3.

Consultando el vocabulario de la GTC vigente, analice los siguientes casos y responda

los interrogantes planteados justificando su respuesta en todos los casos:
A. Sofía Reyes trabaja en Colmotors S.A como asistente administrativa y su jefe le recalca
en su primer día de trabajo que no olvide utilizar para la elaboración de documentos los
formatos normalizados de la compañía. De acuerdo a la anterior instrucción, ¿qué es lo
que debe hacer Sofía?

B. Tatiana Puentes es una aprendiza egresada del programa Técnico en Asistencia

Administrativa del SENA, al llegar a trabajar a la empresa Pitos y Flautas de Colombia y
recibir la inducción correspondiente en su puesto de trabajo, le hacen entrega de un
archivo con unas plantillas de documentos que su antecesora ha producido y del Manual
de Correspondencia de la empresa. Tatiana encuentra que, en las cartas, hay varios
detalles que según lo que ella aprendió en el SENA no deberían ir de esta manera, ¿usted
qué le aconsejaría a Tatiana?

C. El aprendiz Pedro Cifuentes se encuentra realizando su Etapa Productiva en una

empresa dedicada a hacer publicidad y mercadeo, su jefe le indica que elabore un
documento donde presente el portafolio de servicios con el fin de atraer nuevos clientes,
ya que en los últimos meses la empresa no ha tenido las mejores utilidades. Si usted fuera
Pedro, ¿qué documento de la GTC vigente generaría? Justifique su respuesta.

D. Ana María trabaja en Col Nómina Ltda., su jefe le ha pedido que elabore un documento
en donde informe a todos los empleados de la dependencia contable sobre la entrega
oportuna del informe final de la semana, además de recordarles sobre la reunión que se
llevará a cabo el martes de la semana próxima. ¿Qué documento de la GTC vigente cree
usted que debería producir Ana María y por que?

E. Felipe Barriga es el jefe de la aprendiza Sonia López quien está haciendo hace un mes la
etapa productiva en la empresa Cereales de Colombia Ltda., como asistente del área
contable; sin embargo, el señor Barriga le ordena que se traslade a la Unidad de
Correspondencia de la empresa porque Doris Pita que era la encargada de esa área fue
despedida por no cumplir a cabalidad con sus funciones. El jefe de Sonia le solicita que
lleve un control de las comunicaciones producidas y recibidas. Revisando el glosario de la
GTC vigente, ¿qué es lo que debe llevar Sonia al día y qué datos son necesarios para el
respectivo control?
F. Sandra Guzmán es la Jefe de Personal de Falabella S.A y le solicita a su asistente
Francisco Cangrejo que elabore un documento para felicitar a la Cajera Claudia Gonzales
porque se acaba de titular como profesional en Administración de Empresas y adicional a
eso, para informarle que por esa razón y por su excelente desempeño en los cuatro años
que lleva en la empresa, será promovida al cargo de Jefe de Piso. Según las definiciones
que encuentra en la GTC vigente, ¿qué documento cree usted que debería generar
Francisco y por qué?
G. En Luber Ltda., se está realizando una reunión en la gerencia para revisar las utilidades
generadas a la fecha, luego del relanzamiento de marca que se hizo hace cuatro meses.
Paula Fandiño que es el apoyo administrativo de la Gerencia debe generar el documento
respectivo para relacionar todo lo tratado en la reunión y los acuerdos y/o compromisos a
los que haya lugar. ¿Qué documento de la GTC vigente debería producir Paula?
H. Armando Casas es el Asesor de Servicios del Banco “Siempre Social”, a su puesto de
trabajo llega un cliente solicitándole un Paz y Salvo del préstamo que tenía con el banco,
ya que acaba de entregar un cheque en la caja procedente de otra entidad bancaria que le
hizo compra de cartera por el monto total de la deuda. De acuerdo a lo que establece la
GTC vigente respecto a documentos probatorios, ¿qué documento debería producir
Armando?
I. Petra Manrique es egresada de un programa del Instituto Tecnológico de Occidente, ella
desea ingresar a la universidad para terminar sus estudios de pregrado y requiere para tal
fin un documento en el que se evidencie su buena conducta o comportamiento mientras
estuvo estudiando en dicha institución. De acuerdo a lo que establece la GTC vigente
respecto a documentos probatorios, ¿qué documento generaría usted para atender el
requerimiento de esta egresada?

