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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA

UNAN.
FACULTAD REGIONAL MULTIDISCIPLINARIA DE CARAZO

FAREM – Carazo.

ORGANIZACIÓN Y SITEMAS CONTABLES.

Lic. Antonio García

INTEGRANTES

 Dora María Sandino Salinas.  Milagro Celeste López Tenorio

CONTABILIDAD PÚBLICA Y FINANZAS

Turno Nocturno, Sección A-2
Jinotepe, Carazo

INTRODUCCION

INTRODUCCION

El sistema de contabilidad en una empresa debe basarse en la experiencia y practica de empresas similares. Puede decirse que no hay sistema de contabilidades exactamente iguales, ya que difieren en cuanto a las características del giro principal del negocio o empresas, es decir a lo que esta se dedica, pero hay que destacar que poco son los problemas o deficiencia en un sistema de contabilidad que no se haya podido superar ya que con los conocimientos adquiridos y con la experiencia en la práctica podemos resolver dichos problemas. Todo sistema de contabilidad debe basarse en un estudio y análisis profundo de la empresa en cuestión, uno de los puntos más importantes que debemos de tomar en cuenta es la naturaleza de la misma, tipos de transacciones, política, sistema organizacional entre otros puntos que nos darán la pauta para llegar al fondo del problema o situación que se está presentando en dicha entidad. Un sistema contable que cumpla con el control interno, principios de contabilidad generalmente aceptados y normas internacionales de información financiera se vuelven indispensable para una empresa, ya que sus estados financieros estarán expresados razonablemente. En un sistema contable debe comprenderse por lo menos: catálogos de cuentas con sus códigos almismo tiempo su manual instructivo, formatos para llevar órdenes y registrar de manera adecuada todas las transacciones, procedimientos detallados que se deben seguir en todas las fases importantes tales como; ventas, compras, cobros y pagos, manual de funciones, instructivos de compras de bienes y servicios entre otros, controles internos y sus manuales instructivos y en la empresa ¨La Espiga¨ no llevan a cabo la implementación de un sistema contable, por ello la presente investigación será el montaje del sistema contable en dicha entidad en las cuales se elaborara controles internos, es decir, todo lo relacionado al sistema contable; catálogos de cuenta, instructivos de caja (caja chica), manual de funciones, formatos para efectuar registro de transacciones (comprobantes de diarios de pagos, solicitudes de emisión de cheques, chequeras etc.), libros ( diario, mayor, banco, registro de accionista, actas, etc.). Una vez realizado todo esto se procederá a dar recomendaciones y tratar de superar las debilidades ya que no existe un sistema contable en la empresa.

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION

ANTECEDENTES La empresa La Espiga se constituyó en diciembre del 2011. se presentan muchas debilidades ya que no poseen un sistema contable.00 dólares.000. nace de una idea familiar. saber la rentabilidad que esta teniendo el negocio. y trabajar con controles internos que ayuden a la mejor administración del negocio. ver las ganancias brutas y comenzar a comercializar con cifras exactas. se dedica a la compra y venta de productos tales como harina y abarrotes. JUSTIFICACION Toda entidad pública o privada debe estar consciente de la importancia que tienen los sistemas contables en la planificación y desarrollo de funciones. El sistema contable se implementara para saber los costos exactos de los productos. Mediante el presente estudio pretendemos que ¨La Espiga¨ adopte un sistema de contabilidad que le permita procesar de manera adecuada y razonable la información financiera es decir que cumpla con principios de contabilidad generalmente aceptados y normas internacionales de información financiera. cuenta con un capital propio de $9. mejor organización en la empresa desde darle a quien le corresponda su funciones correspondientes. . Los registros se llevan de manera informal.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA .

Ser una empresa líder en el mercado de la distribución de harinas y abarrotes con un crecimiento a largo plazo para extendernos a lo largo del departamento de Carazo. MISION DE LA EMPRESA Lograr abastecer la necesidad de la ciudadanía caraceña gestionando y asegurando la calidad de los productos ofertados para lograr así la satisfacción del cliente.VISION DE LA EMPRESA. .

OBJETIVOS  GENERALES.  ESPECIFICOS. .

 Elaborar modelos de formatos que se utiliza para el registro de las transacciones.  Diseñar un manual de funciones para estructurar cargos con sus respectivas tareas y responsabilidades.  Promover el cumplimiento de las políticas de la empresa.OBJETIVOS GENERALES Estructurar un sistema contable para la empresa la espiga que permita un control y registro adecuado de las transacciones el cual sea sencillo y ágil para que asegure mayor eficiencia en la ejecución de sus actividades comerciales modernizando y mejorando su nivel de competitividad en la calidad de sus productos. .  Diversificar y ampliar la gama de los productos. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diseñar un catálogo de cuentas con su respectivo instructivo.  Asegurar registros contables correctos y exactos en cuanto a la recepción y procesamiento.  Elaborar el control interno con su respectivo instructivo.  Resguardar los activos basándose en la custodia de estos.

así mismo afecta la toma de decisiones. la competitividad.PROBLEMA DE LA INVESTIGACION. . promoción y distribución si no se a implementado un sistema contable? OBJETIVO DE LA EMPRESA. productos.   Ser una empresa líder en el mercado Apertura de nuevas sucursales en el departamento y al nivel nacional. precio. promoción y distribución. producto. y a la falta de aplicación de estrategias de precios. La ausencia de la implementación de un sistema contable con lleva a una perdida financiera. rotación de ventas. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Pregunta general: En que influye el no implementar un sistema contable en un negocio? SISTEMATIZACION ESPECÍFICA     La ausencia de un sistema de información incide en el proceso de toma de decisiones en el negocio? Afecta en un negocio la competencia? De que modo afecta la rotación de las ventas si no hay un sistema contable en el negocio? Cuales son los resultados de las estrategias de mercado. mercado.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .

ESTRUCTURA ORGANICA PROPIETARIO YADER SANTIAGO MOJICA ADMINISTRADOR YADER SANTIAGO MOJICA VENTAS YAMIR ACUÑA LUNA CAJA ISAMARA ARRIATA LOPEZ SEGURIDAD TOMAS AGUADO. . 1) 2) 3) 4) ATENCION AL CLIENTE DESPACHO DEL PRODUCTO BODEGA MANEJO DE PEDIDO 1) 2) 3) 4) ARQUEO DIARIO DE CAJA PAGOS A PROVEEDORES RECIBOS OFICIALES DE CAJA ENTERA ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA 1) VELAR POR LA SEGURIDAD DEL NEGOCIO 2) RESPONSABLE DEL RESGUARDO DEL INMUEBLE.

reAtención personalizada al cliente Recepción y registro de venta y dinero Facturación si el cliente lo desea Entrega del producto .FLUJO GRAMA Proceso De Venta INICIO Entrega y recepción del producto Calculo de precios del producto. Clasificación y exhibición del producto. Fin.

