Cartilla de redacción comercial

Normas Icontec
 NORMAS PARA ELABORACIÓN
DE CARTAS
DEFINICIÓN

Comunicación escrita y oficial que se utiliza entre empresas y personas naturales;

igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

PAPELERÍA

En la diagramación de la papelería utilizada para la primera hoja de corresponden-

cia se debe tener en cuenta la distribución de las zonas, es decir de los espacios en
los cuales se ubican datos impresos o escritos. A este esquema de distribución se le
denomina modelo y consta de las siguientes zonas:

1
ZONA: Espacio destinado para la
impresión del logotipo y la razón
social. Las medidas de esta zona
son de 14 cm. horizontales, desde el
borde lateral izquierdo de la hoja, por 4
cm. verticales, desde el borde superior
de la hoja.

2
ZONA: Espacio destinado para
la impresión de dirección,
teléfono, dirección electrónica,
ciudad, departamento. Sus medidas
respectivas son entre 1.5 cm y 2 cm.
desde el borde inferior de la hoja y
horizontalmente puede ocupar todo el
ancho del papel.

3
ZONA: Espacio superior derecho
que deberá dejarse libre para que
el destinatario coloque los datos de
radicación de la comunicación.
MÁRGENES: 3-4cm

Superior: entre 3 cm y 4 cm

Inferior: entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm 3-4cm 2-3cm

Lateral derecho: entre 2cm y 3cm

Encabezado de las páginas

subsiguientes: entre 2cm y 3cm

2-3cm
ESTILO

El estilo de la carta es el bloque extremo, en el cual todas las líneas parten del
margen izquierdo.

PARTES DE LA CARTA

La carta tiene las siguientes partes fundamentales:

NÚMERO: Está formado por el código de la dependencia y el número

consecutivo, separados por un guion. El código de la dependencia se escribe
de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1).

EJEMPLOS:
1-0025
31-0280

FECHA: A dos renglones del código de la dependencia se escribe el nombre

de la ciudad de origen, seguido de coma.

EJEMPLOS:
Bogotá, Medellín,
DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen en forma
personalizada. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura
responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas según la
extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin
sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente
forma:
Tratamiento o titulo académico, con mayúscula inicial.

EJEMPLOS:
Señor, Doctor, Ingeniero, Licenciado.

Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en

mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en concordancia con el
nombre del firmante. No se utiliza negrilla

EJEMPLOS:
Señor
PEDRO RODRÍGUEZ DÍAZ
Señor
Pedro Rodríguez Díaz

Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.

EJEMPLO:
Gerente General
Asistente de Presidencia

Empresa. Se anota en la linea siguiente al cargo, con la denominación

más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo,
así: Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la
razón social, se escriben en mayúscula sostenida.

EJEMPLOS:
ONU (Organización de Naciones Unidas)
OEA (Organización de Estados Americanos)
UNAD (Universidad Nacional a Distancia)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre

completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se
desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.
 EJEMPLOS:
Sena o SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje)
Icontec o ICONTEC (Instituto de Normas Técnicas y Certificación)

Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se

escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos
espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle
y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número
(No), no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

EJEMPLOS:
Señor
PEDRO RODRÍGUEZ DÍAZ
Gerente General
Manufacturas de Oriente
Carrera 65 No. 135-20

Señor
PEDRO RODRÍGUEZ DÍAZ
Gerente General
Manufacturas de Oriente
Carrera 65 135-20

Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aun

tratándose de correspondencia local.

EJEMPLOS:
Doctora
MARÍA LUCÍA CAICEDO B.
Directora de Talento Humano
Universidad Tecnológica
Carrera 26 No. 64-30
Medellin, Antioquia

Ingeniero
FRANCISCO GARCÍA PÉREZ
Gerente de Producción Química Nacional Ltda.
Calle 39 17-80
Bogotá D.C.

Nota: cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad

como el nombre del departamento se escriben con mayúscula sostenida.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada máximo en
cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

EJEMPLO:
Asunto: Balance General año 20017

SALUDO: La linea de saludo se inicia contra el margen izquierdo a dos

renglones del asunto. Para las mujeres se acostumbra el nombre y para los
hombres el apellido. El tratamiento o título académico se escribe con
minúscula.

EJEMPLOS:
Apreciado doctor Martínez:

Estimada ingeniera Beatriz:

TEXTO: Se inicia a tres interlíneas del saludo, contra el margen izquierdo. El

texto se redacta en forma clara, breve, sencilla y cortés, se expresa en primera
persona del plural porque representa un grupo empresarial, así se trate de un
solo firmante. Se debe utilizar tratamiento de usted.

Con el fin de hacer seguimiento a las comunicaciones se debe especificar en el

primer párrafo los datos del antecedente, es decir el número y la fecha de
radicación.

