Anexo 9 Proc de Coordinación CIML

CENIT TRANSPORTE Y LOGISTICA DE HIDROCARBUROS
Anexo 9. Procedimiento de Coordinación

OBRAS DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA QUE HACEN PARTE DE LAS
LINEAS DE TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS
1. Propósito del Procedimiento de Coordinación
El propósito del Procedimiento de Coordinación es disponer de los lineamientos que deben cumplir
los roles de las áreas técnicas, operativas, administrativas de Cenit y el Contratista de mantenimiento,
para lograr los servicios de mantenimiento de la infraestructura de las Lineas de Transporte de Cenit
documentando la interacción estructurada dentro del marco de las responsabilidades, y las
obligaciones solicitadas en los contratos.
Sus principales objetivos son:
• Precisar los puntos de interacción relevantes frente a los roles y responsabilidades del Contratante,
el Contratista y otros contratistas.
• Derivar desde la matriz RACI del proceso los puntos y la forma de participación frecuencia y
entregables del Contratante, el Contratista y otros contratistas, en la ejecución de las actividades
relacionadas con la interacción.
• Formular el Protocolo de Comunicación identificando cuales son los métodos/medios de interacción

y comunicación a implementar.
Si con posterioridad hubiere lugar a modificaciones del presente procedimiento, las mismas deben ser
efectuadas por el Contratante y el documento con los ajustes del caso serán remitidos a los interesados.
2. Alcance
El presente manual de coordinación de contratación de servicios de mantenimiento de activos

compromete la etapa de Operación y Mantenimiento de CENIT como empresa intensiva en la gestión
de activos del transporte de hidrocarburos, para asegurar la integridad y confiabilidad de sus
operaciones.
El alcance adjunto describe los límites macro de los procesos de planeación, programación, ejecución y
los soportes documentales técnicos y administrativos como la gestión de inventarios; para el
cumplimiento de los servicios de mantenimiento contratados por Cenit con un o varios de sus
contratistas.
3. Participantes
Los participantes del Procedimiento de Coordinación son:
a. De la empresa Contratista:
• Contratista: Entiéndase Profesional Residente y/o Rol designado por el contratista legal como
representante técnico y administrativo local en la Estación.
• Contratistas de Mantenimiento: En su condición de ejecutores de los trabajos de Mantenimiento de

la Infraestructura y atención de Emergencias incluidos en el alcance de los Contratos de
Mantenimiento de Línea.
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• Contratistas Especializados: Ejecutores de servicios técnicos especializados, no incluidos en
el alcance del Contrato de mantenimiento de Estaciones.
b. Del Contratante:
• Jefe de Operación: profesional asignado como “Autoridad de Área” de la infraestructura de

estaciones de Cenit. Sus funciones comprometen implementar la estrategia de operación y
supervisión de los sistemas de transporte de hidrocarburos.
• Líder Integral de Mantenimiento y Confiabilidad: profesional delegado como “Supervisor Técnico”

para viabilizar la implementación de los programas de mantenimiento de la estrategia de gestión de
activos, HSE y planes de preparación y la respuesta a emergencias.
• Jefe de Mantenimiento de la Troncal: Profesional delegado para el aseguramiento del desempeño

funcional y mejoramiento continuo de los activos, unidades de proceso, sistemas y aplicaciones de
control avanzado, mediante la viabilización y gestión de alertas y desviaciones sobre los programas
de mantenimiento.
• Profesional Planeador(a) Integral de Mantenimiento: Profesional encargado de Planear, viabilizar y

asegurar la ejecución de la estrategia de gestión de activos, a través de la planeación operativa de
los mecanismos contractuales disponibles.
• Profesional de la Jefatura de Desempeño de Líneas: Profesional encargado de la definición,

