UNIVERSIDAD PRIVADA DEL ESTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

FILIAL CIUDAD DEL ESTE

CARRERA: CIENCIAS CONTABLES – 5TO. CURSO

DISEÑO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Profesora C.P. Eva Godoy Páez

 DISEÑO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

UNIDAD IV.
Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Capacidades a lograr:

- Conoce los tipos de manuales de procedimientos contables, tributarios y

administrativos según obligaciones tributarias y tipos de empresas.
 
- Elabora memorándum, manual y flujograma de los procesos contables,
tributarios y administrativos de cada uno de los impuestos según obligación y
actividad económica.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y
Administración
• Toda empresa necesita en algún momento documentar el
trabajo que realizan los empleados para poder responder
entre otras a las siguientes preguntas:
• Quién?
• Cómo?
• Cuándo?
• Con qué frecuencia?
• Por autorización de quién?

Con frecuencia muchas empresas se ven en la situación de absoluto desconocimiento

del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedida o se
retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta
inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo
trabajador sobre las labores a realizar.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y Administración

Importancia de la documentación.

La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el

trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento
organizacional.
• La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:
• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas,
normas, procedimientos, funciones y autoridad.
• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.
• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
• Normalizar el desarrollo de tareas.
• Servir de guía para entrenamientos.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y Administración

Costo de los manuales.

a) Costo de desarrollo: Representan todos los costos en que la empresa tiene que
incurrir para el inicio del proceso de documentación, EJ.:
• Planificación del personal de apoyo involucrado.
• Consultores especializados.
• Herramientas de software.
• Horas extras de empleados.
• Papelería. etc.
b) Costo de implantación: Costos necesarios para dar a conocer el contenido de
los manuales y darles vigencia en la organización. Ej.:
• Horas de entrenamiento del personal.
• El costo de las copias, etc
c) Costo de mantenimiento: Están representados por las actualizaciones
periódicas, parciales o totales, a los manuales. Estos cambios se producen por
innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de nuevas
normas que impliquen nuevos procedimientos.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y Administración
Ventajas de implementar un manual de procedimientos contables

Contar con un manual de procedimientos contables genera múltiples beneficios a la

unidad administrativa para la que se diseña y para el empleado, contribuyendo
enormemente a alcanzar los objetivos institucionales; a continuación,
mencionaremos algunas ventajas que ofrece el implementar un manual de este tipo:

•Permite fundamentar los procedimientos bajo un marco Jurídico - Administrativo establecido.

•Contribuye a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y uniformidad en el
trabajo.
•Estandariza los sistemas de trabajo.
•Ayuda al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten conocer la ubicación de los
documentos en general, este puede ser: archivero, computadora, pendrive, escritorio, almacén, entre
otras.
•Maneja información formal o en otras palabras, información autorizada.
•Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora continua de las
actividades.
•Establece los controles administrativos.
•Facilita la toma de decisiones.
•Delimita las funciones y responsabilidades del personal.
•Evita consultas continuas a las áreas normativas y permite que se eluda la implantación de
procedimientos incorrectos.
•Elimina confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

1- Manual de Políticas Contables

Tipos de manuales de 2. Manual de cuentas o código

contabilidad contable

3. Manual de normas y procedimientos

contables.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración
Manuales de contabilidad
1- Manual de Políticas Contables:
Detalla todas y cada una de las
políticas contables que se siguen
respecto a los registros contables.
En los manuales de políticas de
contabilidad, se establecen dos
subdivisiones:
a. Políticas generales de contabilidad.:
Son declaraciones que enuncian la
aceptación de los principios de
contabilidad generalmente aceptados,
tales con: Entidad, Realización, Período
contable, Costo histórico, Negocio en
marcha, etc.
b. Políticas específicas de contabilidad:
Se refieren a los tratamientos contables
y aplicables a ciertas operaciones o
transacciones de partidas específicas
de los estados financieros. Por ejemplo
el tratamiento de los activos y pasivos
en moneda extranjera o de las
depreciaciones de los activos fijos.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Ejemplo de política contable

Sistema documental contable

• El sistema documental contable de la empresa xxx garantiza que los hechos

económicos generados de las diferentes áreas de la entidad que dan origen al
reconocimiento, medición posterior y a las revelaciones, y que impactan los
estados financieros, cumplen con estas características:

-Autenticidad: Cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaboro,

manuscrito o firmado.

- Integridad: Cuando no se encuentra alterado, es decir, cuando no se ha

eliminado o adicionado información a la inicialmente establecida en el
documento, o cuando no se han modificado los archivos electrónicos.

- Veracidad: Cuando la declaración que contiene corresponde a la realidad.

 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Manuales de contabilidad

2- Manual de cuentas o código

contable: Detalla todas y cada una
de las cuentas, su naturaleza y la
forma en que se debitan o
acreditan. Los movimientos débitos
y créditos, establecen la naturaleza
final del saldo de cada cuenta.
 