vecino de Managua y testigo de mi conocimiento que dominare. girar letras. aun cuando al sustituir no se hubiere reservado especialmente esta facultad. se procederá al inventario para fijar los balances. las ganancias que se hubieren obtenido. con todas las facultades de un apoderado general y las especiales siguientes: confesar en escritos y absolver posiciones. llegaren al vencimiento por ciento del valor de la suma aportada por el señor_________. y utensilios para panadería y repostería.el plazo de la sociedad será el de dos años a contar de esta fecha. También podrá proceder a la extinción y liquidación por el simple consentimiento de ambos socios. pero podrá extinguirse y liquidarse. Sociedad en comandita simple. manifestar por rescrito ante el señor juez civil de este Distrito. abogado y notario publico. en cualquier tiempo o por el hecho de que las perdidas del negocio. pero se fija. pudiendo prorrogase indefinitivamente por acuerdo de los otorgantes. queda autorizado para usar de la firma social. SEGUNDA.Acta Constitutiva. comprometer en arbitro o arbitrador. TERCERA el capital social será el de diez mil dólares. será el socio comanditario. y el señor_____________________________________ que nada aporta. a efecto a distribuir entre ambos socios. deberán llevar para su validez. por voluntad de cualquiera de los socios. nombrar nuevos sustitutos y asumir el poder cuando lo creyere conveniente. A quienes doy fe de conocer y de que tienen la capacidad civil necesaria y dicen: que por la presente escritura constituyen una sociedad en comandita simple sujeta a las clausulas que a continuación se expresa: PRIMERA La sociedad se dedicara ala venta y compra al por mayor y al detalle de todo clase de abarrotes. etc. la firma del socio gestor. por lo menos con diez días antes de la expiración de cualquiera de los plazos establecidos. toda clase de obligaciones que suscribiere. revocar sustituciones. transigir. desistir y aceptar desistimientos. recusar.al fin de cada año o en la fecha acostumbrada por los comerciantes. QUINTA.La razón social de la compañía será la de LA ESPIGA y CIA LTDA. CUARTA. que como el socio señor___________________________________. lo mismo que de pedirlas en sentido asertivo. SEXTA. etc. En la ciudad de Carazo. recibir cantidades de dinero especies. novar. y este corresponde directamente la administración del negocio al que se dedicara exclusivamente. libranzas pagares y demás documentos de esta clase y sustituir el poder en todo o en parte. que aporta el señor____________________________________ quien será el socio gestor. en Comandita. Ante mi Leonel Arguello. a fin de que se notifique judicialmente al otro socio.la contabilidad del negocio se llevara por partida .

dentro de diez días de ocurrida tal desavenencia. . SEPTIMA. las renuncias implícitas y explicitas que hacen. por medio de un contador designado por el gestor y socio comanditario. Leí toda esta escritura y a los mismos comparecientes. Así se expresaron los otorgantes a quienes explique el objeto que tienen las clausulas generales que aseguran la validez de este instrumento. sino al vencimiento de cada semestre. debiéndose proceder a nombramiento de los arbitradores. OCTAVA. el de las especiales que contienen.en el caso de muerte de cualquiera de los socios.doble. la sociedad continuara con los herederos del fallecido. la obligación de inscribir este contrato y la de dar los avisos al publico. no podrá enterarse del estado de la sociedad.toda desavenencia que llegare a ocurrir entre los socios será redimida en la forma que establece el articulo 330 y cuarto del código del comercio vigente. en presencia de los testigos tale s y cuales (generales) manifestaron su conformidad y firman.

CATALOGO DE CUENTA .

018 Moldes .010 Arroz .017 Huevos .015 Sartenes de panadería .022 Premezela . Fondo fijo de caja 10103.019 Baker hojaldre . Deudores diversos 10107.021 Nutripan .09 Mantequilla lavada .06 Chocolate .013 Empaque de pastel . Caja 10102. Clientes 10106.08 Canela en polvo .016 Punideria . Inversiones 10105.03 Mantequilla .05 Naranja .01 Vainilla blanca .020 Bandejas celestes .02 Vainilla oscura .011 Dulce .012 Cartones .014 Empaque de 3 leche . Bancos 10104. Inventarios (de mercancías) .CATALOGO DE CUENTAS 10000 Activo 10100 Activo circulante 10101.04 Canela .07 Confitura .

Inventario (de materias primas) 09.026 Harina bollo fino . Edificios .023 Sarten para pizza .032 Azúcar .035 Margarina . Documentos por cobrar 12..037 Numar . Inversiones Temporales 12. Mercancías en tránsito 11.042 Manteca Clover 08. Anticipos a proveedores 13.034 Max pan .031 Royal .038 Cremy .040 Jalea de piña .033 Leche condensada .030 Mauripan .027 Harina cañón .024 Harina estrella de oro . Otras cuentas por cobrar 10200 Activo fijo 10201 Terrenos 10202.039 Jalea de guayaba .025 Harina rendidora .028 Fleisman .036 Baker clásica .029 Nevada . Anticipos a Proveedores 13. IVA acreditable 11.041 Manteca corona . Almacén 10.

Amortización acumulada de gastos de instalación 10303. IVA trasladado 20108. Depreciación acumulada de equipo de transporte 10208. Maquinaria y equipo 10205. Primas de seguros pagadas por anticipado 10307. Impuestos por pagar 20103. Acreedores hipotecarios 20110. Rentas pagadas por anticipado 10306. Intereses pagados por anticipado 20100 Pasivo circulante 20101. Equipo electrónico de cómputo 10211. Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina 10210. Mobiliario y equipo de oficina 10209. Documentos por pagar (a largo plazo) . Sueldos por pagar 20105. Equipo de transporte (o equipo de reparto) 10207. Acreedores diversos 20107. Créditos Bancarios 20104. Documentos por pagar (a corto plazo) 20106.10203. Gastos de instalación 10302. Depreciación acumulada de maquinaria y equipo 10206. Depreciación acumulada de edificios 10204. Papelería y útiles de escritorio 10308. Proveedores 20102. Gastos de organización 10304. Cuentas por pagar 20109. Depreciación acumulada de equipo electrónico de cómputo 10300 Activo diferido 10301. Amortización acumulada de gastos de organización 10305. Propaganda y publicidad 10309.

20111. Inversionistas extranjeros 30103 Reserva legal 30104 Resultado del ejercicio 30105 Superávit por revaluación . Retenciones laborales por pagar 30100 Capital social fijo 30101. Inversionistas nacionales 30102. Sueldos por pagar 20112.

FORMATOS PRINCIPALES PARA REGISTROS DE LAS OPERACIONES .

JINOTEPE . Sub cuentas Subsubcuenta Descripción de la cuenta parcial debe haber Sumas iguales: Observación: ________________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________ Elaborado: _______________ revisado: _______________ autorizado: .CARAZO. 0423105840002B COMPROBANTE DE DIARIO Fecha: Numero: CONCEPTO: cta. No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE. No. TELEFONO: RUC.

SUB CUENTA DETALLE DEBE HABER TOTALES: _______________ SOLICITADO POR: _______________ REVISADO POR: C$ C$ _______________ AUTORIZADO POR: .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE. _______________ RECIBÍ CONFORME: ________________ PARA USO DE CONTABILIDAD CUENTA No.___________ CANTIDAD c$. No. JINOTEPE . TELEFONO: RUC._________ CHEQUE No.CARAZO. 0423105840002B SOLICITUD DE CHEQUE No. No.___________ PAGUESE A:__________________________________________________ LA SUMA DE:_________________________________________________ EN CONCEPTO DE:______________________________________________ FECHA:____________________________________________________ ________________ Firmas libradoras CUENTA No:__________________________________________________ BANCO:______________________________________________________ EN CONCEPTO DE : COMPROBANTE DE PAGO No.

0423105840002B SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUE POR ESTE MEDIO SOLICITO LA EMISION DE CHEQUE A NOMBRE DE:_________________________________________________________ ____________________________________________________________ POR LA CANTIDAD DE: __________________________________________ ____________________________________________________________ EN CONCEPTO DE:__________________________________________________________ ____________________________________________________________ FECHA DE SOLICITUD:___________________________________________ ____________________________________________________________ _______________________________ SOLICITADO POR: . No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . No. TELEFONO: RUC.CARAZO.

TELEFONO: RUC.:_______ BANCO:_____________ CUENTA No. No. 0423105840002B RECIBO OFICIAL DE CAJA No._______ _______________________ ENTREGUE CONFORME ________________________ RECIBI CPONFORME: .CARAZO.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .________________ RECIBI DE: ______________________________ POR c$ :________________ POR CUENTA DE:________________________________________________ LA CANTIDAD DE:________________________________________________ EN CONCEPTO DE:_______________________________________________ _____________________________________________________________ FORMA DE PAGO:  EFECTIVO:  CHEQUE No. No.

TELEFONO: RUC. No. TOTAL SUB TOTAL DESCUENTOS ________________ RECIBI CONFORME ________________ ENTREGUE CONFORME REBAJAS TOTAL$: Fpls/imprenta Lasalle RUC.500 .CARAZO.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . 0423105840002B IMP/012/05/01/2011/OT. 0423105840002B FACTURA No._____________ Crédito contado CLIENTE:________________________________________________________________ DIRECCIÓN:______________________________________________________________ FECHA:__________________________________________________________________ CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO P.1438-1111/2011-20000(2)-77. No.501-97.

¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . TELEFONO: RUC.CARAZO. 0423105840002B COMPROBANTE DE EGRESO No. No. No.:_____________ Fecha: ___________ PÁGUESE A: _______________________________________________ _______________________________________________ LA CANTIDAD DE: _______________________________________________ _______________________________________________ CONCEPTO DE PAGO: CODIGO DESCRIPCION DEBE HABER TOTALES: _______________ _______________ _______________ .

No. TELEFONO: RUC._____________________ FECHA: __________________ RECIBÍ DE: ______________________________________ _______________________________________________ EN CONCEPTO: ___________________________________ _______________________________________________ _______________ ELABORADO POR: _______________ REVISADO POR: _______________ AUTORIZADO POR: . 0423105840002B VALE POR c$:_____________ No.ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: ¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .CARAZO. No.

CARAZO.______________ POR ESTE MEDIO LE SOLICITAMOS LA VENTA DE LOS SIG PRODUCTOS:__________________ ________________________________________________________________________ FECHA:__________________________________________________________________ PROVEEDOR:______________________________________________________________ DIRECCION:_______________________________________________________________ TELEFONO:_______________________________________________________________ CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL ________________ RECIBI CONFORME ________________ ENTREGUE CONFORME SUB. TOTAL I. 15 % OTROS TOTAL c$ .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .A. No. 0423105840002B ORDEN DE COMPRA No. TELEFONO: RUC. No.V.

TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B NOTA DE DEBITO No._______________ SEÑORES: ___________________________ FECHA: ___________ DIRECCION: ___________________________________________ HEMOS DEBITADO A SU CUENTA LA SUMA DE: _________________ ____________________________________________________ CODIGO EN CONCEPTO IMPORTE c$ _______________ ELABORADO POR: _______________ REVISADO POR: _______________ AUTORIZADO POR: .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .CARAZO. No.

TELEFONO: RUC._______________ SEÑORES: ___________________________ FECHA: ___________ DIRECCION: ___________________________________________ SÉPASE HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LA SUMA DE: ____________________________________________________ ____________________________________________________ CODIGO EN CONCEPTO IMPORTE c$ _______________ ELABORADO POR: _______________ REVISADO POR: _______________ AUTORIZADO POR: .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .CARAZO. 0423105840002B NOTA DE CREDITO No. No. No.

0423105840002B ORDEN DE PAGO No. No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .: ________________________ PÁGUESE A FAVOR DE: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ POR LA CANTIDAD DE: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ EN CONCEPTO DE: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ______________________ SOLICITADO POR ____________________ AUTORIZADO POR CODIGO DE CUENTA PARA USO DE CONTABILIDAD NOMBRE DE LA CUENTA BEDE HABER _____________________ ELABORADO POR: ___________________ REVISADO POR: .CARAZO.:_____________ Fecha: ___________ CUENTA No. TELEFONO: RUC. No.

CARAZO. LA CANTIDAD ADEUDADA CAUSARA UN INTERES MORATORIO A RAZON DEL _________%. VALOR RECIBIDO A MIENTERA SATIFACCION . EN ________________. EN EL ENTENDIDO QUE DE NO PAGAR EN LA FECHA DE SU VENCIMIENTO. TELEFONO: RUC. No. No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . PAGADERO JUNTAMENTE CON EL PRINCIPAL. NOMBRE DEL DEUDOR_______________________________________ DOMOCILIO_______________________________________________ TEL__________________ LUGAR Y FECHA DE LA EXPEDICION_______________________________ __________________________________________________________ ________________ FIRMA . 0423105840002B PAGARE DEBO Y PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DEL SR__________________________________ EN ESTE LUGAR O EN CUALQUIER OTRO QUE ME SEA REQUERIDO DE PAGO EL DIA ________________ DE ________________. LA CANTIDAD DE ____________________________( ).

A C$________________________________ _________________________________________________________________ FECHA:_________________ _____________________ FIRMA AUTORIZADA ___________________ RECIBI CONFORME .V. No. TELEFONO: RUC.CARAZO. 0423105840002B CONSTANCIA DE RETENCION NOMBRE DEL RETENIDO__________________ RUC________________________ CANTIDAD RETENIDA C$______________________________________________ EN CONCEPTO DE ___________________________________________________ _________________________________________________________________ VALOR DE LA COMPRA SIN INCLUIR I.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . No.

No. No. TELEFONO: RUC. CANTIDAD ARTICULOS PRECIO UNIT IMPORTE C$ ________________ AUTORIZADO _________________ DESPACHADO . 0423105840002B NOTA DE PEDIDO AL ALMACEN Núm: _______ FECHA: ________ CARGUESE A LA CUENTA NÚMERO: ___________________________ SIRVANSE PROPORCIONAR AL PORTADOR LO SIGUIENTE.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .CARAZO.

No.CARAZO. No. 0423105840002B TARJETA AUXILIAR DE ALMACEN CUENTA No: _________________________ CODIGO: ______________________ ARTICULO: _________________________________________________________ FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTO ENTRD SALE EXIST UNIT COSTO PROMD POND. TELEFONO: RUC. DEBE VALORES HABER SALDO _______________ ELABORADO _______________ AUTORIZADO .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .

TELEFONO: RUC. 0423105840002B RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA No. No. 18-93 del 22 de septiembre del 93. Fecha: _____________ Nombre del retenido_______________________________________________________ RUC del retenido_________________________________________________________ Valor de la compra________________________________________________________ Factura No____________ Cheque No______________ Tasa retenida_______________ ________________ Firma de la retenedoraFirma del retenido _________________ . _____________ Por este medio hacemos constar que de conformidad al decreto No. 31-90 del 25 de julio del 90 y de acuerdo Ministerial No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .CARAZO. No.

0423105840002B TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR COBRAR CUENTA: _______________________ CODIGO: ______________________ CLIENTE: _________________________________________________________ FECHA DESCRIPCION DEBE MOVIMIENTOS HABER SALDO .¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . TELEFONO: RUC.CARAZO. No. No.

TELEFONO: RUC.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . No. 0423105840002B TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR PAGAR CUENTA: _________________________ _______________________ CODIGO: PROVEEDOR: ________________________________________________________ FECHA DESCRIPCION DEBE MOVIMIENTOS HABER SALDO . No.CARAZO.

No. 0423105840002B TERJETA AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS NOMB DEL ACTIVO_______________ SUB CUENT No __________________ VALOR DEL ACTIVO_______________ MESES COSTO DEL ACTIVO CUENTA No_______________________ VIDA UTIL________________________ METODO DE DEP__________________ DEPRECIACION VALOR EN LIBROS ACUMULADA DEPRECIACION MENSUAL . No. TELEFONO: RUC.CARAZO.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE .

TELEFONO: RUC.CARAZO. No.¨¨LA ESPIGA¨¨ DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE . 0423105840002B ARQUEO DE CAJA No. No._____________ CANTIDAD (Monedas) DENOMINACION VALOR TOTAL TOTAL MONEDAS c$_____________ (Billetes) CANTIDAD DENOMINACION VALOR TOTAL TOTAL BILLETES c$_____________ TOTAL EFECTIVO ENCONTRADO C$ _______________ (+) REEMBOLSO EN TRAMITE c$ (+) COMPRA DE CAJA CHICA PAGADO (+) VALES PROVISIONALES (+) VIATICOS DE TRANSPORTE (+) VIATICOS DE ALIMENTACION (=) MONTO TOTAL ENCONTRADO (-) MONTO DE APERTURA (=) DIFERENCIA __________________ REVISADO ____________________ AUTORIZADO FECHA: _____________ RESPONSABLE DE CAJA CHICA: _______________ .

Instructivo de formatos de Control Interno .

