CURSO de Admón.

del Tiempo
Objetivo
Proporcionar a los participantes técnicas

que les permita establecer una

administración más efectiva de su

tiempo de trabajo y personal, a fin de

ser más productivos y vivir con menor

estrés.
 Ejercicio
Si Dios permitiera que un día
tuviera 25 horas en lugar de 24

¿ Qué harías con esa hora adicional diaria, a

qué la dedicarías?
Video

El día de Mark
 Introducción
El tiempo es
irrecuperable e
irreversible
La finalidad de la Administración del Tiempo es:
"Trabajar más inteligentemente, no más duro”.
 Definición
QUE ES EL TIEMPO

DEFINICION DE TIEMPO
?
¿Qué es el tiempo ?,
¿ Quién puede explicarlo fácil y brevemente ? ....

Seguramente lo entendemos lo suficientemente bien cuando hablamos de él,...

¿ Qué es entonces el tiempo ?,

si me lo preguntan, lo sé, si pretendo explicarlo, no sabría como hacerlo.
San Agustín
Si amas la vida no
malgastes el tiempo,
porque de tiempo se
compone la vida.

Benjamín Franklin
Definición
El tiempo es un proceso continuo en el cual
suceden eventos que vienen
del pasado, pasan por el
presente y van hacia
el futuro.
Diccionario Webster

El elemento básico
del tiempo es
UN EVENTO
 La Clave
LA CLAVE DE LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO ES :

CONTROL
LOGRAR EL ________________
LOS EVENTOS
DE _______ ______________
Si yo no controlo los eventos de mi vida,
los eventos me van a controlar a Mí.
El control de los eventos

NULO BAJO MEDIO ALTO TOTAL

NO HAY

CONTROL

SI HAY

CONTROL
Proceso emoción - comportamiento

EVENTO • Su interpretación se basa en mis: M

I
SITUACION O
SUCESO

CREENCIAS
• Generan R
O VALORES
E

PENSA-
• Despiertan A
MIENTOS C

EMOCIONES
• Determinan C

SENTIMIENTOS I

COMPORTA-
• Producen N
MIENTOS

RESULTADOS
 Importancia
DE LA ADMINISTRACION
DELTIEMPO
Así es la vida moderna; un conjunto de
estímulos, compromisos,
interrupciones, desplazamientos y
distancias que hay que recorrer.

Por todo lo anterior, indudablemente el tiempo es un recurso valioso con

el que contamos todas las personas y de cuyo uso depende la mayoría
de los logros que se obtienen en la vida.
 AUTO - ANALISIS
DE LA UTILIZACION PERSONAL DEL TIEMPO
¿COMO PASA USTED UNA SEMANA TÍPICA? (168 HORAS)

DOMINGO
SABADO
VIERNES
MARTES

JUEVES

RECOM
MIERC.
LUNES
DIAS

TOTAL

= + -
ACTIVIDADES

DORMIDO

TRABAJO

TRANSPORTACION

RUTINA BIOLOGICA /
HIGIENE
CONVIVENCIA
CON LA FAMILIA

EDUCACION Y
AUTO DESARROLLO

ACTIVIDADES
FISICAS

SOCIAL /
DIVERSIONES

ESPIRITUAL

24 24 24 24 24 24 24 168 168
 AUTO - ANALISIS
DE LA UTILIZACION PERSONAL DEL TIEMPO
HOMBRE – CASADO CON HIJOS QUE TRABAJA EN CD DE ENTRE 1 Y 5 MILLONES DE HAB.

DOMINGO
SABADO
VIERNES
MARTES

JUEVES

RECOM
MIERC.
LUNES
DIAS

TOTAL

= + -
ACTIVIDADES

49
DORMIDO
7 7 7 7 7 7 7 +
7
45
5
TRABAJO
8 8 8 8 8 0 - 5
+
7
TRANSPORTACION
1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
RUTINA BIOLOGICA / 7
HIGIENE 1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
CONVIVENCIA
3.5 3.5 3.5 30
CON LA FAMILIA / AMIGOS 3.5 3.5 4.5 8 - 5
+
EDUCACION Y 7
AUTO DESARROLLO 1 1 1 1 1 1 1 +
- 1
ACTIVIDADES 9
FISICAS 1 1 1 1 1 2 2 - 2
+
REDES SOCIALES / 10
DIVERSIONES 1 1 1 1 1 2 3 +
- 2
4
ESPIRITUAL
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1 - 1
+
24 24 24 24 24 24 24 168 168
 AUTO - ANALISIS
DE LA UTILIZACION PERSONAL DEL TIEMPO
HOMBRE – SOLTERO QUE TRABAJA EN CD DE ENTRE 1 Y 5 MILLONES DE HAB.