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Manuales de contabilidad

3. Manual de normas y
procedimientos contables.
Detalla bajo el esquema
responsable/acción, todos y cada
uno de los procedimientos
contables. También puede
especificar los asientos de tipo
contable que realizan para un
determinado procedimiento.
Igualmente debe establecer las
normas que sean aplicables a
cada uno de los procedimientos
previamente definidos.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

 Tipos de manuales de administración

1- Manual de organización y funciones 2. Manual de Procedimientos Administrativos:

3. Manual de sistemas computarizados:

 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

 Tipos de manuales Ejemplo:

de administración

1. Manual de organización y funciones:

Incluye todos aquellos aspectos que
detallan la estructura, sus relaciones y
las responsabilidades de cada
empleado. Incluye el organigrama y las
descripciones de cargos, que son
narrativos que explican las
responsabilidades y deberes para cada
cargo definido en los organigramas
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

 Tipos de manuales Ejemplo:

de administración

2. Manual de Procedimientos
Administrativos: detalla todos
los procedimientos que realiza
una empresa. Se establecen
normas específicas acerca de
las normas aplicables. Los
procedimientos deben ser
descritos de acuerdo con el
esquema responsable acción y
debe tener anexo su
correspondiente flujograma.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

 Tipos de manuales de administración

3. Manual de sistemas computarizados: Son los que documentan los sistemas que
contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones o
procedimientos. Y pueden ser:
 
a. Manuales de usuarios: explican en forma general como funciona un sistema. Le informan
cómo puede utilizar y obtener del sistema la información que requiere tal como:
•Instalación del sistema.
•Procedimientos para capturar y procesar la información.
•Principales reportes.
•Guía de errores o mensajes del sistema.
b. Manuales de operación: son similares a los manuales del usuario, la diferencia radica en
el mayor nivel de detalle que muestran. Es por lo general utilizado por usuarios expertos en
el manejo de un sistema.
 
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

Los procesos contables son una series de pasos que permiten identificar, registrar,
organizar y presentar las diferentes operaciones contables y financieras que tiene
una empresa. Si el proceso contable se da de forma adecuada, se pueden tomar
decisiones oportunas sobre el negocio. 
 

¿Qué pasa si comete errores en los procesos contables de su empresa?

•Sería complejo tener ordenadas las cuentas y por lo tanto no se tendría conciencia de
los estados financieros del negocio. 
•Los errores contables podrían acarrear multas, sanciones o incluso investigaciones por
parte de las autoridades competentes. 
•Tener errores en la contabilidad hacen que no pueda disfrutar de beneficios fiscales.
•No tendrá control de las cuentas de su empresa.
•Se pierde tiempo y dinero al corregir errores que pudieron evitarse. 
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

¿Cuáles son las etapas de los procesos contables? 

1. Identificar las operaciones de la empresa

El primer paso que debe dar el contador es reconocer todas las operaciones contables que
haya hecho la compañía. Estas operaciones pueden ser rutinarias, las cuales pueden ser
básicas o de apoyo; y también pueden ser operaciones no rutinarias, en el segundo caso, se
trata de operaciones que no son permanentes.
2. Recolectar información
Luego de identificar las operaciones es necesario recolectar la información contable a través de
los medios definidos por las mismas operaciones. 
3. Generar los asientos contables
En estos se debe clasificar y registrar la información contable.  Los asientos contables son las
anotaciones hechas en libros de contabilidad donde se ven reflejados los movimientos
económicos de la empresa. 
4. Elaborar los resúmenes intermedios
A través de los cuales es posible informar a los usuarios respecto a los recursos que tiene la
compañía. 
5. Elaborar los estados financieros 
A través de los cuales se presenta la información financiera a los jefes de la compañía. Los
estados financieros, a su vez, están conformados por partes, estas son: el balance general, el
estado de resultados, los estados de cambios de patrimonio y el estado del flujo de efectivo.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

1. Apertura: Se refiere a cuando la empresa abre su

contabilidad al inicio de un nuevo ciclo contable. 
Etapas del ciclo
contable  2. Movimiento: en el que se registran todas las transacciones
hechas por la compañía. 

