Unidad 1: Organización.

Representación gráfica
1.1. Tipos de gráficos
En la búsqueda de optimizar los recursos y alcanzar los objetivos en forma eficiente, las organizaciones emplean distintas herramientas. En este módulo describiremos algunas de estos instrumentos básicos a través del empleo de las representaciones gráficas. Pero, ¿qué son representaciones gráficas? según Lardent (Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos, pág. 65) la representación gráfica “es la sistematización simbólica de situaciones pasadas, presentes o planeadas.” Los gráficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilización de símbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensión, análisis y diseño de las actividades o estructuras organizacionales. Son más deductivos, si están bien realizados, que la lectura de textos descriptivos, ya el lector puede perderse en la narración si son muy extensos o complejos. Los gráficos presentan distintos tipos de clasificaciones según el fin que se persigue. En este módulo seguiremos la línea adoptada por los autores de la bibliografía básica, así que lo definiremos de acuerdo a su contenido y por la situación que describe o representa.

Clasificación según su contenido:

Puros: su contenido está constituido en su mayoría por expresiones simbólicas, pudiendo
contener partes literales y/o numéricas en caso que se necesite alguna explicación. Por ejemplo: cursograma a nivel operativo (no literal).

Literales: se caracterizan por contar en su mayoría con exposiciones literales y/o
numéricas, interrelacionadas por líneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal.

Mixtos:

emplea tantos expresiones simbólicas como literales y/o complementándose uno a otros. Por ejemplo: manual de procedimientos.

numéricas,

Clasificación de acuerdo al hecho o situación que describe:

Organigramas: es una representación gráfica de la estructura orgánica de una
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Gráficos de secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como así
también, planificación de tiempos y distribución de componentes físicos operativos o administrativos.

Gráficos de valores: se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestión.
En esta última clasificación cada tópico mencionado se desarrollará en forma exhaustiva en cuanto a concepto y elementos que los constituyen.

Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. Cassi

-1-

Cabe destacar que es un gráfico complementario del organigrama departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama.1. Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalización. Clases Según la bibliografía estudiada podemos clasificarlos es: Gráficos de estructuras: representa la estructura jerárquica formal de una organización. Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. Cassi -2- .1.1. Organigramas. GRAFICO DE FUNCIONES COMERCIAL Ventas Atención al cliente Servicio pos-Venta Gerencia Departamento Funciones Descripción narrativa de las funciones Gráficos de puestos: es un instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para exhibir la distribución y cantidad de puestos de trabajos existentes. Directorio Comercial Finanzas Producción Gráficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerárquica de un área y describir las funciones que en ellas se desarrollan.

FINANZAS PRODUC. Su principal función es exponer los niveles superiores. Cassi -3- . VENTAS AT. DIRECTORIO COMERC.Gráficos piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerárquicos y áreas organizacionales en forma piramidal. Como solución. se emplean una serie de instrumentos Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. Si las actividades no son plasmadas a través de herramientas adecuadas esto produce pérdida de rendimiento y control. CLI SER POS VTA COSTOS TESORERIA FABRICACIÓN Gráficos de secuencia En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma secuencia y sistemáticas. mandos medios y niveles operativos.

