Contabilidad

Primera etapa: preconvención

 Tres meses antes enviarse al hotel todas
las cuentas requeridas e instrucciones
solicitadas por el fiador de la organización.
 Dos meses antes confirmar con el contralor
y el depto. De Vtas. Del hotel, todo lo
concerniente a la convención.
 Un mes antes entrevistarse con el contralor
y con el contacto del depto. De Vtas.
Revisar:
1. Hoja de instrucciones de cuentas
(formulario modelo).
2. Requisición de cuartos y folio principal
(formulario modelo)
3. Formato de lista de cuartos (formulario
modelo).

Quince días antes se debe comunicar a los

asistentes la tarifa, así como otros cargos
 Segunda etapa: convención
Tres días antes es necesario revisar los
requisitos de la cuenta principal como:

a) El contacto del depto. De Vtas.

b) El contralor del hotel.
c) El gerente de recepción.
d) El supervisor de contabilidad.

Es conveniente realizar reuniones periódicas

para revisar cargos principales de
contabilidad.
 Tercera etapa: posconvención
Uno o dos días antes de finalizar la convención o de
abandonar el hotel, es indispensable:

a) Revisar la cuenta maestra de contabilidad.

b) Aprobar los cargos presentados.
c) Identificar y enumerar los cargos justificados.
d) Identificar y enumerar los cargos faltantes.
e) Establecer fechas para: preparación, pago,
presentación y resultado final de rubros no
determinados.
 Autorización para el estado contable
 Para mejorar el entendimiento, el organizador
debe proporcionar al hotel algunas
instrucciones que incluyen:

a) Los gastos que deben de cargarse a la

cuenta maestra o a la de cada huésped.
b) Los limites de responsabilidad financiera.
c) Los nombres y firmas de las personas
autorizadas para firmar ante cualquier gasto
extra.
 Muestra del estado de cuenta

a) El organizador debe solicitar que diariamente se

le proporcionen los cargos escritos.
b) El hotel debe presentar al organizador el
formato y los detalles adicionales para revisión
diaria, durante la convención e inmediatamente
después de ella.
 EL FOLIO COMO CONTROL DE
CONTABILIDAD
Estos documentos sirven para especificar
cargos a:

a) Estado de cuenta.
b) Un huésped.
c) Folios separados.

Dichos folios se identifican por el nombre

y/o # de cuenta impreso en c/u.
 Folios separados
 Tarifa completa d habitación, mas impuesto, por fechas, cargos
adicionales.
 Media tarifa por habitación, mas impuesto, por fechas.
 Limite del gasto autorizado por día cada persona, mas impuesto.
 Tarifa completa por habitación, mas impuesto, PAM o PA y cargos.
 Tarifa de ocupación individual, mas impuesto.
 Deposito de $__________ por cuarto.
 Suites: especificar por separados con nombres y la cantidad de
gastos autorizados, impuestos y cargos adicionales.
 Funciones de los puestos en el hotel
Contralor del hotel, auditor y contador. Depto. de
Contabilidad del hotel. Se responsabilizan de los
ingresos y egresos del hotel, funciones de caja,
créditos y cobranzas.

Supervisor de cajas de recepción. Se

responsabilizan de aceptar pagos de las ctas. De
los clientes, cambiar cheques, envió de cargos por
servicios a los huéspedes y estados de cuenta de
la convención.
Auditor nocturno. Responsable de las
funciones anteriores con un horario de
23:00 a las 7:00 hrs. Verifica todas las
transacciones y estados de cuenta del
día.

Recepción de cuentas. Registra y prepara

el Edo. De Cta.
Gerente de recepción, gerente de Vtas. o representante
de Vtas. Encargado de vender servicios que ofrece el
hotel, principal contacto con el organizador.

Gerente de banquetes. Responsable de la planeación

de servicios de A&B.

Gerente de congresos y convenciones. Principal

contacto con el organizador. Actúa como monitor y
arregla detalles necesarios para el evento, contribuye
a todos los deptos.
 Terminología contable
Firmas autorizadas
Crédito
Deudas
Folio
Garantías del servicio de A&B
Garantía de bloqueo de cuartos
Garantía de reservación de habitaciones
Imprevistos
Folio de contabilidad
Estado de cuenta
Cargos diversos
Paquetes
Pagado
Cargo extra
Cargo de vendedores