6. Camilo Cristancho es el Apoyo Administrativo de la empresa de publicidad Publimarket

y debe enviar a uno de los clientes una comunicación adjuntando los siguientes anexos: un
Instructivo que tiene 17 hojas, 2 bolsas con afiches, un CD, 5 actas que al foliarlas tienen
un total de 25 hojas y 30 folletos. Teniendo en cuenta los soportes documentales
mencionados, observe los ejemplos de la manera correcta como se deben redactar los
anexos en un documento en la página 9 de la GTC 185 (Véase también Nral. A32 pág. 82) y
aplique con los mismos soportes citados:
A. El ejemplo 4 de la página 9.
B. El ejemplo 5 de la página 9
RTA:Un instrutivo que tiene 17 hojas,dos bolsas con afiche,un CD.

Cinco (actas que al foliarlas tiene un total de 25 hojas y 30 folletos).

7. Juana María Toro Bravo es la secretaria de Pedro Adolfo Cuadrado, quien tras un
altercado que tuvo al ingresar al punto de venta que administra, le solicita a Juana que
redacte un llamado de atención dirigido a la Auxiliar de Seguridad Marina Zapata por el
mal servicio a los clientes tanto externos como internos y su mala actitud cuando se le
hace alguna recomendación al respecto. El señor Cuadrado le recalca a Juana María que
debe quedar copia de ese llamado de atención en el expediente laboral de la trabajadora
y que también se debe enterar del mismo la Jefatura de Operaciones y Sergio Reyes que
es el jefe del departamento de Seguridad. Teniendo en cuenta los ejemplos de la página
10 de la GTC 185 y con el mismo caso, aplique:
A. El ejemplo 1 de la página 10
B. El ejemplo 2 de la página 10
C. El ejemplo 3 de la página 10
D. El ejemplo 4 de la página 10.

* En líneas separadas:
Doctor Pedro Adolfo Cuadrado, Gerente de Dima
Señor William Hernando Villamil Gomez, Jefe de Operaciones
Señor Sergio Reyes, Jefe del Departamento de seguridad
*Para dependencias
Gerencia
jefatura de operaciones
Departamento de seguridad
*Para códigos de la dependencia
1030
1010
100
*En línea segida
Señor Pedro Adolfo Cuadrado,gerente de Dima;William Hernando Villamil Gomez Jefe de
Operación; Sergio Reyes, jefe del Departamento de seguridad

8. Filadelfo Martínez le envía una comunicación a Pantaleona Guzmán solicitándole la

cotización de una serie de insumos que se requieren para el proceso de confección de los
uniformes para los colegios e institutos con los que su empresa tiene una relación
comercial. Para este fin, le da las instrucciones a su asistente personal Kleopatra
Buenavida, ella toma atenta nota en su libreta de todas las especificaciones respecto a lo
que se requiere: artículos, características específicas y cantidades; sin embargo, Kleopatra
se encuentra muy ocupada terminando de supervisar el despacho de un pedido grande
para un cliente muy importante de la empresa, por lo que se ve obligada a solicitar la
colaboración de otro de los apoyos administrativos de la fábrica que es Pedro Tenedor
Cuadrado. Según los términos y definiciones encontradas en la Guía Técnica vigente,
responda los siguientes interrogantes:
A. ¿Quién es el (la) remitente?
B. ¿Quién es el (la) destinatario(a)?
C. ¿Quién es el redactor? (sea dama o caballero se escribe en masculino).
D. ¿Quién es el transcriptor? (sea dama o caballero se escribe en masculino).
a.) Remitente: pantaleona guzman
b.) Destinatario : Filadelfo Martinez
c.) Redactor : Pedro tenedor cuadrado
d.) Transcriptor: kleopatra Buena vida