ADMINISTRACIÓN DE LAS

CUENTAS POR COBRAR

Finanzas II
Administración de las
cuentas por cobrar

■ La administración de cuentas por cobrar es la gestión de la deuda a crédito que un

cliente o deudor contrae con la organización por la adquisición de un bien o servicio.
Darle un seguimiento a la administración de cuentas por cobrar es de suma importancia, ya
que es el recurso económico con el que cuenta una empresa y es necesario cuidarlo, razón
por la cual se sugiere realizar revisiones y análisis de las cuentas por cobrar por lo menos
una vez a la semana, con la finalidad de mantener una cartera sana, detectar cuándo los
clientes se empiezan a demorar y evitar que se convierta en un problema la recuperación.
La administración de cuentas por cobrar puede estructurarse en tres
pasos:

1. Analizar la viabilidad 2. Administración 3. Monitorear y

de una línea de crédito financiera: crear un gestionar la cobranza a
para el cliente respaldo legal los clientes
1. Analizar la viabilidad de una línea de crédito para el
cliente
Para dar un crédito es muy importante crear un análisis financiero, como conocer a los
clientes, investigarlos o saber la reputación que mantienen en el mercado, ya que es
arriesgado dar crédito fácilmente y es posible perder dinero y al mismo consumidor.
Después generar formatos que permitan recabar información de los clientes: referencias,
estudio socioeconómico, firma de solicitud, etc. A la par de esto, hay que armar un
expediente con la documentación que soporte los datos asentados, posteriormente, realizar
la investigación, verificar la veracidad de documentos, validar o identificar si el cliente ha
dado datos falsos, de ser así, no tendrá caso invertir más tiempo con este cliente; en caso
contrario, se continúa con el proceso para darle la línea de crédito.
Con base al resultado de la investigación socioeconómica de los clientes hay que definir el
mediano y largo plazo y límite de crédito que se autorizan dar a éste.
2. Administración
financiera: crear un
respaldo legal
Antes de empezar a otorgar crédito
a tus clientes, será necesario crear
un respaldo legal con cada uno de
ellos para administrar los recursos
financieros y fuentes de dinero.
Prácticas comunes que realizan las grandes
empresas para tomar decisiones financieras:
 Solicitar la firma de un “Contrato de Crédito”, que
consiste en un convenio especial para realizar este
tipo de operaciones y quedar protegido a corto
mediano o corto plazo.
 También existe la opción de que el cliente firme un
pagaré por el límite máximo que tendrá en su línea
de crédito y con la fecha de vencimiento de acuerdo
con los días de crédito, éste sólo se actualizará
cuando se modifiquen las condiciones de la línea de
crédito.
 Otra más es que el cliente firme el ticket de venta o
factura que contenga un pagaré que reúna los
requisitos mínimos de ley, documento que se deberá
resguardar para su posterior cobranza de forma
óptima.
3. Monitorear y gestionar la
cobranza a los clientes

■ Como último paso de este ciclo, está la supervisión a

través del monitoreo de reportes para conocer los
ingresos y egresos: estados de cuenta, auxiliares,
estadísticas, gráficas de ventas y cobranza;
posteriormente hay que gestionar ésta última por
medio de recordatorios previos a las fechas de
vencimiento, durante y, en su caso, posteriormente.
FORMAS DE LAS
CUENTAS POR
COBRAR
¿Qué son las cuentas por cobrar?

■ Según las Normas de Información Financiera (NIF), una cuenta por cobrar es un
derecho exigible de la entidad al cobro de una contraprestación a cambio de la
satisfacción de una obligación a cumplir que se origina por la venta de bienes,
prestación de servicios, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto
análogo.
Estas representan un conjunto de derechos a favor de una empresa frente a terceros
por la prestación previa de un servicio o la venta de un producto. Por tanto, las
cuentas a cobrar son fruto de la actividad económica diaria de la empresa, de esta
manera las cuentas por cobrar representan para la empresa que concede el crédito, un
dinero que está pendiente de cobrar por la venta de bienes y/o servicios.
“NIF C-3 CUENTAS POR COBRAR”
Esta Norma de Información Financiera C-3 (NIF C-3) tiene como objetivo establecer las
normas de valuación, presentación y revelación para el reconocimiento inicial y posterior de
las cuentas por cobrar que no devengan interés en los estados financieros de una entidad
económica.
La NIF C-3 fue aprobada por unanimidad por el Consejo
Emisor del CINIF en noviembre de 2013 y entra en vigor
para ejercicios que se inicien a partir del 1º de enero de 2018.
 NIF C-3

Normas de
valuación

RECONOCIMIENTO RECONOCIMIENTO RECONOCIMIENTO

INICIAL DE INICIAL DE OTRAS POSTERIOR DE LAS ESTIMACIÓN POR
CUENTAS POR CUENTAS POR CUENTAS POR INCOBRABILIDAD
COBRAR INICIALES COBRAR COBRAR