Importancia: Sirve de soporten la Contabilidad y registros de los sistemas donde se procesa la información. Importancia: Por medio de ellos se organizan. Utilidad: Para teipeo de los cheques. Utilidad: Sintetizar en comprobantes de Diario las operaciones financieras de la Entidad. Tipo de documento: Primario COMPROBANTE DE PAGO (SOPORTE) Concepto: Documento que da la notificación oficial de la cancelación. las operaciones para ser registradas de manera ordenada en la Contabilidad. Comprueba la ejecución de servicios o la compra de bienes.COMPROBANTE DE DIARIO (INGRESOS) Concepto: Documento escrito que justifica una transacción. Tipo de documento: Primario COMPROBANTE DE PAGO Concepto: Documento escrito que justifica los pagos de las Entidades. Utilidad: Que el comprobante de pago que de mas bien soportado en cuento en los gastos. Importancia: Esta dada en la formalidad al realizar los desembolsos por cualquier gasto. pagados a los proveedores y clientes. Tipo de documento: Secundario .

Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones. Importancia: Es un documento básico para depurar las cuentas Tipo de documento: Secundario NOTA DE DEBITO Concepto: Sirve para hacer la reversión de los montos mal aplicados. Tipo de documento: Secundario NOTA DE CREDITO Concepto: Sirve para hacer la reversión de los montos mal aplicados. .CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE IR Conceptos: Es un documento mediante el cual se registran los pagos de los clientes o de los proveedores. Importancia: Es un documento básico para depurar las cuentas Tipo de documento: Secundario PAGARE A LA ORDEN Concepto: Es un documento mediante el cual formalizan compromisos o recuperación de pagos Utilidad: Es útil para la ejecución o recuperación de créditos o carteras morosas. Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones. Utilidad: Sirve para saber cuento se le va a declarar ante el fisco bajo este concepto Importancia: Es importante para revisión de auxiliares.

Utilidad: Sirve para controlar los gastos menores. Tipo de documento: Primario RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA Concepto: Documento donde se registran los gastos menores. Importancia: Soporte de cada pago menor. Tipo de documento: Secundario. Función: Sirve de auxiliar al momento de cotejar los abonos de los clientes. Tipo de documento: Primario RECIBO OFICIAL DE CAJA Concepto: Escrito firmando que se declara haber recibido efectivo. Utilidad: Controlar todos los ingresos que recibe la Entidad. . sea cual sea su origen. para que el departamento de contabilidad se encar5gue de contabilizar a cada uno de los abonos de los clientes.Importancia: Es importante como soporte en la legalización de deudas. correspondiente a cualquier área. este documento debe ir debidamente autorizado Tipo de documento: Primario y pre numerado TARJETA DE COBRO Concepto: Tarjeta donde se registran los abonos de manera consecutivas a como los dan los clientes Objetivo: Conocer el orden de los abonos. NOTA: Este documento es de dos caras. Importancia: Radica en controlar los pagos de cada uno de los cliente.

Importancia: queda de soporte mientras se hace un registro formal correspondiente Tipo de documento: Secundario REQUIZAS DE ENTRADAS Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacén de tal manera que se puedan registrar sus costos a mayor de talle . Función: Cotejar con el área de Contabilidad tanto las existencias como los Costos.TARJETA KARDEX Objetivo: Controlar las existencias y Costos de los producto en bodega de manera individua. Utilidad: Sintetizar en comprobantes de diario las operaciones financieras de la Entidad. Importancia: Por Medio de ellos se realizan las operaciones para ser registradas de manera ordenada en la contabilidad. Tipo de documento: Primario VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA Concepto: Es un documento temporal por que no puede permanecer mucho tiempo en caja chica Utilidad: Entregas de efectivos a terceros queden siempre soportadas. Importancia: llevar un control contable de las existencias en el almacén Tipo de documento: Secundario COMPROBANTE DE DIARIO Concepto: Documento escrito que justifica una transacción comprueba la ejecución de servicios o de la compra de bienes.

Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad como soporte de control interno Tipo de documento: Secundario REQUIZAS DE SALIDAS Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacén de tal manera que se puedan registrar sus costos a mayor de talle Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad como soporte de control interno Tipo de documento: Secundario NOTA DE DEVOLUCION Concepto: Es un documento en el que se registran la devolución de los productos dañados Utilidad: Nos permite llevar un control y registro de los materiales devueltos Importancia: Es un documento importante por que nos permite que los productos los descarguemos con su precio de costo. Tipo de documento: Secundario FORMATOS DE HORAS EXTRAS Concepto: Control de tallado de las personas que laboran fuera de su horario de trabajo Utilidad: Para determina r cuantitativamente los costos de las horas extras. Importancia: Sirve de detalle al pago cargado a cada departamento Tipo de documento: Primario .

Dirección de Administración y lo complementan el cliente con sus datos personales y la Caja con los datos del pago. tal como la Facturas de crédito de los clientes por Compras realizadas etc. Llenado del formato: 1. pre numerado. Cuando se efectué una venta. lo deberá recibir únicamente el cajero general. El original del recibo oficial de caja debidamente sellado y firmado por el cajero. 19. 8. justificando el ingreso. 17. en original y dos copias. 7. 16. a nombre del que abona. sin excepción. 18. Periodicidad. la primera copia se remitirá al área de contabilidad. quien después de verificar su cuantía dará por cancelada la factura de contado o emitirá recibo oficial de caja por la cancelación o abono a créditos de clientes. fecha de recepción. 13. . 11. 5. 12. Se especifica si es una venta al crédito o al contado Fecha Nombre del cliente Dirección del cliente Teléfono del cliente Nombre del vendedor Fecha de envío Forma de envío No. 6. 20. De pedido Condiciones Cantidad de artículos vendidos Descripción del articulo Precio por unidad Cantidades totales Se coloca el monto por descuento Monto por fletes Monto del IVA correspondiente Firma de la persona que lo elabora Firma de la persona que lo recibe Firma de la persona que lo autoriza Distribución. 14. 4. 2. junto a la(s) minuta(s) de depósito correspondiente. la segunda copia se adjuntará a los expedientes de clientes en caso de abonos a créditos.. será entregado al abonante.FACTURAS DE VENTAS Uso del formato. Todo ingreso a caja. 9. cliente  Copia a caja o admón. 15. al finalizar el día. 10. 3. Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas de parte de los clientes Quien lo elabora. por el valor recibido en números y letras.  Original .

se deberá complementar el formato en el recuadro de responsiva. 1ª copia: Quien efectúa el pago. Periodicidad Cada vez que se perciba un ingreso. 1) fecha de emisión 2) nombre de la persona que efectúa el deposito 3) monto del depósito en letras 4) monto del depósito en números 5) concepto del deposito 6) referencia: 7) numero de factura 8) total de monto depositado 9) numero de recibo 10) firma del cajero Distribución del formato. área de Ingresos (Cajero). a saber: a) Registrar debidamente el formato de solicitud de recibo oficial de ingreso. Los recibos oficiales serán expedidos únicamente por la Dirección Financiera. . Quien lo elabora Secretaría Administrativa de la Unidad.    1. 2. Llenado del formato. La solicitud para la expedición de comprobantes oficiales deberá elaborarse de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección Financiera. c) Sólo podrá ser responsable de comprobar los recibos oficiales trabajadores universitarios activos. 2ª copia: Área de Ingresos. Original: Quien efectúa el pago. b) En caso de que se requiera el comprobante oficial para la liberación de recursos por parte del solicitante.RECIBO OFICIAL DE CAJA Uso del formato Se emplea como comprobante de los ingresos obtenidos.

. Firma de la persona que lo revisa 10. No. De factura 6. los datos deben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato. Copia al cliente La nota de debito soporta el hecho de cualquier compra al crédito efectuada por el cliente. Firma de la persona que lo elabora 9.   Original a caja o a admón. fecha de emisión 2. con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente. El responsable encargado de emitir la nota de debito debe verificar el correcto llenado del formato.NOTA DE DEBITO Uso del formato. De nota de Debito 8. Se utiliza para efectuar un cargo a la cuenta de clientes Quien lo elabora. 1. nombre del cliente 3. para evitar anomalías en el orden contable. referencia 5. Total del monto 7. Área de Ingresos Llenado del formato. Firma de la persona que lo autoriza Distribución del formato. concepto del hecho 4. No. Secretaría Administrativa.