DOMINGO
SABADO
VIERNES
MARTES

JUEVES

RECOM
MIERC.
LUNES
DIAS

TOTAL

= + -
ACTIVIDADES

49
DORMIDO
7 7 7 7 7 7 7 +
7
45
TRABAJO
8 8 8 8 8 5 0 - 5
+
7
TRANSPORTACION
1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
RUTINA BIOLOGICA / 7
HIGIENE 1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
CONVIVENCIA 10
CON LA FAMILIA 1 1 1 1 1 2 3 - 2
+
EDUCACION Y 7
AUTO DESARROLLO 1 1 1 1 1 1 1 +
-1
ACTIVIDADES 9
FISICAS 1 1 1 1 1 2 2 - 2
+
SOCIAL / 30
DIVERSIONES 3.5 3.5 3.5 3.5 3.5 4.5 8 - 5
+4
ESPIRITUAL
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1 +- 1
24 24 24 24 24 24 24 168 168
 AUTO - ANALISIS
DE LA UTILIZACION PERSONAL DEL TIEMPO
MUJER – CASADA CON HIJOS QUE TRABAJA EN CD DE ENTRE 1 Y 5 MILLONES DE HAB.

DOMINGO
SABADO
VIERNES
MARTES

JUEVES

RECOM
MIERC.
LUNES
DIAS

TOTAL

= + -
ACTIVIDADES

49
DORMIDO
7 7 7 7 7 7 7 +
7
45
5
TRABAJO
8 8 8 8 8 0 - 5
+
7
TRANSPORTACION
1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
RUTINA BIOLOGICA / 10
HIGIENE 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1 - 1
+
CONVIVENCIA 27
CON LA FAMILIA 3 3 3 3 3 4 8 - 5
+
EDUCACION Y 7
AUTO DESARROLLO 1 1 1 1 1 1 1 +
- 1
ACTIVIDADES 9
FISICAS 1 1 1 1 1 2 2 - 2
+
SOCIAL / 10
DIVERSIONES 1 1 1 1 1 2 3 +
- 2
4
ESPIRITUAL
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1 - 1
+
24 24 24 24 24 24 24 168 168
 AUTO - ANALISIS
DE LA UTILIZACION PERSONAL DEL TIEMPO
MUJER – SOLTERA QUE TRABAJA EN CD DE ENTRE 1 Y 5 MILLONES DE HAB.

DOMINGO
SABADO
VIERNES
MARTES

JUEVES

RECOM
MIERC.
LUNES
DIAS

TOTAL

= + -
ACTIVIDADES

49
DORMIDO
7 7 7 7 7 7 7 +
7
45
5
TRABAJO
8 8 8 8 8 0 - 5
+
7
TRANSPORTACION
1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
RUTINA BIOLOGICA / 10
HIGIENE 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1 - 1
+
CONVIVENCIA 10
CON LA FAMILIA
1 1 1 1 1 2 3 +
- 2
EDUCACION Y 7
AUTO DESARROLLO 1 1 1 1 1 1 1 - 1
+
ACTIVIDADES 9
FISICAS 1 1 1 1 1 2 2 - 2
+
SOCIAL / 27
DIVERSIONES
3 3 3 3 3 4 8 -
+4
5
ESPIRITUAL
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1 +- 1
24 24 24 24 24 24 24 168 168
Esquema de la Rueda de Carreta

