SAN JOS DE CCUTA - 2005

CONTENIDO

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIN COMERCIAL OBJETIVO 1. ELABORACIN DE CARTAS COMERCIALES 2. ELABORACIN DE MEMORANDOS 3. ELABORACIN DE CIRCULARES 4. ELABORACIN DE SOBRES 5. ELABORACIN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS 6. ELABORACIN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS 7. ELABORACIN DE HOJA DE VIDA 8. ELABORACIN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS 9. OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES 10. ELABORACIN DE TARJETAS

1. ELABORACIN DE CARTAS COMERCIALES NORMA TCNICA ICONTEC 3393 DEFINICIONES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: CARTA: comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razn social. Anexo: documento o elementos que acompaa a la carta. Apstrofe: signo ortogrfico () que, para efectos de esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indican milln. Asunto: sntesis del contenido de la carta. Copia: fiel reproduccin de un documento. Datos del remitente: razn social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, telfono, fax, teles y direccin electrnica y NIT de quien enva la comunicacin. Despedida: palabra o frase de cortesa Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicacin. Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Estilo: orden en la distribucin de las diferentes lneas que conforman la carta. Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de envo. Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln. Lneas especiales: lneas de anexos, copia, e identificacin del transcriptor. Logotipo. Smbolo que identifica a una empresa. Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurdica.

Modelo: esquema de distribucin de zonas que le permite a la empresa la diagramacin de su papelera. Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento. Razn social: nombre que identifica a una empresa Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante. Rengln: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: lnea opcional de cortesa. Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIN Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramacin de la primera hoja y dos estilos para la presentacin, as: MODELOS

MODELO 1: Para el diseo de la papelera se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido). MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre). Ver Figura 1. ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las lneas parten del margen izquierdo BLOQUE : Las lneas de nmero, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

REQUISITOS
Superior entre 3 y 4 cm

MARGENES:

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm

Lateral derecho Entre 2 y 3 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm ZONAS

ZONA 1: Razn social, sigla o acrnimo, logotipo y NIT ZONA 2: Direccin, apartado, fax, telfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro. ZONA 1 ZONA 3

ZONA 2
Figura 1. Zonas de la carta

PARTES DE LA CARTA 5

NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el cdigo de la dependencia. De 2 a 3 interlneas del margen superior. FECHA: Ciudad de origen y fecha de envo, de 2 a 3 interlneas del nmero, en orden da, mes y ao; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003) DATOS DEL DESTINATARIO
+ +

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario especfico. De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlnea sencilla.

TRATAMIENTO: o ttulo acadmico, se escribe con mayscula inicial (Seor, Seora, Doctor, Ingeniero,...) NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayscula sostenida o mayscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta Lpez) CARGO: Se escribe con mayscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica. EMPRESA: Con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec) DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a mquina o cuatro en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de nmero No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo nmero (Apartado 43567). NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre an tratndose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander) PAS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos. ASUNTO: (Opcional). Constituye la sntesis de la carta en mximo cuatro palabras, mayscula inicial. (Vencimiento pliza 456890). 6

SALUDO O VOCATIVO: apellido.

Para las damas el nombre y para los caballeros el

Como saludo independiente se escribe a dos interlneas del asunto. (Apreciado seor Gmez) Como parte inicial del texto se escribe a tres interlneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y confirmamos...) TEXTO: cuenta:
+ + + + + +

Se escribe a una interlnea, dos entre prrafos.

Se debe tener en

Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales Hablar de usted Sin errores tcnicos, ortogrficos, mecanogrficos, gramaticales o de puntuacin Sin borrones ni repisados Comienza a tres interlneas del asunto PGINAS SUBSIGUIENTES
+

+ + +

Se pueden utilizar hojas en blanco o que slo tengan el logotipo. + La calidad, color, tamao del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a dos interlneas del logo, con mayscula inicial. La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la pgina al margen derecho. (Ingeniero Luis Castaeda Londoo 2) El primer prrafo de las lneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlneas del encabezado. En caso de terminar pgina sin finalizar prrafo, se dejan mnimo dos renglones y se pasan dos a la nueva pgina. La ltima pgina debe contener mnimo el prrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.) 7

REMITENTE: El nombre se sita de cuatro a seis interlneas de la despedida, en mayscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar. LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Despus del firmante a dos interlneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en nmero de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)). COPIA: a dos interlneas del firmante o de la lnea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios as: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Snchez Chacn, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en lnea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: a dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea. (Mara S., Pablo Z.) ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA
+ + + + + + + +

Las palabras escritas con mayscula sostenida no se dividen. Conveniente tildar vocales escritas con mayscula sostenida. No exagerar uso de maysculas sostenidas. Escribir con mayscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de trmino genrico. Utilizar debidamente la separacin silbica y mecanogrfica. Al escribir un valor numrico con el smbolo de una unidad de medida, stos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g). Al mencionar fecha en texto se escribe completa (da, mes y ao). Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apstrofo para unidades de milln. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. En la escritura eventual de nmeros dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.

+ + + + +

Cuando los nmeros hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben en cifra. Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre parntesis. Para la denominacin de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas. Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razn social.

