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3.

3 Actividades de Apropiación del conocimiento

 Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer


contenido de estudio, es momento de que usted indague en la oficina o unidad
que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Se selecciona la empresa xxxx: En esta empresa cada área maneja su propio archivo y
cada área tiene un auxiliar de archivo que se encarga de toda la gestión documental del
área. En cada área se encuentra un archivador donde se deben guardar documentos
de hasta 4 o 6 años, los documentos se guardan de acuerdo a la fecha de archivo con
que se halla registrado en la base de datos de archivo. Los documentos son guardados
en cajas y separados por carpetas, las cajas y las carpetas deben estar rotuladas con la
debida información de lo que se encuentre ahí adentro, superados los 4 0 6 años o si el
archivo lo requiere por falta de espacio en el archivador, se realiza una carta de
notificación para informar que documentos y que numero de caja se va a enviar a la
bodega que tiene la empresa especial para guardar el archivo histórico y este sea
custodiado debido a que son documentos necesarios para solucionar problemas
municipales o abrir expedientes de personas que estuvieron vinculadas con la empresa.

 Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo


contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos

La clasificación de documentos es el proceso de organización documental, en la cual se


identifica y establecen agrupaciones documentales, la organización incluye una
clasificación y ordenación de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas
de retención documental, es decir, archivo de gestión central y disposición final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la empresa.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la


documentación de la organización.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la


organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información


lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se


maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo
descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.
Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años
anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta
permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y
su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que
los demás documentos los maneja en archivo central.

Según su Naturaleza

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o


jurídicas.
Diagrama de Flujo de las Funciones

INICIO

Control y
Verificación del
documento

¿El documento
NO se encuentra
Descarte del
en buen
documento estado?
¿Sigue Activo?

SI

Almacenamiento
del documento

Recuperación de
documentos

FIN
Diagrama de Flujo de la Clasificación de los Archivos

INICIO

Clasificación Del
Archivo

NO ¿El archivo lo
Archivo controla una
Descentralizado sola
dependencia?

SI

Archivo
Centralizado

SI ¿El Archivo NO
Archivo Activo tiene un uso Archivo
frecuente? Inactivo

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INICIO

Cada área identifica,


organiza y archiva sus
documentos.

Los documentos son


guardados hasta 4 0 6
Envío a bodega
años.

Descarte de SI
¿El documento
documento
supera los 6
años?

NO

Clasificación de los
documentos

NO
Archivo Inactivo ¿Archivo
Activo?

SI

Almacenamiento y
control del FIN
documento
3.4 Actividad de Transferencia del conocimiento

FORO TEMÁTICO 1

a) ¿Cuál es la importancia de la administración documental? ¿Cómo se refleja su


finalidad en las empresas, actualmente?
R/: La administración documental ayuda en la función archivística de las empresas, esta
fórmula normas y políticas para facilitar la gestión documental. La administración
documental de manera responsable vela por los archivos ya sean históricos o activos
que son esenciales para una empresa. La administración documental tiene un rol
trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y
oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan
general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
información. Las empresas hoy en día se están dando cuenta de la importancia de
administrar sus archivos, debido a que con el tiempo su volumen va aumentando y esa
documentación es realmente importante y no debe ser tirada, al contrario debe ser
revisada y guardada. La finalidad de la administración documental en las empresas
actualmente es vital para llevar el control adecuado de la información para:

 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los


documentos que se procesan.
 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
 Recepción y Orientación.
 Registro y Distribución.
 Archivo.

b) Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo


027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce

LEY 594 2000

Art. 3. Definiciones: Archivo público, función archivística, documento original.

Art. 6. De los planes y programas: Planeación, asistencia técnica, ejecución y


coordinación.

Art. 7. Archivos: Archivo General del Municipio.

Art. 8. Archivos territoriales: Archivos de entidades de orden municipal.

Art 13. Instalaciones para los archivos.


ACUERDO 027 DE 2006

Art. 1. A. Acceso a documentos de archivo, archivo del orden municipal, archivo privad
de interés público.

C. Clasificación de documentos, conservación de documentos.

D. Descripción documental, documento original y público.

F. Fondo documental, función archivística.

S. Sistema integrado de conservación.

c) Brinde su opinión frente a los aportes de sus compañeros.

R/: Es muy buena, cada uno piensa en la importancia de la administración documental


en una empresa; ya sea grande o pequeña, siempre habrán documentos importantes
para cada área de la entidad que deberán ser archivados con el debido proceso.

BLIBLIOGRAFIA

Administración documental Actividad

https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/ACTIVIDAD-1-ADMINISTRACION-
DOCUMENTAL/1903264.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Presentacion/61738753.html

Clasificación de los Archivos

https://es.scribd.com/doc/53755479/CLASIFICACION-DE-ARCHIVO

Ley 594/2000

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_D
E_2000.pdf

Acuerdo 027/2006

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_027_DE_2006.pdf

Diagrama de Flujo

http://es.slideshare.net/amarceve/programa-de-gestin-documental-4335801