Secretaría de Fiscalización y Rendición de

Cuentas
COORDINACION GENERAL DE INNOVACION
GUBERNAMENTAL

GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN
DEL
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 OBJETIVO DEL CURSO

Proporcionar los elementos

técnicos necesarios para la
elaboración del Manual de
Organización, así como
uniformar los criterios que
permitan sistematizar la
información contenida en el
mismo.
 CONTENIDO DEL CURSO

1. Introducción.
2. Del Manual de Organización
3. CAPITULO I. Base Legal.
4. CAPITULO II. Políticas para la elaboración de Manuales
de Organización.
5. CAPITULO III. Contenido del Manual de Organización.
6. CAPITULO IV. Proceso y Normas de Elaboración.
7. CAPITULO V. Presentación, Control, Autorización,
Validación y Actualización del Manual de Organización.
 1. INTRODUCCIÓN

¿Qué es el Manual de Organización?

Es un instrumento de trabajo necesario para normar y

precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus
responsabilidades y logrando mediante su adecuada
implementación la correspondencia funcional entre
puestos y estructura.
 1. INTRODUCCIÓN

Tanto la organización como el funcionamiento de una Entidad

Pública necesitan traducirse en estructuras y comportamientos
institucionales, por lo tanto, es indispensable que cuenten con una
estructura orgánica racional y moderna.

Para ayudar a lograrlo, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del

Estado de Coahuila, en su articulo 31, fracción XVIII, faculta a la
Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas, vigilar que las
Entidades Públicas, cuenten con un Manual de Organización.

Este es un documento que integra información interna breve, veraz,

actualizada y de calidad acerca de la organización y descripción de
las funciones de los puestos que la constituyen, niveles de mando y
relaciones de interdependencia entre los puestos.
 1. INTRODUCCIÓN

Con el propósito de fortalecer y profesionalizar a las Entidades Públicas, la

Coordinación de Innovación Gubernamental de la Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas presenta esta guía para la elaboración del Manual de
Organización que tiene como finalidad ser instrumento de apoyo en el
funcionamiento y mejora institucional y que pone a disposición de funcionarios
y empleados de las Entidades Púbicas.

Esta guía puede ser de utilidad para que alcancen una mejor comprensión de sus
problemas internos (duplicidad de funciones, inoperancia y la anarquía), y lo
asuman como un auxiliar que les facilite la elaboración de sus propios
instrumentos para alcanzar estándares de calidad y eficiencia en beneficio de la
administración pública.
 1. INTRODUCCIÓN

La Guía se divide en cinco capítulos:

I.Base Legal.
II.Políticas para la elaboración del Manual de Organización.
III.Contenido del Manual de Organización.
IV.Proceso y normas de elaboración.
V.Presentación, control, autorización, validación y
actualización del Manual de Organización.
 2. DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

OBJETIVO DE LA GUIA

Servir como instrumento de apoyo que establezca la

estructura orgánica, funcional, formal y real, así como los
tramos de control, responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución.
 2. DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que
establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad,
requeridos para el funcionamiento organizacional.
 Definir los objetivos y funciones de cada puesto con el fin de evitar
duplicidad de actividades o sobrecargas de trabajo.
 Identificar las líneas de comunicación interna para lograr una adecuada
interrelación entre las áreas administrativas integrantes de la institución.
 2. DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

BENEFICIOS DEL MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

 Facilita la selección de nuevos empleados proporcionando los

lineamientos para el desempeño de sus atribuciones.
 Sirve de base para el adiestramiento y capacitación inicial del
personal.
 Facilita la comprensión de las funciones de cada integrante de la
 3. CAPITULO I. BASE
LEGAL
Los principales Ordenamientos que sustentan a la Secretaría de
Fiscalización y Rendición de Cuentas para la elaboración de la
presente guía.

Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.

•Articulo 82, fracción XVIII

La Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de

Coahuila
•Capitulo Segundo, Artículo 18, Fracción XI.
•Capitulo Tercero, Articulo 31, Fracción XVIII.

