ADMINISTRACIÓN DE

I N V E N TA R I O S

A D M I N I S T R A C I Ó N D E L C A P I TA L
DE TRABAJO
DEFINICIÓN

• Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La

administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de
requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto
reabastecer el inventario.
LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS SE
CENTRA EN CUATRO ASPECTOS BÁSICOS:

» Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.

» En qué momento debe producirse el inventario.
» ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial?
» ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?
 OBJETIVO

• El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una
parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se
destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se
podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas
y desventajas.

• La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor
rapidez.
• Y como desventajas se pueden mencionar:

 Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).

 Peligro de obsolescencia.
LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS TIENE ENTONCES COMO
META , CONCILIAR O EQUILIBRAR LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

∆ Maximizar el servicio al cliente.

∆ Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y
∆ Minimizar la inversión en inventarios.
CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS, DE ACUERDO A
SU NATURALEZA, PUEDEN SER:

 De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán para formar parte del producto
terminado. Son los materiales o insumos esenciales que pasan por un proceso de manufactura, producción o
construcción para ser convertidos en un producto en proceso o terminado. Llevar un minucioso inventario
de materias primas te permitirá abastecer al siguiente eslabón de la cadena.
 De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin
terminar. Son activos que se encuentran en un proceso de modificación y que se utilizarán en la producción
de otros productos en proceso o productos terminados. A medida que la materia prima se transforma, esta
aumenta su valor debido a los costos de producción involucrados.
 De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y
pasa a formar parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior distribución y venta.
Estos son, como su nombre lo indica, los productos que ya han terminado su proceso de transformación y
están listos para ser entregados. Por este motivo, suelen transferirse del área de producción al almacén.
VARIABLES PARA LA DETERMINACIÓN DEL
TAMAÑO DE LOS INVENTARIOS
Chase, Aquilano y Jacobs, definen al sistema de inventarios como una serie de políticas y
controles que monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se deben de
mantener, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño de los pedidos.

Todo sistema de inventarios está formado por componentes que interactúan entre sí, estos
componentes son:

X Demanda.- Es el elemento más importante y está compuesta por los artículos requeridos
durante un periodo de tiempo. La demanda es determinística cuando se conoce con precisión y
probabilística cuando presenta un comportamiento aleatorio.
X Costos.- Los costos más importantes relacionados con el inventario son:
* Costo por pedir u organizar una tanda de producción. Son los costos asociados con el
reabastecimiento del inventario. Estos varían con el número de pedidos colocados, y
comprenden los costos de requisición, de inspección al recibir y colocar los artículos en
inventario, costos contables, administrativos, los salarios del personal involucrado, etc.
* Costos de mantenimiento. Estos costos se asocian a mantener un nivel de inventarios
disponible y varían con el periodo de tiempo y la cantidad de artículos que se mantienen en
inventario. Incluye costos de deterioro u obsolescencia del producto, impuestos, depreciación,
seguros, entre otros.
* Costos por quedarse sin producto. Son los costos de penalización en los que se incurre cuando
se queda sin mercancía cuando esta se necesita. Estos costos se dan por pérdidas de clientes o
utilidades al perder una venta.
X Plazos.- El plazo de entrega o tiempo de espera es aquel que transcurre desde que se lanza una
orden de pedido hasta que esta se recibe en almacén. El tiempo de espera se puede subdividir
en cinco componentes distintos:

• Tiempo empleado en trabajos administrativos relativos al lanzamiento de la orden de pedido.

• Tiempo de transito de la orden de pedido hasta el proveedor.
• Tiempo empleado por el proveedor.
• Tiempo de transito del pedido, que dependerá del tipo de transporte utilizado.
• Tiempo que transcurre entre la recepción del pedido y su disponibilidad.
X Productos. Son los artículos que se controlan en el inventario. Si existe una gran variedad de
productos y su consumo promedio varía se debe hacer una clasificación para saber qué
productos aportan más valor al inventario.
X La moda o estilo temporal.
NIVEL DE VENTAS