EJEMPLOS:
De acuerdo con lo solicitado en su comunicación 0534 del 7 de junio de
2006, le enviamos...

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del

texto. Presenta dos alternativas:

Despedida breve, seguida de coma:

EJEMPLOS:
Atentamente, Cordialmente,

Despedida con frase terminada en punto:

 EJEMPLOS:
Agradecemos su gentil colaboración.
Le agradecemos su amabilidad y colaboración.

Nota: Se debe utilizar una de estas dos alternativas por carta.

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis renglones de la despedida y

en concordancia con el nombre del destinatario. Se escribe en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se escribe en la linea siguiente con
mayúscula inicial, sin centrar. La firma se escribe sobre el nombre. Se debe
firmar con tinta negra convencional, porque la utilización de otras tintas no
permite un registro adecuado para la microfilmación o la digitalización.

La primera copia se firmará en idéntica forma que el original.

EJEMPLOS:
JORGE PÉREZ SIERRA
Director de Control Interno

Jorge Pérez Sierra

Director de Control Interno

LÍNEAS ESPECIALES
Anexo: A dos interlineas del firmante se escribe la palabra Anexo,
seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios se enuncia la cantidad, de
preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo del anexo.

EJEMPLOS:
Anexo: 10 hojas
Anexo: Tres folletos y un libro

Copia: A dos renglones del firmante o de la linea de anexos, si la hay,

se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos ( : ).
A dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la
misma entidad se omite la empresa.

EJEMPLO:
Copia: Dr. Julio Díaz Gómez, Rector Universidad Tecnológica
Dr. Carlos Salazar, Rector Universidad Agraria
 Las copias para el archivo o para el consecutivo no se enuncian por ser
reglamentarias de la Institución.

Identificación del transcriptor. A dos interlíneas del firmante o del

último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial
del apellido de la persona responsable de transcribir el documento.
Se recomienda emplear letra más pequeña.

EJEMPLO:
Patricia R. Pablo S.

Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento no

se necesita información del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su

rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en las copias únicamente.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Para las páginas subsiguientes se puede utilizar hojas en blanco o que tengan escrito
sólo el logotipo o la razón social. La calidad, el tamaño y el color del papel deben ser
los mismos en todas las hojas.

El encabezado se ubica entre 2 cm. y 3 cm del borde superior de la hoja o a dos

interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas

del encabezado.

La última página debe contener, como mínimo el párrafo de cierre antes de la

despedida, por tanto la firma no debe quedar sola en la última página.

CARTA CIRCULAR

La carta circular es aquella que va dirigida a diferentes destinatarios con el mismo

texto o contenido.

En este caso se debe elaborar un original para cada destinatario. Igualmente una
relación con el nombre de los destinatarios, su dirección, la ciudad y algún otro dato
importante como cantidad de anexos de cada comunicación. Esta relación se anexa
tanto a la copia de la dependencia que genera el documento, como a la copia del
consecutivo de del Grupo de Archivo y Correspondencia.
 zona
1 3-4 cm zona
3
2 a 3 renglones

Número de referencia
2 a 3 renglones
Ciudad de origen, fecha
4 a 6 renglones

Tratamiento, título académico

NOMBRE DEL DESTINATARIO
Cargo y Empresa
Dirección
Ciudad
2 Renglones
Asunto
2 Renglones
Saludo
3 Renglones

3-4 cm 2-3 cm
Textoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

despedida,

Remitente
Cargo
2 Renglones
Anexo:
2 Renglones
Copia:
2 Renglones
Identificación del transcriptor

zona
2 2-3 cm
 NORMAS PARA ELABORACIÓN
DE MEMORANDOS
DEFINICIÓN
Comunicación escrita de carácter interno en una empresa, es utilizado para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales,
nacionales o internacionales.

PAPELERÍA
Para la elaboración de memorandos se pueden utilizar hojas en blanco con el
logotipo y razón social.

REQUISITOS
3-4cm

MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm 3-4cm 2-3cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas

subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

2-3cm

ZONAS

Zona 1 Espacio destinado para ubicar la razón social y logotipo Sus

medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo
de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario
estampe el sello de registro o la fecha de recibo del documento.
PARTES DEL MEMORANDO

Denominación del documento: A partir de la margen superior, de dos a tres

interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y
centrada.

Número (referencia): De dos a tres interlineas de la palabra memorando se

escribe el código de la dependencia seguido por un guion.

Fecha: De dos a tres interlíneas del código de la dependencia se escribe el

nombre de la ciudad de origen, seguido de una coma. En el Grupo de Archivo
y Correspondencia coloca la fecha de envío.