Se debe hacer al considerarse La administración de la

Deben reconocerse Este reconocimiento es con entidad debe realizar una
devengada la operación que
inicialmente cuando surge el base en la valuación al costo evaluación de las perdidas
les dio origen, lo cual ocurre
derecho generado por una amortizado, que es el valor esperadas por deterioro de
cuando se suministra un bien
transacción, es decir, cuando nominal del contrato que las cuentas por cobrar, en
o se proporciona algún
se devenga. respalda la operación. base a una experiencia
servicio a la contraparte.
histórica crediticia.
Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son de suma importancia, ya que te
ayudan a obtener un orden no solo de la cantidad de dinero
que tienes disponible, sino también saber quiénes te deben
dinero. De ese modo puedes organizar las cobranzas o no
venderle a ningún otro cliente que tenga un mal historial
de pagos.
Trato especial
cuentas por
cobrar

Este tipo de cuentas requieren de un

trato especial por las siguientes razones:

•Representan dinero a corto, mediano y

largo plazo.

•Parte de la liquidez de la empresa se ve

representada en ella.

•Es cambiante, lo cual quiere decir, que se

encuentra en constante movimiento y
necesita de revisiones y análisis.

 
Cómo se conforman las cuentas por
cobrar?
Generalmente, es en la factura donde figuran los elementos de las cuentas por cobrar se encuentra
principalmente:

1
• El plazo de cobro (fecha de vencimiento).

2 • El importe de la deuda.

3
• El método de pago.

4
• Los datos del cliente
 Clasificación
Por su
disponibilidad:
Pueden ser clasificados como de exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo.
 Corto plazo: Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha
del balance
 Largo plazo: Cuando su exigibilidad sea mayor a un año.
Las cuentas por cobrar a corto plazo deben presentarse en el balance general como
activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores
negociables.
Por su Origen:
Atendiendo a su origen se pueden formar dos tipos de cuentas por
cobrar:
A cargo de clientes.
Dentro de las cuentas por cobrar a cargo
de los clientes se deben presentar los
documentos y cuentas a cargo de clientes
de la entidad, derivados de las ventas de
las mercancías o prestación de servicios a
crédito.
A cargo de otros deudores.
En este grupo deberán mostrarse las
cuantas y documentos por cobrar a cargo
de otros deudores por un concepto
distinto de la venta de mercancías o
prestación de servicios normalmente
ofrecidos en el giro de la empresa.
Por su Carácter
legal:

Documentadas. No documentadas.

Integran las cuentas por cobrar Cuentas por cobrar sin respaldo legal
respaldadas por algún documento de
compromiso de pago, por ejemplo:
 Letra de cambio
 Pagaré
Principales cuentas por cobrar:

• Entidades que deben a la empresa por haberles vendido

Clientes mercancías a crédito, sin exigirles garantía documental, basadas en
la confianza y la solvencia del deudor.

Documentos por • Títulos de crédito a favor de la entidad, cuentas respaldadas con

documentos, tales como, letras de cambio y pagarés.
cobrar
• Entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto a la
Deudores diversos venta de mercancías.

Anticipo a • Pagos efectuados a proveedores anticipadamente por la compra de

Proveedores mercancía.
 FACTORES
DETERMINANTES
Las Cuentas por Cobrar son derivadas por la venta a crédito o a plazo y por ello adquiere
una gran relevancia contar con políticas de crédito claras. Las operaciones a crédito
fortalecen las ventas, pero también puede implicar un serio problema financiero para las
Tesorerías sino se tiene una adecuada administración de los cobros.
El crédito aplicado a las operaciones de las empresas, les permite aumentar sus operaciones en
tiempos de prosperidad y reducirlo en tiempos de estabilización o recesión.

■ Para una administración efectiva de las Cuentas por

Cobrar es necesario contar con una eficiente
organización del Departamento o área de cobranzas.
■ Punto fundamental para el análisis de las Cuentas por
Cobrar es la seguridad que deben tener las empresas de
asegurarse que la contabilidad de la institución incorpore
diariamente las operaciones de venta a crédito o a plazos
Los principales factores que deben tomarse en consideración para decidir si un crédito se
otorga o no, son: por qué cantidad y en qué términos y condiciones están comprendidos en
lo que comúnmente se conoce como las C's del crédito.

■ Carácter
■ Capacidad
■ Capital Riesgo de crédito
■ Condiciones
■ Cobertura
■ Colateral
IMPORTANCIA DE LOS SEIS
FACTORES
■ Éstos no pueden reducirse a una formula equilibrada y aplicable a todos los casos. Es
necesario establecer un juicio fundamentado en apreciaciones críticas. Los diversos
factores pueden concurrir o faltar en grados variables. Al analizar la importancia de los
seis elementos, es fundamental comprender lo que representan y como afectan a la
operación de crédito y cobranza.
■ El riesgo que tiene carácter tarde o temprano efectuara el pago. Éste necesitará de un
tratamiento especial, pues el deudor honrado y de buena fe normalmente es escrupuloso
en el manejo de sus asuntos.

■ No es demasiado difícil separar al individuo honrado del falto de honradez.