Para cartas de un prrafo es conveniente modificar los lmites de medidas convencionales:

+ + + + + +

3 interlneas entre el margen superior y el nmero 3 interlneas entre el nmero y la fecha 6 interlneas para iniciar destinatario El prrafo a interlineacin de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las lneas especiales se pueden separar por 3 interlneas. No se cambia la interlineacin sencilla para los datos del destinatario y remitente. PLEGADO DE LA CARTA

Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efecta el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaa de 1 cm se efecta segundo doblez. 2 1

SOBRE CON VENTANILLA: Se hace de acuerdo con la posicin de la ventanilla. 9

10

Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlneas Nmero o referencia 2 a 3 interlneas Ciudad y fecha 4 a 6 interlneas Datos del destinatario 1 interlnea

4 a 6 interlneas 3y4 cm

Texto con saludo incluido ................................................................................................................... ........................................................................ 1 interlnea 2 interlneas ................................................................................................................................. .................................................................................. Despedida 4 a 6 interlneas Remitente Cargo 2 interlneas Anexos (opcional) 2 interlneas Copia (opcional) 2 interlneas Transcriptor Entre 2 y 3 cm

2y 3 cm

Figura 2. Estructura de la carta estilo bloque extremo

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Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlneas Nmero o referencia 2 a 3 interlneas Ciudad y fecha 4 a 6 interlneas Datos del destinatario 1 interlnea 2 a 3 interlneas Asunto: (opcional) 2 a 3 interlneas Saludo: (opcional) 3 interlneas Texto........................................................................................................................ ................................................................... 1 interlnea 2 interlneas ................................................................................................................................. .................................................................................. Despedida 4 a 6 interlneas Remitente Cargo 2 interlneas Anexos (opcional) 2 interlneas Copia (opcional) 2 interlneas Transcriptor

3y4 cm

2y 3 cm

Entre 2 y 3 cm

Figura 3 Carta estilo bloque

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GBucaramanga,

Doctor FRANCISCO JARA MENDEZ Gerente Almacenes Carulla S.A. Carrera 11 7N-50 Palmira Bogot DC, Cundinamarca Asunto: Invitacin Seminario Respetado doctor Jara: Nos es grato invitarlo al Seminario sobre la aplicacin que se le dar a la Ley 100 de acuerdo a los nuevos cambios aprobados a partir del 1 de enero de 2003. El Seminario tendr lugar el da 15 de abril en el horario de 08:00 a 12:00 y de 14:00 a las 18:00 horas en el Saln Moiss San Juan ubicado en el 2. Piso de nuestra sede principal; el seminario no tendr ningn costo. Agradecemos su participacin. Cordialmente,

SATURNINO FLOREZ S. Rector Anexo: Invitacin

Martha C. Diagonal Santander 4E-123 Edificio Florimar Telfono 567 89 98 Bucaramanga

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2. ELABORACIN DE MEMORANDOS NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC3397 Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacin, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. CLASIFICACIN: BLOQUE EXTREMO BLOQUE

REQUISITOS Mrgenes (Igual a la carta) ZONAS (igual a la carta)

Denominacin del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlnea se ubica la palabra MEMORANDO en mayscula sostenida y centrada. Nmero: Numeracin consecutiva. Puede anteceder el cdigo dependencia, de 2 a 3 interlneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlneas del nmero. Encabezamiento: A tres interlneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposicin PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayscula inicial. A dos interlneas de la palabra PARA se ubica la preposicin DE en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayscula inicial. A dos interlneas de la preposicin DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la sntesis del documento con mayscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente: 14

Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, ste ltimo separado por coma. Remitente: Nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y slo aparece su firma. Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo Remitente: Cargo y dependencia o cargo En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia Remitente: Cargo y dependencia La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto. REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaracin escribiendo entre parntesis y con mayscula la letra E. Seguida de punto. Despus del cargo. Asunto: Sntesis del tema expresado en mximo cuatro palabras con mayscula inicial. Texto: Se inicia de 3 a 4 interlneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera persona del singular o del plural segn elc aso. Se usa tratamiento de usted.

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No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Presentacin impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y tamao. El encabezado se escribe de 2 a 3 interlneas del borde superior o a 2 del logotipo con mayscula inicial. La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina a la derecha. Doctor Fabio Lara Fuentes 2

El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado. Despedida: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresin breve o frase terminada en punto. Remitente: Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlneas de la despedida con mayscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha. Lneas especiales: Anexos, copias e identificacin del transcriptor, se aplican igual que en la carta

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MEMORANDO RHSan Jos de Ccuta, PARA: DE: ASUNTO: Sr. Francisco Entrena Lpez, Administrador de Edificios Jefe Financiero Autorizacin modificacin presupuestal

Me permito enviarle la autorizacin de los rubros de mantenimiento de vehculos y renovacin de plizas por los siguientes valores: 5 5 345678 987234 $2350.000 7000.000

Cordialmente,

Carlos Augusto Crdenas F. Anexo: uno Copia: Sr. Jorge Jcome, Jefe de Planeacin
Martha C.

Calle 9 1-23 Piso 2 Telfono 578 56 78 San Jos de Ccuta N. de S.

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3. CIRCULARES
NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC3397 Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios CLASIFICACIN De acuerdo con el destinatario: EXTERNA O CARTA CIRCULAR INTERNA O GENERAL De acuerdo con el estilo: BLOQUE EXTREMO BLOQUE REQUISITOS MRGENES: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboracin de cartas. CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIN: Del margen superior de 2 a 3 interlneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida, centrada y destacada. NMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el cdigo de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlneas de la palabra circular. 18

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlneas del nmero. DESTINATARIO: A 3 interlneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS) ASUNTO: Opcional. Sntesis en mximo en cuatro palabras, a 3 interlneas de con mayscula inicial y seguida de dos puntos. TEXTO: De 3 a 4 interlneas del asunto. A interlineacin sencilla y doble entre prrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal., La Gerencia se complace en) PGINAS SUBSIGUIENTES Utilizar hojas en blanco o con logo Igual calidad, color y tamao Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo La lnea de identificacin puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o nmero y el nmero a la derecha. El primer prrafo se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado. Dems recomendaciones de la carta comercial DESPEDIDA: Expresin de cortesa a 2 interlneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto. REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlneas de la despedida en mayscula sostenida. El cargo a 1 interlnea del nombre, con mayscula inicial sin centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita. Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen igual que en la carta. LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO

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CIRCULAR DRH-0071 San Jos de Ccuta, 15 de marzo de 2003 PARA TODO EL PERSONAL Asunto: Inscripcin capacitacin interna Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se recibirn las inscripciones para la capacitacin interna en los programas del primer semestre de 2003, cuyos temas se describen en el anexo. La seora Angela Noriega Narvez estar a cargo de las inscripciones en la Divisin de Recursos Humanos, nicamente en la maana y una vez conformados los listados sern publicados en todas las carteleras de la empresa. La capacitacin es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para recibirla.