direccionamiento de la estrategia de gestión de activos para asegurar integralmente el desempeño
funcional y mejoramiento continuo de los activos, equipos, unidades de proceso y sistemas de
transporte.
• Gerente de Troncal: Rol encargado de la definición, implementación y gestión de las estrategias para
asegurar el suministro de hidrocarburos mediante la revisión y ejecución del plan de operaciones de
los sistemas de transporte, la revisión y reto de la promesa de valor de gestión de activos, en términos
de riesgo, costo y desempeño
• Gerente Tecnico: Definir, direccionar y ejecutar la estrategia de gestión para asegurar integralmente
el desempeño funcional y mejoramiento continuo de los activos, durante su ciclo de vida.
• Especialista de Gestión Ambiental, Entono, Inmobiliario y Seguridad Física: Profesional de Cenit

encargado de articular las interacciones internas y externas necesarias para disponer de los
habilitadores para la ejecución de actividades considerando los requerimientos correspondientes.
• Experto de Administración de Contratos: Profesional encargado de la ejecución de la administración

de los contratos que suscriba CENIT para la disponibilidad de los sistemas de transporte y el
cumplimiento de los objetivos corporativos.
• Experto en Logística e Inventarios: Gestionar la estrategia de gestión de inventarios para todas las
categorías dentro de los lineamientos definidos por la Vicepresidencia de Abastecimiento
• Especialista Ingeniería de Operaciones: Diseñar y desarrollar soluciones efectivas que garanticen el

desempeño óptimo e integrado de las unidades operativas de la cadena de valor.
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• Comandante de Incidente: Rol asignado de manera temporal por CENIT para liderar e implementar
el sistema comando de incidentes; el mismo se vincula al funcionario dependiendo de la categoría
del incidente.
4. Estructuras y/o equipos interesados del Contratante
Se identifican para la coordinación de actividades de los servicios de mantenimiento de estacione 4 grupos

o equipos de trabajo identificados como:
• Troncal de Vicepresidencia Operativa: el cual refiere el área de negocio de Cenit responsable por la
Operación y Mantenimiento y custodio de los sistemas de transporte, hacen parte de este equipo el
Jefe de Operaciones, Líder Integral de Mantenimiento, Jefe de Mantenimiento y Gerente de Troncal,
Comandante de Incidente (asignación temporal)
• Vicepresidencia de Abastecimiento: Hace referencia a los funcionarios que centralizadamente

acompañan la administración del contrato con el Administrador del Contrato y el apoyo Legal
correspondiente; También hacen parte de este equipo desde la Administración de Inventarios los
interlocutores válidos para el servicios de gestión del (suministro, transporte, custodia,
almacenamiento y devolución) de partes y repuestos de propiedad de Cenit utilizados para los servicios
de mantenimiento por el contratista.
• Vicepresidencia de HSE y Sostenibilidad: Vincula los funcionarios que permiten viabilizar los
habilitadores internos y externos que tienen vínculo con las gestiones de permios ambientales, manejo
del entorno, la seguridad física y gestión social. Además, direccionan todos los aspectos y lineamientos
de HSE y Seguridad de Procesos de Cenit
• Contratista: identifica todos los funcionarios que la estructura del contratista responsable de la
ejecución de los servicios mantenimiento y que para este manual se concentra en el Profesional
Residente del punto anterior.
• Equipo técnico de la Vicepresidencia Técnica y de Proyectos: refiere los funcionarios de la Gerencia

Técnica y de Proyectos; encargados del direccionamiento técnico de la gestión del activo quienes para
este manual identifican los profesionales de las Jefaturas de Desempeño y para la Programación y
Planeación desde la Jefatura de Planeacion y Analisis del Mantenimiento como también desde el área
de proyectos el Profesional de Ingeniería.
5. Subprocesos Técnicos y Administrativos analizados
La propuesta del presente manual se construye para las actividades de tipo técnico detalladas según las
categorías de mantenimiento y las administrativas que soportan las gestiones de relacionamiento
documental de la contratación del servicio de mantenimiento:
AGRUPACION DE SUB-GRUPOS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO CONTRATADO
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Servicio de • Planeación Corto - Mediano - Largo plazo
• Programación y seguimiento
Mantenimiento • Mantenimiento Preventivo
Infraestructura Lineas • Correctivo - Basado en Condición
• Preparación para Atención de Emergencias