Firma de la persona que lo elabora 9. nombre del cliente 3.NOTA DE CREDITO Uso del formato. . De nota de crédito 8. con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente. Copia al cliente La nota de crédito soporta el hecho de cualquier abono efectuado por el cliente. Firma de la persona que lo autoriza Distribución del formato. concepto del hecho 4. referencia 5. Se utiliza para efectuar un crédito a la cuenta de clientes Quien lo elabora. para evitar anomalías en el orden contable. Total del monto 7. El responsable encargado de emitir la nota crédito debe verificar el correcto llenado del formato. Área de Ingresos Llenado del formato 1. No. No.   Original a caja o admón. los datos deben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato. De factura 6. Firma de la persona que lo revisa 10. fecha de emisión 2. Secretaría Administrativa.

2.VALES PROVICIONALES Uso del formato. Área de Ingresos Llenado del formato. 1. Es un documento provisional que representa un monto determinado. 4. De igual forma se procederá con vales provisionales de gastos o (comprobante provisional de gastos) . a caja o admón. 3. por el cual se efectúa una rendición de cuentas en caja chica se dan en caso de urgencia y necesidad de la empresa (gastos menores) Quien lo elabora. con vales que contengan manchones. podrán ser autorizados por los responsables de las diferentes áreas. correcciones o enmendaduras . por cualquier motivo que sea. concedidos anteriormente. En caso de ausencia. Fecha de emisión Nombre de la persona que recibe el reembolso Se escribe la cantidad a pagar Concepto de el reembolso Distribución:   Original al que realiza la gestión Copia. borrones. El encargado de caja chica no podrá emitir reembolsos fondos.Los gastos efectuados por personal de Sucursales o Agencias serán autorizados por los Directores y/o Coordinadores y los gastos de Directores y/o Coordinadores serán autorizados por la Dirección Ejecutiva. Los vales provisionales deberán ser cancelados a más tardar dos (2) días después de haber sido recibidos. Secretaría Administrativa.

COMPROBANTE DE PAGO Uso del formato. Abono por el monto 11. la firma que autoriza el gasto. Parcial 9. para su archivo y control de la secuencia numérica. De ck 3. Cuando se efectúe una venta Llenado del formato. y la Caja con los datos del pago. Cargo por el monto 10. 1ª copia: cliente Todo comprobante debe tener tres firmas. El responsable de emitir el comprobante de pago debe asegurarse de comprobar que el formato contenga los datos correspondientes para evitar anomalías . Nombre de la cuenta 8. Firma del gerente general Distribución del formato. Firma del gerente financiero 13. En caso de anularse un comprobante de pago . con las firmas antes descritas y facultadas. Concepto de pago 6. Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas efectuadas Quien lo elabora. No. Firma del contador general 12. Fecha 2.   Original: caja o admón. Dirección de Administración y lo complementan el cliente con sus datos personales. a contabilidad. en conjunto con los demás recibos oficiales de caja. Para cumplir este requisito las facturas deben llevar impreso el “SELLO CANCELADO”. b) del encargado de caja chica y c). el Encargado de la Caja General le pondrá un sello de "ANULADO". Periodicidad. Nombre de la persona a la que se emite el ck 4. al final del día. Numero de cuanta de catalogo 7. tanto al original como a las copias y remitirá el juego completo. a) del solicitante. Cantidad del monto 5. 1.

la persona encargada de llenar el formato debe de registrar de forma clara y precisa el monto real. monto de la subcuenta Cargo con el monto Crédito con el monto Firma del responsable Firma del autorizador Distribución del formato. donde se deberá revisar cada uno de los documentos archivados e identificar el faltante.COMPROBANTE DE DIARIO Uso del formato. En caso de que faltara algún dato o documento se deberá reportar la falta al superior. 4. 5. con el fin de que este concuerde con los documentos soportes adjuntados al comprobante. De comprobante Descripción de la operación realizada Parcial. fecha No. 6. Se emplea para el control de las operaciones realizadas por la entidad Quien lo elabora. 1. 8. 2. Dirección de Administración y lo complementa el responsable con los datos de las transacciones realizadas Periodicidad. Cuando se efectúe una venta Llenado del formato. . 3. Original: Contabilidad El comprobante de diario debe de ser llenado con orden cronológico según las actividades comerciales realizadas en el día. 7.

Salario por día 6. Subsidios 9. De horas 7. incentivos y deducciones de los empleados según los cargos que desempeñen en la empresa. Código de catalogo 2. Apellidos 3. total deducciones 15. No. Quien lo elabora. Horas extras 8. fecha de contratación. Mensual o quincenal (según la política de la empresa) Llenado del formato. Se emplea para calcular los montos de salarios. IR 13. 1. al recibir el pago debe firmar. revisar si el ck está de acuerdo con el valor en la nomina. el trabajador debe identificarse. Total de devengado 11.NOMINA DE PAGO Uso del formato. Otros 10. nombres 4. Contador Periodicidad. Al momento del pago. . Con la elaboración de la nomina queda en evidencia mediante la firma del trabajador que recibió su salario. neto a recibir 16. firma del empleado La nomina de pagos controla todos los salarios de los trabajadores de la empresa. Salario básico 5. otras deducciones 14. INSS 12. El contador deberá conocer la asistencia del empleado.

Se anotara el código de control de los materiales 6. Se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud Con la requisa de entrada. el superior deberá repetir el conteo físico para verificar el problema. y realizar un conteo físico para verificar si la cantidad esta correcta. Se anotara el nombre especifico del material 7. . el bodeguero tiene la responsabilidad de registrar correctamente las entradas de productos o materiales. Se anotara la firma de la persona que recibe el material 11. Se anotara el nombre del responsable de bodega.. con el fin de calcular el monto de la pérdida y al responsable de ésta.REQUISA DE ENTRADA Objetivo. Se anotara la oficina . Se anotara la cantidad de materiales a recibirse 5. Variable Distribución. Original: contabilidad donde se costearan la requisición u anotara las entradas de materiales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares Instructivo. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega. Se anotara el costo unitario del material 8. En caso de pérdida. 1. Se anotara el costo total del material 9. sección o gerencia en que se utilizara el material 4. 2. clasificarlos y ordenarlos de acuerdo al tipo de política que tenga la empresa. Se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara 10. Consiste en controlar las entradas de bodega a fin de poder clasificar u costear adecuadamente su contabilización Frecuencia. revisar los registros de bodega y los documentos soportes de ingreso. queda en evidencia la cantidad de productos o materiales que ingresaron a bodega. 3. Con esto .

Consiste en controlar las salidas de bodega a fin de poder clasificar u costear adecuadamente su contabilización. sección o gerencia en que se utilizara el material 4. se anotara el costo total del material 9. . se anotara la oficina . se anotara el nombre especifico del material 7. se anotara el nombre del responsable de bodega 3. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega 2. se anotara el código de control de los materiales 6. se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud Con la requisa de salida. se anotara la firma de la persona que recibe el material 11. queda en evidencia la cantidad de productos o materiales que salen de bodega. Original: contabilidad donde se costearan la requisición u anotara las salidas de materiales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares. Con esto. Variable Distribución. 1. se anotara el costo unitario del material 8. Frecuencia. se anotara la cantidad de materiales a utilizarse 5.REQUISA DE SALIDA Objetivo. el bodeguero tiene la responsabilidad de registrar correctamente las salida de productos o materiales ye informar al superior las existencias que quedaron en bodega. Instructivo. se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara 10.

7. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. 6. etc). Lugar de residencia del adeudado.Llenado de los formatos Constancia de Retención en la fuente. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. Persona quien se compromete con la institución. etc). . Valor neto en C$: Cantidad por la que se le emite en Córdobas. (es) Persona a la que se le otorga este debito. Vencimiento: Fecha de vencimiento de este pagare. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. 8. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este crédito. 3. Pagare a la Orden: 1. Cuota de pago. 2. 6. Nota de Debito: 1. 7. Referencia: Concepto de lo que se le otorga a la persona. 2. 7. Pagare por: Cantidad a cobrar. Efectivo: Si el retenido se presenta y paga en Efectivo. mes y año en que se realiza la retención. 2. Parcial: Descripción del tipo de debito (Dinero. 11. 4. 1. Vehículo. Cheque #: Si el retenido se presenta con Cheque. 4. mas el IVA En Córdobas. 9. 9. Interés mensual. Mueble. (es) Persona a la que se le otorga el crédito. Recibido: Firma de la Persona que recibe en su poder este pago. 8. 5. 8. 6. Concepto: Descripción del por que se le anota la retención. Fin de los meses de pago. 7. 4. 10. 1. Institución a la cual adeudara y deberá pagar. Sr. 5. 5. Total: Cantidad en dinero. Mueble. Contabilidad: Firma del Encargado (a) del área de Contabilidad. Nota de Crédito. 10. Valor IVA en C$: Impuesto por el valor agregado en Córdobas. Parcial: Descripción del préstamo (Dinero. Numero de Factura. 3. Fecha: Día. 3. 5. 3. Vehículo. 6. Porcentaje Retenido: Porcentaje a cobrársele. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este debito. Referencia: Concepto de lo que se le otorga en préstamo a la persona. Total: Cantidad en dinero. 4. 8. Numero de Factura. Edad del solicitante. Nombre del Retenido: Persona natural o jurídica a quien se le anotara dicha retención. 2. Estipulación del contrato. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Sr. Valor Total en C$: Total de la suma del neto.

Haber: Abono de alguna cuenta. 8. 1. Fecha de realización de las operaciones diarias. Entregue Conforme: Firma del cajero. Recibí Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido. Numero de Factura. 8. 12.11. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras. Debe: Cargo a las cuentas. 5. Fecha de realización de este documento. Parcial: Monto o cantidad. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Firma del solicitante. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. Concepto y cuenta. 3. 7. Recibimos de: Persona o institución del cual se recibe el dinero. 5. Recibo Oficial de Caja Chica. 1. Fecha de emisión del recibo. 1. 1. 6. 2. 6. Fecha de emisión del recibo. 2. 6. 4. Numero de Factura. 3. Anexos a los Estados Financieros. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. 3. Haber: Abono de las cuentas. Recibo Oficial de Caja. Recibí Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido. 4. 7. 9. Interés en caso de mora. Código de las Cuentas. Parcial: Cantidad o desembolso. 14. 13. Autorizado por: Persona que autoriza la salida de dinero. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Comprobante de diario. En concepto de: Detalle del por que del dinero. 10. 3. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento. 5. . Fecha de elaboración del Pagaré. 2. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras. Recibimos de: Persona o institución de la cual se recibe el dinero. Entregue Conforme: Firma del cajero. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento. 5. 4. 7. 2. Firma del Acreedor o quien emite el pagaré. Numero del comprobante de diario. Descripción detallada. Debe: Cargo de los ingresos. 7. 8. 4. 6. En concepto de: Detalle del por que del dinero.

Impuestos (si los hay) 11. Firma de la persona a quien se le otorga este documento o vale. Numero de la factura. (si lo hay) 10. algún bien) 4. Cantidad a devolver. Precio o valor de cada Activo a devolver. Firma de quien devuelve el Activo. 10. Unidad de medida en la que se otorgara la donación. 5. 3. 2. dinero. 5. Firma de la persona encargada de autorizar la donación. Dinero por el cual se emite el Vale (en algunos casos mercadería. Fecha de realización de este documento. Firma de la persona que entrega. 4. Total en dinero. 1. o instrucciones del buen uso de la donación. 2. Permiso otorgado por la Entidad o empresa sobre mercadería. 7. 2. 9. algún bien con fin de pago. Observación. 7. Fecha de emisión de este documento. 6. Entidad o institución donante de algún Activo. Referencia del Articulo o bien a donar. 8. Descuento. Descripción del Activo. Fecha de realización de este documento. Requisas de Salidas. 1. Firma de la persona que recibe la donación. 5. Nota de Devolución. 3. Miembro por quien se transfiere este documento. Cliente o proveedor. 6. Por ejemplo(Frágil) 8. . 4. Cantidad de la donación a entregar. 9. Concepto o descripción por la cual se otorga este vale.Vale Provisional de Caja. Código del activo. 1. 3.

CONTROL INTERNO .

 Autorización y registro operacional: de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control de las operaciones sobre los activos. . caja general. CONTROL INTERNOADMINISTRATIVO. Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:  Activos: ejemplo de. bancos. Son métodos. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejadas en los estados financieros.  Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar un fraude. pasivos. cuentas por cobrar etc.CONTROL INTERNO.  Ingresos: ejemplo de. ingresos. medidas y procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Son métodos. CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO. clientes. medidas y procedimientos que tiene que ver principalmente con la protección de los activos y la confiabilidad delos datos de contabilidad. caja chica. sino también evaluar el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables.  Organización: de tal manera que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiablidad de un sistema contable. gastos y capital mediante su registro. CONTROL INTERNO CONTABLE. Está orientado a prevenir o detectar irregularidades. ventas etc. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros sean confiables.

se establece una hora de corte en caja para preparar el depósito del día.  Diariamente se elaborara informe de caja y banco por triplicado.  Por cada ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado.  Se asignara un fondo fijo adecuado. obteniendo identificación del beneficiario.  Los ingresos deben depositarse íntegramente al banco a más tardar al día siguiente de su recepción. CONTROL INTERNO DEL FONDO FIJO CAJA CHICA. concepto y monto por el cual se recibió el ingreso.  Se llevara un libro auxiliar de caja general.  Todo pago debe ser respaldarse con un comprobante de caja chica pre numerado. en dólares y/o en córdobas y/o números de cheques y el nombre del banco que dio el giro.  La persona encargada del fondo fijo será independiente del registro contable y la recepción del efectivo del negocio. de recibos. soportado en lo posible con los documentos que generaron el ingreso. primera copia a contabilidad.  Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe de llevar el sello de anulado tanto el original como las copias. núm.  La custodia del fondo debe de estar amparada por pólizas de seguro y/o fianzas.MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA CADA CUENTA.  El efectivo y valores pendientes de depósito deben guardarse en la caja fuerte de la empresa. en este caso se procederá si fuera sobrante si abonaran a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara la aclaración respectiva de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio. registrando en el los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo. . estos cheques debe estar endosados mediante sello que indique ¨para deposito únicamente en la cuenta bancaria del negocio¨.  Es obligación del cajero indicar en los recibos oficiales de caja el concepto que recibe el dinero. y segunda copia para el archivo consecutivo de caja. si es en efectivo.  Se realizaran arqueos periódicos y sorpresivos al fondo los cuales serán realizados por personal asignado dejando evidencia de la actividad. remitiéndolas el juego completo a contabilidad en el correspondiente orden. se cargara a cuentas por cobrar del custodia de fondo.  La persona encargada de la recepción del dinero será independiente a la de registro contable y del responsable del fondo fijo. entregándose el original a la gerencia. CONTROL INTERNO EFECTIVO EN CAJA GENERAL. donde se anotaran las fechas.  La custodia del fondo debe estar amparada por pólizas de seguro o fianzas. y estipulado por el gerente general y/o propietario del negocio. Es frecuente que existan faltantes o sobrantes en caja al realizar el arqueo.

