SISTEMA DE ABASTECIMIENTO,

DEFINICIÓN, OBJETIVOS Y SISTEMA DE

COMPRAS CON CONTROL.
 LOGISTICA EN SALUD
La gestión logística en el sector salud de la administración pública está
orientada principalmente a producir los recursos de la institución a través
de una serie de procesos técnicos regulados por una serie de normas y
mecanismos preestablecidos.

El sistema logístico se desarrolla a través de los diferentes subsistemas, que

abarcan prácticamente todas las funciones de la gestión logística.

Estos subsistemas se interrelacionan en torno a las adquisiciones o sistema

de abastecimiento que es uno de los procesos fundamentales en esta
gestión.
 Suministrar elementos
materiales (bienes)
Produccion
ABASTECIMIENTO de servicios
Actividades complementarias publicos
(servicios)

LOS DEMAS SUBSISTEMAS ESTAN ORIENTADOS A PLANIFICAR,

PROGRAMAR Y DESARROLLAR TODOS LOS PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES NECESARIOS PARA LA OPERATIVIDAD DE LA
INSTITUCION
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA

Modelo del estructura organizacional del área logística

La estructura organizacional de Logística se considera más compleja que el de

otras direcciones ya que involucra diferentes actividades destinadas a
proporcionar los medios para satisfacer las necesidades de bienes y servicios
de los otros órganos estructurales en la Institución.
 SISTEMA LOGISTICO COMO SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Asegurar la Programación,
Corresponde al unidad, Adquisiciones,
sistema de racionalidad, Almacenamiento y
abastecimiento eficiencia de los Seguridad,
procesos de Distribución,
abastecimiento de
Mantenimiento,
bienes y servicios a
través de los Recuperación de
procesos técnicos bienes y
de: Disposición final.
 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

PLANIFICACION

Es el proceso mediante el cual la institución identifica sus necesidades de

bienes, suministros, servicios en general y consultorías;

valoriza esas necesidades y cuantifica sus requerimientos en términos de

moneda

Busca financiarlos presupuestalmente y expresarlos en un programa de

ejecución, denominado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

ELABORACION TOTALIZACION DE SELECCIÓN DE

PLAN ANUAL DE
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTO
DE CUADRO DE PLAN ANUAL DE S SEGÚN TECHO
ADQUISICIONES Y
NECESIDADES CONTRATACIONES
OBTENCION PRESUPUESTAL
 Se recomienda aplicar los siguientes criterios de gestión que están instituidos en
la administración del sector público:

Estos criterios están relacionados con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren
los recursos obteniendo la cantidad requerida, a un nivel razonable de calidad, en la
oportunidad y lugar apropiado y al menor precio posible
EL CUADRO DE NECESIDADES
Cada unidad operativa o sea cada área solicita sus requerimientos a través de un
Cuadro de Necesidades que va a reflejar:
 El resultado de un proceso de identificación, acopio, agrupación, sistematización,
consolidación y presentación de las necesidades de bienes, suministros, servicios
en general, consultorías y obras
 Para desarrollar sus actividades y lograr sus metas.
Para la elaboración del cuadro de necesidades debemos considerar los
siguientes aspectos:
 A.- Organización y Sistematización del Acopio de Necesidades

Para acopiar las necesidades de bienes servicios y obras que la entidad

requiere es conveniente recurrir a tres fuentes de información

ESTADISTICAS
PLAN ENCUESTAS DE DE CONSUMO
OPERATIVO NECESIDADES O CONSUMO
HISTORICO
 PROCESO DEL ACOPIO DE NECESIDADES

El proceso de acopio de necesidades supone organización (conocer el área o

áreas básicas de operación de la dependencia o dependencias encargadas de
un componente o meta) y sistema (articular en un todo integrado los miles
de ítems de necesidades).

Concluido el proceso de acopio de necesidades de la institución, se presenta

en los formularios de necesidades de bienes, servicios y obras consolidado
por tipos.

Cada formulario describe en forma específica el producto, servicio u

obra necesitada, establece su unidad de medida y la cantidad requerida
en forma periódica y total en el año.
B.- VALORIZACION Y PRESUPUESTACION DE NECESIDADES

La valorización de las necesidades consiste en asignar valores unitarios y

totales a cada uno de los bienes, servicios y obras definidos como tales
por las dependencias orgánicas de la entidad y presentados en un
formulario específico.

