CÓMO HACER UN

DASHBOARD EN EXCEL
 QUÉ ES UN TABLERO DE CONTROL
O DASHBOARD Y PARA QUÉ SIRVE
Tablero de control, conocido en inglés como Dashboard no es más que una pantalla donde se expone
información de valor para el negocio. Este se construye a través de la manipulación, transformación y
análisis de datos, de tal forma que en esa pantalla se exponga de forma muy visual, indicadores o kpi’s
críticos de la organización.

¿PARA QUÉ SIRVE UN DASHBOARD?

Con la información pertinente presentada de una forma visual, el resultado es uno:
Toma de decisiones.
Antes de elaborar el tablero debes revisar los datos y
pensar,

¿Qué información se puede obtener?

¿Qué información me gustaría obtener?
Por ejemplo, el objetivo general del siguiente tablero de control es dar una
perspectiva del área de recursos humanos. Y responde a las preguntas de
¿cómo estamos actualmente en el departamento de Recursos Humanos?.
 ¿Cómo hacer un dashboard en Excel desde
cero?
1. Definir el objetivo del dashboard o tablero de control

Lo primero es establecer el objetivo de tu tablero de

control. ¿Qué métricas deseas evaluar? ¿Qué datos
deseas incluir? ¿Cuáles preguntas necesitas
responder? Dependiendo de eso, el tablero reunirá
cierta información y descartará otra.
 2. Crear base de datos en Excel
El segundo paso para crear un dashboard en Excel, es hacer la base de datos
de tu tablero de control. Para eso, deberás añadir una hoja a tu archivo de
Excel, en esa hoja debes crear una tabla con toda la información que
necesitarás reflejar en tu dashboard.

3. Crear tablas dinámicas

Una vez que tengas tu base de datos, es momento de crear las tablas
dinámicas de tu dashboard en Excel. La tabla dinámica resumirá
información y métricas clave de la base de datos que hiciste antes. Para
crearla, haz clic en Insertar en el panel superior, y luego pulsa la opción
Tabla dinámica.
 4. Crear gráficos dinámicos
Cuando ya tengas definidas tus tablas dinámicas, podrás crear gráficos
dinámicos que reflejen su información visualmente y se actualicen con cada
cambio de las tablas o base de datos. Para crear gráficos dinámicos en
Excel, pulsa la opción Insertar y luego Gráfico dinámico.

5. Definir y destacar KPIs

Una vez que tengas tu base de datos, es momento de crear las tablas
dinámicas de tu dashboard en Excel. La tabla dinámica resumirá
información y métricas clave de la base de datos que hiciste antes. Para
crearla, haz clic en Insertar en el panel superior, y luego pulsa la opción
Tabla dinámica.
 ORGANIZAR UNA TABLA
DINÁMICA EN EXCEL
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos de columna de
nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.
EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS
CAJITAS DE ABAJO?

• Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera

seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro
que hayamos aplicado.

• Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por

columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de
la colección)

• Filas: nos permite organizar nuestra información por filas

(podremos seleccionar uno o varios elementos de la
colección)

• Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar

los valores como suma, máximo, media, contar valores…
Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:
•Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.

•Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los
datos de ventas.

•Etiquetas de filas:  hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido
en el mes seleccionado.

•Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada vendedor los
productos que ha vendido y la suma de su precio.
para realizar este ejercicio nos vamos apoyar de las tablas dinámica, también de diferentes tipos
de gráficos en Excel
la base de datos que tenemos tiene la siguiente información.

Tenemos un auxiliar contable de enero a diciembre, tenemos la cuenta,  el nombre de tipo cuenta la
clasificación es Ingresos, Costos y Gastos, en la columna negocio, tenemos 4 sucursales, el valor neto
tenemos el valor de cada movimiento.
En la siguiente imagen se ve una muestra de lo anterior.
El siguiente paso es seleccionar toda la base de datos y convertirla en tabla presionando ctrl + t y le
asigna el nombre a la tabla.

Es importante convertir la información en tabla porque cuando la base de datos se va ir

alimentando de mas información entonces cuando se actualiza el informe va tomar la información
de una tabla y no de un rango.
El siguiente paso vamos a crear una nueva hoja donde vamos a
parametrizar nuestro Dashboard

Ahora vamos a realizar una TABLA

DINAMICA en la celda A1 donde vamos
a resumir el total de ingresos. Te dejo el
siguiente ENLACE para que profundices
sobre esta herramienta.
En nombre tipo de cuenta filtramos por
ingresos
Este sería el resultado.