Representa toda acción conjunta de operación y control. Cursogramas. En este caso y para realizar la representación gráfica de los cursogramas.2. modificación o incorporación de información. Representa el almacenamiento sistemático en forma temporaria de elementos portadores de información. Tipos Son representaciones gráficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos. pero en general se respetan los acuerdos. sino que además es una herramienta útil para diagnosticar y proponer circuitos administrativos. Los gráficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas. incorporación de información. firmas y consultas. Técnicas de diagramación. Simbologías. en el empleo de técnicas  34. Representa el almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. Representa toda detención transitoria del proceso en espera de un acontecimiento determinado.1.503.501: simbología Símbolo Denominación Operación Descripción Representa toda acción de elaboración. aunque los administradores de las organizaciones suelen añadir nuevos elementos.gráficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los gráficos de secuencias.502. para el lineamiento general en el diseño de formularios. dado que cada administrador adapta a las herramientas gráficas según la problemática a resolver o circuito a exhibir. como por ejemplo en Argentina las normas IRAM. Norma IRAM 34. por ejemplo: emisión de un documento. nos basaremos en las normas IRAM números:  34. El carácter de permanente se refiere a que la documentación se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durante los procedimientos. A continuación desarrollaremos los gráficos secuenciales de mayor utilización en el campo de la administración empresarial. Representa toda acción de verificación: cotejo entre comprobantes.501. para la utilización de simbología  34. Cabe aclarar que no existe un único criterio de diagramación o rutina. 1. Cassi -4- . comprobación y constatación de datos contenidos en un soporte de información. Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes. Control Operación con control Demora Archivo Transitorio Archivo Definitivo Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H.

indicando el sentido con una flecha. Representa el traslado físico del elemento portador de información. el desplazamiento del diseño tiene una orientación de izquierda a derecha. Ubicación de símbolos: Los símbolos se ubicarán dentro de columnas que representan. 3. ya sea de información escrita o magnética. Normalmente comprende procedimientos que se realizan fuera de la organización o que no se explicitan a fin de simplificar la graficación o por falta de información acerca del procedimiento. 2. Es el símbolo que une a los otros símbolos del procedimiento. Como la determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo. Las columnas se separan con rayas. Conector Norma IRAN 34. y los símbolos deberán graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan. Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Proceso no representado o no relevado Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que.502: técnicas de diseño de cursograma 1. Cassi -5- . cada unidad o sector funcional. Traslado Representa el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el Toma de información proceso. definidas.  Conectar procedimientos graficados en varias páginas. Formulario o soporte Representa el elemento portador de la información. listado u otro medio para ser incorporado al circuito administrativo. Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de acción y opciones. La flecha indica el sentido de circulación. no interesa representar.  Conectar partes distantes de un cursograma. Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo. Líneas de traslado o de toma de información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda. Se aplica para:  Conectar cursogramas entre sí. Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. se destruya o no el elemento portador de la misma.Destrucción Alternativa Representa la eliminación de la información. Trazado del diseño: El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a otra).

salvo excepción en el símbolo de alternativa. se utilizarán puentes en forma de media circunferencia (concavidad). Entrada y salida de líneas a los símbolos: La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la parte superior o lateral izquierda. o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. la entrada se realiza por el vértice superior y sus salidas son los restantes tres vértices (si tiene más de tres opciones. Para la distribución se grafican las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares. Para evitar cruces de líneas. numerándolos partiendo desde 0 (cero) o 1 (uno). la cual se ramifica en tantas líneas como sea necesario). 8. 5. sale una sola línea desde el símbolo. 6. Cuando sea inevitable. 7. Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia. Acción conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente. A cualquier símbolo sólo puede entrar una línea de traslado y sólo puede salir una. se une con una línea diagonal los vértices de los ejemplares. y su salida por la parte inferior o lateral derecha. identificación y distribución de formularios Todo formulario que representa un elemento portador de información puede contener o no copias. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarán superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la acción. La siguiente imagen exhibe lo anteriormente expuesto: Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. Cruce de líneas: En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales. En el caso del símbolo de alternativa. identificándolos.4. de cuyo centro partirá la línea de traslado. tanto de traslado como de toma de información siempre se efectúan en ángulo recto. Emisión. En este caso. La emisión se representa con el signo de operación y a continuación la designación del formulario. Cassi -6- . puede alterarse el orden natural de los ejemplares.

Cassi -7- .Fuente Consultada: Técnicas de Organización. Sistemas y Métodos de Alberto Lardent Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H.