ESPIRITUAL
LABOR
COMUNITARIA

INTELECTO TRABAJO
CULTURAL

El secreto esta en YO
poder lograr : SOCIAL
FAMILIA
DIVERSION

El Equilibrio SALUD
FISICO
 Instantes
Si pudiera vivir nuevamente mi vida.
En la próxima trataría de cometer más errores.
No intentaría ser tan perfecto, me relajaría más.
Sería más tonto de lo que he sido, de hecho tomaría muy pocas cosas con seriedad.
Sería menos higiénico.
Correría más riesgos, haría más viajes, contemplaría más atardeceres, subiría más montañas, nadaría más
ríos.
Iría a más lugares a donde nunca he ido, comería más helados y menos habas, tendría más problemas
reales y menos imaginarios.
Yo fuí una de esas personas que vivió sensata y prolíficamente cada minuto de mi vida; claro que tuve
momentos de alegría.
Pero si pudiera volver atrás, trataría de tener solamente buenos momentos.
Por si no lo saben, de eso se trata la vida, solo de momentos; no te pierdas el ahora.
Yo era uno de esos que nunca iban a ninguna parte sin termómetro, una bolsa de agua caliente, un
paraguas y un paracaídas ; Si pudiera volver a vivir comenzaría a andar descalzo a principios de la
primavera y seguiría así hasta concluir el otoño.
Daría más vueltas en carretas, contemplaría más amaneceres y jugaría con más niños, si tuviera otra vez la
vida por delante.
Pero ya tengo 85 años y sé que me estoy muriendo.

Jorge Luis Borges

Nadine Stair
Optimización del tiempo
OPTIMIZACION DEL
TIEMPO EN EL TRABAJO

EFICIENTAR ACTIVIDADES. DELEGAR

•Hacer menos por sí mismo
•Desechando robatiempos.
•Aplicar el empowerment.
•Planeando y organizando
• Subsidiariedad
•Asignando Prioridades
 Definición
Robatiempos
Un evento que por atenderlo o
hacerlo, se está sacrificando
otra actividad de mayor
beneficio.
 Tipos de

ROBATIEMPOS

EXTERNOS INTERNOS
Provocados por algo Provocados por algo
externo a la persona interno a la persona
Ejercicio Robatiempos
1._________ Interrupciones telefónicas
2.- ________ Visitas Inesperadas
3.- ________ Juntas
4.- ________ Crisis / Urgencias
5.- ________ Falta de objetivos, prioridades y fechas límite
6.- ________ Escritorio amontonado y desorganización personal
7.- ________ Delegación inadecuada
8.- ________ Involucración en Rutina y Detalle
9.- ________ Intentando demasiado al mismo tiempo
10.- _______ Cálculos irreales de tiempo
11.- ______ Responsabilidad y autoridad confusa
12.- _______ Información inadecuada, inexacta y retrasada
13.- _______ Indecisión y morosidad
14.- _______ Inhabilidad para decir “no”
15.- _______ Falta de controles, normas y reportes de progreso
16.- _______ Fatiga y falta de autodisciplina
17.- _______ Navegar en Internet sin disciplina
18.- _______ Excesivo correo electrónico
19.- _______ _______________________________________
20.- _______ _______________________________________
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Falta de No logro ver Reconocer la

planeación se
planeación los beneficios lleva tiempo pero
a la larga lo
ahorra.

Tengo éxito Dar énfasis a los

resultados, no a la
sin ella. actividad.

Reconocer que el
éxito se logra en
ocasiones a pesar
de los métodos y
no a causa de ellos
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Anotar metas y
Falta de Falta de metas objetivos. Aclarar
prioridades. y objetivos. lo que quiere de la
vida y del trabajo.
Discutir y estable-
cer las prioridades
del puesto.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Demasiados Amplitud de Negarse.

compromisos. intereses.

Confusión en Poner primero lo

las prioridades. que es primero.

Desarrollar una fi-

No establecer
prioridades. losofía personal del
tiempo. Relacionar
las prioridades con
un calendario.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Administración Falta de planea- Aplicar las mismas

soluciones que para
por crisis. ción.
Falta de planeación

Estimaciones Darse más tiempo.

irrealistas de Dar cabida a las
tiempo. interrupciones.

Inclinarse por el
Inclinación por aprovechamiento de las
solucionar oportunidades.
problemas.
Alentar una rápida
transmisión de la
Subordinados información como factor
renuentes a “dar esencial para tomar
malas noticias”. medidas
correctivas oportunamente.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Prisas. Impaciencia con Tomarse el tiempo

necesario para entenderlo
los detalles todo bien. Ahorrar el
tiempo dedicado a
repeticiones.

Demasiados Distinguir entre lo

compromisos. urgente y lo importante.

Intentar hacer Hacer menos

demasiado en cosas personalmente.
muy poco tiempo Delegar más

Es muy importante Enfocarse en el

verse ocupado resultado de las
actividades.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Leer selectivamente.
Papeleo y Explosión de los
Aprender lectura
conocimientos.
lectura. dinámica.
Leer los resúmenes
Hojear y sintetizar.