TERESA URDANETA BAENA Directora Administrativa Anexo: uno (dos hojas)

Martha C.

Calle 9 1-23 Oficina 601 Telfono 578 67 89 Ccuta Norte de Santander

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Figura 1 Circular interna estilo bloque extremo

4. ELABORACIN DE SOBRES NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envo. PARTES Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES El sobre debe coincidir en color, calidad y diseo de la papelera. Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armona con el tamao. El tamao debe ser el adecuado segn anexos. Para sobres de manila a partir del tamao carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida a interlineacin de 1 y medioLa impresin de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el ltimo caso se deja la solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir nmero telefnico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamao apropiado. Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

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DATOS DEL REMITENTE

1
DATOS DEL DESTINATARIO 2

ESPACIO PARA EL CORREO 3

Figura 1. Distribucin en tercios iguales Modelo 2

ZONA 1

ZONA 3

ZONA 2

Figura 2. Distribucin de zonas, Modelo 1

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ZONA 1

REMITENTE

DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO GERENTE INCORA APARTADO 1250 NEIVA, HUILA

ZONA 2

Figura 3 Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de manila

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5. ELABORACIN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin. > CLASIFICACIN

Registrada y no registrada > REQUISITOS

MARGENES: Igual a la carta TITULO: Nombre del grupo que se rene. extraordinario. Aclarar cuando sea de carcter

PRESENTACIN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio. No debe presentar errores mecanogrficos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Sin borrones ni repisados. > > PAGINAS SUBSIGUIENTES Papel del mismo color, calidad y tamao. Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunin y el nmero separado con guin, al margen derecho se escribe el nmero. Se inicia prrafo de 2 a 3 interlneas del encabezado. REQUISITOS ESPECFICOS

RAZN SOCIAL: Margen superior de la primera pgina TITULO: Nombre de la reunin y su naturaleza, centrados, mayscula sostenida a 3 interlneas del logo (Puede ir en negrilla).

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DENOMINACIN DOCUMENTO Y NMERO: A 3 interlneas del ttulo se ubica la palabra ACTA, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero. FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlneas de la denominacin del documento se escribe FECHA: en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha. HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalizacin de la reunin. (HORA: De 09:15 a las 10:30 horas) LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas de hora, en mayscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barn, Saln Diamante) ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas, mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relacin de nombres con mayscula inicial a interlineacin sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente). Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica as: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) INVITADOS: Se mencionan en caso de existir. AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificacin. ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlneas del ltimo nombre y con mayscula sostenida. De 1.5 a 2 interlneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlneas. DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlneas y con mayscula sostenida. A 2 interlneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineacin sencilla. CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunin. Contra el margen izquierdo a 3 interlneas. Se indica fecha y hora de la prxima reunin. FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayscula sostenida, debajo el cargo con mayscula inicial.

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ANEXOS: Si los hay IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

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RAZN SOCIAL (Si no est impresa)

Entre 3 y 4 cm

3 interlneas del margen superior

TITULO Y CARCTER DE LA REUNIN

3

denominacin documento y nmero

3 interlneas

FECHA:
1.5 a 2

HORA:
1.5 a 2

LUGAR:
1.5 a 2

ASISTENTES: Tratamiento (Opcional) Nombe y apellidos (s), Cargo

1 1.5 a 2

INVITADOS: (si los hay)

1.5 a 2

AUSENTES: (si los hay)

3

ORDEN DEL DIA:

Entre 3 cm Y a 4 cm 2

1. Nmero y tema
2

Entre 2 cm y 3 cm

2. Nmero y tema
3

DESARROLLO:
2

1. Nmero y tema
2

Texto correspondiente

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 1. Modelo de distribucin de acta administrativa

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Encabezado
2a3

2. Nmero y tema
2

Texto correspondiente
3

CONVOCATORIA: (Si se programa una nueva reunion) XXXXXX XXXXXXX.

4 a 6

NNOMBRE COMPLETO Cargo (1 interl)

2

NOMBRE COMPLETO Cargo

Anexos: (si los hay)

2

Transcriptor

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6. ELABORACIN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 4176 CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia documento identidad, paz y salvos, exmenes mdicos, etc.. ESTILOS BLOQUE EXTREMO (Nmero, fecha y firmante parten del margen izquierdo) BLOQUE: Nmero, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS MRGENES: Igual a los dems documentos. PARTES NMERO : Opcional. A 2 3 interlneas del margen superior y segn el estilo. FECHA : De 2 a 3 interlneas, en forma completa CARGO: De 3 a 4 interlneas, mayscula sostenida y centrado precedido por ELLA. eventos,

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IDENTIFICACIN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlneas, centradas y en mayscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 interlneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjuncin Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayscula sostenida e identificacin). Se emplea interlineacin de 1 y medio o dos en el texto y doble entre prrafos. Se redacta en tercera persona. En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin y de preferencia se incluye el destinatario. FIRMANTE: Mayscula sostenida, de 4 a 6 interlneas y segn el estilo . TRANSCRIPTOR: A 2 interlneas del firmante y al margen izquierdo. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

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Entre 3 y 4 cm

2 a 3 interlneas

012

2 a 3 interlneas

Barranquilla, 15 de marzo de 2003-03-17

3 a 4 interlneas

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

3 a 4 interlneas

HACE CONSTAR:
3 a 4 interlneas

Que el seor FERNANDO LOZADA BUITRAGO BOTERO, identificado con cdula de ciudadana 5.345.678 de Bucramanga, trabaja en esta empresa desde el 01 de febrero de 1994 y desempea el cargo de Asistente de Recursos Humanos. Esta constancia se expide para trmites de visa en el Consulado de los Estados Unidos de Amrica.
4 a 6 interlneas