 En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones. acciones y datos complementarios e) Diseño del formulario Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. Por medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones que pueden ocupar cada uno de ellos: Símbolo Operación Control Demora Archivo transitorio Archivo definitivo Destrucción Alternativa Soporte de información Proceso no representado Traslado Toma de información Conector X X X X X X X X X X X Inicial X X Medio X X X X X X X X Final X Fuente Consultada: Técnicas de Organización. Cassi -8- . media o final en el cursograma. Norma IRAN 34.503: diseño de formularios A través de esta norma se establecen las características a tener en cuenta en la confección del formulario portador de la representación gráfica de los procedimientos administrativos. Descripción de leyendas aclaratorias: Existen dos alternativas  Dentro del mismo diagrama y cerca de los símbolos. Ubicación de los símbolos: De acuerdo a las necesidades de diagramación los símbolos pueden ocupar una posición inicial. Sistemas y Métodos de Alberto 10. Los aspectos que contemplan son: a) Formato de los formularios b) Márgenes c) Plegado de formularios d) Encabezamientos.9.

Se incorporan los símbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse A modo de ejemplo se exhibe una imagen de un cursograma que representa el procedimiento de ventas de una organización: Nombre del procedimiento Sectores Intervinientes Simbología Fuente Consultada: Técnicas de Organización. Como síntesis de lo expuesto a continuación mostramos los puntos a tener en cuenta para su construcción: 1.Para el estudio de la materia se considera importante solamente mencionar estos aspectos pero no describirlos. Cassi -9- . Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el procedimiento 2. Sistemas y Métodos de Alberto Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H.

1. Posteriormente lo adoptó la administración como una herramienta básica para el análisis y diseño de la disposición de mobiliarios dentro de una oficina o área.4.10 - . Gráficos de recorridos Es un gráfico que tuvo sus orígenes en el área productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos. Esto se puede lograr reorganizando los equipos. Diagrama de interdependencia sectorial Este diagrama es una síntesis del cursograma tradicional. minimizando los tiempos de ociosidad e inactividad.1. Gráfico de trabajo en equipo Este gráfico también nació en el área productiva y se constituyó en una herramienta valiosa para el estudio de tiempos administrativos. formulario y traslado) en los niveles superiores de la organización. El objetivo es optimizar la productividad. ociosos e inactivos.6. 1.5. pero siempre se debe tener en cuenta los costos fijos y variables que implica cada variación. es decir su planificación y seguimiento de ejecución. agregando personal o maquinarias. En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus mercaderías en lugares estratégicos para incentivar la compra. Los cronogramas más empleados son dos:  Diagrama de Gantt  Pert Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. ¿cuándo se considera trabajar en equipo? consideraremos que existe equipo de trabajo cuando dos o más personas y/o máquinas trabajen simultáneamente efectuando las mismas tareas o complementándose para el logro de un objetivo en común.1. 1. que se busca maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales . Es decir.Cursogramas literales: Es una variante del cursograma simbólico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento. por ejemplo una línea de producción. Cronogramas Estos diagramas se utilizan para la administración de proyectos. e inactivo cuando no se realiza actividad alguna. Cabe recordar que tiempo productivo se considera cuando se efectiviza una actividad por parte de un equipo de trabajo. Son gráficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en función de una variable que es el tiempo.3. El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramación ya que excluye totalmente el empleo de símbolos. especificando el momento calendario en que debe ejecutarse.1. De la aplicación de este gráfico se analizan: tiempos productivos.1. Cassi . 1. Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta que no termine el que esta trabajando. ya que emplea solamente tres símbolos (acción. ¿Cuál es su función? esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que efectúa un equipo de trabajo. Ahora bien.