“Computadoritis” Administrar los

datos de computadoras
a sus subordinados.

Delegue clasificación y
No se hace un
lecturas a
filtrado.
sus colaboradores.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION
Establecer metas y
Falta de concentrarse en ellas.
Rutina y prioridades. Delegar lo que no sea
esencial.
Trivialidades
Exceso de Delegar, y dejar las decisiones
vigilancia de los posteriores a los subordinados.
subordinados. Ver los resultados, no detalle o
métodos.

Negación a delegar, Reconocer que si no delega es

sensación mayor de imposible hacer las cosas
seguridad al manejar los mediante los demás.
detalles de operac.

Ansiedad por tomar Consultar con otros,

decisiones involucrarlos en la toma de
importantes o decisiones. Confiar en el juicio
propio. Recabar información
arriesgadas. pertinente.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Falta de Filtrar y agrupar las

Teléfono
auto-disciplina. llamadas. Ser breve.

No involucrarse más
Deseos de estar
que en lo esencial.
informado e
Administrar por
involucrado.
excepción.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Temor de asumir la Tomar decisiones sin

Juntas necesidad de juntas al contar
responsabilidad de
con la información básica y
las decisiones. tener asegurado el apoyo de
los seguidores, o cuando este
no sea importante.

Tomar las decisiones aunque le

falten algunos datos.
Indecisión.
Desalentar las juntas innecesarias.
Sólo celebrarlas cuando sea
necesaria.
Sobrecomunica-
ción. Establecer agendas y apegarse a
ellas. Practicar aptitudes para
trabajos en grupo.

Malas aptitudes Preparar minutas concisas lo

para dirigir las antes posible.
juntas.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Falta de confianza Mejorar la recabación de datos

en los datos. y validar los procedimientos.
Indecisón
Insistencia en tener todos
los datos: parálisis por Aceptar los riesgos como
análisis. inevitables. Decidir sin tener todos
los datos.

Temor de las Delegar el derecho de equipo.

consecuencias de Usar los errores como proceso de
cometer un error. aprendizaje.

Obtener datos, establecer metas,

investigar las alternativas y las
Falta de un consecuencias
proceso racional negativas, tomar ladecisión e
para tomar implementarla.
decisiones.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION
Temor de la Capacitar y adiestrar
Falta de inadecuación de Substituirlos si es
Delegación. los subordinados. necesario.

Temor de subor- Delegar totalmente.

dinados muy Otorgar el crédito.
competentes. Asegurar el creci-
miento de la empresa
para mantener el reto.

Equilibrar la sobre-
Sobrecarga de carga. Colocar los
trabajo de los suficientes empleados.
subordinados. Reordenar las
prioridades.
Manejo de los Robatiempos
ROBATIEMPO CAUSA POSIBLE SOLUCION GRAL. SU SOLUCION

Propensión a ser Socialice en otro

Visitantes
sociable. lugar.

Incapacidad para
decir “No”. Modifique su política
de puertas abiertas.

Establezca horarios
para recibir visitas
tanto internas como
externas.
Planeación, organización y priorización

PLANEACION, ORGANIZACION Y
PRIORIZACION DE ACTIVIDADES

No agonice:
rga n i c
o
neación, organización y priorización
La excusa o pretexto que se escucha con mayor frecuencia para justificar la
falta de realizaciones es ésta:

“ no tengo tiempo suficiente ”

El ejecutivo dice: “no tengo tiempo” o “no me alcanza el tiempo”, para
impulsar un programa de planeación porque está demasiado ocupado
redactando su correspondencia y revisando las fechas de juntas y asistiendo
a ellas.

El vendedor se queja: “no tengo tiempo” para hacer nuevos prospectos de

negocios porque las visitas de rutina y los reportes de ventas le absorben todo
su tiempo. Uno y otro agonizan por el tiempo cuando
es tan fácil, y mucho más productivo,
organizarlo.
 i e mp o
E l t
es su
o m á s
c u rs
re
esv su vida
a l i o so
 Video

El Tiempo de su Vida
1.- Haga una lista de sus metas.

¿Cuáles son mis metas a largo plazo?

¿Cuáles son mis metas en los próximos seis meses?