Atencion Emergencias • Atención de Emergencia y/o Alerta
Operacional
• Seguimiento Administrativo Técnico -

Periódico
Admón y Seguimiento • Gestión de Hallazgos
Contractual • Gestión de Calidad y Mejora Continua
• Gestion de Inventarios y Plan de Compras
6. Procedimiento de Coordinación
Teniendo en cuenta el modelo operativo de mantenimiento vigente, a continuación, se precisarán los aspectos
relevantes y/o puntos de interacción que deberán ser tenidos en cuenta para el desarrollo de las Actividades
requeridas.
En todo caso, se aclara que esta enunciación no implica limitación alguna para las Partes frente al cumplimiento
de sus responsabilidades, así como también atender las definiciones para las diferentes actividades listadas en el
documento de Matriz de Roles y Responsabilidades RACI del Contrato y las demás especificadas en los diferentes
documentos de las especificaciones técnicas del Contrato.
Puntos de coordinación Área de Coordinación, Actividad, Responsable y Documento con Frecuencia
PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN
Documento de control, respuesta esperada

Área de Coordinación Actividad Responsable – Aprobador
y frecuencia
Planeación Corto - Mediano - Largo plazo
Direccionamiento para la Diseño de la estrategia y

Profesional de la Jefatura de Lineamientos de Gestión de Activos G.
gestión del lineamientos de gestión de
Desempeño Técnica vigencia
Mantenimiento mantenimiento preventivo
Implementación del plan y

PCA de actividades Rutinarias y de Basadas
programa del Mediano Largo Líder Integral de Mantenimiento
en Condición de la vigencia
Plazo en herramienta SAP
Estrategia de Planeacion y Informe de Visita con habilitadores

Programación del Verificación del alcance en requeridos y plan especifico
Mantenimiento Mediano campo y refinación de Contratista de Servicio de
Largo Plazo Planeación y Necesidad de Mantenimiento
Habilitadores Comunicación requerimiento de
Habilitadores
Profesional de Jefatura de
Socialización del PCA PCA y PRESUPUESTO de la vigencia
Planeacion y Programación
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y frecuencia
Programación y seguimiento
Tramite de Habilitadores Profesional Jefatura Ambientar;

Gestión de Habilitadores Actualización de Estados de Habilitadores en
derivados de la Visita de Inmobiliaria, Entorno Gestión
actividades rutinarias SAP
Campo Social
Estrategia de Planeacion Implementación del plan y

Profesional de Jefatura de Plan de Mantenimiento PCA de Líneas de la
del Mantenimiento programa del PVO en
Planeacion y Programación Vigencia con Alineación de Habilitadores
Rutinario herramienta SAP
Actualización del Plan PCA por

Estrategia de Atención y Contratista de Servicio de
el Contratista incorporando PMT anual del contratista
Ejecución del Contratista Mantenimiento
promesa de atención en PMT
Aprobación del PMT Correo de Aprobación
Acuerdo Trimestral Acta de Acuerdos Trimestral

