Gestión de Procesos

Escuela de Negocios
Diseño de Procesos III
Diseño de Procesos III

Logro de aprendizaje Contenido

• Identifica los documentos de soporte • Documentos de soporte

de procesos de una empresa. • Pirámide documentaria
o Manual de Procesos
o Procedimiento
o Instructivo, Manual o Guía
o Formato
o Registro
Pensemos

Lluvia de ideas

• ¿Qué entiendes por documento?

• ¿Cuál crees que es la relación entre un
proceso y los documentos de soporte?
Aprendemos

Documento (del lat. documentum)

1. m. diploma, carta, relación u otro escrito que

ilustra acerca de algún hecho, principalmente
históricos.
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para
probar algo.
3. m. Instrucción que de da a alguien en cualquier
materia, y particularmente aviso y consejo para
apartarle de obrar mal.
Aprendemos

Pirámide documentaria Manual de

Procesos

Procedimientos

Manuales, Guías,
Instructivos

Formatos

Registros
Aprendemos

Importancia de un Documento

1. Debería volverse el activo más importante

de una organización.
2. Sustenta la mayor parte del trabajo.
3. Se vuelve evidencia del trabajo realizado.
4. Sirve de marco de referencia para las
actividades que se realiza.
Aprendemos

Tipos de documentos

Manual de Procesos
• Establece los estamentos, políticas, normas,
reglamentos, sanciones y todo aquello
concerniente a la gestión de la organización.
• Debe ser comunicado a todo el personal.
• Debe contener básicamente la misión, visión,
valores, políticas, estrategias, principios, objetivos,
funciones y los productos o servicios.
Aprendemos

Tipos de documentos

Procedimiento
• Secuencia de pasos fijos.
• Detalla y especifica cómo proceder para la
ejecución de cualquier proceso, indicando las
actividades y los responsables de ejecutarlas.
• Se implementa y NO debería sufrir grandes
cambios.
Aprendemos

Tipos de documentos

Manuales
• Guía de instrucciones para el uso de un dispositivo,
corrección de problemas o establecimiento de
procedimientos de trabajo.
• Transmiten información para desenvolverse en una
situación determinada.
• Acompañan frecuentemente a un determinado producto
que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al
cliente que lo adquiere.
Aprendemos

Tipos de documentos

Guías
• Documento que incluye los principios o
procedimientos para encauzar una cosa.
• Listado con informaciones que se refieren a un
asunto específico.
• Sinónimos de guía son: orientador, conductor,
manual, catálogo, modelo, tratado, lista, folleto,
vademécum.
Aprendemos

Tipos de documentos

Instructivos
• Pautas que deben ser llevadas a cabo por aquel que las
lee para lograr un resultado determinado.
• Contiene instrucciones para el funcionamiento de algo en
particular, para el uso de un determinado dispositivo, o
para la ejecución de un programa determinado, como: el
uso del extintor, el flujo de documentos para la
aprobación de vacaciones, el seguimiento de una receta.
Aprendemos

Tipos de documentos

Formatos
• Estándar que define la forma en que la información se
codifica en un archivo informático.
• Documento elaborado para consignar el resultado de una
actividad o tarea.
Registros
• Documento que presenta los resultados obtenidos o
proporciona evidencia de las actividades realizadas.
• Es un formato con anotaciones de datos en él.
Apliquemos lo aprendido

Actividad virtual grupal:

Elaborar documentos de soporte de uno (01) de los procesos core de la empresa de
estudio.

Instrucciones:
• Formar grupos de trabajo de 5 alumnos máximo.
• Escoger un (01) proceso core que hayan caracterizado y elaboren un
procedimiento y un formato que se utilice en el. Utilizar las plantillas que se
muestran en esta presentación.
• Subir el documento a la plataforma virtual.
Gracias