Los precios unitarios pueden ser recogidos desde tres fuentes de información:
• Base de datos de precios de compra y contratación de la entidad,
• Base de datos de precios de compra y contratación de otras entidades,
• Y un mínimo, de tres cotizaciones actualizadas de empresas de magnitudes
diferentes en tamaño (Gran empresa, empresa mediana y pequeña empresa
 C.- FINANCIAMIENTO PRESUPUESTAL DE LAS NECESIDADES

RECURSOS ORDINARIOS
Para atender
las necesidades
planteadas, RECURSOS DIRECTAMENTE
recurrir, a RECAUDADOS
todas las
fuentes de
financiamiento COOPERACION INTERNACIONAL
, incluyendo los NACIONAL
ahorros
generados.
DONACIONES AHORROS
 PROGRAMACION

CUALES Y CUANTOS BIENES SE

Estará sujeto DEBEN ADQUIRIR
a un proceso
CUADRO DE
de evaluación
NECESIDADES
y
QUE COSTO
optimización

EN QUE PERIODOD

Se hace un consolidado de todas aquellas necesidades que se deberán proveer

para el próximo período operativo.
PROGRAMACIÓN
SE FORMULA Y
MENOS
DETERMINA
EL CONSLODIDADO AQUELLO QUE
ES APROBADO EN AQUELLO QUE
LLAMADO PLAN DE TENEMOS
EL PRESUPUESTO NO ES NECESRIO
OBTENCION (PO) EXISTENCIA EN
DE LA ENTIDAD ADQUIRIR
LA
(CUADRO DE
INSTITUCION
NECESIDADES)
 Para realizar la programación de manera adecuada, se recomienda considerar
los siguientes métodos que son los más utilizados:

a) Método del Consumo Histórico

Este método es el más utilizado, pero probablemente el que menos resultados favorables brinda, por
las características propias de su sistema de información
Este método presenta las siguientes ventajas:
• No requiere datos de demanda. Fundamentalmente se trata de
• Fácil obtención de información. programar lo mismo que en el
• Requiere de pocos datos. período anterior, desconociendo
• Cálculos simples. así la demanda real.
• Poco conocimiento de proyecciones.
• Disminuye tiempo de programación.
 A su vez también presenta las siguientes desventajas:

Los datos de consumo, habitualmente, no son fidedignos pues muchas veces no existe
control y se puede estar utilizando más de lo debido o viceversa

Al tomar los datos del consumo que figura en las Tarjetas de

Control Visible del almacén: se incrementa innecesariamente
el pedido porque según las tarjetas se consideran los
productos deteriorados, vencidos o perdidos que se
anotan como egresos, y que constituye un falso egreso de
consumo.
DESVENTAJAS
 METODO DE PERFIL DE LA DEMANDA

 Este método es mas complejo pero mas exacto

 Exige otro tipo de información y procesos
 Representa el método de programación por excelencia

VENTAJAS

La cantidad programada, será la misma que el mes anterior, pero

se puede prevenir el sobre stock al restar las existencias actuales
de lo programado como consumo al mes

Procedimiento mas técnico y elaborado, va dirigido a satisfacer la

necesidad real de la población objetivo

No requiere datos de consumo historico

 DESVENTAJAS

Requiere cálculos mas detallados para cada uno de los productos

Requiere datos de morbilidad, por ello debe haber un adecuado registro

Requiere que se apliquen protocolos, que siempre es difícil por que siempre
hay profesionales que no estén de acuerdo y deciden prescribir otro
tratamiento
El órgano o dependencia encargada de la planificación de procesos de selección elabora un
instructivo sobre la forma cómo deberá desarrollarse la programación de bienes y servicios.
 PROCESO DE PROGRAMACION

Registrar necesidades Cada dependencia Esta información será

remitida al encargado de
de cada una de las orgánica consolidara planificar el proceso de
áreas operativas la información selección

Se consignara a
Se remitirán al Se determinara el
cada bien o servicio
encargado de planeación presupuesto en sus
el valor unitario y
y presupuesto respectivos formularios
total

Es remitido al responsable
Se analiza el monto
del pliego quien aprobara
presupuestal y la coherencia
u observara el presupuesto
de los pedidos con las metas
 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:
Documento en la cual se consigna las diferentes adquisiciones que se deben ejecutar
en un periodo determinado de tiempo.
Es una herramienta de gestión obligatoria para entidades publicas. Debe contener:

 El valor estimado de
 Las síntesis de  Licitaciones bienes, servicios u
las publicas obras a adquirir o
contratar
especificaciones  Concursos
técnicas de públicos  Las fechas probables
bienes y  Adjudicaciones de las convocatorias
servicios u directas que se de los procesos de
selección
obras a adquirir realizaran en el planificados
o contratar año fiscal
PROCESOS EN EL ÁREA LOGÍSTICA
 ANALISIS DEL PROCESO DEL AREA DE LOGISTICA

El subsistema de información agrupa los procesos técnicos de

programación.
Se orienta a la capacitación, clasificación, conservación, actualización y
divulgación de la información para optimizar las decisiones del
abastecimiento

El subsistema de obtención agrupa los procesos técnicos de Adquisición y

recuperación de bienes,

El subsistema utilización agrupa los procesos técnicos de almacenamiento,

mantenimiento, seguridad, distribución física y disposición final
MUCHAS GRACIAS