3. Cierre: Se realiza al finalizar el ciclo contable y consiste en

cerrar las cuentas y así obtener el resultado económico del
ciclo contable en cuestión. 
 Fases ciclo contable
•Balance de situación inicial.
•Apertura de la contabilidad.
•Registro de las operaciones del ejercicio.
•Personificación.
•Ajustes previos a la determinación del
beneficio –o pérdida– generado en el
ejercicio.
•Balance de comprobación de sumas y
saldos.
•Cálculo del resultado.
•Cierre de la contabilidad.
•Cuentas anuales.
•Distribución del resultado.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

•Procedimiento para cambiar datos de

Los procedimientos no
contables: no afectan las
cifras de los estados
financieros; algunos
ejemplos de este tipo de
procedimientos son los
siguientes:
un cuenta correntista.
•Procedimiento para contratación de
empleados .
•Procedimiento para cambio de horario
laboral.
•Procedimiento para tramitar reclamos
de clientes.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

Los memorándums son ampliamente

utilizados en las empresas son
comunicaciones internas que en forma
corta deben expresar una pauta, norma o
decisión de algún funcionario. En algunos
casos se tiene la costumbre equivocada de
comunicar un procedimiento en el cuerpo y
texto del memorándum, lo cual es una
práctica errónea. El texto del memorándum
debe expresar en forma corta la pauta o
norma a implantar y en todo caso nombrar
el anexo en el cual se quiere detallar el
asunto al cual se refiere el memorándum.
Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

Los instructivos son documentos

que establecen en forma
detallada, la forma en que se
debe llevar a cabo una tarea o
procedimiento especifico. Aun
cuando son mejores que los
memorándums para documentar
procedimientos, su carácter
aislado no los favorece, dado que
deben ser puntuales y
específicos. Un ejemplo típico de
este tipo de instrumentos está
representado por los instructivos
para las tomas físicas de
inventarios.
Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

Las circulares son instrumentos

que comunican a un gran
número de personas, situaciones
o guías de acción para casos
específicos y en forma puntual.
Su utilización para comunicar
procedimientos debe ser
limitado. En el caso de entidades
gubernamentales, representan
un sinónimo de memorándums.
Debido a que es utilizada en gran
cantidad, las circulares se
caracterizan por ser un tanto
impersonales.
 
Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

Los manuales son por excelencia

los documentos organizativos y
herramientas gerenciales
utilizados para comunicar y
documentar los procedimientos
contables y no contables.
Consiste en la organización lógica
y ordenada de todos los
procedimientos identificados,
bajo el esquema de una especie
de libro actualizable. Dentro de
los manuales; los procedimientos
pueden ser descriptos a través
de narrativos denominados
responsable/acción. Esta forma
de describir procedimientos,
detalla los pasos de un proceso
identificando las personas de la
acción que realizan.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

Los narrativos consisten en la

descripción detallada y
descriptiva de un procedimiento
y todos los pasos que lo
componen. La técnica de
responsable/acción explicada
anteriormente, puede
clasificarse como un documento
narrativo que se encuentra
inserto dentro de un manual de
procedimientos. Los narrativos
pueden ser utilizados para
documentar información que es
levantada para un sistema del
cual se está realizando algún
análisis.
.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración

Gráficas de procedimientos en el área contable: flujogramas, tipos, simbología.

 
Un flujograma o diagrama de flujo
Consiste en una figura o gráfico que representa una serie de procesos o un
grupo de actividades por medio de símbolos.

Tipos de flujogramas:
1. Secuenciales: se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o
departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información
es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración
Gráficas de procedimientos en el área contable: flujogramas, tipos, simbología.

Tipos de flujogramas:
2. Columnares: Los
flujogramas columnares son
los más utilizados en las
empresas y se diferencian
de los secuenciales en la
separación que se realiza
de cada una de las tareas y
responsabilidades de,
personas y/o
departamentos dentro de
un procedimiento. La
simbología utilizada para
este tipo de flujograma, es
igual que la simbología
básica.
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración
Gráficas de procedimientos en el área contable: flujogramas, tipos, simbología.

Tipos de flujogramas:
3. Analíticos: L os cuales se
caracterizan por poseer una columna
adicional para comentarios, o
sencillamente, con llamadas en el
cuerpo del flujogramas se realizan
observaciones en una hoja adicional
respecto a cualquier aspecto que se
desee destacar.
 
 Procedimientos contables y manuales de contabilidad y administración
Gráficas de procedimientos en el área contable: flujogramas, tipos, simbología.

Tipos de flujogramas:
3. Analíticos: L os cuales se
caracterizan por poseer una columna
adicional para comentarios, o
sencillamente, con llamadas en el
cuerpo del flujogramas se realizan
observaciones en una hoja adicional
respecto a cualquier aspecto que se
desee destacar.
 
Simbología
 AUTOEVALUACIÓN

• Completa el cuestionario en plataforma.

• Elabora memorándum, manual y flujograma de los procesos
contables, tributarios y administrativos de cada uno de los
impuestos según obligación y actividad económica.
• Bibliografías:
• - Catacora Carpio, Fernado (1996). Sistemas y procedimientos Contables. Editora Mc Grawhill.
• -https://www.tmf-group.com/es-co/news-insights/articles/2022/january/importance-of-
group-accounting-manuals/
• -https://www.euroinnova.com.py/blog/que-es-un-manual-de-procedimientos-contables
• http
://www.ideam.gov.co/documents/24189/72047861/manual+de+politicas+contables+ideam/
• https://symcontadores.com/que-es-el-proceso-contable