CECILIA RODRGUEZ OROZCO

Martha c.
2 interlneas

Calle 9 1-45 Piso 6 Telfono 578 30 60 Barranquilla 31

1. ELABORACIN HOJA DE VIDA NORMA TCNICA COLOMBIA NTC 4228 Relacin de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. REQUISITOS MRGENES: Igual anteriores documentos. PARTES IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO: La expresin HOJA DE VIDA se escribe de 2 a 3 interlneas del margen superior, centrada, mayscula sostenida. Se puede usar negrilla. DATOS PERSONALES: interlneas. Mayscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificacin, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y telfono (opcionales: licencia conduccin, pasaporte, tarjeta profesional) Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos. NOMBRE: A 3 interlneas de DATOS PERSONALES. apellidos en mayscula sostenida. Al frente nombre y

IDENTIFICACIN: A 2 interlneas, al frente se especifica tipo de documento y ciudad de expedicin. FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlneas, al frente con mayscula inicial se nombra la ciudad y fecha completa. DOMICILIO: A 2 interlneas. Al frente direccin y ciudad de residencia.

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TELFONO: A 2 interlneas, al frente el nmero separado por espacios. ESTUDIOS: Ttulo contra el margen izquierdo, en mayscula sostenida, a 3 interlneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros. ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlneas del ttulo ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, ttulo obtenido o periodos cursados, ciudad y ao de terminacin. Esta informacin se puede suprimir. ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Ttulo en mayscula sostenida, al margen izquierdo y a 3 interlneas. A 3 interlneas se relacionan los cursos o seminarios, destacndolos con negrilla o mayscula sostenida. Luego duracin, nombre institucin, ciudad y fecha. EXPERIENCIA: interlneas. Ttulo contra el margen izquierdo, mayscula sostenida, a 3

A 3 interlneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el ltimo cargo desempeado. En orden: nombre de la empresa con mayscula inicial, cargo desempeado destacado negrilla o mayscula sostenida y tiempo de servicio. REFERENCIAS: LABORALES: Mayscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlneas. A 3 interlneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, direccin y telfono). PERSONALES: Mayscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlneas. A 3 interlneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesin o dignidad, ciudad y telfono). NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlneas contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida se escribe el nombre completo. FECHA DE PRESENTACIN: De 3 a 4 interlneas se escribe la ciudad y fecha. PGINAS SUBSIGUIENTES

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Igual color, calidad y tamao del papel Todas las hojas deben finalizar prrafo completo Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayscula inicial Lnea de identificacin consta de nombre del documento y de la persona, y nmero de la pgina a la derecha El primer prrafo se inicia de 2 a 4 interlneas. ASPECTOS GENERALES Debe ser enviada en original y acompaada por carta Datos veraces Fotografa reciente parte superior derecha primera hoja Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

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HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES NOMBRE: IDENTIFICACIN: FECHA DE NACIMIENTO: ESTADO CIVIL: DOMICILIO: TELFONO: ESTUDIOS SECUNDARIOS: UNIVERSITARIOS: Colegio Nuestra Seora del Rosario Bogot, Bachiller Tcnico en Comercio, 1984 Universidad Externado de Colombia, cinco aos. Administracin de Empresas, 1990. SANDRA PATRICIA CORTS DUARTE C.C. 60.246.567 de Cali Santa marta, 5 de julio de 1963 Casada Calle 45 67-98 545 67 89

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS Seminario de Relaciones Pblicas, Colegio Mayor de Antioquia, 80 horas, Medelln, agosto de 1991. Formadores en Calidad Total. Escuela Superior de Negocios, 50 horas, Bogot DC, noviembre de 1993. EXPERIENCIA 35

Cotrasal. Asistenta Relaciones Industriales, desde abril de 1992 hasta la fecha. Funciones: Programar, controlar y dirigir el proceso de seleccin de personal. Hoja de Vida de Sandra Patricia Corts Duarte 2 Distribuidora Colombia. Auxiliar de Personal, 1991-1992 REFERENCIAS LABORALES Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de Relaciones Industriales. Avenida de las Amricas 4-92, Bogot. Telfono 283 47 65. Cotrasal. Seor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos. Avenida 68 10-34, Bogot. Telfono 480 05 06. REFERENCIAS PERSONALES Doctor Roberto Ramrez Andrade, Asesor Financiero del banco de la Repblica. Bogot, telfono 267 47 56. Doctora Julia Emma Alzate, Senadora de la Repblica. Santa marta, telfono 285 34 76.

SANDRA PATRICIA CORTS DUARTE Bogot D.C., 13 de marzo de 2003

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8. INFORME ADMINISTRATIVO
NORMA TCNICA COLOMBIANA 3588 DEFINICIN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carcter administrativo. CLASIFICACIN De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En peridicos o espordicos De acuerdo con el nmero de hojas: En cortos, hasta la pgina nmero 10 y en extensos, a partir de la pgina 11. REQUISITOS MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente. INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y est conformado por introduccin, ncleo del informe, conclusiones y recomendaciones (Opcional) Consltese la Norma Icontec 3588 INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuacin. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente RAZN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. DEPENDENCIA: A interlineacin doble, bajo la razn social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayscula inicial y contra el margen izquierdo.

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NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el nmero o el cdigo de identificacin, ste se ubica sobre el mismo rengln de la dependencia, contra el margen derecho, as: CM-023 TITULO: A cuatro interlneas de la dependencia se escribe el ttulo del informe, centrado y en mayscula sostenida. FECHA: A cuatro renglones del ttulo, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayscula inicial. AUTORA DEL INFORME: A interlineacin de uno y medio a dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayscula inicial. Los datos de la fecha y la autora se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga. OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propsito del mismo y se presenta, as: De dos a cuatro interlneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayscula inicial. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un captulo nico, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo. CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede as: la palabra CONCLUSIN o CONCLUSIONES se escribe en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlneas del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo. FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, . El nombre se anota en mayscula sostenida, de cuatro a seis renglones del ltimo prrafo. El cargo, a una interlnea del nombre, con mayscula inicial.