Encabezamiento: El encabezamiento consta de las siguientes partes:

A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la
preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).
Al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los
datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO,
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anota la
síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula
inicial.
El diligenciamiento de los datos de remitente y destinatario, los cuales
se presentan así:
Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por
coma. Remitente. Cargo y dependencia o cargo.
En este caso la firma del remitente aparece sobre el nombre
mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y contra el
margen izquierdo.

EJEMPLOS:
PARA: Dra. Clara Inés Martínez, Directora General
DE: Secretaria General

ASUNTO: Acta Comité de Dirección

En los datos del encabezamiento se puede hacer uso de abreviaturas,

cuando un renglón es insuficiente.
Texto: Se inicia de tres a cuatro interlineas del ASUNTO, contra el margen
izquierdo.
El texto se redacta en forma clara, breve, sencilla y cortés. Se expresa en
primera persona del singular o del plural.
En los memorandos se utiliza tratamiento de usted.
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto,

contra el margen izquierdo. Presenta dos alternativas con una expresión breve
seguida de coma, o con frase de cortesía terminada en punto.

EJEMPLOS:
Atentamente,

Le agradezco transmitir esta información al personal de su dependencia.

Remitente:El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlíneas de

la despedida, con mayúscula inicial, para que el firmante coloque su rúbrica
sobre el nombre mecanografiado.

Lineas especiales
Anexo: Aunque se hayan detallado en el texto, el final del memorando
a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Anexo, con mayúscula
inicial seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad y el
tipo de anexo.

EJEMPLOS:
Anexo: Tres hojas
Anexo: Dos libros, un folleto

Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexo, contra el

margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida
de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios asi:
tratamiento, nombre y cargo; cargo y dependencia, o dependencia.

EJEMPLO:
Copia: Dr. Fabio Benitez, Director Ejecutivo
Dr. Andrés Londoño, Director Administrativo y Financiero
Dra. Gloria Cárdenas, Tesorera General
 Las copias fijas para el archivo y dependencia no se enuncian, por ser
reglamentarias de la Institución.

Identificación del transcriptor A dos interlíneas del último renglón

escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de
la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda
emplear letra mas pequeña.

EJEMPLOS:
Martha C.
Jorge R.

Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se

necesita identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su

rúbrica contra el margen izquierdo, en las copias únicamente.

MEMORANDO CON EL MISMO CONTENIDO PARA DIFERENTES

DESTINATARIOS

Se elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la línea de destinatario

que se debe llenar individualmente así: con el mismo tipo de letra.

El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.

 zona
1 3-4 cm zona
3
2 a 3 renglones

MEMORANDO

2 a 3 renglones
Número o Referencia
2 a 3 renglones
Ciudad de origen, fecha
3 renglones

PARA:_______________________________________________________________
2 renglones
DE:_________________________________________________________________
2 renglones
ASUNTO:___________________________________________________________

3 a 4 renglones

3-4 cm ____________________________________________________________________ 2-3 cm

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________.
2 renglones

despedida.

4 a 6 renglones

Remitente
Cargo
2 renglones
Anexo:
2 renglones
Copia:
2 renglones
Identificación del transcriptor

zona
2 2-3 cm
 NORMAS PARA ELABORACIÓN
DE CIRCULARES

DEFINICIÓN
Comunicación interna de carácter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios destinatarios.

CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el contenido las circulares se clasifican en:

CIRCULARES NORMATIVAS: Comunicaciones con el mismo texto, utilizadas

para dar a conocer normas, disposiciones e instrucciones institucionales.

CIRCULARES INFORMATIVAS: Comunicaciones con el mismo texto,

utilizadas para dar a conocer asuntos de interés común.

REQUISITOS 3-4cm

MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm
3-4cm 2-3cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 4 cm

Encabezado de las páginas

subsiguientes entre 2 cm y 3 cm4. 2-3cm
PAPELERÍA
Para la elaboración de las circulares utilizamos la misma papelería que para el
memorando.

PARTES DE LA CIRCULAR
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, de dos a
tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida,
centrada y destacada con negrilla o espaciada. Se debe especificar si es
normativa o informativa

EJEMPLO:
CIRCULAR INFORMATIVA
CIRCULAR NORMATIVA

NÚMERO: Para la circulares normativas se utilizará numeración independien-

te, la cual será asignada por la misma oficina que la expide, se enumera en
orden consecutivo y se inicia cada año con 001.

Las circulares informativas se podrán numerar dentro del consecutivo de

correspondencia. Le debe anteceder el código de la dependencia que la
elaboró.

El número se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR.

EJEMPLO:
CIRCULAR INFORMATIVA 1-005
CIRCULAR NORMATIVA
2-0105.3 FECHA

Los datos de nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío para la

circular normativa se escriben de dos a tres interlineas del numero, en forma
completa y en el siguiente orden: día, mes (en minúscula), año, sin separarlo
con punto.