Reglamento Interno de la Secretaría de Fiscalización y Rendición

de Cuentas (Vigente).
 4. CAPITULO II. POLÍTICAS
PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE
Con el propósito de normar las actividadesORGANIZACIÓN.
que intervienen en el desarrollo del Manual de
Organización, a continuación se enuncian los lineamientos que deben contemplarse en su
elaboración:
Debe elaborarse un manual de organización por cada Entidad Pública.
Debe cumplirse con las disposiciones establecidas en esta guía técnica para la elaboración
del Manual de Organización.
Se debe designar a una persona con la responsabilidad de emitir y controlar los cambios
que sufra el Manual de Organización.
Los Titulares de las diferentes Entidades Públicas son los responsables de la implantación,
control, aprobación y actualización del Manual de Organización.
El Titular de la Entidad Pública es el responsable de que se implementen los mecanismos
necesarios y adecuados para la difusión del Manual de Organización entre todo el personal.
 4. CAPITULO II. POLÍTICAS
PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES DE
La persona que revisa el Manual de Organización debe ser el encargado de la
ORGANIZACIÓN.
Coordinación Administrativa o equivalente y quien debe conservar el documento
original impreso aprobado.
 La Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas es quién valida el Manual de
Organización de todas las Entidades Públicas del Estado, conforme a los lineamientos
de esta guía, estructura orgánica autorizada y Reglamento Interior publicado.
 El tipo de letra a utilizar en los documentos es Arial tamaño 12 para Títulos y Subtítulos
en mayúsculas y negritas y Arial tamaño 10 para la descripción del documento.
 Puede utilizar numeración consecutiva de divisiones y subdivisiones abajo del último
número de la edición para cada párrafo.
6 Nivel 1
6.1 Nivel 2
6.1.1 Nivel 3
 Redactar el documento en tiempo presente.
 4. CAPITULO II. POLÍTICAS
PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE
 Para las fechas utilizar el formato día/mes/año, con números arábigos.
ORGANIZACIÓN.
Ejemplo: 21/10/18 21 de Octubre del 2018
 Los formatos a utilizar: F-001 “Portada de Documento”, F-002 “Hoja Interior de
Documento”, F-005/A “Organigrama General”, F-005/B “Organigrama Específico”,
F-006 “Directorio de Funcionarios”
 Si una sección en el documento no es aplicable, poner la leyenda N/A (No Aplica).
 Una vez validado, el Manual de Organización debe de contener las firmas de
elaboración, revisión y aprobación (Ver punto 7.3 de la guía).
 Una vez validado el Manual de Organización, este debe mantenerse actualizado
(conforme al punto 7.6 De su revisión y actualización).
 En caso de que el Reglamento Interior sufra modificación, se deberá enviar de nueva
cuenta a la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas, el Manual de
Organización, para su revisión y posterior validación.
 5. CAPITULO III.
CONTENIDO DEL MANUAL
Con la finalidad de
DE ORGANIZACIÓN
uniformar el contenido del Manual de Organización, su
integración debe efectuarse de la siguiente manera:
 5. DESCRIPCION DE
 INDICE PUESTOS.
• 5.1 Nombre del Área
 1. INTRODUCCIÓN. • 5.2 Nombre del Puesto
• 5.3 Denominación del Puesto
 2. MARCO INSTITUCIONAL.
• 5.4 Objetivo del Puesto
• 2.1 Misión.
• 5.5 Relaciones de Autoridad
• 2.2 Visión.
• 5.6 Funciones
• 2.3 Valores Institucionales.
• 5.7 Perfil del Puesto
• 2.4 Objetivos de la Entidad Pública.
 6. DIRECTORIO
• 2.5 Base legal.
• 2.6 Atribuciones o facultades de la  7. DEFINICIONES Y
Entidad Pública. NOMENCLATURA
 3. ANTECEDENTES DE LA
ORGANIZACIÓN.  8. REFERENCIAS
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.1 Del Índice.

 Se debe anotar con mayúsculas los capítulos que constituyan la estructura del
Manual de Organización.
 Inmediatamente debajo, dejando sangría y con letras mayúsculas y
minúsculas, se deben anotar los subcapítulos que conformen el capítulo
respectivo.
 En el extremo derecho de la hoja se deben anotar con número arábigo la
página en que aparece cada uno de los capítulos y subcapítulos
correspondientes.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
ÍNDICE PÁGINA

1. INTRODUCCIÓN……………………………………............. 1

2. MARCO INSTITUCIONAL…………………………………... 2
2.1. Misión………………………………………… 2
2.2. Visión…………………………………………. 2
2.3. Valores Institucionales……………………. 2
2.4. Objetivo……………………………………… 3
Ejemplo: 2.5. Base Legal………………………………….. 3
2.6. Atribuciones……………………………….. 6

3. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN……………… 8

4. ORGANIGRAMAS…………………………………............... 8

5. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (*)…………………………. 8

5.1 Despacho de la Secretaría 8
Secretario ……………………………………………….
Secretaria Particular……………………………......... 10
5.2 Subsecretario…………………………………………..
5.3 Secretario Técnico……………………………………. 12
6. DIRECTORIO…………………………………………………. 20

7. DEFINICIONES Y NOMENCLATURAS …………........... 20

8. REFERENCIAS ………………………………………………. 22

9. ANEXOS………………………………………………........... 22

(*)NOTA: Debe incluir el nombre de la unidad administrativa y/o

 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.2. De la Introducción.