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TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se escribe a dos interlneas del firmante.

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Departamento de Investigacin 4 interlneas INFORME URBANIZACIN EL SOL 4 interlneas FECHA: Ocaa, 17 de marzo de 2003 (1.5 a 2 interlneas) ELABORADO POR: Andrs Aragn Botero Laid Samira Paredes 2 a 4 interlneas OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores, segn el cronograma establecido. 2 a 4 interlneas TEXTO ( 1.5 o 2 interlneas). __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________.

CONCLUSIONES 2 a 4 interlneas __________________________________________________________________ _______________________________. 4 a 6 interlneas NOMBRE COMPLETO Cargo Transcriptor 40

Figura 1. Esquema del informe Corto

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3. INFORME EXTENSO MATERIAL PRELIMINAR Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUBIERTA Presenta la informacin bsica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qu informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada, incluye los siguientes elementos bsicos:
+ + +

Razn social ttulo del informe y subttulo, si lo hay. Nmero o cdigo de identificacin: el autor puede emplear un nmero o cdigo alfanumrico de identificacin. En el informe extenso, esta se anota en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la palabra nmero o presentado en un recuadro. Margen derecho SG-002 7506-02

Ejemplos: Para cdigos

Para nmeros: 002 Nmero 002 Con excepcin del cdigo o nmero de identificacin, los dems elementos pueden aparecer en la posicin esttica deseada.
+

Portada 42

De libre diagramacin en esttica, tamao de letra, escritura en mayscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de informacin y constituye la primera pgina del informe. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos:
+ + +

Nombre de la dependencia, rea, grupo, comit, sucursal, comisin, entre otros. Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe. Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa. Ejemplo: San Jos de Ccuta, 17 de julio de 2003 Mes y ao: Tunja, junio de 2003 Ao: Bucaramanga, 2003
+

Tabla de contenido Contiene los ttulos de: del informe, material

Se coloca inmediatamente despus de la portada. captulos, subdivisiones principales del cuerpo complementario y su respectivo nmero de pgina.

El ttulo TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relacin se inicia de dos a cuatro interlneas del ttulo. Si la columna de paginacin se titula con la abreviatura pg., sta constituye la primera lnea despus del ttulo, y la relacin comienza a dos interlneas.
+

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el mismo margen, los ttulos que no llevan numeral como: glosario, introduccin, bibliografa, ndice, conclusiones y recomendaciones. Ttulo de cada captulo y subdivisiones. Los ttulos de los numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayscula sostenida; los ttulos de la subdivisin de tercer nivel con mayscula inicial. Se determina una tabulacin a dos espacios del tercer nivel, mxima subdivisin que aparece en la tabla de contenido.

La Tabla de Contenido se escribe a dos interlneas entre ttulos. Cuando algunos de ellos ocupe ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlnea y comienzan debajo de la primera letra del anterior. 43

Nmero de pgina. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.

Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los ttulos y el nmero de pgina.
+

Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera, stos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista separada.

Cuando la relacin se efecta al final de la tabla de contenido, cada uno de los ttulos se ubica centrado, en mayscula sostenida, de dos a cuatro renglones despus de la ltima lnea. Para ambos casos, la primera lnea d escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo, contra el margen izquierdo y con mayscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el nmero y la leyenda correspondiente. El nmero de la pgina se escribe en el mismo rengln, contra el margen derecho.
+

Glosario (ltimo elemento del material preliminar).

Si el informe requiere una explicacin de trminos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretacin, se elabora un glosario en orden alfabtico. El ttulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayscula sostenida a 5 cm del borde superior de la hoja. De dos a cuatro interlneas se ubica el primer trmino en mayscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y despus de dos espacios se digita la definicin con mayscula inicial; si sta ocupa ms de un regln, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlnea sin dejar sangra. Entre trminos se dejan dos interlneas. CUERPO DEL INFORME Constituye la parte central del documento y est conformada por introduccin, ncleo del informe y conclusiones y recomendaciones (opcional).
+

Introduccin. El informe extenso lleva una introduccin que plantee brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeracin sino ttulo.

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La palabra INTRODUCCIN se escribe en mayscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo; las subsiguientes a interlineacin de uno, uno y medio o dos.
+

Ncleo del informe. El ncleo del informe se puede dividir en captulos y stos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene n cuenta lo siguiente: Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se estudi...) y los prrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera lnea de escritura de cada captulo se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo. Queda a libre criterio escribir a interlineacin de uno, o de uno y medio. Entre prrafos se deja el doble de la interlineacin elegida.
+

Captulos. Cada captulo tiene un ttulo (divisin de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en mayscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El ttulo no lleva punto final.

Los ttulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la interlineacin elegida. Los ttulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayscula inicial; el texto se inicia al doble de la interlineacin elegida. Los ttulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayscula inicial. A dos espacios se contina el texto, en el mismo rengln. Nota:
Si se desea, los ttulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.

Cada captulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma pgina del anterior. Si se escoge esta segunda opcin se tiene en cuenta lo siguiente:
+

Numeracin e identificacin de pginas. La paginacin del informe administrativo debe efectuarse de la siguiente manera: La pgina uno corresponde a la

Se utiliza numeracin arbiga consecutiva. portada.

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Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las pginas derechas llevan los nmeros impares. Se procura que no queden pginas izquierdas en blanco. Nota:
+ No se adicionan pginas tales como: 4 bis, 7.

Pginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao de la primera hoja, sin impresin o papel especial de segunda hoja.

Estas pginas llevan un encabezado constituido por la lnea de identificacin y el nmero de pgina, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, as: Margen izquierdo Informe Propuesta Salarios Informe OCSA-CR-137 Margen derecho 2 2

La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlneas del encabezado.

+

Numerales. Cuando se requiera numerar captulos y subdivisiones se emplean nmeros arbigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.