VIDA

Metas de
TRABAJO
SELECCIONE PRIORIDADES Y NUEVAMENTE FIJE PRIORIDADES

A. Las de más valor A1, A2, A3 . . .

B. Las de mediano valor B1, B2, B3 . . .
C. Las de menos valor C1, C2, C3 . . .
2.- Lista diaria de “voy a hacer”.

• Todos los días y a la misma hora.

• No importa el formato.

• Debe convertirse en un hábito

Programación diaria de actividades
A G E N D A FECHA :_________________
TAREAS POR REALIZAR COMPROMISOS
OK ABC DESCRIPCION HORA DESCRIPCION

7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
rioridades : sistema ABC
Si lo que pretende es “Administrar el tiempo” al inicio de cada día de trabajo se deben revisar las
actividades del día y las que quedaron pendientes del día (o días) anterior.
Lo primero que se debe hacer es establecer y/o ajustar las prioridades. Todas las tareas tienen
prioridades y normalmente varían de día a día.

La revisión diaria de ellas permite ser más eficaces en el uso del tiempo.
Un sistema para la asignación de prioridades es el propuesto por Alan Lakein:
El A, B, C.

• Se consideran prioridades A. Todas aquellas actividades y objetivos que son

importantes, que no se deben postergar. ( Importante y Urgente )

• Como B. Aquellas que siendo importantes, no son urgentes. Tienen mediana

importancia en este momento, para la consecución de los objetivos, sin embargo, sinno se
hacen, se pueden convertir en importante y urgente.

• Como C. Todas aquellas actividades que se pueden posponer indefinidamente, incluso

dejar de hacer y no afecta al resultado.
Comience con la “A” no con la “C”.

• Acostúmbrese a preguntarse: ¿Qué pasa

si no hago esta “C”?

• Si la respuesta es “nada”, no la haga.

• Muchas “C” lo harán creer que aprovecha

muy bien su tiempo
¿Que es la Agenda Semanal?
Es el formato (Outlook) en el cual registramos las tareas que realizaremos
durante los próximos 6 días, priorizando actividades de acuerdo a su importancia,
por ejemplo, actividades relacionadas con tu persona (alimentación, sueño,
ejercicio, familia, etc), así como actividades con la gestión de estaciones-tiendas,
gestión con las áreas, reportería, etc.
4.- ¿ Cual es el mejor uso
de mi tiempo ahora?

• Hacerse la pregunta en forma espontánea.

• Contestarse con honestidad.

• Si la respuesta honesta no es ”Lo que estoy

haciendo”, entonces CAMBIA DE ACTIVIDAD!!

5.- Maneje cada hoja de
papel solo una vez

• No tome una hoja de papel si no piensa hacer

algo con ella, y no la suelte hasta que haya
hecho algo con ella.

• No abra un archivo electrónico si no piensa

hacer algo con el, y no la cierre hasta que haya
hecho algo con el.
6.- ¡ Hágalo Ahora. !

• Utilice la técnica del “queso suizo con las “A”

abrumadoras

• Aprenda a decir no.

• Trabaje menos y haga más

 Matriz del tiempo
I
I • PROBLEMAS
II
• PREPARACION

M URGENTE
•
• PREVENCION
PLANIFICACION
• FECHAS LÍMITE
P
Sí CLASIFICACIÓN DE VALORES
•
• PROYECTOS • CONSTRUIR RELACIONES
O • PREPARATIVOS • VERDADERA RECREACION

R • CRISIS • DAR AUTORIDAD

• INTERRUPCIONES,
T III • ALGUNAS LLAMADAS TEL. IV • ASUNTOS TRIVIALES, MUCHO
TRABAJO
A • ALGUNOS INFORMES
• ALGO DE CORRESPONDENCIA
• ALGUNAS REUNIONES
N
No
• ALGUNAS LLAMADAS TEL.
• MUCHOS ASUNTOS
URGENTES • LADRONES DE TIEMPO (FB, YT)
C • MUCHAS ACTIVIDADES • EXCESO DE ACTIVIDADES

I • POPULARES

A Sí No
U R G E N C I A
Autor : Stephen Covey “ Primero lo Primero”
Tarea

• Realizar tu matriz del tiempo actual y hacer la

propuesta con lo aprendido el día de hoy.
• Hacer el habito de realizar la agenda mensual
todos los días últimos del mes y la semanal
todos los días viernes.
Lecturas Recomendadas

 Resumen de los 7 hábitos de la gente altamente

Efectiva.
 De bueno a Grandioso.
 La Ejecución en los negocios.
 Cerrando Brechas.