Demanda:
• Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el
consumo será igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se
presenta una ruptura de inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda
será superior al consumo.
MODELOS DE SITUACIONES DE INVENTARIO
• El grado de conocimiento de la demanda.-En este caso, se tiene que considerar dos situaciones
totalmente diferenciadas, a saber:
– Demanda conocida con exactitud: Es cuando se conoce la demanda sin lugar a dudas y con plena
certidumbre. Sucede normalmente cuando se trata de pedidos perfectamente programados en cuanto a
cantidades y fechas de entrega en el transcurso de un año.
– Demanda incierta : Es cuando existe una incertidumbre clara sobre el conocimiento de la demanda
futura. Por tanto, la previsión de la demanda esta sujeta a cálculos probabilísticos bastante complejos, por
lo que, a menudo, se busca para su definición, un valor medio esperado, alrededor del cual es previsible
cierta variabilidad, que será preciso estimar de alguna manera.
• La pauta de variación en el tiempo de la demanda.-La demanda de un articulo puede ser de un
nivel aproximadamente constante en el tiempo o, por el contrario, presentar variaciones según una
determinada pauta temporal. Tendremos por tanto demandas no estacionarias que surgen aun
dentro de demandas constantes-
NIVEL DE INVENTARIOS

Representado por un índice que señala la cantidad de meses de venta que tenemos en existencia
en un momento determinado, el cual se obtiene restando al inventario el costo de ventas de cada
uno de los meses siguientes.
Se puede decir que el presupuesto de inventarios debe satisfacer cuatro requisitos
fundamentales: - Mantener el inventario por encima del límite mínimo, el cuál será la cantidad
de Inventarios que no puede disminuirse sin poner en peligro la entrega oportuna de pedidos al
cliente.
- Mantener el inventario dentro de un máximo determinado para ciertos períodos del año, que
será la cantidad que no debe rebasarse para evitar que la inversión esté ociosa.
- Estabilizar la producción de acuerdo con las instrucciones de la dirección
- El nivel óptimo de inventarios se puede determinar de la siguiente manera: Ventas/Rotación
 NIVELES DE VENTAS
• Proporciona los datos de entrada para la planeación y control de todas las áreas funcionales,
incluyendo logística, marketing, producción y finanzas.
• Existen 3 métodos; cada grupo difiere en términos de la precisión relativa en el pronóstico sobre el
largo y el corto plazo, en el nivel de sofisticación cuantitativa utilizada y en la base lógica:

o Métodos cualitativos: Utilizan el juicio, la intuición y las encuestas o técnicas comparativas para
obtener estimados cuantitativos acerca del futuro.
o Métodos de proyección histórica: Es cuando se dispone de una cantidad razonable de información
histórica y cuando las variaciones de tendencia y estacionales en las series de tiempo son estables y
bien definidas. Esta es una forma efectiva de pronóstico para el corto plazo.
o Métodos causales: En estos métodos, el nivel de la variable pronosticada se deriva del nivel de otras
variables relacionadas, y son bastante buenos para anticipar cambios mayores en las series de tiempo
y para pronosticar de manera precisa un periodo de mediano a largo plazo
TÉCNICAS COMUNES PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El sistema ABC

El modelo de la cantidad económica

de pedido (CEP)

Razones financieras

Sistema justo a tiempo (JIT)

 El sistema ABC • Una empresa clasifica su inventario en tres grupos:

El grupo B está integrado

El grupo A incluye artículos
Su propósito es optimizar la
inventario de la compañía, que
organización de los productos
de forma que los más
solicitados se encuentren al
alcance más rápidamente y de
esta forma reducir tiempos y
aumentar la eficiencia.
por artículos con la
que requieren la mayor
inversión en dólares. siguiente inversión más
grande en
a) 20% de los artículos en
inventario(50%).
representa el 80% de su Representa el 15% del
inversión en inventario. valor total de la inversión.
-Supervisión más intensa, -Control a través de
-Sistema de inventario verificaciones
perpetuo periódicas
El grupo C incluye un gran número
de artículos que requieren una
inversión relativamente
pequeña(30%).Representa 5% de la
inversión
-Supervisan con técnicas sencillas,
como el control de inventarios de
dos contenedores
• Se determinará las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:
Paso 1. Determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario.
• Paso 2. Reordenar las columnas 1 y 4,
• Paso 3. Trazar la gráfica y
tomando las participaciones de cada
determinar las zonas ABC:
artículo en sentido decreciente

