UNIVERSIDAD ANDINA “NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ”

SEDE – PUNO

FACULTAD:
Administración y Marketing

CAP:
Administración

TEMA:
Documentos Administrativos

INTEGRANTES:
- Fsf
- Sff

DOCENTE:

SEMESTRE: I

Puno – 2016
 Documentos Administrativos

DEDICATORIA

Se los dedicamos al forjador de nuestro

camino, a mi padre celestial, el que nos
acompaña y siempre nos levanta de nuestro
tropiezo al creador, de nuestros padres y de
las personas que más queremos, con
nuestro más sincero amor.

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PRESENTACIÓN

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos
desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello que,
en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los
documentos más usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se
emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo sabrá como redactar
estos documentos administrativos sino también sabrá cuando emplearlos y qué se necesita para
su entrega.

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INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redacción, empezando por su concepto,

tipos y los documentos administrativos más usados hoy en día, tales son: el oficio, la solicitud, el
memorando, la carta, el informe, el informe técnico, el contrato y el currículo vitae. Abarcaremos
también los conceptos, partes, clases y áreas de difusión de los documentos administrativos ya
mencionados, para un mejor entendimiento del tema.

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ÍNDICE

DEDICATORIA...................................................................................................................2

PRESENTACIÓN............................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN................................................................................................................4

ÍNDICE..............................................................................................................................5

DESARROLLO DEL TEMA..................................................................................................6

CAPÍTULO I.......................................................................................................................6

REDACCIÓN.............................................................................................................. 6

CAPITULO II...................................................................................................................... 7

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS...............................................................................7

TIPOS DE DOCUMENTOS (LOS MÁS UTILIZADOS).........................................................8

CONCLUSIONES.............................................................................................................15

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................ 16

ANEXO........................................................................................................................... 17

DESARROLLO DEL TEMA

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CAPÍTULO I

REDACCIÓN

La palabra redactar proviene del latín; “redactum¨, que significa copilar o poner en orden, es
decir, consiste en expresar por escrito los conocimientos ordenados con anterioridad.

Por redacción se entiende todo escrito que haya sido realizado por una persona sobre un
determinado tema.

Redactar es un proceso de composición para elaborar escritos de diferentes contextos, pueden

ser: personales, sociales, culturales, profesionales, etc. Esta redacción requiere, luego de
seleccionar el tema, adecuación, coherencia, cohesión, y corrección gramatical.

- Adecuación: es la propiedad del texto que tiene que ver con la ocasión y a las personas a la
que va dirigido, como su nombre lo dice es adecuar la redacción variando la dialéctica.

- Coherencia: se relaciona con la información relevante e irrelevante del tema, la cual debe
estar organizada y estructurada de una manera determinada.

- Cohesión: es la conexión de las diferentes frases entre sí, cuya función asegura la
interpretación de cada frase con relación a las demás y el significado global del texto. Algunas
palabras de cohesión son: así pues, vale la pena decir, en otras palabras, etc.

- Corrección gramatical: para desarrollar esta acción se hace uso de los conocimientos
gramaticales de fonética y ortografía, morfosintaxis y léxico entre otras. La fonética tiene que
ver con la pronunciación, la ortografía con la escritura. La morfosintaxis con la combinación
adecuada de palabras y el léxico con el vocabulario.

Clasificación:
La clasificación se da por el grado de formalidad.
1. INFORMAL: usa lenguaje llano, popular y coloquial. En ellas se encuentran la redacción
personal y la redacción familiar.
2. FORMAL: sigue procedimientos y normas establecidas. En ella se encuentran:
LA REDACCIÓN CIENTÍFICA: Tipo de redacción que debe reunir las siguientes
características: precisión, brevedad y claridad.

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LA REDACCIÓN PERIODÌSTICA: Es la escritura correcta de textos a través del

estudio de unos determinados signos ordenados en una unidad de pensamiento
con el fin de transmitir información de interés general.
LA REDACCIÓN JURÍDICA: Es expresar por escrito un suceso o un
pensamiento cualquiera. Se emplea en la redacción de leyes, derechos, y
reglamentos. Usado por autoridades gubernamentales.
LA REDACCIÓN ADMINISTRATIVA: Consiste en la elaboración de documentos
de carácter oficial, empleados comúnmente por las empresas o entidades en su
afán de comunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores u otras
entidades.

CAPITULO II
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

¿Qué son Documentos Administrativos?

Según Paula Andrea Valbuena Vargas.- La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan
los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones:
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1. Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material.
2. Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de la Administración

Características:
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser
calificado como documento administrativo.
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos
que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los
resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente
a terceros o en la propia organización administrativa.