EJEMPLO:
Bogotá, 20 de abril de 2006

Para la circular informativa la ciudad de origen se escribe de dos a tres

interlineas del número y la fecha es colocada por el Grupo de Archivo y
Correspondencia.
DESTINATARIO: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo,
en mayúscula sostenida se escribe el grupo destinatario de la circular.

EJEMPLOS:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
PARA TODO EL PERSONAL

Nota: la preposición PARA no va seguida de dos puntos.

ASUNTO:Constituye la síntesis del tema expresada en mínimo cuatro

palabras. A tres renglones del grupo destinatario se escribe el vocablo Asunto,
con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

EJEMPLOS:
Asunto: Horario de trabajo
Asunto: Normalización proceso de correspondencia

TEXTO: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del asunto. Se escribe a

interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona
del singular o en primera del plural.
 zona
1 3-4 cm zona
3
2 a 3 renglones

CIRCULAR NORMATIVA
2 a 3 renglones
200 - (Consecutivo Dependencia de origen)

2 a 3 renglones
Ciudad de origen, fecha
2 a 3 renglones
DESTINATARIO
3 renglones

Asunto:_____________________________________________________________
3 a 4 renglones

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3-4 cm ____________________________________________________________________ 2-3 cm
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________.
2 renglones

despedida.

4 a 6 renglones

REMITENTE
Cargo
2 renglones

Identificación del transcriptor

zona
2 2-3 cm
 NORMAS PARA ELABORACIÓN
DE ACTAS

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en
una reunión.
Acta no registrada: documento que constituye la memoria de
reuniones o actos administrativos.
Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de
sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas
directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad
competente.
Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: nombre que identifica el acta.
Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un
documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles
o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para
contraer obligaciones por sí misma.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le
denomina renglón.
Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: identificación consecutiva del documento.
Orden del día: relación de temas que se han de trataren una reunión.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN
Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS

MÁRGENES 3-4cm

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

3-4cm 2-3cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsi-

guientes entre 2 cm y 3 cm

2-3cm

TÍTULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe
aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

NUMERACIÓN
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera
consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse
numeración cada año.

PRESENTACIÓN
Las actas se pueden presentaren hojas sueltas o en libros que se destinen para
el efecto.

Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y

en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la
numeración continua para cada uno.

REDACCIÓN
Se redactan en tiempo pasado.
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
 El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar
errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni

repisados.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los
siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la
primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el
margen izquierdo con mayúscula inicial. Se identifica el documento con
el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por
guion. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el
número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura
(No.).

EJEMPLO:
Reunión Comité Académico-Acta 002 2

El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del

encabezado cuando se elabora a maquina.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL
En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o
escrita.

TÍTULO
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben
centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logosímbolo. (Puede
utilizarse negrilla para resaltar).

EJEMPLOS:
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMITÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS
REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula
sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le
corresponda.

EJEMPLO:
ACTA 001

Nota. Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)

FECHA
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del
documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y
la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (.)

EJEMPLOS:
FECHA: Bogotá, 15 de mayo de 1996
FECHA: Medellín, 26 de abril de 1996

Nota. En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad
competente, se indican: el lugar, la fecha y la horade la reunión, además de la
forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de
Comercio).

HORA
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se dígita la
palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente
se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión.

EJEMPLOS:

HORA: De las 09.15 a las 10:25 horas

HORA: De 14:20 a 16:00 horas

LUGAR
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota la
palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente
se anota el sitio de la reunión.
EJEMPLOS:
LUGAR: ICONTEC, sala 202
LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante

ASISTENTES
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe
la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación
sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del
nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la
reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Ejemplo en orden jerárquico:

ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente
Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta

Nota. El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.

Ejemplo de igual jerarquía:

ASISTENTES: Rubén Acosta Z.
Patricia Campos P.
Rosa Restrepo V.

Ejemplo con función común:

ASISTENTES: Miembros del Consejo Estudiantil
Pedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo, Secretaria
Rosario Díaz Pinzón

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y

pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por
entidades.

EJEMPLO:

ASISTENTES: Representantes de Empresas

Óscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S. A.
Rocío Betancur R., Mundial de Vestidos S. A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión,
el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una
misma dependencia se anotan en orden jerárquico.

EJEMPLO:
ASISTENTES: Jefes de División
Carlos Amaya G., Administrativa
María Campos R., Financiera

Nota. En caso de igual jerarquía, se sigue orden alfabético por apellidos.

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de

la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que
se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de
dos puntos (:).