Líder Integral de Mantenimiento
Actualización de Actividades Acta de Recibo de PMT y Controles de
no previstas en el PMT Cambio cuando aplique.
Planeacion, Programación
de la Ejecución del
Servicio de Identificación de Actividades Contratista de Servicio de
Actualización de Estados en SAP
Mantenimiento con requerimiento de PB Mantenimiento
Formalizar solicitud de PB Jefe de Mantenimiento Troncal Memorando de solicitud de PB para sistema
Aprobación de solicitud de PB Comité PB Memorando de aprobación de PB
Gestión de Habilitadores
Jefe de Mantenimiento Troncal Acta de Reunión de Gestión de Habilitadores
Internos y Externos
Gestión de Habilitadores
actividades rutinarias Confirmación de Profesional Jefatura Ambientar;
HABILITADORES según Actualización de Estados de Habilitadores en
Inmobiliaria, Entorno Gestión
informe de visita de campo y SAP
Social
planeación y gestión interna y
externa.
Socialización del PMT
Estrategia de Planeacion
acordado con solicitud de Contratista de Servicio de
del Mantenimiento Divulgación del PMT actualizado
ajustes de Requerimientos Mantenimiento
Rutinario
operativos y de habilitadores
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y frecuencia
Mantenimiento Preventivo Equipos Control - Derrames
Propuesta de Ajuste de la
Contratista de Servicio de Memorando con solicitud de ajuste a la
estrategia de Manteamiento
Mantenimiento estrategia
incluye equipos CD
del Mantenimiento
Rutinario para Equipos de Aprobación de solicitud de
Líder Senior de Emergencias Memorando de Aprobación y Solicitud de
Control de Derrames CD ajuste a estrategia de
Operacionales Aplicación
Mantenimiento
Profesional de Jefatura de
Actualización de Sistema SAP Actualización de estrategia en SAP PM
Planeacion y Programación
Identificación de Actividades Contratista de Servicio de

Actualización de Estados en SAP
con requerimiento de PB Mantenimiento
del Mantenimiento
Rutinario Formalizar solicitud de PB Jefe de Mantenimiento Troncal Memorando de solicitud de PB para sistema
Aprobación de solicitud de PB Comité PB Memorando de aprobación de PB
Confirmación de
HABILITADORES según Profesional Jefatura Ambientar;
Actualización de Estados de Habilitadores en
informe de visita de campo y Inmobiliaria, Entorno Gestión
SAP
planeación y gestión interna y Social
externa.
Documento de PDT y curva "S" según

Estrategia de Atención y Ejecución de Actividades de calificación de OM
Ejecución del Contratista Mantenimiento Preventivo
de Mantenimiento PREVE contratista de Servicio de
Mantenimiento
Documentación de Actualización de avances y estados en SAP &
Actividades de Informes correspondientes en HORUS
Mantenimiento Preventivo
Recibo de Actividad PREVE Líder Integral de Mantenimiento Actualización estados OM en Sistema SAP
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y frecuencia
Mantenimiento Correctivo -Basado en Condición
Todos Registro de aviso en SAP
Identificación; registro y
tratamiento de información Informe de Visita con habilitadores
desviación en condición de la Contratista de Servicio de requeridos y plan especifico
infraestructura Mantenimiento Actualización de aviso con solicitud de
Planeacion, del Servicio habilitadores y/o estado de planeación
de Mantenimiento
Revisión de Planeacion de estimación y
Basado en Condición
Líder Integral de Mantenimiento ajustes de actividades variables en OM SAP
Analisis de diagnóstico y Liberación de OM conforme
recomendación
Profesional Jefatura Ambientar;
Actualización estado de habilitador en OM
Inmobiliaria, Entorno Gestión
del SAP - PM
Social
Identificación de Actividades Contratista de Servicio de

Actualización de Estados de OM en SAP
con requerimiento de PB Mantenimiento
Formalizar y aprobar solicitud

Comité PB Memorando de aprobación de PB
de PB
del Mantenimiento Contratista de Servicio de Planeacion de OM en SAP con detalle de paso
Basado en Condición Mantenimiento a paso, requerimientos y costos
Planeación de actividad de
Mantenimiento Basado en Cambio de estado con revisión y
Condición actualización de OM en SAP
Jefe de Mantenimiento Troncal
Memorando comunicación de solicitud de
sistema intervención PB
Ejecución de Actividades de
Contratista de Servicio de Actualización de avances y estados en SAP &
Mantenimiento Basado en
Mantenimiento Informes correspondientes en HORUS
Condición
Aprobación adicionales Cambio de estado con revisión VB y

BASCO actualización de OM en SAP
Contratista de Servicio de Actualización de avances y estados en SAP &