En estas figuras se puede observar que la colocacin del punto (.) va despus del primer nivel y entre los dgitos que designan las subdivisiones. El punto se omite al final del ltimo dgito, a partir del segundo nivel. Se pueden utilizar los literales, guiones y vietas con uso moderado. Al emplear el guin, ste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minscula, seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el texto, a partir de la segunda lnea y subsiguientes es opcional conservar la misma sangra o retornar al margen izquierdo. Al emplear vietas, stas se colocan contra el margen izquierdo y el texto conserva la sangra si hay ms de un rengln.
+

Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, stas aparecen despus de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma pgina.

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Citas. En caso e que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:

La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma lnea del texto. Cuando la cita ocupa ms de cinco renglones, aparece como una insercin en el texto y se deja una sangra de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una interlnea sin comillas. Se separa del texto por dos interlneas. La cita se identifican en el texto con un nmero (superndice o nmero arbigo entre parntesis). El uso de una de las dos formas de identificacin se conserva a travs de todo el documento.
+

Referencia bibliogrfica de un artculo.

SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santa fe de Bogot: No.24 (mayo 1995); p.5-15

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4. OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

EL CHEQUE: Elemento comercial mas usual, en virtud de las seguridades que ofrece y el ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario que nos ha suministrado el Banco. El Banco es una institucin de crdito, creada bajo leyes y reglamentos especiales, que tienen por objeto promover la movilizacin y desarrollo de la riqueza facilitando as las operaciones de comercio y consecuentemente el progreso y mejoramiento social. Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depsitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo. La movilidad constante de estas operaciones de depositar y retirar dinero con los fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente. El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o una empresa. Las personas que intervienen en la negociacin con cheque son: El Girador, que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea, quien da la orden de pago. El beneficiario, que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el cheque. El girado, que siempre ser el banco que hace la entrega del dinero al beneficiario. Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y nmero, lugar y fecha, valor en nmeros, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del girador, nmero de la cuenta corriente. La distribucin de estas partes vara segn la institucin bancaria a la que pertenece el cheque. La escritura mecanogrfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de formatos. Los espacios que queden en blanco despus de llenar el cheque se anulan con guiones.

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CLASES DE CHEQUES: Cheque Ordinario: Es aquel que en la lnea pguese a la orden de lleva el nombre del beneficiario para ser cobrado por l mismo o endosarlo a otra persona para su cobro. Cheque al Portador: En la lnea pguese a la orden de lleva el trmino Portador. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de prdida pueden ser cobrados por cualquier persona. Cheque cruzado: En la misma forma que el cheque ordinario, se gira a la orden de una persona o una institucin. Sin embargo, tiene una diferencia especial: ESTA CRUZADO POR UNA DOBLE LNEA PARALELA Y OBLICUA. Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no puede ser cobrado directamente en el banco (como ocurre con los ordinarios), sino que debe consignarse. Cheque especialmente cruzado: Con el empleo de esta clase de cheque, la seguridad aumenta. A la caracterstica de cheque cruzado que ya sealamos, se agrega otra condicin: colocar, dentro de las lneas paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda Pguese al primer beneficiario. Consecuentemente, slo el beneficiario est facultado para hacer efectivo su cobro, a travs de la consignacin respectiva. Cheque certificado: Esta clase de cheque da a la operacin que con l se cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El margen de seguridad que sealamos radica en que el banco certifica que en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero indicada en el cheque. La certificacin de un cheque requiere los siguientes datos: El sello de certificado La fecha de certificacin La firma del empleado autorizado por el banco

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El dueo de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque. En ningn caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados. CONSIGNACIONES Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valindose de los cheques. El depsito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque. Para que quede constancia de los depsitos, existen unos formatos de consignacin que deben diligenciarse y anexarse con cada deposito. Estos formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el banco, ser la nica constancia de la consignacin realizada. CLASES DE CONSIGNACIONES De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las consignaciones pueden ser de dos clases: Ordinarias: En stas, se hace referencia al efectivo y a los cheques locales, o sea, que pertenecen a la misma ciudad. Las partes habituales del formato en esta caso, son: Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la consignacin. Lugar y fecha Nombre del titular de la cuenta Nmero de la cuenta Cantidad que se va a consignar en efectivo Detalle de los cheques que se consignan. En este caso deben anotarse: nombre del banco, nmero y serie del cheque, valor. Monto total de la consignacin. Firma del depositante (o enterante), es decir, de quien hace la consignacin . Para diligenciar mecanogrficamente debemos seguir las normas de llenado de formatos. 50

LETRA DE CAMBIO:
En las transacciones comerciales a crdito, o sea aquellas en las cuales el vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por parte del cliente respaldar la deuda con una garanta formal. La letra de cambio constituye esta garanta. Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la persona a quien est dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada en el documento. En este documento intervienen las siguientes personas: Girador o acreedor: Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra. Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a pagar solidariamente la obligacin. Beneficiario: Es quien debe recibir finalmente el valor de la letra. Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepcin de los casos en que las letras han sido negociadas a travs de su endoso. La letra de cambio viene ya impresa en formatos especiales. Estos pueden variar en su distribucin pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes partes: Nmero de la letra Fecha de expedicin Valor en nmeros Nombre del girado Fecha de vencimiento Lugar donde se efectuar el pago Nombre del beneficiario Valor en letras Inters (si lo tiene) Firma del girador Firma del girado Firma del fiador 51

Dileccin y telfono del girado.

Su diligenciamiento mecanogrfico obedece a las mismas normas vistas anteriormente para los documentos comerciales. Sin embargo, debemos tener en cuenta lo siguiente: Nmero: Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica, dentro de una misma obligacin el orden consecutivo de las letras, y el denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado. Fecha de expedicin: Se escribe la del da en que gira la letra. Toda letra debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez. Fecha de vencimiento: Se escribe la fecha del da en que el deudor debe cancelar su deuda. Firmas: Del girador o acreedor: Va al final de la letra, con el nmero del documento de identificacin, despus de la palabra atentamente o las letras S.S.S., Del girado o deudor: Siempre debe aparecer despus de la palabra ACEPTADA, tambin debe llevar el nmero del documento de identidad. Del Codeudor o fiador: Cuando intervenga, su firma, nombre y nmero de documento de identidad deben figurar despus de la firma del deudor. RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer enmiendas, tachaduras ni borrones.