El objeto de la introducción es explicar al lector los motivos y propósitos del

documento y mostrar el contenido que presenta para tal efecto, deben
contemplarse los siguientes lineamientos:

La redacción debe ser concisa, clara y comprensible.

Debe incluirse información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son

los destinatarios o usuarios y el objetivo del Manual de Organización.

Es conveniente que contenga un mensaje y la autorización de la más alta

autoridad del área en la que se elaboró el Manual de Organización.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.3 Del Marco Institucional.

Es el marco referencial filosófico y legal de la Organización.

Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el

marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas
funciones y dichos documentos son entre otros, Leyes, estatuto general,
reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.3.1 Misión
Es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una
declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental. Para definir la
Misión de la Entidad Pública podemos contestar a las siguientes preguntas:
•¿Quiénes somos?
•¿Qué hacemos?
•¿Para qué lo hacemos?
•¿Para quién lo hacemos?
•¿A través de que lo hacemos?

NOTA: Las respuestas obtenidas dan los elementos necesarios para construir el enunciado que exprese la
Misión y la Visión, así mismo procurando que la redacción sea clara y sencilla se sugiere se defina en un
ejercicio de planeación estratégica.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.3.2 Visión
Representa el escenario altamente deseado por la Entidad Pública que se busca
alcanzar en un período de largo plazo. Establece el futuro deseado. Para construir
la Visión podemos contestar a las siguientes preguntas:
•¿Qué y cómo queremos ser?
•¿Qué deseamos lograr?
•¿Cómo queremos que nos describan?
•¿Cuáles son nuestros valores prioritarios?
•¿Qué valor queremos que nos distinga?
•¿Hacia dónde queremos cambiar?

NOTA: Las respuestas obtenidas dan los elementos necesarios para construir el enunciado que exprese la
Misión y la Visión, así mismo procurando que la redacción sea clara y sencilla se sugiere se defina en un
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.3.3 Valores Institucionales
Es la filosofía en la que se fundamenta la actuación del
personal de la organización..
NOTA: Se pueden considerar los principios y valores contenidos en
el Código de Ética y Conducta de los Servidores Púbicos y en su
caso, en el Código de conducta de cada Entidad Pública.
6.3.4 Objetivo (s) de la Entidad Pública
Es el fin hacia el cual está encaminada la actividad de una organización, definen
“qué” se debe lograr, es decir, lo que se pretende o ambiciona hacer por parte de la
Entidad Pública. Los objetivo pueden ser generales y específicos.
Algunas reglas para su definición son las siguientes:
•Empiezan con un verbo en infinitivo de acción.
•Deben ser claros y concisos.
•NOTA:
Describen
Se “que”
pueden se quiere lograr,
considerar no el “como”.
los Objetivos derivados de una
Planeación Estratégica y/o de un Programa Sectorial.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.3.5 Base Legal

 Relacionar los títulos de los principales ordenamientos jurídicos en

vigor, de los cuales se derivan las atribuciones de las unidades
administrativas.
 Las disposiciones jurídicas deben seguir un orden
jerárquico, ejemplo: Constitución, Tratados, Leyes,
Convenios, Reglamentos, Decretos, Acuerdos y Circulares.
Legislación.
• Constitución Política del
 Debajo del titulo, dejando Estado de Coahuila de
sangría se anotaran el artículo y Ejemplo: Zaragoza.
la fracción que contengan las - Artículo 82, Fracción XVIII
atribuciones de la Entidad Reglamentos.
• Reglamento Interior de la
Pública.
Organización.
caso de una extensa aplicación del ordenamiento legal, se puede mencionar únicamente el título
-Capítulo I, Artículo 20
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.3.6 Atribuciones o Facultades

Para que el manual de organización cuente con las disposiciones jurídicas que den
base legal a sus atribuciones o facultades de la Entidad Pública, su presentación
debe contemplar los puntos que a continuación se detallan:
•Debe contener una transcripción textual y completa de las atribuciones o
facultades conferidas por la ley.
•Señalar el título completo de los ordenamientos.
•Debe tener anotados el capítulo, el artículo, fracción y el texto de éste.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.4 De los Antecedentes de la Organización.
Es necesario contar con los antecedentes de la Entidad Pública para contemplar un
panorama global del desarrollo de sus diversas unidades administrativas. Para tal
efecto deben seguirse los siguientes lineamientos:

•Una descripción de la génesis de la entidad o del área descrita en el Manual de

Organización..
•Indicar las disposiciones jurídicas que dieron origen a la Entidad Pública.
•Indicar la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico.
•Información acerca de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier
aspecto de su organización.