■ La experiencia ha demostrado que la capacidad y el capital cuentan poco cuando un

individuo determina defraudar a sus acreedores.
 LABOR DEL
DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO
Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta que monto y a qué plazo venderle,
y después de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan y cuando no toma
medidas para procurar el pago lo antes posible; esto viene a estar directamente relacionado con los
ingresos de la compañía y son su capital de trabajo, y se refleja en su salud financiera.

Administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de
recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos otorgados.
 Objetivos
■ El objetivo principal del departamento de Crédito es minimizar el
riesgo en las operaciones de créditos a fin de evitar que
las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta.

■ Maximizar las ventas al mismo tiempo que minimizar las

consecuentes perdidas
■ Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad.
■ Administrar y controlar la cartera de clientes.
■ La excelencia en el servicio proporcionado a los clientes.
■ Recuperación optima de las ventas de crédito.
■ Responsabilidad e integración absoluta al trabajo.
 Funciones básicas del dpto.
■ Otorgamientos de los créditos
■ Estudio de los estados financieros e información anexa

■ Gestión efectiva de la cobranza

■ Informes a la gerencia

■ Control de personal a su cargo

■ Determinación de malas deudas

■ Verificación de documentos  
 El dpto. de crédito como parte de la empresa no puede desempeñar su función aislado y sin relación con los demás
departamentos y actividades que integran la empresa, así como la comunicación adecuada de cada uno de ellos; de
tal manera que debe organizarse para que la empresa reciba máximos beneficios. Se relaciona con los siguientes
dptos.:

■ Gerencia general ■ Personal

■ Finanzas y tesorería ■ Producción y servicio

■ Mercadotecnia y ventas ■ Compras

■ Contabilidad ■ Almacén

■ Procesamiento de datos ■ Jurídico

FUENTES DE INFORMACIÓN
DE CRÉDITO
¿Qué son?
■ Las fuentes de información crediticia es la que nos sirve como historial sobre los
créditos pasado. Para poder obtener información sobre esto, se puede investigar en
fuentes confiables, las cuales son los bancos, los inversionistas, Gobierno General y los
organismos reguladores (Superintendencias de Bancos e Instituciones Financieras, de
AFP y, de Valores y Seguros).
¿Por qué es importante la información
crediticia?
■ Gracias a la información de crédito es posible saber si se puede o no otorgar un
préstamo/Crédito a una persona, ya sea moral a física.
■ Los burós de información crediticia cumplen el importante papel de centralizar
esta información en el país, recopilando no solo los reportes negativos del cliente (un
impago) sino también su desempeño de pago positivo (este último representa 90% de
toda la información).
¿Cómo se calcula la puntuación crediticia
de una empresa?
■ Para poder generar un buen historial. Es necesario cubrir ciertos
puntos. Como lo son el historial de pagos, el que el monto adeudado no
exceda los ingresos, la antigüedad del historial, el combinación en
distintas empresas prestamistas y si se necesita un crédito nuevo. No
todas tienen el mismo valor, en la imagen se demuestra cuales tienen
mayor importancia:
EJEMPLOS DE
CONTROL
INTERNO
Para cuentas por cobrar
■ Incentivar a los clientes con descuentos si pagan en un plazo más corto.
■ Aplicar una penalidad a los clientes que duren el doble de tiempo para pagar el monto
del producto.
■ Utilizar el término “Factoring”, que no es más que utilizar documentos comerciales
como garantía en el caso que no tenga para pagar o se retrase por mucho tiempo.
■ No olvidar Cobrar, con que entrenes a una persona a realizar acciones de cobranza es
suficiente para mantener tu negocio en buenas condiciones económicas.
■ Obtener los datos de tus clientes correctos, ya que al tener un error puede retrasar el
pago o el cobro del servicio.
■ Constituir sistemas de cobranzas de última generación, a través de la tecnología porque
brinda de manera sencilla y rápida toda la información personal necesaria de los
clientes.
■ Ser organizados cuando se reciba dinero por parte de los clientes para evitar conflictos.
■ Conciliarse mensualmente los totales de los saldos individuales de clientes con el saldo
de control de mayor
■ Mantener limites y condiciones de crédito para cada uno de los clientes.
■ Llevar un control numérico de todos los documentos que se utilicen para ventas y
cobros.
■ Elaborarse informes internos que incluyan cifras de rotación, antigüedad de saldos,
tendencia de los saldos en relación de las ventas y condiciones de crédito.
■ Verificar la existencia y aplicación de políticas para el manejo de las cuentas por cobrar.
■ Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo
a las disposiciones legales.
■ Observar y comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas y registradas por quien corresponda.
■ Verificar que las cuentas por cobrar estén adecuadamente respaldadas.
■ Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de
cuentas por cobrar.
■ Controlar el efectivo recibido de clientes y otros deudores.
■ Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar
e investigar cualquier irregularidad.
■ Comprobar la validez de los documentos, es decir, que estén legalizados con firma.
■ Verificar que los datos de los deudores y avales en caso de existir sean correctos,
(nombre, domicilios, etc.).
■ Revisar y actualizar la valoración de los riesgos.