LAS FORMAS IMPRESAS

Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos antes de entrar a considerar las cotizaciones. FORMA IMPRESA O FORMULARIO

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Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las negociaciones, redactados de tal manera que son gua suficiente para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido. Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en diferentes colores para facilitar su distribucin. A continuacin indicamos las normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los formularios. El formato impreso debe leerse detenidamente antes de comenzar su escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios para llenarlo. La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su rayado y no los bordes del papel. El regulador de interlneas debe aislarse con el liberador indefinido del rodillo. Cada rengln de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar que las letras queden escritas sin tocar la lnea inferior. Los nombres de quien enva el formulario y el de la persona a quien va dirigido deben escribirse con mayscula fija. Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos corresponden a ella. Es importante que todos los datos estn correctamente alineados. Para escribir los datos correspondientes a las columnas, se tabula la mquina en cada una de ellas y se llena con interlineacin sencilla y maysculas iniciales. Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de poder realizar las operaciones aritmticas a que haya lugar. Los smbolos monetarios deben figurar en la primera partida de cada columna y cada vez que se totalice. Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble raya debajo del total, dejando una separacin mnima entre las rayas. Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales. Cada tipo de formato debe llevar una numeracin consecutiva para facilitar su archivo, control y localizacin Los clculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados cuidadosamente. Las cantidades en letras, deben escribirse con mayscula fija.

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LA COTIZACIN
Es la informacin suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determinados artculos, estipulando para ellos un precio dentro de un plazo determinado. Toda cotizacin nace de una solicitud de informacin por parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancas quien generalmente efecta dicha solicitud por medio de una carta. Esta debe elaborarse en estilo bloque o bloque extremo. PEDIDOS Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinacin de comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se especifican los datos necesarios para identificar los artculos solicitados, el nmero de la cotizacin y de ms condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete a adquirir mercancas a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo bloque o el bloque extremo. REMISIONES La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de la mercancas solicitadas en el, y elabora una remisin en la cual se detallan los artculos con todas sus caractersticas, la cantidad despachada, el nmero del pedido correspondiente y la va por la cual ha sido despachada la mercanca. REMISIN: Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora para registrar la venta de mercancas y la salida de bodega. FACTURAS Una vez despachada la mercanca, y con base en los documentos anteriores (cotizacin, pedido y remisin), se procede a elaborar la factura. Factura es el documento en que se registran las ventas realizadas por una entidad comercial, incorporndose en l todos los datos relacionados con la operacin efectuada. Se especifican tambin descuentos, si los hay, valor del transporte, condiciones de pago, financiacin impuestos a las ventas, etc. Las facturas se elaboran de una u otra forma, segn la compra sea a crdito o al contado.

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Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del valor total. Cuando es a crdito hay un recargo o financiacin que se suma el valor de la mercanca. En este caso los artculos se entregan mediante el pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra. Tanto a las compras a crdito como a las de contado, se les recargo el impuesto mas ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercanca y otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de crdito debe presentarse, as: Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09 Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10 Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11 Si el nmero de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola lnea, as: Diez cuotas mensuales cada una $15.000 Primer vencimiento: 2004.10.09 $150.000

El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la factura. En las facturas de crdito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final en mayscula fija el valor total. Asi mismo, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Los datos alineados dentro de cada columna El nombre de cada artculo se escribe en singular El valor total de la factura va en nmeros y en letras Inmediatamente despus del total se traza doble lnea, cerrando la factura.

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ESCRITURA DE TARJETAS
Toda organizacin requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo. Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los trabajadores y en muchas ocasiones son el contacto con el pblico externo allegado a la empresa. Una tarjeta es un detalle, es una manifestacin, es un deseo; por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con su diseo, redaccin y presentacin. El contenido de una tarjeta es corto pero muy diciente. Detngase antes de enviarla, pngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones de ste. Slo despus ejecute el ltimo pasado de esta tarea envela En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar diferentes tipos de tarjetas: agradecimiento, felicitacin, invitacin, psame, presentacin, excusa, etc.. Segn su contenido unas son sociales y otras comerciales o de negocios. Las pautas que le daremos le servirn para realizar mejor este trabajo. recomendamos su aplicacin. Le

Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen la representacin de una entidad, cumplir con ciertos deberes de cortesa y de negocios. Las tarjetas desempean una funcin primordial en las relaciones pblicas, por constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar, invitar, informar, etc., as como para participar diversas actividades como inauguraciones, promociones, instalacin de seminarios, etc.. La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva del mensaje. Ambas cosas obligan a las secretaria o redactor, a ejercitar dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigedades, ya que su redaccin se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero valor social, a este tipo de comunicaciones. 56

CLASES DE TARJETAS
TARJETAS DE NEGOCIOS Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una empresa. Tiene las siguientes caractersticas: PRESENTACIN: Tiene impreso el logotipo, nombre, direccin y lugar de la empresa. Adems, el nombre del representante y su cargo respectivo.

TAMAO: 8.5 x 4.5 centmetros aproximados.

Utilizacin: Visita de negocios Recordatorio de nombres y direcciones Envo de folletos y revistas Envo de regalos, flores y artculos de promocin, en representacin de la empresa.

Ver modelos.

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SERGO S.A.
Representaciones

Jos Antonio Lizarazo Sarmiento

Director Regional Norte de Santander

Calle 6 K-28 CARLOS ORLANDO GONZLEZ Telfono 562 34 56 Ocaa - N. S.

Avenida 5 Calle 2 Norte, Pescadero

TARJETAS PERSONALES Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios. TAMAO: 8.5 x 4.5 centmetros aproximados Presentacin: Slo lleva impreso el nombre completo de la persona.