Ahora replicamos lo mismo,

insertamos dos tablas
dinámicas para obtener el total
de costos y de los gastos,
recuerde que el nombre tipo de
cuenta se filtra por el criterio,
ingreso, costos o gasto
dependiendo de la necesidad
Ahora vamos a crear una relación de ingresos, costos y gastos
donde el valor de ingreso vamos a decir que es igual a la celda
A4, y así con cada variable y para la utilidad operativa va ser
igual a los ingresos - costos - gastos

Ahora después de asociar la columna B valores a

cada uno de los datos de cada tabla dinámica en la
columna C debemos de calcular el porcentaje de
participación con respecto al ingreso. Entonces en la
celda C9 sería la celda B9/$B$8 y ahora arrastramos
hacia abajo.

En la columna D tenemos otra variable de 1 menos el

% de participación donde sería 1 - 72% el resultado
sería 28% y arrastramos hacia abajo
 Ahora creamos una nueva hoja donde vamos a crear el informe

Ahora vamos a darle un poco de personalización a la hoja de informe donde insertamos imágenes de representación
al informe, puede ser un logo empresarial.

También seleccionamos las filas 5 hasta las 10 y le pintamos relleno de color verde, aquí puedes pintar del color que
deseas o que haga representación a la empresa o al gusto que desees
 Ahora creamos una segmentación de datos en tablas dinámicas del criterio MES y le cambiamos la opción
de diseño donde serán 6 columnas.

Nos ubicamos en la tabla dinámica y

nos ubicamos e la pestaña de analizar
y desplazamos al grupo de filtrar y
presionamos clic en el icono de
insertar segmentación de datos,
seleccionamos Mes con 6 columnas
El siguiente paso vamos a personalizar nuestra segmentación de datos y como pueden ver excel nos brinda diferentes
tipos de formatos y diseño pero también lo podemos personalizar presionando clic nuevo estilo de segmentación de
datos.

Nos abre la ventana de modificar estilo de segmentación de datos y en esta ventana podemos personalizar diferente
elementos de segmentación de datos, podemos personalizar encabezado, elementos seleccionados y no seleccionados
con datos, sin datos, ahí podemos darle clic al formato y colocar el formato que deseamos.
Ahora creamos nuevamente otra segmentación de datos con el criterio de negocio donde vamos a tener las
sucursales

Ahora ubicamos cada segmentación en la hoja del informe.

vamos a relacionar la tarjeta con el ingreso, la celda es en la hoja dashboard B8.

=Dashboard!B8

Copiamos la tarjeta dinámica y la replicamos tres veces mas para poder asociarlo al costos, gastos y asociamos los
valores para cada tarjeta, para el costo =Dashboard!B9, para el gasto =Dashboard!B10, para la utilidad total
=Dashboard!B11
El siguiente paso vamos a crear tres tablas dinámicas donde vamos a obtener el ingreso, costo y gastos pero por mes.

Se recomienda cada tabla dinámica asignar un nombre como se muestra en la imagen que la primera tabla dinámica la
llamaremos Ingreso_SS donde nos permitirá identificarla para que las segmentaciones que realizamos anteriores no nos
filtre estas gráficas porque como se muestra en la imagen la tenemos aplicando los filtros donde solo nos muestra enero.
Teniendo en cuenta lo anterior se nombra también la tabla dinámica para gastos y costos.
Ahora nos ubicamos a la primera segmentación de datos donde son los meses y nos vamos para la pestaña de
opciones presionamos clic en conexión de informes
Ahora vamos a insertar un gráfico de LINEAS,

el gráfico lo creamos con los datos de los ingresos de cada mes

de la tabla dinámica.
Personalizamos el gráfico, donde le
quitamos el fondo por transparente, el
tamaño y lo ubicamos dentro de la tarjeta
correspondiente al ingreso como se
muestra en la imagen.

Ahora debemos de hacer lo mismo

para los costos y gastos y lo ubicamos
dentro de cada tarjeta correspondiente
y teniendo en cuenta los datos de las
tablas dinámicas correspondiente.
 Ahora debemos de crear una columna para la utilidad donde va ser la diferencia entre el ingreso - costos y - gastos
por cada mes.

Ahora creamos el gráfico de líneas y lo

personalizamos para la tarjeta de utilidad
total como se muestra en la imagen.