A: Se puede tomar como referencia la exposición de motivos

 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.5 De los Organigramas

 Los organigramas establecen de manera esquemática los diversos

mecanismos de integración administrativa de la Entidad Pública y
constituyen un auxiliar en el análisis y diseño organizacional. Proporcionan
una imagen formal de la Entidad Pública y representan la fuente autorizada
de consulta con fines de información.
 Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una Entidad
Pública o de sus áreas y de las relaciones que guardan entre sí los órganos
que la integran.
 Se deberá elaborar un organigrama general, mostrando únicamente las
principales unidades administrativas definidas por Reglamento Interior,
señalando la estructura de la Entidad Pública. Se debe elaborar un
organigrama especifico por cada una de las áreas, especificando todos los
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

Dentro del Manual de Organización, en este apartado solo se hace referencia y se

presenta como un anexo.

Ver Anexo 1 Organigrama General de la SEFIRC

Ver Anexo 2 Organigrama Especifico de la Coordinación
Administrativa
Ver Anexo 3 Organigrama Específico de la Coordinación
Jurídica
Ejemplo:
Ver Anexo 4 Organigrama Específico de la Subsecretaría de
Auditorias Gubernamentales y Desarrollo Administrativo
Ver Anexo 5 Organigrama Específico de la Subsecretaría de
Obras Públicas y Programas Sociales
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.5.1 El Organigrama debe reflejar los siguientes aspectos
 La posición de las unidades administrativas que lo componen.
 El nivel jerárquico que ocupa en la estructura orgánica.
 Las relaciones que guardan entre si.

6.5.2 Tipos de Organigramas

 Verticales.
 Horizontales.
 Mixtos.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

Organigramas Verticales:

Presenta gráficamente a las unidades

ramificadas de arriba hacia abajo, colocando
al titular en el nivel superior, por lo que los
distintos niveles jerárquicos de la organización
se ubican en renglones.
Las líneas que representan las relaciones entre
las unidades, se disponen verticalmente.
Por la facilidad de su interpretación y por ser los
más generalizados, SE RECOMIENDA
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
rganigramas Horizontales:
Representan las unidades ramificadas de
izquierda a derecha, colocando al órgano
superior a la extrema izquierda.
Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y
las relaciones entre las unidades se representan por
líneas dispuestas horizontalmente.
Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el
caso de estructuras con un gran número de
órganos de igual jerarquía en la base.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
Organigramas
Representa Mixtos:
la estructura utilizando
combinaciones verticales y horizontales,
con el objeto de superar las limitaciones que
la utilización de un solo tipo trae consigo.
En el caso de organizaciones que cuentan
con un gran número de unidades en la
base, es recomendable el uso de este tipo de
presentación.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.5.3 Diseño de los Organigramas
Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el
personal de la Entidad Pública y para las personas e instituciones con las que
guarda alguna relación.
Por lo anterior y para facilitar su interpretación y uniformar su presentación, el
diseño de cada organigrama debe ajustarse a los siguientes lineamientos:
Organigrama General F-005/A:
En el formato F-005/A, Organigrama General, deben aparecer perfectamente
definidas las unidades administrativas de la Entidad Pública y sus interacciones,
mostrando las relaciones de dependencia entre ellas.
La relación de asesoría o staff debe estar representada en forma perpendicular a
la de la autoridad principal del órgano que asesoran.
La información que contengan los organigramas debe anotarse en tipo oración.
Se deben de utilizar rectángulos para representar gráficamente los órganos y/o
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