.  Los vales y recibos por prestamos temporales.  Los fondos en moneda extranjera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros. Las facturas se comparan con una copia de la orden de compra y de la solicitud de compra para asegurar que la empresa esté pagando solo por la mercadería que solicito. recibos y otros documentos comprobatorios del egreso. para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros del negocio. Depósitos de última hora que el negocio realizo y que el banco no registro por haber cerrado. no deben formar parte del fondo fijo y tendrá una validez de setenta y dos horas avilés a la fecha de su entrega. CONTROL INTERNO EN BANCO. los cheques anulados deben ser sellados de anulados. Se reembolsara mediante cheque.  Todo trámite de cheque debe hacerse mediante solicitud de emisión de cheque debidamente autorizada.  Se realizaran arqueos periódicos y sorpresivos al fondo. dejando evidencia de la actividad. los cuales serán realizados por personal asignado. Estos se realizan ya que es común que los saldos de dichos estados de cuentas de los bancos.  No se debe firmar cheques en blancos ni al portador.  Los comprobantes se inutilizaran con un sello fechador pagado y se archivaran. cheques personales. deben cancelarse y/o invalidarse con un sello indicando fecha y número de cheque. se cargara a cuentas por cobra del custodia a fondo.  Mensualmente se realizaran conciliaciones bancarias a los fondos de la cuenta de la empresa con el objetivo de comparar de los registros de las operaciones del banco existentes en los libros con los movimientos registrados por el banco los cuales son mostrados en los estados de cuentas mensuales que emiten dichas instituciones.  La apertura de las cuentas corrientes en el Banco y autorización de firmas liberadoras de cheque deben de ser autorizadas. los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor. no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: 1.  Debe cuidarse la secuencia numérica de los cheques tanto en su libramiento como en su registro y archivo. deben de estar respaldado por comprobante original como: facturas. de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio. Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiaros de los mismos 2. remitiendo los originales a contabilidad para archivarlos en el legajo de egreso en orden numérico.  Periódicamente el cajero debe de rendir cuneta preparando un listado de los comprobantes pagado. Es frecuente que exista faltantes o sobrantes en caja al realizar el arqueo en este caso se procederá si fuere sobrantes se abonara a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara la aclaración respectiva. ni cheques pos datado. El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados por el funcionario competente.

5. se elaboraran los expedientes correspondientes y se contabilizaran inmediatamente.  El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres.. elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes. de estos bienes los expedientes correspondientes contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material. presentadas a precio de costo.3.  Hacer conteos físicos periódicamente. 4. Errores u omisiones por parte de los bancos. etc. CONTROL INTERNO DE LAS INVERSIONES.  Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.  Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. Cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.  Realizar entrega de mercancías únicamente cuando estas estén autorizadas.  Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto. 8.  Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco. 6. impuestos.  El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o perdidas aplicárseles dichas responsabilidad. .  Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos verificarse sistemáticamente.  El personal del almacén no pueden tener acceso a los registros contables.  Mensualmente se actualizara inventario de mercancía existente. Cheques ajenos que el banco carga por equivocación. por concepto de intereses.  Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que eviten robos. cobros realizados en su nombre o en cualquier otro concepto. 7. comisiones.. Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa Cargos que el banco efectúa causados por intereses.  Se llevara un listado aparte de las mercaderías existentes. ni a los sub mayores de control de inventarios.  Proteger los inventarios con una póliza de seguro.  Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales. CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO  se deben realizar compras de mercadería revisando el inventario para que no haya inexistencia del mismo. Abonos hechos al negocio por el banco.  El registro debe estar al día cotejado periódicamente con los certificados de acciones. Errores numéricos u omisiones en los libros del negocio.

La aprobación de las devoluciones y rebajas en ventas. 6.  Se debe contar con la aprobación específicas de funcionarios para: 1. o darlos de baja. 3. Pagar saldos acreedores.  Estos Documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz. CONTROL INTERNO PROPIEDAD. El manejo de las cuentas de control. La autorización de castigos en cuentas incobrables.  El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.  Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales. 5.  El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones. La función de facturación. La aprobación del crédito. Pases y/o actualizaciones a las cuentas de control.  La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado.  Los estados de cuenta deben ser enviados con regularidad a todos los deudores.  Realizar periódicamente los pagos vencidos. 2. 7. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos. Control de los pedidos de los clientes. antes de aceptarlos. 8. de manera que los diferentes departamentos son o individuos son responsables por: 1. Verificación de facturas y notas de crédito. . 2. 3. 2. La entrega de mercancía.  Registrar el descuento de documento. PLANTA Y EQUIPO. Otorgar descuentos especiales.  Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independientes de: 1. renovarlos. variarlos. Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el propietario. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. cuando menos una vez al mes.  Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad. 4.  Asignación de números de identificación a cada activo de planta.  Estos documentos deben ser registrados detalladamente.  Conciliar. 4. La verificación de la factura.  Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios. Todas las funciones de efectivo. el auxiliar con la cuenta del mayor general. CONTROL INTERNO DE DOUMENTOS POR COBRAR.

 Asignar al encargado de cada área el activo con que cuenta. en expedientes de pago para cada proveedor.  Verificar si los equipos de reciente adquisición sustituyen activos existentes. Una copia del informe de recepción. Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de contabilidad. El original de las facturas (que deben cancelarse con la debida firma y copia de identificación del pago al efectuarse su liquidación) 2.  Deben archivarse.  Deben segregarse las funciones de recepción de la mercancía de las de autorización de pagos y emisión de cheques.  Verificar periódicamente la depreciación de los equipos.  Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos para detectar recibos de ventas de activos. El cheque pagado o referencia a su fecha. 3. numero e importe.  Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores. los documentos relativos a cada operación: 1. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR. habilitados por sus ministradores .

Manual De Funciones .

 Solicitar la elaboración de programas.  Presentar a la junta directiva las proyecciones del plan financiero para cada periodo y el presupuesto general de la empresa. III. MISION Y/U OBJETIVO GENERAL. políticas.  Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la junta directiva. NOMBRE DEL PUESTO: Gerente General II.  Orientar y aprobar los planes de trabajo que presentan cada uno de las áreas subordinadas.  Definir los planes generales y estratégicos de la empresa.  Cumplir y hacer las disposiciones de las leyes. dirigir. procedimientos d la empresa y resoluciones dictadas por la junta directiva. supervisar y controlar las actividades de los cargos subordinados.  Garantizar el mantenimiento eficiente de los equipos de la empresa. FUNCIONES  Realización de funciones administrativas. vehículos y equipos.  Velar por la seguridad del personal de la instalaciones. así mismo asegurar funcionamiento eficaz.DESCRIPCION DE FUNCIONES I.  Establecer los objetivos específicos para las diferentes unidades organizativas.  Mantener informada a la junta directiva lo que acontece dentro de la empresa.  Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la junta directiva. las normas. organizar. eficiente y económico de la empresa. presupuestos e informes de las diversas actividades. Planificar. .  Aprobar los estados financieros mensuales y anuales y las declaraciones de impuesto. de igual manera alcanzar las metas propuestas por la junta directiva.

auto control.  Haberse desempeñado durante por lo menos tres años en cargos similares. inteligencia. amabilidad. . Profesional graduado en mercadeo y administración de empresas  Dominio de los programas de computación. creatividad. responsabilidad.  Liderazgo. disciplina.

 Garantizar la afiliación del personal en el INSS. liderazgo. II. I.  Garantizar el apoyo logística a las diferentes áreas de trabajo.  Formalizar las contrataciones del personal y elaborar un expediente por cada trabajador.DESCRIPCION DE FUNCIONES.  Elaborar informes de los servicios prestados y gastos incurridos. . IV.  Evaluar cualitativamente el desempeño en los puestos de trabajo. trato afable.  Revisar las nóminas salariales del personal. III. de manera oportuna para evitar multas innecesarias.  Revisar el funcionamiento de las técnicas implementadas dentro de la empresa con el propósito de verificar si se encuentran funcionando de forma eficiente.  Mayor de 25 años.  Garantizar el cumplimiento de las disposiciones. NOMBRE DEL PUESTO: Gerente Administrativo.  Con capacidad de trabajar en equipo y bajo presión. FUNCIONES. normas y procedimientos de los puestos de trabajo. MISIÓN Y/ U OBJETIVO GENERAL: Administrar de forma eficiente al servicio que se presta a los clientes con la calidad requerida de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.  Experiencia de cuatro años en cargos a fines. REQUISITOS DEL PUESTO.  Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato.  Licenciado en administración de empresa.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I. NOMBRE DEL PUESTO: Supervisor general II. MISION U OBJETIVO GENERAL: Garantizar que todos los procedimientos adaptados por la empresa estén funcionando de manera eficiente y eficaz. III. FUNCIONES.  Supervisar el trabajo del laborador para garantizar la calidad del trabajo.  Orientar y hacer cumplir las normativas de la empresa.  Garantizar una adecuada disciplina laboral y ambiente de trabajo adecuado.  Supervisar la limpieza del local y el trato a los clientes.  elaborar informes mensuales de la evaluación del trabajo de la cajera, CPF, y despachador.  sugerir algunos cambios en los procedimientos del trabajo tanto al gerente general como el gerente administrativo.  Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato. REQUISITOS DEL PUESTO:  bachiller o técnico medio en administración de empresa.  Dominio de programas de computación.  Capacidad de trabajo en equipo, liderazgo, responsabilidad, disciplina, inteligencia, autocontrol.