o sea. que para el desarrollo de un proyecto. Al terminar el esquema de la red preliminar. nunca retrocediendo. hacia el nodo de término del proyecto. A pesar de que. existirán varios nodos ciegos. A continuación se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Cada relación de actividades conforman los distintos caminos de la red. es un modelo para la administración y gestión de proyectos. se deben ejecutan todos los caminos de la red.11 - . El dibujo de una red PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. con la finalidad de representar las diferentes fases. especialmente el tiempo para concluir cada tarea.Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es un instrumento básico en la gestión de proyectos. PERT: El PERT siglas de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. A partir de él se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes. éstas son las actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de término del proyecto. porque no es el objetivo que perseguimos en esta materia y además que se desarrollará en otra asignatura en forma exhaustiva. ¿Cómo se realiza el PERT? Para la diagramación del PERT se utilizan dos métodos que son igualmente aceptados:  Actividad en el Arco  Actividad en el Nodo El método de la actividad en el nodo es la más utilizada en la actualidad. Cabe aclarar. El PERT es un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado. la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. forma una red de actividades que se interrelacionan a través de líneas de tiempo. nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra. cuando se la construye. tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente. aquellas que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder ellas iniciarse. No obstante expondremos la información que se obtiene de la aplicación de Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H. el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades. Esta herramienta. es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra. en principio. e identificar el tiempo mínimo necesario para cumplimentar el proyecto total. No mostraremos como se calcula todo un proyecto a través del PERT. Por este motivo lo explicaremos a continuación: Cada nodo contiene la siguiente información sobre la actividad:  Nombre de la actividad  Duración esperada de la actividad  Tiempo de inicio más temprano  Tiempo de término más temprano  Tiempo de inicio más tardío  Tiempo de término más tardío  Holgura de la actividad Por convención los arcos se dibujan siempre con orientación hacia la derecha. creado por la Marina de Estados Unidos. ya que la mayoría de las aplicaciones computacionales especializadas lo emplean para administrar proyectos. Cassi .

1. A superiores valores de la variable mayor tamaño proporcional tendrá el dibujo.1.esta herramienta. Materia: Sistemas de Información Organizacional Profesor Jorge H.8. al tiempo que tiene ésta disponible para. Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con información del recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboración de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado en el universo del circuito documental.  Tiempo de intervención de cada área.    Duración esperada del proyecto: es el tiempo de duración total de un proyecto desarrollando todas las actividades que lo constituyen. no sólo relevar y diagnosticar el estado de situación de la organización en que se encuentra. ya sea. mejorar la eficacia y eficiencia en pos de una mayor productividad y utilización de los recursos. Recuerde que las herramientas estudiadas en este módulo le permitirá a usted. Esta herramienta exhibe concretamente:  Áreas o sectores intervinientes en un circuito administrativo.  Gráficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada.  1. atrasarse en su fecha de inicio. por uno o varios expedientes o trámites al pasar por los diferentes sectores intervinientes pertenecientes a un mismo circuito administrativo. Gráficos de valores: Estos gráficos son utilizados para administrar proyectos o también para mostrar valores de gestión para cualquier nivel jerárquico de la organización. Por ejemplo: costo de la producción mensual. Según la bibliografía estudiada menciona tres tipos:  Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan. Por ejemplo: ventas mensuales. por ejemplo. Holgura: se denomina holgura de una actividad. se exhiben tendencias. Actividades críticas: una actividad es crítica cuando la holgura es nula y por lo tanto. sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto. con muy poca frecuencia. Por ejemplo: representación de la relación costo/venta de un ejercicio comercial. Recuerde que un proyecto puede tener más de un camino crítico pero a lo menos tendrá siempre uno.  Pictogramas: consiste en un gráfico de valores comparativos. actividades críticas y camino crítico. para el estudio de tiempos empleados. tales como: tiempo esperado de duración de un proyecto. Cassi .  Secuencia de información de cada área. El objetivo buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento. o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecución. provocarán un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de término del proyecto. holguras.7. si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecución más allá de su duración esperada. Los valores que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamaño de acuerdo al valor adquirido.12 - . Camino crítico: el camino crítico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) críticas que la componen.1. sino también. Cartas de proceso Este gráfico se emplea en el área administrativa.