 El formato F-005/A, Organigrama General, debe representarse

a nivel de unidades administrativas.
 En el formato F-005/A Organigrama General cada uno de los
rectángulos debe contener el nombre de las unidades
administrativas que integran la Entidad Pública según lo
establecido en el Reglamento Interno publicado.
 El formato F-005/A Organigrama General debe estar elaborado
por el Coordinador Administrativo o equivalente y aprobado
por el Titular de la Entidad Pública.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
 Organigrama Específico F-005/B:
 El formato F-005/B, Organigrama Especifico, debe representarse a nivel de
puesto, persona y categoría de todo el personal adscrito por cada unidad
administrativa.
 En el formato F-005/B Organigrama Especifico, cada uno de los rectángulos
debe contener:
- El nombre completo de la persona.
- El nombre del Puesto.
- El nombre de la Denominación del Puesto (cuando sea diferente al nombre
del puesto).
- El Nivel de Categoría del Puesto según tabulador.
 Los Organigramas Específicos deben estar elaborados por el Coordinador
Administrativo o equivalente, revisados por el nivel mas alto de la unidad
 Organigrama General F-005/ A
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
 Organigrama Específico F-005/B

Ejempl
o:
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.6facilitar
Para De laelDescripción
cumplimiento de delasPuestos
atribuciones o facultades conferidas en
diversas disposiciones jurídicas de la institución, es necesario determinar en forma
explicita los objetivos y funciones que circunscriban el marco general de actuación
del personal. La Descripción de Puestos es la relación de los requisitos y
competencias laborales esenciales del cargo o puesto, incluida la relación con los
demás.
6.6.1 Nombre del Área.
Al comienzo de la descripción de los puestos por cada área, se debe escribir el
nombre oficial de la unidad administrativa y deberá ser igual al que aparece en el
Organigrama General F-005/A.
6.6.2 Nombre del Puesto.
Nombre del puesto que es asignado por la Entidad Pública y debe ser reflejado en
o de el
queOrganigrama Especifico
el Nombre del Puesto F-005/B. del Puesto sea el mismo solo se incluirá uno de ellos.
y la Denominación
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.6.3 Denominación del Puesto.
Nombre oficial del puesto asignado por el tabulador y debe ser reflejado en el
Organigrama Especifico F-005/B.

Ejemplo: Nombre que le asignó la

Entidad Pública.
(Coordinador de Proyectos)

NOMBRE DEL PUESTO: Coordinador

de Proyectos

Nombre que le asigna de

DENOMINACIÓN DEL PUESTO: acuerdo a tabulador.
(Analista de datos B)
Analista de datos B

o de que el Nombre del Puesto y la Denominación del Puesto sea el mismo solo se incluirá uno de ellos.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.6.4 Objetivo del Puesto.
Enunciar los lineamientos que deben observarse para determinar el objeto de cada
uno de los puestos que integran en la Entidad Pública:
• El objetivo debe especificar con claridad la finalidad que pretende alcanzar el
órgano a través del desarrollo de sus funciones, es decir, el qué y el para qué.
• Plantear un solo objetivo para cada uno de los puestos de la unidad
administrativa.
• La descripción del objetivo debe iniciarse con un verbo en infinitivo, y de
manera breve.
• Evitar el uso de adjetivos
Objetivo calificativos,
del Puesto así como
(Coordinador subrayar/ conceptos.
de Proyectos Analista de datos
Ejemplo: B):
Apoyar a la implementación de proyectos de Desarrollo Administrativo
en las dependencias o entidades gubernamentales.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.6.5 Relaciones de Autoridad.
Relación Jerárquica Ascendente: Se debe indicar el puesto (s) a los que reporta
sus actividades directamente en orden jerárquico ascendente.
Relación Jerárquica Descendente: Se debe indicar el puesto (s) que supervisa
directamente en orden jerárquico descendente.
En caso de ausencia, lo sustituye: Se debe indicar el puesto (s) que asumirá las
responsabilidades del puesto asignado.
SUBDIRECTOR DE EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Ejemplo:Relación jerárquica ascendente: Director General de
Modernización
Relación jerárquica descendente: Enlace
Administrativo (Auxiliar Administrativo), Coordinador
de Proyectos (Analista de datos B)
NOTA: Las relaciones de autoridad deben de coincidir con el nombre del puesto
según lo En caso deenausencia,
establecido lo sustituye:
los Organigramas Específicos F-005/B.
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

