LISTA DE CHEQUEO DE

EVENTOS
Bárbara Lee
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A. Pre evento, partes:
Los principales expertos proponen:

Goldblatt 2005: Investigación, diseño,

planificación, coordinación y evaluación

Salen Jhons y Morgan 2004: Desición,

planificación, implementación y evaluación.
FORMATO DEL EVENTO por Bárbara Lee
1. Concepto del evento :

 Qué valor de marca quiero transmitir?

 Qué significado quiero que la gente derive de su experiencia?
 Qué contexto requiero para codificar el mensaje?
 Qué sensaciones voy a transmitir?
 Qué sentimientos quiero generar?
 Qué aprenderá o pensará el público?
 Como se logrará interacción, habrá?
 Cómo quiero que recuerden el evento?
 Porqué? Para qué? Cuándo? Dónde? Para Quienes ? Cómo?
 2. Objetivos
 El objetivo general: determina el norte a seguir y permite transmitir la razón de ser.
 Específicos: Deben permitir establecer trazabilidad al evento:
 Impacto: A qué públicos me voy a dirigir ( incluso cada público tendrá su objetivo Pej:
prensa, proveedores,público general, públicos segmentados, interno )
 Cuantificables: deben ser medibles y derivar un indicador Pej: Llegar a X X asistentes
 Cualificables: Con respecto a la experiencia que fijé lograr. Que luego del evento 2.000
personas consulten la página web, retransmitan el evento, se enamoren de la empresa…
(sensorial,emocional, relacional,intelectual)
 Otros: dependiendo de los soportes que requiera la organización o contratante. Lograr
prosummers( recomendadores) influenciadores, conectores ( red de contactos ) en fin
conocimiento de marca.
 3.Contenido del evento
 Eje conceptual o argumentativo: debe estar trazado en todo el evento, cada
parte es un trozo del todo. Es dar coherencia al evento.
 Armonía y ritmo: Todo debe ser agradable al ojo del espectador y tener un
tiempo estudiado para evitar que el público se desenfoque.
 Creatividad: en el formato y en la experiencia a transmitir, pero en observancia
del protocolo
 Temas más sorprendentes:
 Armonía, asombro, belleza,
comunidad,creación,deber,explicación,justicia,libertad,logro,redenciónseguridad,v
alidación,verdad ( Diller et al 2005 entre 100 personas )
 4. El Mensaje

 Oral
 Escrito
 Online
 Offline

 Debe estar configurado de

acuerdo al público y
medio
5. Dinamización del evento

 Humor
 Didáctico
 Entretenimiento
 Distracción
 Efectos
6. Espacio

 Aire libre
 Espacios cerrados
 Mixto

 Tener en cuenta capacidad, confort,

acceso, transporte, parqueo,
catering,
7. Los Obsequios

 Corporativos
 Publicitarios
 Decorativos
8. Producción audiovisual

 Qué se transmitirá
 Qué ayudas se requerirán
 Escenario cuántas pantallas requiere
 Cuántas pantallas auxiliares
 Sonido para cuántas personas
 El formato de rader
 Micrófonos
 Registro
9. Invitados y precedencias

 Quienes van a asistir

 Dónde se van a ubicar
 Si es público pago cual es la escala
de organización y visualización
 Hay público mixto ( pago e
invitado )
 Pool de prensa de prensa
 10 Catering
 Desayunos
 Coffe – Break ( Oncesitas mañana sal en a tarde dulce y frutas )
 Brunch (Lunch viandas )
 Almuerzos
 Cafés
 Catas
 Cocteles
 Vinos de honor
 Brindis
 Vernissage ( museos, exposiciones, libros vino y pasabocas)
 Coctail party ( informal tras un evento formal )
 Comidas
 Cenas
 Tipos de servicio
 Buffet
 Plato Servido
 Charoleado o bandeja
 Estilo Ruso: La comida se sirve en bandejas y carros y se cortan los trozos para
los comensales
 Estilo Francés: Vienen los meseros en carros ofrecen los platos y los
comensales eligen qué quieren consumir y qué cantidad.
 Estilo Americano coordinado: meseros sirven y recogen al mismo tiempo a los
invitados en una mesa
 Sistema Inglés: Los meseros ofrecen los platos al anfitrión y éste sirve en cada
plato a los comensales en igual cantidad a todos.
 Gueridón: Es una pequeña cocineta desplazándose para flambear, llevar
caliente alimentos que terminan de prepararse directamente cerca del comensal
 Cocina show: Japonesa. Mesa cerca de la parrilla donde de cocina frente a los
comensales
11. Breafing para los proveedores

Describe la convocatoria para la búsqueda de

proveedores en eventos
Evita malos entendidos y fija las políticas de la
negociación

Ver archivo anexo.

12. Libreto Maestro: Todo el evento
Libreto específico: fotógrafo, cámaras…
Nombre:
Responsable:
Lugar y fecha
Objetivo:
HORA HECHO COORDINADO RESPONSABLE OBSERVACIONE
S
7:00 AM. Recepción Registro Sandra Garzón 5 computadores

Café de bienvenida Bárbara Lee

Música: José Romero

Soy colombiano
Colombia Tierra..

7:30 AM. Instalación Música ambiental Azafatas de protocolo

Ubicación de invitados
en silletería
9:00 AM. Cierre
13. Timing, cronograma
14. Presupuesto
 15. Listado proveedores
 Es un resumen de:
 ubicación
 obligaciones
 número de contrato
 Fecha y hora de entrega, encargado, vehículo, foto, documento
 Resumen de comunicados intercambiados

Para facilitar la ubicación y control

Ver archivo adjunto.
16 Funciones:

 Quién hace qué?

Es una descripción de los integrantes del
equipo de trabajo y las responsabilidades
de cada uno.
B. Evento
 Secuencia del evento
 A. recepción de invitados y registro ( video y fotografía )
 B. Instalación de invitados y anfitriones ( precedencias )
 C. Aperturas oficiales: Discursos, brindis, presentación…
 D. Desarrollo del evento: Deportivo, cultural, políticos,
académico…
 E. Socializaciones: Vals, apertura de baile, intercambio grupos de
charla, Networking
 F. A manteles: Tipo de comida y formato elegido
 G.Cierres: despedida invitados especiales, recordatorios…
C. Post evento
 12. Evaluación:

Resultado obtenido en términos:

Cuantitativos y Cualitativos

 Asistencia: Número logrado, cobertura en medios online y offline,

redes sociales.
 Respuesta lograda: Sensaciones logradas, percibidas
 La experiencia del consumidor: Positiva o negativa
 Cambio de actitud: Recomendación, seguidos de redes, compra…
 Relación: Corporativa, personal…
 D. Generación de política

 Derivado del
evento deberá
existir una
conclusión del
resultado
calificándolo
para tipificarlo o
borrarlo