COSTOS HISTÓRICOS

OGIF

19-05-2023
 CONTEXTUALIZACIÓN
PROBLEMÁTICA SOLUCIÓN

Dotar a la entidad de un instrumento que organiza variables

Dificultad que se presentó al interior de las áreas para la
que permiten analizar las compras históricas realizadas por
estructuración de estudios previos.
el Fondo Único de TIC

Mejorar el proceso de estructuración de los estudios de

Falta de información sobre procesos similares adelantados
mercado y facilitar la búsqueda de posibles proveedores
por la entidad en vigencias anteriores.
para la adquisición de bienes y servicios

Clasificar y aprovechar los datos de costos históricos con el

Buscar transparencia y evitar subjetividad en los ejercicios
fin de estandarizarlos y alimentar periódicamente la base de
de estimación presupuestal.
datos.

Se identificó mucha volatilidad en los costos entre

Dotar de objetividad los ejercicios realizados por las áreas.
vigencias.
 METODOLOGÍA COSTOS HISTÓRICOS
Identificar y consolidar los contratos y/o convenios cuya prestación de servicio
Objeto constituya la administración de recursos.

Fase 1 Delimitación de la muestra / Periodo 2020-2022

Procedimiento Fase 2 Segmentación de la muestra (FFE)

Fase 3 Revisión y análisis de la documentación total

Costos Históricos
Fase 4 Diligenciamiento matriz de información

Fase 5 Depuración de la matriz

Implementación de tablero de piloto de costos históricos

Fase 6 en Power BI

Disponer de un insumo para los procesos de estudio de mercado e identificar

Funcionalidad previamente el histórico del costo de administración de recursos que se tiene sobre
determinada prestación de servicio en aras de propender por la acertada toma de
decisiones en su estructuración futura.
 Metodología tablero de Control.

Categorizar los bienes

Obtener y consolidar y servicios registrados Priorizar los bienes y
las versiones finales de en los PAA conforme la servicios a incluir en el
los PAA 2017-2022. clasificación propuesta piloto de la herramienta
por SECOP.

Recolectar la
Definir la estructura de
información de los
datos para la captura de
bienes y servicios Normalizar los datos y
la información del
priorizados en la actualizar los registros
piloto de la
estructura de datos
herramienta.
definida.

Diseñar del prototipo

Presentar y hacer Validación y
para la visualización de
pruebas del piloto de la actualización periódica
los datos recopilados,
herramienta. (OGIF)
en Microsoft Power BI.

Cifras expresadas en millones de pesos

Tablero de control Costos históricos.
 Visualizaciones Tablero Detalle costos históricos
de control Costos históricos.

Valor de %FEE (Costos o

Valor de cotizaciones
gastos de administración)
Ejecución presupuestal por despachos
El FEE (Costo/Gasto de
Administración) corresponde
a un porcentaje sobre el valor
del contrato de gastos
indirectos necesarios para el
desarrollo y funcionamiento
permanente del proyecto.
De los 177 contratos
que se incluyeron
dentro de la base de
datos de Costos
Históricos, se logró
identificar que el 41%
de estos generar cobro
por concepto de
gasto/costo de
administración FEE
Contratos de FUTIC que incluyen FEE para un total de 73
contratos.
 METODOLOGÍA ESTANDARIZACIÓN PORCENTAJES
DE COSTOS DE ADMINISTRACIÓN (FEE)

Establecer una directriz para consulta de las áreas con el fin de homogeneizar
Objeto el FEE (Costos/Gastos de administración)en los procesos de selección y de
Metodología de esta forma propender por la eficiencia del gasto del Fondo.
Costos
Disponer del histórico del costo de administración que se tiene dentro de la
Históricos Impacto contratación de determinados servicios en aras de propender por la acertada
toma de decisiones.
Media Podada

No. De Media Acotada Media Desviación

Subcategoría Ajustada Máximo En este ejercicio se utilizó la metodología
Contratos FEE (20%) Podada estándar
estadística de la Media Ponderada
Administración de proyectos
8 2 6% 1% 7% (Acotada) al |20% eliminando el
de ciencia y tecnología
Apropiación y Gobierno porcentaje de los extremos inferior y
14 4 6% 2% 8% superior de los puntos de datos, teniendo
Digital
Convenios
43 10 8% 3% 11%
en cuenta los contratos que incluyen el
Interadministrativos cobro de FEE y clasificándolos por la
Otros Servicios
8 2 7% 3% 10% Subcategoría Ajustada que se determino
Especializados
para este ejercicio.
Total general 73 18 7% 3% 10%
METODOLOGÍA ESTANDARIZACIÓN PORCENTAJES
DE COSTOS DE ADMINISTRACIÓN (FEE)

El tablero de costos históricos constituye una herramienta para los

equipos estructuradores de las áreas, a través de la cual puedan
identificar, aprovechar y obtener información acerca de cómo han
sido estructurados los procesos en vigencias anteriores.

La metodología de costos históricos pretende dotar a la entidad

de una herramienta que brinde un marco de referencia objetivo
respecto del porcentaje de Fee que se asumirá con recursos del
Fondo.

Estos ejercicios y herramientas contribuyen a la materialización de la

política de austeridad del gasto, asegurando eficiencia y efectividad
en el uso de los recursos de la entidad.