6.6.6 Funciones del Puesto.

Una función es un conjunto de actividades a fines y coordinadas necesarias para
alcanzar los objetivos de la Entidad Pública. Para tal efecto se enuncian los
siguientes lineamientos:
 Deben derivarse de las atribuciones o facultades legales conferidas en el
Reglamento Interior u otras disposiciones jurídicas.
 Se deben describir las actividades inherentes de cada uno de los puestos
señalados en el organigrama.
 Deben presentarse en forma de relación y jerarquizadas iniciándose su
descripción con un verbo en infinitivo.
 Procurar que la descripción de cada función no exceda de siete renglones.
 Las funciones descritas para cada puesto, deben de englobarse de tal manera
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.6.7 Perfil del Puesto.
 Preparación académica: deberá anotarse la(s) profesión(es) que el puesto
requiere.
 Experiencia laboral (tiempo).
 Conocimientos específicos.
Funciones:
 Competencias y Habilidades.
-Realizar diagnostico situacional de las dependencias y entidades
gubernamentales.
-Llevar a cabo las actividades para la implementación de proyectos.
-Asesor a las dependencias y entidades gubernamentales durante cada
Eje etapa de los proyectos.
-Realizar revisiones para verificar implementación de proyectos.
 
mplo: Perfil del puesto:
Preparación académica: Nivel profesional (Ing. Industrial o carrera
afín)
Experiencia: Mínimo 1 año
Conocimientos específicos: Reingeniería de Procesos, Integración de
proyectos, modelo INTRAGOB, manejo de paquetes
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.7 Del Directorio
El directorio consiste en una relación de todos los funcionarios comprendidos en
las áreas descritas en el Manual de Organización, así como los respectivos cargos
que ocupan.
Deben señalarse los datos del Directorio en el formato F-006 “Directorio de
Funcionarios” como un anexo, en el cual deben de anotarse los siguientes datos:
Área: se anotará el nombre del área respectiva.
Puesto: debe señalarse el nombre del puesto.
Funcionario: se anotará el nombre del funcionario.
Ubicación: señalar la dirección donde se encuentra físicamente el funcionario
público.
Teléfono con extensión y correo electrónico de los mismos.
En este apartado solo se hace referencia en el Manual de Organización como un anexo.
Por ejemplo: Ver “Directorio de Funcionarios” F-006
6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.7 Del Directorio
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
Es importante6.8contar
De con
las una descripción de ytérminos
Definiciones para que todo el personal
Nomenclatura
que utilice o consulte este tipo de documentos tenga una misma percepción. Debe
desarrollarse de acuerdo a los siguientes lineamientos:

El término que se va a definir se escribirá del lado izquierdo de la hoja y el

concepto de los términos se anotaran en la parte derecha de la hoja, dejando el
espacio correspondiente.
Los términos que se van a definir deberán de presentarse en orden alfabético.
El término no debe de ser definido, con sinónimos o ideas afines que impidan el
claro entendimiento del concepto.
Utilizar un lenguaje claro y sencillo.
Deben definirse los conceptos básicos de carácter administrativo que con mayor
frecuencia se utilicen en el Manual de Organización.
La descripción del termino que se va a definir debe ser lo más breve posible
Incluir el significado de todas las siglas, abreviaturas o símbolos que se utilicen
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN

Eje
mplo:
 6. CAPITULO IV. PROCESO Y
NORMAS DE ELABORACIÓN
6.9 De las Referencias
Indica los documentos tomados en consideración para la elaboración y aplicación
del Manual de Identificación
Organización. Título Tipo de Documento
Eje Reglamento Interior de la Secretaria de Fiscalización y Rendición de
Reglamento
N/A
Cuentas.
mplo: G-MO Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Guía

6.10 De los Anexos

Es la información que contempla el contenido del manual de organización.

Eje
mplo:
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
Los Manuales de Organización deben de elaborarse de acuerdo con DEL
MANUAL
los lineamientos que para la presentación, DE
control, autorización
validación y actualización, establezca la Secretaría de
Fiscalización y Rendición de Cuentas.ORGANIZACIÓN
El propósito es unificar su presentación, con base en las
disposiciones determinadas en el proceso y normas de elaboración,
contenido en la guía para elaboración del Manual de Organización.
En los casos que se requiera de la información mas detallada, o
aclaraciones sobre el tema se recomienda acudir a la Dirección de
Desarrollo Administrativo de la Coordinación General de
Innovación Gubernamental de la Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
7.1 De la Presentación.
7.1.1 Consideraciones del FormatoACTUALIZACIÓN DEL
 Presentación y Contenido:
MANUAL DE
Con el propósito de estandarizar la presentación y contenido de los Manuales
ORGANIZACIÓN
de Organización de las Entidades Publicas del Gobierno del Estado de
Coahuila, deben ser utilizados los formatos bajo los puntos contenidos
considerando las siguientes variantes:
 F-001 “Portada de Documento”: Se utiliza para la primer hoja y los datos
de aprobación del Manual de Organización.
 F-002 “Hoja Interior de Documento”: Se emplea para el desarrollo del
Manual de Organización donde se incluyen los puntos de índice,
introducción, marco institucional, mencionando a los organigramas,
descripción de los puestos, mencionando al directorio, definiciones y
nomenclaturas, referencias y anexos.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
 F-005/A “Organigrama General”: Se utiliza para reflejar las unidades
administrativas con las que ACTUALIZACIÓN
cuenta la Entidad Pública, según loDEL
establecido
en el Reglamento Interno. MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 F-005/B “Organigrama Específico”: Se utiliza para representar a nivel de
puesto, persona y categoría de todo el personal que conforma una unidad
administrativa.
 F-006 “Directorio de Funcionarios”: Se emplea para señalar los datos del
directorio de todo el personal adscrito a la Entidad Pública, donde se
incluye el área, puesto, nombre del funcionario, ubicación, teléfono con
extensión y correo electrónico.

