Capacitación

en Gestión Documental

Alcaldía Municipal
 Definición

 Es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y
conservación.
 Normatividad

 Ley 594 de 2000

Ley General de Archivo
 Concepto de Archivo

Registro de
información Gestionar,
producida o Clasificar,
recibida por una Cuáles son sus
entidad pública o Funciones Ordenar y
privada debido a Conservar
sus actividades o documentos.
funciones.
Ciclo Vital de los
Documentos
 Es un ciclo por
donde atraviesan los
documentos, desde
su producción o
recepción hasta su
eliminación o
integración a un
archivo permanente
o histórico.
 • Archivo de la oficina
productora que
reúne su
Archivo documentación en
trámite, sometida a
de continua utilización
Gestión y consulta
administrativa.
:
 • El Archivo Central es la unidad
administrativa o espacio de la entidad en
el cual se reciben las transferencias
primarias, es decir el espacio donde se
reciben y administran los archivos que
cumplieron su tiempo de permanencia en
archivo de gestión y que fueron
trasladados al Archivo Central
Archivo
Central
Procesos para organizar un
Archivo de Gestión
 Unificar
 Seleccionar
 Identificar
 Clasificar
 Organizar
 Depuración y Limpieza
 Foliación
 Verificación de Foliación
 Almacenamiento
Prácticas que afectan la conservación del
Documento
Foliación

 Orden Cronologico
 Esquina Superior Derecha
 En lápiz
 Expedientes consecutivos
Rotulo de Carpeta
Rótulos de Carpetas
Gracias …