Estrategia de Atención y Ejecución de Actividades Mantenimiento Informes correspondientes en HORUS
Ejecución del Contratista Adicionales de
de Mantenimiento BASCO Mantenimiento Basado en
Condición Memorando comunicación de entrega de
sistema posterior PB
Documentación de
Actividades de Contratista de Servicio de Actualización de avances y estados en SAP &
Mantenimiento Basado en Mantenimiento Informes correspondientes en HORUS
Condición
Recibo de Actividad BASCO Líder Integral de Mantenimiento Actualización estados OM en Sistema SAP
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y frecuencia
Preparación de Emergencias
Identificación de mejoras plan Contratista de Servicio de Propuesta de Ajuste a Estrategia de PVO

Estrategia de de Mtto PVO Mantenimiento Comunicación Correo
Mantenimiento PVO de
equipos de control de
Confirmación de Actualización de Estrategia
derrames CD Revisión, aprobación plan y Líder Senior de Emergencias
comunicación - Correo a Prof. De Planeacion
programa del Mtto PVO Operacionales
Mtto
Ejecución de
Ejecución, documentación de Contratista de Servicio de
Mantenimiento PVO OM de SAP
Mtto de Equipos de CD Mantenimiento
equipo CD
Verificación de Recibo conforme de Mtto

Líder Integral de Mantenimiento Informes Técnicos HORUS
Mantenimiento PVO PVO
Identificación desviación de
Creación de Avisos Y2 SAP
condición de Equipo de CD
Identificación, Ejecución y
Documentación de Mtto Contratista de Servicio de
Actualización Avance OM SAP
Correctivos de Equipos de Ejecución y Documentación Mantenimiento
CD de Mantenimiento Correctivo
de Equipo de CD Informes Técnicos HORUS
Verificación de Recibo conforme de Mtto

Líder Integral de Mantenimiento OM de SAP
Mantenimiento CTVO Ctvo.
Líder Senior de Emergencias

OM de SAP
Operacionales
Preparación y ejecución de
simulacro
Contratista de Servicio de Informes Técnicos HORUS / Share Point
Mantenimiento Emergencias

OM de SAP
Simulacros de Operacionales
Atención de mantenimiento
emergencias para puntos de control

Definición PDT SEAP OM de SAP
Operacionales

Ejecución PDT SEAP
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y frecuencia
Emergencia y Alerta Operacional
Solicitud Activación del Plan

de Emergencias y Líder Integral de Mantenimiento Comunicación ST al CIM Líneas
Contingencias
Aviso y Orden de Mantenimiento SAP

Activación del Plan de Contratista de Servicio de
Estrategia para Atención Emergencias y Contingencias Mantenimiento Aviso y Orden de Mantenimiento SAP
de Eventos Operacionales Planeada
Aviso y Orden de Mantenimiento SAP

Planeada
Conformación del SCI
Contratista de Servicio de Aviso y Orden de Mantenimiento SAP
Mantenimiento Planeada para el PAI
Reportes - avance de OM SAP asociada al PAI
Contratista de Servicio de Reportes - avance de OM del PAI Control

Mantenimiento Derrame
Ejecución de Atención
Primaria y Contención Reportes - avance de OM del PAI Atención
Ambiental
Atención de Eventos
Operacionales
Líder Integral de Mantenimiento Informe de Visita Verificación en Campo
Contratista de Servicio de
Actualización de Estados de OM en SAP
Mantenimiento
Documentación y Evaluación
Reporte de novedades en atención de
de Atención de Emergencia
Líder Integral de Mantenimiento emergencias; Oportunidad, Completitud
SEAP; Estructura SCI
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y frecuencia
Seguimiento administrativo técnico - periódico
Verificación de entregables Líder Senior de Emergencias

etapa de Pre-arranque Operacionales
Contratista de Servicio de
Reunión operativa semanal Revisión indicadores plataforma BI
Mantenimiento
Contratista de Servicio de Resultado medición de KPI según HV