NOTA: En caso de contar con un Sistema de Gestión de Calidad implementado, utilizar el formato
establecido para elaboración de documentos, respetando los lineamientos que marca la guía para
elaboración del Manual de Organización,
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
7.1.2 Consideraciones de Tipo MaterialVALIDACIÓN Y
 Carpetas
ACTUALIZACIÓN DEL
El Manual de Organización original debe estar contenido en carpetas tamaño
MANUAL DE
carta y su grosor según la cantidad de hojas.
 Cubierta. ORGANIZACIÓN
Ejempl 1

Para efectos de esta guía se considera “cubierta” la o:

2
cara exterior de la carpeta, la cual será en una SECRETRÍA DE
FISCALIZACIÓN Y
hoja tamaño carta y deberá contener los RENDICIÓN DE CUENTAS

siguientes datos: MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

1. Logotipo y nombre de la Entidad Pública del

Estado.
2. Nombre genérico del Manual de Organización
y el de la Secretaria Ejecutora.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
 El lomo debe tener los siguientes datos:
1
ACTUALIZACIÓN
1. Logotipo y nombre de la Entidad Pública del Estado. DEL
MANUAL DE

ORGANIZACI
MANUAL DE
2. Nombre genérico del Manual de Organización.
3. Número de tomo – en caso de ORGANIZACIÓN
que el Manual de
Organización esté constituido por dos o más

ÓN
2
volúmenes, en caso contrario, se identificará como
Tomo Único-.

3 Tomo
1
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
7.2.1 Codificación VALIDACIÓN Y
7.2. Control
ACTUALIZACIÓN
Una vez elaborado el Manual de Organización de la Entidad PúblicaDEL
, junto con
sus anexos en el encabezado de los formatos correspondiente, se procede a
identificarlos, lo cual será de la siguienteMANUAL
manera: DE
 Manual de Organización: En el apartado ORGANIZACIÓN
de código se identificara con las
letras MO. (F-001 y F-002)
Ejemplo: MO-SEFIRC (Manual de Organización de la Secretaría de
Fiscalización y Rendición de Cuentas)
 Organigrama General: Se identificara con las letra OG seguido de los
caracteres que identifican a la Entidad Pública. (F-005/A)
Ejemplo: OG-SEFIRC (Organigrama General de la Secretaría de Fiscalización
y Rendición de Cuentas)
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
 Organigrama Específico: En el casoVALIDACIÓN
de que de acuerdo a la Y extensión del
personal de la Entidad Pública ACTUALIZACIÓN
requieran elaborarse por cada área,DEL
estos serán
identificados con las letras OE seguido de caracteres alfanuméricos que
MANUAL DE
identifican al área que pertenece. (F-005/B)
7.2.2 Versión
Ejemplo: ORGANIZACIÓN
OE-CGAJ (Organigrama Específico de la Coordinación General de
Asuntos Jurídicos).
Una vez validado el Manual de Organización por la Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas, en todos los documentos se debe anotar en el apartado
de versión los números 00 de inicio, así mismo la fecha de elaboración del
documento conforme al oficio de validación emitido por esta Secretaría y fecha
de vigencia de dos años.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
7.3 De la Autorización VALIDACIÓN
e Impresión. Y
Una vez validado y autorizado el ACTUALIZACIÓN
Manual de Organización por DEL todos los
responsables de área, el responsable de su emisión y control debe imprimir el
MANUAL DE
documento original y se debe turnar a firmas con los responsables de:
Manual de Organización.- ORGANIZACIÓN
−Elaboró (quién se designe)
−Revisó (Encargado de la Coordinación Administrativa o equivalente) y
−Autorizó (Titular de la entidad pública).

