CODIGO

DESPACHO

REVISION
001
FECHA

1. OBJETIVO
Dar los lineamientos y directrices bsicos para un correcto empaque, verificacin y
despacho de los productos enviados por la compaa a sus clientes.
2. CONDICIONES GENERALES
Una vez se ha separado el pedido, procedemos a realizar el empaque y
enseguida a realizar la remisin y despacho de la mercanca, se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
Al momento de recibir el pedido de produccin se deber verificar:

Hacia dnde va dirigido el producto, es decir si es fuera o dentro de la

ciudad.
El tamao del pedido, lo que determinara su forma de empaque y
transporte.
El tipo de producto a despachar si es delicado o no.

MATERIALES UTILIZADOS:
Cajas de segunda
Cinta transparente
Rtulos (Datos cliente, Frgil)
Zuncho plstico.
Vinipel
3

PROCEDIMIENTO

3.1

VERIFICACIN DEL PEDIDO:

La verificacin del pedido se ejecutara por medio de la inspeccin de los
siguientes documentos, los cuales deben ser entregados al despachador
inmediatamente se generen para su produccin.
1. Pedido de Produccin (PP) realizado por el departamento comercial
2. Requisicin de Material RM) revisado por el departamento de Compras.
3. Orden de produccin realizado por el Departamento de Planeacin y
Produccin.

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Inmediatamente el despachador reciba el Pedido de Produccin (PP), este deber

revisar que est debidamente diligenciado, con letra clara, sin tachones ni
enmendaduras y estar firmada por quien realizo el pedido; observaciones tales
como, descuento especial, forma de pago, cantidades a entregar etc., debern
estar anotadas en el Pedido de Produccin para evitar confusiones, si no cumple
con estas especificaciones el pedido ser rechazado y devuelto al ASESOR DE
PROYECTOS para que realice las modificaciones respectivas.
Cuando el despachador reciba la Requisicin de material, debe identificar que
productos o tems corresponden a productos de comercializacin tales como:
Vidrios, sillas, herrajeria etc. posteriormente y verificando la fecha de entrega del
Pedido de produccin, deber solicitar al almacn estos materiales y proceder a
su verificacin, alertando al almacenista en caso de presentarse faltantes o
sobrantes.
Con la orden de produccin (OP) el despachador verificara las cantidades de
materia que se fabrica dentro de la compaa y en caso de requerirlo solicitara al
Departamento comercial un listado de piezas para corroborar los productos antes
de su entrega.
Inmediatamente se verifique le Pedido de Produccin PP y los documentos
anexos, el despachador proceder a Alistar y Remisionar el material.

3.2 SEPARACION DE MATERIAL: Cuando se ha realizado la separacin de la

mercanca en el rea demarcada para el empaque de la misma, procedemos a
ubicar el empaque apropiado para el tipo de mercanca segn el listado de
materiales utilizados.

3.3 EMPAQUE DE LA MERCANCIA: Al momento de introducir la mercanca en el

empaque escogido se debe tener en cuenta que los productos debe ubicarse en
forma ordenada. De tal manera que la mercanca se encuentre sin movimiento
alguno dentro del contenedor de empaque y permita apilar fcilmente las piezas
empacadas en los sistemas de transporte.

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A medida que se va empacando la mercanca, se debe verificar con el pedido de

produccin que las cantidades correspondan a la mercanca que se est
empacando.
De igual manera se debe generar registro de toda mercanca empacada por medio
de la REMISION.
3.4 CIERRE Y MARCACIN DEL EMPAQUE: Para cerrar o sellar el empaque, se
debe utilizar cinta adhesiva gruesa, cuando ya se encuentre totalmente sellada se
procede a colocar los rtulos correspondientes: (Nombre, Direccin, Ciudad y
Telfono del destinatario / Rotulo de FRAGIL en los casos que sea necesario). Por
ltimo se procede a zunchar la el empaque de ser necesario, lo cual cosiste en
poner un fleje plstico alrededor de la caja o empaque y asegurar su cancho.
Todo traslado de material se debe ejecutar practicando las buenas prcticas de
levantamiento de cargas y dems recomendaciones del departamento de recursos
humanos.
3.5 REMISION:
La Remisin se realizara en el formato de REMISION, tomando como base el
Pedido de Produccin. Se debern elaborar 2 copias (*) de tantas remisiones sean
necesarias, hasta entregar la totalidad de los productos o servicios solicitados en
el Pedido de Produccin, sin repetir consecutivo del Formato de remisin..

Esta copia siempre deber estar firmada por quien recibe y tener sello de la
empresa si es el caso. En los pedidos enviados por empresa transportadora
deber ir anotado el nombre de la empresa y el nmero de gua.

3.5 AUTORIZACIN DE ALISTAMIENTO:

Cercana la fecha de entrega el Despachador generar las alertas para la
generacin del envi de la orden y en caso de presentarse una modificacin a
la fecha de entrega el ASESOR DE PROYECTOS deber informar al
despachador va correo electrnico la fecha de entrega final pactada con el
cliente junto con las observaciones adicionales que se consideren pertinentes
para la entrega, (direcciones, cantidades parciales etc); en caso de que se
reporte algn cambio de cantidades o cambios de productos que no se
encuentre registrado en el pedido de produccin inicial, solo se ejecutara el
despacho previa generacin de los cambios documentales a los que haya lugar.

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DESPACHO

El despachador separa y alista el material segn lo especificado en el Pedido

de Produccin (PP).
3.6 ENVIO A EMPRESA TRANSPORTADORA: La caja debidamente marcada se
lleva a la empresa transportadora autorizada por el Departamento de Compras,
para su respectivo envo a la ciudad de destino. En los casos que la subgerencia
ordene, la mercanca debe ser asegurada por el 100% del valor de la factura

3.7 COMUNICACIN DE LA RECEPCIN:

Luego de confirmada la recepcin del pedido se informara al ASESOR DE
PROYECTOS para que este pueda posteriormente realizar la respectiva
gestin de cobro por medio de la Asistente Contable
4 .CONTROL DE CAMBIOS.
REVISI
N No.

DESCRIPCIN

FECH
A

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REVISADO

APROBADO

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