CONTENIDO

✔ INTRODUCCIÓN: Los manuales de procedimiento son instrumentos administrativos que

apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para
la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el
desarrollo cotidiano de actividades.
El contenido de la guía comprende el objetivo, la base legal y las políticas para elaboración
del manual, así como la metodología para desarrollar cada uno de sus apartados y los
lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

✔ OBJETIVO: Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de

los manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentación que permita
optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organización y el funcionamiento de la
misma.

✔ MARCO JURUDICO: Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan la elaboración de

los manuales administrativos son los siguientes:

● Leyes: Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y sus reformas y adicciones.
● Art. 19: Cada Secretaría de Estado y Departamento Administrativo expedirá los
manuales de procedimiento, necesarios para su funcionamiento.
● Art. 7: Aportar y ordenar la publicación, en el Diario Oficial de la Federación.

● Art.14: Elaborar, previa autorización de su supervisor jerárquico y en coordinación con

la Dirección General de Programación.
● Art. 33: Elaborar, en coordinación con las unidades administrativas.

● Art. 25: La secretaria hará llegar a todas las representaciones los diversos manuales
de procedimientos administrativos.

✔ GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL: Los manuales de procedimiento, como

instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional.

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
✔ CONCEPTO: Los Manuales Administrativas son medios valiosos para la comunicación, y
sirven para registrar y transmitir la información.
✔ RECOMENDACIONES GENERALES: Es conveniente que los manuales de procedimiento
sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la
responsabilidad de realizar actividades.

✔ ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS: El primer punto que debe concentrarse

cuando se investigan uno o varios procedimientos.

● Delimitación del procedimiento: El objetivo del estudio, este servirá de guía para
la investigación.

❖ ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar? Operaciones.

❖ ¿Dónde se inician? Dependencia o unidad administrativa.

❖ ¿Dónde termina? Análisis y diseño de los procedimientos.

❖ Recolección de información: Consiste en recabar documentos y los

datos.
❖ Investigación documental: Consiste en la selección y el análisis de
aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los
procedimientos. Es importante, además, recabar todas las formas y
documentos que intervienen en el procedimiento que se está estudiando.

❖ Entrevista directa: Consiste en reunirse con una o varias personas y

cuestionarlas orientada mente permitan conocer los procesos tal y como
operan en el momento para obtener información.

❖ Observación de campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde

se desarrollan las actividades y observar atentamente todo lo que sucede
a su alrededor.

● Análisis de información y diseño de procedimiento: Constituye una de las partes

más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en
estudiar cada uno de los elementos de información que se integraron durante la
recolección de información.

❖ ¿Qué trabajo se hace? Se cuestionan las actividades que se realizan en

la unidad administrativa.
 ❖ ¿Quién lo hace? Solo las unidades que intervienen en el procedimiento y
el factor humano ya sea como individuos o grupos.
❖ ¿Cómo se hace? Secuencia de actividades para realizar el trabajo.

❖ ¿Cuándo se hace? Periodicidad con la que se realiza la actividad.

❖ ¿Dónde se hace? Ubicación/domicilio de las oficinas.

❖ ¿Por qué se hace? Busca justificar la existencia de ese trabajo o de su

procedimiento.

● Análisis del procedimiento: Ya que todas las actividades se han sometido a un

análisis es necesario considerar mejorar o rediseñar un procedimiento.

❖ Eliminar: Es lo más importante de este método para eliminar todo lo que

no sea absolutamente necesario.
❖ Combinar: Si no se puede eliminar, entonces el siguiente punto es
combinar algún paso del procedimiento.
❖ Cambiar: Este punto debe revisarse si algún cambio puede realizarse
para simplificar el trabajo.
❖ Mejorar: Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar, en
estas circunstancias se puede lograr mejorar.
❖ Mantener: Consiste en conservar las actividades.

✔ ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL: En la actualidad existe una gran variedad de

modos para presentar un manual de procedimientos.

❖ Identificación

❖ Índice

❖ Introducción:

❖ Objetivo del manual:

❖ Desarrollo del procedimiento

● Identificación: Se refiere a la primera página del manual donde deben aparecer los
siguientes datos:
❖ Logo: Escudo de la bandera de México y colores
 ❖ Nombre de la empresa: Secretaria de relaciones exteriores

❖ Siglas del procedimiento: SRE

❖ Titulo: Manual de procedimientos

❖ Fecha/actualización : Mayo de 2004

● Índice: En este apartado se presenta de manera sintética y ordenada, los apartados

principales que constituye el manual.
● Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama
general del contenido del manual.
● Objetivo del manual: Deberá contener una explicación del propósito que se
pretende cumplir con el manual de procedimientos.

● Procedimientos: Cuando los procedimientos del manual tengan reglas de operación deberán
incluirse después del objetivo del manual.

● Nombre del procedimiento: Debe dar una idea clara del contenido.

❖ Propósito del procedimiento: Tiene la finalidad de describir la razón de ser

un procedimiento.
❖ Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento.

❖ Referencias: Se en listan la documentación de apoyo que se utiliza para

elaborar el procedimiento.
❖ Responsabilidades: Se debe indicar quién es el responsable de la
elaboración del procedimiento.
❖ Definiciones/glosario: Son términos de uso frecuente que se emplean con
un sentido específico.
❖ Método de trabajo: Dentro del método de trabajo se deben emplear,
políticas y lineamientos y descripción de actividades.

● Método de trabajo

❖ Políticas y lineamientos: Son una guía básica para la acción, se definen

claramente y que prevengan todas las situaciones alternativas.

✔ Descripción de actividades a desarrollar: Descripción del procedimiento y que por lo mismo

sea reconocido en todas las áreas. Deberá describir detalladamente las actividades normales
y generales que se desarrollan.
 ✔ Instructivo de llenado

1. Nombre
2. Clave del procedimiento
3. Fecha
4. Versión
5. Página
6. Unidad administrativa
7. Área responsable
8. Paso (número de actividad)
9. Responsable
10. Actividad
11. Documento de trabajo

✔ Diagrama de flujo: Es una herramienta fundamental para la elaboración de un procedimiento.

También es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la
actividad necesaria para desarrollar un trabajo.

● Figuras representativas

En mi opinión los manuales de procedimientos son indispensables para la empresa para

poder desarrollar de manera eficiente una actividad o procedimiento, de igual manera hacer
modificaciones cambiando, eliminando o incluso mejorando las actividades.