EJEMPLO:
ASISTENTES: Consejeros Principales
Ernesto Alzate García
Martha Bermúdez Martínez

REPRESENTACIONES
En la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la
representación de otra:
a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la
entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos
representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de
acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o
estatutario.
b) En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una
persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación
de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como
representante.
c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si
los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre
de este, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz,
se indica en qué calidad actúa su representante

EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto
González, Vocal.
Cuando los asistentes pasan de 15, se elabora una lista aparte que se incluye
como primer anexo en el acta y se especifica así:
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS
A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último
nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida
seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se
escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.

AUSENTES
Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último
nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO:
AUSENTES Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)
Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)

Nota. Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de
la palabra ASISTENTES.

ORDEN DEL DÍA

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos
puntos (:). De 1,5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran
los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con
números arábigos.

Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se

escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y
tema se dejan 1,5 a 2 interlíneas.

DESARROLLO

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos
interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer
tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea
resaltar.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre
párrafos.

El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y

aprobación del acta anterior.

En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue

aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.

CONVOCATORIA
Si se programa una nueva reunión se escribe la palabra CONVOCATORIA
contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a
tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha
y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.

EJEMPLO:

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal

de Barranquilla el 17 de abril de 1996, a partir de las 09:00 horas.

FIRMA, NOMBRE Y CARGO

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la
última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre,
con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que

el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en
el mismo renglón hacia la derecha.

EJEMPLO:
MANUEL CHACÓN CORREA JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
Presidente Secretario

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis

interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es
impar, la última se centra.
FIRMAS RESPONSABLES
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos
aparecen en la página donde finaliza el texto.

En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la

expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y
contra el margen derecho.

Aspectos Generales
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles
intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis
en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se
anotan las discrepancias.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es

necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se

hace con su nombre completo.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a

favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los
resultados y los nombres completos.

En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo

con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa
como secretario de la misma.

En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de

quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

En actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el

presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
En actas registradas firman el Presidente y el Secretario o, en su defecto, el
Revisor Fiscal.

En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el Secretario o,

en su defecto, el Representante Legal de la compañía, ratifica la constancia de
la validez del acta, así:
"La anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se halla asentada
en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en..........,el.........
de.......de 20......., bajo el No............. de los folios ".

En actas registradas, es necesario acreditar ante la entidad competente, por

escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los
representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales.

A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de

identificación, en las actas que así lo requieran.

RESUMEN DE COMPROMISOS
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el
cual se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límite de
cumplimiento.

ANEXOS
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una
información, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos
interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos
espacios la cantidad; de preferencia clarificar el número de hojas.

Anexos: cinco (5 hojas)

TRANSCRIPTOR
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación
se escribe contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del
enunciado de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

EJEMPLO:
Martha C.
Horacio H.

Nota. Se emplea letra más pequeña.

 zona
1 3-4 cm
3
zona

2 a 3 renglones

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

2 a 3 renglones
denominación de documento y número

2 a 3 renglones
FECHA:
2 renglones
HORA:
2 renglones
LUGAR:
2 renglones
ASISTENTES
2 renglones
INVITADOS
2 renglones
AUSENTES
3 renglones

ORDEN DEL DÍA

2 renglones
3-4 cm 1. Número y tema
2 renglones 2-3 cm
2. Número y tema
3 renglones

DESARROLLO:
2 renglones
1. Número y tema
2 renglones
Texto correspondiente
2 renglones
2. Número y tema
2 renglones
Texto correspondiente
3 renglones

CONVOCATORIA
3 renglones

NOMBRE COMPLETO
Cargo
2 renglones
Anexos:
2 renglones
Transcriptor

zona
2 2-3 cm
 NORMAS PARA ELABORACIÓN
DE CORREOS ELECTRÓNICOS

Al redactar un mensaje de correo electrónico es conveniente tener en cuenta las

siguientes recomendaciones. Note que no son aspectos técnicos, sino consejos
prácticos sobre normas de cortesía que conviene conocer y respetar al comunicarse
por este medio:

No incluya en sus mensajes contenidos que no diría públicamente.

El contenido del mensaje debe escribirse conforme a las normas de redacción

habituales, con sus correspondientes mayúsculas, minúsculas y la correcta utilización
de los signos de puntuación. En particular, un mensaje cuyo texto esté escrito
solamente en mayúsculas, puede ser interpretado como que el remitente está
"gritando".

Es preferible que los mensajes sean cortos y concretos.

Los mensajes deben ir siempre firmados. En las comunicaciones formales es

conveniente además especificar algún medio de contacto como número telefónico
y/o la dirección de correo electrónico.

Al responder un correo, revise previamente a quien estaba dirigido el mensaje

original. Tenga en cuenta que al seleccionar la opción Responder a Todos (Reply All)
puede estar enviando su mensaje a más personas de las que usted quiere que
reciban su respuesta.