% de Costos
 El modelo de la cantidad económica de
pedido (CEP)-El lote óptimo de compra
• Técnica de administración de inventarios para determinar el volumen óptimo del pedido de un
artículo, es decir, aquel volumen que disminuye al mínimo el total de sus costos de pedido y
costos de mantenimiento de existencias.
• El modelo CEP supone que los costos relevantes del inventario se divide:

Costos de pedido Costos de mantenimiento de existencias

• Costos administrativos fijos de la solicitud
y recepción de un pedido de inventario: el
costo de elaborar una orden de compra,
procesar el papeleo resultante, recibir un
pedido y verificarlo contra la factura.
• Se establecen en dólares por pedido
• Disminuyen conforme aumenta el tamaño
del pedido.
• Costos variables por unidad de un artículo
conservado en inventario durante un
periodo específico.
• Incluyen los costos de almacenamiento, los
costos del seguro, los costos de deterioro y
obsolescencia, y el costo de oportunidad o
costo financiero de tener fondos invertidos
en el inventario.
• Se establecen en dólares por unidad por
periodo.
• El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento de
existencias para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mínimo el costo total del
inventario.
DESARROLLO MATEMÁTICO DE LA CEP
S=uso en unidades por periodo
O=costo de pedido por pedido
C=costo de mantenimiento de existencias por unidad por periodo
Q=cantidad de pedido en unidades

Costo de pedido=O x (S /Q) Costo de mantenimiento de existencias =C x (Q/2)

Número de pedidos Inventario promedio

Costo total del inventario= Costo de pedido + Costo de mantenimiento de existencias

• Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de pedido, debe determinar el
momento adecuado para solicitar el pedido, mediante:
• El punto de reposición refleja el número de días necesarios para solicitar y recibir un pedido y
el uso diario que hace la empresa del artículo en inventario. Si suponemos que el inventario se
consume a una tasa constante, la fórmula para determinar el punto de reposición es:

Punto de reposición= Días de tiempo de entrega x Uso diario

• Así, tan pronto como el nivel de inventario del artículo cae hasta el punto de reposición, se
solicitará un reabastecimiento de la CEP del artículo. Si los cálculos de entrega y la tasa de uso
son correctos, entonces el pedido llegará exactamente cuando el nivel de inventario llegue a cero.
Sin embargo, los tiempos de entrega y las tasas de consumo no son precisos, por lo que la
mayoría de las empresas mantienen un inventario de seguridad (existencias adicionales) para
evitar la escasez de artículos importantes.
El modelo CEP determina el volumen óptimo del pedido e, indirectamente, el inventario
promedio, si se supone un uso constante. Así, el modelo CEP determina la tasa óptima de
rotación del inventario, considerando los costos específicos del inventario de la empresa
 Razones financieras

• ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Es un indicador de la actividad, o liquidez, del inventario de una empresa, es decir, indica cuántas
veces las existencias totales se han renovado en un tiempo dado. Muestra el número de veces que el
inventario se convierte en cuentas por cobrar o en efectivo.

• La rotación resultante tiene significado solo cuando se compara con la de otras empresas de la
misma industria o con la rotación pasada de los inventarios de la empresa. (Gitman y Zutter, p.118)
• EDAD PROMEDIO DEL INVENTARIO
Ratio de actividad, llamado también inventario en días, que muestra el número promedio de días
que se requieren para vender el inventario.

Mide la eficiencia en la rapidez de ventas. Generalmente se considera aceptable en la medida en

que disminuye dicho plazo, lo que pone de manifiesto un aumento en la rotación de los
inventarios.
 Sistema justo a tiempo (JIT)

 Técnica de administración de inventario que disminuye al mínimo la inversión en inventario

haciendo que los materiales lleguen justo en el momento en que se requieren para la
producción.
 De manera ideal, la empresa tendría solamente inventario del trabajo en proceso.
 No utiliza ningún inventario de seguridad (o, si acaso, muy poco).
 Debe existir una gran coordinación entre los empleados de la empresa, sus proveedores y las
compañías transportadoras para garantizar que los insumos lleguen a tiempo.
 Si los materiales no llegan a tiempo, habrá una interrupción en la línea de producción hasta que
estos lleguen. Requiere que los proveedores entreguen partes de excelente calidad.
 La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura.
 Énfasis en la calidad de los materiales empleados y su entrega oportuna.
ELEMENTOS DE LA FILOSOFÍA JIT