IV.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: CONTADOR. MISION U OBJETIVO GENERAL Revisar, ordenar, clasificar y registrar las operaciones financieras velando que se cumplan con las normas internacionales de contabilidad, principios d contabilidad generalmente aceptados, control interno, políticas y procedimientos adoptados por la empresa así como la normativas tributarias, vigentes y demás leyes laborales. FUNCIONES DIARIAS:  Codificar, contabilizar y registrar la información contable recibida.  Organizar la documentación de los comprobantes de ingresos y revisar que cada comprobante este debidamente soportado.  Recibir documentos sobre los ingresos de los servicios prestados de las sucursales y agencias.  Controlar y recibir secuencia numérica de documentos pre numerado en concepto de pagos, cheques rebotados, reposición de facturas etc.  Elaborar y revisar informes de caja y banco.  Revisar y verificar minutas de depósitos.  Perforar, archivar y rotular documentos contables.  Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su jefe inmediato.  Realizar arqueos d caja general.  Elaborar estados financieros mensuales.  Realizar estados de cuentas bancarias y elaborar la correspondiente conciliación bancaria con sus ajustes si ese fuese el caso.  Elaboración de declaraciones de impuestos fiscales y municipales.  Registro de libros legales (diario y mayor).

II.

III.

     IV.

Presentar estados financieros. Realizar declaraciones anuales de impuesto. Levantar inventarios. preparar estados de cuentas y documentos para su análisis. Participar en reuniones de trabajos e informativas.

REQUISITOS BASICOS:  Licenciado en contabilidad pública.  Experiencia en cargos similares.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: CAJERO. MISION U OBJETIVOS GENERALES: Recibir, recaudar y custodiar el efectivo y valores pagados por los clientes en concepto del servicio ofrecido. FUNCIONES  Recibir, aplicar tarifa y cobrar los productos ofrecidos al cliente.  Preparar minutas de depósito y entregarlas con el efectivo al supervisor.  Elaborar y entregar documentos, aceptación del préstamo al cliente.  Elaborar y entregar recibos por pagos de abonos., intereses, mora, y declaración jurada.  Realizar reportes de ingresos en conceptos de servicios prestados.  Llevar el control de caja chica.  Efectuar arqueos de caja general. ACTIVIDADES EVENTUALES.  Orientar al usuario sobre reclamo su consulta relacionada a los consumos que se presta.  Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato.

II.

III.

IV.

V.

REQUISITOS BASICOS:  Bachiller o técnico en contabilidad.  Curso de cajero.  Experiencia mínima de dos años en cargos similares.  Buena presencia, excelentes relaciones interpersonales, trato afable y educada.

 Conocimiento de manejo en armas de fuego.  Presentarse a sus labores con el uniforme asignado. II.  Garantizar la adecuada limpieza y aseo del local durante todas las tardes.  Atender al público que ingrese a las instalaciones de la empresa y preguntarle acerca de la gestión que quiere efectuar. .  Informar a su jefe inmediato cualquier irregularidad detectada.  Estar atento a la fecha d vencimiento de la tarjeta de portación de arma que utiliza para desempeñar su trabajo. MISION U OBJETIVO GENERAL: Garantizar el orden y la seguridad dentro de las instalaciones de la empresa FUNCIONES:  Estar pendiente del orden dentro de la empresa. III.  Garantizar la seguridad del local que ocupa las instalaciones de la empresa.  Bachiller. I. revisar el buen funcionamiento de las armas asignadas para desarrollar sus funciones.DESCRIPCION DE FUNCIONES.  Velar por la seguridad tanto del personal como de los clientes.  Elaborar cualquier tarea que su jefe le designe.  Mayor de 25 años.  Experiencia mínima de tres años en trabajos similares.  Acatar cualquier orden de su responsable inmediato. NOMBRE DEL PUESTO: GUARDA DE SEGURIDAD. REQUISITOS DEL TRABAJO. IV.

Mantener limpio y ordenado las instalaciones de la empresa.  Realizar cualquier actividad orientada por su responsable inmediato. II. IV. III. realizar los depósitos del día y cualquier diligencia encomendada. FUNCIONES.  Mayor de edad. NOMBRE DEL PUESTO: CONCERJE.DESCRIPCION DE FUNCIONES.  Mantener limpias las instalaciones de la empresa.  Con capacidad de trabajar en equipo. .  Efectuar compras menores que le oriente su jefe inmediato. MISION U OMISION GENERAL. I.  Responsable. disciplinado.  Efectuar los depósitos del día en caso necesario.  Excelentes relaciones humanas.  Atender al personal y visitantes con café o refrigerios. REQUISITOS DEL PUESTO.

POLITICAS DE LA EMPRESA. .

 Efectuaran su trabajo en forma planificada y controlada. Minimizar los atrasos en el rechazo de los productos con proveedores y clientes.  POLITICAS DE CALIDAD DE PRODUCTO: a. para así mejorar los niveles de eficiencia operacional. Gestionará y asegurara la calidad de los productos ofertados.  POLITICAS PARA ATRACCION DE CLIENTES: a. POLITICAS ECONOMICAS: a. ya sea de nivel nacional o al extranjero. procediendo a realizar contratos de Compra Venta. y la motivación de sus empleados. b. televisión. El negocio mejorara continuamente su rentabilidad para asegurar su permanencia y aumentar la satisfacción del propietario. Las ventas se efectuaran de forma directa. para lograr la satisfacción al cliente. b.  Cumplirán los requisitos indicados en las normas de control establecidas en el negocio. c. b. Disminuir los reclamos y queja de los clientes.  POLITICAS DE COMPRA VENTA: a.  POLITICAS DE PUBLICIDAD: Publicidad por radio. carteles y periódico. Se ofrecerán recios y condiciones económicas favorables. cuando se adquiera crédito. Ofertar productos con precios accesibles para obtener nuevos clientes. b. El producto ofertado a los clientes será de excelente calidad. la cual será de ayuda e importancia para efectuar ventas y percibir nuevos y más clientes. Todos los trabajadores velaran por el mejoramiento continuo dl negocio aplicando las siguientes directrices:  Consideraran siempre la calidad en cada proceso específico y en las actividades involucradas. . d. El negocio cumplirá con los requisitos convenidos con los clientes.

b. debe establecerse un límite máximo de crédito a cada cliente. Obtener personal capacitado en el trabajo a desempeñar. no se le proporcionará el crédito solicitado. 60 ó 90 días fecha factura. Brindar las condiciones laborales adecuadas a cada cargo.  POLITICAS DE CREDITO: a) La empresa debe tener especificados los vencimientos máximos en los que cobrara una factura: 30. que son los diferimientos más habituales. . este descuento debe estar consensuado y estudiado para que no suponga una merma importante del margen de la venta. tantos los pasos internos (que lleve la empresa personalmente) como los externalizados a empresas de recobro especializadas (en caso de contratarse o ser necesarias). POLITICAS DE TRABAJO PARA EL EMPLEADO: a.  POLITICAS DE COBRANZA: a) Hay que tener claros los procedimientos a seguir en caso de impagos. Así mismo. Brindar medidas de seguridad en la empresa. Obviamente. que nunca debe ser rebasado. b) Una buena forma de acelerar el ciclo de cobro es ofrecer a los clientes descuentos por pronto pago o por pago al contado. Si la empresa no llega a dicho nivel exigido. c. b) Deben establecerse unas normas claras sobre el grado de solvencia o capacidad financiera mínima de la empresa cliente.

ANEXOS .