Cuando envíe un mensaje a una lista de distribución, procure no incluir documentos

adjuntos o attachments. Es recomendable publicar dichos documentos anexos en una
página web y en el mensaje hacer referencia a ella.
 3-4 cm
OrlandoPlataGaravito

2 a 3 renglones

Número de referencia
2 a 3 renglones
Bogotá, 20 de julio de 2006
4 a 6 renglones

Doctora
FERNANDA GÓMEZ
Gerente Gómez Asociados
Carrera
Bogotá D. C.
2 Renglones
Asesoría publicitaria
2 Renglones
Respetada doctora Fernanda
3 Renglones

3-4 cm 2-3 cm
Dada la amplia experiencia de Gómez Asociados, nuestra empresa está
interesada en contratar una asesoría publicitaria.

El objetivo es que se conozcan los nuevos productos que manejamos en el

mercado internacional, especialmente en el latinoamericano.

Le agradeceríamos se comunique con la doctora Martha Coronado,

encargada del proyecto, a los teléfonos 3575401 ó 2561092.

Cordialmente,

LILIANA GUTIERREZ
Gerente General
2 Renglones
Anexo: un plegable
2 Renglones
Copia: Doctor Juan Sebastián Maldonado, Subgerente
2 Renglones
Petra G.

Carrera 14 76 47, Oficina 302

Teléfono 2567360 Telefax 2561092 Celular 313 431 8350
orlando.plata@gmail.com // sipresscol@yahoo.com
2-3 cm
 3-4 cm
OrlandoPlataGaravito

2 a 3 renglones

MEMORANDO

2 a 3 renglones
Número o Referencia
2 a 3 renglones
Bogotá, 30 de julio de 2010
3 renglones

PARA: Margarita Forero, Directora General

2 renglones
DE: Paola Orrego, Directora Administrativa
2 renglones
ASUNTO: Inscripciones seminario de Redacción

3 a 4 renglones
Le informo que la fecha límite para las inscripciones en el seminario de
3-4 cm Redacción Profesional es el 15 de agosto de 2006. 2-3 cm
Por favor, transmita esta información a todo el personal.
2 renglones

cordialmente,

4 a 6 renglones

Paola Orrego

2 renglones
Copia: Doctor Fabio Benítez, Director Comercial
2 renglones
Álvaro G.

Carrera 14 76 47, Oficina 302

Teléfono 2567360 Telefax 2561092 Celular 313 431 8350
orlando.plata@gmail.com // sipresscol@yahoo.com
2-3 cm
 3-4 cm
OrlandoPlataGaravito

2 a 3 renglones

CIRCULAR
2 a 3 renglones
200 - (Consecutivo Dependencia de origen)

2 a 3 renglones
Bogotá, 25 de julio de 2006
2 a 3 renglones

PARA USUARIOS
3 renglones

Asunto: Nuevas tarifas y horarios

3 a 4 renglones

3-4 cm Les informamos que las tarifas del servicio aumentaron un 10%, y que el 2-3 cm
horario de atención será de 7 a.m. a 6 p.m. de lunes a viernes.
2 renglones

Atentamente,

4 a 6 renglones

EDNA FIGUEROA
Administradora
2 renglones

Paola C.

Carrera 14 76 47, Oficina 302

Teléfono 2567360 Telefax 2561092 Celular 313 431 8350
orlando.plata@gmail.com // sipresscol@yahoo.com
2-3 cm
 3-4 cm
OrlandoPlataGaravito

2 a 3 renglones

REUNIÓN EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

2 a 3 renglones
acta No. 10

2 a 3 renglones
FECHA: 25 de julio de 2010
2 renglones
HORA: de las 14:00 horas a las 16:30 horas
2 renglones
LUGAR: Hotel Valle Real, Sala de Conferencias
2 renglones
ASISTENTES Doctor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Doctora XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Doctor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Doctora XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
2 renglones
INVITADOS Delgado Ministerio de Educación
2 renglones
AUSENTES Doctor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Doctora XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3-4 cm 3 renglones
2-3 cm
ORDEN DEL DÍA
2 renglones
1. Verificación del quórum
2 renglones
2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior
2 renglones
3. Evaluación y aprobación del proyecto de expansión
3 renglones

DESARROLLO:
2 renglones
1. Verificación del quórum
2 renglones
Se efectuó la verificación del quórum y ......
2 renglones
2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior
2 renglones
Se dio lectura al acta 009 y después de discutida se aprobó con las siguientes
modificaciones .....
2 renglones
3. Evaluación y aprobación del proyecto de expansión
2 renglones
La presentación del proyecto estuvo a cargo del ingeniero Mariño y se propuso....
3 renglones

Carrera 14 76 47, Oficina 302

Teléfono 2567360 Telefax 2561092 Celular 313 431 8350
orlando.plata@gmail.com // sipresscol@yahoo.com
2-3 cm
 3-4 cm
OrlandoPlataGaravito

CONVOCATORIA La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de

Barranquilla el 17 de abril de 2007 a partir de las 15:00 horas
3 renglones

MARIO ALBERTO GÓMEZ BERTHA MARINA ALJURE

Presidente Secretaria General
2 renglones
Anexos: Uno (25 hojas)
2 renglones
Pipe A.

