archivos. Se ha realizado valoración con TVD NO Código: U-FT-11. Fuentes: García Maria Clemencia. La Unidad Nacional de Archivo considero importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en términos cuantitativos. Se ha realizado eliminación 15.006.001 Versión: 0. datos que correspondían a un censo y que son fundamentales para la formulación de políticas integrales con respecto a los archivos institucionales. el total de las áreas que están ocupados por archivos por cada Sede volúmenes existentes organizados y por organizar. Se ha realizado valoración 14. pues bien el mapa que se aplicó recoge algunos datos al respecto. Se ha realizado depuración 13. los datos que aborda el censo son complementarios. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA AJUSTADO: Agosto 12 de 2005. Sin embargo. Archivo General de la Nación. 2003. tarea que estará programada dentro de la organización de archivos acumulados para el año 2. Archivo General de la Nación. dado que es necesario destacar de manera prioritaria el estado actual de los archivos administrados por las Unidades de Archivo de la Sedes. 5 de mayo de 2000. Nota final: El formato de Diagnóstico de Archivos se elaboró en el año 2004 con el fin de precisar el estado en que se encuentran los archivos de la Universidad.

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