Generación de Indicadores
Mantenimiento indicadores repositorio HORUS - MENSUAL
Seguimiento sistemático
para la gestión de Acta reunión táctica Ctos análisis de KPI's y
Indicadores TECNICOS de formulación de recomendaciones - (Con
Jefe de Mantenimiento Troncal
mantenimiento vinculo filtro para acción del Admón.
Contrato)
Reuniones Tácticas y
Estratégicas para seguimiento
del Servicio de Contratista de Servicio de Resultado medición de KPI según HV
Mantenimiento Mantenimiento indicadores repositorio HORUS - TRIMESTRAL
Acta de reunión estrategia seguimiento a

Gerente Troncal planes de acción y/o generación de
recomendaciones
Calculo y Soportes del Incentivo (+/-) Anual

Documentos soporte para del servicio por Troncal
Aplicación de TBG para aplicación del TBG de servicio Contratista de Servicio de
gestión del Contrato para esquema de incentivos Mantenimiento VB de Troncal Estación para Acta con Calculo
por Troncal y Soportes del Incentivo (+/-) Anual del
servicio
Presentación del Plan y avances del Plan

Competencias
Seguimiento a Planes
Semestral - Competencias y Contratista de Servicio de Presentación del Plan y avances del Plan
Gestión de Planes de Mensual - Calidad incluye Mantenimiento Calidad
Competencias, Gestión de gestión deviaciones
Calidad y Mejoramiento Presentación del Plan y avances del Plan
Continuo Mejoramiento continuo
Acta de aprobación y avances de los planes

Aprobación de Planes Jefe de Mantenimiento Troncal
de Competencias, Calidad y Mejora Continua
Identificar el reporte
financiero de costos de Mtto
Jefe de Mantenimiento Troncal Reporte financiero
de la Troncal y el aporte del
contrato.
Información de Operación Informacion Técnica Informe Tecnico de Actividades de

del Mantenimiento y Líder Integral de Mantenimiento
correctamente almacenada Confiabilidad
Abastecimiento
Documentos formales de
Líder Integral de Mantenimiento Actas de recibo de servicio Ok
avance para pago
Cumplimiento obligaciones
Admón. Contrato Documentos soporte
contractuales
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y frecuencia
Gestión de Hallazgos
Identificación de Hallazgos Líder Integral de Mantenimiento Registro desviaciones hallazgos en Formato
Documentación del registro del hallazgo

Notificación de Hallazgo elevada a DISCREPANCIA con los datos de
identificación detallada de la Líder Integral de Mantenimiento ocurrencia para; (Fecha, hora, OM, Sistema,
discrepancia Troncal, Registro Fotográfico y Especificación
Afectada).
Notificación del registro de Notificación del Hallazgo por parte del Líder
hallazgo al CONTRATISTA de Integridad al Coordinador de Calidad
Gestión de hallazgos
producto no conforme
Reporte y argumentación del Reporte y argumentación del hallazgo por
Contratista parte de Contratista
Verificación argumentación Comunicación de conformidad al Plan de
del Contratista Remediación
Formalización de hallazgo y
Actualización de BD para gestión de Hallazgos
categorización Líder Integral de Mantenimiento
Notificación y clasificación de
Comunicación memorando administración de
NC 1A para información de
contrato para hallazgo sin resolución
Admón. Contrato
Gestión de la investigación de Valoración del hallazgo impacto o posible
causas de NC 1A Impacto RAM Cenit
Contratista
Implementación del Plan de
Reporte de avances del Plan de Acción
Acción para cierre de NC 1A
Remediación de hallazgos Aprobación y cierre de Actualización de BD para gestión de Hallazgos

de NC 1Aa hallazgo
Valoración de impacto de NC
Informe del comité de revisión de la NC 1A
1A
Memorando de comunicación al Contratista
Esp. Admón. Contratos (admón.
Reclamación formal de NC 1A desde Admón. con respaldo de informe del
Contrato)
comité de revisión y legal.
Aprobación y cierre de Notificación de aprobación de Cierre de
hallazgo NC 1A Hallazgo NC 1A
Actualización BD de registros
Gestión de Mejora para Actualización de BD para gestión de Hallazgos
de Hallazgos
hallazgos de NC 1A
Contratista
Divulgación de Lecciones Reuniones, herramientas informativas de las
Aprendidas lecciones aprendidas desde el hallazgo
Gestión de Calidad y Mejora Continua
Planes de Calidad, Acta de Seguimiento a Planes y generación