FABIO HUMBERTO GARCIA LARA

MEDICO-CIRUJANO

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TARJETAS DE PUBLICIDAD Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un negocio, con fines publicitarios. Tamao: 8.5 x 4.5 centmetros aproximados Presentacin Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresin debe llevar: Razn Social Logotipo Actividad econmica Direccin Telfono Lugar Promocin de la empresa

J.J.PITTA Y CIA. LTDA. Francisco Arvalo Roche

DPTO. DE PAGADURA

Utilizacin Promocionar la empresa.

Calle 11 6-28 Telfono 584 35 67 Fax 574 30 29 www.Pitta.co Ccuta-Colombia

TARJETAS EN BLANCO
Son utilizaciones en la mayora de las empresas, independientemente de su actividad econmica. Slo llevan impreso el logotipo de la empresa y en algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa. Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a mquina o manuscrito. Ver figura.

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SATURNINO FLREZ MIRANDA

RECTOR

Utilizacin Las tarjetas en blanco se utilizan para FELICITACIONES, con motivo de ascensos, menciones honorficas, cumpleaos, aniversarios, grados, etc.; AGRADECIMIENTOS, por servicios prestados, trabajos realizados, etc.; INVITACIONES, para actos culturales, sociales o reuniones en general, etc.; PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra. Tamao y color

Se recomienda 17 x 12 16 x 11 centmetros aproximadamente. Actualmente se utilizan en colores pasteles esfumados. En estos casos hay que tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color. 60

Presentacin y distribucin mecanogrfica Texto: Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicacin del logotipo y se redacta en tercera persona . Fecha: Se escribe completa despus del texto. Datos del remitente: El nombre mecanogrfico va despus de la fecha y se escribe con mayscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la derecha. Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a mecanografiar. Cuando la persona enva la tarjeta lo hace en representacin de una entidad debe colocarse el cargo correspondiente escrito con maysculas iniciales.

Datos del Destinatario: Se escriben en la esquina inferior izquierda encabezados por el tratamiento. Nota: Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se escriben solamente en el sobre. Clases de tarjetas en blanco: FELICITACIN: Se envan con ocasin de ascensos, menciones honorficas, cumpleaos, aniversarios, grados o a personas que se hayan destacado en alguna ocasin personal o profesional.

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LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE EN TERCERA PERSONA

Firma

Jos Antonio Lizarazo Sarmiento

Director Regional Norte de Santander

En el DIA D ELA SECRETARIA, le hace llegar un saludo especial y una cordial felicitacin. Aprovecha la oportunidad para agradecerle la participacin activa que ha brindado a los programas de capacitacin en el rea de Secretariado y la invita a superarse da a da para lograr el cambio secretarial que el ejecutivo de hoy espera. Es un reto difcil; pero la tenacidad, el espritu de participacin, colaboracin y adaptacin que la caracteriza, son los pilares fundamentales par alcanzarlo. Usted est en condiciones de hacerlo y su logro redundar en beneficio de su empresa y por ende en satisfacciones personales.

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AGRADECIMIENTO. Se envan para agradecer servicios especiales prestados a la empresa.

Firma

Jos Antonio Lizarazo Sarmiento

Director Regional Norte de Santander

Agradece la acogida que le ha brindado a nuestra revista ORIENTANDO y le manifiesta que por problemas de impresin ajenos a la entidad, hasta ahora sale la primera de este ao. Aprovecha la oportunidad para expresarle que su gestin a travs de la gerencia Regional que desde el 20 de junio desempea, estar encaminada a favorecer e impulsar el objetivo primordial del SENA Formacin Profesional Integral. San Jos de Ccuta, 12 de julio de 2004

INVITACIN: Se envan cuando la empresa programa actos sociales, culturales o reuniones para un nmero determinado de personas. ESTA CLASE DE TARJETA NO SE FIRMA. SOLO SE COLOCA EL NOMBRE MECANOGRFICO DE LA PERSONA QUE LA ENVA.

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Los patrocinadores del Seminario Formacin Mente Emprendedora y Y los miembros del Comit Nacional Fondo Emprender, Tienen el agrado de invitar a usted al homenaje que se le ofrecer al seor Presidente de la Repblica, Dr. Alvaro Uribe Vlez Al admitirlo como miembro honorario del Comit nacional Fondo Emprender, En el acto de clausudra del serminario Formacin mente Emprendedora Que tendr lugar en el centro de Convenciones Gonzalo Jimnez de Quesada, El 12 de agosto de 2004 a las 16:00 horas

Los datos del destinatario se escriben en el sobre.

PRESENTACIN: Se envan cuando el portador de la tarjeta necesita relacionarse con alguien para solicitar o prestar algn servicio que requiera la empresa o l mismo.

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FIRMA

Jos Antonio Lizarazo Sarmiento

Director Regional Norte de Santander

Saluda muy atentamente al doctor JOSE HUMBERTO LOMBANA CASTRO y se permite presentar al seor Alejandro Castro Lobo, quien aspira a desempearse como Administrador en la Empresa que usted dirige. Agradece la colaboracin que pueda presentarle, ya que se trata de una persona perteneciente a una familia a la que conoce hace varios aos y merece plena confianza. Cordial saludo, San Jos de Ccuta, 24 de julio de 2004 Doctor JOSE HUMBERTO LOMBANA CASTRO Gerente General CADENALCO TCNICAS MECANOGRFICAS Cuide la presentacin del margen derecho La fecha se escribe siguiendo las pautas estipuladas en la norma Icontec La hora se escribe de acuerdo a la norma Icontec (internacional) Cuando considere necesario resaltar el nombre de una persona, escrbalo con mayscula fijas. Entre prrafo y prrafo deje doble espacio El texto de la tarjeta por corto que sea, debe escribirse a un espacio. Cuando mande a imprimir las tarjetas, consulte a una persona que tenga gusto, conozca las normas y sepa algo de diseo grfico. Mantenga un estilgrafo con tinta negra para la firma de las tarjetas

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Revise cuidadosamente la tarjeta antes de enviarla y cerciorase que su escritura, redaccin y presensacin estn correctas.

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