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 Documentos Administrativos

Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo -

aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de
una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales
y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (LOS MÁS UTILIZADOS)

- EL OFICIO.- Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del
sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y
deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que
vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía;

Partes: El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio)
2. Lugar y fecha
3. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)
4. Destinatario
5. Asunto (tema a tratar)
6. Texto (desarrollo del asunto)
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. "con copia" (c.c.)
10. Pie de página

- EL INFORME.- Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la

culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de
interés.
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar
problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe
debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y
penalmente.

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 Documentos Administrativos

Partes: El informe posee las siguientes partes:

1. Lugar y fecha 6. antefirma
2. código 7. firma y posfirma
3. destinatario 8. "con copia"
4. asunto 9. pie de página
5. texto

Clases:

Informe Ordinario:
El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores
sobre el avance de acciones programadas.
El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona
información sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las
condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.

Informe Extraordinario:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o
miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor
para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

- CARTA.- Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no

dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés
en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social,
familiar o amical.

Partes:
1. Membrete. 7. Antefirma.
2. Lugar y fecha. 8. Firma y posfirma (sello si
3. Código. hubiera).
4. Destinatario. 9. ¨con copia¨.
5. Asunto. 10. Pie de página.
6. Texto.

Y las siguientes complementarias:

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- Nombre del año.

- La línea de atención.
- Referencia.
- Vocativo.
- Anexo.

Clases:
1. Por el número de destinatarios:
- Carta simple: solo tienen un destinatario
- Carta circular: tienen más de un destinatario.
2. Por el tema que tratan:
- Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e
instituciones.

- CURRICULUM VITAE.- Es un documento que contiene información sobre las acciones

más sobresalientes e importantes de una determinada persona, en el campo educativo,
profesional y/o laboral, proporcionada por ella misma.
La expresión ¨currículum vitae¨ es una frase latina que significa ¨recorrido de vida¨, por lo
cual este documento viene a ser un testimonio esquematizado y resumido, de lo más
trascendente que ha hecho una persona durante toda su vida.

Clases:
Por presentarse con documentos sustentatorios o sin ellos:

1. Currículum vitae sin documentar:

En este currículum no se presentan los documentos que sustenten la información
dada por la persona. Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un cargo
determinado deberá entregar la documentación probatoria correspondiente.

2. Currículum Vitae Documentado:

Por el contrario, al otro currículum, este si lleva la documentación que compruebe lo
informado. Esta documentación, por lo general, se sustenta en copias fotostáticas
simples. Sin embargo, con el fin de evitar fraudes y engaños, muchas entidades del
Sector Público exigen que las copias de cualquier documento comprobatorio se

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 Documentos Administrativos

presenten debidamente legalizadas por el fedatario de las entidades que las han
expedido.

- CONSTANCIAS.- La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan

la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se
utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podríamos
aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de
hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en
realización o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está laborando, constancia de
ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando
en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.

La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de

hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

- CERTIFICADOS.- Es un documento que contiene la información o acreditación de un

hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo
expide.

El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide

certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa,
certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse
examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, después de
haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad,
etc.

Partes del Certificado

1. Membrete
2. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un
subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
3. La palabra "certifica"
4. Texto
5. Lugar y fecha

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 Documentos Administrativos

6. Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en
caso sea expedido por el subalterno)
7. Pie de página

- ACTAS.- Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una

reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente
se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se
exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los
estatutos de la empresa o asociación.

Clases
Acta de Trabajo. - Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran
con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento
de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.

Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los
acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en
presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas
interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, suspensión o
rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.

Partes del Acta de Trabajo:

1. El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:
2. Titulo (tipifica el acta)
3. Texto
4. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta.
5. "con copia"
6. Pie de página.

- MEMORANDOS.- Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace

alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en
cuenta.

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 Documentos Administrativos

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del

estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.

Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha 6. Despedida o antefirma
2. Código 7. Firma y posfirma
3. Destinatario 8. "con copia"
4. Asunto 9. Pie de página
5. Cuerpo

Y las siguientes complementarias:

- Membrete - Sello
- Nombre del año - Anexo
- Referencia

- EL DICTAMEN .- El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión

autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto
concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal,
contable, medico, de ingeniería o técnico logístico.

Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser
personas versadas en una disciplina científica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito
se requiere poseer título profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a
realizar no necesita de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la
persona que considera más idónea.

El dictamen se emite a pedido de la autoridad competente; quien, al solicitarlo, precisa

con claridad, el tema o asunto específico sobre el cual requiere opinión.

Facultad para elaborar y firmar dictámenes

El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un
órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o

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 Documentos Administrativos

una comisión especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o
por minoría, lo es por su autor o autores.

