Catalogacin de Materiales

Ing Jorge Pereyra Salazar

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Catalogacin
La catalogacin de Materiales es un proceso de suma importancia para las empresas . Por las ventajas que proporciona a las empresas se afirma que sin catalogacin no hay organizacin logstica Esta actividad que se desarrolla dentro del rea logstica requiere el apoyo de la Gerencia General

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Definiciones
Catalogacin Normalizacin Norma Identificacin Clasificacin Codificacin Simplificacin Simbolos
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Catalogacin
Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad, refirindolas a normas o estndares determinados de antemano, para clasificar de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un smbolo o cdigo que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificacin de las existencias.
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Normalizacin
Consiste en seleccionar calidades, tamaos, dimensiones, pesos , volmenes, marcas, procedimientos, etc que se adapten mejor a la entidad, para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceirse las existencias de los almacenes y las adquicisiones que se hagan, as como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la empresa
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Norma
Se define como el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto o accin puede ser comparado. El Objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
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Identificacin
Consiste en definir la denominacin y precisar las caracteristicas particulares de cada artculo, en relacin con las generales, de manera de estar seguro de su naturaleza especifica y de sus diferencias con otros artculos del mismo grupo

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Clasificacin
Sistemtico ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, agrupndolas segn sus caractersticas comunes, su uso y naturaleza, y separndolas por clase de acuerdo a sus diferencias fundamentales . La agrupacin que se haga puede fraccionarse en clases, sub clases y secciones segn la variedad que pueda presentarse en cada agrupacin que se haya efectuado
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Codificacin
Llamada tambin simbolizacin , comprende la asignacin de nmeros , letras u otros smbolos, acordes con el plan sistemtico de distinguir cada artculo por las caractersticas que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos; e impidiendo errores y equivocaciones
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Simplificacin
Es el resultado de la catalogacin y consiste en eliminacin de las variedades del inventario, en funcin de los tipos, tamaos, estilos, formas, marcas, etc., que no esten acordes con las normas elegidas y que son innecesarias y poco utilizadas

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Smbolos
Son caracteres o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios para facilitar la expresin y hacerla ms breve y precisa. Los smbolos tambien llamados cdigos, pueden ser alfabticos , numricos, mnemnicos, de signos y seales y mixtos
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Procedimiento para catalogar Materiales

Determinacin de Normas Identificacin de cada material Preparacin de la Clasificacin a efectuar Ordenamiento Distribucin de los materiales Eleccin de un sistema de simbolos Asignacin a cada artculo Procesamiento de los materiales identificados
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Objetivos de un Programa de Catalogacin

Ayudar en la solucin de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos Obtener la colaboracin del personal especialista y de los usuarios en general Producir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa
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Objetivos de un Programa de Catalogacin

Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparacin y ejecucin del programa Difundir el conocimiento de las normas Revisar los procedimientos y prcticas relacionadas con materiales Analizar permanentemente las normas en uso, especialmente las mas antiguas
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Resultados de un Programa de Catalogacin

Efectuada la Catalogacin y puesto en uso el catlogo de materiales, los resultados que se obtengan pueden observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se traducen en ahorros de costo que se mencionan a continuacin :
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Ingeniera
Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados Reduccin de tiempo en el diseo de partes Reduccin de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes Simplificacin de la seleccin de artculos y materiales comunes
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Produccin
La menor variedad permite la reduccin de inventarios. El Incremento de las operaciones ser uniforme. Simplifica el enntrenamiento del personal Reduce tiempos de Inspeccin y Control de calidad Disminuye el inventario de herramientas y el mantenimiento de materiales

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Logstica Los ahorros se pueden observar en .

 Abastecimiento  Distribucin

Fsica  Ambos: Abastecimiento y Distribucin Fsica

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Abastecimiento
Permite adquirir grandes cantidades de pocos artculos Puede Comprar cantidades ms econmicas Da flexibilidad a los inventarios Reduce los tiempos de adquisicin Elimina malos entendidos Reduce el tiempo de negociacin Baja los costos de operacin de las dependencias Mejora las relaciones externas e internas
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Distribucin Fsica
Permite la concentracin sobre menor variedad de productos Simplifica el entrenamiento y el conocimiento prctico de los productos Permite emplear tcnicas efectivas de embalaje y manipulacin de materiales Simplifica y minimiza cargas de servicio
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Ambos
Reduce los inventarios Reduce lka obsolencia Disminuye los costos de posesin o almacenaje Permite emplear planeamientos oportunos Simplifica la documentacin y procedimientos Reduce las emergencias Simplifica la toma de inventarios

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Etapas del Proceso de Catalogacin de Materiales

Normalizacin Identificacin Clasificacin Codificacin
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Normalizacin
El objetivo principal consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante la comparacin seleccionar los materiales que deben emplearse. Los criterios se refieren a marcas, denominaciones, caracteristicas, propiedades fsicas o qumicas, usos, acabados, embalajes, dimensiones, etc Sin normas se incrementa la variedad. Existen dos tipos: Tcnicas( Color, propiedades, caractersticas) y Gerenciales (reglas de operacin, prcticas contables, procedimientos)

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Identificacin
La identificacin de los materiales que posteriormente sern clasificados y codificados, deben responder a algunas preguntas:
Cul es la naturaleza especfica de este material?  Qu diferencia existe con otros materiales?  Cules son los materiales de mas facil identificacin?  Cuales son las caratersticas principales de este material?  En qu otra forma puede encontrarse este artculo?  Se puede eliminar este artculo?

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Clasificacin
Consiste en el sistemtioco ordenamiento de todas las existencias similares identificadas , de acuerdo a sus caractersticas comunes , su uso y su separacin por clases.

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Codificacin
Consiste en la asignacin de nmeros , letras u otros smbolos , de manera de distinguir a cada artculo por las caractersticas que le pertenecen. Clsico error : asignar cdigos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y creer que es disponer de un Catlogo

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