Gestión de Calidad y Mejora
Competencias y Mejora Jefe de Mantenimiento Troncal de Acta con Recomendaciones y
Continua
Continua Seguimientos a los Planes de Acción
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y frecuencia
Plan de Compras
Planeacion de Materiales
Listado Referencial de Materiales a
a suministrar por el Preparación y presentación
Contratista suministrar por el CIML según definición del
CONTRATISTA CIM de del Plan de Compras
Plan de compras
Llenas
Exp. Logística e Inventarios

Actualización de información de materiales
Actualización del sistema SAP Contratista
Gestión de Materiales de en modulo MM de SAP
interés del CIM de Líneas Catalogación
para actualización de SAP
y habilitar su provisión Provisión de Materiales
Provisión y Actualización de planeación de
Contratista
Actualización de planeación OM en SAP
de materiales en OM
Generar pedido y orden de Liberación actualización de pedido con acción

Exp. Logística e Inventarios
compra de estado de pedido de materiales
Gestión de provisión de Gestionar provisión compra Contratista Informe de avance provisión de compra
Materiales entrega de materiales
Confirmar Consumo Líder Integral de Mantenimiento
responsabilidad del CIM
Gestionar registros de
consolidación y Actualización de información en SAP modulo
Contratista
reconocimiento de provisión MM
de materiales
7. Responsabilidades de información
La información del proceso de mantenimiento de la Infraestructura de Líneas debe atender la estructura

que la dependencia de Activos de Conocimiento identifique en el levantamiento del Mapa de Activos de
Informacion Tecnica – MAITE, que se genere como resultado de la revisión de las Especificaciones
Tecnica; la cual debe ser almacenada por el contratista según la estructura de carpetas que se defina en
el repositorio, en la actualidad herramienta HORUS.
También dentro de las obligaciones contractuales se establece la obligación de informar al Contratante

cualquier incidente que ocurra y que pueda afectar la infraestructura o su operación, a la mayor
brevedad una vez se tenga conocimiento y por medio de los medios de comunicación establecidos que
incluyen en primera instancia la comunicación por medio de Telefonía y también por medio de Correo
Electrónico.
Respecto de la información para interés del Contrato se tienen diferentes tipos de información
dependiendo del Proceso y áreas de coordinación involucradas, es así como se identifican de manera
general los siguientes flujos:
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Información / Punto de Coordinación Medio de comunicación Frecuencia
Documento en archivo duro y magnético presentado por el Anual con ajuste

Plan Maestro de Trabajo (PMT) Contratante al Contratista de acuerdo con lo establecido en Trimestral
elContrato y sus Anexos.
Programa de Mantenimiento Sistema SAP del Contratante Trimestral
Trimestral
Órdenes de Mantenimiento Sistema SAP del Contratante Semanal
De acuerdo con lo
PDT de ejecución para cada OM Archivo enviado por correo electrónico establecido en el PMT
Informe (Curva S y seguimiento) de las OM de acuerdo con
Reporte de Seguimiento detallado entregable del Contrato macro Semanal
Base de datos actualizada con los
Reporte del Contratante confirmando la actualización de
informes y/o reportes soportes de las Mensual
acuerdo con lo establecido en el Contrato y sus Anexos
OM y estadística de las
reparaciones realizadas.
Planes de Seguimiento a los Planes de:
Reporte del Contratante confirmando la actualización de
.- Calidad Trimestral
acuerdo con lo establecido en el Contrato y sus Anexos
.- Mejora Continua
.- Competencias
Página 13 de
9