Reducción de inventarios
Sistema Pull (jalar el producto)
Minimizar tiempos de preparación
Velocidad óptima de producción
Creación de células de producción(Desperdicios)
Optimizacion de la distribución de planta
Tamaño de lotes pequeños
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
• El control interno es aquel que hace referencia al
conjunto de procedimientos de verificación.
• Los inventarios generalmente son de mayor
significación dentro de un activo corriente,
porque de su manejo proceden las utilidades de la • Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños
empresa.
Ventajas de tener un adecuado control interno
• Reduce altos costos financieros ocasionados
por mantener cantidades excesivas de
inventarios
físicos
• Evita que dejen de realizarse ventas por
falta de mercancía
• Evita o reduce perdidas resultantes de baja
de precios
• Reduce el costo de la toma del inventario
físico anual.
 MEDIDAS DE CONTROL.
• Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo
y Control Contable.
• El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos.
 Conteo físico de los inventarios.
 El control de inventarios por medio de sistemas computarizados.
 Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén
 Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas o requisiciones
autorizadas.
 Verificar que las instalaciones protejan los inventarios de deterioros físicos o de robos.
 Mantenimiento eficiente de compras y recepción.
 Permitir el acceso a personal autorizado.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones inesperadas.

Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para

poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin
perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de
la empresa.

 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo. Evitando:

•Obsolescencia
•Caducidad
•Tiempo de vida (perecederos)
•Robo
 Los inventarios deberán contar con seguros
(incendio, robo, huracán etc.)
 MEDIDAS PARA EL CONTROL CONTABLE.

 Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

 La información contable deberá ser proporcionado a personal autorizado.
 Levar un registro consistente de entradas y salidas. (Compra-venta)
 Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
 Métodos de valuación: tarjetas de almacén: PEPS, Promedio, Detallista e
Identificados.
 Respaldar los registros con la documentación necesaria
Y autorizada:
Nota de remisión.
Devolución a proveedores etc.
NUEVAS TENDENCIAS DE
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
X Principio First-In First-Out (FIFO):
• El principio “First-in, First-out” es importante en el manejo de inventarios. Significa que tus productos
con mayor antigüedad (First-in) se venden primero (first-out), no tu nuevo inventario. Esto es
particularmente importante para productos con caducidad.

X Método Consigna:
• Es una de las estrategias más conocidas, sobre todo en procesos de ventas al por mayor. Consiste
básicamente en mantener los artículos en los depósitos de los clientes hasta que estos logren venderlos.
Durante su estancia allí, los artículos no pasan a ser propiedad de los clientes; es decir, nuestra marca
conserva los derechos legales sobre los mismos, pues los clientes son solo intermediarios.
X Bulk shipments:
• Se trata de un método que se caracteriza por el envío de productos a granel, lo cual garantiza
que la reposición de los mismos será menor que si se hiciera de forma moderada. La empresa
no tiene que preocuparse por si faltan artículos en sus puntos de distribución; siempre (o casi
siempre) están disponibles. Es idóneo para aquellos sectores de la economía con una alta
demanda.
X Dropshipping:
• Es otra de las estrategias de gestión de inventarios más frecuentes. Gracias a ella eliminamos
los costes que supone mantener artículos o productos en nuestras manos a la espera de que sean
solicitados. Esto se logra transfiriendo la orden de compra a nuestros proveedores, que a partir
de ese momento se encargaran de la gestión de las unidades que hagan falta en cada tienda.
X Niveles de conjuntos a la par
• Una buena técnica de administración de inventarios comienza con manejar fácilmente los
niveles en conjunto. La mínima cantidad de productos que tener a la mano. Cuando tu
inventario caiga por debajo de este nivel predeterminado, sabes que es momento de ordenar
más de este producto. Típicamente vas a ordenar la cantidad mínima, mientras que te das una
idea de qué tan rápido se venden estos productos y cuánto tiempo tardas en volverlo a tener en
inventario.
X Auditoría regular
• Inventario físico
• Punto de comprobación
• Ciclo de conteo