Sistemas y Procedimientos

Administrativos
Organización Formal
Mecánica - Burocrática

Se caracteriza por:
• Se caracteriza por estar bien definida.
• Relaciones jerárquicas rígidas.
• Deberes fijos.
• Gran formalidad. Canales de comunicación formal.
• Autoridad decisiva centralizada.
• Se exige la cooperación con otras personas.
• Facilita determinar objetivos directrices.

¿Por qué escogerla?

Organización Informal
Orgánica - Adhocrática

Se caracteriza por:
• Funciones adaptables.
• Baja formalidad. Comunicación informal.
• Autoridad decisiva descentralizada.
• Colaboración (vertical y horizontal).
• Existe el peligro de que se formen grupos pequeños que
no colaboren con los otros.
• Surgen líderes que persigan objetivos personales o
grupales pero no organizacionales.

¿Pueden ser peligrosas?

Manuales Administrativos
1. Folleto o libro en que se dan las
instrucciones para el uso y
Manual mantenimiento de un aparato, una
máquina, un programa informático,
etc.

2. Libro en que se recoge lo

fundamental de una materia.

Son Documentos que sirven como medios

Manuales de comunicación y coordinación para
Administrativos registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática:

• Antecedentes
• Legislación • Procedimientos
• Estructura • Elementos de Calidad
• Objetivos • Instrucciones
• Políticas • Lineamientos
• Sistemas
¿Importante?
Objetivos

• Tener una visión global de la organización

• Precisar las funciones asignadas:
➢ Definir responsabilidades
➢ Evitar duplicaciones
➢ Detectar omisiones
• Mostrar grados de autoridades y responsabilidades
• Ahorrar recursos (tiempo) en las funciones.
• Relacionar estructura con los procesos.
• Coadyuvar a la uniformidad de labores.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos.
• Fortalecer la Cadena de Valor.
• Facilitar la inducción del personal.
• Servir como fuente de información.
• Funcionar como medio de relación con otras entidades.
• Constituir una orientación para proveedores y clientes.
Clasificación

Por su naturaleza o área de aplicación

• Micro administrativos
De una sola organización o de un área específica

• Macro administrativos
De más de una organización

• Meso administrativos
Organizaciones de un mismo sector (sector público)
Clasificación

Por su contenido

• De organización
Antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, misión
De un área específica: descripción del puesto.

• De procedimientos
Documento técnico: secuencia de operaciones
Tiempos de ejecución, uso de recursos, aplicación de métodos,
etc.

• De gestión de la calidad
Información sobre el SGC: alcance, directrices, política, gestión de
recursos, etc.

• De historia de la organización
Biografía y cronología: creación, crecimiento, logros evaluación,
etc.
Facilita adaptación del personal al ambiente laboral
Clasificación

Por su contenido

• De políticas
Manual de normas: guías básicas para realizar acciones, diseñar
sistemas e implementar estrategias.

• De contenido múltiple
Diversos aspectos de la Organización

• De puestos
Instructivos de trabajo: identificación, relaciones, funciones y
responsabilidades de un cargo.

• De técnicas
Principios y criterios para emplear herramientas técnicas.

• De ventas
Compendio de información para apoyar la función de Ventas
Clasificación

Por su contenido

• De producción
Coordinar todas las fases de procesos productivos.

• De finanzas
Manejo y distribución de los recursos económicos.

• De personal
Condiciones de trabajo, capacitación y desarrollo, higiene y
seguridad, entre otros.

• De operación
Orientar uso de equipos y apoyo de funciones especializadas.

• De sistemas
Funcionamiento de sistemas de información.
Clasificación

Por su ámbito

• Generales
Información general de una organización

• Específicos
Información de un área administrativa

• Enfoque (los más utilizados)

Información detallada del contenido de los manuales de
organización, procedimientos y del SGC (El enfoque basado en
procesos es la parte fundamental en la realización y aplicación
de un sistema de gestión integral de la calidad. Este enfoque le
permite a las organizaciones ordenar y gestionar la forma en que
las actividades de trabajo van creando un valor para el cliente y
otras partes interesadas.)
Manual de Organización
Manual de Organización
Índice o Contenido
Relación de los capítulos que constituyen el cuerpo
del documento

Introducción
Breve explicación del contenido del documento:
• Estructura
• Propósitos
• Ámbito de aplicación
• Pertinencia

Antecedentes Históricos
Génesis de la Organización o del área:
• Origen
• Evolución
• Cambios significativos
Manual de Organización
Legislación
Principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades
de la organización. (orden jerárquico y cronológico)

Atribuciones
Transcripción textual y completa de la base legal
que explica las facultades conferidas a la
organización.

Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades
administrativas. Ej:
1.0 Dirección General
1.0.1 Asesoría
1.0.2 Auditoría Interna
1.1 Dirección de Estadísticas y Normas
1.1.1 Director de Estadísticas
1.1.2 Director de Normas
Manual de Organización
Organigrama
Manual de Organización
Misión

Guía o marco de referencia para orientar sus

acciones y enlazar lo deseado con lo posible:
• Propósito específico
• Resultados esperados
• Compromisos por cumplir
Funciones

Especificación de las tareas de cada unidad

administrativa. Considerar:
• Congruencia con el organigrama
• Redactar con verbo en infinitivo

Generales → Hasta Nivel de dirección general

Específicos → Hasta Nivel Operativo
Manual de Organización Funciones
Manual de Organización Funciones
I. PROPÓSITO GENERAL: Elementos
Actividad

 Escribir el propósito general para uno de los siguientes

cargos, indicando el qué, dónde y para qué

Cajero de banco
Contador
Digitador
Enfermera
Investigador de Mercados
Jefe de personal
Jefe de seguridad
Manual de Organización
Descripción de Puestos
(Cargos)

Contenido básico de los puestos que componen cada

unidad administrativa, incluyendo:

• Identificación del puesto (nombre, ubicación, etc.)

• Relaciones de autoridad (Jefe inmediato, pares,
subordinados)
• Funciones generales y específica
• Responsabilidades, deberes.
• Relaciones de comunicación con otros puestos.
• Especificaciones sobre el puesto:
• Conocimientos
• Experiencia
• Iniciativa
• Personalidad
Manual de Organización
Directorio

Documento que detalla:

• Nombres
• Puestos
• Números telefónicos
• Correo electrónico

Agregar datos como dirección, en caso de ser

necesario.

Respetar el orden jerárquico

Manual de Procedimientos
Identificación

Debe incluir:

• Logotipo de la Organización
• Nombre de la Organización
• Denominación y extensión del manual (general o específico)
• Lugar y fecha de elaboración
• Número de páginas
• Unidades responsables de su elaboración
• Clave de la forma:

XXX . XXX . XXX . XX

Siglas de la Unidad Secuencial de
Organización Año
Administrativa la forma
Manual de Procedimientos
Identificación
Manual de Procedimientos

Introducción
Breve explicación del contenido del documento:
• Estructura
• Propósitos
• Ámbito de aplicación
• Pertinencia

Índice
Relación de los capítulos que constituyen el cuerpo
del documento
Procedimientos
Contenido Objetivo
Propósito que se pretende cumplir con el procedimiento

Alcance
Esfera de acción que cubre el procedimiento

Responsables
Quién tiene a cargo la aplicación del procedimiento

Políticas de operación
Criterios explícitos para orientar la aplicación del
procedimiento.

Concepto
Términos técnicos, formatos, etc., empleados en el
procedimiento.

Descripción de las operaciones

Presentación narrativa y secuencial de las operaciones.
Indicar: No. De operación, Responsable, Descripción
Diagramas
de Flujo
Procedimientos

Formatos

Utilizados en un procedimiento

Instructivos

Para el llenado de ciertos formatos o formularios

Glosario

Explicación de los términos de carácter técnico

relacionados con el contenido
Manual del SGC
Generalidades

Introducción
Lineamientos para la preparación del manual de gestión
de la calidad (ISO 9001:2015)

Alcance
Área de influencia para la aplicación del SGC

Exclusiones
Requisitos que se pueden excluir del SGC
Manual del SGC
Directrices de Calidad

Política de Calidad
Compromiso de lograr la satisfacción del cliente, a través
de la mejora continua.

Objetivos de Calidad
Propósitos específicos de la Organización para lograr:
➢ Satisfacción del clientes
➢ Rentabilidad
➢ Mejora de los procesos
➢ Liderazgo en el mercado
➢ Creación de valor
➢ Desarrollo del Capital Humano
Manual del SGC
Matriz de Responsabilidades
del SGC

Responsabilidad de cada unidad en relación con el

SGC

Mapa de Procesos

Interacción de procesos a varios niveles

Manual del SGC
Sistema de Gestión de la
Calidad

Requisitos Generales y de la documentación:

- Generalidades
- Manual de Calidad
- Control de documentos
- Control de Registros de Calidad

Responsabilidad de la Alta
Dirección

Compromiso de la Alta Dirección para:

• Documentar
• Implementar
• Mantener
El SGC, enfocado en:
• El cliente
• La Política de Calidad
• Planificación
Manual del SGC
Gestión de los Recursos

Forma de asignar los recursos:

• Humanos
• Infraestructura
De acuerdo a:
• Su disponibilidad
• Competencias
• Condiciones de Higiene y Seguridad
Garantizando la adecuación de:
• Las condiciones
• Los espacios
• El mobiliario y Equipo
• Servicios de apoyo necesarios
Para lograr los objetivos de calidad
Manual del SGC
Elaboración del Producto /
Prestación del Servicio

Revisión de procesos en base a los siguientes

elementos:

• Planificación
• Procesos relacionados con el cliente
• Determinación de Requisitos
• Revisión de Requisitos
• Comunicación con el cliente
• Diseño y Desarrollo
• Compras
• Control de la elaboración del producto /
prestación del servicio
• Control de los dispositivos de seguimiento y
medición.
Manual del SGC
Seguimiento y medición de:
• La Satisfacción del cliente
• De los procesos
• De los productos y/o servicios
Medición, Análisis Aplicación de Auditorías
y Mejora
Control de producto No Conforme

Mejora Continua

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Normas, terminología y
Referencia Normativa recomendaciones para la
mejora del SGC