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CENIT TRANSPORTE Y LOGISTICA DE HIDROCARBUROS

Anexo 9. Procedimiento de Coordinación

1. Propósito del Procedimiento de Coordinación

Sus principales objetivos son:

• Formular el Protocolo de Comunicación identificando cuales son los métodos/medios de interacción

El presente manual de coordinación de contratación de servicios de mantenimiento de activos

Los participantes del Procedimiento de Coordinación son:

• Contratistas de Mantenimiento: En su condición de ejecutores de los trabajos de Mantenimiento de

• Jefe de Operación: profesional asignado como “Autoridad de Área” de la infraestructura de

• Líder Integral de Mantenimiento y Confiabilidad: profesional delegado como “Supervisor Técnico”

• Jefe de Mantenimiento de la Troncal: Profesional delegado para el aseguramiento del desempeño

• Profesional Planeador(a) Integral de Mantenimiento: Profesional encargado de Planear, viabilizar y

• Profesional de la Jefatura de Desempeño de Líneas: Profesional encargado de la definición,

• Especialista de Gestión Ambiental, Entono, Inmobiliario y Seguridad Física: Profesional de Cenit

• Experto de Administración de Contratos: Profesional encargado de la ejecución de la administración

• Especialista Ingeniería de Operaciones: Diseñar y desarrollar soluciones efectivas que garanticen el

4. Estructuras y/o equipos interesados del Contratante

Se identifican para la coordinación de actividades de los servicios de mantenimiento de estacione 4 grupos

• Vicepresidencia de Abastecimiento: Hace referencia a los funcionarios que centralizadamente

• Equipo técnico de la Vicepresidencia Técnica y de Proyectos: refiere los funcionarios de la Gerencia

5. Subprocesos Técnicos y Administrativos analizados

AGRUPACION DE SUB-GRUPOS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO CONTRATADO

• Preparación para Atención de Emergencias

• Seguimiento Administrativo Técnico -

Puntos de coordinación Área de Coordinación, Actividad, Responsable y Documento con Frecuencia

Documento de control, respuesta esperada

Planeación Corto - Mediano - Largo plazo

Direccionamiento para la Diseño de la estrategia y

Implementación del plan y

Estrategia de Planeacion y Informe de Visita con habilitadores

Tramite de Habilitadores Profesional Jefatura Ambientar;

Estrategia de Planeacion Implementación del plan y

Actualización del Plan PCA por

Aprobación del PMT Correo de Aprobación

Acuerdo Trimestral Acta de Acuerdos Trimestral

Formalizar solicitud de PB Jefe de Mantenimiento Troncal Memorando de solicitud de PB para sistema

Aprobación de solicitud de PB Comité PB Memorando de aprobación de PB

Mantenimiento Preventivo Equipos Control - Derrames

Identificación de Actividades Contratista de Servicio de

Aprobación de solicitud de PB Comité PB Memorando de aprobación de PB

Documento de PDT y curva "S" según

Identificación de Actividades Contratista de Servicio de

Formalizar y aprobar solicitud

Aprobación adicionales Cambio de estado con revisión VB y

Contratista de Servicio de Actualización de avances y estados en SAP &

Identificación de mejoras plan Contratista de Servicio de Propuesta de Ajuste a Estrategia de PVO

Verificación de Recibo conforme de Mtto

Verificación de Recibo conforme de Mtto

Líder Senior de Emergencias

Líder Senior de Emergencias

Líder Senior de Emergencias

Contratista de Servicio de Informes Técnicos HORUS / Share Point

Solicitud Activación del Plan

Aviso y Orden de Mantenimiento SAP

Aviso y Orden de Mantenimiento SAP

Reportes - avance de OM SAP asociada al PAI

Contratista de Servicio de Reportes - avance de OM del PAI Control

Verificación de entregables Líder Senior de Emergencias

Contratista de Servicio de Resultado medición de KPI según HV

Acta de reunión estrategia seguimiento a

Calculo y Soportes del Incentivo (+/-) Anual

Presentación del Plan y avances del Plan