3-4 cm 2-3 cm

Carrera 14 76 47, Oficina 302

Teléfono 2567360 Telefax 2561092 Celular 313 431 8350
orlando.plata@gmail.com // sipresscol@yahoo.com
2-3 cm
 EJERCICIOS

Escriba correctamente las siguientes frases

El Curso Avanzado de Redacción se inicia a partir del 4 de enero

______________________________________________________________________________

En el día inmediatamente anterior, el Presidente sancionó la ley del Periodista

______________________________________________________________________________

En el día de mañana, los niños tendrán escuela gratuita

______________________________________________________________________________

De acuerdo a lo expresado por el Gerente General, mañana no hay que trabajar

______________________________________________________________________________

Al interior de nuestra empresa, todos somos conocidos ___________________________

______________________________________________________________________________

Mejore la calidad de las frases siguientes:

A cambio de: Anticipo mi agradecimiento por su atención a la presente

Use: Agradeceré su atención

La presente tiene por objeto informar que________________________________________

______________________________________________________________________________

Por medio de la presente me permito informarle__________________________________

______________________________________________________________________________

Damos respuesta a su atenta carta del 15 de los corrientes________________________

______________________________________________________________________________

Me dirijo a usted para informarle sobre la producción____________________________

______________________________________________________________________________
Adjuntamos nuestro cheque a cargo del Citibank, para cancelar la factura 3182
______________________________________________________________________________

Adjunto a la presente le enviamos una lista de precios de nuestros artículos

______________________________________________________________________________

Obra en mi poder su atenta nota del 5 de diciembre______________________________

______________________________________________________________________________

Al respecto, debemos comunicarle que el trámite en cuestión fue iniciado…

______________________________________________________________________________

Hemos autorizado a los señores ECOPETROL ____________________________________

______________________________________________________________________________

Estamos seguros de que usted comprenderá las circunstancias que motivan…

______________________________________________________________________________

Esperando haber atendido su pedido, nos reiteramos sus atentos y seguros servidores
______________________________________________________________________________

Muy señor mío ________________________________________________________________

Muy señores nuestros__________________________________________________________

De nuestra consideración ______________________________________________________

No hemos recibido su habitual remesa mensual __________________________________

Usted olvidó especificar el número de canastas de cerveza que desea y lamentamos

no poder pedido ______________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Nos complace comunicarles que no nos oponemos para que procedan a la

importación de las 10.000 piezas de empaquetaduras con referencia 462-9241 h
100 __________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Estamos revisando nuestros archivos y desearíamos saber si tienen interés en

continuar recibiendo nuestra publicación “Fénix”__________________________________
______________________________________________________________________________
Sin más particular_____________________________________________________________

Sin más por el momento________________________________________________________

Quedo de usted su más seguro y fiel servidor_____________________________________

De ustedes, atentamente_______________________________________________________

Mil gracias por vuestra misiva del 8 de los corrientes y por vuestro interés en
nuestros servicios______________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Buena tarde, ¿a quién desea? No, ‘Gordita’ la nena que tú requieres no se

encuentra disponible __________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Corrija los errores que contiene el siguiente texto; son de empleo de

mayúsculas y minúsculas, preposiciones y gerundio. En las líneas siguientes
escriba la forma correcta.

MEMORANDO

De: dirección comercial

Para: Gerencia Administrativa
Tema a tratar:
Compra de materiales que está siendo autorizada por el secretario general,
Doctor Alejandro Buendía.

Hemos encontrado deficiencias en los actuales proveedores, principalmente,

disminuyen la calidad de los productos demorando la entrega de los mismos.
En base a lo anterior, sugerimos de que se haga una revaluación de los
contratos vigentes a nombre de la empresa Casa Limpia; bajo nuestro punto de
vista, los contratos deben ser cancelados.

Esperamos la respuesta en dos días.