Ejemplo:
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
Organigrama General: AUTORIZACIÓN,
−Elaboró (Encargado de la Coordinación VALIDACIÓN Y
Administrativa o equivalente).
ACTUALIZACIÓN DEL
−Aprobó (Titular de la entidad pública).

Ejemplo: MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
Organigrama Especifico:
−Elaboró (Encargado de la Coordinación Administrativa o equivalente)
−Revisó (Responsable de cada unidad administrativa).
−Aprobó (Titular de la Entidad Pública).

Ejemplo:

NOTA: Los documentos originales impresos deben ser conservados por el

 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
7.4 De la Validación.
ACTUALIZACIÓN DEL
Para la validación del documento, las Entidades Públicas deberán remitir el
Manual de Organización autorizado junto MANUAL DE en archivo
con sus anexos
electrónico o en papel, por medio de Oficio a la Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas a efecto de queORGANIZACIÓN
se revise y valide sobre el apego a los
lineamientos contenidos en la Guía para elaboración del Manual de
Organización, el documento deberá remitirse a la Coordinación General de
Innovación Gubernamental.
Si no existe ninguna observación, la Secretaría de Fiscalización y Rendición de
Cuentas emite oficio de validación a la instancia interesada, y en caso de
observaciones, emite el comunicado respectivo para sus correcciones.
En caso de que el Reglamento Interno este en proceso de publicación y se
cumple con los lineamientos establecidos de la guía, se emitirá oficio de
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
7.5 De la Distribución
ACTUALIZACIÓN y Difusión. DEL
Una vez validado el Manual de Organización original y sus anexos por la
Secretaría de Fiscalización y Rendición MANUAL DE
de Cuentas, y autorizado por los

siguiente:
ORGANIZACIÓN
responsables de la organización, se deberá de distribuir y difundir de acuerdo a lo

Red Interna: Es recomendable que el documento así como sus anexos se

encuentren accesibles a todo el personal a través de red interna, protegido contra
escritura e impresión y controlado por la persona que emite el documento quién
será responsable de difundirlo por este medio.

NOTA: En caso de contar con un Sistema de Gestión de Calidad implementado, controlar,

distribuir y difundir el manual de organización según lo establecido en su procedimiento
de control de documentos.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
 Copias Impresas: Es conveniente ACTUALIZACIÓN DEL
que solo exista un Manual de Organización
impreso original por Entidad Pública. En caso de ser estrictamente necesario
MANUAL
por autorización del titular de la institución mantener dos oDE mas copias. Estas
deben ser fotocopiadas del documento ORGANIZACIÓN
original y ser identificadas en la primera
página del documento con una etiqueta impresa con la leyenda COPIA
CONTROLADA No. ___. Y deben ser controladas y distribuidas por el
responsable de su elaboración de acuerdo al formato Lista de Distribución F-
004.
 Cada responsable de área debe de dar a conocer a su personal a cargo la
descripción de su puesto.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
7.6 De su Revisión VALIDACIÓN
y Actualización. Y
La utilidad del Manual de Organización radica en la veracidad de la información
que contiene, por lo que es precisoACTUALIZACIÓN DEL
mantenerlos permanentemente actualizados
por medio de las revisiones periódicas. Deberá actualizarse en la medida que se
presenten modificaciones en su contenido, MANUAL
en la normatividadDEestablecida, en la
estructura orgánica o en algún otro ORGANIZACIÓN
aspecto. Para realizar modificaciones o
adiciones al Manual de Organización,. Deben observarse los siguientes
lineamientos:
La entidad pública debe revisar y actualizar periódicamente el contenido del
Manual de Organización.
Los responsables de área pueden solicitar una modificación o adición al Manual
de Organización a través de una Solicitud de Modificación con el formato F-003.
 7. CAPITULO V.
PRESENTACIÓN, CONTROL,
AUTORIZACIÓN,
VALIDACIÓN Y
 El responsable de la emisión y ACTUALIZACIÓN
control del Manual de OrganizaciónDEL
realiza los
cambios pertinentes al documento electrónico cambiando el número de
MANUAL
versión, fecha de edición y vigencia. Posterior DE y turna a las
mente se imprime
personas que autorizan el Manual de ORGANIZACIÓN
Organización.
 En caso de mantener red interna, el responsable de la emisión y control del
manual de organización debe proteger el documento contra modificaciones e
impresiones y dar de alta el documento por este medio.
 En caso de mantener copias controladas, el responsable de la emisión y control
del manual de organización retira y destruye las copias obsoletas y distribuye
las copias vigentes.
GRACIA
S