El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, esta obligado a visar
el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta
manera responsabilidad mancomunada por su contenido.

Partes del dictamen

Presenta las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto (a veces, opcional)
5. Referencia
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. "Con copia"
10. Pie de pagina

y las siguientes complementarias:

Membrete
Nombre del año
Anexo

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 Documentos Administrativos

CONCLUSIONES

La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del lugar donde trabaje, el
documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.

Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un científico, literario, periodista,

comerciante, un juez y una persona en particular.

El memorándum se da de forma recíproca ya que lo puede entregar la secretaria al gerente,

como el gerente a la secretaria.

El documento más usado por la sociedad es la carta, ya que como vemos hoy en día es el más
sencillo de elaborar, incluso hay personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha
ni firma solo saludo y texto.

Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se desempeñen en

ese momento, tal como: el memorándum, y otras que si como en el caso del oficio.

El informe solo se puede dar de superiores del mismo nivel y de subordinado a superior ya que
el subordinado le informa de obligaciones que le han sido encomendadas por su superior.

A diferencia del informe, el informe técnico solo se redacta cuando el superior lo solicita y en el
documento se informa acciones ya realizadas.

El currículo vitae básico es una buena opción para aquellos que nos iniciamos en el mundo
laboral.

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 Documentos Administrativos

BIBLIOGRAFÍA

- CARRIÓN LUGO, Jorge. Tratado de Derecho Procesal Civil, vol. 2, Lima, Grijley, 2004.
- HINOSTROZA MINGUEZ, Alberto: Comentarios al Código Procesal Civil, 2 t, Lima,
Gaceta Jurídica, 2004.
- HINOSTROZA MINGUEZ, Alberto: Comentarios al Código Procesal Civil, 2 t, Lima,
Gaceta Jurídica, 2004.
- MONROY GÁLVEZ, Juan. La formación del proceso civil peruano. Escritos reunidos,
Lima, Palestra, 2004.
- SAGASTEGUI URTEAGA, Pedro. El proceso contencioso administrativo, Lima, Gaceta
Jurídica, 2000.
- MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS – OTTO VALLADARES RODRIGUEZ

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Documentos Administrativos

ANEXO

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 Documentos Administrativos

MODELO DE UN DICTAMEN

DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS AUDITORES Y

CONSULTORES

Señores Accionistas:
La Verdad, S.A.

Hemos examinado el Balance General de La Verdad, S.A. al 31 de diciembre de 2007 y 2006, y

los correspondientes Estados de Resultados, de Cambios en el Patrimonio, de Cambios en la
Situación Financiera y de Flujos de Efectivo, por los años que terminaron en esas fechas y las
Revelaciones hechas a través de las Notas a los Estados Financieros y que forman con ellos un
todo indivisible. La elaboración de dichos estados financieros es responsabilidad de la
administración de la sociedad La Verdad S.A. Una de nuestras funciones consiste en expresar
una opinión sobre ellos fundamentado en nuestra auditoria.

Obtuvimos la información necesaria para cumplir nuestras funciones y efectuamos los exámenes
de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría. Dichas normas requieren que se planifique
y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados
financieros están libre de errores de importancia relativa. Una auditoría incluye el examen sobre
una base de pruebas selectivas, de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes
revelaciones en los estados financieros. Así mismo, comprende una evaluación de las normas
contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administración de la sociedad, así como
de la presentación de los estados financieros en su conjunto. Consideramos que nuestra
auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la opinión que expresamos a
continuación.

En nuestra opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y
adjuntos a este dictamen, presentan razonablemente la situación financiera de la sociedad La
Verdad S.A. al 31 de diciembre de los años 2007 y 2006, los resultados de sus operaciones y
sus flujos de efectivo por los años que terminaron en esas fechas, de conformidad con principios
de contabilidad generalmente aceptados en Perú, aplicados de acuerdo a la forma en que
rigieron en cada uno de tales años.

Así mismo, y fundamentado en los resultados de la auditoría, se conceptúa que: la contabilidad

de la sociedad La Verdad, S.A. ha sido llevada conforme a las normas legales y a la técnica
contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores se ajustan a
los estatutos y a las decisiones de la Asamblea; la correspondencia, los comprobantes de las
cuentas, los libros de actas y de registro de acciones se llevan y se conservan debidamente;
existen medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de La
Verdad, S.A. y los de terceros que están en su poder.

Además, se conceptúa que existe concordancia entre los Estados Financieros que se
acompañan y el Informe de Gestión preparado por los administradores.

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 Documentos Administrativos

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Contador Público y Auditor

Puno, 20 de febrero de 2008

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