Gracias.
Ejemplo: dirección comercial >>> Dirección Comercial (dos errores)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________________________
ANEXO 1
ANEXOS
Conectores
Para estructurar un texto
El objetivo principal de Nos proponemos exponer Nos dirigimos a usted para
Iniciar un tema nuevo
Con respecto a Por lo que se refiere a Otro punto es
En cuanto a Sobre El siguiente punto trata de
En relación con Acerca de
Marcar orden
De entrada Ante todo Antes que nada
Para empezar Luego Después
Además Al final Para terminar
1º, 2º, 3º En primer lugar Primero
Primeramente En segundo lugar En último lugar
En último término Finalmente
Distinguir
Por un lado Por otro Ahora bien
Por una parte Por otra No obstante
En cambio Sin embargo Por el contrario
Continuar sobre el mismo
punto
Además Luego Después
Así mismo A continuación Así pues
Hacer hincapié
Es decir Hay que hacer notar O sea
En otras palabras Lo más importante Esto es
Dicho de otra manera La idea central es En efecto
Como se ha dicho Hay que destacar Vale la pena decir
Hay que tener en cuenta
Detallar
Por ejemplo En particular Como, así
En el caso de A saber Como muestra
Resumir
En resumen Brevemente Recogiendo lo más
importante
Resumiendo En pocas palabras En conjunto
Recapitulando Globalmente Sucintamente
Terminar/finalizar
En conclusión Para finalizar Así pues
Para concluir Finalmente En definitiva
Indicar tiempo
Entonces A continuación Al mismo tiempo
Antes Al día siguiente Poco antes
Posteriormente Ahora mismo Simultáneamente
Después Anteriormente En el mismo momento
Más tarde Más adelante A continuación
Indicar espacio
Arriba/abajo Derecha/izquierda Al centro/ a los lados
En medio/en el centro Dentro y fuera Delante/detrás
Cerca/lejos En el interior/en el exterior Encima/abajo
ANEXO 2
Formas obsoletas y su corrección
FORMAS INCORRECTAS Y FORMAS CORRECTAS Y
OBSOLETAS ACTUALIZADAS
A la espera de Esperamos
A la mayor brevedad posible Pronto, cuanto antes
A menos de que A menos que
A vuelta de correo le enviamos Tenemos el gusto de enviarle
Actividades a realizar Actividades por realizar
Adjunto a la presente encontrará (Atentamente) le enviamos

Agradecemos de antemano Agradecemos su gentileza

Al interior de De
Con el fin de Para
Con el objeto de Para
Con el propósito de Para
Con excepción de Excepto
Con sentimientos de la más alta Le enviamos nuestro saludo
consideración y estima
De acuerdo a Según
De los corrientes De junio…
Debidamente registrado, firmado Firmado, registrado
Desafortunadamente Infortunadamente
El ejemplo a seguir es este: El ejemplo es este:
El ejercicio a realizar es el siguiente El ejercicio es el siguiente, el ejercicio es,
ejercicio:
En base a, con base en Según
En el día de hoy Hoy
En el día inmediatamente anterior Ayer
En relación a En relación con
Error involuntario Error
Esperando confiando, agradeciendo Esperamos, confiamos, le agradecemos

Esperando su respuesta Esperamos su respuesta

Esperando su respuesta nos suscribimos
atentos servidores
Estamos adjuntando a la presente
Este es el problema a resolver
Hemos tomado debida nota
Lapso de tiempo
Esperamos su respuesta (y le damos
nuestro agradecimiento)
Adjunto encontrará
Este es el problema, problema:
Nos hemos informado
Lapso
Le estamos enviando Le enviamos
Le suplicamos encarecidamente Le agradecemos que
Les rogamos se sirvan Les solicitamos
Lo antes posible En el término de

Los temas a tratar son los siguientes Los temas son, el temario
Llegó a mi poder Recibí
Mas sin embargo Pero
Nos suscribimos Cordialmente, atentamente
Pedir excusas Presentar excusas
Por lo tanto Por tanto
Próximo pasado Ayer
Quedaron de reunirse Quedaron en reunirse
Quien fuera Presidente Ex Presidente
Si y sólo si Si
Siendo las 10.30 p.m. se dio por terminada A las 10.30 p.m. se terminó la reunión
la reunión
Siguiendo sus instrucciones Hemos seguido sus instrucciones
Sin más por el momento nos despedimos Estamos siempre dispuestos a servirle / es
servidores y amigos un gusto servirle
Sírvase transmitir Transmita, comunique, informe
Tenemos a bien comunicar Nos agrada comunicarle que
Tengo a bien Me complace
Tomar medidas apropiadas Hacer
 BIBLIOGRAFÍA
ÁVILA, Fernando: Cómo se escribe, Bogotá, Norma, 2003

CELIS ALBÁN, Francisco: Diccionario del colombiano actual, Intermedio Editores,

2005

ICONTEC: Normas técnicas colombianas sobre documentación, Bogotá, División de

publicaciones ICONTEC,1999

PÉREZ GRAJALES, Héctor: Documentos empresariales, cómo elaborarlos, Bogotá, Aula

Abierta, 2003

ROJAS Demóstenes: Redacción comercial estructurada, Bogotá, Mc Graw Hill, 2000

UNAD: Las comunicaciones escritas en el marco de las normas ICONTEC y la imagen

corporativa de la UNAD, Bogotá, 2002